Порядок учета бланков строгой отчетности в университете

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
СМК П - 2013
«Тюменский государственный нефтегазовый университет»
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок
4.2.3. Управление документацией
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
ПОРЯДОК
учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
г. Тюмень
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Порядок учета бланков строгой отчетности в университете (далее по тексту –
Порядок) устанавливает в федеральном государственном бюджетном образовательном
учреждении высшего профессионального образования «Тюменский государственный
нефтегазовый университет» требования по документальному оформлению и
своевременному отражению в бюджетном (бухгалтерском) учете операций, связанных с их
получением (приобретением), выбытием.
1.2 Настоящий Порядок разработан с целью обеспечения контроля за сохранностью
и целевым использованием бланков строгой отчетности.
1.3 Порядок разработан в соответствии с:
-Гражданским кодексом Российской Федерации;
-Бюджетным кодексом Российской Федерации от 31 июля 1998 г. № 145-ФЗ;
-Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ;
-Федеральным законом от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Законом Российской Федерации от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»;
-Федеральным законом от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и
послевузовском профессиональном образовании»;
-Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на
поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных
нужд»;
-Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225
«О трудовых книжках»;
-Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2010 г. №
1171 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2011 год и
на плановый период 2012 и 2013 годов»;
-Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 «Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
-Постановлением Госкомвуза Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 13
«Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и
профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 15 октября
1999 г. № 568 «Об утверждении образца государственного документа о послевузовском
профессиональном образовании»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02 ноября
1999 г. № 754 «Об утверждении формы диплома о дополнительном (к высшему)
образовании»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 мая
2000 г. № 1509 «Об утверждении Инструкции о выдаче документов государственного
образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической
справки (справки об обучении в образовательном учреждении)»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 10 марта
2005 г. № 65 «Об утверждении инструкций о порядке выдачи документов государственного
образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении
соответствующих бланков документов»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 25 августа
2009 г. № 314 «Об утверждении форм документов государственного образца о начальном
профессиональном образовании, уровне квалификации и технических требований к ним»;
Версия 1
Стр. 2 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 25 августа
2009 г. № 315 «Об утверждении форм документов государственного образца о среднем
профессиональном образовании и технических требований к ним»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 октября
2009 г. № 465 «Об утверждении технических требований к документу государственного
образца «Диплом о дополнительном (к высшему) образовании»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28
февраля 2011 г. № 224 «Об утверждении Порядка выдачи документов государственного
образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения
и учета соответствующих бланков документов»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02 марта
2012 г. № 163 «Об утверждении форм документов государственного образца о высшем
профессиональном образовании и технических требований к ним»;
-Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 02 мая
2012 г. № 364 «Об утверждении порядка выдачи документов государственного образца о
высшем профессиональном образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих
бланков документов».
-Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49 «Об
утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств»;
-Приказом Минфина Российской Федерации от 01 декабря 2010 г. № 157н «Об
утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной
власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления
государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук,
государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
-Приказом Минфина Российской Федерации от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об
утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета,
применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами
местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными
фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными)
учреждениями и Методических указаний по их применению»;
-Приказом Минфина Российской Федерации от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об
утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по
его применению»;
-Единой учетной и налоговой политикой ТюмГНГУ;
-Положением о движении нефинансовых активов, подготовке и принятию решений
о списании имущества, введенного в действие приказом от 30 марта 2012 г. № 125 «Об
отдельных вопросах учета нефинансовых активов»;
-Инструкцией приема, учета, хранения и выбытия нефинансовых активов,
утвержденной и введенной в действие приказом от 19 февраля 2013 г. № 79.
1.4 Бланк строгой отчетности – бланочная продукция, в отношении которой
выполняются следующие условия:
-форма утверждена правовым актом уполномоченного органа власти, которым в
свою очередь установлены специальные требования по хранению, выдаче и уничтожению
данных бланков;
-содержит номер и серию;
-изготовлена типографским способом;
-имеет степень защиты.
Версия 1
Стр. 3 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
1.5 ТюмГНГУ при совершении фактов хозяйственной жизни использует следующие
виды бланков строгой отчетности:
-документы об образовании и о квалификации;
-бланки трудовых книжек и вкладыши к ним.
