Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы
Административный отпуск и отпуск за свой счет согласно Трудовому кодексу имеют одно
название - отпуск без сохранения заработной платы. Такой отпуск, как правило, предоставляется
работнику по семейным обстоятельствам: в случае болезни родственников, на свадьбу, при рождении
ребенка и т.д. Однако законодатель предусмотрел и другие основания, в силу которых работнику может
(а в определенных случаях - должен) быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. В
каких случаях сотруднику предоставляется такой отпуск? Как оформляется данный отпуск? Какова его
продолжительность? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в настоящей статье.
В первую очередь определим, что отпуск без сохранения заработной платы может быть
предоставлен работнику:
- на усмотрение работодателя;
- в обязательном порядке;
- в соответствии с коллективным договором.
Во всех случаях отпуск предоставляется работнику на основании его письменного заявления. Во
время отпуска без сохранения заработной платы за работником сохраняются его место работы и
должность. Кроме того, при нахождении в таком отпуске работник не может быть уволен по инициативе
работодателя (за исключением случая ликвидации организации) и переведен на другую работу.
Когда предоставление отпуска зависит от решения работодателя?
Согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен
работнику на основании его письменного заявления по семейным обстоятельствам, а также по другим
уважительным причинам. Поскольку в Трудовом кодексе не уточняется, какие причины являются
уважительными, право принимать такое решение предоставлено работодателю. В связи с этим в
заявлении работнику следует указать конкретные причины, по которым он желает взять подобный
отпуск. Возможно, что работник не захочет их указывать, а использует формулировку "по семейным
обстоятельствам". Это, конечно, не будет ошибкой, и работодатель может пойти ему навстречу, однако в
целях объективности принятия решения и в интересах самого работника лучше указать, какое именно
обстоятельство послужило причиной.
Обратите внимание! Информация о работнике, ставшая известной работодателю из его
заявления, является конфиденциальной и относится к персональным данным работника, которые
подлежат защите. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту
персональных данных работника, привлекаются к ответственности, вплоть до уголовной (ст. 90 ТК РФ).
Обязательным требованием при составлении заявления является указание в нем
продолжительности отпуска. В силу ч. 1 ст. 128 ТК РФ продолжительность отпуска без сохранения
заработной платы определяется по соглашению сторон. Таким образом, работник должен указать в
заявлении период (с какого и по какое число) и количество календарных дней, на которое он просит
предоставить отпуск, а работодатель путем проставления визы на заявлении выражает свое согласие,
несогласие или указывает то количество дней, на которое он согласен отпустить сотрудника. Приведем
пример такого заявления.
Не возражаю на предоставление
отпуска с 05.11.2012 по 07.11.2012
Семенова
Директору МУП
"Центральная библиотека им. Ленина"
О.Д. Семеновой
от библиотекаря Закладкиной В.И.
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на пять календарных дней с
05.11.2012 по 09.11.2012 в связи с необходимостью прохождения моей дочерью Закладкиной Марией
2000 г. р. медицинского обследования.
02.11.2012
Закладкина
На основании резолюции руководителя издается приказ о предоставлении отпуска, с которым
необходимо ознакомить работника под роспись. Если работодатель отказал в предоставлении отпуска,
работника следует ознакомить с принятым решением. Если он все же не вышел на работу, его можно
привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Согласно п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской
Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (далее - Постановление N 2) увольнение по этому
основанию, в частности, может быть произведено за самовольное использование дней отгулов, а также за
самовольный уход в отпуск (основной, дополнительный).
Напомним, что при увольнении за прогул должен быть соблюден порядок применения
дисциплинарных взысканий, установленный ст. 193 ТК РФ.
Однако может случиться, что сотрудник не вышел на работу, не дождавшись решения
руководителя учреждения, и в дальнейшем был уволен за прогул. Решением суда он может быть
восстановлен на работе, если суд сочтет причины его отсутствия на работе уважительными.
Кому и в каких случаях работодатель обязан предоставить
сохранения заработной платы?
отпуск без
Трудовым кодексом и федеральными законами установлены перечень работников и случаи, когда
работодатель не может отказать сотруднику в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
При этом для каждой категории работников или случая предусмотрена своя продолжительность отпуска.
Для наглядности представим эту информацию в виде таблицы.
