Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессио-

Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Саратовский государственный технический университет
имени Гагарина Ю.А.»
НАЧАЛО РАБОТЫ В MICROSOFT EXCEL 2007
Методические указания к выполнению лабораторных работ
по курсу “Информатика”
для студентов направления
220400.62 «Управление в технических системах»
всех форм обучения
Одобрено
редакционно-издательским советом
Балаковского института техники,
технологии и управления
Балаково 2014
1
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Microsoft Excel 2007 представляет собой мощный табличный процессор, который широко используется как рядовыми пользователями, так и специалистами
узкого профиля для работы с электронными таблицами.
Электронная таблица – это информационная технология для профессиональной работы с данными, представляющая собой аналог обычной таблицы и позволяющая производить разнообразные вычисления с числовыми данными. Для
управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты –
табличные процессоры.
Табличный процессор – комплекс программных средств для математической,
статистической и графической обработки текстовых и числовых данных в табличном виде.
Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2007
В окне Microsoft Excel 2007, как и в других программах MS Office 2007, используется новый ленточный интерфейс (рис. 1).
Кнопка Office
Панель быстрого доступа
Вкладки
Лента
Строка заголовка
Строка названия
ячейки
Строка формул
Кнопка открытия
диалогового окна группы
Маркеры разделения
листа
Строка состояния
Рис. 1. Основные элементы окна MS Excel 2007
В верхней части окна расположена лента со вкладками инструментов, кнопка
Office, панель быстрого доступа, строка заголовка. Под лентой меню расположена
строка, в которой отображается название активной ячейки, а также строка ввода
формул или содержимого выделенной ячейки. В нижней части окна расположена
2
строка состояния, которая содержит различного рода вспомогательную информацию по работе с программой.
Работа с книгами в MS Excel 2007
Создание новой книги
Все создаваемые в Excel файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение .XLSX (если книга не содержит макросы)
и .XLSM (если книга содержит макросы), также книга может иметь расширение
.XLTX (книга-шаблон) и .XLTM (книга-шаблон с макросами). При запуске программы автоматически создается новая пустая книга. Для создания новой книги
также предназначен пункт Создать кнопки Office. При его выборе появляется окно
Создание книги (рис. 2). В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создана книга. По умолчанию используется вариант
Пустые и последние, но может быть выбран необходимый шаблон из имеющихся
(Установленные шаблоны) или созданных пользователем (Мои шаблоны, Из существующего документа) заготовок.
Для завершения создания нового файла необходимо в правом нижнем углу
нажать кнопку Создать.
Рис. 2. Диалоговое окно Создание книги
Чтобы создать шаблон для последующего использования из имеющейся рабочей книги, необходимо сохранить ее через Office – Сохранить как… и в списке
Тип файла указать шаблон.
Сохранение книги
Excel 2007 по умолчанию сохраняет файлы в формате .xlsx. Этот формат не
поддерживается старыми версиями программы. Поэтому, чтобы файл был совместим с предыдущими версиями Excel, необходимо сохранять его в формате Книга
Excel 97-2003 (кнопка Office – Сохранить как…). Также при помощи этой команды
можно сохранить книгу в других доступных форматах.
Открытие книги
При открытии книги, созданной в Excel более ранних версий, она будет открыта в режиме совместимости. Чтобы для книги были доступны все функции
3
Excel 2007, необходимо преобразовать файл с помощью команды Преобразовать
кнопки Office.
Excel позволяет работать с несколькими книгами одновременно, открытыми в
отдельных окнах. Кнопки группы Окно (рис. 3) вкладки Вид помогают упростить
работу пользователя при этом:
Новое окно – создает новое окно для рабочей книги;
Упорядочить все – позволяет по-разному разместить окна всех открытых
книг;
Сохранить рабочую область – сохранение положения всех открытых книг;
Перейти в другое окно – переключение между окнами открытых книг.
Рис. 3. Группа Окно
Для более удобной работы с частями одной книги, используются следующие
команды:
Закрепить области – позволяет оставить на месте во время прокрутки определенные строки и столбцы;
Разделить
– разделение одного окна на несколько частей;
Рядом
– располагает окна открытых книг или листов рядом для сравнения
их содержимого;
Синхронная прокрутка
– становится активной, при нажатой кнопки Рядом
и позволяет синхронно прокручивать книги.
