Протокол заседания комиссии по проведению смотра

Администрация муниципального образования
Тбилисский район
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ
комиссии по проведению смотра-конкурса
организации делопроизводства и состояния
ведомственных архивов в отраслевых
(функциональных) органах администрации
муниципального образования Тбилисский район
29.12.2014
ст-ца Тбилисская
№1
Председатель Н.Е.Плавко
Секретарь И.В. Шуваева
ПРИСУТСТВОВАЛИ: О.А. Волков, Т.С. Корсунова, А.Г. Титаренко, О.В.
Тороп.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.
Об итогах смотра-конкурса организации делопроизводства и
состояния ведомственных архивов в отраслевых (функциональных) органах
администрации муниципального образования Тбилисский район.
Доклад Н.Е.Плавко, начальника организационно-правового управления
администрации муниципального образования Тбилисский район, председателя
комиссии по проведению смотра-конкурса.
1.СЛУШАЛИ:
Об итогах смотра-конкурса организации делопроизводства и состояния
ведомственных архивов в отраслевых (функциональных) органах администрации
муниципального образования Тбилисский район.
Н.Е. Плавко - в соответствии с распоряжением администрации от 30 апреля
2014 года № 50-р в целях изучения и анализа состояния делопроизводства в
отраслевых (функциональных) органах администрации муниципального
образования Тбилисский район, обеспечения сохранности архивных документов
и их использования, подготовки документов к передаче в архив, оказания
организационно-методической помощи по устранению имеющихся недостатков,
с 15 мая по 25 декабря 2014 года в отраслевых (функциональных) органах
администрации муниципального образования Тбилисский район проводился
2
смотр-конкурс организации делопроизводства и состояния ведомственных
архивов.
Его основными задачами являлись:
выявление имеющихся недостатков в ведении делопроизводства и
организации работы ведомственных архивов, определения путей их
устранения;
обобщение и распространение передового опыта и лучшей практики
работы отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального
образования Тбилисский район по ведению делопроизводства и организации
работы ведомственных архивов;
совершенствование
профессиональных
навыков
специалистов,
ответственных за ведение делопроизводства и работу ведомственных
архивов.
Были разработаны и утверждены начальником организационно-правового
управления графики проверок (основных и контрольных).
При посещении структурных подразделений администрации проверялись
наличие номенклатур дел, Инструкций по делопроизводству, описей и
архивных дел, Положений об архиве и экспертной комиссии, приказов
руководителей о назначении ответственных за делопроизводство и архивы,
актов на списание дел, не подлежащих хранению, порядок формирования дел,
расположение реквизитов документов, их упорядочение, состояние архивных
помещений. Также были проверены: приказы руководителей по основной
деятельности, переписка с органами исполнительной власти Краснодарского
края, с учреждениями и организациями, журналы регистрации документов,
планы работ отраслевых (функциональных) органов и отчеты по ним на
предмет соответствия требованиям Инструкции по делопроизводству,
утвержденной постановлением администрации муниципального образования
Тбилисский район от 23 октября 2014 года № 995. Особое внимание было
обращено на печати и штампы, используемые в отраслевых (функциональных)
органах администрации мунииципального образования Тбилисский район, в
рамках их соответствия предъявляемым требованиям действующего
законодательства и технических характеристик.
Одновременно в случае необходимости оказывалась методическая и
практическая помощь в вопросах организации делопроизводства и работы
ведомственных архивов.
По итогам проверок составлялись справки, с которыми под подпись
знакомили руководителей.
Об устранении недостатков, отмеченных в ходе проверок, начальники
отделов и управлений администрации района отчитывались на планерных
совещаниях главы района.
Главным результатом смотра-конкурса стало значительное улучшение в
структурных подразделениях администрации состояния делопроизводства,
обеспечения сохранности архивных документов, отбора и подготовки их к
3
передаче на муниципальное хранение в соответствии с действующими
нормативными правовыми актами.
ВЫСТУПИЛИ:
А.Г. Титаренко, начальник отдела делопроизводства организационноправового управления администрации муниципального образования Тбилисский
район - в рамках данного смотра – конкурса в отраслевых (функциональных)
органах администрации муниципального образования Тбилисский район был
проверен порядок организации текущего делопроизводства, качество подготовки
служебной документации, соотвествие подготавливаемых нормативно-правовых
актов, отправляемых документов, планов работ, отчетов требованиям
действующего федерального законродательства, а также утвержденной
Инструкции по делопроизводству.
