СОХРАННОСТЬ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ, УЧЕТ И СПИСАНИЕ

Олейникова Н.П., зав. отделом хранения
специализированных фондов НББ
(СЛАЙД 1).
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ОРГАНИЗАЦИЯ СПИСАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ ИЗ ФОНДОВ ПУБЛИЧНЫХ БИБЛИОТЕК.
1.Обеспечение сохранности фондов.
Одной из основных функций библиотек является сохранение в
интересах настоящих и будущих поколений библиотечных фондов,
являющихся одной из важнейших составляющих духовного и материального
богатства, культурного и информационного потенциала нации. Сохранность
фондов в республике ведется целенаправленно, с учетом нормативноправовой базы, которая обеспечивает сохранность документов в
процессе их использования.
От сохранности сформированного библиотекой фонда зависят
удовлетворение читательских запросов, уменьшение числа отказов,
сокращение затрат на преждевременный ремонт, переплет и
реставрацию изданий.
(СЛАЙД 2) Одним из основных нормативных документов,
устанавливающим единые правила учёта и сохранности изданий во всех
библиотеках страны, является “Інструкцыя па ўліку і захаванасці
бібліятэчных фондаў у Рэспубліцы Беларусь”(2002г.).
Фонд библиотеки является общенациональной собственностью и
охраняется государством. Ответственность за сохранность библиотечных
фондов несут руководители тех государственных учреждений, предприятий,
учебных заведений и общественных организаций, в чьем непосредственном
подчинении находятся библиотеки.
(СЛАЙД 3) Сохранность библиотечных фондов, это комплекс
мероприятий по обеспечению оптимальных условий для его сохранности
и использования. Он включает:
1.Размещение и хранение фонда.
- наличие специального оборудования;
- рациональная планировка фондохранилища;
- температурно-влажностный режим;
- санитарно-гигиенический режим;
- световой режим.
Длительной
сохранности
и
достижению
высокого
уровня
обслуживания пользователей способствует правильное хранение
библиотечных фондов. Сохранность во многом зависит от рациональной
планировки фондохранилища, его оборудования и механизации, от
соблюдения правил размещения фондов в хранилище. (СЛАЙД 4).
Документы размещаются так, чтобы их можно легко cнять с полки,
хранить на стеллажах в вертикальном положении, подшивки газет - в
горизонтальном положении,( не более 3 переплетных единиц на 1
метрополке); изодокументы- в специальных ящиках- пеналах или
контейнерах различных форм и видов; редкие книги хранятся в папках,
коробках, футлярах; грампластинки -в конвертах, которые защищает от пыли
и растрескивания и т.д. Плотное размещение документов на библиотечных
полках ограничивает воздействие на них естественной воздушной среды, а
ведь фонды должны, образно говоря,”дышать”.
В помещениях фондохранения должен поддерживаться определенный
температурно-влажностный режим, осуществляться свободная
циркуляция воздуха, постоянно поддерживаться оптимальная
температура хранения +16- 20 градусов С, влажность воздуха 55%, для
микрофильмов – 30%.
Одним из условий нормального режима хранения фонда является
соблюдение санитарно-гигиенического режима. Ведущим направлением в
санитарной защите библиотечного фонда является борьба с пылью. В
фондохранилище должна поддерживаться чистота. Один раз в месяц
устанавливается в библиотеках санитарный день для генеральной
уборки помещений и обеспыливание фондов и полок стеллажей.
Основным физическим фактором, вызывающим быстрое разрушение
основы документа является свет. Стеллажи должны быть
расположены перпендикулярно окнам и не менее чем на 60 см. от них
отдалены. Не допускается попадание на фонд прямых солнечных лучей.
Бумага сильно нагревается, пересыхает, что влечет за собой уменьшение
эластичности и прочности. Длительное действие искусственного освещения
приводит к аналогическим результатам. Существует норма: одна лампа
накаливания в 40-50 Вт на каждые 2 метра межстеллажных проходов и по 75
Вт на каждые 4-5м в главном проходе между стеллажами.
(СЛАЙД 5)2.
использования.
Сохранность
фондов
в
процессе
организации
и
- рациональная организация обслуживания пользователей;
- мелкий ремонт и реставрация изданий;
- микрофотокопирование и создание электронных форм;
- проверка фонда;
- ответственность за сохранность фонда;
- внедрение автоматизированных технологий.
