Руководство пользователя от 28.10.2015

1
Инструкция по работе в информационно-аналитической системе
«Утверждение председателей ГЭК»
Внимание
Организации, находящиеся в ведении федеральных органов
исполнительной власти утверждают председателей ГЭК через своих
учредителей и документы в бумажном виде в Минобрнауки могут не
отправлять.
Департамент государственной политики в сфере высшего образования
Министерства образовании и науки Российской Федерации (далее –
Департамент) информирует, что приказом Минобрнауки России от 29 июня
2015 г. № 636
«Об утверждении Порядка проведения государственной итоговой аттестации
по образовательным программам высшего образования – программам
бакалавриата, программам специалитета и программам магистратуры»
(зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации,
регистрационный
№
38132
от 22 июля 2015 г.) утвержден Порядок проведения государственной
итоговой аттестации по образовательным программам высшего образования программам бакалавриата, программам специалитета и программам
магистратуры (далее – Порядок проведения ГИА).
Обращаем ваше внимание, что список председателей государственных
экзаменационных комиссий формируется посредством удаленной работы в
информационно-аналитической системе «Утверждение председателей ГЭК»
на сайте www.gzgu.ru в разделе «Деятельность образовательных организаций
высшего образования». Коды для доступа в рабочие кабинеты организаций
остаются прежними.
Направленная в Департамент информация о председателях
государственных экзаменационных комиссий, указанная в списках, должна
быть идентична внесенным данным в информационно-аналитической
системе.
Авторизация
Коды для доступа в рабочий кабинет организаций остаются прежними.
2
Если коды доступа утеряны или отсутствуют, то Вам необходимо
обратиться к Гончаренко Александру Сергеевичу, тел. (495) 617-67-67, доб.
2002, e-mail: galak90@yandex.ru.
После удачной авторизации рабочий кабинет образовательной организации
открывается автоматически.
Если логин или пароль введен ошибочно, то на экране будет выведено
сообщение об ошибке
Рабочий кабинет
Список председателей государственных экзаменационных комиссий
формируется посредством удаленной работы в информационноаналитической системе «Утверждение председателей ГЭК»
Вам необходимо последовательно заполнить три раздела:
3
1. Сведения об ответственных исполнителях
2. Председатели ГЭК
3. Документы ГЭК
Обращаем Ваше внимание на то, что для перехода к вводу следующего
раздела необходимо заполнить предыдущий раздел, т.е. раздел
«Председатели ГЭК» не будет открыт до тех пор, пока в разделе «Сведения
об ответственных исполнителях» не будет указан представитель общего
руководства
образовательной
организации
и
минимум
один
непосредственный исполнитель.
Чтобы приступить к работе по заполнению раздела «Документы ГЭК»,
необходимо заполнить раздел «Председатели ГЭК»
Ввод данных в разделе «Ответственные исполнители»
В окне ввода ответственных исполнителей есть две формы.
Первая форма отвечает за ввод ответственных и расположена в верхней части
экрана. Чтобы вызвать окно ввода необходимо нажать кнопку «Добавить
ответственного», после чего поверх окна отобразиться формуляр с полями:
4
Все поля необходимы к заполнению. При некорректном вводе строки будут
подсвечены красным или желтым цветом или будет
выдано
информационное сообщение о невозможности ввода, с пояснением об
отсутствии определенных данных.
В случае успешного заполнения формы в список введенных ответственных
исполнителей, будет добавлен новый, без потери информации о ранее
введенных.