В отделе по делам молодежи, финансовом управлении было установлено,
что при оформлении номенклатурных дел не учитываются предъявляемые
требования, отсутствует должный контроль ответственных специалистов за
качеством подготавливаемых документов.
В управлении образованием было установлено, что в связи с кадровыми
изменениями в управлении необходимо внести изменения и дополнения в
приказы:
о назначении ответственного лица за заверение копий правовых актов и
документов;
о назначении ответственных за изготовление, хранение, выдачу и
списание бланков. Журнал регистрации выдачи бланков не установленной
формы;
о назначении ответственных за изготовление, хранение и использование
печатей;
об использовании гербовой печати и утверждении перечня документов,
на которые данная печать ставится.
Аналогичные приказы отсутствовали в отделах по делам молодежи и
управлении муниципальным имуществом, отделе культуры, финансовом
управлении.
Оттиски гербовых печатей отраслевых (функциональных) органов
соответствовали установленным требованиям. Однако, в оттиски печатей и
штампов отделов необходимо внести изменения и дополнения согласно
установленным требованиям (простую печать дополнить словами
«Краснодарский край»; в штампах слова «ст. Тбилисская» заменить на слова
«ст-ца Тбилисская»). Также необходимо внести данные изменения и в бланки
строгого учета.
Номенклатурные дела, имеющие длительные сроки хранения необходимо
упорядочить в соответствии с предъявляемыми требованиями (Инструкция по
делопроизводству, Основные правила работы архивов организаций).
Приказы управления образованием по основной деятельности
регистрируются в журнале (электронном перечне) установленной формы. При
4
оформлении приказов управления допускаются нарушения требований
инструкции по делопроизводству. Данные нарушения имели место и в других
отраслевых (функциональных) органах, а именно: отдел культуры, отдел по
делам молодежи, отдел по физической культуре и спорту, финансовое
управление и др. Всем было рекомендовано изучить нормы, правила и
требования, предъявляемые к оформлению нормативно-правовых актов, писем
и других документов, и устранить имеющиеся недостатки в кратчайшие сроки.
Для регистрации поступающей корреспонденции используются журналы,
но не у всех отраслевых (функциональных) органов в установленной форме.
Электронные базы данных внедрены не во всех отделах, что снижает
внутриведомственный
контроль
за
выполнением
поступающей
корреспонденции. Руководителям
отраслевых (функциональных) органов
рекомендовано проработать вопрос по переходу на использование
программного обеспечения в организации текущего делопроизводства в
подведомственных органах и усилению контроля за исполнением поступающей
корреспонденции.
На момент контрольной проверки рекомендации в целом выполнены, но в
связи с отсутствием финансовой возможности открытыми остаются вопросы о
внедрению программного обеспечения
и
замене печатей и штампов
отраслевых ( функциональных) органов.
И.В. Шуваева, начальник архивного отдела организационно-правового
управления администрации муниципального образования Тбилисский район –
источниками комплектования архивного отдела организационно-правового
управления администрации муниципального образования Тбилисский район
являются управления экономики, сельского хозяйства, образованием,
финансовое и отделы по управлению муниципальным имуществом, культуры,
по делам молодежи, по опеке, попечительству, семье и детству, по физической
культуре и спорту.
В управлениях образованием и финансовом, отделах по управлению
муниципальным имуществом, культуры, по делам молодежи, по физической
культуре и спорту самостоятельно разработаны, утверждены, согласованы с
архивным отделом и внедрены в делопроизводство индивидуальные
номенклатуры дел.
Перечни документов управления экономики, сельского хозяйства, отдела
по опеке, попечительству, семье и детству, как не имеющих статуса
юридического лица, определены сводной номенклатурой дел администрации
муниципального образования Тбилисский район, утвержденной главой
муниципального образования 10 января 2014 года и согласованной решением
экспертно-проверочной
комиссии
управления
по
делам
архивов
Краснодарского края.
В ходе проверок отделам по делам молодежи, по физической культуре и
спорту рекомендовалось расширить перечень дел по направлениям
5
деятельности отделов, по взаимодействию со средствами массовой
информации, реализации целевых программ и т.д.
