Часть 1 «Электронные документы – официально и

Часть 1 «Электронные документы – официально и законно»
Слайд 1 – Титульный лист
Добрый день! Сегодня я хочу вам рассказать о нашей системе электронного документооборота, о
технологии внедрения, о том, как это быстро, выгодно, просто.
Слайд 2-5 – Тензор – это…
Сначала несколько слов о нашей компании. Компания Тензор занимается разработкой, продажей и
внедрением системы СБИС Электронный документооборот. Мы на рынке уже более 15 лет. В настоящее
время мы представлены во всех крупных городах страны. Причем у нас есть 75 собственных филиалов и
более 600 партнеров. И по данным ФСС за четвертый квартал 2014 года, компания Тензор является
лидером на рынке электронного документооборота с госорганами. Почти половина всех юридических лиц
России пользуются нашей программой. Каждый месяц через наши сервера проходит более 1 000 000
электронных документов.
Слайд 6 – ЭДО скоро будет нормой
10 лет назад сдача налоговой отчетности через интернет была суперсовременной технологией.
Большинство главных бухгАлтеров носило в налоговую инспекцию отчетность на бумаге. Теперь
электронная отчетность – это уже норма для большинства компаний. Современная технология сейчас – это
электронный документооборот, который через пару лет буквально станет уже такой же нормой, как и
электронная отчетность.
Слайд 7 – о чем будем говорить?
О том, почему бухгалтерский учет через год-два нельзя будет представить без электронного
документооборота, какая польза для компаний во внедрении систем электронного документооборота, о
самой технологии внедрения я расскажу в своем докладе.
Слайд 8 – Направления электронного документооборота
Электронный документооборот на самом деле - реальность уже сейчас. Многие из вас, практически все,
сдает отчетность в налоговую, статистику, в пенсионный фонд в электронном виде. Это часть системы
электронного документооборота.
Слайд 9 – Направления электронного документооборота
Уже сейчас вы можете обмениваться электронными документами со своими контрагентами – счетамифактурами, накладными, актами и другими первичными документами. Также вы можете комбинировать
технологии отправки документов.
Слайд 10 – Электронные документы – это законно
Вы можете спросить: «А законен ли электронный документооборот?» Безусловно, да. Все законы уже есть.
Основные бухгалтерские налоговые первичные документы уже сейчас можно полностью перевести в
электронный вид на основании конкретных законов. Для тех документов, которые не регламентированы
какими-либо законами, действует федеральный закон 63-ФЗ «Об Электронной подписи». Этот закон
приравнивает документ с электронной подписью к бумажному документу с подписью и печатью. Полный
перечень всех нормативных актов, регламентирующих электронный документооборот, вы найдете в
раздаточных материалах.
Слайд 11 – Определены форматы и регламенты
Для основных типов первичных документов определены форматы их представления в электронном виде:
1. Для счетов-фактур есть регламент и формат, утвержденный приказом ФНС.
2. Для актов и накладных ФНС также утвердила формат, в котором будет принимать их электронно. Тем не
менее, данные документы могут передаваться и в произвольном виде, но при этом в налоговую придется
предоставить бумажную копию.
Все остальные документы могут передаваться в произвольной форме, удобной для вас, например, в виде
сканов.
Слайд 12 - Документы контролерам – электронно!
Кроме форматов, определен и порядок представления документов, подписанных электронно, в
контролирующие органы. В налоговую – через интернет, в арбитражный суд и казначейство – в качестве
бумажных заверенных копий.
Слайд 13 – ФНС – за электронные документы
http://sbis.ru
1
Все законы приняты, форматы утверждены. Почему ФНС заинтересована в переходе на электронные
документы?
Во-первых, электронные документы можно принимать от плательщиков удаленно. Это очень удобно.
Во-вторых, трудоемкость проверки, обработки электронных документов в разы меньше, чем бумажных.
В-третьих, количество ошибок сводится к минимуму, как со стороны налогоплательщиков, так и со стороны
инспЕкторов.
Часть 2 «Электронные документы – выгодно и удобно»
Слайд 14 – Электронные документы экономят деньги!
Уже понятно, что за электронным документооборотом - будущее. А что же он может дать вам прямо сейчас?
