График отпусков _И. Семенченко, журнал `Кадровый вопрос`, N

График отпусков
Семенченко И. График отпусков / И. Семенченко // Кадровый вопрос. – 2015.
- N 7( июль).
График отпусков применяется для отражения сведений о времени
распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных
подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков сводный график. При его составлении учитываются положения действующего
законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и
пожелания работников.
Составление графика отпусков является обязанностью работодателя. Этот
документ могут истребовать при проверке соблюдения трудового законодательства,
проводимой сотрудниками Рострудинспекции. График отпусков на 2015 год
устанавливается не позднее середины декабря 2014 года.
Ответственность предусмотрена как за несоставление графика работодателем,
так и за его несоблюдение сторонами трудового договора.
Если график отсутствует, пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф:
- для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
- организации - от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении компании
может быть применена другая мера административного наказания - приостановление
ее деятельности на срок до 90 суток;
- для индивидуальных предпринимателей - штраф от 1000 до 5000 руб. или
приостановление деятельности на срок до 90 суток.
График отпусков необходим не только для того, чтобы избежать санкций при
проверке. Грамотно составленный график позволит работодателю запланировать
предстоящие отпускные расходы, безболезненно осуществлять непрерывные
производственные процессы. Напомним, что выплатить работнику отпускные
работодатель обязан не менее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9
ст. 136 ТК РФ).
В том случае если крайний срок выплаты отпускных приходится на выходной или
праздничный день, перечислить отпускные работнику необходимо в последний рабочий
день перед ним (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Например, отпуск
работника начинается в среду. Если выдать отпускные за три календарных дня, день
выплаты придется на воскресенье предыдущей недели. Однако воскресенье нерабочий день, поэтому в данном случае отпускные следует выплатить работнику в
пятницу предыдущей недели, то есть предшествующий рабочий день).
Отметим, что за нарушение установленных сроков в части выплат отпускных
работодатель обязан выплатить работнику компенсацию. Ее размер определяется за
каждый день просрочки исходя из 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ (ст. 236 ТК
РФ).
Как видим, график отпусков одинаково значим как для работодателей, так и для
работников. Так, если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем,
необходимо соблюдать и той и другой стороне трудового договора. Работник не вправе
уйти в отпуск не по графику без согласия работодателя. Трудовой кодекс не содержит
специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение
графика отпусков. Для работодателя, не предоставившего отпуск по графику,
предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время
работодатель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий
рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно
отразиться на нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает
против этого, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.
В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, отпуск должен быть перенесен на
другое время. Это происходит, в частности, когда непосредственно перед отпуском
работник заболел либо когда ему своевременно не была произведена оплата за время
отпуска.
Как правильно оформляется график отпусков?
1. Разработка проекта документа
При большой численности работников целесообразно составлять свой график
отпусков в каждом структурном подразделении. На подготовительном этапе создания
документа разрабатывается проект графика отпусков. Этим занимаются руководители
структурных подразделений, которые могут увязать пожелания работников с
производственными задачами. Затем проект документа передается специалистам
отдела кадров, которые корректируют график с учетом льгот и гарантий на право
использования
отпуска,
предоставленных
работникам
действующим
законодательством. После этого внесенные изменения передаются на обсуждение
непосредственно работникам и руководителям структурных подразделений.
В организациях с малой численностью схема предварительной работы по
подготовке графика отпусков предполагает учет мнения работников путем проведения
письменного опроса, после чего проект графика также поступает на рассмотрение
работодателя, который определяет возможность использования работниками их
отпусков с учетом производственной необходимости и экономической ситуации.
При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий
право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), определяется
в соответствии со статьей 121 ТК РФ ((для определения продолжительности отпуска
важен стаж работы только у данного работодателя).
Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной
стаж), работодатель может определить:
- продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);
- момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не
включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее
количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14
календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на
количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14. Если в
течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе и
внешнему совместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
продолжительностью 28 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В противном случае
полагается меньше отпускных дней. Работник может использовать 28 дней отпуска
единовременно или по частям. Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна
из частей не может быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
На продолжительность отпуска влияет наличие:
- полагающихся работнику дней дополнительного или удлиненного отпуска.
