на 2015 г. - Национальный архив Республики Коми

ПЛАН
работы государственного учреждения РК
«Национальный архив Республики Коми»
на 2015 год
Введение
В 2015 г. работа государственного учреждения Республики Коми «Национальный
архив Республики Коми» (далее Архив) будет осуществляться с учетом показателей,
определенных в государственном задании архива на оказание государственных услуг на
2015 г., государственных программ Республики Коми «Культура Республики Коми (20122020 годы)», утвержденной постановлением Правительства Республики Коми от 30.12.2011
№651 и государственной программы Республики Коми «Информационное общество».
Основной задачей Архива в 2015 г. будет проведение мероприятий по повышению
эффективности деятельности в части оказания государственных услуг, достижение
установленных показателей эффективности и уровня оплаты труда архивистов.
Сотрудники Архива в 2015 г. будут выполнять функции, определенные уставом Архива,
положениями об отделах; будет продолжена работа по оптимизации комплектования архива
документами АФ РФ, в том числе документами личного происхождения и аудиовизуальной
документацией; совершенствованию НСА к документам Архива; внедрению пятой версии
ПК «Архивный фонд»; исполнению запросов; повышению уровня безопасности Архива и
обеспечения сохранности архивных фондов, укреплению материально-технической базы
Архива.
В 2015 г. планово будет осуществляться работа совещательных органов Архива –
дирекции, ЭПМК, работа с кадрами, подготовка документов и участие в работе ЭПК АА РК,
коллегии АА РК. Сотрудники архива примут участие в расширенной коллегии агентства,
посвященной итогам 2014 г. и задачам на 2015 г. (февраль 2015 г.);
В 2015 г. планируется продолжить участие сотрудников архива в работе группы по
реализации Долгосрочной республиканской целевой программы «Противодействие
коррупции в Республике Коми (2015-2016 гг.), утвержденной Постановлением Правительства
РК от 15.09.2009 г. №263. Планируется ежеквартальное проведение выборочных проверок
обоснованности выдачи архивных справок правового и имущественного характера,
продолжение анкетирования и проведение анализа по результатам письменных обращений
граждан по вопросам коррупции, недобросовестного обслуживания граждан.
Будет продолжено анкетирование потребителей государственных услуг по двум
предоставляемым архивом услугам для ежегодного мониторинга качества предоставления
государственных услуг, оказываемых государственными учреждениями, финансируемыми из
республиканского бюджета во втором квартале 2015 г.
В июне 2015 г. сотрудники архива примут участие в работе научно-методического
совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа в г. Калининграде.
В соответствии с нормативными документами Правительства РК в 2015 г.
запланировано
обучение двух сотрудников
вопросам охраны труда,
обеспечение
работников архива медицинскими аптечками, при наличии денежных средств, продолжение
проведения специальной оценки условий труда, с приглашением специалистов из ООО
«Центра аттестации и сертификации».
В соответствии с приказом Минкультуры РФ от 12.01.2009 г. №3 «Об утверждении
специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов
РФ» на 2015 год запланировано проведение мероприятий по противопожарной безопасности,
в т.ч. проведение регулярного инструктажа сотрудников архива по пожарной безопасности,
проведение занятий по сигналу учебной тревоги, ревизия противопожарных насосов,
продолжение обучения сотрудников архива по вопросам ГОЧС и ПБ в Учебном центре ГУ РК
«Управление противопожарной службы и гражданской защите» в соответствии с Планом
подготовки, переподготовки (повышения квалификации) сотрудников на 2015 учебный год.
В части выполнения мероприятий по защите персональных данных и
технической защите информации запланировано предоставление сведений об
обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн в ГУ РК
«Национальный архив РК», сведений о применяемых средствах защиты информации (СЗИ) в
ИСПДн по ГУ РК «Национальный архив РК» по состоянию на 01.04., 01.06. планируемого
года, предоставление Паспорта технической защиты информации и Анкеты состояния ТЗИ в
ГУ РК «Национальный архив РК» на 01.11. планируемого года.
Будет организовано прохождение практики студентов СГУ, Сыктывкарского колледжа
сервиса и связи, технического лицея.
В области материально-технического обеспечения планируется: ремонт линолеума в
хранилище 6 этажа, текущее обслуживание приточной вентиляции, контроль работы тепло- и
электрооборудования, нарезка картона на станках по заявкам отделов, устранение пульсации
светильников, приобретение канцтоваров, бытовой техники, уборка территории архива.
I.Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Работа по обеспечению сохранности документов будет проводиться по следующим
направлениям и в следующих объемах:
Строка 101, графа 1.Реставрация документов:
Планируется отреставрировать 27,760 тыс. л. документов на бумажной основе всех
категорий сложности из 0,570 тыс. ед. хр.
Строка 102, графа 1. Физико-химическая и техническая обработка.
Планируется выполнение показателя по переплету и подшивке в количестве 0,720
тыс.ед.хр., в т. ч. подшивка 0,680 тыс.ед.хр. (1,290 общий показатель по переплету и
подшивке – 0,570 подшивка дел после реставрации).
