РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ
advertisement
РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ ООО «МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ» 18.05.2015 г. Supplier manual_rus.docx Страница 1 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ СОДЕРЖАНИЕ 1 ВВЕДЕНИЕ....................................................................................................... 5 1.1 КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ..................................................................................................... 5 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕТРО ............................. 5 3 ДОКУМЕНТООБОРОТ ...................................................................................... 7 СПИСОК ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫЕ МЕТРО ОБЫЧНО НАПРАВЛЯЕТ СВОИМ ПОСТАВЩИКАМ .................................................................................................................................. 7 3.1 3.2 ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ: НАПРАВЛЯЮТСЯ В МЕТРО НАШИМИ ПОСТАВЩИКАМИ .................... 10 3.3 ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ДАННЫМИ .......................................................................................... 13 3.4 METRO LINK - ПОРТАЛ ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ............................................................................ 13 3.4.1 Хранилище данных МЕТРО (MDW)............................................................................... 14 3.4.2 Мои Документы ............................................................................................................... 15 4 ДАННЫЕ ПОСТАВЩИКА............................................................................... 15 5 АССОРТИМЕНТ ............................................................................................. 16 5.1 НОВЫЕ ПОЗИЦИИ АССОРТИМЕНТА ......................................................................................... 16 5.2 ИЗМЕНЕНИЕ ПРЕЙСКУРАНТА ЦЕН ........................................................................................... 17 5.3 ВВОД АССОРТИМЕНТА, ИСПОЛЬЗУЯ ЭЛЕКТРОННУЮ СИНХРОНИЗАЦИЮ МАСТЕР ДАННЫХ GSDN .............................................................................................................................................. 18 6 МЕТРО ПОЧТА И ЛОКАЛЬНАЯ ЛИСТОВКА .................................................. 19 7 ТРЕБОВАНИЯ К МАРКИРОВКЕ ТОВАРА ...................................................... 19 7.1 ОПРЕДЕЛЕНИЯ ....................................................................................................................... 19 7.2 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ...................................................................................................... 21 8 ЗАКАЗЫ ......................................................................................................... 24 9 ПОСТАВКА..................................................................................................... 25 9.1 УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ .............................................................................................................. 25 9.1.1 Просрочка поставки товаров ......................................................................................... 25 9.1.2 Частичная непоставка (недопоставка) Заказа ............................................................. 26 9.1.3 График поставки ............................................................................................................. 27 9.2 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТАВКУ ТОВАРОВ ............................................................. 27 9.2.1 Основные документы ..................................................................................................... 28 9.2.2 Дополнительные документы .......................................................................................... 29 9.3 ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАВЛЯЕМЫМ ТОВАРАМ ........................................................................... 30 9.4 ТРЕБОВАНИЯ К ЭКСПЕДИТОРУ ............................................................................................... 