копиями документов в электронном формате

Доклад
для
научно-практической
конференции
«Эффективное
делопроизводство: теория и практика» на тему: «Комплектование
ГКУВО «ГАВО» копиями документов в электронном формате
Докладчик: начальник отдела информационных архивных технологий
Кущев Денис Вячеславович
Отдел информационных архивных технологий ГКУВО «ГАВО» отдел, обеспечивающий среди прочего комплекс технических мероприятий
по комплектованию учреждения копиями документов в электронном
формате.
Определение.
информация
Электронный
представлена
документ
в
-
документ,
в
электронно-цифровой
котором
форме.
Документированная информация, представленная в электронной форме, то
есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием
электронных
вычислительных
машин,
информационно-телекоммуникационным
а
также
сетям
для
или
передачи
по
обработки
в
информационных системах.
Также различают понятия «электронный документ» и «электронный
образ документа». В термине «электронный образ» подразумевается, что
электронная форма создана на базе документа в естественной форме (бумага
разной плотности, фотографии, картины, чертежи и т.п.). Электронный
документ – не создан на базе бумажных документов, т.е. создавался сразу с
применением средств электронной вычислительной техники. Возникает
вопрос: если электронный документ создан на базе бумажного, то он
выступает в роли электронного образа; если же бумажный документ
впоследствии уничтожается, то какой статус принимает оцифрованная
копия? В этой связи, чтобы не «размывались» понятия и не было разногласий
в трактовании терминов, специалисты ГКУВО “ГАВО” используют термин
«документ в электронной форме».
1
Юридическую
электронная
значимость
цифровая
подпись,
электронному
которая
на
документу
территории
придаёт
Российской
Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на
бумажном носителе.
В рамках реализации «Стратегии развития информационного общества
в
Российской
Федерации»,
утвержденной
Президентом
Российской
Федерации от 07 февраля 2008 г. за № Пр-212, ГКУВО “Государственный
архив Волгоградской области” проводит работы по переводу документов
архивного фонда в электронный вид.
Для
этих
целей
в
2011
году
приобретено
соответствующее
сканирующее оборудование – «комплекс программно-технических средств
для высококачественного сканирования», состоящий из рабочих станций и
двух сканеров: EDS Metiz Alpha формата А3+ и Zeutschel Omni Scan 12000
формата А1 (производство Германия).
Разработана и утверждена директором учреждения инструкция по
технологическому процессу перевода документов бумажного вида в
электронный формат для каждой подсистемы – А3+, А1. В указанной
инструкции
описана
последовательность
действий
при
работе
со
специализированным программным обеспечением, входящим в состав
каждой из рабочих станций комплекса, схематический план взаимодействия
комплекса
с
локальной
вычислительной
сетью
здания,
подробные
технические характеристики, предъявляемые к выходным электронным
документам. А именно – разрешение 300 dpi (dots per inch – точек на дюйм),
глубина цвета от 16 бит, так как в ходе сканирования довольно часто
встречаются документы с угасающим текстом; сканирование осуществляется
в цветном режиме (исключение – простой напечатанный текст без подписей
шариковыми ручками, печатей, правок карандашом или шариковой ручкой);
для формата JPEG качество устанавливается на значении 100%.
В первую очередь сканированию подлежат наиболее ветхие и/или
наиболее востребованные бумажные документы. В настоящее время одними
2
из
таких
документов
выступают
метрические
книги.
Планируется
наращивать мощности в отношении сканирующего оборудования и
специализированного
персонала.
Все
зависит
от
финансирования
и
соответствующих решений вышестоящего руководства.
Помимо перевода документов в электронную форму из фондов самого
архива,
принимаются
электронные
документы
от
187
организаций-
источников комплектования. Требования, предъявляемые к самой процедуре
передачи электронных документов, их характеристик выложены на
официальный сайт учреждения. Адрес: http://volga.rusarchives.ru/metrec.doc.
При регистрации на конференцию Вам раздали сброшюрованные варианты
указанных методических пособий.
Какие возникают сложности при приеме документов в электронной
форме от организаций – источников комплектования.
1) Отсутствие сканирующего оборудования и специализированных
кадров. В реальности, чтобы приобрести цветной сканер формата А4 с
разрешением до 600 dpi требуется в среднем 2500 руб., формата А3+ порядка 30 000 – 40 000 руб. Обучить сотрудника сканированию, подготовке
документов, обработке готовых электронных документов недолго и
несложно.