Электронные документы будут экономить ваши деньги.
Слайд 15-19 – Трудоемкость отправки равна 0
Прежде всего, за счет того, что трудоемкость их отправки равна нулю. Давайте рассмотрим два примера.
Первый - вы занимаетесь торговлей или производством. Ежедневно ваши менеджеры печатают и
подписывают сотни листов отгрузочных документов. На это уходит бумага, а главное время. Внедрив
электронный документооборот, менеджер будет печатать вместо четырех документов одну товарнотранспортную накладную. Она необходима для сопровождения товаров при перевозке. Остальные
документы – счет, накладная, счет-фактура – будут электронными. СБИС их подпишет и отправит сразу
после оформления отгрузки, а через секунду их уже увидит клиент в любой точке России. Еще один плюс
электронных документов – они просто не могут потеряться. Это значит, не нужно тратить время на их
повторные отправки.
Второй - вы работаете в сфере ЖКХ или услуг. Ежемесячно после закрытия расчетов целый отдел тратит
несколько дней на печать, подписание и рассылку бумажных документов. Возможно ли выполнить эту
работу за 5 минут?... Да… используя электронный документооборот. СБИС на основании данных полученных
из вашего биллинга сформирует электронные документы - счет-фактуру, счет, акт, расшифровки подпишет их электронной подписью и доставит до клиентов. Первые подписанные экземпляры вы получите
уже через полчаса после отправки. На бумаге их пришлось бы ждать несколько дней.
Слайд 20-21 – Стоимость отправки электронных документов меньше в 10 раз
Электронные документы дешевле бумажных. Судите сами. Получение бумажных документов – бесплатно,
отправка в среднем 20-25 рублей за конверт. Для электронных документов получение также бесплатно, а
цена на отправку варьируются от 5 рублей и ниже в зависимости от количества электронных документов.
Итак, стоимость отправки, как вы видите, снижается в 5-10 раз.
Слайды 22-26 – Трудоемкость получения равна 0.
В крупных компаниях очень большой поток входящих документов. Ежедневно вы получаете десятки актов и
накладных от поставщиков. Каждый документ нужно завести в систему. Это делается вручную – а значит
отнимает много времени, да и ошибки неизбежны.
Кардинально решить эту ситуацию вам поможет СБИС. Он в отличие от других систем поддерживает более
25 формализованных типов документов. Это значит, что документы от поставщиков к вам будут приходить в
четко определенном формате. Вы сможете автоматически загружать их в свою учетную систему.
Причем благодаря технологии сопоставления вашей номенклатуры с номенклатурой поставщиков СБИС без
проблем загрузит, в том числе и товарные документы – накладные, счета-фактуры, счета. Один раз указав
соответствие, вы сможете загружать документы любого объема за один клик. Весь процесс занимает какието секунды. Возможность ошибки полностью исключается. Вашему сотруднику останется лишь еще раз
взглянуть на документ в своей системе, проверить его сумму и сформировать проводки.
Слайды 27-29 – Минимум налоговых штрафов
До 50% доначислений по НДС и налогу на прибыль происходят из-за отсутствия или неправильного
оформления документов. Часто санкции от налоговой связаны с нерадивостью ваших поставщиков
направивших вам неправильные документы.
СБИС поможет вам контролировать поставщиков. Форму документа, реквизиты контрагентов, электронные
подписи – все это тщательно проверяет СБИС еще на стороне поставщика. Вы будете получать только
документы, оформленные по всем нормам закона. Налоговая инспекция при камеральной проверке их точно
не «отбракует» и не начислит вам каких-либо штрафов.
http://sbis.ru
2
Слайды 30-33 – Минимум затрат на архив
Хранение бумажных документов всегда связано с неудобствами. Бумажный архив занимает много места, он
требует специальной защиты, да и на поиск любого документа уйдет много времени. Электронный архив в
СБИС не занимает места, ну и конечно позволит вам найти любой документ за пару секунд. Причем искать
вы можете как по реквизитам документа – номеру, дате или сумме, так и по данным контрагента.
Профессионалы по достоинству оценят поиск документов по номеру лицевого счета или договору. А если
необходимо, то выборку найденных документов вы сможете сохранить в Excel или распечатать.