31 9.5 ПРИЕМКА ТОВАРОВ ................................................................................................................ 32 9.5.1 Алгоритм приёмки товара .............................................................................................. 32 Supplier manual_rus.docx Страница 2 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 9.5.2 Особенности приемки товаров в МЕТРО ..................................................................... 33 9.5.3 Возвраты товаров поставщику ...................................................................................... 34 10 ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ............................................................... 35 10.1 ПЕРЕДАЧА СЧЕТА-ФАКТУРЫ .................................................................................................. 35 10.2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЧЕТА-ФАКТУРЫ .................................................................... 35 10.3 СОДЕРЖАНИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ ............................................................................................. 38 10.4 РЕКЛАМАЦИИ ПОСТАВЩИКОВ ПО СЧЕТАМ-ФАКТУРАМ ............................................................ 40 11 ОПЛАТА ......................................................................................................... 41 12 АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ ................................................................ 41 ЧЕРЕЗ РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР, ФРУКТОВО13 ПОСТАВКИ ОВОЩНУЮ ПЛАТФОРМУ И ПЛАТФОРМУ ОХЛАЖДЕННЫХ ТОВАРОВ .............. 42 14 КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ................................................................................. 43 14.1 ОТБОР ПОСТАВЩИКОВ........................................................................................................... 43 14.2 ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ АУДИТА: СБОР И АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИИ, СОГЛАСОВАНИЕ АУДИТА ............................................................................................................................................ 43 14.2.1 Проведение аудита на месте......................................................................................... 44 14.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТА ПО АУДИТУ, ОБСУЖДЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ..................... 45 14.4 ОТБОР ОБРАЗЦОВ ПРОДУКЦИИ, ПРОВЕДЕНИЕ ИСПЫТАНИЙ ................................................... 45 14.5 РАССМОТРЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ АУДИТА, ИСПЫТАНИЙ ПРОДУКЦИИ, ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ...... 45 14.6 ИНФОРМИРОВАНИЕ КОМПАНИИ.............................................................................................. 46 14.7 ПОВТОРНАЯ ПРОВЕРКА ПРЕДПРИЯТИЙ, ПЕРИОДИЧЕСКИЙ ОТБОР ПРОБ ПРОДУКЦИИ НА ИСПЫТАНИЯ .................................................................................................................................... 46 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 СПИСОК ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПОСТАВЩИКОМ В MЕТРО ......................................................................................... 47 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 КАРТОЧКА РЕКВИЗИТОВ ПОСТАВЩИКА «ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ»48 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 КАРТОЧКА РЕКВИЗИТОВ ПОСТАВЩИКА «РЕГИОНАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ»49 ПРИЛОЖЕНИЕ 4 ЗАЯВКА НА ВВЕДЕНИЕ НОВОГО АРТИКУЛА «ИНДИВИДУАЛЬНАЯ FOOD» ................................................................................................ 50 ЗАЯВКА ДЛЯ ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ЗАЯВКА НА ВВЕДЕНИЕ НОВОГО АРТИКУЛА «ИНДИВИДУАЛЬНАЯ ЗАЯВКА ДЛЯ NON- FOOD» .......................................................................................... 51 ПРИЛОЖЕНИЕ 6 FOOD» ЗАЯВКА НА ВВЕДЕНИЕ НОВОГО АРТИКУЛА «ГРУППОВАЯ ЗАЯВКА ДЛЯ ................................................................................................ 52 ПРИЛОЖЕНИЕ 7 NON-FOOD» ЗАЯВКА НА ВВЕДЕНИЕ НОВОГО АРТИКУЛА «ГРУППОВАЯ ЗАЯВКА ДЛЯ ................................................................................................ 