Document 2742822

Исключительные права
на программное обеспечение и документацию
принадлежат ООО «Управляющая Компания «АТОЛ»
Документация от 10.08.12
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Содержание
3
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ................................................................................................................................................. 4
Сокращения ........................................................................................................................................ 4
Условные обозначения ...................................................................................................................... 4
Общие сведения об элементе системы товароучета ....................................................................... 4
Структура листов и таблиц ................................................................................................................... 6
Лист «Номенклатура» ........................................................................................................................ 6
Общие сведения .............................................................................................................................. 6
Поля таблицы «Номенклатура» .................................................................................................... 8
Лист «Ошибки» ................................................................................................................................ 11
Лист «Отчеты» («DD-MMM-YY HH-MM-SS») ............................................................................ 11
Поля таблицы «Отчеты» .............................................................................................................. 12
Лист «Остатки» ................................................................................................................................ 13
Поля таблицы «Остатки» ............................................................................................................. 13
Пример работы с элементом системы товароучета .......................................................................... 15
Подготовка к работе......................................................................................................................... 15
Обмен данными ................................................................................................................................ 16
Дополнительные настройки для обмена через общий каталог ................................................ 16
Дополнительные настройки для обмена через электронную почту ........................................ 17
Загрузка данных при обмене через общий каталог................................................................... 18
Загрузка данных при обмене через электронную почту .......................................................... 19
Результат операции загрузки данных ......................................................................................... 19
Выгрузка данных при обмене через общий каталог ................................................................. 19
Выгрузка данных при обмене через электронную почту ......................................................... 19
Результат операции выгрузки данных........................................................................................ 20
Приложение 1. Настройка работы с макросами ............................................................................... 22
Настройка работы с макросами в Microsoft Excel 2007 ............................................................... 22
Настройка работы с макросами в Microsoft Word 2003 ............................................................... 25
Frontol v.2.0
4
Введение
Введение
Сокращения
ПК
Персональный Компьютер
АСТУ Автоматизированная Система Товарного Учета
Условные обозначения
Информация, выделенная таким знаком, является важной и требует обязательного прочтения и/или выполнения.
Информация, выделенная таким знаком, носит ознакомительный и/или рекомендательный характер.
Информация, выделенная таким знаком, является примером использования настройки или механизма работы.
Общие сведения
об элементе системы товароучета
Данный элемент системы товароучета позволяет решить целый комплекс
задач, связанных с учетом движения товаров и денежных средств внутри
торгового предприятия:
 обмен данными с Frontol WinCE в формате «АТОЛ» (подробное описание
формата см. в «Руководстве интегратора» в разделе «Обмен данными
с АСТУ» → «Работа с форматом “АТОЛ”»);
 учет остатков и стоимости товаров в закупочных и розничных ценах;
 анализ продаж товаров;
 контроль над работой продавцов-кассиров.
Элемент системы товароучета создан на базе электронных таблиц в формате
«*.xls», использует макросы и работает под управлением программного
обеспечения Microsoft Excel 2007, Microsoft Excel 2003.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Введение
5
Перед началом работы с элементом системы товароучета необходимо в Excel
настроить работу с макросами (подробнее см. стр. 22).
Frontol v.2.0
6
Структура листов и таблиц
Структура листов и таблиц
Прежде, чем приступить к работе с системой, необходимо разобраться, для
каких целей служит той или иной лист с содержащейся в нем таблицей, какова
структура этих листов и таблиц.
Названия листов и расположенных на этих листах таблиц совпадают.
Лист «Номенклатура»
Общие сведения
Изначально пользователь должен заполнить все требуемые для его задачи
поля в таблице «Номенклатура» (коды товара и групп товара, цены, наименования,
остатки и др.). Введенные в таблицу данные будут в дальнейшем использоваться
для осуществления продаж во Frontol WinCE.
Новые данные из таблицы «Номенклатура» необходимо сохранить в файл в
формате «АТОЛ». Для этого следует нажать на кнопку «Выгрузка»
и указать путь сохранения файла.