Таблица N 1
Категория работников / случай
Нормативный акт
Участники Великой Отечественной войны
Часть 2 ст. 128 ТК РФ
Работающие пенсионеры по старости
(возрасту)
Родители и жены (мужья)
военнослужащих, погибших или умерших
вследствие ранения, контузии или увечья,
полученных при исполнении обязанностей
военной службы, либо вследствие
заболевания, связанного с прохождением
военной службы
Работающие инвалиды
Часть 2 ст. 128 ТК РФ
Лица, работающие по совместительству
Статья 286 ТК РФ
Один из родителей (опекун, попечитель,
приемный родитель), работающий в
районах Крайнего Севера и приравненных
к ним местностях, имеющий ребенка в
возрасте до 16 лет
Инвалиды войны
Статья 319 ТК РФ
Ветераны боевых действий
Лица, совмещающие работу с обучением
Члены избирательной комиссии на
Часть 2 ст. 128 ТК РФ
Часть 2 ст. 128 ТК РФ
Статья 14 Федерального
закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ
"О ветеранах" (далее Закон о ветеранах)
Статья 16 Закона о
ветеранах
Статьи 173, 174 ТК РФ,
ст. 17 Федерального закона
от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О
высшем и послевузовском
профессиональном
образовании"
Статья 22 Федерального
Продолжительность
отпуска
До 35 календарных дней в
году
До 14 календарных дней в
году
До 14 календарных дней в
году
До 60 календарных дней в
году
Количество дней
превышения отпуска по
основной работе над
ежегодным отпуском по
работе по
совместительству
Дополнительный
выходной день
До 60 календарных дней в
году
До 35 календарных дней в
году
См. таблицу N 2
На период действия
выборах и кандидаты
Гражданские служащие
Муниципальные служащие
Герои СССР и РФ
Супруги военнослужащих
Добровольные пожарные территориальных
подразделений добровольной пожарной
охраны
закона от 18.05.2005 N 51ФЗ "О выборах депутатов
Государственной Думы
Федерального Собрания
РФ"
Статья 46 Федерального
закона от 27.07.2004 N 79ФЗ "О государственной
гражданской службе РФ"
Статья 21 Федерального
закона от 02.03.2007 N 25ФЗ "О муниципальной
службе в РФ"
Статья 8 Закона РФ от
15.01.1993 N 4301-1
"О статусе Героев
Советского Союза, Героев
РФ и полных кавалеров
ордена Славы"
Статья 11 Федерального
закона от 27.05.1998 N 76ФЗ "О статусе
военнослужащих"
Статья 18 Федерального
закона от 06.05.2011 N 100ФЗ "О добровольной
пожарной охране"
полномочий
Не более одного года
Не более одного года
До трех недель в год
Часть отпуска,
превышающая
продолжительность
ежегодного отпуска по
основному месту работы
До 10 календарных дней
Кроме указанных в таблице категорий работников, согласно Закону о ветеранах отпуск без
сохранения заработной платы предоставляется военнослужащим, проходившим военную службу в
воинских частях, не входивших в состав действующей армии, лицам, работавшим на военных объектах
на прифронтовых участках и в пределах тыловых границ во время Великой Отечественной войны,
жителям блокадного Ленинграда и др.
В каких случаях работодатель должен предоставлять отпуск без сохранения заработной платы
работникам, обучающимся в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального
образования? Какова его продолжительность? Ответы на эти вопросы приведены в таблице.
Таблица N 2
Учреждения высшего профессионального образования, имеющие государственную аккредитацию
(ст. 173 ТК РФ)
Вступительные испытания
15 календарных дней
Сдача выпускных экзаменов в подготовительных отделениях
15 календарных дней
Промежуточная аттестация (очная форма обучения)
15 календарных дней
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы и
4 месяца
сдача итоговых государственных экзаменов (очная форма
обучения)
Сдача итоговых государственных экзаменов (очная форма
1 месяц
обучения)
Учреждения среднего профессионального образования, имеющие государственную аккредитацию
(ст. 174 ТК РФ)
Вступительные испытания
10 календарных дней
Промежуточная аттестация (очная форма обучения)
10 календарных дней
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы и
2 месяца
сдача итоговых государственных экзаменов (очная форма
обучения)
Сдача итоговых государственных экзаменов (очная форма
1 месяц
обучения)
Кроме того, в силу ч. 2 ст. 128 ТК РФ работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без
сохранения заработной платы продолжительностью до пяти дней в следующих случаях:
- при рождении ребенка;
- при регистрации брака;
- в случае смерти близких родственников.
Обратите внимание! К близким родственникам относятся родители, дети, дедушки, бабушки,
внуки, полнородные и неполнородные (имеющие общих отца, мать) братья и сестры (ст. 14 СК РФ).
Поэтому, если у работника умрет, например, дядя, предоставить ему отпуск в этом случае работодатель
не обязан.
Отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке предоставляется на основании
письменного заявления работника. При этом руководителю учреждения необязательно проставлять на
заявлении визу, а можно сразу издать приказ.