53 Supplier manual_rus.docx Страница 3 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ ПРИЛОЖЕНИЕ 8 ЗАЯВКА НА ВВЕДЕНИЕ НОВОГО АРТИКУЛА «ГРУППОВАЯ ЗАЯВКА ДЛЯ ФРУКТОВ И ОВОЩЕЙ» ............................................................................................... 54 ПРИЛОЖЕНИЕ 9 ПРЕЙСКУРАНТ «ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ» .................................. 55 ПРИЛОЖЕНИЕ 10 ПРЕЙСКУРАНТ «РЕГИОНАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ» ............................... 56 ПРИЛОЖЕНИЕ 11 ЗАКАЗ ИЗ ТОРГОВОГО ЦЕНТРА .................................................. 57 ПРИЛОЖЕНИЕ 12 ЗАКАЗ ИЗ ЦЕНТРАЛЬНОГО ОФИСА ............................................. 59 ПРИЛОЖЕНИЕ 13 ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ (ОБРАЗЕЦ) ............................................ 61 ПРИЛОЖЕНИЕ 14 ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПРИЕМКИ ..................................................... 62 ПРИЛОЖЕНИЕ 15 АКТ О ВОЗВРАТЕ ТОВАРА .......................................................... 63 ПРИЛОЖЕНИЕ 16 АКТ О РАСХОЖДЕНИЯХ ПО КОЛИЧЕСТВУ (РУЧНОЙ) ..................... 64 ПРИЛОЖЕНИЕ 17 ДЕБЕТ-НОТА ............................................................................ 65 ПРИЛОЖЕНИЕ 18 СЧЕТ-ФАКТУРА ........................................................................ 66 ПРИЛОЖЕНИЕ 19 АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ ................................................ 67 ПРИЛОЖЕНИЕ 20 ЗАЯВКА НА ЭКСПЕРТИЗУ ПРОДУКЦИИ И АУДИТ ........................... 69 ПРИЛОЖЕНИЕ 21 ФОРМА АНКЕТЫ ДЛЯ АУДИТА ПОСТАВЩИКОВ ............................. 73 ПРИЛОЖЕНИЕ 22 ПЛАН АУДИТА ......................................................................... 74 ПРИЛОЖЕНИЕ 23 ОТЧЕТ ПО АУДИТУ .................................................................... 75 Supplier manual_rus.docx Страница 4 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 1 ВВЕДЕНИЕ ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» (далее МЕТРО) является независимым подразделением холдинга МЕТРО Груп, в число которых также входит еще три независимых подразделения, различающихся по формату и регионам присутствия: гипермаркеты Real, Media Markt и Saturn (торговля электроникой и бытовой техникой), универмаги Galeria Kaufhof. МЕТРО работает в формате мелкооптового торгового центра (сash&carry), целевыми клиентами которого являются индивидуальные предприниматели, коммерческие и некоммерческие организации, сферы мелкого и среднего бизнеса. Товары в МЕТРО могут закупаться не только оптом, но и небольшими партиями, что позволяет мелким предпринимателям приобретать широкий ассортимент товаров при малых объемах закупки. Ассортимент стандартного торгового центра МЕТРО представлен более 30 000 наименованиями продовольственных и непродовольственных товаров для удовлетворения потребностей всех групп клиентов, при этом основной акцент делается на товары российского производства. МЕТРО стремится к установлению прочных и взаимовыгодных отношений со своими поставщиками, так как они являются гарантией качественного и эффективного обслуживания клиентов. Цель настоящего Руководства - ознакомить поставщиков МЕТРО с основными принципами закупочной деятельности МЕТРО, документооборотом при заключении / изменении условий Договора, требованиями МЕТРО к оформлению поставок в торговые центры, описанием специфики осуществления приемки товаров в торговых центрах, а также необходимыми условиями для своевременной оплаты поставок. 1.1 КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ Телефон приемной Центрального офиса: +7 495 5021000. 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕТРО В компании МЕТРО насчитывается 18 товарных категорий продовольственных товаров и 17 товарных категорий непродовольственных товаров. Каждой категорией товаров занимается определенный Менеджер Категории (далее Категорийный менеджер). В МЕТРО на данный момент существует два основных определения для поставщиков: Локальный поставщик и Федеральный поставщик. Локальный поставщик, это поставщик из какого-либо региона России, который обслуживает не более 10 магазинов МЕТРО и не поставляет в московские магазины МЕТРО. Локальными поставщиками занимаются региональные Категорийные Менеджеры в каждом конкретном регионе. Все другие поставщики