Хранить документы в электронном виде гораздо надежнее, чем на бумаге. Прежде всего, потому что
электронный документ – это файл. Он не сгорит, не размокнет, не потеряется и не помнется. Но он может
быть удален, скажите вы! Да, но только если вы сами этого захотите. Продуманная система прав в СБИС
позволит вам держать архив в порядке. Удалять документы можно, но только обладая нужными правами.
Причем они вначале помещаются в «корзину» чтобы защитить вас от ошибок и гарантировать сохранность
важных документов. Ваш электронный архив СБИС хранит на тщательно защищенном сервере оператора,
аккредитованном в ФНС. При необходимости вы можете сделать еще и локальную копию архива. СБИС
автоматически будет поддерживать ее в актуальном состоянии.
Слайд 34 – Электронные документы зарабатывают деньги!
Электронные документы помогают не только экономить деньги, но и зарабатывать. Как же это сделать,
спросите вы?
Слайды 35-37 – Менеджеры продают, а не «собирают бумажки»
Ваши менеджеры будут заниматься своей основной работой - продажами, а не «сбором бумажек» с
клиентов.
Мы знаем, что доставить документы до контрагентов – это полдела, еще нужно собрать подписанные
экземпляры, передать их в бухгалтерию. Один клиент забыл отправить, другой отправил не туда, третий –
запросил исправление. Держать все в голове – нереально, составлять списки вручную – очень сложно и
долго. Развитая система статистики в СБИС позволит вашим менеджерам «держать руку на пульсе»
документооборота. В любой момент вы будете знать - сколько клиентов уже утвердили документы, сколько
«еще думают», а также увидите тех, кто отклонил документы и кому надо их срочно переделать.
Удобно, что менеджер и клиент могут даже вести переписку по документам в СБИС, обсудив таким образом
все разногласия. Да и на подписание исправленных документов с двух сторон уйдет не более 5 минут.
Слайды 38-40 – Ускорение оборота денег в компании
Следующий момент. Чем быстрее вы доставите эти документы до ваших клиентов, тем быстрее они будут
платить. Вы ускоряете оборот денег вашей компании, а это значит, что за определенный отрезок времени
вы сможете заработать больше. СБИС не только доставит документы до любого вашего контрагента за
секунды, он еще и известит каждого удобным для него способом – отправив письмо на e-mail или sms-ку на
телефон.
Слайд 41 – Новая технология ведения бизнеса
Ну и третий аспект. Электронный документооборот - это не только новый и классный сервис для ваших
клиентов. Это качественно новая технология для вашего бизнеса. Вам не нужно будет раздувать штат
сотрудников при развитии вашего бизнеса, ведь один и тот же человек сможет сделать гораздо больше
операций в единицу времени.
http://sbis.ru
3
Часть 3 «Электронные документы – просто и понятно»
Слайд 42 – Как к ЭДО отнесутся ваши контрагенты?
А теперь взглянем на систему документооборота со стороны ваших контрагентов.
Слайд 43 – Технически готовы все!
Прежде всего, отметим, что абсолютное большинство ваших контрагентов технически готовы к
электронному документообороту.
По данным ФНС, сейчас 80% всех компаний уже сдают отчетность через интернет, а, значит, у них есть и
компьютер, и интернет, и электронная подпись, а это все, что нужно и для электронного документооборота.
Слайд 44 – СБИС не нужно устанавливать
Начать работу с электронными документами вашим контрагентам будет максимально просто. СБИС работает
в любом современном веб-браузере, никаких программ устанавливать не нужно. Даже если бухгалтер
работает в Internet Explorer 6 версии или другом сильно устаревшем браузере, СБИС при первом входе на
портал поможет его обновить.
Слайд 45 – Интерфейс СБИС продуман до мелочей
Работа с электронными документами в СБИС продумана до мелочей. Она также привычна и удобна, как и с
бумажными.
Слайды 46-47 – Связывание документов в комплекты
Например, электронные документы, как и бумажные, объединяются в комплекты. То есть счет, счет-фактура
и накладная по одной сделке отображаются вместе. Это особенно важно, когда одному клиенту
отправляются документы по нескольким договорам или сделкам за один раз. Получение документов
«россыпью» привело бы к путанице и очень усложнило их проверку.