Отметим, что отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, положенного
работнику в соответствии с законодательством, работодатель не имеет права, тем более принимать в
отношении него меры дисциплинарного взыскания, если работник ушел в отпуск без его согласия. Так,
на основании упомянутого п. 39 Постановления N 2, если трудовой договор с работником расторгнут по
пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за прогул), необходимо учитывать, что не является прогулом использование
работником дней отдыха в случае, если работодатель в нарушение предусмотренной законом
обязанности отказал в их предоставлении и время использования работником таких дней не зависело от
усмотрения работодателя.
Предоставление отпуска в соответствии с коллективным договором
Обязанность предоставлять отпуск без сохранения заработной платы устанавливается не только
Трудовым кодексом и федеральными законами. Она может быть предусмотрена также коллективным
договором или отраслевыми соглашениями. В силу ст. 263 ТК РФ коллективным договором могут
устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы:
- работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет;
- работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
- отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.
При этом продолжительность данного отпуска составляет до 14 дней и он предоставляется в
удобное для работника время. Кроме того, по письменному заявлению работника указанный отпуск
может быть:
- присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску;
- использован отдельно полностью;
- использован по частям.
Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.
Отраслевыми соглашениями перечень работников, которым предоставляются подобные отпуска,
может быть расширен. Так, отпуска без сохранения заработной платы могут предоставляться работникам
угольной промышленности:
- в связи со свадьбой детей - в количестве пяти дней;
- одному из родителей учащихся первых классов (опекуну, попечителю, приемному родителю) - 1
сентября (другое число первого дня учебного года);
- в других случаях, оговоренных в коллективных договорах, соглашениях *(1).
Продолжительность административного отпуска может быть и увеличена. Так, работникам
службы безопасности работодатель в связи с регистрацией брака, рождением ребенка, смертью близких
родственников, а также по другим уважительным причинам предоставляет дополнительный отпуск без
сохранения заработной платы продолжительностью до семи календарных дней. Другими уважительными
причинами при этом являются, в частности:
- призыв детей в армию;
- регистрация брака детей;
- переезд на новое место жительства*(2).
Некоторыми соглашениями при рождении ребенка, свадьбе или в других случаях установлено
предоставление работникам оплачиваемых дополнительных отпусков (например, Отраслевым
соглашением по организациям, учреждениям, подразделениям и органам внутренних дел Российской
Федерации на 2012-2014 годы).
Если конкретная продолжительность, порядок и условия предоставления отпусков соглашениями
не установлены, они определяются коллективным договором.
Продолжительность отпуска
Итак, если продолжительность отпуска без сохранения заработной платы не установлена
Трудовым кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором или локальными
нормативными актами, она определяется по соглашению сторон. Однако из этого не следует, что если в
соответствии с Трудовым кодексом работнику положен отпуск при рождении ребенка
продолжительностью пять дней, то ему нельзя предоставить отпуск продолжительностью 10 дней. В
данном случае работодатель не имеет права предоставить работнику отпуск только менее установленной
ТК РФ продолжительности. Ограничения в предоставлении более длительного отпуска по сравнению с
предусмотренным нормативными актами существуют лишь для отдельных категорий работников, в том
числе для государственных и муниципальных служащих. Для них продолжительность отпуска без
сохранения денежного содержания не может быть более года.
Может возникнуть вопрос, вправе ли работодатель предоставить сотруднику отпуск без
сохранения заработной платы на несколько часов, ведь зачастую работнику не хочется брать целый день,
чтобы, например, посетить врача. Мнения по этому вопросу разделились. С одной стороны, Трудовым
кодексом установлено, что продолжительность отпуска определяется по соглашению между работником
и работодателем, при этом не говорится, что такой отпуск предоставляется только в днях. С другой
стороны, по общему правилу отпуск предоставляется в календарных днях и предоставление его в часах
трудовым законодательством не предусмотрено. Таким образом, одни специалисты считают: поскольку
предел минимальной продолжительности отпуска без сохранения заработной платы законодательством
не установлен, данный отпуск может иметь любую продолжительность, в том числе в часах. При этом
при исчислении среднего заработка в расчете не участвуют суммы, начисленные за время, когда
сотрудник освобождался от работы без сохранения оплаты труда. В табеле учета рабочего времени
период предоставленного отпуска без сохранения заработной платы отражается по коду "ДО" (отпуск без
сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя), а время, в
течение которого работник находился на рабочем месте, - по коду "Я" (продолжительность работы в
дневное время) (об оформлении табеля читайте ниже).
Мы придерживаемся мнения, что отпуск без сохранения заработной платы не может
предоставляться в часах, что подтверждается и некоторыми судебными решениями (например,
Кассационным определением Пермского краевого суда от 16.05.2011 по делу N 33-4431). Кроме того, при
использовании работником отпуска в часах не совсем удобно производить расчеты. Поэтому, если
работник просит отпустить его на несколько часов по уважительной причине, все же не рекомендуем
оформлять это как отпуск без сохранения заработной платы, в таких ситуациях лучше вести учет
отработанного сотрудником времени.
