1 лекция-4. основы работы в microsoft excel. математические

1
ЛЕКЦИЯ-4. ОСНОВЫ РАБОТЫ В MICROSOFT EXCEL. МАТЕМАТИЧЕСКИЕ
ВОЗМОЖНОСТИ. ФОРМУЛЫ.
I. ОСНОВЫ РАБОТЫ В MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках)
которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.
Программа применяется при решении планово-экономических, финансовых, техникоэкономических и инженерных задач, для статистической обработке информации, анализа
данных и представения их в виде графиков и диаграмм.
Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и
строки.
Одно из главных достоинств электронных таблиц автоматический пересчет данных по
ранее заданным формулам и обновление диаграмм при изменении значения, хранящегося
в ячейке.
К основным функциям можно отнести следующие:
− создание и редактирование ЭТ;
− оформление и печать ЭТ;
− создание многотабличных документов, объединенных формулами;
− построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач
графическими методами;
− работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц,
выборка данных по запросам;
− создание итоговых и сводных таблиц;
− использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
− решение экономических задач типа «что _ если» путем подбора параметров;
− решение оптимизационных задач;
− статистическая обработка данных.
Электронная таблица – это рабочие листы, состоящие из строк и столбцов.
На пересечении строк и столбцов образуются ячейки с уникальными именами.
Именно ячейки являются основным элементом электронной таблицы.
В ячейки могут вводиться данные, на которые можно ссылаться по именам ячеек.
К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.
При запуске Excel на экране отображается окно приложения, в котором открывается новая
чистая рабочая Книга.
Рабочая книга Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых является
электронной таблицей.
По умолчанию открывается три рабочих листа, переход к которым можно осуществить,
щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги.
При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы или удалить их из книги.
Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на диске в виде отдельного
файла с уникальным именем.
Файлы книг в Excel 2007 имеют расширение xlsx.
Если развернуть окно рабочей книги, то окно приложения с книгой будет иметь
следующий вид – см. рис.1.
Окно приложения Microsoft Excel 2007 состоит из следующих основных областей – см.
рис.:
2
2. Основные понятия электронной таблицы. Строки, столбцы, ячейки и их адреса
Рабочая область ЭТ состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена.
Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным
для данной программы.
Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ ,
ВА до BZ и т.д.
Ячейки - область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ.
Адрес ячейки определяется именем столбца и именем строки.
Активной называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент
находится курсор.
Ссылка - способ указания адреса ячейки.
Диапазон ячеек - группа последовательных ячеек.
Диапазон ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его
части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).
Адрес диапазона ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между
которыми ставится разделительный символ <:> или <..>.
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным
набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон,
либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления
курсором или мышью.
3. Ввод и редактирование данных в рабочей книге
Для ввода данных в ячейку необходимо:
− указать ячейку, в которую необходимо ввести данные (подвести курсор к ячейке и
дважды нажать кнопку мыши).
− набрать число или текст и нажать клавишу <ENTER>.
Ввод символьных данных или текста
3
Ввести текст в ячейку можно двумя способами: набрать текст с клавиатуры или вставить с
буфера обмена.
Текст в ячейке выравнивается по левому краю.
Если текст не помещается в ячейку, то он перемещается в следующую ячейку при
условии, что она свободна.
Чтобы поместить текст только в одной ячейки, необходимо увеличить ширину столбца
или разрешить перенос по словам.
Ввод чисел
Числа в ячейке выравниваются по правому краю. Как правило, числа в ячейку вводятся в
одном из встроенных форматов.
Ввод длинной последовательности значений или последовательных рядов данных
К операциям ввода длинной последовательности относятся: Автозаполнение и Заполнение
ряда. Для применения автозаполнения надо ввести в ячейку первое значение из
распознаваемой последовательности и выделить эту ячейку.
Затем подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик внизу слева
выделенной ячейки), нажать левую кнопку мыши и удерживая ее протянуть вдоль строки
или столбца, а затем отпустить кнопку мыши.
В результате выделенная область заполнится данными. Например, январь, февраль, март,
апрель (рис. 1).
Рис. 1.
Для заполнения ряда надо заполнить два значения ряда, затем выделить их и воспользуясь
маркером заполнения расширить ряд.
Рис. 2.
4
После заполнения ряда, справа от ряда будет отображаться кнопка "Параметры
автозаполнения" (рис. 3).
Рис. 3.
При щелчке на кнопке открывается список команд, которые можно выполнить над
ячейками ряда: копирование ячейки; заполнить; заполнить только форматы и заполнить
только значения.
4. Редактирование в рабочей книге
К операциям редактирования относятся:
− редактирование данных в ячейках;
− перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек;
− вставка и удаление ячеек, строк, столбцов, и листов;
− поиск и замена данных.
Для редактирования данных в ячейках необходимо дважды щелкнуть на
редактируемой ячейки, и когда в ней будет отображаться курсор, выполнить требуемые
операции.
Перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек.
