Порядок разработки внутренних регламентирующих документов

ПОРЯДОК
РАЗРАБОТКИ И УТВЕРЖДЕНИЯ
ВНУТРЕННИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
***
Разработал
Согласовано
Утверждаю
______________/____________
____________ /____________
____________/_______________
_____________/ _____________
«____»____________20___ г.
Ревизия
№ ______
1
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Общие принципы разработки внутренних нормативных документов
3. Структура и содержание разделов внутренних регламентирующих документов (кроме
должностных инструкций и положений о подразделениях)
4. Порядок разработки, корректировки, согласования и утверждения внутренних
регламентирующих документов
5. Схема разработки внутренних регламентирующих документов
7. Заключительные положения
Приложение 1. Лист согласования
3
4
5
6
9
10
11
2
1. Общие положения
1.1. Назначение настоящего документа: упорядочить создание организационных правил в ***,
которые должны повысить эффективность организации деятельности и взаимодействия всех
работников компании; зафиксировать и распространить лучший опыт.
1.2. Порядок разработки и утверждения внутренних нормативных документов *** (далее Порядок)
определяет требования к структуре и содержанию, порядок разработки, согласования,
корректировки и утверждения внутренних регламентирующих (нормативных) документов ***
(далее Компании).
1.3. Действие Порядка распространяются на всех руководителей и сотрудников Компании, ее
подразделений и управляемых обществ, принимающих участие в создании, утверждении и
корректировке внутренних регламентирующих документов.
1.4. Настоящий Порядок действует наряду с утвержденными стандартами СМК, действующими в
структурных подразделениях.
1.5. Право доступа к настоящему Порядку имеют все должностные лица, отделы и службы, на
которых распространяется действие настоящего Порядка.
1.6. Настоящий Порядок утверждается Генеральным директором Компании, его выполнение
контролируется Службой организационного развития Управляющей компании.
1.7. Термины и сокращения:










Владелец процесса - руководитель или специалист, в чье целевое назначение и сферу
ответственности входит обеспечение выполнения данного процесса и ответственность за его
результат
Внутренняя регламентирующая (нормативная) документация, Корпоративные
стандарты, регламенты – документы и комплекты документов, предназначенные для
установления правил и порядка выполнения деятельности и процессов, требующих
согласованного участия работников. Внутренняя нормативная документация определяет
требования и порядок выполнения определенного вида деятельности в Компании,
обязательный для исполнения в Компании. Есть разные виды такой документации.
Политика – документ, содержащий основные принципы и правила организации
деятельности, принятые и исполняемые в компании, с помощью которых достигается
согласие в работе, при достижении целей.
Руководство, концепция – документ, в котором описывается общий замысел,
формулируются основные цели и принципы, обозначаются основные направления действий.
Положение – документ, регламентирующий организацию работы структурных
подразделений, или по выполнению определенного вида деятельности (Положение о
подразделении, Положение о системе оплаты труда, и пр.).
Правила – документ, содержащий основные требования к выполнению определенного вида
деятельности в Компании.
Порядок, Регламент - документ, определяющий процедуру выполнения процесса или вида
деятельности в Компании.
Бизнес-процесс (процесс) - последовательность действий, направленных на достижение
поставленных целей, получение заданного результата;
Владелец процесса – руководитель, в чье целевое назначение и сферу ответственности входит
обеспечение выполнения данного бизнес - процесса и ответственность за его результат;
Ответственный – руководитель или специалист компании, отвечающий за разработку
проекта Регламента и назначенный Владельцем процесса.
3


Проект документа - разработанный вариант документа, содержащий обоснованные
положения и требования, оформленный в соответствие с установленными требованиями и
подготовленный для рассмотрения заинтересованными лицами.
Ревизия документа – проверка документа на актуальность и внесение в него, при
необходимости, изменений.
2. Общие принципы разработки внутренних нормативных документов
2.2 Назначение внутренних регламентирующих документов:
- определять и фиксировать правила, по которым работает Компания, по основным областям
деятельности (организационная структура, финансы, персонал, рынок, производство, качество
и пр.);
- согласовывать и оптимизировать действия всех участвующих лиц по выполнению целей,
задач и планов Компании.