Отметим, что от продолжительности административного отпуска зависит стаж для
предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, поэтому отпуск без сохранения заработной платы
подлежит обязательному учету. В соответствии со ст. 121 ТК РФ время предоставляемых работнику по
его просьбе отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение
рабочего года, включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
То есть в случае, если общая продолжительность административных отпусков в течение рабочего года
составляет, например, 20 календарных дней, при расчете стажа, дающего право на ежегодный
оплачиваемый отпуск, учитываются только 14 дней, а остальные дни (начиная с 15-го дня) не
принимаются во внимание. При этом дата окончания рабочего года должна быть смещена на число дней,
исключенных из указанного стажа (Письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1). Соответственно, рабочий
год увеличивается на шесть календарных дней. Таким образом, если рабочий год длился с 13.06.2011 по
12.06.2012, следующий период для предоставления ежегодного отпуска начнется 18.06.2012 и закончится
17.06.2013.
Также согласно пп. "е" п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной
платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, дни неоплачиваемого
отпуска исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка вне зависимости от его
продолжительности и не включаются в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии (ч. 1 ст. 10
Федерального закона от 17.12.2001 N 173-Ф3 "О трудовых пенсиях в Российской Федерации").
Оформление отпуска
Итак, на основании заявления работника издается приказ о предоставлении ему отпуска без
сохранения заработной платы (по унифицированной форме N Т-6*(3)). В приказе указываются номер и
дата его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, наименование структурного
подразделения, в котором он работает, период работы, за который ему предоставляется отпуск. В разделе
Б делается отметка "отпуск без сохранения заработной платы", а также отражаются количество
календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Если такой отпуск оформляется вместе с
основным, заполняется и раздел А приказа. Независимо от того, заполнен ли раздел А, в разделе В
указываются общее количество дней отпуска и его даты. С приказом работника необходимо ознакомить
под роспись. Если он отказывается от ознакомления, составляется соответствующий акт.
Затем в личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2 или Т-2ГС (МС)) вносится
запись о том, что работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, с указанием
количества календарных дней, дат начала и окончания отпуска, а также основания для его
предоставления (реквизитов приказа о предоставлении отпуска и заявления работника).
Обратите внимание! При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска
составляется записка-расчет, необходимая для расчета причитающейся работнику заработной платы и
других выплат. Однако, поскольку отпуск без сохранения заработной платы не предусматривает оплату
времени нахождения работника в отпуске, составлять записку-расчет не нужно.
Отпуск без сохранения заработной платы также следует отразить в табеле учета рабочего
времени. При этом в табеле, составленном по унифицированной форме N Т-12 или Т-13, в зависимости
от причины предоставления отпуска предусмотрены следующие обозначения:
- "УД" (цифровой код 13) - дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения
заработной платы;
- "ДО" (цифровой код 16) - отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику
по разрешению работодателя;
- "ОЗ" (цифровой код 17) - отпуск без сохранения заработной платы на условиях,
предусмотренных действующим законодательством РФ;
- "ДБ" (цифровой код 18) - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
- "НВ" (цифровой код 28) - дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы.
Что касается табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных
учреждений (ф. 0504421), форма которого утверждена Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н*(4),
то в нем предусмотрено обозначение "А" (неявка с разрешения администрации).
В заключение отметим, что с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной
платы может обратиться только работник, работодатель не имеет права быть инициатором его
предоставления. Так, согласно Постановлению Минтруда РФ от 27.06.1996 N 40 "Об утверждении
разъяснения "Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя" отпуск без
сохранения заработной платы может предоставляться только по просьбе работника по семейным
обстоятельствам и другим уважительным причинам. Вынужденные отпуска без сохранения заработной
платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрены.
В случае если работник не по своей вине не может выполнять обязанности, предусмотренные
заключенным с ним трудовым договором (контрактом), работодатель обязан в соответствии с ч. 1 ст. 157
ТК РФ оплатить время простоя в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника. Если оплата
времени простоя не по вине сотрудника работодателем не производится, сотрудник вправе обжаловать
действия работодателя в комиссию по трудовым спорам или в суд.
Кроме того, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в
соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ в виде наложения штрафа:
- на должностных лиц - от 1 000 до 5 000 руб.;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. (или административного приостановления
деятельности на срок до 90 суток).
Л.В. Куревина,
эксперт журнала "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и
налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.
───────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Федеральное отраслевое соглашение по угольной промышленности Российской Федерации
на 2010-2012 годы.
*(2) Отраслевое соглашение по Федеральной службе безопасности Российской Федерации на
2008-2010 годы от 06.03.2008 (продлено до 26.12.2012).
*(3) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
*(4) "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета,
применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного
самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными
академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их
применению".