1.5.1 К документам об образовании и о квалификации в зависимости от уровня
образования относятся:
 о среднем (полном) общем образовании:
-аттестат о среднем (полном) общем образовании, с твердой обложкой и
приложения к нему;
-аттестат о среднем (полном) общем образовании для награжденных
серебряной медалью, с твердой обложкой и приложения к нему;
-аттестат о среднем (полном) общем образовании для награжденных золотой
медалью, с твердой обложкой и приложения к нему;
 о начальном профессиональном образовании:
-диплом о начальном профессиональном образовании и приложение к нему;
-диплом о начальном профессиональном образовании с отличием и
приложение к нему;
-свидетельство об уровне квалификации и приложение к нему;
 о среднем профессиональном образовании:
-диплом о среднем профессиональном образовании и приложение к нему;
-диплом о среднем профессиональном образовании с отличием и приложение
к нему;
 о высшем профессиональном образовании:
-диплом бакалавра и приложение к нему;
-диплом специалиста с высшим профессиональным образованием и
приложение к нему;
-диплом магистра и приложение к нему;
-диплом о неполном высшем образовании;
-академическая справка;
 о повышении квалификации и профессиональной переподготовки:
-удостоверение о краткосрочном повышении квалификации;
-свидетельство о повышении квалификации;
-диплом о профессиональной переподготовке;
-диплом о дополнительном (к высшему) образовании.
2 ПРИОБРЕТЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
2.1 Формирование заявок на приобретение документов об образовании и о
квалификации осуществляется в следующем порядке:
-формируется сотрудником отдела персонального учета обучающихся учебнометодического управления, на основе заявок, предоставляемых структурными
подразделениями университета, которые в обязательном порядке должны быть подписаны
руководителем данного структурного подразделения. Заявки структурных подразделений
предоставляются в отдел персонального учета обучающихся учебно-методического
управления до 15 октября текущего года;
-заявка на обеспечение ТюмГНГУ документами об образовании и о квалификации
согласовывается с начальником учебно-методического управления, затем подписывается
главным бухгалтером университета и ректором, скрепляется гербовой печатью и передается
Версия 1
Стр. 4 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
для размещения заказа в управление по размещению заказов и материально-техническому
обеспечению.
В отношении бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ТюмГНГУ обязано
постоянно иметь в наличии необходимое их количество. Данное количество определяется в
зависимости от потребности университета лицом ответственным за хранение трудовых
книжек и вкладышей к ним.
2.2 Получение (приобретение) и оплата бланков строгой отчетности осуществляется
согласно требованиям, установленным Инструкцией приема, учета, хранения и выбытия
нефинансовых активов, утвержденной и введенной в действие приказом от 19 февраля 2013
г. № 79.
3 УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
3.1 Бланки строгой отчетности (далее по тексту – бланки), находящиеся на
хранении и выдаваемые при совершении фактов хозяйственной жизни ТюмГНГУ
учитываются поштучно (одна единица учета – один бланк) на забалансовом счете 03
«Бланки строгой отчетности» по ответственным за их хранение и (или) выдачу лиц, мест в
условной оценке: один бланк - один рубль.
3.2 Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков
строгой отчетности (форма по ОКУД 0504045) по каждому виду бланков строгой отчетности
по ответственным за их хранение лиц и мест хранения, а также по видам, сериям и номерам
с указанием даты получения (выдачи) бланков, условной цены, количества, а также подписи
получившего их лица. Книга учета бланков строгой отчетности заполняется и хранится у
сотрудника отдела персонального учета обучающихся учебно-методического управления.
3.3 Листы Книги учета бланков строгой отчетности должны быть пронумерованы,
прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером университета, а в
филиалах, выделенных на отдельный баланс и имеющих лицевые счета в территориальных
органах Федерального казначейства, директором и ведущим бухгалтером (на правах
главного), а также скреплены печатью.
3.4 Записи в Книге учета бланков строгой отчетности производятся в
хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом,
ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков. На основании данных по
приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.
3.5 При ведении Книги учета бланков строгой отчетности не допускается внесение
исправлений, в том числе с помощью коррекционной жидкости.
3.6 Документы государственного образца хранятся в условиях, исключающих
несанкционированный доступ к ним, а именно: в специально выделенных и оборудованных
помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными
замками, и учитываются по специальному реестру. Помещения, сейфы, шкафы, где они
хранятся должны быть закрыты на замки и опечатаны.
3.7 Передача полученных документов об образовании и о квалификации другим
образовательным учреждениям не допускается.
3.8 Незаполненные документы об образовании и о квалификации, за исключением
выданных в работу, находятся на ответственном хранении у старшего кассира управления
бухгалтерского учета и отчетности в помещении кассы университета.