При перемещении ячейки или блока ячеек надо выделить эту ячейку (блок ячеек) вокруг
ее будет отображаться полужирная рамка.
Затем подвести указатель мыши к маркеру ячейки и когда изображение указателя
изменится с белого крестика на четырех направленную стрелку черного цвета, нажать
левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к требуемой ячейке.
Для завершения операции надо отпустить кнопку мыши.
5
Выделение всех ячеек строки, столбца
1. Навести указатель мыши на имя выделяемой строки или столбца
2. нажать левую кнопку мыши
Удаление ячеек, строк и столбцов
1. Выделить диапазон ячеек для удаления
2. На вкладке Главная в группе Ячейки выбрать кнопку Удалить
3. Выбрать пункт меню Удалить ячейки
4. В окне Удаление ячеек выбрать требуемую операцию
Вставка ячеек, строк и столбцов
1. Выделить ячейку (строку или столбец) относительно которого нужно выполнить
вставку ячейки (строки или столбца)
2. На вкладке Главная в группе Ячейки выбрать кнопку Вставить
3. Выбрать:
3а) вставить строки на лист (строка вставится выше выделенной строки);
3б) вставить столбцы на лист (столбец вставится левее выделенной строки);
3с) ячейки, если необходимо выполнение вставки единичной ячейки. При этом в
появившемся окне вы выбираете требуемую вставку
6
5. Формат данных
Форматирование ячеек электронных таблиц является необходимым условием
работы с данными.
Форматирование ячеек осуществляется с помощью кнопок группы Число
или вывода контекстного меню Формат ячеек.
Это окно имеет шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка, Защита
Окно диалога открывается при щелчке левой кнопкой мыши на стрелке группы "Число"
на вкладке "Главная".
Рис. 1
На вкладке "Число" окна "Формат ячеек" можно назначать числовые форматы ячейкам
электронных таблиц. Причем форматы ячейкам электронных таблиц можно назначать как
до ввода данных, так и после их ввода в ячейки.
К числовым форматам относятся: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый и т.д.
Для форматирования ячейки (ячеек) необходимо ее (их) выделить, затем открыть окно
диалога "Формат ячеек" или раскрывающийся список "Числовой формат" в группе
"Число" на вкладке "Главная" и назначить необходимый числовой формат.
К форматированию ячеек относятся и такие операции как:
7
- объединение ячеек;
- выравнивание и направление текста в ячейках;
- перенос по словам и т.д.
Эти операции выполняются в группе "Выравнивание" на вкладке "Главная"
Границы, заливку и защиту ячеек можно отформатировать на соответствующих вкладках
окна диалога "Формат ячеек" или на вкладке Главная.
Применение стилей
Инструменты стилей ячеек помещены в группу "Стили" на вкладке "Главная"
Быстрое форматирование таблицы осуществляется с помощью выбора определенного
стиля можно осуществить инструментами "Форматировать как таблицу"
8
Быстрое форматирование ячейки с помощью выбора одного из определенных стилей
осуществляется инструментами "Стили ячеек"
II. МАТЕМАТИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ. ФОРМУЛЫ.
Для выполнения различных вычислений в таблицах Excel-2007 используют
формулы и функции.
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из
числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками
арифметических операций.
К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся:
сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Вычисления с помощью формул всегда начинаются со знака равенства "=".
9
В ячейке, в которой осуществлены вычисления, отображаются значения, а формула
отображается в строке ввода.
Формула это строка, состоящая из набора операндов и операторов, обязательно
начинающаяся со знака равенства, где:
Операторы - это математические или логические действия.
Все операторы делятся на несколько групп:
арифметические операторы:
+ (плюс, сложение);
- (минус, вычитание);
* (звездочка, умножение);
/ (слэш или косая черта, деление);
% (проценты, сотая часть);
^ (вертикальная галочка, возведение в степень)
операторы сравнения:
< (левая угловая скобка, меньше чем);
> (правая угловая скобка, больше чем);
<= (меньше или равно);
>= (больше или равно);
= (равно);
<> (не равно);
текстовые операторы:
& (объединение строк, не путать с логическим "И"!!!);
референсные операторы (работа со ссылками):
: (двоеточие, оператор указания диапазона);
; (точка с запятой, оператор объединения диапазонов);
пробел (да-да, именно "пробел", оператор пересечения диапазонов).
Операнды - это объекты, над которыми эти действия производятся.
Виды операндов :
− данные в виде числа, текста или даты-времени;
− ссылка на ячейку, содержащие эти данные;
− ссылка на диапазон таких ячеек;
− функции программы Excel, в параметрах которых могут быть вышеперечисленные
типы данных (как числа, тексты, даты, так и ссылки на ячейки или диапазоны
ячеек).
Наиболее простой пример создания формулы можно представить следующим образом:
вначале введите в ячейку знак =, затем – число, после этого – арифметический знак (плюс,
минус, умножить либо разделить) и т. д., по мере необходимости. Завершите процесс
ввода формулы, нажав клавишу Enter, – в ячейке вы увидите результат ее вычисления.