2.3 Системы внутренних регламентирующих документов должна соответствовать принципам:
- Бесконфликтность: каждый из документов не должен вступать в противоречия с другими
документами;
- Удобство для пользователей: документ должен быть удобен, как для первичного
ознакомления с ним, так и для последующего постоянного применения;
- Гибкость - документ должен быть таким, чтобы его актуализация не требовала значительных
затрат времени и сил.
2.4 Уровни внутренних регламентирующих документов, по степени детализации
- Первый уровень: содержат общие подходы, принципы, идеологию (политики, концепции,
оргструктура, положение об оргструктуре, руководство по качеству);
- Второй уровень: содержат описание требований и действий (стандарты СМК, положения об
отделах, должностные инструкции руководителей, регламенты процессов, правила,
порядки, классификаторы и справочники);
- Третий уровень: содержат детальное описание действий по выполнению узких задач
(должностные инструкции работников, рабочие инструкции, документированные
процедуры, технологические карты, шаблоны документов).
2.5 Общие правила разработки, согласования и утверждения внутренних регламентирующих
документов.
2.5.1. Оргструктура, должностные инструкции и положения о подразделениях:
- оргструктуры, положения о службах, должностные инструкции директоров и
подчиненных ему руководителей Управляющей компании и управляемых обществ
разрабатывает Служба организационного развития Управляющей компании, согласуют
директора и руководители соответствующих служб, утверждает Генеральный директор;
- положения об отделах и должностные инструкции руководителей отделов и ведущих
специалистов разрабатывают руководители служб, согласует Заместитель генерального
директора по организационному развитию, утверждает руководитель Управляющей
компании/управляемого общества;
- Должностные инструкции работников разрабатывает непосредственный руководитель,
согласует руководитель службы и утверждает руководитель Управляющей
компании/управляемого общества
Подробно правила разработки, согласования и утверждения этих документов определены в
«Порядке разработки, согласования и утверждения положений о подразделениях и
должностных инструкций ***.
2.5.2. Документы первого уровня:
- разрабатывают руководители служб Управляющей компании или управляемых компаний,
отвечающие за эту область (владельцы процесса);
4
- согласуют руководители управляемых компаний, Заместитель генерального директора
Управляющей компании по этому направлению
- утверждает Генеральный директор; возможно утверждение Заместителем генерального
директора, если это определено дополнительно.
2.5.3. Документы второго уровня:
- разрабатывают руководитель и работники службы (отдела), отвечающей за эту область;
- согласует Заместитель руководителя по этому направлению в данном структурном
подразделении; возможно дополнительное согласование Заместителем генерального
директора, если это определено дополнительно;
- утверждает руководитель данного структурного подразделения.
2.5.4. Документы третьего уровня
- разрабатывают руководитель и работники службы (отдела), отвечающей за эту область;
- согласует Заместитель директора по этому направлению в данном структурном
подразделении (Управляющей компании или управляемого общества);
- утверждает руководитель данного структурного подразделения (Управляющей компании
или управляемого общества).
2.6 Подробно процедура разработки, согласования и утверждения внутренних регламентирующих
документов определена в разделах 4, 5 настоящего документа.
3.
Структура и содержание разделов внутренних регламентирующих
документов (кроме должностных инструкций и положений о подразделениях)
3.1. Структура и требования к содержанию разделов Должностных инструкций и положений о
подразделениях определены в ««Порядке разработки, согласования и утверждения положений
о подразделениях и должностных инструкций ***.
3.2. При разработке внутренних регламентирующих документов необходимо придерживаться
следующей структуры документа:
3.2.1. Титульный лист: должен быть оформлен по стандарту, принятому в Компании
(определены в Приложении к «Правилам оформления документации в ***).