относятся к Федеральным и обслуживаются федеральными Категорийными менеджерами, находящимися в центральном офисе МЕТРО в Москве. Поставщику нужно в обязательном порядке знать своего Категорийного менеджера, поскольку он является первым и главным контактом при возникновении любого рода проблем. После начала поставок Категорийный Менеджер самостоятельно дает всю необходимую информацию внутренним отделам МЕТРО, необходимую для ежедневного обслуживания Supplier manual_rus.docx Страница 5 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ поставщика (Отдел Обеспечения качества, Отдел по расчетам с поставщиками, Отдел по обработке финансовых условий контракта, Отдел логистики и поставок и т.д.). В дальнейшем, данные службы МЕТРО могут самостоятельно связываться с Поставщиком для решения конкретных проблем. Тем не менее, Категорийный Менеджер всегда остается главным контактом и главным, официально уполномоченным лицом компании, отвечающим за работу с поставщиками, определение ассортимента и ценообразование. Управление несколькими категориями закупок осуществляют Дивизиональные Менеджеры, отвечающие за направление продуктов (несколько категорий, как правило, это УльтраСвежие категории, Свежие категории и Продукты длительного хранения). В обязанности Категорийных менеджеров входят следующие наиболее важные функции: Поиск поставщиков Заключение договоров с поставщиками, включая обсуждение всех условий договора Проведение переговоров о закупочных ценах Поддержание в компьютерной базе данных МЕТРО всех сведений об артикулах Определение ассортимента от каждого поставщика в отдельности и по категории в целом Создание первого заказа совместно с поставщиком Определение размера продажных цен МЕТРО Проведение ежегодных переговоров с поставщиками своей категории Планирование и осуществление Промо-Акций другие виды деятельности Supplier manual_rus.docx Страница 6 из 75 3 ДОКУМЕНТООБОРОТ 3.1 СПИСОК ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫЕ МЕТРО ОБЫЧНО НАПРАВЛЯЕТ СВОИМ ПОСТАВЩИКАМ Документ Ответственный за подготовку Основание для подготовки документа Комментарии 1. Договор поставки МЕТРО товара (далее – Федеральный Договор, договор поставщик поставки) Центральный офис Установление деловых Договор на поставку должен быть подписан к моменту оформления отношений, ввод информации в первого заказа. систему Единица измерения товаров – МЕТРО единица (МЕ), минимальная неделимая единица продажи товаров в торговых центрах МЕТРО, предварительно согласованная c поставщиком. Локальный поставщик – региональный офис 2. Договор услуг Оказание поставщику оказания МЕТРО Федеральный поставщик Центральный офис МЕТРО услуг Договор оказания услуг должен быть подписан сторонами до момента начала оказания МЕТРО услуг поставщику. - Локальный поставщик – региональный офис 3. Заказ Руководитель отдела Заказ товара у поставщика продаж ТЦ Категорийный менеджер 4. Подтверждение приемки Supplier manual_rus.docx Отдел товаров, ТЦ приемки Приемка товара Каждый заказ представляет собой отдельный документ, который направляется поставщику в письменной форме, в электронном виде. Документ передается поставщику после завершения процесса приемки товаров и содержит: дату, время приемки, название и номер поставщика, № товарной накладной, № приемки товара. В случае выявленных расхождений по количеству в момент приемки товара данные отражаются в подтверждении приемки. Страница 7 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Документ Ответственный за подготовку 5. Акт о расхождениях Отдел приемки по количеству товаров, ТЦ Основание для подготовки документа Комментарии Товары были выгружены на рампу Акт составляется в одностороннем порядке в течение 3-х дней с и приняты без вскрытия упаковки и момента приемки товара (присутствие представителя поставщика проверки ее содержимого. необязательно), подписывается уполномоченными сотрудниками МЕТРО и направляется поставщику. Последующее вскрытие упаковки выявило расхождение с количеством товара, указанным в накладной. 6. Информационное Отдел по расчетам с Сумма, указанная в счете-фактуре Дебет-нота – это информационное письмо. Формируется при поставщика, превышает стоимость наличии расхождений по цене, количеству, НДС. Сумма оплаты письмо / Дебет-нота поставщиками, автоматически уменьшается на сумму дебет – ноты. реально поставленных товаров. Центральный офис 7. Акт о товара возврате Руководитель отдела Товары будут возвращены Поставщик должен забрать товары из ТЦ МЕТРО не позднее 8 дней продаж, ТЦ поставщику в соответствии с , если иной срок не предусмотрен Договором. условиями, указанными в Договоре поставки и в настоящем Руководстве. 