Категории работников, которым полагаются такие отпуска, перечислены в статьях 115,
116-119, 173-176, 267, 334 и 350 ТК РФ. Добавим, что любой работодатель вправе
самостоятельно установить для своих работников дополнительные отпуска любой
продолжительности. Порядок и условия их предоставления следует определить в
коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте;
- неотгулянных (неиспользованных дней отпуска за предыдущий год) или взятых
авансом в счет предстоящего отпуска дней. При составлении графика отпусков на
очередной календарный год такие дни необходимо учесть. И если работник не отгулял
отпуск, для него следует запланировать два отпуска. В исключительных случаях отпуск
может быть перенесен на следующий год (с согласия работника).
При установлении очередности отпусков работодатель должен учесть много
факторов. Ему необходимо соблюсти:
- права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное
время (удобное для них время или вне очереди);
- требования статьи 287 ТК РФ о предоставлении совместителям (и внутренним,
и внешним) ежегодных оплачиваемых отпусков одновременно с отпуском по основной
работе;
- мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в
предшествующем году.
Время ухода работников в отпуск может быть распределено равномерно в
течение года или в зависимости от периода наименьшей производственной активности
организации. Если уход работников в отпуск может нарушить нормальную работу
организации, в коллективный договор или другой акт следует включить условие, что в
каждом календарном месяце может уходить в отпуск одновременно ограниченное число
сотрудников определенного структурного подразделения (например, 10-15% общей
численности подразделения).
При определении очередности отпусков необходимо учитывать следующие
правила:
- начальник и его заместитель не должны уходить в отпуск одновременно;
- в подразделении должны постоянно оставаться по крайней мере несколько
сотрудников;
- накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно, а не
суммировать его так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд;
- одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие
одинаковые должности или выполняющие сходную работу;
- работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время,
когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности
(как по основной, так и по совмещаемой должности);
- не рассматривайте работников, которые имеют право уйти в отпуск вне
очереди, в качестве заместителей на время отпусков других работников (они могут уйти
в отпуск в самый неподходящий для работодателя момент);
- распределяйте отпуска между остальными работниками структурного
подразделения так, чтобы использование "льготниками" отпуска в любой период года
не отразилось на работе подразделения.
При наличии вредных или опасных условий труда дает сотрудникам право на
дополнительные отпуска.
При
составлении
графика
отпусков
нужно
помнить
о
правилах
взаимозаменяемости, чтобы "исчезновение" одного специалиста не сказалось
негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом.
При
составлении графика отпусков должны
учитываться принятые
производственные, финансовые и иные планы, эффективное управление. Так, в период
увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников
оставалось на рабочих местах. А на период уменьшения объемов производства можно
предоставлять сотрудникам отпуска.
Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на
части или переноса могут быть отражены:
- в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для компаний,
численность работников которой менее 20 человек;
- ведомости планирования отпусков по каждому подразделению. Эта форма
подойдет для организаций с большой численностью работников.
2. Заполнение формы N Т-7
Напомним, что до 2013 г. у работодателей не было выбора, по какой форме
составлять график отпусков. Унифицированная форма N Т-7, утвержденная
постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1, была обязательна к
применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять
необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 6
декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ"). Главное,
чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона
N 402-ФЗ. Есть и другой вариант - взять за основу привычную форму N Т-7 и добавить в
нее дополнительные графы либо столбцы или, наоборот, убрать ненужные для
организации.
Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается
руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Далее он
передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании. Если
профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоне
вместо мнения выборного профсоюзного органа делается отметка о том, что первичная
профсоюзная организация не создана (или отсутствует).
В график должны быть включены все категории работников. Проследите также и
за тем, чтобы в документ были включены все виды отпусков, на которые имеют право
работники компании. Это могут быть отпуска нормальной продолжительности,
удлиненные или дополнительные (например, за работу в районах Крайнего Севера).
Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы также нужно учесть при
составлении графика.
На этапе планирования отпусков заполняются только графы 1-6 формы N Т-7.
Наименование должностей указываются в графе 2 в соответствии со штатным
расписанием. Если в организации табельные номера работникам не присваиваются,
графу 4 не заполняют.
В графе 6 указывается дата начала отпуска работников, в том числе имеющих
право на отпуск в любое удобное для них время. Вписывать сюда день окончания
отпуска необязательно. Хотя, если отпуск разделяется на части, стоит указать
временные отрезки.
При составлении графика графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся
от руки в течение года по мере ухода работников в отпуск.
Графа 7 "Фактическая продолжительность отпуска" заполняется после окончания
отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период. При
этом в графе 8 указывается причина переноса отпуска и документ, на основании
которого отпуск отложен (личное заявление работника о переносе отпуска в
произвольном виде, если инициатором является сотрудник, или же приказ
руководителя о переносе отпуска, если его сроки сдвигаются по инициативе
работодателя, например в связи с производственной необходимостью). А в графе 9
ставится его предполагаемая дата.
Графа 10 "Примечания" предназначена для особых пометок. Она заполняется,
если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник
был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ)
либо отпуск был продлен (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В данной графе указывают основания
для отзыва из отпуска, его продления или переноса.
3. Ознакомление сотрудников с графиком отпусков
Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом,
обязательным для исполнения и работниками, и работодателем, ни одна из сторон не
вправе в одностороннем порядке изменить установленные в нем даты начала и
окончания отпуска (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому, несмотря на то что напрямую в ТК РФ
это не указано, работодатель обязан довести до сведения всех работников
утвержденный график отпусков.
В противном случае работодателя могут признать виновным в нарушении норм
трудового законодательства. Это подтверждают и суды (см., например, решения
Смоленского областного суда от 20 мая 2014 г. N 21-144/2014 и Мурманского
областного суда от 1 августа 2014 г. N 21-191/2014). Кроме того, Мурманский областной
суд подчеркнул, что "...указание на то, что выявленные нарушения не ущемляют прав
работников, не наносят им материального вреда, основанием для освобождения
юридического лица от ответственности, по ст. 5.27 КоАП РФ, являться не может".
Отметим, что трудовым законодательством не регламентирована форма
ознакомления работников с графиком отпусков. Поэтому работодатель вправе выбрать
ему удобный вариант ознакомления работников с графиком.
Самый простой способ - ввести в график отпусков дополнительный столбец, в
котором работники будут фиксировать факт ознакомления. Правда, здесь есть один
минус. График отпусков составляется до начала календарного года. И к моменту, когда
отпуск должен быть предоставлен, и работник, и его непосредственный начальник
могут об этом просто забыть.
Удобнее второй способ - не позднее чем за две недели до начала отпуска отдел
кадров составляет специальные извещения для каждого работника, у которого
запланирован отпуск. В извещении указывается дата начала отпуска. При этом
несколько усложняется документооборот, но у работника есть время перенести или както скорректировать ранее запланированный отпуск.
На практике часто возникает вопрос: а нужно ли вновь принятого работника
знакомить с утвержденным графиком отпусков? В Трудовом кодексе нет подобного
указания. Однако для планирования производственных процессов целесообразно
внести изменения в существующий график отпусков.
Как внести изменения в график отпусков?
График отпусков составляется на календарный год. Однако нередко возникает
необходимость внести изменения в уже утвержденный документ.
По соглашению между работником и работодателем период отпуска может быть
изменен в следующих случаях.
- При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ).
Корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков.
- При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Поскольку в форме N Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об
отзыве, можно воспользоваться графой 10 "Примечание". В ней следует указать, что
работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить
реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 - дату начала использования
оставшейся части отпуска.
- При разделении отпуска на части.
По соглашению с работодателем работник может разделить ежегодный отпуск на
части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных
дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Никаких дополнительных документов при этом оформлять не нужно. Достаточно
отразить дату предоставления каждой части отпуска в графике отпусков.
