образец письма-поручения от экспонента

Выставка «АВТОКОМПЛЕКС-2015»
Ориентировка для экспонентов без стендостроения
Уважаемые экспоненты!
До начала монтажа осталось немного времени. Пожалуйста, еще раз внимательно
просмотрите «Положения выставки» (размещены на сайте http://www.autocomplex.net),
проанализируйте, все ли организационные вопросы решены.
Особое внимание просим обратить на необходимость скорейшего представления формы №
9В «Список для получения удостоверений участника выставки».
Просим ускорить решение всех вопросов, произвести все проплаты, внимательно
разобраться и своевременно оформить все документы на ввоз и вывоз строительного
оборудования и экспонатов. ФИРМЫ, ИМЕЮЩИЕ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ПО ОПЛАТЕ, К МОНТАЖУ НЕ
ДОПУСКАЮТСЯ И СООТВЕТСТВЕННО НЕ БУДУТ ОБЕСПЕЧЕНЫ ПРОПУСКАМИ УЧАСТНИКОВ
ВЫСТАВКИ.
Доводим до Вашего сведения, что с 23.09.2015 меняются платежные реквизиты ПАО
«Росгосстрах Банк».
Новые реквизиты:
- корреспондентский счет Банка – 30101810945250000174
- БИК Банка – 044525174
Просим Вас с 23.09.2015 при указании реквизитов в документах учитывать указанные
изменения. При этом все остальные платежные реквизиты Банка останутся без изменений.
1. Экспонентам, не заказавшим строительство стенда у ООО «АЗС-ЭКСПО», следует
ОБЯЗАТЕЛЬНО подготовить три письма:
1) письмо на ввоз/вывоз экспонатов;
2) письмо-доверенность;
3) письмо-поручение от экспонента застройщику стенда, которое следует передать
фирме-застройщику (образцы писем прилагаются).
В свою очередь фирма-застройщик оформляет письмо на ввоз/вывоз материалов для застройки
экспозиции и письмо на получение монтажных пропусков.
Данные письма экспонент оформляет сам, в случае если строит стенд своими силами.
Копию письма на ввоз/вывоз необходимо отправить в Диспетчерскую службу ЗАО «Экспоцентр»
по e-mail: dispetcher@expocentr.ru .
Все письма адресуются директору выставки «Автокомплекс-2015» от ЗАО «Экспоцентр»
Ануровой Марине Васильевне (тел. (495) 605-75-72) и оформляется на бланке Вашей фирмы. Для
ввоза/вывоза ваших экспонатов письма необходимо обязательно завизировать у Ануровой
Марины Васильевны или помощника директора выставки Герасимовой Валерии
Владимировны (тел. (499) 795-37-84). Письма предоставляются только в оригинале, факсовые и
электронные отправления не принимаются!
Дирекция выставки от ЗАО «Экспоцентр» будет работать во время монтажа с 25 октября
2015 в павильоне № 7 (зал 6), а до начала монтажа, то есть до 25 октября 2015 в
Административном здании с 10:00 до 17:00 часов (обеденный перерыв с 12.00 до 12.45 час.) по
рабочим дням в кабинете №108.
При необходимости транспортно-экспедиторских услуг и погрузочно-разгрузочных работ,
необходимо заранее заказать их по телефону: (495) 605-66-50, факс (495) 605-34-31 в ООО
«ЭКСПОВЕСТРАНС» на имя директора Департамента выставок Куликова Олега Константиновича
e-mail: ewt@ewt.ru, http://www.ewt.ru.
Обратите внимание, что подобные услуги, возможно, заказать только у этой компании. Примите
также во внимание время, необходимое для безналичных расчетов.
2
Вниманию фирм из стран СНГ, которые проходят таможенный контроль. Вам следует срочно
связаться с ЗАО «ЭКСПОВЕСТРАНС» и обговорить все вопросы. В заявке на таможенные услуги
необходимо указать, что выставочную площадь вы получили именно у ООО «АЗС-ЭКСПО».
При проведении монтажных работ просим Вас обратить внимание на следующие моменты:
- Фирма-застройщик вашего стенда в обязательном порядке проходит согласование стенда в
службе технического контроля в ЗАО “Экспоконста” и в Пожарной части №160.
