ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ В СИСТЕМЕ ДБО «ОФИС ОНЛАЙН

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ
В СИСТЕМЕ ДБО «ОФИС ОНЛАЙН»
АО "ТРОЙКА-Д БАНК"
для юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей
Москва, 2014г.
Содержание
ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА СИСТЕМЫ «ОФИС ОНЛАЙН»
ЗАПРОС ВЫПИСКИ
3
4
ЭКСПОРТ ВЫПИСКИ В ФОРМАТЕ RTF
8
СОЗДАНИЕ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ
11
ОТЗЫВ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ
17
ПРОИЗВОЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В БАНК (ПИСЬМА)
СВЯЗЬ С БУХГАЛТЕРСКИМИ СИСТЕМАМИ
ИМПОРТ ПЛАТЕЖНЫХ ПОРУЧЕНИЙ
ЭКСПОРТ ВЫПИСКИ ДЛЯ "1С: ПРЕДПРИЯТИЕ"
19
21
22
24
2
ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА СИСТЕМЫ «ОФИС ОНЛАЙН».
На главной странице «Офис онлайн» в правой части экрана Вашего компьютера, представлена следующая
информация:

Дата и время последнего визита – информация о последнем входе в систему.

Список счетов Вашей организации, подключенных к системе, с остатком на указанную дату.
Обратите внимание, что остатки по счетам отображаются по состоянию на дату, указанную в
соответствующем поле. Выводимый остаток по счетам может быть отличен от реального в данный
момент
времени.
Для
отображения
актуального
остатка
и
выписки,
Клиенту
необходимо
самостоятельно её запрашивать. Данную операцию, возможно, проделывать несколько раз в день,
поскольку движение денежных средств по счету Клиента может происходить на протяжении всего
дня.