Полученный файл – это файл загрузки.Frontol WinCE. В нем содержатся
подробные сведения о товарах. Для дальнейшего использования данного файла
требуется настроить обмен данными и произвести загрузку во Frontol WinCE.
Подробнее механизм обмена данными рассмотрен на стр. 15.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Структура листов и таблиц
7
Как результат операции «Выгрузка» – получение файла загрузки Frontol WinCE.
По мере осуществления продаж Frontol вносит изменения в базы данных.
Обновленные данные могут быть переданы в элемент системы товароучета при
обратной передаче данных от Frontol WinCE.
Обратная передача данных (например, получение данных о продажах)
осуществляется схожим образом. Для этого необходимо:
1. Выгрузить данные из Frontol WinCE, при этом полученный файл выгрузки
будет передан на ПК в соответствии с заданными настройками обмена
данными.
2. Загрузить файл выгрузки в элемент системы товароучета. Для этого следует нажать на кнопку «Загрузка»
и указать путь к файлу выгрузки.
Подробнее механизм обмена данными рассмотрен на стр. 15.
Как результат операции «Загрузка»:
•
изменение остатков товара в таблице «Номенклатура» (при условии, что
товар найден в таблице);
•
появление дополнительных сведений в журнале событий (лист «Ошибки»);
•
создание отчета об остатках (эта функция также выполняется при нажатии кнопки «Синхронизировать остатки»);
•
создание отчета о продажах (отчет получает название согласно дате и
времени его снятия).
Кнопка «Синхронизировать остатки»
выполняет вспомогательные функции, а именно позволяет произвести
изменения в таблице «Остатки» до обмена данными с Frontol WinCE.
Использовать ее целесообразно только в том случае, если пользователь
вручную (без обмена данными с Frontol WinCE с помощью кнопки «Загрузка»)
изменил данные в таблице «Номенклатура». Тогда при нажатии на кнопку
«Синхронизировать остатки» будет полностью обновлена таблица «Остатки» на
основе новых данных из таблицы «Номенклатура».
Frontol v.2.0
8
Структура листов и таблиц
В итоге полный цикл обмена данными выглядит следующим образом:
Поля таблицы «Номенклатура»
Ряд полей таблицы «Номенклатура» используются только для товара или же
только для группы товаров:
Для товара
Для группы
№ поля
Название поля
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Код
Код родительской группы
Товар
Наименование
ШК
Остатки
Цена зак.
Цена роз.
Налоговая группа
Код схемы разрезов
+
+
«1»
+
+
+
+
+
+
+
+
+
«0»
+
+
-
1. «Код». Поле «Код» – это уникальный идентификатор, который есть у любого товара или группы товаров в системе Frontol WinCE. Поле обязательно к заполнению.
Во Frontol WinCE в группе настроек «Обмен данными» – «Общее» – «Формат и
совместимость» – «Идентификатор товара» необходимо указать в качестве
идентификатора вариант «Число до 10 разрядов», т.к. это идентификация товара по коду (т.е. уникальный идентификатор).
2. «Код родительской группы». Поле «Код родительской группы» содержит
код группы товаров, к которой принадлежит данный товар / группа товаров.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Структура листов и таблиц
9
Поля «Код» и «Код родительской группы» в таблице «Номенклатура» обязательно должны быть заданы в Excel как числа (настройка Excel «Формат ячеек…» → «Общий» или «Формат ячеек…» → «Числовой»), в противном случае
элемент системы товароучета будет работать с ошибками.
3. «Товар». Для группы товаров значение данного поля требуется выставить в
«0», для товара – в «1».
4. «Наименование». Наименование товара или группы товаров.
5. «ШК». В поле «ШК» задается штрихкод (в виде текстовой строки) для товара с учетом его разрезов.
6. «Остатки». В данном поле следует указать величину остатков товара (т.е.
количество непроданного товара).
Повторная загрузка одних и тех же данных в элемент системы товароучета
также уменьшает количество остатков.
7. «Цена зак.» Закупочная цена товара.
8. «Цена роз.» Розничная цена товара.