Строка 103, графа 1. Создание страхового фонда (далее СФ)
Планируется создание страхового фонда на ОЦД из «Коллекции метрических книг», Ф-254,
оп.1, т.2. СФ будет создан на микрофишах с электронного фонда пользования с
использованием СОМ-системы SMA 105 на 0,230 тыс.ед.хр.: 744-780 (37 дел), 792-809 (18
дел), 831-1005 (175 дел).
Строка 103, Графа 1, дополнение. Планируется изготовить 56.000 кадров
Кроме того, будут проводиться следующие виды работ:
1. Восстановление угасающих текстов. Будет восстановлено 1,364 тыс.листов из 0,070
тыс.ед.хр., находящихся на хранении в Арх.№1.
2. Дезинфекция документов на бумажной основе – 2,100 тыс. листов; 0,030 тыс.ед.хр.
3. Дезинсекция документов – 0,300 тыс.ед.хр.
4. Планируется начать работу по обезжириванию документов на промасленных кальках.
5. Плановая проверка технического состояния 0,150 тыс. ед. уч. микрофильмов СФ ОЦД из
Ф-642 Президиум Верховного совета Коми АССР.
6. Ремонт 100 коробок для хранения архивных дел.
7. Изготовление 300 конвертов для хранения архивных документов.
8. Изготовление 70 разделителей для НСБ.
9. Ксерокопирование документов.
Картонирование
Планируется закартонировать
документы, поступившие на хранение в ГУ РК
«Национальный архив РК» от органов и учреждений, – источников комплектования архива
(управленческая документация), фонды личного происхождения, а также после проведения
экспертизы и описания архивных документов ВЛКСМ:
всего: 4 500 тыс. ед. хр., из них:
- управленческой документации 4, 020 тыс. ед. хр.;
- документов ВЛКСМ 0,080 тыс. ед. хр.
- ФЛП - 0,320 тыс.ед.хр.
-документов из фонда Р-1170 - 0,080 тыс.ед.хр. (ранее не закартонированный).
Кроме этого запланировано к перекартонированию в архивохранилище №1 - 5.000
тыс. ед. хр. документов в ходе проведения работ по проверке наличия и физического
состояния документов.
Опечатывание связок и коробок
В целях сохранности документов и исключения ошибок при раскладке архивных дел,
связки и коробки с документами на бумажной основе, прошедших проверку наличия и
состояния дел, а также после приема дел на постоянное хранение (управленческая
документация), будут опечатаны.
Всего 6, 500 тыс. ед. хр, 1,180 тыс. связок и коробок:
- после приема на государственное хранение и описания (управленческая документация)
4,500 тыс. ед. хр, 0,818 тыс.ед.хр. связок (коробок)
- после проверки наличия и физического состояния документов (управленческой)–
2,000тыс.ед. хр. 0,363 тыс. коробок
Выявление, пересмотр и описание особо ценных документов
В архивохранилище № 1 планируется пересмотр особо ценных документов в фонде Р734 «Исполнительный комитет Коми АССР», ранее отнесенных к ОЦД в полном объеме, в
фонде 270 ед.хр.
Планируется составление и утверждение Примерного перечня особо ценных документов
по фонду Р-642 Президиум Верховного Совета Республики Коми (1938 – 1995 гг.)
Проверка наличия и состояния документов
В целях обеспечения сохранности документов и соблюдения сроков цикличности будут
проведены проверки наличия и физического состояния дел в архивохранилище № 2.
Планируется проверить (Приложение 2):
- фонд П-1 Коми республиканский комитет КП РСФСР - 2,000 тыс.ед.хр.
- фонд П-3728 Коллекция фотодокументов по истории республики - 2, 940 тыс. ед.хр.
В отделе планируются также следующие организационные мероприятия:
По архивохранилищу № 1:
■ планируется выдать около 1, 300 тыс. архивных дел, досоветского периода на
сканирование, с полистной проверкой по возврату дел в хранилище, что составит 306, 000
тыс. листов
■ проверка наличия дел фондов - 2,100 тыс. дел, с составлением списка в электронном виде
рассекреченных дел в фондах советского периода.
■ проведение мероприятий по розыску дел, не обнаруженных в 2014 году: 2-х фондов – Р1154 Печорский участок Северного мелиоративно-строительного треста (8 ед.хр.) и Р-1236
Колхоз «Тимшерский» (22 ед.хр.); 3-х ед.хр. из фонда Р-1306 Общественная организация
общество «Знание» РК. Будут проведены мероприятия по розыску и по другим делам, не
обнаруженным за прошлые годы.
По архивохранилищу № 2:
■ составить опись НСБ в электронном виде;
■ составить в электронном виде список газет, с указанием названия, хронологических рамок,
органа издания;
■ провести выверку учетных документов по результатам сплошной проверки наличия
документов в 2013 году (28 фондов);
■ подготовить документы о снятии с учета не обнаруженных дел, пути розыска которых
исчерпаны для рассмотрения на ЭПК Архивного агентства.
Мероприятия по розыску будут проведены по фондам: П-1 (2 ед.хр.), П-18 (2 ед.хр.), П-70 (1
ед.хр.), П-97 (1 ед.хр.), П-138 (25 ед.хр.), П-184 (1 ед.хр.), П-222 (5 ед.хр.), П-275 (4 ед.хр.),
П-398 (2 ед.хр.), П-436 (2 ед.хр.), П-527 (2 ед.хр.), П-825 (5 ед.хр.), П-2489 (14 ед.хр.), П-2750
(3 ед.хр.), П-3469 (5 ед.хр.), П-3484 (1 ед.хр.), П-3728 (8 ед.хр.), П-3824(1 ед.хр.) - всего 84
ед.хр.