- При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.
Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников
не установлен.
В большинстве организаций для этой цели издается дополнительный график
(также по форме N Т-7). Основанием для его издания будет являться приказ
работодателя.
Дополнительный график - это приложение к основному, поэтому утверждать его
нужно в том же порядке, что и основной документ (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Утверждаю
Генеральный директор
Сидоров / И.П.Сидоров
15 декабря 2014 года
Общество с ограниченной ответственностью "Изабелла"
г. Саратов 413100,
г. Саратов, ул. Б. Садовая д.35
График отпусков на 2015 год
Должность по
штатному
расписанию
1
Генеральный
директор
Генеральный
директор
Главный
бухгалтер
Главный
бухгалтер
Начальник
отдела кадров
Начальник
отдела кадров
Фамилия, имя,
отчество
Отпуск
запланированный
кол-во
даты
кал. дней
фактический
кол-во даты
кал.
дней
5
6
Подпись
сотрудника
2
Сидоров И.П.
3
14
4
17.03.15-30.03.15
Сидоров И.П.
14
01.06.15-14.06.15
Сидоров
Иванова Т. В.
14
01.04.15-14.04.15
Иванова
Иванова Т.В.
14
17.11.15-30.11.15
Иванова
Севастьянова
Н.П.
Севастьянова
Н.П.
14
01.03.15-14.03.15
14
17.06.15-30.06.15
Севастьянов
а
Севастьянов
а
Начальник отдела кадров
Севастьянова
Н.П. Севастьянова
7
Сидоров
Каким работникам положен отпуск в любое удобное время?
При составлении графика работодатель обязан учитывать пожелания всех
работников по поводу предоставления отпусков, но принимать решение о конкретном
времени отпуска он имеет право по собственному усмотрению. Однако есть некоторые
категории работников, кому положен отпуск в любое удобное время независимо от
желания работодателя (ст. 123 ТК РФ).
Категории работников, которым положен отпуск в любое удобное время
Перечень льготных категорий
Несовершеннолетние
работники (в возрасте до 18
лет)
Работник, чья жена находится
в отпуске по беременности и
родам
Работник, который трудится в
районах Крайнего Севера и
приравненных к ним
местностях и сопровождает
своего ребенка в возрасте до
18 лет в другую местность для
поступления в
образовательные учреждения
среднего или высшего
профессионального
образования
Лица, работающие по
совместительству
Основание для
предоставления отпуска в
любое время
Статья 267 ТК РФ
Примечание
Статья 123 ТК РФ
Статья 322 ТК РФ
Отпуск предоставляется
на время поступления
ребенка в возрасте до 18
лет в среднее или высшее
учебное заведение,
расположенное в другой
местности
Статья 286 ТК РФ, письмо
Роструда от 8 мая 2009 г.
Отпуск предоставляется
одновременно с отпуском
по основной работе. Если
на работе по
совместительству
продолжительность
ежегодного
оплачиваемого отпуска
меньше, чем по
основному месту работы,
работодатель по просьбе
сотрудника обязан
предоставить ему отпуск
без сохранения
заработной платы
Инвалиды войны, участники
Статьи 14-19 Закона РФ от
Великой Отечественной войны, 12 января 1995 г.
ветераны боевых действий
Работники, награжденные
знаком "Почетный донор
России"
Работники, подвергшиеся
воздействию радиации
вследствие катастрофы на
Чернобыльской АЭС
Работники, подвергшиеся
воздействию радиации
вследствие ядерных
испытаний на
Семипалатинском полигоне
Герои Советского Союза,
Герои Российской Федерации,
полные кавалеры ордена
Славы
Герои Социалистического
Труда, Герои Труда
Российской Федерации и
полные кавалеры ордена
Трудовой Славы
Работницы, являющиеся
супругами военнослужащих
Статья 23 Федерального
закона от 20 июля 2012 г.
N 125-ФЗ "О донорстве
крови и ее компонентов"
Статьи 14-16, 18-20 Закона
РФ от 15 мая 1991 г.