9. «Налоговая группа». В поле указывается код налоговой группы, которая
содержит все налоги, начисляемые на данный товар. Подробнее см. в «Руководстве администратора» в разделе «Справочники» → «Налоги».
Налоговая группа должна быть указана в группе настроек «Справочники» →
«Налоги» → «Налоговые группы» → «Код» во Frontol WinCE перед работой с
элементом системы товароучета.
10.«Код схемы разрезов». В поле указывается код той схемы разрезов, которая используется для данного товара. Подробнее см. в «Руководстве администратора» в разделе «Справочники» → «Разрезы».
10
Frontol v.2.0
Структура листов и таблиц
Для ряда товаров удобно использовать механизм разрезов. В качестве примера
можно привести схему разрезов «обувь», у которой есть разрезы схемы «цвет» и
«размер» (характеристики) и значения разреза «черный | белый | коричневый» и
«35 |36 |37…|45» (значения разреза присваиваются конкретному товару).
Если какое-либо поле не требуется указывать (например, поле «ШК» для группы
товаров), то следует оставить соответствующую ячейку в таблице пустой.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Структура листов и таблиц
11
Лист «Ошибки»
Данный лист представляет собой журнал событий. При каждой загрузке
данных в элемент системы товароучета на листе «Ошибки» появляется новые
сообщения:
 Сведения о дате и времени проведения операции загрузки данных.
 Список сообщений с указанием кодов тех товаров, которые были проданы
с помощью Frontol WinCE, но которых не оказалось в таблице «Номенклатура» на момент загрузки данных в элемент системы товароучета.
 Количество ошибок, возникших в процессе загрузки данных. Если товар,
проданный без учета разрезов, отсутствует в таблице «Номенклатура» на
момент загрузки данных, то фиксируется ошибка. Если товар был продан
с учетом разрезов, и он отсутствует в таблице «Номенклатура», ошибка не
фиксируется.
Все записи расположены строго в хронологическом порядке: сначала идут
ранние записи, ниже – более поздние записи.
При нажатии на кнопку «Очистить» лист «Ошибки» полностью очищается.
Лист «Отчеты»
(«DD-MMM-YY HH-MM-SS»)
После выполнения операции загрузки данных (кнопка «Загрузка» на листе
«Номенклатура») автоматически формируется отчет о продажах. Отчет создается в
12
Frontol v.2.0
Структура листов и таблиц
виде нового листа в документе и получает название вида «DD-MMM-YY HH-MMSS» (например, «25-июн-12 18-57-35»).
Отчет о продажах разделен на 2 области: в верхней части находится отчет о
продажах в разрезе товаров, в нижней части – в разрезе работы кассиров.
Поля таблицы «Отчеты»
Отчет о продажах в разрезе товаров
1. «Код». Поле «Код» – это уникальный идентификатор, который есть у любого товара или группы товаров во Frontol WinCE.
2. «Наименование». Наименование товара или группы товаров.
3. «Остатки». В поле указывается количество проданных единиц данного
товара.
4. «Цена розница». Розничная цена данного вида товара.
5. «Сумма». В этом поле отображается сумма продаж по данному виду товара.
Вычисление
поля
«Сумма»
происходит
по
формуле:
«Сумма» = «Остатки» * «Цена розница».
6. «Цена закупочная». Закупочная цена данного товара.
7. «Сумма закупочная». В этом поле отображается сумма, потраченная на
закупку данного товара. Вычисление поля «Сумма закупочная» происходит по формуле: «Сумма закупочная» = «Остатки» * «Цена закупочная».
8. «Маржа». В этом поле отображается маржа по данному товару, т.е. разница между суммой продаж данного товара (поле «Сумма») и суммой, потраченной на его закупку (поле «Сумма закупочная»).
9. «Среднее значение». В этом поле отображается среднее значение столбца
«Сумма».
10. «Маржинальная прибыль». В поле отображается сумма значений столбца
«Маржа».
Отчет о продажах в разрезе кассиров
1. «Код». В данном поле отображается код, присвоенный кассиру.