В соответствии с планом ЛОСД
документы, требующие восстановления будут
подготовлены и переданы в ЛОСД:
- на реставрацию - 0,560 тыс. архивных дел, 27, 760 тыс. листов
- для восстановления затухающих текстов - 0,070 тыс. ед.хр., 1,364 тыс. листа
- на дезинфекцию – 0,030 тыс. ед.хр., 2,100 тыс. листов;
- на дезинсекцию - 0,300 тыс. ед.хр.;
- на подшивку и переплет - 0,720 тыс. ед.хр.
■ В виду неполного комплекта описей в архиве, работа по увеличению экземплярности
будет продолжена в следующем количестве:
- в Архивохранилище № 1 - 80 комплектов;
- в Архивохранилище № 2 – 100 комплектов, всего 180 комплектов описей.
■ Своевременная выдача архивных дел по требованиям исследователей в установленные
сроки, с соблюдением требований по их подготовке и выдаче в читальный зал и во
временное пользование. Всего запланировано выдать в читальный зал 5, 500 тыс. ед.хр.
■ Осуществление контроля за работой хранителей по исполнению ими должностных
обязанностей по сохранности и учету документов, особенно в части
выдачи дел, из
хранилищ, первых экземпляров описей, полистной проверки документов, контроля приема
дел (выверка книг выдачи документов из архивохранилищ не менее 1 раза в квартал),
ужесточение контроля за возвращаемыми делами. С этой целью планируются проверки
работы хранителей зав. отделом и ведущим специалистом.
■ Соблюдение нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного,
охранного, санитарно-гигиенического, будет осуществляться путем контроля и снятия
показаний приборов (температурно-влажностный режим) не реже одного раза в неделю;
путем контроля за соблюдением норм Инструкций по противопожарному и охранному
режимам (осуществление проверок по закрытию и опечатыванию хранилищ, получение и
сдача ключей на вахте под роспись, проверки по режиму доступа в хранилища); санитарногигиенический режим - путем обеспыливания и влажной уборки хранилищ, проводимых в
течение года.
Предстоит обеспылить в архивохранилищах № 1 и № 2 – 14, 691 тыс. погонных метров.
■Совместно с отделом комплектования будет осуществляться контроль за качеством научнотехнической обработки документов при приеме дел на государственное хранение
(неправильная подшивка, отсутствие листов заверителей, несоответствия обложки дела
описательной статье в описи и т.д.);
В течение 2015 г. запланировано проведение, как самостоятельного вида работ, выверки
учетных документов по 100 архивным фондам, находящимся на хранении в
архивохранилище № 1,2. Выверка учетных документов будет осуществляться при
проведении таких видов работ как – проверка наличия и физического состояния дел,
усовершенствование описей.
По итогам проведенной выверки будут пересоставлены (при несоответствии требованиям
Регламента и Основных правил работы госархивов РФ) документы централизованного
(карточки фондов) и основного (лист фонда) учета документов. Будут составляться (по
необходимости) соответствующие акты, фиксирующие количественные изменения в фондах
(акты о технических ошибках, об обнаружении дел). Соответствующие изменения по
фондам, прошедшим выверку будут внесены в БД «Архивный фонд».
В соответствии с требованиями
Временного порядка автоматизированного
государственного учета документов Архивного Фонда РФ, хранящихся в государственных и
муниципальных архивах (приказ Росархива от 23.10.2000 г. № 64) будет осуществляться
ведение БД «Архивный фонд» по архивохранилищам №№ 1, 2 .
Всего в течение 2015 г. запланировано ввести информацию о составе и движении 324
(трехсот двадцати четырех) фондов, из них 5 (пять) новых фондов. Сведения будут
вводиться на уровне фонда и описи.
Кроме этого в БД «Архивный фонд» будет планомерно и своевременно вводиться
уточняющая информация по ранее введенным фондам (изменения в количественных
показателях, аннотирование документов, исторические справки) по результатам приема дел
на государственное хранение, итогам переработки описей, описания документов.
II. Формирование Архивного фонда РФ. Организационно – методическое руководство
архивами организаций и ведением делопроизводства учреждений, организаций и
предприятий.
На 2015 г. ГУ РК "Национальный архив РК" определяет следующие наиболее
приоритетные направления в области комплектования АФ РК:
- осуществление работы по оптимизации списков источников комплектования ГУ РК
«Национальный архив РК»:
в 2015 г. будет продолжена работа по ведению списков организаций - источников
комплектования ГУ РК "Национальный архив РК" управленческой (УД), научнотехнической (НТД) и аудиовизуальной (АВД) документацией; будет завершена работа по
формированию Списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) источников комплектования ГУ РК "Национальный архив РК". Планируется также ведение
списков возможных источников комплектования различными видами архивных документов.
- проведение паспортизации архивов организаций – источников комплектования ГУ
РК "Национальный архив РК", хранящих УД, НТД и АВД (фото-, видеодокументы) по
состоянию на 01.12.2015 г.:
организации – источники комплектования ГУ РК "Национальный архив РК" УД, НТД
и АВД будут оповещены о формах и сроках предоставления паспортов в индивидуальном
порядке. Формы паспортов и инструкции по их заполнению будут размещены на
официальном сайте ГУ РК "Национальный архив РК". Сотрудниками отдела будут
осуществляться индивидуальные консультации.
- организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидирующихся
организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций:
своевременно будут решаться вопросы упорядочения и передачи документов на
госхранение от ликвидирующихся и реорганизующихся без правопреемников структур.
Будет оказана организационно-методическая помощь ликвидационным комиссиям
организаций – источников комплектования ГУ РК "Национальный архив РК" в
упорядочении и передаче документов постоянного хранения и по личному составу на
государственное хранение (совместно с ГУ «РАДЛС»).
- оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования
электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций-источников
комплектования ГУ РК "Национальный архив РК":
консультирование ответственных за ведомственные архивы в соответствии с
«Рекомендациями по комплектованию, учету и организации хранения электронных
архивных документов в архивах организаций» (М., 2013).
- проведение анализа состояния делопроизводства и архивного дела в организациях
отраслей науки и научного обслуживания; строительства, архитектуры, градостроительства;
- включение в планы комплектования архива в первую очередь тех организаций,
которые хранят документы сверх установленного срока, в том числе советского периода;
- осуществление приема документов в соответствии с Планом-графиком
упорядочения документов постоянного хранения и по личному составу и передачи дел на
государственное хранение на 2015 г., в том числе:
Строка 201, графа 1. УД – 4,020 тыс. ед.хр.
Строка 201, графа 3. НТД (в соответствии с Поручением Правительства РФ от
03.12.2002 г. № АГ-П8-16872) – 0,020 тыс. ед.хр. от Комитета лесов Республики Коми;
Строка 201, графа 5. Фотодокументы – 0,160 тыс. ед.хр. от следующих
организаций: Отделение Союза театральных деятелей (ВТО) - Союз театральных деятелей
Республики Коми, инициативная фотосъемка;
Строка 201, графа 7. Видеодокументы – прием не планируется;
Строка 202.2. ФЛП 0, 220 тыс. ед.хр. от следующих лиц: краеведа Н.А. Доронина,
журналиста, краеведа, общественного деятеля А.Н. Сивковой; от следующих организаций:
ГАУ РК ДОД "Республиканский центр детско-юношеского спорта и туризма"
(исследовательские работы школьников по краеведению (историческое, культурное наследие
республики, история политических репрессий), ФГБОУ ВПО "КГПИ" (коллекция ДЛП
ректоров, профессоров КГПИ).
- включение документов в состав Архивного фонда РФ:
в 2015 г. будет продолжена работа по погодовому описанию организациями –
источниками комплектования ГУ РК "Национальный архив РК" управленческой
документации и ликвидации задолженности в организациях, не упорядочивших документы
по 2011 год и ранее;
Строка 203, графа 1. УД – 5,700 тыс. ед.хр. в архивохранилищах № 1, 2.
Строка 203, графа 3. НТД – 0,028 тыс. ед.хр. от следующих организаций: ФГУ
"Станция агрохимической службы "Сыктывкарская", Филиал ФГУ "Российский
сельскохозяйственный центр по Республике Коми", ГНУ "Научно-исследовательский
институт сельского хозяйства Республики Коми" Россельхозакадемии, ФГБУ "Коми
бассейновое управление по рыболовству и сохранению водных биологических ресурсов",
Комитет лесов Республики Коми, ФГУ "Печоро-Илычский государственный природный
биосферный заповедник", Сыктывкарский район водных путей - филиал Федерального
бюджетного учреждения "Администрация Северо-Двинского бассейна внутренних водных
путей", ФГБОУ ВПО "Ухтинский государственный технический университет";
Строка 203, графа 5. Фотодокументы – 0,160 тыс. ед.хр. от следующих
организаций: Отделение Союза театральных деятелей (ВТО) - Союз театральных деятелей
Республики Коми, инициативная фотосъемка;
Строка 203, графа 7. Видеодокументы – 0,006 тыс. ед.хр. от ГБУ РК
"Национальный музыкально-драматический театр Республики Коми";
Строка 203, графа 8. Описи № 2 дел по личному составу – 5,000 тыс. ед.хр.
В 2015 г. планируется участие в проведении проверок организаций - источников
комплектования ГУ РК «Национальный архив РК» в соответствии с Планом проведения
плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2015 год,
согласованным Прокуратурой Республики Коми, и предоставление в Архивное агентство
Республики Коми соответствующего отчета об осуществлении регионального
государственного контроля (надзора) 1-контроль, а также участие в осуществлении
контроля выполнения предписаний, выданных в ходе проведения проверок организаций –
источников комплектования ГУ РК «Национальный архив РК»;
всего плановых проверок в 2015 г. – 13, в том числе: выездных – 8, документарных
– 5.
Будет продолжено осуществление контроля выполнения Плана-графика упорядочения и
передачи на государственное хранение документов, согласования номенклатур дел,
положений об экспертных комиссиях (ЭК) и архивах организаций – источников
комплектования ГУ РК "Национальный архив РК" на 2015 год:
всем организациям, входящим в План-график, будут направлены информационные
письма о сроках упорядочения и передачи на государственное хранение документов.