Новости банка.
3
ЗАПРОС ВЫПИСКИ.
Ежедневно Банком в автоматическом режиме готовится выписка по счету клиента, однако, возможны случаи,
когда данный документ может отсутствовать или быть не полным., Клиенту настоятельно рекомендуется на
постоянной основе самостоятельно запрашивать выписку за прошедший день.
Для этого необходимо открыть пункт меню "Документы  Запросы Выписки":
Чтобы создать новый запрос выписки, нажмите на панели инструментов первую кнопку в виде чистого листа –
«Создать документ…»:
В открывшемся запросе укажите интересующий счет и интервал дат, за который нужно обновить выписку и
нажмите кнопку «Отправить документ в банк»:
4
Внимание! В одном документе можно запросить выписку за месяц, но запрашиваемый период не
должен превышать 24 рабочих дня в одном запросе. В случае, если запрос превышает максимально,
сделайте несколько запросов, разбив их по датам. Так же можно делать запрос выписки на каждый
день.
Появится предложение подписать документ Вашей подписью. В случае, если у Вашей организации более
одной подписи из нескольких равнозначных подписей (согласно Карточке с образцами подписей) программа
предложит Вам установить одну или две подписи на выполнение операции по запросу выписки , Установите
нужное количество подписей:
При установке подписи будет выведено окно ввода Пин-кода для ключа: ХХХХ, в этом случае необходимо
ввести пин-код пользователя.
После подписания документ будет отправлен в обработку, о чем Вы будете оповещены информационным
сообщением:
5
Запрос обрабатывается в Банке в течение нескольких секунд (при большом количестве документов –
несколько минут и принимает статус "исполнен". Выписка сформирована и доступна для просмотра, Для
выполнения данной операции необходимо открыть пункт меню Главной страницы "Документы из банка 
Выписки":
Укажите интересующий Вас счет и период, отметьте по необходимости, дополнительные поля выписки и
нажмите кнопку "Выписка", появится окно следующего содержания:
6
Для удобства, в данном окне документы по дебету и по кредиту выделены разными цветами. Любой документ
можно раскрыть двойным нажатием левой клавиши мыши, посмотреть его реквизиты и распечатать.
Удерживая клавишу "Ctrl" можно выделить сразу несколько нужных документов и распечатать только их – для
этого нажмите кнопку "Распечатать Информацию по выделенным проводкам":
Для печати непосредственно самой выписки (без приложенных к ней платежных поручений), необходимо на
панели инструментов нажать первую кнопку в виде принтера – "Распечатать выписку/справку":
7
ЭКСПОРТ ВЫПИСКИ В ФОРМАТЕ RTF.
Часто возникает необходимость сохранить выписку в электронном виде, для этого в системе «Офис Онлайн»
предусмотрен экспорт выписки в RTF-файл для последующего открытия в каком-либо текстовом редакторе
(например, в Microsoft Word). В пункте меню Главной страницы "Документы из банка  Выписки" нажмите
кнопку "Перейти к экспорту выписок":
Появится окно с выбором организации, счета, периода и формата файла экспорта. Сделайте нужные
настройки, укажите формат "RTF-файл (заархивированный)" и нажмите кнопку "Экспорт":
Появится окно выполнения операции, которое может отрабатывать от нескольких секунд до нескольких
минут, в зависимости от диапазона и количества документов в выписке:
Дождитесь окончания выполнения операции. После завершения формирования файла, нажмите кнопку
«Просмотр»:
8
Затем нажмите правой кнопкой мыши по ссылке
"заархивированный RTF-файл", выберите пункт меню
"Сохранить объект как…"
и сохраните его в нужную Вам папку:
Внутри сохраненного архива будет определенное количество документов, равное количеству дней, указанных
в диапазоне дат запроса, с выпиской и проводками за указанный Вами период:
9
10
СОЗДАНИЕ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ.
Для того, чтобы создать рублевое платежное поручение, необходимо через меню Главной страницы, открыть
пункт "Документы  Платежные поручения" и нажать кнопку "Создать документ". В дальнейшем этой же
кнопкой можно будет копировать документы, предварительно выделив старый документ в общем списке:
Откроется экранная форма для заполнения реквизитов нового платежного поручения:
В большинстве случаев поле "Вид платежа" остается пустым. Если же документ предназначен получателю из
другого региона, то система автоматически проставит вид платежа "Электронно".
11
Поле "Пок.стат." – это показатель статуса налогоплательщика, его оставляют пустым для внебюджетных
платежей или же заполняют из справочника в обратном случае:
Обратите внимание, когда поле «Пок.стат») не пусто, становится доступна для заполнения строка
бюджетных реквизитов – в ней обязательны к заполнению все поля, в противном случае
в
исполнении документа Банком будет отказано (если какая-либо информация для заполнения полей
отсутствует, то в первой ячейке каждого поля необходимо поставить значение «0»):
Реквизиты банка получателя выбираются из справочника «Российские банки». При наличии информации о
БИКе Банка, его можно набрать в соответствующем поле документа и нажать кнопку "Проверка БИК.
Подстановка реквизитов банка". Если известно только наименование Банка, то
то его можно найти в
справочнике, нажав кнопку "Переход в справочник Российских банков" , воспользовавшись при этом
имеющимся фильтром:
12
При необходимости, можно изменить способ расчета НДС через соответствующий справочник и добавить
упоминание о НДС к назначению платежа (обычно указывают, "НДС 18% включён в сумму платежа" или "НДС
не облагается"):
13
В случае выполнения платежей нерезидентам, после ввода номера счета получателя, становится доступной
для заполнения строка информации о коде валютной операции – в ней нужно указать код вида валютной
операции). После этого нажмите справа кнопку "Подставить информацию о коде валютной операции в
назначение платежа":
Документ нельзя сохранить и отправить до тех пор, пока в нем не заполнены все обязательные поля.
Предупреждения в виде красного треугольника с восклицательным знаком можно игнорировать, для этого
нажмите кнопку в виде дискеты "Подтвердить сохранение документа".
Например, сообщение о том, что не обнаружено упоминание об НДС или недостатке средств на счете:
14
Критичные ошибки, в виде крестика в красном квадрате игнорировать нельзя, например, при ошибке в счете
получателя:
После заполнения реквизитов документа, его можно сохранить для последующей отправки/удаления или же
сразу отправить в Банк. Для этого нажмите на панели инструментов последнюю кнопку "Отправить
документ в банк":
Появится предложение установить одну или две подписи, в зависимости от наличия бухгалтера в Вашей
организации. Поочередно установите нужные подписи, как при запросе выписки – в результате появится
сообщение:
Однако это ещё не означает успешного принятия документа Банком!
15
Внимание! Только статус "Принят АБС" говорит о том, что документ успешно прошел проверку
контролей и будет проведен. Документ со статусом "Отказан АБС" означает, что проверка не пройдена.
В этом случае нужно раскрыть документ и прочитать причину отказа в поле "Информация из банка". В
течение дня обязательно нужно контролировать смену статуса документов и дождаться появления
статуса "Исполнен", т.к. операционист Банка может по каким-либо причинам отказать или отложить
платеж. Если это "внешний " платеж, предназначенный Вашему контрагенту в другом банке, то в
выписке он отразится несколько позже.
Для
просмотра
состояния
документов
можно
воспользоваться
фильтром,
который
раскрывается
соответствующей кнопкой:
В фильтре можно, например, выбрать состояние "Все документы", указать нужный Вам календарный период,
выбрать статус документов (при необходимости) и нажать кнопку "Применить":
16
ОТЗЫВ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ.
При отправке в Банк ошибочного платежа в случае, если на текущий момент времени он находится в статусе
«"Принят АБС" (еще не проведен операционистом), есть возможность отозвать его. Для этого необходимо в
меню "Документы  Запрос на отзыв документа", нажать кнопку "Создать документ". В форме нового
запроса на отзыв документа, необходимо указать тип документа и причину отказа:
Заполнение нового запроса на отзыв документа производится следующим образом:

Указываете тип документа, например «Платежное поручение».