Качественная работа по сохранности фонда в процессе его
использования является гарантией длительного хранения библиотечного
фонда. Она требует четкой организации работы по обслуживанию
пользователей. Выдача документов должна осуществляться строго в
соответствии с правилами пользования библиотекой.
Библиотекарь должен регулярно следить за своевременным возвратом в
библиотеку документов; запрещается выдавать: документы, которые не
прошли
библиотечную
обработку;
единственные
экземпляры
энциклопедий, словарей, справочников на дом. Физическая сохранность
аудиовизуальных документов зависит от их правильного воспроизведения,
использование исправного оборудования.
В последние годы стали активно заказываться от читателей
документы на ксерокопирование, что приводит к физическому
повреждению документов с клеевым переплетом. Вместе с тем при
интенсивном использовании фондов неизбежно возникают механические
повреждения, поэтому сотрудники библиотек должны систематически
проводить мелкий ремонт изданий (вклеивание листов, подклейка
переплета и т.д.). При ремонте документа нельзя применять силикатный клей
и скотч. Такая практика распространяется в НББ. Сложную реставрацию
проводят специалисты-реставраторы.
Сохранить фонд может помочь перевод отдельных изданий, коллекций
на другие носители. Путем микрофотокопирования или переносом на
электронные формы можно создать страховые фонды на наиболее ценные
издания для длительного либо постоянного хранения.
Сохранение фонда - это непрерывный процесс, включающий также
систематическую проверку фонда, которая в обязательном порядке
должна предусматриваться в годовых и перспективных планах работы
библиотеки. Проверки могут быть фронтальными и выборочными,
плановыми и обязательными внеплановыми. Главной целью проверки
является установление фактического наличия документов, выявление
ошибок в организации фонда и повышение ответственности за его
сохранность. (Слайд 6) Периодичность проверок зависит от объема
фонда, его ценности. Например: в НББ фонд редких и ценных изданий
проверяется 1раз в 3года; фонд до 50 000 экз.- через 5лет и т.д.
(СЛАЙД7)Работа по проверке фонда начинается с издания приказа
руководителя библиотеки или организации, в распоряжении которой
находится библиотека. Согласно приказу назначается комиссия, и
определяются сроки проведения проверки. Проверка завершается
составлением акта с пояснительной запиской и списком документов,
которые отсутствуют, а также объяснительной запиской, в которой
указан весь комплекс предпринятых мер для поиска отсутствующих
документов. Акт, подписанный комиссией, утверждается руководителям
библиотеки или организацией, учреждением в распоряжении которых
находится библиотека. После утверждения акта недостающие по
неустановленным
причинам
издания
берутся
на
контроль,
осуществляется поиск документов.
Каждый читатель несет ответственность за сохранность и
своевременный возврат документов в библиотеку, выданных библиотекой
ему во временное пользование. Основными видами ущерба, нанесенного
библиотеке читателями, является несвоевременный возврат документов, их
утеря, вырезание отдельных частей текста, кража.
Согласно инструкции, в случае утери документа читатель должен заменить
таким же изданием или равноценным, а при невозможности замены –
компенсировать в размерах, установленных в правилах пользования
библиотекой и предусмотренных действующим законодательством.
Ответственность за сохранность библиотечного фонда несут все работники
библиотек, которые имеют доступ к ним.
Надежно помогают
защитить фонд от хищений различные
автоматизированные технологии. Особенно эффективно использование в
технологическом процессе обслуживания читателей сочетание
электронной охранной системы и штрихкодирования. Такой опыт
имеется в НББ. Специальная электронная проходная система (детекторные
панели) имеют высокую чувствительность и бесконтактно считывают
информацию с носителя, скрытого в книге, журнале и т.д. Она позволяет
контролировать несанкционированный вынос документов из фонда
открытого доступа.
Хотелось бы сказать о деятельности коллегиальных органов по
сохранности фондов. В НББ это фондовая комиссия и комиссия по
исключению документов. Работа фондовой комиссии содействует
повышению эффективности качества формирования фондов. Комиссия
рассматривает и разрабатывает проекты регламентирующих
документов и методических материалов по вопросам формирования
фондов, решает вопрос о приобретении дорогостоящих документов,
анализирует
состояние
сохранности
фондов,
разрабатывает
рекомендации по улучшению работы в этом направлении, принимает
решение о необходимости сверки фондов и заслуживает справки о ходе
сверки фондов, осуществляет контроль за выполнением распоряжений
дирекции по вопросам формирования, организации и сохранности фондов.