Результаты выполнения Плана-графика будут рассмотрены на рабочих совещаниях,
заседаниях дирекции и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) ГУ РК
"Национальный архив РК". Организациям будет оказываться помощь в разработке
нормативных документов (положения об ЭК и архивах, инструкции по делопроизводству),
консультирование и обучение работников делопроизводственной и архивной служб
учреждений.
III. Создание информационно – поисковых систем, научная информация и
использование документов
Экспертиза ценности документов
Будет проведена экспертиза ценности неописанных документов фонда № П-70
«Республиканский комитет ВЛКСМ», находящихся на хранении в архивохранилище № 2, в
количестве 0,088 тыс. ед.хр.
Будет проведена экспертиза ценности неописанных документов личного происхождения
фондов:
Р-2299 «Куратов П.А.» - 0,017 тыс. ед. хр.;
Р-2400 «Клейн А.С.» - 0,002 тыс. ед. хр.
Р-2447 «Канева А.Н.» - 0,006 тыс. ед. хр.;
Р-2468 «Калинин Н.С.» - 0,040 тыс. ед. хр.;
П-3843 «Сурков Н.И.» - 0, 045 тыс. ед. хр.
Всего: 6 фондов, 0,198 тыс. ед. хр.
Описание
Будет проведено описание управленческой документации фонда П-70
«Республиканский комитет ВЛКСМ» в количестве 0,080 тыс. ед.хр.
Всего: 1 фонд, 0,080 тыс. ед.хр.
Будет проведено описание документов личного происхождения фондов:
Р-2299 «Куратов П.А.» - 0,017 тыс. ед.хр.;
Р-2400 «Клейн А.С.» - 0,002 тыс.ед.хр.
Р-2447 «Канева А.Н.» - 0,006 тыс. ед.хр.;
Р-2468 «Калинин Н.С.» - 0,040 тыс. ед.хр.;
П-3843 «Сурков Н.И.» - 0, 045 тыс. ед. хр.
Планируется описание документов личного происхождения, поступивших в архив в
2013-2014 гг. от краеведа Н.А. Доронина, журналиста, краеведа, общественного деятеля
А.Н. Сивковой, в количестве 0,220 тыс.ед.хр.
Всего: 7 фондов, 0, 320 тыс. ед.хр.
Усовершенствование описей управленческой документации
Будет проведено усовершенствование описей фондов №:
Р-1п «Печорский окружной Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет» 0,058 тыс. ед.хр.;
Р-8п «Усть-Усинский районный Совет депутатов трудящихся и его исполнительный
комитет» - 0,138 тыс. ед.хр.;
Р-94п «Ошкуринский поселковый Совет депутатов трудящихся и его исполнительный
комитет» - 0,024 тыс. ед.хр.;
Р-113п «Канинский поселковый Совет депутатов трудящихся и его исполнительный
комитет» - 0,012 тыс. ед.хр.;
Р-159п «Печорский городской Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет»
- 0,058 тыс. ед.хр.;
Р-169п «Муниципальное учреждение «Администрация Приуральского сельского Совета» 0,267 тыс. ед.хр.;
Р-174п«Муниципальное учреждение «Администрация Зеленоборского сельского Совета» 0,201 тыс. ед.хр.;
Р-213п «Печорский районный Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет» 0,162 тыс. ед.хр.;
Р-226п «Печорский городской Совет народных депутатов и его исполнительный комитет» 0,091 тыс. ед. хр.
Предполагается редактирование заголовков дел в описях, составление недостающих
элементов НСА, перепечатка описей фондов.
Всего: 9 фондов, 1010 тыс. ед. хр.
Переработка описей фондов
Будет проведена переработка описей № 1, 2, 3 фонда Р-644 «Конецборский сельский
Совет»в количестве 0,090 тыс. ед. хр.
Переработка вызвана следующими причинами: из фонда выбыло значительное
количество документов (были уничтожены по отборочным спискам); значительная часть
заголовков дел описей не отражает содержание единиц хранения; хронологические рамки
документов всех трех описей пересекаются. В результате переработки будет составлена
опись № 1 и необходимый НСА к ней: титульный лист, лист переименований, предисловие,
переводная таблица шифров. К фонду будет составлена историческая справка.
Всего: 1 фонд, 0,090 тыс. ед.хр.
Каталогизация документов
Будет проведена каталогизация по теме «Отвод земель» управленческой документации
фондов:
Р-99 «Выльгортский сельский Совет» - 0,041 тыс. ед.хр.;
Р-1284 «Тентюковский сельский Совет» - 0,016 тыс. ед.хр.;
Р-1367 «Зеленецкий сельский Совет» - 0,053 тыс. ед. хр.
Всего: 3 фонда, 0,110 тыс. ед.хр.
Будет проведена каталогизация фотодокументов фондов:
Р-2173 «Коми региональное отделение Союза журналистов России» - 0,080 тыс. ед. хр.;
Р-2131 «Избирательная комиссия Республики Коми» - 0, 040 тыс. ед. хр.
Р-1549 «Национальный архив РК», оп. 13 – 0,040 тыс. ед.хр.
Всего: 3 фонда, 0,160 тыс. ед.хр.