Выбираете из списка платежных поручений, находящихся в обработке (т.е еще не проведенных
операционистом), интересующий Вас платеж.

В поле «Сопроводительное сообщение» опишите причину, по которой необходимо отозвать платеж.
Пример заполненного документа, готового к отправке в банк представлен ниже:
17
Затем, аналогично отправке платежного поручения, нужно подписать и отправить документ в банк, нажав
кнопку "Отправить документ в банк":
После исполнения запроса на отзыв документа, указанное платежное поручение изменит статус «Принят
АБС» на «отозван»:
18
ПРОИЗВОЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В БАНК (ПИСЬМА).
Через "Произвольные документы в банк" вы можете отправлять в Банк любые письма и вложения,
суммарным объёмом не более 3Мб. Для этого необходимо в меню "Документы  Произвольные
документы", нажать кнопку "Создать документ":
Вид заполненного письма в банк:
Затем, аналогично отправке платежного поручения, нужно подписать и отправить этот документ в Банк, нажав
кнопку "Отправить документ в банк":
19
После успешной отправки в банк, система уведомит Вас информационным сообщением о том, что документ
сохранен со статусом «в обработке», означающее поступление документа Банк:
В списке произвольных документов отправленное в Банк письмо приобретет статус «в обработке». Это
конечный статус отправленного письма, который не будет меняться.
20
СВЯЗЬ С БУХГАЛТЕРСКИМИ СИСТЕМАМИ.
Система дистанционного банковского обслуживания Банка интегрирована с бухгалтерскими системами для
импорта и экспорта данных.
Для того, чтобы ознакомиться с настройками импорта и параметрами импортируемого файла, предлагаем
обратиться к интерактивной Справке:
Пункт 8.1. Взаимодействие с бухгалтерскими системами:
21
ИМПОРТ ПЛАТЕЖНЫХ ПОРУЧЕНИЙ.
Для загрузки платежных поручений (предварительно файл выгрузки необходимо сохранить на локальном
компьютере) из такой бухгалтерской системы, как например, "1С: Предприятие" производится в ДБО «ОФИС
Онлайн» через меню "Сервис  Импорт документов из БС".
С помощью кнопки "Обзор" необходимо указать файл, полученный в результате выгрузки из 1С и нажать
кнопку "Импортировать":
После нажатия кнопки «Импортировать», появится окно выполнения операции, дождитесь ее окончания:
По завершении операции импорта нажмите кнопку «Просмотр», для того, чтобы ознакомиться с
результатами импорта:
Откроется окно отчета, в котором будет указано количество импортированных документов и возможные
ошибки. На приведённом ниже примере корректно импортирован один документ со статусом "BSI новый" и
один импортирован. Все ошибки указаны в поле «Результаты контролей»:
22
Документы, имеющие статус "BSI новый" – верные, их можно подписать и отправить в банк, через пункт меню
"Документы в банк  Платежные поручения".
Отредактировать или удалить документы в статусе «BSI импортировано» можно в списке платежных
поручений, предварительно применив фильтр "Импортированные":
Для редактирования необходимо нажать один раз левую клавишу мыши на строке интересующего Вас
документа. Строка такого документа станет оранжевой в списке. Затем на панели инструментов нажимаем
кнопку «Редактировать документ»:
23
ЭКСПОРТ ВЫПИСКИ ДЛЯ "1С: ПРЕДПРИЯТИЕ".
Экспорт выписки для "1С: Предприятие" производится через меню "Документы из банка  Выписки" с
помощью кнопки "Перейти к экспорту выписок в БС":
Откроется окно экспорта, в котором нужно указать организацию, необходимые счета, период, формат файла
экспорта "1С" и нажать кнопку "Экспорт":
Появится окно выполнения операции, обработка которой может занять от нескольких секунд до нескольких
минут, в зависимости от количества документов в указанном диапазоне:
По завершению операции, нажмите кнопку "Просмотр":
24
В следующем окне укажите путь для обмена информацией с "1С: Предприятие" и нажмите кнопку
«Сохранить»:
Если ранее по указанному пути производился экспорт, система предложит перезаписать существующий файл.
Нажмите кнопку «Да»:
Подтвердите выполнение операции, нажав кнопку «Да»:
В результате импорта, по указанному пути на локальный диск, например (C:), будет выгружен файл импорта
для "1С: Предприятие":
Если за указанный диапазон нет выписки, появится сообщение:
25