- Экспонент должен иметь уполномоченного представителя в экспозиции в течение всего
выставочного периода.
- Нумерация стенда должна быть хорошо заметна на каждой открытой стороне стенда.
- Каждый стенд должен быть обязательно оборудован электрощитом с соответствующим
расчетным нагрузкам устройством защитного отключения и линейной схемой электропроводки с
предохранителями отдельно для розеток и отдельно для освещения.
Без наличия электрощита подключение производиться не будет.
Позаботьтесь также о наличии сертификатов несгораемости всех используемых вами материалов
для строительства стенда, в том числе коврового покрытия.
- Фирмы, строящие стенды высотой экспозиции свыше 2,5 метров или повышенной
пожароопасности обязательно должны согласовать его проект с целью определения необходимого
количества дополнительных датчиков пожарной безопасности. До согласования этого вопроса
фирмы к строительству стенда не допускаются.
Пожалуйста, согласовывайте и оформляйте соответствующие документы заблаговременно (как
минимум за 2 недели до начала монтажа). Особенно это касается иногородних участников.
Ваш стенд должен быть готов к электроподключению к 12 часам дня 27 октября 2015 г. В
это время приступают к подключению специалисты Энергоцентра.
В случае несоблюдения правил проведения электромонтажных работ, несоответствия
электрооборудования стенда или отсутствия ответственного за электробезопасность во время
посещения технического служащего Энергоцентра, Организаторы выставки не несут
ответственность за несвоевременное подключение стенда к электричеству. Оборудование стендов
и электроподключение должны быть завершены до 20:00 27 октября 2015 г.
2. Постоянные пропуска для участников выставки (бэйджи) необходимо получить в ООО
«АЗС-ЭКСПО», только в соответствии с предоставленным
списком сотрудников в
электронной форме (отдельный файл для заполнения в EXCEL вы можете скачать с сайта
www.autocomplex.net). В соответствии с Положениями Выставки «АВТОКОМПЛЕКС-2015»,
для расчета количества пропусков используйте следующие соотношения: на каждые 4 кв. м
закрытой площади Вам выделяется один постоянный пропуск, а на открытых площадках
выдаётся один постоянный пропуск на 8 кв.м.
Вход посетителей выставки осуществляется по пригласительным билетам и приглашениям
по электронной регистрации. При их отсутствии посетители выставки приобретают платный
входной билет в кассах ЗАО «Экспоцентр».
Постоянные пропуска участников Вы сможете получить, начиная с 14 октября 2015 г. у
сотрудников ООО «АЗС-ЭКСПО» в офисе по адресу: г. Москва, 2-я Звенигородская улица, дом 12,
стр. 3, офис 312, тел./факс: (495) 644-08-90, (495) 644-08-89, а с 25 октября 2015 года на стенде
Организаторов выставки ООО «АЗС-ЭКСПО» в павильоне № 7 (зал 6) стенд № 675.
3. Просим с вниманием отнестись к вопросу рассылки пригласительных билетов Вашим партнерам
и контингенту, который может проявить интерес к Вашим оборудованию и услугам.
Можно забрать необходимое их количество из офиса ООО «АЗС-ЭКСПО».
Экспоцентр установил цену входного билета – 300 рублей.
3
4. Внимание! Монтаж выставки начинается в павильоне № 7 с 25 октября 2015 г.
Монтаж:
25 октября, воскресенье
с 8 до 20 часов
26 октября, понедельник с 8 до 20 часов
27 октября, вторник
с 8 до 20 часов
На открытых площадях выставки предусмотрен только один день монтажа – 27 октября 2015 г.
Основные монтажные работы на вашем стенде должны быть завершены до 12 часов дня 26
октября 2015 г.
Работы должны вестись в строгом соответствии с требованиями пожарной безопасности и техники
безопасности. Нельзя загромождать проходы. Работать следует на территории Вашего стенда.
5. В связи со спецификой режима проезда по Москве грузового автотранспорта, рекомендуем
проезд на территорию выставки по следующему маршруту: МКАД – Можайское ш. – Кутузовский
пр-т – Минская ул. – Б. Филевская ул. – Шмитовский пр-д – Мантулинская ул. – 1-й Красногвардейский пр-д.