Слайды 48-49 – Привычный вид документов
Электронные документы в СБИС выглядят точь-в-точь как бумажные. Если вы печатали логотип в бумажном
счете, то он будет и в электронном. Если ваш счет-фактура выглядел стандартно, то он и будет такой, но
если в нем были специальные отметки для клиентов, то мы и их обязательно поддержим. Форма таблиц,
размер и начертание шрифтов – все будет привычным и удобным.
Слайды 50-51 – Online работа с офисными документами
Работая в СБИС, кроме стандартных первичных документов ваш контрагент в одном комплекте с ними
может получать и любые сопроводительные документы – расшифровки, спецификации, сертификаты.
Причем СБИС поддерживает все распространенные форматы офисных документов и покажет их прямо в
браузере, избавляя вашего клиента от их установки.
Слайды 52-53 – Принцип одного окна
Уникальной особенностью СБИС является то, что он объединяет все задачи электронного документооборота
в одном окне. Сдать отчет в налоговую, сверить расчеты с пенсионным фондом, получить документы от
поставщиков, отправить контрагенту акт сверки – все это можно сделать в одной системе СБИС, а не
изучать интерфейсы 3 программ. Это очень удобно для малых и средних компаний.
Слайды 54-55 – В СБИС есть каталог всех компаний России
На портале СБИС расположен каталог всех компаний России. Из разных официальных источников мы
собираем, анализируем, сводим в единое целое информацию о деятельности всех зарегистрированных
организаций и индивидуальных предприятий. И в нем, конечно, есть информация и о вас. Причем для того
чтобы отправить письмо в ваш адрес или сформировать документы достаточно части названия или ИНН.
Остальные реквизиты заполнит СБИС. А значит, ваши клиенты будут полностью застрахованы от ошибок в
реквизитах.
http://sbis.ru
4
Часть 4 «Документы контролерам – электронно»
Слайд 56 – Как проходить проверки после перехода на ЭДО?
Слайд 57 – Истребование ФНС точно не потеряется
Электронный документооборот – это еще и удобный способ взаимодействия с налоговой в процессе
представления документов. Все начинается с получения истребования. На бумаге оно отправляется по
почте. Не получив его вовремя вы не успеете подготовить документы в срок, а значит будете оштрафованы.
Благодаря технологии гарантированной доставки в СБИС, вы точно получите истребование через пару
минут после его отправки из инспекции, а значит у вас будет больше времени на подготовку документов.
Слайд 58 – Ответить на истребование удобно и просто
Раньше при камеральной проверке вы копировали большие объемы документов. На это уходили кипы
бумаги и очень много времени. СБИС позволит вам в разы сократить затраты на этот процесс. Если у вас
бумажные документы, то просто отсканируйте их, заполните несколько полей и одним нажатием отправьте
в налоговую. С электронными документами еще проще – просто подберите их удобным для вас способом из реестра в СБиС или загрузите из другой системы. Для отправки также достаточно одного нажатия.
Слайд 59 – Получить бумажную копию в 1 клик
Иногда кому-то нужно представить бумажную копию электронного документа (например, в казначейство
или суд). Как это сделать, если у вас нет бумаги? Да очень просто. Распечатайте документ, в нем будет
специальная отметка о том, что он был подписан электронно. Заверьте бумагу своей подписью и печатью и
все! Вы получили полноценную бумажную копию.
Часть 5 «Электронные документы – как запустить?»
Слайд 60 – Как запустить электронный документооборот?
Итак, электронный документооборот – это законно, удобно и выгодно. Как же внедрить эту технологию? Да
очень просто. Нужно выполнить три простых шага.
Слайды 61-63 – Что нужно для начала?
Шаг первый – подготовить технику. Для электронного документооборота вам нужны:
- компьютер;
- интернет, для отправки и получения документов;
- ключ электронной подписи. Причем подойдет тот, с помощью которого вы сейчас сдаете налоговую
отчетность. Если у вас такой подписи нет, то получить её можно бесплатно в удостоверяющем
центре компании «Тензор».
Конечно все это есть в каждой активной компаний, поэтому первый шаг уже выполнен.