Во всех отраслевых (функциональных) органах администрации источниках комплектования архивного отдела разработаны документы,
регламентирующие деятельность их ведомственных архивов. Распоряжением
главы муниципального образования или приказами начальников отделов и
управлений назначены ответственные за архив, утверждены составы
экспертных комиссий и Положения о них, Положения об архивах.
Заседания экспертных комиссий проводятся 1-2 раза в год,
протоколируются, протоколы имеются в наличии.
Управлениям сельского хозяйства, экономики, финансовому и
образованием, отделам по делам молодежи, по управлению муниципальным
имуществом, по опеке, попечительству, семье и детству, по физической
культуре и спорту рекомендовалось в связи с произошедшими кадровыми
перестановками в действующие правовые акты внести изменения в части
назначения ответственного за архив и делопроизводство и утверждения состава
экспертной комиссии.
В ходе работы также проверено наличие и ведение учетных документов
архивов. Имеются описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты
приема-передачи дел на муниципальное хранение, паспорта архивов за 2011
год. В связи с истечением сроков хранения рекомендовалось отделу по
управлению
муниципальным
имуществом,
управлениям
экономики,
образованием, сельского хозяйства выделить к уничтожению дела, не имеющие
исторической ценности и утратившие практическое значение, подготовить акты
на списание и представить их в архивный отдел.
Всем источникам комплектования в установленный срок необходимо
было составить паспорта архивов по состоянию на 1 декабря 2014 года.
На момент контрольной проверки рекомендации в целом выполнены.
Однако, до настоящего времени не проведена работа по выделению к
уничтожению дел, не подлежащих хранению, управлением сельского
хозяйства.
В 2014 году в соответствии с постановлением администрации
муниципального образования Тбилисский район от 13 декабря 2013 года
№ 1285 отраслевыми (функциональными) органами администрации источниками комплектования архивного отдела упорядочены дела за 2011 год.
Описи дел постоянного хранения утверждены экспертно-проверочной
комиссией управления по делам архивов Краснодарского края, как правило, без
замечаний. Качество научно-технической обработки удовлетворительное, но
управление сельского хозяйства, отдел по опеке, попечительству, семье и
детству еще не завершили научно-техническую обработку отдельных архивных
документов.
Задолженности по сдаче дел на муниципальное хранение отделами и
управлениями не допускается.
6
Как недостаток в работе ведомственных архивов отраслевых
(функциональных) органов администрации муниципального образования
Тбилисский район следует отметить их недостаточное материальнотехническое оснащение.
Отдельными помещениями для размещения архивов не располагает ни
один из отделов и управлений. Архивные документы, в основном, хранятся в
шкафах в рабочих кабинетах ответственных за архивы.
В связи с особой значимостью документов отдела по управлению
муниципальным имуществом в ходе проверки принято решение о размещении
их в архиве администрации муниципального образования.
Только в отделе по управлению муниципальным имуществом, по делам
молодежи и отделе по физической культуре и спорту архивные документы
закартонированы.
В целях обеспечения сохранности архивных документов рекомендовано
до сдачи на муниципальное хранение размещать их в сейфах или
металлических шкафах, картонировать упорядоченные документы в
специальные архивные коробки.
Считаю, что в связи с тем, что до настоящего времени в ведомственных
архивах отраслевых (функциональных) органах администрации муниципального
образования Тбилисский район остаются нерешенные проблемы, призовые
места участникам смотра-конкурса не присуждать.
Отметить положительную работу, проведенную в ходе смотра,
финансовым управлением, управлением образованием, отделом по делам
молодежи, отделом по управлению муниципальным имуществом.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. В связи с тем, что до настоящего времени в вопросах ведения
делопроизводства и организации работы ведомственных архивов остаются
нерешенные проблемы, призовые места участникам смотра-конкурса не
присуждать.
1.2. Отметить положительную практику работы по ведению
делопроизводства управления образованием, отделов культуры и по делам
молодежи; по организации работы ведомственных архивов финансового
управления, управления образованием, отдела по управлению муниципальным
имуществом и отдела по делам молодежи.
1.3. Материалы о подведении итогов смотра-конкурса направить во все
отраслевые (функциональные) органы администрации муниципального
образования Тбилисский район, разместить на странице архивного отдела
официального сайта администрации муниципального образования Тбилисский
район в сети «Интернет»
Председатель
Секретарь
Н.Е. Плавко
И.В. Шуваева