3.2.2. Общие положения – в разделе должно быть определено1:
• Цель (назначение) документа, круг каких задач должен решать;
• Область применения: на кого распространяется действие документа;
• Нормативные ссылки
• Кем утверждается документ, кто контролирует его выполнение;
• Право доступа: круг лиц, имеющих право доступа к Регламенту;
• Термины и сокращения, принятые в Регламенте;
3.2.3. Порядок действий. Содержание раздела – описание процедуры выполнения работы,
порядка действий по решению определенных задач2. В описании порядка выполнения
работ должно быть определено
• Последовательность действий, исполнители (описание, схема);
• Результаты действий (документы), кому передаются;
• Сроки выполнения (если применимо);
• Ссылки на внешние и внутренние нормативные документы;
• Другие условия (если необходимо).
1
Может быть как в одном разделе «Общие положения», так и в отдельных разделах
Название раздела может быть произвольным, в зависимости от документа. Может быть больше одного раздела с
описанием порядка действий.
2
5
Раздел описывается в произвольной форме, как последовательность шагов.
3.2.4.
Ответственность: закрепляется за должностными лицами ответственность за
исполнение соответствующих пунктов документа.
3.2.5.
Заключительные положения.
• Порядок внесения и утверждения изменений;
• Порядок хранения и предоставления;
• Срок действия; сроки ревизии документа (если применимо).
3.2.6. Листы ознакомления и внесения изменений: в соответствии с принятым стандартом этих
листов (определены в приложении к «Правилам оформления документации в ***).
3.2.7. Приложения. Содержит необходимые дополнительные сведения, формы документов, на
которые ссылается настоящий документ.
3.3. Для каждого конкретного документа названия разделов и подразделов определяются
индивидуально, при этом содержание, определенное в п.3.2 должно быть отражено, где это
применимо.
3.4. Для некоторых видов внутренних документов могут быть установлены свои дополнительные
требования (документы СМК, технологические регламенты и пр.), при этом требования
настоящего Порядка остаются обязательными там, где не противоречат дополнительным
требованиям.
3.5. Дополнительно к некоторым документам (например, концепция) могут потребоваться план
действий и бюджет; это определяется дополнительно руководителем, инициирующим
разработку такого документа.
4. Порядок разработки, корректировки, согласования и утверждения внутренних
регламентирующих документов
4.1. Внутренний регламентирующий документ (далее регламент) должен создаваться в том случае,
если:
• важная область деятельности или процесс в компании не формализованы, и это создает
повторяющиеся трудности у участников этой деятельности, для подразделения или компании
в целом;
• изменяется или появляется новая область деятельности (бизнес – процессы);
4.2. Список необходимых внутренних регламентов создается руководителями служб
Управляющей компании и управляемых обществ, исходя из основных направлений
деятельности, взаимодействия между подразделениями, стратегических задач и планов.
4.3. Предложение на разработку внутреннего регламента может поступать от любого руководителя,
участвующего в соответствующей деятельности. Запрос на разработку регламента поступает
Владельцу процесса, который оценивает необходимость его разработки и внедрения (Служебная
записка).
4.4. Если регламент действительно срочно необходим (его отсутствие создает трудности в работе),
то в течение 3 рабочих дней Владелец процесса проверяет, есть ли утвержденные документы,
регламентирующие эту деятельность (процесс, выполнение задачи) в Компании. Если разработка
Регламента не актуальна и не срочна, Владелец процесса направляет письменный отказ с
объяснением причин автору запроса (не дольше 3 рабочих дней).
6
4.5. В случае наличия в Компании регламента, соответствующего запросу, Владелец процесса
должен в течение 3 рабочих дней оценить:
• причины бездействия или неадекватной работы регламента;
• актуальность;
• ответственных за работу всего регламента и отдельных его пунктов.
4.6. Если необходимы незначительные изменения, то они вносятся в документ Владельцем
процесса в рабочем порядке и отмечаются в листе согласования. Информация о внесенных
изменениях передается всем руководителям, отделов, участвующим в выполнении этого
документа; устаревшая версия документа в электронной папке в общем доступе должна быть
заменена на новую. К незначительным изменениям относятся:
• корректировка названий должностей или подразделений, подчиненности;
• уточнение действий и функций, не меняющих порядок выполнения деятельности в целом
4.7. Если выявлено, что причина в невыполнении регламента должностными лицами, то Владелец
процесса готовит служебную записку на имя руководителя службы, в которой работает этот
работник, или директора подразделения, с предложением мер по обеспечению выполнения
регламента.