Вторая часть раздела «Ответственные исполнители» предназначена для
загрузки сканов документов:
 скан сопроводительного письма с ходатайством об утверждении
председателей государственных экзаменационных комиссий на имя
директора Департамента Соболева А.Б. за подписью руководителя
организации (на бланке образовательной организации);
 скан выписки из протокола заседания Ученого совета с
приложением,
включающим
состав
кандидатур
в
председатели
государственных экзаменационных комиссий за подписью председателя
Ученого совета и печатью образовательной организации;
5
 скан
обоснования
выбора
кандидатур
председателей
государственных экзаменационных комиссий, заверенного подписью
руководителя и печатью организации;
 скан копии свидетельства о государственной аккредитации или
(приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки о
государственной аккредитации образовательной деятельности на момент
оформления свидетельства о государственной аккредитации образовательной
деятельности данной организации;
 скан копии лицензии на право ведения образовательной
деятельности.
Для загрузки любых файлов на сайт gzgu.ru необходимо заполнить поле
«Файл» и «Описание», которое будет являться именем в перечне
сохраненных документов в рабочем кабинете.
После загрузки файла он отображается в перечне расположенным выше поля
«Описание»
Перечень представлен таблицей с указанием типа загруженного файла,
описанием, датой загрузки и кнопкой удаления файла.
Для утверждения председателей государственных экзаменационных
комиссий в Департамент необходимо представлять следующие документы:
 сопроводительное письмо с ходатайством об утверждении
председателей государственных экзаменационных комиссий на имя
директора Департамента Соболева А.Б. за подписью руководителя
организации (на бланке образовательной организации) в 1 экз;
 выписка из протокола заседания Ученого совета с приложением,
включающим состав кандидатур в председатели государственных
6
экзаменационных комиссий за подписью председателя Ученого совета и
печатью образовательной организации, в 1 экз;
 список председателей государственных экзаменационных комиссий,
оформленный в соответствии с приложением «Список», в 2 экз. Каждый
экземпляр списка председателей государственных экзаменационных
комиссий необходимо прошить, заверить подписью руководителя и печатью
образовательной организации;
 обоснование выбора кандидатур председателей государственных
экзаменационных комиссий, прошитое и заверенное подписью руководителя
и печатью организации, в 1 экз;
 копия свидетельства о государственной аккредитации или (приказ
Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки о
государственной аккредитации образовательной деятельности на момент
оформления свидетельства о государственной аккредитации образовательной
деятельности данной организации), прошитая и заверенная подписью
руководителя и печатью организации, в 1 экз;
 копия лицензии на право ведения образовательной деятельности,
прошитая и заверенная подписью руководителя и печатью организации, в 1
экз.
Ввод данных в разделе «Председатели ГЭК»
Форма ввода/редактирования в разделе «Председатели ГЭК» предназначена
для формирования перечня председателей, которые будут использоваться для
формирования списков в разделе «Документы ГЭК».
Необходимо заполнить поля формы. Если выбрана ученая степень/звание, то
необходимо указывать: серию, номер и дату выдачи диплома/аттестата. При
наличии у кандидата второй ученой степени, необходимо заполнить
соответствующие поля. Заполненная информация будет использоваться при
формировании документов и последующей их вывода в не редактируемый
документ в формате PDF.
7
При выборе основного места работы пользователю в выпадающем списке
предлагается на выбор три варианта:
 Данная образовательная организация
 Другая образовательная организация – выборка
 Другое - свободное поле
При выборе пункта «Другая образовательная организация – выборка»
пользователю будет необходимо осуществить набор части названия
организации. В процессе ввода символов происходит перерисовка области со
ссылками на названия организаций. При отображении в динамическом
списке искомой организации, пользователь должен кликнуть по её
наименованию.
При наличии ошибок ввода информации о председателе, система выдаст
сообщение с перечнем допущенных ошибок ввода/редактирования.
После удачного добавления председателя, в верхней части раздела,
автоматически обновляется таблица с информацией о внесенных ранее
председателях.
Напротив каждой созданной строки в таблице, в первой колонке создаются
кнопки-ссылки
предназначенные для управления данными.