Работа с листами и ячейками в Excel 2007
Основные операции с листами
Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих листов. Лист состоит из
ячеек, образующих строки и столбцы. На одном листе может содержаться 1 048 576
строк и 16 384 столбцов.
Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу (рис. 4).
Рис. 4. Ярлыки листов и кнопки перехода по листам
Названия рабочих листов, используемые по умолчанию, Лист1, Лист2 и т.д.
Иногда целесообразно переименовать лист. Для этого необходимо:
1. Дважды щелкнуть на ярлычке того рабочего листа, который нужно переименовать. Название подсветится.
2. Ввести новое имя.
3. Нажать <Enter>.
Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши
на ярлыке листа (рис. 5).
4
Рис. 5. Контекстное меню для работы с листами
Кроме того, листы можно упорядочить. Для этого нужно щелкнуть на ярлычке листа и перетащить его в другое место.
Выделение ярлычков листов при нажатой клавише Shift позволяет выделить
несколько листов подряд, при нажатой Ctrl – несколько вразброс. Для снятия выделения необходимо щелкнуть мышью по любому невыделенному ярлычку листа.
Лист может быть разделен на несколько частей по горизонтали или вертикали
для удобства просмотра с помощью двойного нажатия мышью по маркерам разделения листа (см. рис.1).
Лист может быть скрыт от просмотра в книге по команде Скрыть контекстного меню и вновь отображен по команде Отобразить.
Для листа может быть задана защита от изменений его определенных элементов, она задается через команду контекстного меню Защитить лист.
Передвижение по рабочему листу
Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами: А,
В, С,... эти буквы называются заголовками столбцов. Строки обозначаются номерами: 1, 2, 3,... эти номера называются заголовками строк. Пересечения столбцов и
строк называются ячейками, адреса которых получаются из буквы столбца и номера
строки (например, А1).
При выборе ячейки мышью или клавишами управления курсором, выбранная
ячейка становится текущей (или активной) ячейкой. Сделав ячейку текущей,
можно вводить в нее данные с клавиатуры или редактировать ее содержимое. Текущую ячейку можно отличить по рамке вокруг нее. Адрес текущей ячейки всегда
отображается в Поле имени, с левой стороны Строки формул над рабочим листом
(см. рис.1). При этом соответствующие, заголовки столбца и строки окажутся выделенными жирным шрифтом.
Несколько смежных ячеек - называются блоком. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, В13:С19,
А12:D27 или D:F.
Основные операции с ячейками, строками и столбцами
Выделение
5
Перед выполнением каких-либо действий (копирование, перемещение и удаление данных и т. д.) с ячейками, строками, столбцами необходимо их выделить.
• Чтобы выделить несколько смежных ячеек, нужно щелкнуть на первой из
них, а затем нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на последней из выделяемых ячеек. Можно выделить группу смежных ячеек, пользуясь только мышью.
Для этого нажать левую кнопку мыши на первой ячейке и, не отпуская ее, передвинуть указатель мыши к последней ячейке.
• Для выделения несмежных ячеек, нужно щелкнуть на первой из них, а затем нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть на других ячейках, которые необходимо выделить;
• Чтобы выделить строку/столбец, нужно щелкнуть на заголовке строки/столбца;
• Чтобы выделить несколько смежных строк/столбцов необходимо, не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь. Также как и для выделения смежных
ячеек, для выделения смежных строк/столбцов можно использовать клавишу Shift;
• Для выделения несмежных строк/столбцов использую клавишу Ctrl;
• Чтобы выделить строку, нужно щелкнуть на заголовке строки;
• Чтобы выделить весь рабочий лист нужно щелкнуть на «чистой» кнопке в
левом верхнем углу таблицы.
Для снятия выделения достаточно щелкнуть мышью по любому невыделенному
участку рабочего листа.
В Excel 2007 возможно выделение ячеек, отвечающих определенным требованиям. Для этого используют команду Главная – Редактирование – Найти и выделить – Выделение группы ячеек и задают в диалоговом окне нужные параметры
выделения.
Перемещение данных
Для перемещения данных в другую позицию необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить перемещаемую область.
2. Установить указатель мыши на границу выделенного блока таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и перетащить блок в новую позицию.