N 1244-1 "О социальной
защите граждан,
подвергшихся воздействию
радиации вследствие
катастрофы на
Чернобыльской АЭС"
Статья 2 Федерального
закона от 10 января 2002 г.
N 2-ФЗ "О социальных
гарантиях гражданам,
подвергшимся воздействию
радиации вследствие
ядерных испытаний на
Семипалатинском
полигоне"
Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от
15 января 1993 г. N 4301-1
"О статусе Героев
Советского Союза, Героев
Российской Федерации,
полных кавалеров ордена
Славы"
Пункт 2 ст. 6 Федерального
закона от 9 января 1997 г.
N 5-ФЗ "О предоставлении
социальных гарантий
Героям Социалистического
Труда, Героям Труда
Российской Федерации и
полным кавалерам ордена
Трудовой Славы"
Пункт 11 ст. 11
Федерального закона от 27
мая 1998 г. N 76 "О статусе
военнослужащих"
Отпуск жене
предоставляется в одно
время с отпуском
военнослужащего и в той
же продолжительности.
Если же ежегодный отпуск
жены меньше отпуска
мужа, жене по ее
желанию должен
предоставляться отпуск
без сохранения
заработной платы
Кроме того, отпуск в любое удобное время может предоставляться и другим
категориям работников в соответствии с трудовым, коллективным договором или иным
внутренним документом организации.
Кому предоставляются дополнительные отпуска?
При составлении графика нужно учитывать также дополнительные отпуска.
Выясним, кому они положены. Имейте в виду, что дополнительные оплачиваемые
отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК
РФ).
Категории работников, которым полагаются дополнительные отпуска
Перечень категорий, имеющих
право на дополнительный отпуск
Работники, условия труда на
рабочих местах которых по
результатам специальной
оценки условий труда отнесены
к вредным условиям труда 2, 3
или 4 степени либо опасным
условиям труда
Работники, имеющие особый
характер работы, в частности:
- врачи общей практики
(семейные врачи) и медицинские
сестры врачей общей практики
(семейных врачей) за
непрерывную работу в этих
должностях свыше трех лет;
- работники территориальных
органов Чеченской Республики;
- работники командированные в
Чеченскую Республику
Работники с ненормированным
рабочим днем
Работающие в районах Крайнего
Севера и приравненных к ним
местностях.
Основание для
использования
Статья 117 ТК РФ
Количество дополнительных
календарных дней
Минимальная
продолжительность - семь дней.
Продолжительность
устанавливается внутренним
документом организации
Статья 118 ТК РФ,
постановление
Правительства РФ от
30 декабря 1998 г.
N 1588,
п. 5 постановления
Правительства РФ от
31 декабря 1994 г.
N 1440
Для врачей общей практики и их
медицинских сестер - три дня.
Для работников
территориальных органов и
командированных в Чеченскую
Республику - два дня за каждый
полный месяц работы
Статья 119 ТК РФ
Минимальная
продолжительность - три дня.
Продолжительность
устанавливается внутренним
документом организации
Работникам, постоянно
работающим в районах Крайнего
Севера, - 24 дня, в местностях,
приравненных к районам
Крайнего Севера, - 16 дней
Статья 321 ТК РФ
Как учесть пожелания работников в составлении графика отпусков?
При составлении графика отпусков работодатель учитывает пожелания
работников. А в каком документе можно собрать эти пожелания? И нужен ли единый
документ по организации или удобнее использовать отдельные документы по каждому
структурному подразделению? Универсального решения здесь нет, поскольку в каждом
случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры
работодателя. В организациях с большим количеством отделов, бюро и подобных
организационных единиц целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по
каждой такой единице, а затем передать заполненные формы в отдел кадров.
Организации с небольшой численностью работников могут использовать и сводную
форму для учета пожеланий всех сотрудников.
В любом случае при разработке проекта графика отпусков учитывается
специфика производственного процесса. Например, отдел главного бухгалтера должен
учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и
налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого
подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам. При
этом нагрузка рассчитывается как отношение количества работников, использующих в
этом месяце отпуск полностью, к количеству работников подразделения.