2. «Ср. маржа». Это поле показывает приносимую отдельно взятым кассиром
маржинальную прибыль, разделенную на количество проданных данным
кассиром единиц товара (не путать с полем «Среднее значение»). Вычисляется по формуле: «Ср. Маржа» = «Маржа по кассиру» / «Кол-во зарег. позиций». Маржа по кассиру вычисляется по формуле:
N
 ( Цена _ розничная
i 1
i
 Цена _ закупочнаяi )  Кол  во _ зарег. _ позиций
i
где i – наименование проданного товара, N – количество различных наименований товара, которые участвовали в продажах.
3. «Кол-во зарег. позиций». Данное поле указывает, сколько всего единиц товара продано данным кассиром.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Структура листов и таблиц
13
Лист «Остатки»
Поля таблицы «Остатки»
1. «Код». Поле «Код» – это уникальный идентификатор, который есть у любого товара или группы товаров во Frontol WinCE.
2. «Наименование». Наименование товара.
3. «Разрез». В данном поле для товаров с разрезами указаны два параметра
«код разреза схемы» и «код значения разреза» через запятую. Для товаров
без разрезов данное поле остается пустым:
14
Frontol v.2.0
Структура листов и таблиц
Первый параметр «Код разреза схемы» не отображается в таблице «Остатки»
в том случае, если в схеме присутствует всего один разрез (например, для схемы
«Карандаши» разрез «Жесткость грифеля»). Если же в данной схеме появится
еще один разрез («Цвет»), то оба параметра будут отображаться через запятую.
Подробнее о разрезах см. в «Руководстве администратора» в разделе
«Справочники» → «Разрезы»).
4. «Цена». Розничная цена данного товара.
5. «Остаток». В данном контексте остатки – это совокупность:
•
остатков товаров, проданных без учета разрезов (поле «Остатки» из
таблицы «Номенклатура»);
•
любых проданных с учетом разрезов товаров.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Пример работы
15
Пример работы с элементом
системы товароучета
Подготовка к работе
Для начала работы с элементом системы товароучета необходимо открыть
файл «ExcelSample.xls». В файле находятся уже заполненные таблицы
«Номенклатура» и «Остатки» с демонстрационными данными. Перед дальнейшей
работой следует очистить таблицы от этих данных:
 В таблице «Номенклатура» выделить область, содержащую данные о товарах, и очистить нажатием клавиши <Delete>.
 В таблице «Остатки» выделить область с данными и очистить ее: «правый
щелчок мыши» → «Удалить…» → «ячейки, со сдвигом влево».
Далее необходимо заполнить таблицу «Номенклатура» собственными
данными:
Поле «Код» обязательно должно быть в числовом формате. Сохранение поля
«Код» в текстовом формате приведет к возникновению ошибок.
Если возникает необходимость просмотреть обновленную таблицу «Остатки»
(предварительно очищенную от демонстрационных данных) до обмена с Frontol
WinCE, то следует нажать на кнопку «Синхронизировать остатки» на листе
«Номенклатура».
После ввода собственных данных в таблицу «Номенклатура» необходимо
нажать на кнопку «Выгрузка» и сохранить файл загрузки Frontol WinCE, указав
имя файла и путь с помощью диалога сохранения файла.
Кроме того, до обмена данными требуется произвести дополнительные
настройки во Frontol WinCE:
 В группе настроек «Основные» → «Контроль регистрации» → «Списание
остатков» и в группе настроек «Основные» → «Контроль регистрации» →
«Отрицательные остатки» требуется установить значение «Да».
16
Frontol v.2.0
Пример работы
 В группе настроек «Справочники» → «Налоги» → «Налоговые группы»
требуется добавить налоговые группы и указать в поле «Код» соответствующее значение из таблицы «Номенклатура».
 В группе настроек «Справочники» → «Разрезы» → «Значения» требуется
добавить схемы разрезов и указать в поле «Код» соответствующее значение из таблицы «Номенклатура», а также создать разрезы схемы и указать
значения разреза.