Или
1. Выделить перемещаемую область.
2. Щелкнуть по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выбрать команду
контекстного меню Вырезать или на вкладке Главная в группе Буфер обмена
нажать кнопку Вырезать. При этом указанные данные будут выделены с помощью бегущей рамки.
3. Перейдите в новую позицию.
4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажать кнопку Вставить или выбрать команду вставить в контекстном меню.
Копирование данных
Копировать информацию в другое место рабочего листа можно:
1. с помощью кнопок Копировать и Вставить на вкладке Главная в группе
Буфер обмена;
6
2. с помощью соответствующих команд контекстного меню;
3. перетаскивая мышью данные на новое место при нажатой клавише <Ctrl>.
Чтобы скопировать данные в смежные ячейки или блоки ячеек, необходимо:
выделить ячейку или блок ячеек;
наведите указатель мыши на маркер заполнения - маленький черный квадрат в правом нижнем углу ячейки
. При этом указатель примет вид перекрестья (+).
перетащить маркер заполнения в смежную ячейку или смежный диапазон.
Данные скопируются в новые ячейки.
Данные, которые были скопированы, могут быть вставлены в новое место на
листе с определенными параметрами. Для этого при вставке скопированных данных используется команда Специальная вставка контекстного меню. В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужные параметры вставки (рис. 6). В этом
же окне можно задать транспонирование ячеек, т. е. изменение расположения данных в них с горизонтального на вертикальное и наоборот.
Рис. 6. Окно специальной вставки
Добавление и удаление
Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место вставки новой
ячейки, по контекстному меню выбрать команду Вставить… и в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный вариант.
Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и по контекстному меню командой
Вставить осуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная –
Ячейки – Вставить.
Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить удаление, либо применить команду
Главная – Ячейки – Удалить. При удалении строки произойдет сдвиг вверх, при
удалении столбца – сдвиг влево.
Для удаления ячеек со сдвигом нужно выбрать из контекстного меню команду Удалить.. и указать способ удаления.
7
Для удаления данных из ячеек можно воспользоваться командой контекстного меню Удалить – Очистить содержимое. Также на панели Редактирование
вкладки Главная существует кнопка Очистить
, позволяющая выбрать, что
именно нужно очистить в ячейке (все, формат, содержимое, примечания).
Скрытие
Чтобы другие пользователи не могли увидеть часть информации с листа,
можно выполнить скрытие его определенных строк/столбцов. Для этого нужно
выделить необходимые строки/столбцы и выполнить команду Скрыть контекстного меню, либо команду Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразить –
Скрыть строки(столбцы). Заголовки скрытых строк/столбцов не отображаются на
экране.
Для отображения скрытых элементов нужно выделить область, включающую
их в себя, и выполнить команду контекстного меню Отобразить, либо команду
Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразить – Отобразить строки(столбцы).
Ввод и редактирование данных
В ячейках электронной таблицы могут находиться данные трех типов: числовые значения (включая время и дату), текст, формулы. На рабочем листе, но в
«графическом слое» поверх листа, могут также находиться рисунки, диаграммы,
изображения, кнопки и другие объекты.
Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные, а затем нажать <Enter> или щелкнуть мышью на другой пустой ячейке. Все, что
набирается на клавиатуре, появляется и в текущей ячейке, и в Строке формул.
Ввод чисел
Числа по умолчанию выравниваются по правому краю. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel изображает его в экспоненциальной форме, либо вместо числа ставит символы #### (при этом число в
ячейке будет сохранено полностью).
Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких
или очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5,01Е+0,8, что означает 5,01*102.
Ввод значений дат и времени
Excel для представления дат использует внутреннюю систему порядковой
нумерации дат. (Так, самая ранняя дата, которую может распознать программа, – 1
января 1900 года, этой дате присвоен порядковый номер 1, следующей дате порядковый номер 2 и т. д.). Даты вводятся в привычном для пользователя формате и
распознаются автоматически. Временные значения также вводятся в одном из распознаваемом форматов времени. Представление даты и времени непосредственно
на листе регулируется заданием формата отображения ячейки.
Ввод текста
8
Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Если ширина текста
больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку текст будет обрезан (но при этом в
ячейке он будет сохранен полностью).