Обратите внимание:
- на необходимость четкого указания в путевых листах того, что груз доставляется на
Центральный Выставочный Комплекс «Экспоцентр» на Красной Пресне;
- с 8.00 до 15.00 на территорию «Экспоцентра» допускается въезд грузового транспорта
(включая марку «Газель»). На легковом транспорте просьба заезжать после 15.00 часов;
- ЦВК «Экспоцентр» расположен в зоне с ограниченным движением грузового транспорта
грузоподъемностью более 1 тонны.
Если Вам необходимо получить пропуск для автотранспорта грузоподъемностью более 1 тонны,
то смотрите информацию размещенную на сайте http://www.expocentr.ru, раздел «Участникам»,
«проезд грузового транспорта в пределы ТТК».
Чтобы не оформлять дополнительные документы для заезда на территорию «Экспоцентра» на
большегрузном транспорте, советуем воспользоваться бесплатной ночной стоянкой с 22.00 до 7.00
часов, в специально отведенных местах (при себе иметь все необходимые письма на ввоз/вывоз).
Для этого необходимо заблаговременно направить в Диспетчерский пункт ЦВК «Экспоцентр» по
электронной почте ( dispetcher@expocentr.ru ) копию письма – на ввоз/вывоз оборудования и
экспонатов. Аналогичную копию должны иметь и водители транспорта.
6. Сверка и дооформление документов по взаиморасчетам будет организована 28-30 октября на
стенде Организаторов выставки - ООО «АЗС-ЭКСПО» в павильоне №7 (зал 6) стенд № 675.
Обратите внимание на необходимость наличия оригиналов заявки-контракта на участие.
7. Официальное открытие выставки состоится 28 октября 2015 г. в 10 часов утра в павильоне №7
между залами 5 и 6.
Выставка работает:
28-29 октября 2015 г.
- с 10 до 18 часов
октября 2015 г.
- с 10 до 16 часов
30
(в 16 часов прекращается допуск посетителей в павильон)
Демонтаж выставки:
31
октября 2015 г.
- с 8 до 20 часов
Вывоз экспонатов: 30 октября 2015 г. с 18 до 20 часов возможен легковым автотранспортом
или 31 октября 2015 г. с 8.00 до 20.00 часов.
4
8. В деловой программе выставки:
28 октября 2015 (среда)
11:00-12:30 - Презентация ведущей европейской выставки автозаправочного бизнеса UNITI
expo 2016
Конгресс-центр, 3-й этаж, зал «Стеклянный купол»
Организаторы:
Дирекция выставки UNITI expo; Российский Топливный Союз; АЗС-ЭКСПО, ООО.
14:00-16:00 – Круглый стол: «Опыт и перспективы развития гаражей и паркингов в крупных
городах»
Павильон №7, 2-й этаж, Комната для семинаров
Организаторы:
ГУП «Дирекция строительства и эксплуатации объектов гаражного назначения города
Москвы»; Региональная Общественная Организация Московский городской Союз автомобилистов
(РОО МГСА); АЗС-ЭКСПО, ООО.
29 октября 2015 (четверг)
11:00-13:30 - Круглый стол: «Многофункциональные зоны дорожного сервиса –
комплексность и качество оказываемых услуг»
Конгресс-центр, 3-й этаж, зал «Стеклянный купол»
Организаторы:
Государственная компания «Автодор»; Российский Топливный Союз; АЗС-ЭКСПО, ООО;
ТАТСУНО РУС, СП.
Посещение на указанные мероприятия по приглашениям организаторов.
Представителям Вашей фирмы, желающим принять участие необходимо заблаговременно
зарегистрироваться по адресу: e-mail: acs@autocomplex.net c указанием фирмы, Ф.И.О., должности,
электронного адреса.
ЖЕЛАЕМ ВАМ УСПЕШНОЙ ВЫСТАВКИ!
Дирекция Выставки - ООО «АЗС-ЭКСПО».
5
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА НА ВВОЗ/ВЫВОЗ ЭКСПОНАТОВ, ОБОРУДОВАНИЯ,
МАТЕРИАЛОВ И КОНСТУКЦИЙ ВЫСТАВОЧНЫХ СТЕНДОВ
(Пишется на фирменном бланке экспонента в 4 экз.)