8. Накладная ТОРГ-12 9. Счет-фактура Supplier manual_rus.docx Отдел товаров, ТЦ приемки Возврат товаров поставщику (как Накладная ТОРГ-12 выдается поставщику вместе с возвращаемыми бракованных, так и качественных) товарами. Отдел по расчетам с Обратная поставщиками, реализация, возврат Выставляется в течение 5 (пяти) дней с момента проведения в ТЦ обратной реализации или возврата бракованной продукции. Страница 8 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Документ Ответственный за подготовку Центральный офис Основание для подготовки документа Комментарии бракованной продукции. Выдается в отделе приема и выдачи документов от поставщиков. 9. Заявление о зачете Финансовый отдел, встречных однородных Центральный офис требований / Авизо Выпускается автоматически после каждой оплаты. Детализация оплаты. 10. Счет фактура и акт Центральный офис приемки - сдачи услуг Оказание МЕТРО поставщику Документы формируются после окончания периода оказания услуги. рекламных и иных возмездных Выдается в отделе приема и выдачи документов от поставщиков. услуг 11. Уведомление выставлении штрафных санкций о Центральный офис В случае неисполнения или Документы формируются после выявления случаев неисполнения ненадлежащего исполнения или ненадлежащего исполнения обязательств Поставщиком и обязательств Поставщиком выдаются в отделе приема и выдачи документов от поставщиков. 12. Уведомление расчете скидки о Центральный офис Последующие скидки Документы формируются в конце соответствующего календарного предоставляются за выполнение периода и выдаются в отделе приема и выдачи документов от определенных условий Договора и поставщиков. не изменяют цену поставленных товаров. Supplier manual_rus.docx Страница 9 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 3.2 ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ: НАПРАВЛЯЮТСЯ В МЕТРО НАШИМИ ПОСТАВЩИКАМИ Документ Основание для подготовки документа Кому предназначен 1. Заявка на ввод нового артикула Ввод нового МЕТРО артикула в ассортимент, изменение характеристик артикула 2. Копия баланса (заверенная печатью компании и подписью с расшифровкой имени лица, авторизованного подписывать договора) Заключение договора МЕТРО 3. Копию первого листа налоговой декларации по НДС (заверенная печатью компании и подписью с расшифровкой имени лица, авторизованного подписывать договора) Заключение договора МЕТРО 4. Прейскурант цен Подтверждение МЕТРО Supplier manual_rus.docx Комментарии Заявка заполняется как на артикулы, которые поставщик предлагает ввести в ассортимент, так и на артикулы, характеристики которых изменились. с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления баланса непосредственно налоговому органу) с информационным письмом, подтверждающим факт сдачи отчетности ( в случае электронной формы сдачи отчетности) с описью вложения в почтовое отправление ( в случае отправления отчетности почтой) После заключения договора предоставление документа требуется 1 раз в 6 месяцев. с отметкой налогового органа о принятии ( в случае предоставления баланса непосредственно налоговому органу) с информационным письмом, подтверждающим факт сдачи отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) с описью вложения в почтовое отправление ( в случае отправления отчетности почтой) После заключения договора предоставление документа требуется 1 раз в 6 месяцев. Прейскурант цен вступает в силу только после подтверждения ответственным Страница 10 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Документ Основание для подготовки документа Кому предназначен закупочных цен 5. Накладная ТОРГ-12 с рядом дополнительных реквизитов Поставка товара Комментарии сотрудником со стороны МЕТРО. Отдел приемки Для товаров, страной происхождения которых не является РФ, в товарной товаров, ТЦ МЕТРО накладной в обязательном порядке указываются страна происхождения, а также номер грузовой таможенной декларации по каждому виду товара. (2 экземпляра) По выбору поставщика номер грузовой таможенной декларации и страна происхождения могут быть указаны в приложении к накладной. В накладной также указываются номер торгового центра МЕТРО, номер заказа МЕТРО, номер поставщика МЕТРО, номера артикулов МЕТРО и описания артикулов. В строке «Основание» в обязательном порядке указывается номер и дата Договора. Накладная должна быть подписана в трех строках: ‘Отпуск разрешил’, ‘Главный (старший) бухгалтер’, ‘Отпуск груза произвел’ с указанием должностей и заверена печатью поставщика. Количество товаров указывается в МЕТРО единицах. 