Ввод формулы
Формулой считается любое математическое выражение. Формула всегда начинается со знака «=», может включать в себя, кроме операторов и ссылок на ячейки, встроенные функции Excel.
Форматы данных
После ввода в ячейку данных, Excel автоматически старается определить их
тип и присвоить ячейке соответствующий формат – форму представления данных.
В Excel имеется набор стандартных форматов ячеек, которые могут применяться во всех книгах (рис. 7). Активизировать его можно, выбрав Главная – Число
– Числовой формат, либо в контекстном меню для выделенной ячейки выбрать
команду Формат ячеек. При этом откроется окно Формат ячеек и на вкладке Число будут представлены все форматы данных.
Рис. 7. Стандартные форматы
Изначально все ячейки таблицы имеют формат Общий. Использование форматов влияет на то, как будет отображаться содержимое в ячейках:
общий – числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей, если
число слишком большое, то в виде экспоненциального;
числовой – стандартный числовой формат;
9
финансовый и денежный – число округляется до 2 знаков после запятой,
после числа ставится знак денежной единицы, денежный формат позволяет отображать отрицательные суммы без знака «минус» и другим цветом;
краткая дата и длинный формат даты – позволяет выбрать один из форматов дат;
время – предоставляет на выбор несколько форматов времени;
процентный – число (от 0 до 1) в ячейке умножается на 100, округляется до
целого и записывается со знаком %;
дробный – используется для отображения чисел в виде не десятичной, а
обыкновенной дроби;
экспоненциальный – предназначен для отображения чисел в виде произведения двух составляющих: числа от 0 до 10 и степени числа 10 (положительной или
отрицательной);
текстовый – при установке этого формата любое введенное значение будет восприниматься как текстовое;
дополнительный – включает в себя форматы Почтовый индекс, Индекс+4,
Номер телефона, Табельный номер;
все форматы – позволяет создавать новые форматы в виде пользовательского шаблона.
Редактирование данных
Данные можно редактировать двумя способами.
1. Можно выделить ячейку и щелкнув на строке формул, отредактировать
данные в строке формул.
2. Редактировать данные прямо в ячейке. Для этого дважды щелкните на ней,
а затем, щелкнув, поместите текстовой курсор на место, куда хотите внести изменения.
Ввод последовательностей данных (Автозаполнение)
Можно ввести в несколько ячеек последовательность или прогрессию данных, будь то числа или текст. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить первую из заполняемых ячеек.
2. Ввести начальное значение для ряда значений.
3. Ввести значение в следующей ячейке, чтобы задать образец заполнения.
Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., нужно
ввести в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2,
4, 6, 8..., введите 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2..., вторую заполнять не нужно.
4. Выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.
5. Перетащите маркер заполнения
по диапазону, который нужно заполнить.
Для заполнения в порядке возрастания перетащите маркер вниз или вправо.
Для заполнения в порядке убывания перетащите маркер вверх или влево.
10
Если необходимо ввести последовательность месяцев в году или дней в неделе, достаточно будет набрать только первый член последовательности, оставшиеся
элементы будут введены автоматически.
После перетаскивания маркера заполнения отображается кнопка Параметры
автозаполнения , с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек. Например, если начальное значение — дата «янв2002», то для получения ряда «фев-2002», «мар-2002» и т. д. нужно выбрать команду Заполнить по месяцам, а для получения ряда «янв-2003», «янв-2004» и т. д. выбрать команду Заполнить по годам.
Также, чтобы задать прогрессию, можно выбрать кнопку Заполнить
группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.
Использование пользовательского списка автозаполнения, созданного на основе существующего списка элементов
Excel поддерживает ряд стандартных последовательностей, таких как 1,2,3..;
название месяцев или дней недели. Также можно задать свои последовательности
данных (пользовательские списки автозаполнения). Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить на листе список элементов, которые нужно использовать в списке автозаполнения.
2. Нажать кнопку Microsoft Office
, а затем щелкнуть Параметры Excel.
3. Открыть категорию Основные, затем в подкатегории Основные параметры
работы с Excel выбрать пункт Изменить списки.
4. Проверить, отображается ли ссылка на ячейки для выделенного списка
элементов в поле Импорт списка из ячеек, и нажать кнопку Импортировать.
В поле Списки появятся элементы выделенного списка.
5. Дважды нажать кнопку ОК.