Создание автоматизированной системы НСА
Будет продолжен ввод сведений в электронные базы данных «Отвод земельных участков
под строительство организациям» и «Отвод земельных участков под строительство
индивидуальным застройщикам» по фондам Р-99 «Выльгортский сельский Совет», Р-1284
«Тентюковский сельский Совет», Р-1367 «Зеленецкий сельский Совет».
Всего: 1000 карточек.
Запланирована
работа
по продолжению внесения изменений и дополнений в
электронную версию «Краткого справочника новых поступлений».
Будет проведен анализ наличия, состава, качества имеющегося НСА к описям фондов
предприятий сельского хозяйства, пищевой, местной, строительной промышленности,
кооперации, торговли и снабжения (320 фондов).
В 2015 г. будет продолжена работа по созданию «Перечней вопросов, рассмотренных на
конференциях, пленумах, заседаниях бюро, секретариатов, партийно-хозяйственных активов
обкомов, горкомов, райкомов КПСС, ВЛКСМ».Будут составлены «Перечни…» к фондам:
П-158 «Сторожевский райком КПСС»;
П-222 «Усть-Вымский райком КПСС»;
П-436 «Усть-Усинский райком КПСС»;
П-528 «Корткеросский райком КПСС»;
П-3734 «Сосногорский райком КПСС».
Запланирована работа по составлению внутренних описей к делам № 155-230 фонда №
231 «Яренское духовное правление».
Будет составлен указатель населенных пунктов, входящих в приход к описи фонда №
231.
В 2015 г. будет начата ревизия систематического каталога в архивохранилище № 1 с
целью установления соответствия количества реально существующих каталожных карточек
с указанным в учетных документах архива и выявления закаталогизированных
хронологических периодов, фондов и единиц хранения.
Работа по созданию межфондовых указателей к фондам волостных правлений будет
завершена.
Будет составлен план-график работы над кратким справочником по фондам советского
периода (по архивохранилищу № 1).
Планирование в направлении использования документов на 2015 г. проведено с
учетом утверждённых долгосрочных планов и программ.
Использование документов будет проводиться в целях удовлетворения информационных
потребностей граждан, учреждений и организаций в установленном законодательством
порядке. В 2015 г. обеспечение потребностей в ретроспективной информации будет
осуществляться по следующим основным направлениям:
- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного
самоуправления, общественных организаций, граждан и др.) в соответствии с их запросами, а
также в инициативном порядке;
- предоставление архивных документов пользователям в читальных залах;
- культурно-просветительская и публикационная деятельность, в том числе:
экспонирование документов на выставках, в т. ч. виртуальных; использование архивных
документов в средствах массовой информации (газеты, телевидение, радио); проведение
информационных мероприятий (экскурсий, лекций, докладов, уроков, презентаций, дней
открытых дверей и др.) с использованием архивных документов; продолжение работы по
подготовке сборника документов «Культурная жизнь Коми края. 1800-1917 гг.».
Исходя из востребованности услуг по использованию архивных документов,
приоритетным по-прежнему остается справочно-информационное направление. В связи с
большим количеством поступающих в архив запросов разных категорий, а также возросшим
спросом на архивные документы через читальный зал, в целях удовлетворения социальных
потребностей граждан первоочередными задачами будут являться:
- своевременное и качественное исполнение социально-правовых запросов;
- своевременное и максимально полное удовлетворение потребностей в информации через
читальные залы, в том числе путем предоставления доступа к электронному НСА и
электронному фонду пользования (далее ЭФП) архивных документов;
- апробирование новых форм и методов популяризации архивных документов.
Подготовка выставок документов
По документам архива планируется подготовить 2 виртуальные выставки, посвященные:
- 70-летию Победы в Великой Отечественной войне: «Документы периода Великой
Отечественной войны в фондах Национального архива РК»(апрель-май);
- 110-летию окончания русско-японской войны (послужные списки участников войны)
(август).
выставку (в архивохранилище № 2): «Коми АССР в годы Великой Отечественной войны 19411945 годов в фотодокументах» (будут представлены ксерокопии фотодокументов).
Подготовка теле - радиопередач
Планируется подготовка 2 телепередач, посвященных юбилейным и памятным датам
истории Республики Коми (в т. ч. по заявкам телекомпаний ГТРК «Коми гор» и «Юрган»):
- К 70-летию Победы (апрель-май);
- О документах периода Первой мировой войны (июль-сентябрь).
Подготовка 2 статей:
- об участниках Первой мировой войны из Коми края (Георгиевских кавалерах);
- к 70-летию Победы (продолжение публикации списков неизвестных участников войны).
Исполнение запросов
Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами планируется
обеспечить путем:
- систематического учета поступления и исполнения запросов всех категорий посредством
ведения соответствующих БД;
- своевременного и качественного исполнения запросов всех видов (в том числе платно) в
установленные законодательством сроки;
- своевременного оформления запросов по информации, выявленной инициаторами
самостоятельно в читальном зале;
- обеспечения потребителей информации справочными сведениями путем обновления
справочных стендов, информации на сайте архива;
- использования имеющихся в архиве системы НСА, в том числе БД «Архивный фонд», БД
«Землеотвод гражданам и учреждениям», тематических электронных справочников;
Всего планируется исполнить 1400 запросов, в т.ч.:
- 1070 социально-правовых, в т.ч. 250 имущественных
- 200 тематических
- 100 генеалогических
- 30 консульских.
