Работа с документами

Основные функции
Системы автоматизации делопроизводства
Galantis GEM/EDM
1
Оглавление
1.
Централизованное хранение документов ...................................................................................... 3
1.1. Управление информацией на протяжении всего жизненного цикла ...................................... 3
1.2. Управление долгосрочным хранением данных ........................................................................ 3
1.3. Работа с документами .................................................................................................................. 3
1.4. Версионирование документов .................................................................................................... 3
2. Формирование, ведение и актуализация централизованных справочников и
классификаторов межведомственного информационного взаимодействия ..................................... 4
3.
Система управления регламентами ............................................................................................... 4
3.1. Моделирование регламентов документооборота ..................................................................... 4
3.2. Исполнение регламентов ............................................................................................................. 5
3.3. Контроль исполнения .................................................................................................................. 6
4.
Поиск информации .......................................................................................................................... 8
5.
Разграничение прав доступа ........................................................................................................... 9
6.
Ведение истории .............................................................................................................................. 9
7.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование (опционально) ..................................... 9
9.
Подсистема «ОРД» ........................................................................................................................ 10
10. Интеграция с внешними источниками ........................................................................................ 11
11. Системный каталог ........................................................................................................................ 12
2
1. Централизованное хранение документов
Система предоставляет централизованное хранение документов, обмен которыми
осуществляется в ходе межведомственного информационного взаимодействия. Все
передаваемые документы сохраняются в центральном хранилище. Помимо контента также
сохраняется информация о всех действиях (шагах процесса), которые были выполнены в
системе.
1.1. Управление информацией на протяжении всего жизненного
цикла
Система позволяет осуществлять управление контентом и контроль контента на всем
протяжении его жизненного цикла с целью повышения эффективности и точности при
выполнении связанных с контентом задач (утверждение, публикация, истечение срока
актуальности и длительное хранение); ведение полноценных контрольных журналов для
поддержания сответствия обязательным нормативным требованиям.
1.2. Управление долгосрочным хранением данных
Система предоставляет сервисы для управления долгосрочным хранением данных и планами
размещения данных для снижения рисков и обеспечения соответствия нормативным
требованиям.
Система поддерживает широкий набор аппаратных и программных средств хранения данных с
целью обеспечения максимальной гибкости при выборе решения для физического хранения
контента, соответствующего предъявляемым требованиям.
1.3. Работа с документами
Система осуществляет хранение отсканированных копий документов, хранение и обработка
сопутствующих документов, а так же предоставляет возможность удобного рассмотрения всего
пакета сопутствующих документов.
Система предоставляет возможность использования электронных форм. Электронные формы
гарантируют, что пользователь заполнит форму всеми необходимыми данными в необходимом
формате, а также обеспечивают минимизацию числа ошибок за счет сокращения объема
данных, которые требуется вводить в ручном режиме.
Система предоставляет возможность ввода документов для
структурированных документов, например, заявлений или отчетов.
массовой
обработки
Система предоставляет пользователям возможность внесения предложений по изменению
текстов документов.
Система уведомляет по электронной почте заинтересованных лиц о событиях, генерируемых во
время работы с документом.
1.4. Версионирование документов
Система осуществляет хранение документов, позволяет хранить несколько версий данного
документа и предоставлять доступ к ним.
3
2. Формирование, ведение и актуализация централизованных
справочников и классификаторов межведомственного информационного
взаимодействия
В системе обеспечивается централизованное ведение нормативно-справочной информации,
необходимой для организации документооборота. Это позволяет определять значения атрибутов
документов и поручений с использованием справочников.
Поддерживается создание любых линейных и иерархических справочников, специальные
инструменты для заполнения полей при помощи справочника, а также режим работы со
«связанными справочниками».
В рамках создания системы формализованы и переведены в электронный вид следующие
классификаторы:
 Коды документов
 Корреспонденты (синхронизирован с ЕГРЮЛ)
 Краткие поручения
 Группы документов
 Типы доставки
 Состояния жизненного цикла документа
 и д.р.
3. Система управления регламентами
3.1. Моделирование регламентов документооборота
Система позволяет создавать сложные модели регламентов межведомственного
документооборота, включающие связи между задачами, разветвления, соединения, условия
переходов, вложенные процессы, сроки/эскалации и т.д.
Пример электронных регламентов:
 регистрация входящих документов,
 вынесение резолюций,
 исполнение поручений,
 согласование исходящих документов
и т.п.
Для создания моделей регламентов в системе реализован специализированный графический
редактор.
Реализована возможность задания сложных условий переходов и, в случае необходимости,
возвращение на предыдущие этапы процесса.
Реализована возможность, повторно использованы части процессов (например, цепочки
согласований) во вновь разрабатываемых моделях, тем самым сокращая время разработки.
4
3.2. Исполнение регламентов
Система обеспечивает инициацию зарегистрированных регламентов, а так же
регламентов включающих в себя:




исполнение
параллельный и последовательный порядок выполнения задач,
передачу задач на группу исполнителей,
эскалацию на контролирующих лиц в случае срыва сроков исполнения ответственным
сотрудником,
возможность одновременного рассмотрения документа несколькими исполнителями с
независимыми или зависимыми задачами.
5
Система обеспечивает возможность выполнения параллельных работ с документами по
принципу первого свободного исполнителя.
При исполнении задачи регламентов система контролирует текущий статус выполнения и
список лиц, ответственных за выполнение данной задачи.
Система предоставляет пользователям возможность учитывать сроки и иерархию исполнителей
любой вложенности с учетом сроков, эскалаций и параллельных задач.
3.3. Контроль исполнения
Система формирует отчетность и предоставляет специальный графический инструментарий для
обеспечения:



контроля текущего статуса исполнения задач исполняемого регламентов,
отслеживание всей цепочки исполнителей, сроков, факта срыва сроков, отчетов об
исполнении задач,
отчеты о динамике выполнения заданий для руководителей подразделений.
Примеры отчётов:
Шаг1 : Выберите тип отчёта
6
Шаг 2. Выберите необходимые критерии поиска и формат отчёт
Шаг 3. Результат отчёта
7
Система уведомляет по электронной почте участников и заинтересованных лиц процесса о
событиях, генерируемых в ходе исполнения.
4. Поиск информации
Система предоставляет развитые возможности для осуществления поиска информации.
8
5. Разграничение прав доступа
Система обеспечивает развитые средства для управления доступом к данным на основе ролевой
модели. Для авторизации пользователей используются корпоративные каталоги LDAP. Доступ к
объектам и функциям в системе определяется на уровне ролей и пользователей. Все участники
регистрируются в реестре системы управления регламентами. Доступ в систему осуществляется
по логину и паролю.
6. Ведение истории
Система позволяет отслеживать и регистрировать все системные события и действия
пользователей. Система содержит специальный инструмент, который позволяет настраивать
журналы, в которых могут фиксироваться любые системные события и действия пользователей.
7. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование (опционально)
Система поддерживает технологии применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) и
шифрования данных, что позволяет использовать ее для реализации юридически значимого
электронного документооборота.
При выполнении проверки ЭЦП система предоставляет пользователю сведения о подписи: тип,
текущий статус (действительна/недействительна) и другую необходимую информацию.
9
8. Подсистема «ОРД»
Важной частью ОРД является реализация АРМ руководителей высшего звена. АРМ
предоставляет:




минимальное затрачиваемое время на выполнение действий в системе;
максимальное удобство интерфейса;
учет индивидуальных требований пользователя;
обеспечение удаленного доступа, с использованием максимально защищенного
канала связи.
АРМ министра выглядит следующим образом:
Подсистема ОРД реализовывает следующий функционал:

Прием, обработка и распределение поступающих документов:
o Создание карточки «Входящего» документа
o Удаление карточки «Входящего» документа
o Регистрация «Входящего» документа.
o Добавление электронных файлов, просмотр, версионирование
o Связывание документов
o Передача «Входящего» документа на подготовку проекта резолюции
o Передача «Входящего» документа на вынесение резолюции
o Получение «Входящего» документа
o Просмотр приложенных документов по «Входящему» документу
o Разработка и вынесение резолюции
o Корректировка резолюции отправка поручений к исполнению
10



o Поиск входящего документа после отправки на Исполнение
o Формирование отчетов
o Передача документов в другое министерство
o Принятие в работу документов пришедших из Аппарата Правительства
o Создание проекта резолюции
o Редактирование поручений
o Снятие с контроля поручений
o Получение и просмотр Поручения
o Вынесение резолюции по документу
o Выполнение поручений
Сценарии работы с исходящими документами:
o Создание исходящих документов по поручению
o Создание исходящих документов без привязки к поручению
o Просмотр и редактирование исходящих документов
o Добавление электронных файлов, просмотр, версионирование
o Связывание документов
o Отправка Исходящего документа на согласование
o Добавление дополнительных согласующих лиц
o Согласование Исходящих документов
o Доработка Исходящих документов
o Получение «Исходящего» документа
o Просмотр приложенных документов по «Исходящему» документу
o Подписание Исходящих документов
o Регистрация Исходящих документов
o Передача документа в другое министерство
Функции доступные администратору:
o Редактирование входящих документов
o Редактирование исходящих документов
o Редактирование поручений
o Редактирование контрольных поручений
o Формирование шаблонов входящих номеров
o Формирование шаблонов исходящих номеров
o Просмотр входа в систему пользователей
o Редактирование кодов документов
o Перегрузка оргструктуры
Функции работы с ЭЦП
o Настройка ключа для подписи
o Вынесение резолюции с подписью
o Подпись исходящих документов
9. Интеграция с внешними источниками
Система предоставляет необходимые интерфейсы для интеграции с другими учетными
системами организации, например, для согласования оплаты входящих счетов и их
последующего хранения, учета и хранения хозяйственных и других договоров и т.п
11
10.Системный каталог
Системный каталог обеспечивает хранение учетных записей и ролей в соответствии с
требованиями стандарта LDAP.
Единый каталог учетных записей, включает в себя:
- учетные записи граждан, пользователей внешнего портала;
- учетные записи чиновников, пользователей внутреннего портала и участников
процессов ОРД, МЭД,
- учетные записи внешних систем, которые имеют доступ к ресурсам ЭП;
- описание ролей, полномочий и ограничений доступа для различных учетных записей к
подсистемам ЭП.
12