2) У организации-источника комплектования сканер – поточный,
программа сохраняет все отсканированный листы в PDF, не могут сохранять
каждую фотографию в JPEG. В методичке предусмотрено, что можно
сохранять в PDF, только, конечно же, не все листы из разных дел в один
файл, а структурировать информацию по тематике. Например, если
сканируется приказ на 30 листах, то его сохраняем в PDF. При этом
смысловая нагрузка при аннотировании документа не пострадает. По сути,
сохранение каждой страницы в отдельный JPEG позволяет ускорить поиск
документа, при условии, что аннотированию подлежит каждая страница.
3) Разрешение, глубина цвета, цветной или черно-белый режимы
сканирования. Глубина цвета может быть больше 16 бит. Чем больше
глубина,
тем
большее
количество
3
оттенков
отображается,
тем,
соответственно, больше будет «весить» файл. Глубина, по сути, нужна в
рукописных документах, для фотографического контента, в документах с
угасающим текстом. Какие листы можно сканировать в черно-белом режиме.
Например, приказ: листы с подписями шариковой ручкой, датами, номерами,
проставленными также шариковой ручкой, листы с печатями – режим
цветной, остальные листы – можно черно-белыми (цвет здесь не несет
смысловую или юридическую нагрузку).
4) Двойная работа по сшивке-расшивке: дела нужно расшить, так как
текст при сканировании неполностью попадает в область сканирования.
После
сканирования
опять
нужно
сшивать.
Решение:
грамотное
планирование.
5) Перекосы текста в документах, неполностью захвачена область
документа при сканировании,
замятые
уголки
листов, на которых
проставлена нумерация. Решение: правильно готовить дела к оцифровке,
выравнивать вручную листы перед сканированием и/или после сканирования
базовым программным обеспечением выполнить поворот на нужный угол.
6) Сбитая нумерация в наименовании файлов и номерами бумажных
документов, отсутствие отдельных листов, повтор одних и тех же листов. Но
под разными именами файлов. Решение: перед сканированием проверить
нумерацию, контроль данных при сканировании.
Одним из направлений в ГКУВО “ГАВО” выступает пополнение
электронными
фотокаталога
документами
архива
для
систематизированного
поиска оцифрованных
электронного
фотоматериалов. С
08.10.2012 г. в читальном зале архива запущена система самостоятельного
поиска пользователями цифровых копий фотографий. В этой связи
разработаны соответствующие инструкции для работников читального зала и
самих читателей. В базе данных фотокаталога на указанное число находится
20 670 (двадцать тысяч шестьсот семьдесят) фотографий с аннотациями.
Одно
из
направлений,
ориентированных
на
популяризацию
материалов, организацию удаленного доступа к электронным документам, а
также как механизм апробирования посещаемости и необходимости такого
4
функционала сайта является организация интерактивных виртуальных
выставок.
Адрес
выставки
на
официальном
сайте
архива:
http://volga.rusarchives.ru/exibit.
Планы на будущее:
1.
Среднесрочный план на 2013-2014 г.г.:
1)
Организация доступа к обработанным электронным версиям
документов из читального зала учреждения (в первую очередь метрические
книги).
2) В связи с колоссальным объемом бумажных документов архива
имеющийся емкостной запас жестких дисков исчерпается к концу 2013 года.
Поэтому запланировано приобретение и настройка системы хранения и
дублирования данных –RAID (redundant array of independent disks»
(«избыточный (резервный) массив независимых дисков») - массив из
нескольких жестких дисков (hard disk drive), управляемых контроллером,
взаимосвязанных скоростными каналами и воспринимаемых внешней
системой как единое целое. В зависимости от типа RAID обеспечивает
различные степени отказоустойчивости и быстродействия. Служит для
повышения надёжности хранения данных и/или для повышения скорости
чтения/записи информации.
2.
Долгосрочный план на 2014-2015 г.г.:
1) организация Web-сервера с возможностью защищенного удаленного
поиска в базе данных электронных документов посредством международной
сети Интернет.
2)
организация
защищенного
доступа
к
материалам
электронного
фотокаталога непосредственно через официальный сайт учреждения.
5