Строка 401.4 Посещение web-сайта/страницы
Планируется на 2015 г. общее количество посещений – 8, 5 тыс. посещений
Организация работы исследователей в читальных залах
В течение 2015 г. в читальных залах планируется принять 260 пользователей (в т.ч. 30 – в
архивохранилище № 2), выдать 5,5 тыс. дел, в т.ч. электронный ФП.
Строка 401.5. Пользователи архивной информации.
Планируется принять в 2015 г. пользователей 2,050 тыс., в т.ч.:
- 0,250 тыс. работающих в читальных залах;
- 1,070 тыс. социально-правовых запросов;
- 0,200 тыс. тематических запросов от учреждений и граждан Российской Федерации;
- 0,100 тыс. генеалогических запросов;
- 0,250 тыс. посетителей выставок (не учтены посетители виртуальных выставок);
- 0,150 тыс. экскурсантов;
- 0,030 тыс. участников Дня открытых дверей.
Подготовка информационных документов
Планируется подготовить следующие информационные документы:
- тематический перечень документов «Выборы в Советы на территории Коми АССР по
документам Национального архива Республики Коми. 1938-1977 годы» (июнь);
- информационно-справочное издание «Локчимский исправительно-трудовой лагерь
ГУЛАГа НКВД СССР. 1938-1940 гг.» (октябрь).
Кроме того, запланировано издание сборника документов «Культурная жизнь Коми
края. 1800-1917 гг.» ( рецензирование; подготовка к передаче в издательство).
Организация рассекречивания архивных документов,
созданных по 1985 г., документов созданных органами КПСС
В 2015 г. проведение мероприятий по рассекречиванию документов будет проводиться в
соответствии с Федеральным Законом РФ «О государственной тайне» № 5485-1 от
21.07.1993 г., Федеральным Законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» №
125-ФЗ от 13.10.2004 г., Указом Президента Российской Федерации от 06 октября 2004 г. №
1286 «Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны»,
Положением о порядке рассекречивания документов, созданных впроцессе деятельности
органов КПСС (утверждено решением Межведомственной комиссии по защите
государственной тайны от 14 июля 2001 г. № 75), Регламентом работы Комиссии по
рассекречиванию документов КПСС, находящимся на хранении в ГУ РК "Национальный
архив РК" (утвержден 03 апреля 2007 г.)
В течение 2015 г. запланировано проведение одного заседания Комиссии по
рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в архивохранилище № 1
(во II квартале 2015 г.) Комиссия рассмотрит акты рассекречивания архивных документов,
находящихся на хранении в архивохранилище № 1:
 Р-605сч Совет Министров Коми АССР- 0,007 ед.хр.;
В течение 2015 г. запланировано проведение одного заседания Комиссии по
рассекречиванию документов КПСС, находящихся на хранении в ГУ РК "Национальный
архив РК" (во II квартале 2015 г.). Комиссия рассмотрит акты рассекречивания по фонду:
- П – 1 «Коми республиканский комитет КП РСФСР» – 0, 600 ед.хр.
Всего запланировано рассекречивание 607 (шестьсот семь) ед.хр.
По итогам заседаний Комиссии рассекреченные документы будут переданы на открытое
хранение с выполнением требований по оформлению данных дел (погашение грифа на
документах), проведением соответствующих учетных мероприятий.
Научно-методическая работа. Повышение квалификации кадров.
Социальное развитие коллектива
В 2015 году в ГУ РК «Национальный архив РК» будет продолжена научно-методическая
работа по следующим направлениям: организационное, методическое,
внедрение
нормативно- методических документов,
повышение квалификации,
комплектование
справочно-информационного фонда.
Запланировано проведение заседаний ЭПМК ГУ РК «Национальный архив РК» с
рассмотрением вопросов экспертизы ценности и отбора документов, подлежащих
государственному хранению в Архиве, научно – методического обеспечения практической
деятельности ГУ РК «Национальный архив РК»;
При необходимости будут разрабатываться и вносится изменения в нормативные
документы, регламентирующие деятельность отделов, в должностные инструкции
специалистов сотрудников архива.
В целях методического обеспечения деятельности архива запланировано
обсуждение и решение методических вопросов на заседаниях ЭПМК ГУ РК «Национальный
архив РК», изучение опыта работы других архивов, участие в работе Научно-методического
совета, методическая помощь сотрудникам архива.
В 2015 году будет продолжено рецензирование методических пособий, подготовка
отзывов, анализов, ответов на письма, предложений.
В 2015 г. будут внедряться в практику работы архива: «Правила делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти», утв. постановлением Правительства
Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, в редакции от 07.09.2011 и «Методические
рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти» (ВНИИДАД, 2010); «Перечень типовых управленческих архивных
документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры
России от 25.08.2010, № 558; «Перечень документов, образующихся в деятельности
Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием
сроков хранения» (Росархив, 2013); «Методические рекомендации «Составление архивных
описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру
государственных и муниципальных архивов» (ВНИИДАД, 2013)»; «Рекомендации по
комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в
государственных и муниципальных архивах» (ВНИИДАД, 2013); «Рекомендации по
комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в
архивах организаций» (ВНИИДАД, 2013); «Рекомендации по совершенствованию порядка
формирования и ведения списков (баз данных) источников комплектования НТД
государственных и муниципальных архивов» (ВНИИДАД, 2013); «Методические
рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера" (Росархив,
ВНИИДАД, 2012); « Методические рекомендации «Определение организаций – источников
комплектования государственных и муниципальных архивов» (Росархив, ВНИИДАД,
2012), Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги
«Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без
гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в
установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (утв.