3.9 Выдача документов об образовании и о квалификации материальноответственным лицам производится на основании служебной записки руководителя
структурного подразделения о выдаче под отчет необходимого их количества в зависимости
Версия 1
Стр. 5 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
от уровня и квалификации по профессии, специальности или направлению подготовки с
обоснованием потребности при наличии соответствующей резолюции проректора по
учебной работе ТюмГНГУ.
3.10 Документы об образовании и о квалификации всех уровней образования
выдаются под личную подпись выпускнику университета при предъявлении им документа,
удостоверяющего личность, либо законным представителям на основании документов,
удостоверяющих их личность, и оформленной в установленном порядке доверенности.
3.11 Для регистрации выданных документов об образовании и о квалификации
(дубликатов) ведутся Книги регистрации по всем уровням образования, которые содержат
следующие сведения:
а) порядковый регистрационный номер;
б) фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку);
в) номер формы диплома (академической справки) (серия и номер документа об
образовании и квалификации, академической справки);
г) дата выдачи документа об образовании и квалификации (академической справки);
д) наименование специальности;
е) наименование присвоенной степени и квалификации;
ж) дата и номер протокола Государственной аттестационной комиссии;
з) дата и номер приказа об отчислении студента;
и)подпись руководителя;
к) подпись лица, получившего документ об образовании и квалификации.
Исправления, допущенные при заполнении Книг регистрации заверяются
руководителем структурного подразделения университета и скрепляются печатью со
ссылкой на номер учетной записи.
Книги регистрации прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью
и хранится как документ строгой отчетности.
Копии выданных документов об образовании и о квалификации (дубликаты)
подлежат хранению в установленном порядке в личном деле выпускника ТюмГНГУ.
3.12 При назначении новых работников, ответственных за получение, учет и
хранение бланков, неиспользованные бланки, а также Книги регистрации передаются по
актам как документы строгой отчетности.
3.13 О каждом случае пропажи бланков уведомляются соответствующие органы
внутренних дел с указанием номеров пропавших бланков и изложением обстоятельств, при
которых произошла пропажа. Одновременно в местной печати дается объявление о
недействительности пропавших бланков документов об образовании и о квалификации.
3.14 Документы об образовании и о квалификации, неполученные выпускниками в
год окончания, хранятся в отделе персонального учета обучающихся учебно-методического
управления до их востребования.
3.15 При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении бланка документа об
образовании и о квалификации, в год окончания выпускником ТюмГНГУ выдается документ
об образовании и о квалификации на новом бланке взамен испорченного.
3.16 ТюмГНГУ выдает дубликат документа об образовании и о квалификации в
случае его утраты, порчи (повреждения). В случае утраты, порчи (повреждения) только
приложения взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер
сохранившегося документа и дата выдачи дубликата приложения.
3.17. Ректор университета вправе установить нормы порчи при заполнении бланков
строгой отчетности.
Версия 1
Стр. 6 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
3.18 Дубликат документа об образовании и о квалификации выдается при наличии в
ТюмГНГУ документов, подтверждающих, что заявитель действительно окончил ТюмГНГУ
и получил соответствующий документ согласно протоколу Государственной аттестационной
комиссии.
3.19 Выдача дубликата документа об образовании и о квалификации, или
приложения осуществляется на основании письменного заявления, подаваемого в ТюмГНГУ
на имя ректора:
-при утрате документа об образовании и о квалификации, и (или) приложения - с
изложением обстоятельств утраты, а также приложением документов, подтверждающих
факт утраты (справки из органов внутренних дел, пожарной охраны, объявления в газете и
других);
-при порче документа об образовании и о квалификации, или приложения, при
обнаружении ошибки, допущенной при заполнении - с изложением обстоятельств и
характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или
указанием допущенных ошибок, с приложением поврежденного (испорченного) документа
об образовании и о квалификации или приложения, которые уничтожаются в установленном
порядке.
3.20 Копии выданных документов об образовании и о квалификации в одном
экземпляре хранятся в установленном порядке в личном деле выпускника.
3.21 Размер возмещения затрат университета за восстановление документов об
образовании и о квалификации разрабатывается проектно-аналитическим управлением
ТюмГНГУ и пересматривается по мере необходимости.
3.22 С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее в ТюмГНГУ ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
3.23 В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее, которая ведется в управлении по работе с персоналом (кадровой службе структурного
подразделения университета, выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в
территориальных органах Федерального казначейства), вносятся сведения обо всех
операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша
в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
3.24 В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет
управление по работе с персоналом (кадровая служба структурного подразделения
университета, выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в
территориальных органах Федерального казначейства) оформляющим прием и увольнение
работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при
поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и
номера, выданные вновь поступившим работникам, не имеющим трудового стажа.