Если выделить эту ячейку, то в строке формул отобразится введенная формула.
Например, если в ячейку D1 ввести формулу =5+2+3, то после нажатия клавиши Enter в
данной ячейке появится значение 10, а если выделить ее, то в строке формул отобразится
=5+2+3
10
Однако подобный способ создания формул не всегда приемлем, поскольку в случае
изменения исходных данных для сложения нам потребуется повторный ввод и данных и
расчетной формулы, что сводит преимущества программы до уровня калькулятора.
Поэтому часто для расчетов используют не конкретные числовые значения, а адреса
ячеек, в которых находятся те либо иные значения.
Результат вычисления данной формулы будет таким же, как и в предыдущем примере, и
отобразится в той ячейке, в которую вы вводили формулу, при этом в строке формул,
когда вы выделите данную ячейку, отобразится формула, а не результат ее вычисления.
При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого
выделите соответствующую ячейку и нажмите клавишу F2.
Копирование формул. Относительные, абсолютные и смешанные ссылки
Любую формулу можно скопировать в буфер обмена и вставить в любое место рабочего
листа.
При этом используемые в формуле ссылки на ячейки могут быть относительными,
абсолютными и смешанными.
Относительные ссылки.
Относительные ссылки в формуле автоматически изменяются при копировании в строке
или столбце. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формуле-источнике
будут автоматически заменены в формуле-приемнике на аналогичные, соответствующие
новому размещению формулы. По умолчанию ссылки являются относительными.
11
После копирования:
Результат:
Абсолютные ссылки.
Абсолютные ссылки на ячейки имеют постоянное значение. Абсолютные ссылки не
изменяются при копировании формулы из ячейки в ячейку. Абсолютные ссылки
обозначаются знаком доллара ($), например $А$1
12
.
После копирования:
Результат:
Абсолютную ссылку устанавливают при вводе адреса ячейки или после ввода выделяют и нажимают F4
её
Смешанные ссылки.
Смешанная ссылка является абсолютной по столбцу и относительной по строке или
относительной по столбцу и абсолютной по строке.
13
Например, ссылка $A1 является абсолютной по столбцу A и относительной по строке 1.
При копировании смешанной ссылки из ячейки в ячейку ее относительная ссылка
меняется, а абсолютная остается неизменной.
Если вам нужно не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую, то
выделите ячейку с формулой, подведите указатель мыши к любой границе выделенной
ячейки так, чтобы он принял вид крестика, и, нажав и удерживая кнопку мыши,
перетащите формулу в требуемое место.
Чтобы скопировать в буфер и затем вставить в нужное место не формулу ячейки, а только
ее значение, полученное вследствие вычисления формулы, выделите ячейку, затем
скопируйте ее содержимое в буфер обмена, переместите курсор в то место, в которое
нужно вставить значение, и выполните команду контекстного меню Специальная вставка.
В результате откроется окно Специальная вставка, в котором установите переключатель
Вставить в положение значения и нажмите кнопку ОК.
14
Рис. 3.7. Настройка специальной вставки
III. Функции Excel
Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных
вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов.
Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет/
Аргументы функции Excel – содержит значения или адреса ячеек или другие функции,
используемые основной функцией, они всегда заключены в круглые скобки.
Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции.
Например, в формуле «=СУММ(A2:A9)»:
СУММ — это имя функции
A2:A9 — ее аргументы.
Эта формула суммирует все числа в диапазоне ячеек от A2 до A9.
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого
точкой с запятой.
В функции можно использовать до 30 аргументов.
Ввод функций в рабочем листе с помощью клавиатуры
1. Установить курсор в ячейку для ввода функции
2. Ввести с помощью клавиатуры функцию
3. Перейти в другую ячейку или нажать Enter
Ввод функций в рабочем листе с помощью команды Вставить функцию на вкладке
Формула.
1. Установить курсор в ячейку для ввода функции
2. На вкладке Формула выбрать Вставить функцию
15
3. В окне Мастер функций: шаг 1 из 2 определить тип используемой функции
4. В окне Аргумент функции указать аргумент выбранной функции или область
аргументов
4. Нажать [Ок]
16
Виды функций
1) Математические функции выполняют простые и сложные математические
вычисления.
2) Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа
по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.
17
3) Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в
формулах.
4) Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных.
5) Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или
таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве.
6) Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и
для отбора записей по условию.
7) Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста.
8) Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий.
9) Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных,
хранимых в ячейке.
Наиболее часто применяемые пользователем стандартные функции группируются в меню
«Недавно использовались»:
Примеры использования стандартной функции Автосумма
Задание-1:
На основании данных представленных в таблице определить:
1. суммарный показатель продаж всеми продавцами за каждый день
2. суммарный показатель продаж каждым продавцом за 5 дней
3. суммарный показатель продаж всеми продавцами за 5 дней
4. суммарный показатель продаж продавцами 2 и 4 за нечетные дни
Решение для 1.
18
Решение для 2.
Решение для 3.
19
Решение для 4.