Слайд 64 – Еще минута на регистрацию, и все!
Шаг второй – зарегистрироваться в СБИС. Проще всего сделать это по имеющейся у вас электронной
подписи. Весь процесс займет не более минуты. После регистрации вы попадаете в свой личный кабинет. В
нем вы сразу увидите электронные документы, которые уже поступили в вашу компанию. С этого момента
вы уже можете получать и отправлять любые электронные документы. Работать с ними можно в любом
современном веб-браузере, и даже на планшете. Там, где вам удобно: в офисе, в дороге, дома. Для работы
с документами вам даже не нужна учетная система. Вы можете создавать их непосредственно на портале и
одним нажатием отправлять контрагентам в любой точке России
Слайд 65 – Много документов? Выполним стыковку с любой системой
Шаг третий – провести системную интеграцию. Это совсем не обязательно, но очень удобно для крупных
компаний, поэтому рассмотрим этот этап подробнее.
СБИС это – высокотехнологичная система, которая работает с использованием самых современных вебрешений. Поэтому мы можем выполнить стыковку с любой учетной системой, практически не затрагивая
работу ваших сотрудников. Если бизнес-процесс уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Вам
необходимо лишь выгружать документы практически в любом виде. СБИС же на себя возьмет их
http://sbis.ru
5
конвертацию в нужные форматы, подписание и отправку, причем будет делать это автоматически и
незаметно для вас.
Слайд 66 – Интеграция с 1С – за 5 минут!
Если говорить про 1С, то с ней еще проще. Для того чтобы состыковать СБИС с любой стандартной версией
1С, потребуется не более 5 минут – достаточно лишь загрузить внешнюю обработку для выгрузки и
загрузки электронных документов. Обработка СБИС для 1С поддерживает все распространенные
конфигурации и платформы 1С от 7.7 до 8.3, прекрасно работает как с классическим «толстым» клиентом
1С, так и с веб-версией 1С. Профессионалы 1С по достоинству оценят возможности адаптации обработки
под измененные конфигурации 1С.
Для интеграции с крупными корпоративными системами СБИС обладает мощными инструментами API,
позволяющими решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными
документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.
Слайд 67 – СБИС автоматизирует внутренние бизнес-процессы
Часто при внедрении документооборота с контрагентами мы сталкиваемся с ситуацией, когда не
автоматизированы внутренние бизнес-процессы.
Слайды 67-68 – Согласуйте документы электронно!
Наиболее типичная ситуация с входящими документами. Их ввод уже настроен и останется в вашем
интерфейсе, а вот согласование часто происходит на бумаге. В таком случае согласование можно настроить
в СБИС, а по его результатам документ загружать в вашу учетную систему.
Слайды 69-72 – Как запустить согласование?
Запустить внутренне согласование в СБИС можно за три шага:
Первый - зарегистрировать сотрудников, работающих с документами. Как минимум – можно указать только
ФИО, логин и пароль. Как максимум – создать управленческую структуру с должностями, контактами и даже
фотографиями.
Второй – определить маршруты движения документов. Вы можете использовать стандартные маршруты или
настроить свои с помощью удобного редактора регламентов. Причем если согласование было успешным, то
СБИС может автоматически загрузить документ в вашу учетную систему.
Третий – запустить документооборот и контролировать его. Кроме наглядных отчетов, показывающих самых
загруженных согласователей, СБИС и в реестре документов покажет фамилию сотрудника, на котором завис
документ. А наведя на него мышкой, автор документа сразу увидит все контактные данные согласователя и
сможет связаться с ним.
Слайд 73 – Возможности внутреннего ЭДО
Согласование входящих документов – это только один из вариантов автоматизации ваших бизнеспроцессов. СБИС может гораздо больше. В электронном виде вы можете рассылать приказы, оформлять
авансовые отчеты и даже вести кадровый учет.
Слайд 74 – Передовики электронного документооборота
ЭДО сегодня уже реальность. Сотни компаний получают и отправляют документы в электронном виде.
Водоканалы, Ростелеком, Энергосбыт уже перешли на ЭДО и отказываются от бумаги.
Слайд 75 – Научим документы летать вместе!
Теперь очередь за вами. Удачи!
http://sbis.ru
6