3.25 При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник
расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в
них.
3.26 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть
пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также
скреплены сургучной печатью или опломбированы.
3.27 Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся как документы строгой
отчетности. Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей к ним в ТюмГНГУ
Версия 1
Стр. 7 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
возлагается на начальника отдела научно-педагогических кадров управления по работе с
персоналом (сотрудника кадровой службы структурного подразделения университета,
выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в территориальных органах
Федерального казначейства).
По окончании каждого месяца, в срок до 07 числа следующего месяца, лицо,
ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в управление
бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерскую службу структурного подразделения
университета, выделенного на отдельный баланс и имеющего лицевой счет в
территориальных органах Федерального казначейства) отчет о наличии бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и
вкладыши в них, с приложением приходного ордера. Испорченные при заполнении бланки
трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением
соответствующего акта.
3.28 Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками
при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся
до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению,
установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
3.29 При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель
взимает с него плату в размере расходов на их приобретение.
3.30 Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности отражается по
забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности» на основании оправдательных
первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.
Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности оформляется требованием-накладной
(форма по ОКУД 0315006). При получении бланков строгой отчетности материальноответственное лицо проверяет соответствие фактически получаемых документов с товарной
накладной (сверяет количество, серию и номер), выдаваемой контрагентом, и при
соответствии расписывается в получении этих бланков, а также в обязательном порядке
разборчиво указывает должность, расшифровку подписи и проставляет дату. Регистрация
требований-накладных ведется в журнале учета. В случае, когда бланки передаются в
филиалы ТюмГНГУ, выделенные на отдельный баланс и имеющие лицевые счета в
территориальных органах Федерального казначейства, то на основании требованиянакладной формируется Извещение (форма по ОКУД 0504805).
3.31 Инвентаризация бланков в университете проводится ежегодно согласно
приказу ректора, а также при смене материально-ответственных лиц. Проверка фактического
наличия бланков строгой отчетности производится по их видам, а также по каждому месту
хранения и материально-ответственным лицам. Для отражения результатов инвентаризации
и выявления количественных расхождений с учетными данными применяется
инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и
денежных документов (форма по ОКУД 0504086). В случае обнаружения расхождений с
данными бухгалтерского учета: недостачи и (или) излишки по каждому объекту учета в
количественном и стоимостном выражении составляется Ведомость расхождений по
результатам инвентаризации (форма по ОКУД 0504092). Ведомость расхождений по
результатам инвентаризации является основанием для составления Акта о результатах
инвентаризации (форма по ОКУД 0504835).
3.32 Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), а также в
связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании
(уничтожении) производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности
(форма по ОКУД 0504816) по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее
Версия 1
Стр. 8 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
приняты к учету и в соответствии с требованиями Положения о движении нефинансовых
активов, подготовке и принятию решений о списании имущества, введенного в действие
приказом от 30 марта 2012 г. № 125 «Об отдельных вопросах учета нефинансовых активов».
Заседание комиссии по списанию документов об образовании и о квалификации
проводится один раз в месяц, на котором рассматриваются документы, предоставленные
структурными подразделениями ТюмГНГУ. Затем данные документы утверждаются
проректором по учебной работе и после передаются в отдел по работе с нефинансовыми
активами управления бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерскую службу
структурного подразделения университета, выделенного на отдельный баланс и имеющий
лицевой счет в органах Федерального казначейства) для отражения выбытия документов об
образовании и квалификации в бухгалтерском (бюджетном) учете.
4 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1 Настоящий Порядок вводится в действие приказом ректора и действует до его
пересмотра или отмены.
4.2 Изменения в настоящий Порядок вносятся на основании приказов ректора
ТюмГНГУ.
4.3 Если в результате изменения действующего законодательства Российской
Федерации отдельные статьи настоящего Порядка вступят с ним в противоречие, эти статьи
утрачивают силу и преимущественную силу имеют положения действующего
законодательства Российской Федерации.
Версия 1
Стр. 9 из 10
Управление бухгалтерского учета и отчетности
Порядок учета бланков строгой отчетности в университете
СМК П-2013
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Номер
изменения
Номер листа
измененного нового
Версия 1
Дата
внесения
изменения
Дата
введения
изменения
Всего листов
в документе
Подпись
Ответственного
за внесение
изменений
изъятого
Стр. 10 из 10