4.8. Если определена необходимость существенного изменения действующего регламента или
создания нового, Владелец процесса в течение 3 дней формирует задание на его разработку:
• цель, примерная структура и содержание документа;
• ответственный (Разработчик) и участники изменения или разработки проекта документа;
• круг лиц, согласующих Регламент - определен в п.2.5. настоящего документа (если в
регламенте затрагиваются вопросы правового характера, регулируемые законодательством РФ,
то его дополнительно, согласует юрисконсульт подразделения);
• предполагаемый результат внедрения.
4.9. Владелец процесса выдает задание Разработчику на разработку или изменение существующего
Регламента.
4.10. Разработчик в течение 3-10 рабочих дней формирует проект документа, в соответствии с
настоящим Порядком, и предоставляет его Владельцу процесса и согласующим лицам для
корректировки. Более точно срок определяется Владельцем процесса при выдаче задания. При
формировании проекта документа Разработчик проводит необходимые согласования и
обсуждения с Владельцем процесса и работниками Компании, участвующими в этой
деятельности. Окончательны
4.11. Порядок согласования проекта регламентирующего документа:
4.11.1. Владелец процесса и согласующие лица рассматривают документ в течение 2 рабочих
дней с момента поступления им проекта документа, при необходимости вносят свои
замечания, корректировки и предложения и передают Разработчику с листом
согласования (Приложение 1).
4.11.2. Очередность прохождения согласований: Владелец процесса, должностные лица по
иерархии, по возрастающей.
4.11.3. После согласования Владельцем процесса, для ускорения согласований, возможно
одновременно передать проект документа всем согласующим лицам, если они не
возражают.
4.11.4. Очередность согласований определяет Владелец процесса и фиксирует в Листе
согласования. При параллельном согласовании Лист согласований выдается каждому.
4.12. Согласующие лица вносят замечания и предложения в рамках своей компетенции, к
относящимся к их области деятельности разделам.
7
4.13. Разработчик в течение 2 рабочих дней после поступления ему листов согласования вносит
корректировки, устраняет замечания и передает скорректированный проект документа с
листами согласования согласующим лицам.
4.14. Разработчик имеет право не учитывать все поступившие предложения и замечания в полной
мере, если это противоречит назначению документа и/или приводит к необоснованному
усложнению его выполнения. При этом Разработчик обосновывает это на Листе согласования.
4.15. Согласующие лица, у которых были замечания, в течение 2 рабочих дней проводят
дополнительные согласования, ставят отметки об устранении замечаний в листах согласования
и предают их с проектом документа Разработчику.
4.16. При окончательном согласовании ставится отметка о согласовании на титульном листе
документа. На титульный лист выносятся следующие согласования: Владельца процесса,
руководителя соответствующей службы управляемого общества и/или Управляющей
компании, директору управляемой компании.
4.17. После устранения замечаний Владелец процесса окончательно согласует проект Регламента в
течение 1 рабочего дня и утверждает его (если есть такие полномочия по этому документу),
либо передает Генеральному директору/Исполнительному директору на рассмотрение.
4.18. Генеральный директор/Исполнительный директор в течение 3 рабочих дней рассматривает
проект документа, согласованный всеми лицами, включенными в список для согласования. При
отсутствии замечаний утверждает Регламент. При наличии замечаний Генеральный директор
возвращает проект документа Владельцу процесса на доработку.
4.19. Владелец процесса в течение 2 рабочих дней устраняет замечания и передает
откорректированный проект Регламента Генеральному директору/Исполнительному директору.
4.20. Генеральный директор/ Исполнительный директор в течение 2 рабочих дней утверждает
документ. Утвержденный документ вступает в действие с момента утверждения.
4.21. При необходимости, одновременно с утверждением документа издается распоряжение о
введение его в действие, и рассылается всем участвующим в его выполнении работникам.
Распоряжение готовит Владелец процесса и передает вместе с окончательным проектом
документа для утверждения.