приказом Министерства культуры РФ от 31.05.2012 № 566);«Порядка использования
архивных документов в государственных и муниципальных архивах», утв. приказом
Минкультуры РФ № 635 от 03.06.2913«Рекомендаций по созданию интернет - выставок
архивных документов» (Росархив, 2012).
Запланирована работа по сопровождению и развитию сайта ГУ РК «Национальный архив
РК», его пополнение информацией о новых поступлениях, новых событиях в жизни архива.
Комплектование НСБ и СИФ будет осуществляться на основе анализа потребности
отделов в методической литературе и обеспечение методической литературой и
нормативными документами, регламентирующими архивное дело и делопроизводство
специалистов Архива, также посредством:
- направления заявок во ВНИИДАД и Федеральное архивное агентство (по мере
необходимости);
- выписки журналов «Отечественные архивы, «Вестник архивиста», «Делопроизводство и
документооборот на предприятии», «Информационный бюллетень»Росархива;
- заключением договора с ООО «Термика. РУ» на получение тематического комплекта
«Информационно – справочной системы архивной отрасли» (ИССАО) в рубриках «Архивное
дело в субъектах Российской Федерации» и «Обмен опытом».
Будет производиться учет (регистрация) поступивших и выданных для работы в отделы
архива методических материалов.
В 2015 г. будет продолжена работа по повышению квалификации специалистов ГУ РК
«Национальный архив РК», которая предполагает:
- продолжение работы производственного семинара по повышению квалификации
кадров по вопросам теории, методики и практики архивного дела.
- проведение обзорных лекций по материалам журналов «Вестник архивиста»,
«Отечественные архивы», «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и др. для
ознакомления специалистов ГУ РК «Национальный архив РК» с передовым опытом работы
архивных учреждений России и внедрения его в работу отделов архива;
- организации производственного обучения специалистов в отделах Архива, которое
пройдет по следующим основным вопросам:
в отделе комплектования ведомственных архивов и делопроизводства:
- оформление информационно-справочных документов (письма, справки, протоколы);
- Проведение плановых выездных и документальных проверок организаций –
источников комплектования ГУ РК «Национальный архив РК»;
- Типовые ошибки при составлении и оформлении описей постоянного хранения;
- Типовые ошибки при составлении и оформлении описей по личному составу.
в отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов:
Определение
и
поддержание
температурно-влажностного
режима
в
архивохранилищах;
- Биологические вредители и профилактика биопоражения архивных документов;
- Порядок выявления и отбора документов с угасающим текстом;
- Обзор методической литературы (отечественный и зарубежный опыт) по обеспечению
сохранности документов.
В отделе в 2015 году будут продолжены регулярные практические занятия по
обучению специалистов (хранителей) компьютерной грамотности.
в отделе публикации и использования документов:
- Обзор отраслевых журналов за 2014 год по теме использования документов;
- Особенности оформления запросов по стажу работы и заработной плате (на примере
Архивохранилища № 2);
- Справочный аппарат читального зала Архивохранилища № 1. Особенности его
использования;
- Архивные источники, используемые при исполнении запросов генеалогического и
биографического характера.
в ЛОСД:
- Способы создания страхового фонда и фонда пользования особо ценных и наиболее
востребованных документов;
- Столбец-Свиток Соборного уложения 1649 года: история бытования, реставрация и
исследование. (Отечественные архивы, № 1/2013);
- Метод сублимационного высушивания архивных документов: зарубежная и
отечественная практика;
- Метод обезжиривания промасленных калек. Мастер-класс.
в отделе информационно-поисковых систем:
- Обзор архивных периодических изданий за 2014 год;
- Методика составления заголовка единицы хранения;
- Создание архивных каталогов.
Индивидуальное (заочное) обучение с последующей сдачей письменных тестов пройдет
среди специалистов отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства
пройдет по темам.
С целью получения дополнительных знаний по профессии сотрудники архива примут
участие в НМС Северо-Западного федерального округа.
Будет продолжено ознакомление молодых специалистов, впервые приступивших к новым
видам работ в архиве с основной и необходимой литературой, предусмотренной
конкретными должностными инструкциями.
Будет продолжена практика проведения платных семинаров для ответственных за
делопроизводство и архивное дело, в т.ч. выездных, как один из видов работ по повышению
квалификации работников ведомственных архивов.
При наличии финансирования планируется обучение специалистов ГУ РК
«Национальный архив РК» на курсах повышения квалификации на базе ОЦПК ВНИИДАД.
В 2015 г. необходимо провести работу по перезаключению коллективного договора.
Будет продолжена работа по созданию оптимальных условий труда сотрудников,
организация участия сотрудников архива в мероприятиях по диспансеризации, будет
осуществляться награждение наиболее отличившихся работников, поздравительные
мероприятия в честь профессионального праздника архивистов, праздничных дат в жизни
страны и республики.
Директор
Т.И.Лахтионова