Директору выставки
«АВТОКОМПЛЕКС-2015»
г-же Ануровой М.В.
Копия в Диспетчерскую службу ЦВК «Экспоцентр»
(пожалуйста, отправьте ЗАРАНЕЕ по e-mail: dispetcher@expocentr.ru)
Просим разрешить ввоз/вывоз следующего выставочного оборудования и материалов, которые будут представлены
и/или использованы на выставке «АВТОКОМПЛЕКС-2015» павильон № 7,
зал ____ , стенд № _______ .
Название организации ________________________________________________
Оборудование будет завозиться / вывозиться « ___ » _________ 2015 г.
Автотранспорт: вид / (грузоподъемность**) ___________ / ___________________
Условия разгрузки** ________________ (верхняя, задняя, боковая)
Количество планируемых рейсов в день автомобиля _______________________
Гос. № автотранспорта _______________ Гос. № автоприцепа _____________
Заполняетс
я для каждого
автомобиля
Ф.И.О. водителя _____________________________________________________
Год рождения _________ Место рождения _______________________________
Моб. тел.: ___________________________
№
п/п*
Наименование
Количество
1
* Добавьте строки в случае необходимости
** Для грузового автотранспорта
Вывоз завезенного оборудования, экспонатов, тары, крупногабаритной упаковки и материалов конструкций выставочных
стендов гарантируем в установленные сроки.
Руководитель организации
(подпись)
_______________________/
(Ф.И.О.)
Внимание! Если груз помимо экспонатов содержит конструктивные элементы стенда (ст. панели, ковролин, конструкции
и т.д.) - необходимо пройти согласование ввоза в ЗАО «Экспоконста» тел.: 8 (495) 795 39 03 и ПЧ № 160, тел. : 8 (495) 259 13 12.
Ввоз ЖК и плазменных панелей, мощных проекционных установок, звукоусилительного оборудования и осветительных
концертных приборов осуществляется после согласования с Сервис-бюро (при себе иметь форму ТОРГ-12).
Заезд легкового автотранспорта в последний день монтажа осуществляется с 15.00 часов при условии, что в данном
автотранспорте находится груз, необходимый для проведения монтажных/демонтажных работ. Парковка данного автотранспорта
осуществляется только в специально отведенных местах.
Для получения разовых пропусков на ввоз/вывоз на территорию ЦВК “Экспоцентр” необходима также Доверенность на
право их получения, которая оформляется по установленной форме на ответственного сотрудника Вашей фирмы, сопровождающего
груз с экспонатами.
Образец письма на получение пропусков, выдаваемых
6
сотрудникам монтажных предприятий,
осуществляющих строительно-монтажные работы
выставочных стендов и экспонатов
(предоставляется в 3-х экз. на
бланке фирмы/организации)
ЗАО «Экспоцентр»
Директору выставки «АВТОКОМПЛЕКС-2015» Ануровой М.В.
Просим Вас предоставить пропуска для прохода на ЦВК «Экспоцентр» сотрудников и рабочих монтажной
организации ____________________________________________, в количестве ____ шт., строящих стенд нашей фирмы
_________________________________________________ , принимающей участие в выставке «АВТОКОМПЛЕКС2015», пав. № 7, зал ____, стенд № ____. Все необходимые документы, регистрация и разрешение на работу имеются.
Список сотрудников
(с указанием паспортных данных и места проживания,
для иногородних необходимо представить копию регистрации проживания в г. Москве)
№
п/п
Паспортные данные
(дата и место рождения, места
постоянной и временной
регистрации)
Ф.И.О.
Инструктаж по технике безопасности,
пожарной безопасности и
электромонтажным работам проведен
Дата
Подпись
Ответственные должностные лица при производстве работ:
1. Лицо, ответственное за технику безопасности:
_________________________
______________________
Должность
Ф.И.О.
______________________
телефон
2. Лицо, ответственное за пожарную безопасность:
________________________
_____________________
Должность
___________________
подпись
___________________
Ф.И.О.