Справка о распределении отпусков на 2015 г.
Организационная единица: отдел главного бухгалтера
N
Ф.И.О.
п.п.
сотрудника
1
Симонова Р.А.
2
Иванов П.Л.
3
Гордон А.В.
4
Петрова Е.Д.
5
Хохлова В.Н.
6
Сидоров П.Р.
Итого:
Количество полных
отпусков (28
календарных дней)
Нагрузка в %
1
-
2
14
14
0,5
3
14
14
0,5
4
-
0
8,3
8,3
0
Количество дней отпуска
5
6
7
8
9
10 11
14
14
14
14
7
7
14
14
14
14
14 14 28
21
21
14 14
0,5 0,5 1 0,75 0,75 0,5 0,5
8,3 8,3 16, 12,5 12,5 8,3 8,3
7
12
14
14
0,5
8,3
При планировании предстоящего отпуска необходимо обратить внимание на
следующий момент. При увольнении работника работодатель не всегда может
удержать долг по излишне выплаченным отпускным. В том случае если работодатель
не удержал при окончательном расчете с работником "отпускной" долг, то вероятность
взыскания долга в судебном порядке очень мала. Это, в частности, подтверждает
Верховный суд РФ (определения от 25 октября 2013 г. N 69-КГ13-6 и от 28 мая 2010 г.
N 18-В10-16). Чтобы избежать проблемных ситуаций в будущем, перед составлением
планирования графика отпусков необходимо произвести расчет "заработанных" дней
отпуска для каждого сотрудника на основании положений ст. 121 ТК РФ. При этом
следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положены отпуска
"авансом" (ст. 122 ТК РФ).
Что делать если в графике отпусков допущена ошибка?
От ошибок никто не застрахован. Иногда случается так, что уже после
согласования и утверждения графика, а также после ознакомления с ним работников
обнаруживается досадная ошибка (например, неверно указана дата или фамилия
работника). Что делать? Перепечатывать и проходить процедуры согласования и
утверждения заново - нелегкий труд, делать этого не стоит. Так как же внести
исправления?
График отпусков - первичный учетный документ, и к нему применим тот же
порядок внесения исправлений, который принят в бухгалтерском учете. Федеральный
закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" гласит, что "в первичном
учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено
федеральными
законами
или
нормативными
правовыми
актами
органов
государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном
учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц,
составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и
инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц" (п. 7 ст. 9
Закона N 402-ФЗ).
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв.
Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105) изложено:
- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим
карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств
механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в
течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается
использовать для записей простой карандаш (п. 2.8);
- свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку
(п. 2.9);
- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров
подчистки и неоговоренные исправления не допускаются (п. 4.1);
- ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых
и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильные текст
или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленные текст или суммы.
Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать
исправленное (п. 4.2);
- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью
"исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также
проставлена дата исправления (п. 4.3).
Типичные ошибки при составлении графика отпусков
Одно из самых распространенных нарушений в организации - отсутствие
графика отпусков, то есть отпуск предоставляется по инициативе работника. Это
грубое нарушение трудового законодательства, так как график отпусков положено
составлять даже в том случае, если в организации работает 1 человек. В некоторых
фирмах этот кадровый документ составляется "для галочки", без учета пожелания
сотрудников. В конечном итоге фактическое время отпуска не совпадает со временем,
заявленным в графике.
Еще одна ошибка: отсутствие подписей уполномоченных лиц на документе. В
график отпусков по ошибке может попасть не только основной отпуск, но и иные виды
отпусков. Например, отпуск по уходу за ребенком, которым там не место. Это является
типичной ошибкой при составлении документа. Учебный отпуск также не должен
отображаться в графике. В случае если отпуск предоставляется по частям, то
продолжительность одного периода отпуска не должна быть менее двух недель.