Соответственно
«Редактировать»,
«Удалить» и
«Добавить скан
письма-запроса подтверждающего, что работодатель председателя ГЭК не
возражает о его участии в ГЭК конкретной сторонней образовательной
организации» (в свободной форме). При нажатии кнопки-ссылки
8
откроется кабинет загрузки документов на определенного кандидата из
перечня ранее внесенных. Форма для загрузки документов идентична форме
загрузки документов раздела «Ответственные исполнители».
Если председатель занимает высшую руководящую должность, то данный
скан не требуется, а в графе «Занимаемая должность» ставится соответствующая
«галочка»
После загрузки документа ярлык уменьшает масштаб
предупреждение «Нет скана документа».
и исчезает
Форма редактирования не отличается от формы ввода нового председателя.
Важно учитывать, что председатель, упоминающийся хотя бы в одном
документе, отправленном на согласование, не может быть удален,
отредактирован или дополнен сканом. Для возвращения председателя в
режим редактирования необходимо связаться с контактными лицами по
сбору.
Раздел «Документы ГЭК»
Данный раздел предназначен для формирования списков председателей ГЭК.
Первоначальная задача пользователя создать необходимый документ-список
выбрав в полях нужное образовательное учреждение/филиал, указать вид
документа.
Организация работы с документами такова, что пользователь создает
документ (автоматически присваивается номер документа и статус
«Редактирование»), и приступает к наполнению «строками», состоящих из
специальностей и кандидатур председателей ГЭК. Именно созданный список
в документе отображается при выводе на печать.
9
После нажатия кнопки сохранить в таблице «Статусы документов»
отобразиться созданный документ с возможностью
«Редактировать»,
«Удалить» и функцией
«Отправить на согласование» (после отправки на
согласование, редактирование документа, строк и председателей
указанных в этом перечне будет невозможно)
Для заполнения данными созданного документа необходимо перейти в
режим заполнения, кликнув мышкой по созданному документу.
Отобразиться форма ввода специальностей, лицензии, аккредитации и
выбора кандидатуры председателя ГЭК из созданного перечня в разделе
«Председатели ГЭК». После добавления информации, она сохраняется в
Таблице расположенной выше формы ввода. Информацию внутри документа
10
можно редактировать
от формы ввода.
и удалять
. Форма редактирования не отличается
После заполнения всего перечня кандидатур председателей ГЭК на
специальности, можно перейти обратно по ссылке в раздел «Документы ГЭК
(рабочий кабинет)
В шапке информационной системы всегда отображены ссылки на
нормативные документы и руководство пользователя.
Если Вы готовы отправить документ на согласование, то необходимо нажать
кнопку
. Дальнейшее редактирование документа будет невозможно.
Документ, получивший статус «На согласовании», встает в очередь на
проверку. Если все правильно, его статус изменится на «Проверено», иначе
ему будет возвращен статус «Редактирование», а в комментарии будет
указана причина.
Если документ находиться в статусе «Проверено», то включается
возможность печати документа. Вывод осуществляется в формате PDF.
Пакет документов направляется по адресу: г. Москва, Брюсов пер., д. 21, в
экспедицию для Департамента государственной политики в сфере высшего
образования.
Адрес для получения подписанных документов: г. Москва, Газетный пер.,
дом 3-5, стр. 3, подъезд 14, каб. 13 .
После того, как вы распечатали и отправили документ-список, вы можете
узнать о его состоянии по его статусу (изменится на «одобрен», а затем
«подписан»)
Контактное лицо по вопросам работы в информационно-аналитической
системе «Утверждение председателей ГЭК» на сайте www.gzgu.ru
(техническая поддержка) – Гончаренко Александр Сергеевич, тел. (495) 61767-67, доб. 2002, e-mail: galak90@yandex.ru.
Контактное лицо из Министерства образования и науки РФ:
11
Фортунатова Марина Анатольевна: тел. (495) 629-16-23, +7 (916) 467-80-98,
fortunatova-ma@mon.gov.ru.
Данное руководство будет дополняться по мере необходимости.