______________________
телефон
подпись
_____________________ Для российских строительно-монтажных предприятий
№ удостоверения
дата выдачи
предприятий приложить копию удостоверения
о прохождении обучения по ПТМ
3. Лицо, ответственное за производство электромонтажных работ:
_________________________
______________________
___________________ ______________________
________________________
Должность
Ф.И.О.
телефон
подпись
ВНИМАНИЕ:
Пропуска выдаются Отделом сервиса и протокола.
Для получения пропусков необходимо:
1. На одного из ответственных сотрудников участника выставки или монтажной организации, по Договору с Вами
строящей выставочный стенд, оформить доверенность на право получения пропусков.
2. На данном письме получить визы:
- Объектовой ПЧ № 160 ФПС __________________________________________________________________________
должность
Ф.И.О.
подпись
штамп
- ЗАО «ЭкспоКонста»
__________________________________________________________________________
- Дирекции выставки
________________________Анурова М.В.______________________________________
должность
должность
Ф.И.О.
Ф.И.О.
На бланке компании
подпись
подпись
штамп
штамп
7
Пожалуйста, оформите в 5 экземплярах
Доверенность №
Дата выдачи «____» ___________ 2015 г.
Доверенность действительна по «__» __________ 2015 г.
__________________________________________________________________________
(наименование фирмы и адрес)
__________________________________________________________________________
Доверенность выдана _____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность)
Паспорт: серия __________________
№____________________________________
Кем выдан ___________________________________
Когда выдан _______________
1) С предоставлением права подписания:
- заявки на участие в выставке,
- договора на участие в в выставке,
- заказов на дополнительные услуги,
- актов выполненных работ.
2) На получение по выставке ”АВТОКОМПЛЕКС-2015”:
- «Удостоверений участника выставки» (бэйджи),
- пропусков, выдаваемых на время проведения монтажных и демонтажных работ,
- пропусков на автотранспорт.
3) На подписание других документов и совершение иных действий, связанных с участием в
выставке, в том числе по вопросам соблюдения правил пожарной безопасности, техники
безопасности и других правил, установленных действующим законодательством, с правом
подписи на получение от государственных инспектирующих и надзорных органов
предписаний, предложений, протоколов и актов об административных правонарушениях.
Подпись лица, получившего доверенность _____________________________________
Руководитель организации_________________________
(Ф.И.О.)
___________________
(подпись)
Главный бухгалтер___________________________
___________________
(Ф.И.О.)
(подпись)
М.П.
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА НА ЗАВОЗ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ
ЗАСТРОЙКИ ЭКСПОЗИЦИИ
8
(Пишется на фирменном бланке фирмы-застройщика
экспозиции в 5 экз.)
Директору выставки
«АВТОКОМПЛЕКС-2015»
г-же Ануровой М.В.
(Название фирмы или организации) является застройщиком экспозиции фирмы
(название фирмы участницы) на выставке «АВТОКОМПЛЕКС-2015» павильон № 7,
зал ____, стенд № ____ площадью____кв. м и просим Вас разрешить ввоз с
обязательством вывоза по окончании работы выставки следующего стендового
оборудования:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Число
Должность
Подпись, фамилия.
Печать
1. Это письмо + сертификаты пожаробезопасности на сгораемые материалы
подлежат согласованию в ПЧ-160, тел.: *(495)259-13-12.
2. Это письмо + план застройки стенда(ов) + электр. План подлежат
согласованию в ЗАО «Экспоконста», тел.: 8(499)795-39-03.
3. Это письмо, после согласования в ПЧ-160 и ЗАО «Экспоконста» + письмопоручение на застройку экспозиции от фирмы-участника выставки (в 1 экз.)
предоставляются в дирекцию выставки.
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-ПОРУЧЕНИЯ ОТ ЭКСПОНЕНТА
ФИРМЕ-ЗАСТРОЙЩИКУ ЭКСПОЗИЦИИ
9
(Пишется на фирменном бланке экспонента в 3 экз.)
Директору выставки
«АВТОКОМПЛЕКС-2015»
г-же Ануровой М.В.
(Название фирмы или организации)
является участником выставки
«АВТОКОМПЛЕКС-2015» павильон № 7, зал ____, стенд № ____ площадью____кв.
м и поручает застройку своей экспозиции фирме ________________.
Число
Должность
Подпись, фамилия.
Печать