 В группе настроек «Обмен данными» → «Общее» → «Формат и совместимость» необходимо удостовериться, что оставлены настройки по умолчанию:
 В группе настроек «Обмен данными» → «Общее» → «Файлы» необходимо указать имя файла загрузки, аналогичное имени файла загрузки, создаваемого с помощью элемента системы товароучета. В противном случае
загрузка данных во Frontol WinCE не произойдет.
 Также в группе настроек «Обмен данными» → «Общее» → «Файлы» требуется указать имя файла выгрузки.
Обмен данными
Дополнительные настройки
для обмена через общий каталог
Полученный файл загрузки необходимо скопировать в каталог обмена.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Пример работы
17
Для обмена данными через общий каталог необходимо, чтобы папка обмена была
доступна как с ПК, так и с POS-системы с установленным Frontol WinCE. При
необходимости обратитесь к администратору сети.
В группе настроек «Обмен данными» → «Общий каталог» →
«Загрузка/выгрузка» необходимо указать пути к каталогам обмена (настройки
«Входящий каталог» и «Исходящий каталог»).
Подробнее о настройках обмена через общий каталог см. в «Руководстве
администратора» в разделе «Обмен данными» → «Общий каталог».
Дополнительные настройки
для обмена через электронную почту
Для обмена данными через электронную почту необходимо произвести ряд
дополнительных настроек во Frontol WinCE (группа настроек «Обмен
даннными → Электронная почта»):
В группе настроек «Параметры отправки/получения» должны быть указаны
параметры адресов электронной почты, с помощью которых будет производиться
обмен между Frontol WinCE и элементом системы товароучета (поля «Имя
пользователя», «Адрес пользователя» и поле «Адрес удаленного ПК»
соответственно).
18
Frontol v.2.0
Пример работы
В группе настроек «Параметры соединения» должны быть указаны
параметры соединения с адресом электронной почты, который используется для
отправки писем от Frontol WinCE. В поле «Пользователь» требуется указать логин
(т.е. часть адреса до символа «@») пользователя данной электронной почты, а в
поле «Пароль» – соответствующий пароль.
Если в качестве электронной почты используются почтовые сервисы, то всю необходимую информацию о настройке SMTP- и POP3-серверов, используемых
портах и др. можно найти на страницах справки данных сервисов.
Встроенный во Frontol WinCE почтовый клиент не поддерживает работу по
протоколу SSL.
Подробнее о настройках электронной почты см. в «Руководстве
администратора» в разделе «Обмен данными» → «Электронная почта».
Загрузка данных
при обмене через общий каталог
Загрузка данных во Frontol WinCE осуществляется, например, с помощью
выбора команды «Сервис» → «Загрузка данных» в окне супервизора.
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Пример работы
19
Загрузка данных
при обмене через электронную почту
При использовании данного варианта обмена необходимо отправить письмо с
темой «ATOL_RMK_CHANGE_001» на электронный адрес, указанный в
настройках Frontol WinCE. Во вложении письма должен содержаться файл
загрузки.
Далее загрузка данных во Frontol WinCE осуществляется, например, с помощью выбора команды «Сервис» → «Загрузка данных по e-mail» в окне супервизора.
Результат операции загрузки данных
При успешной загрузке данных будут обновлены данные в справочниках
«Товары» и «Штрихкоды», в противном случае – появятся сообщения об ошибках.
В результате загрузки данных во Frontol WinCE будут удалены все старые данные из справочника «Товары» по причине наличия в файле загрузки указанных команд:
•
«$$$DELETEALLWARES» («Удалить все товары»);
•
«$$$REPLACEQUANTITY»(«Добавить товары с замещением остатка и
удалением продаж»);
•
«$$$REPLACEASPECTREMAINS» («Добавить остатки по разрезам с замещением остатка и удалением продаж»).
После того, как произведен ряд продаж, данные можно выгрузить из Frontol
WinCE.
Выгрузка данных
при обмене через общий каталог
Выгрузка данных из Frontol WinCE осуществляется, например, с помощью
выбора команды «Сервис» → «Выгрузка данных» с указанием диапазона выгрузки
«Все». В результате в исходящем каталоге появится файл выгрузки, который
необходимо загрузить в элемент товароучета.