Комиссия по исключению документов осуществляет контроль за
правильностью отбора исключаемых документов.
2.Исключение документов из фонда.
Исключение изданий из фондов проводится на основании “Інструкцыі
па ўліку і захаванасці фондаў у Рэспубліцы Беларусь”(2002 г).
Необходимым условием, для нас с вами, является своевременно выявить и
исключить документ. Отбор документов на исключение очень серьезный
вопрос в работе библиотеки и каков профессиональный уровень
специалистов, занимающихся списанием, зависит сохранность фонда в
библиотеке. Проценты списания не могут быть заранее запланированы,
если не проанализировать состав фонда. Каждый раздел библиотечного
фонда изучается путем тщательного просмотра, вместе с тем
определяется физическое состояние, его характеристика (место
издания, тематика, наличие краеведческого материала), интенсивность
использования читателем. Все документы систематизируются по
причинам исключения, и выносятся на комиссию, которая коллегиально
принимает решение об исключении документов.
(СЛАЙД 8) Исключение документов из фонда
следующим причинам:
осуществляется
по
- устаревшие по содержанию (документы, которые утратили свою
актуальность, научную, производственную и практическую ценность);
- непрофильные (не соответствуют
конкретной библиотеки);
профилю
комплектования
- ветхие (имеют неудовлетворительное физическое состояние и их
восстановление экономически не выгодно);
- чрезмерно дублетные (документы с излишней экземплярностью);
- дефектные (имеют полиграфический брак или пришли в частичную
непригодность при использовании или хранении);
- утраченные (не возвращены читателями по причине кражи или
утери, пропали при пересылке, длительно отсутствуют в фондах);
- перевод в фонд другого структурного подразделения;
- завершение срока хранения (распространяется на документы
временного хранения).
В настоящее время подготовлен и неоднократно обсуждался на заседаниях
дирекции и Фондовой комиссии Проект “Інструкцыі па ўліку і захаванасці
фондаў НББ “. В частности, в ней расширился спектр причин, по которому
может осуществляться исключение документов из библиотечного фонда
(“отозванные правообладателями”и для обменных фондов НББ-в макулатуру,
как невостребованные другими библиотеками).
(СЛАЙД 9). В 2007 году из фондов НББ было исключено всего 30 384 экз.
по следующим причинам:
- чрезмерно дублетные – 19 776 экз.(65 %);
- устаревшие по содержанию – 3 136 экз.(10%);
- непрофильные – 3 955 экз.(13%);
- дефектные – 2 экз.(006%);
- утраченные – 1 345 экз.( 4%);
- перевод в другой фонд – 2 170 экз.(7%).
Если учесть, что в действующие фонды библиотеки поступило 188 571
документ, то исключение из фондов составили лишь 16 % от количества
новых поступлений. Всего в фонд библиотеки с учетом резервных,
обменных фондов поступило 347 000 экз. и исключение из фондов
составило соответственно 9% от общего количества новых
поступлений.
С особой осторожностью нам с вами необходимо относиться к
документам, исключаемым по причине “устаревшие по содержанию”. В
обществе наблюдается процесс актуализиции информации, возвращение
к активному использованию документов прошлых лет, происходящее в
связи с переоценкой обществом каких-либо концепций, идей.
Актуализация проявляется сначала с повышения спроса на литературу
прошлых лет издания, а затем в переиздании этих работ с развернутыми
вступительными статьями и комментариями современных авторов. Как
показывает практика по этой причине списывается огромное
количество документов, из которых 50% можно смело оставить на
полках или отнести эти документы в пассивную часть фонда, отделив
от активной. Дальнейшая работа с пассивной частью фонда
заключается в организации мероприятий, которые способствовали
активизации этих документов в интересах читателей. (Опыт Довской
сельской библиотеки №7 Рогачевской ЦБС. В библиотеке функционирует
постоянно действующая выставка “Пожелтелые страницы старых
изданий”).
Акты на исключение по причине “утраченные” в обязательном порядке
сопровождаются служебными записками руководителями структурных
подразделений, которые отвечают за сохранность и использование
библиотечного фонда с информацией о принятых мерах по поиску и
восстановлению в фонде отсутствующих документов. Подобными
объяснительными записками с полным обоснованием необходимости
исключения должны сопровождаться и акты на исключение документов
по причине “изношенные”, “дефектные”.