Иногда сотрудники отдела кадров дробят отпуск на меньшие части и отображают
такую информацию в графике. Это является ошибкой. Работник может получить два
отпуска в одном году только в том случае, если он устроился на работу в году,
предшествующему году предоставления отпуска. При этом соответствующая
информация должна быть отображена в графике отпусков. Составляя документ,
следует помнить о том, что нельзя одновременно отправить в отпуск руководителя
структурного подразделения и его заместителя. Ведь тогда возникает вопрос о том, кто
же будет исполнять обязанности по руководству подразделением в период отсутствия
двух должностных лиц.
Нередко работодатели не предоставляют отпуск в удобное для некоторых
категорий работников время. Беременные женщины, инвалиды, участники боевых
действий имеют право на выбор времени отпуска. Работодатель в некоторых случаях
игнорирует их привилегию, что является нарушением прав и действующего
законодательства. Отпуск не может быть разделен на несколько частей по инициативе
руководства организации без письменного согласия работника. Если работник согласен
на деление отпуска, он должен подписаться в конце соответствующего документа с
записью о том, что он ознакомлен с документом и не имеет возражений в связи с
делением отпуска.
В некоторых ситуациях сотрудник кадрового отдела может забыть включить
работника в график отпусков. В этом случае отпуск работнику предоставляется после
написания личного заявления на отпуск. График отпусков - обязательный документ,
который надлежит составлять каждому юридическому лицу, в случае его отсутствия
возможно наступление административной ответственности при проверке соблюдения
законодательства трудовой инспекцией. Нельзя переоценить важность этого документа
для конкретной организации. Ведь правильно составленный график отпусков - залог
бесперебойной работы предприятия. Поэтому, составляя этот документ, в
обязательном порядке нужно учитывать взаимозаменяемость сотрудников. Именно
поэтому составление этого документа можно поручить лишь компетентному сотруднику
отдела кадров, который со всей ответственностью подойдет к возложенному на него
заданию.
Унифицированная форма N Т-7
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 5 января 2004 г. N 1
┌───────────┐
│
Код
│
├───────────┤
Форма по ОКУД│ 0301020 │
├───────────┤
Общество с ограниченной отвестственностью "Альфа"
по ОКПО│ 00000000 │
───────────────────────────────────────────────────
└───────────┘
наименование организации
Мнение выборного профсоюзного органа
от " " _________ 20 г. N _____ учтено
Утверждаю
Руководитель
директор
┌───────────┬───────────────┬────────┐
─────────────
График отпусков │
Номер
│
Дата
│ На год │
должность
│ документа │ составления │
│
├───────────┼───────────────┼────────┤
Львов
А.В. Львов
│
1
│ 12.12.2014
│ 2015 │────────────── ───────────────────
└───────────┴───────────────┴────────┘личная подпись расшифровка подписи
" 12 " декабря 2014 г.
──── ──────── ──
Структурное
подразделение
Должность
(специальность,
профессия) по
штатному
расписанию
1
Администрация
2
Директор
Бухгалтерия
Главный
бухгалтер
Фамилия, имя,
отчество
3
Львов
Александр
Владимирович
Глебова Алла
Степановна
Табель
ный
номер
Отпуск
4
1
колич
ество
кален
дарны
х дней
5
28
2
28
дата
запланиров фактическа
анная
я
6
14.03.2015
7
14.03.2015
13.05.2015
19.05.2015
перенесение отпуска
основани
дата
е
предполага
(документ
емого
)
отпуска
8
9
Приказ от
15.04.201
19.05.2015
Примечан
ие
10
Отпуск
перенесе
н из-за
выездной
проверки
ИФНС
5 N 32
Бухгалтерия
Бухгалтер
Бухгалтерия
Кассир
Отдел кадров
Руководитель
отдела кадров
Руководитель кадровой службы
Зайцева
Виктория
Николаевна
Дежнева Анна
Васильевна
Громова Елена
Эмильевна
14
28
27.05.2015
27.05.2015
70
28
22.08.2015
02.09.2015
94
28
03.10.2015
03.10.2015
руководитель отдела кадров
───────────────────────────────
должность
───────────────
личная подпись
Заявлени
е от
14.08.201
5
02.09.2015
Е.Э. Громова
─────────────────────
расшифровка подписи