Выгрузка данных
при обмене через электронную почту
Выгрузка данных из Frontol WinCE осуществляется, например, с помощью
выбора команды «Сервис» → «Выгрузка данных по e-mail» с указанием диапазона
выгрузки «Все». При использовании данного варианта обмена файл выгрузки
будет отправлен на электронную почту в качестве вложения в письме с темой
«ATOL_RMK_CHANGE_001», откуда его необходимо скопировать на ПК для
последующей загрузки в элемент системы товароучета.
Frontol v.2.0
20
Пример работы
Результат операции выгрузки данных
Загрузка полученных данных в элемент системы товароучета осуществляется
с помощью нажатия на кнопку «Загрузка» на листе «Номенклатура» и выбора
необходимого файла в окне открытия файла. В результате этих действий
формируется отчет о продажах, обновляется содержимое листа «Остатки», также
дополняется новыми записями журнал событий «Ошибки», и в листе
«Номенклатура» автоматически корректируются значения остатков по тому или
иному товару (т.е. значения остатков уменьшаются на количество проданных
единиц товара).
Лист с отчетом о продажах:
Лист «Ошибки»:
Лист «Остатки»:
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Пример работы
21
Товар с кодом «12» («Карандаш») продавался как с учетом разрезов (строки 3, 8,
9), так и без учета разрезов (строка 5). Всего были проданы «2+6+1 = 9» единиц
товара с учетом разрезов и «50-48 = 2» единицы товара без учета разрезов (согласно столбцу «Остаток» в таблице «Остатки»):
Таким образом, на количество остатков товара в таблице «Номенклатура»
влияют только продажи товаров без учета разрезов. Продажи с учетом разрезов никак не отражаются в таблице «Номенклатура».
Лист «Номенклатура» (изменилось значение остатков в таблице):
На этом цикл обмена данными завершен. Следующий цикл обмена
начинается с внесения изменений в таблицу «Номенклатура», при этом таблицу
«Остатки» следует оставить без изменений, т.к. самостоятельное внесение
изменений в данную таблицу может привести к ошибкам в товароучете.
22
Frontol v.2.0
Приложение 1
Приложение 1.
Настройка работы с макросами
Настройка работы с макросами
в Microsoft Excel 2007
Если во время работы с программой появляется сообщение вида:
то это говорит о том, что в Excel отключены макросы. В окне Excel, над таблицей,
должна появиться панель сообщений:
Необходимо нажать на кнопку «Параметры…», переключить флажок в
положение «Включить это содержимое» и нажать на кнопку «ОК»:
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
23
Приложение 1
Однако оптимальный вариант – сменить глобальные настройки Excel и
разрешить выполнение макросов. Для этого следует зайти в главное меню Excel,
нажать на кнопку «Параметры Excel»:
24
Frontol v.2.0
Приложение 1
Далее выбрать раздел «Центр управления безопасностью», нажать на кнопку
«Параметры центра управления безопасностью…»:
И в разделе «Параметры макросов» установить флажок «Включить все
макросы (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы)» и подтвердить
свой выбор нажатием на кнопку «ОК».
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Приложение 1
25
Настройка работы с макросами
в Microsoft Word 2003
Если во время работы с программой появляется сообщение вида:
то это говорит о том, что в Excel отключены макросы. Параметры запуска
макросов настраиваются в меню «Сервис» – «Макрос» – «Безопасность»:
26
Frontol v.2.0
Приложение 1
Первый вариант настройки работы с макросами – при каждом открытии
документа запрашивать у пользователя разрешение на запуск этого макроса:
При открытии документа, содержащего макросы, на экране появится
следующее окно:
Для запуска макроса следует нажать кнопку «Не отключать макросы».
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Приложение 1
Второй вариант – разрешить Excel всегда открывать макросы:
27
При этом Excel перестанет спрашивать у пользователя разрешение на запуск
макросов.
28
Frontol v.2.0
Для заметок
Пример работы с форматом обмена «АТОЛ»
Для заметок
29
30
Frontol v.2.0
Для заметок