6. Щелкнуть на листе ячейку и ввести в нее элемент пользовательского списка автозаполнения, с которого должен начинаться список.
7. Перетащить маркер заполнения по ячейкам, которые нужно заполнить.
Использование пользовательского списка автозаполнения, созданного на основе нового списка элементов
Для создания пользовательского списка автозаполнения, созданного на основе нового списка элементов, необходимо выполнить следующие действия:
1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем щелкнуть Параметры Excel.
2. Открыть категорию Основные, а затем в подкатегории Основные параметры
работы с Excel выбрать пункт Изменить списки.
3. В поле Списки выбрать пункт НОВЫЙ СПИСОК и ввести данные в поле
Элементы списка, начиная с первого элемента. После ввода каждого элемента нужно нажимать клавишу <Enter>.
4. После заполнения списка нажать кнопку Добавить и дважды нажать кнопку
ОК.
11
5. Щелкнуть на листе ячейку и ввести в нее элемент пользовательского списка
автозаполнения, с которого должен начинаться список.
6. Перетащите маркер заполнения по ячейкам, которые нужно заполнить.
Изменение и удаление пользовательского списка автозаполнения
Задание
1. В ячейку А1 занесите: фирма ЗАПАД.
2. В ячейку В1 занесите текст: Бюджет.
3. В ячейку АЗ: Составил
4. В ячейку А4: Дата
5. В ячейку А6: Исходные данные
6. В ячейку А10: Отчет
7. В блоке ячеек В6:В8 запишите: Темпы роста, Рост объема продаж, Удорожание товара.
8. В блок ячеек С7:С8 занесите; 1,5; 0,9.
9. Отредактируйте текст в ячейке В1. Новый текст: Торговый бюджет: 2011 Финансовый год
10. Заполните последовательностью месяцев март - август блок ячеек С10:Н10.
11. Создайте новый Пользовательский список последовательности данных: Приход, Затраты на
товары, Полная выручка, Статьи расходов, Реклама, Аренда помещений, Налоги и выплаты,
Проценты по кредитам, Расходы всего, Прибыль.
12. Введите полученную последовательность в блок ячеек В11:В20.
13. В ячейку I10 занесите: Всего.
14. Введите следующие данные в блок ячеек С11: Н18:
Март
Апрель Май
Июнь Июль Август
32550
33038 33534 34037 34547
35066
19316
19490 19665 19842 20021
20201
13234
13548 13869 14195 14526
14865
4000
500
240
800
4000
500
241
807
4000
500
242
814
4000
500
243
821
4000
500
244
828
4000
500
245
835
15. Скопируйте содержимое ячеек А1:В4 в новое положение D1:Е4.
16. Переместите содержимое ячеек D1:Е4 на лист 2 и поставьте в положение А1:В4.
17. Вставьте столбец слева от столбца А на листе 1.
18. Переставьте столбцы В и А местами так, чтобы между столбцами А и С находился пустой
столбец В.
19. Выделите два листа Лист1 и Лист2, причем чтобы активным был Лист2.
20. В ячейку СЗ на Листе2 внесите свою Фамилию и Имя
21. Щелкните на ярлычке Листа1 и убедитесь, что в ячейке СЗ Листа1 также введено ваша Фамилия и Имя.
22. Добавьте Лист4.
23. Перетащите ярлычок Листа4 в новое положение за Листом3.
24. Переименуйте Лист1 на новое название: Бюджет 2011.
25. Переименуйте Лист2 на 2011 1 квартал.
12
НАЧАЛО РАБОТЫ В MICROSOFT EXCEL 2007
Методические указания к выполнению лабораторных работ
по курсу “Информатика”
для студентов направления
220400.62 «Управление в технических системах»
всех форм обучения
Составила: Николаенко Юлия Викторовна
Рецензент Т.Н. Скоробогатова
Редактор Л.В.Максимова
Корректор Н.Т. Мальчикова
Подписано в печать
Бумага тип.
Тираж 100экз.
Усл. печ. л. 1,0
Заказ
Формат 60х84 /16
Уч. – изд.л 1,0.
Бесплатно
Саратовский государственный технический университет
410054, г. Саратов, ул. Политехническая, 77
Копирпринтер БИТТиУ,413840, г. Балаково, ул.Чапаева, 140
13