4.22. Утвержденный внутренний документ действует до его отмены или замены новым,
распоряжением Генерального директора / Исполнительного директора.
4.23. Действующие регламентирующие документы (оригиналы) хранятся в службе, ответственной
за эту область деятельности, или у делопроизводителя. Более точно место хранения каждого
документа может быть указано в конкретном документе.
4.24. В каждом структурном подразделении компании должен быть назначен ответственный за
ведение и обновление реестра всех действующих для этого подразделения внутренних
регламентирующих документов.
4.25. Электронный вариант утвержденных документов хранится на сервере структурного
подразделения компании, в папке «Утвержденные документы», защищенной от изменений
пользователями, кроме администраторов, имеющих права на замену и добавление документов.
8
5. Схема разработки внутренних регламентирующих документов (по разделу 4)
Порядок разработки регламентов ***
Этапы
Генеральный директор,
Директора управляемых
обществ
Владелец процесса
Утвержденный список
регламентов
Предложение на
разработку регламента
Разработчик
Согласующие лица
Сроки
(не более)
Оценить необходимость регламента
Срочно, актуально
Не срочно, не актуально
Подготовка
3 дня
Проверить, есть ли
регламент в котором
определен порядок
решения этих вопросов
Регламент существует
Отказ с объяснением
причин
Регламента нет
Невыполнение регламента
должностными лицами
Определить причины
бездействия
регламента, обеспечить
работу регламента
3 дня
Определить
ответственных за
разработку
регламента, его
содержание
Задания
Проект
документа
Разработка проекта
регламента, проведение
обсуждений
Разработка
Служебная
записка
руководителю
службы
Согласование
Согласование, внесение предложений и
замечаний
Листы
согласования
Внесение
предложений и
замечаний
Устранение замечаний
Проект, листы
согласования
2 дня
Отметка об
устранении
замечаний, доп.
согласования
1день
Проект, листы согласования
Утверждает ГД
Утверждение
Рассмотрение перед
утверждением
Нет
замечаний
Окончательное
согласование
Есть замечания
3- 10
дней
2 дня
Утверждает владелец процесса
3 дня
Доработка
Утверждение Регламента
2 дня
2 дня
9
6. Ответственность
6.1. Ответственность исполнения требований настоящего Порядка
6.1.1. Владелец процесса:
• за полноту базы регламентирующих документов по его области деятельности,
актуальность документов;
• соблюдение сроков разработки проекта документа;
• организацию и контроль согласований проектов документа,
• контроль исполнения настоящего Порядка при разработке документа
6.1.2. Разработчик регламента:
• за соблюдение сроков разработки проекта документов,
• за своевременность устранения замечаний и внесения изменений, согласование
предложений и замечаний от согласующих лиц;
6.1.3. Согласующие лица:
• за своевременность рассмотрения и согласования проектов документов.
6.2. Контроль соблюдение требований настоящего Порядка ответственными лицами возлагается
на Заместителя генерального директора по организационному развитию.
7. Заключительные положения
7.1. В настоящем Порядке установлены максимальные сроки и количество согласований; по
возможности они должны быть сокращены, для более оперативного введения в действие
необходимых документов.
7.2. Изменения в настоящий Регламент вносятся в порядке, определенном в п.4.6. настоящего
документа.
7.3. Оригинал настоящего Порядка хранится в Службе организационного развития Управляющей
компании. Порядок хранения и предоставления определен в пп. 4.22 - 4.25 настоящего
документа.
7.4. Срок действия настоящего документа: с момента введения его в действие распоряжением
Генерального директора до прекращения его действия распоряжением Генерального
директора.
7.5. Срок ревизии настоящего документа: 1 год.
10
Приложение 1. Лист согласования
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Предмет: (наименование документа)
Ответственный исполнитель: Фамилия, инициалы
Занимаемая
должность
Дата и время
получения
документа
Дата и
время
возврата
документа
Отметка о
наличии
замечаний
Отметка об
устранении
замечаний
(подпись)
Ф.И.О. и подпись
должностного лица.
Замечания:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
11