По причине “утраченные” также осуществляется и списание документов
при наличии замены. Равнозначность замены определяется специалистами
отдела комплектования и оформляется актом о приемке документов.
По причине “завершение срока хранения” исключаются документы
временного хранения (газеты, журналы, а также документы, которые не
взяты на баланс библиотеки). Комплекты республиканских и иностранных
газет, после 3 лет хранения; комплекты литературно-художественных и
других журналов, после 5 лет хранения; комплекты местных газет, городские
и районные, хранятся постоянно.
( СЛАЙД 10)В акт включаются документы, которые списываются по
одинаковой причине и из одного фонда. Исключение документов в
библиотеке осуществляется по той цене, по которой документ был
приобретен. Акт на исключение документов после его подписания членами
комиссии, утверждается руководителем библиотеки. Акт оформляется в
двух экземплярах. Первый экземпляр акта, вместе со списком документов
на исключение, передается в отдел комплектования, а другой, без списка
в бухгалтерию для списания с баланса библиотеки.
Утвержденные акты с приложениями являются основанием для
исключения документов с книг суммарного учета, инвентарных книг,
каталогов и картотек или электронных форм, в зависимости о того, по какой
технологии работает библиотека.
Исключение осуществляется сразу, после подписания акта (не позднее 1
месяца).
В НББ в зависимости от носителя информации и причин исключения
документы могут передаваться в обменные фонды, сдаться в макулатуру.
В заключении хочется отметить, что списание документов в
библиотеках должно быть научно обоснованным и тщательно
взвешенным, необходимо учитывать степень старения документа.
Библиотекам по возможности необходимо давать вторую жизнь
пассивной части фонда, анализировать возможный спрос на тот или
иной невостребованный документ.
Приложение №1
Хранение фондов НББ в новом здании.
Основное фондохранилище НББ расположено в высотной части нового
здания и имеет форму шара диаметром 60 метров.
(Слайд 11)Здание НББ
Внутри помещение разделено на 4 сегмента, предназначенных для
хранения больших объемов документов.
(Слайд 12)Мобильное оборудование в новом хранилище.
(Слайд13) Стационарное оборудование в новом хранилище.
Наиболее востребованные читателями документы
хранилищах, оборудованных стационарными стеллажами.
размещаются
Для каждого вида документов
стеллажное оборудование.
соответствующее
предусмотрено
в
(Слайд 14) Хранение журналов и продолжающихся изданий.
(Слайд 15,16,17,18) Хранение специализированных фондов.
(Слайд 19,20) Хранение газетных фондов.
По периметру высотной части размещены коридоры, создающие
двойную прослойку между хранилищем и внешней средой, что создает
эффект термоса и позволяет даже при большом солнечном обогреве летом
или низких температурах зимой поддерживать постоянную температуру
внутри помещения. Оконные проемы в этих коридорах размешены в
шахматном порядке, что дает невозможным попадание прямых солнечных
лучей на документы.
(Слайд21) Обходной коридор.
Система освещения всех помещений высотного фондохранилища
предназначена для обеспечения оптимальных условий освещения в рабочем,
дежурном и аварийном режимах. В целях экономии электроэнергии эта
система оснащена таймерами. Люминисцентные лампы, установленные в
помещениях основного фондохранения, имеют специальное покрытие в
целях защиты от ультрафиалетового излучения.
В условиях хранения нового здания библиотеки соблюдаются допустимые
параметры для хранения документов. В диспетчерском отделе НББ
круглосуточно поступают сведения о температурно-влажностном режиме во
всех помещениях фондохранения.
(Слайд22) Телелифт.
На каждом этаже высотного фондохранилища предусмотрена система
адресной доставки документов «телелифт», которая позволяет в
максимально короткие сроки обеспечить доставку документов на кафедру
выдачи читальных залов и в другие структурные подразделения.
Сохранность документов в условиях нового здания НББ обеспечивается
посредством функционирования целого ряда систем, среди которых:
- система централизованного пылеудаления;
- система кондиционирования воздуха;
- система реставрации и консервации документов.
(Слайд23-31) Отдел реставрации и консервации документов.
(слайд32).