6. Счёт-фактура с рядом дополнительных реквизитов Поставка товара Отдел по расчетам Счет-фактура, выставляемая за поставленные товары, должна соответствовать поставщиками, ЦО требованиям действующего законодательства и Договора, а также требованиям к оформлению счетов-фактур п. 10.2, п. 10.3 данного руководства 7. Комплект сопроводительных документов, необходимых для поставки товаров в соответствии с требованиями Поставка товаров Отдел товаров, ТЦ Supplier manual_rus.docx документация должна быть на приемки Вся предоставляются в каждый ТЦ МЕТРО. русском языке. Документы Для сертификата соответствия: при первой поставке предоставляется копия, заверенная оригинальной печатью держателя подлинника сертификата, нотариуса или органа, выдавшего данный документ. При следующих поставках допускается предоставление приложения к накладной, в котором указаны реквизиты сертификата соответствия (см. Письмо Госстандарта РФ от 22 Страница 11 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Документ российского законодательства и Договора: сертификат соответствия; гигиенический сертификат; удостоверение качества, ветеринарное свидетельство; инструкции по эксплуатации; лицензии и т.д. 8. Акт сверки взаиморасчетов Supplier manual_rus.docx Основание для подготовки документа Кому предназначен Комментарии сентября 2000 г. N ИК 110-19/3022). При поставках алкогольной продукции в торговые центры Метро Товарнотранспортная накладная (форма N 1-Т) является частью пакета документов, обязательного для предоставления поставщиком. Акт сверки может быть подписан только с поставщиками, которые предоставили Отдел по Предоставление сверки соответствующие счета-фактуры по дату подписания акта сверки. расчетам с поставщиком при отсутствии поставщиками, задолженности по Центральный счетам-фактурам. офис Страница 12 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 3.3 ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ДАННЫМИ EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — это технология передачи стандартизированных сообщений между конечными пользователями. Основная задача EDI — оптимизация всех бизнес-процессов (заказ, отгрузка, приемка, оплата товара) между МЕТРО и поставщиком, посредством передачи электронных документов в стандартном формате, сокращения ручного ввода на обеих сторонах, уменьшения ошибок. Для работы по EDI поставщику необходимо выбрать подходящего ему EDI провайдера из списка рекомендованных (список может быть получен от Категорийного менеджера), после чего связаться с выбранным провайдером для последующей поддержки. EDI предусматривает работу, как с использованием web-портала, так и непосредственно прямую интеграцию технологии в ERP-систему поставщика. МЕТРО реализовало обмен со своими поставщиками следующими сообщениями: 1. Заказ; 2. Уведомление об отгрузке (копия накладной); 3. Уведомление о приеме (акт приемки); 4. Счет-фактура; Внедрение сообщений производится в указанном порядке. Контакты провайдеров: Корус Консалтинг: www.ecod.ru Cis-Link: www.cislink.com eXite: www.exite-edi.com Контур: www. kontur.ru Edisoft: www.ediweb.ru 1Cnet: www.1c-edi.ru Контакт группы EDI MCC: 3.4 Email: edi@metro-cc.ru METRO LINK - ПОРТАЛ ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Для обеспечения более эффективного взаимодействия с поставщиками предоставляет поставщикам доступ к информационному порталу Metro Link. METРO Metro Link обеспечивает обмен информацией посредством ряда приложений, сосредоточенных в одном ресурсе. Имея доступ к порталу, поставщик получает возможность использовать эти приложения. Установка дополнительного программного обеспечения на компьютере поставщика не требуется. Поставщику доступна только та информация, которая касается его совместной работы с METРO. Информацию по другим поставщикам он не получает, так же как другие поставщики не могут получить информацию о нем. Приложения Metro Link: Supplier manual_rus.docx Страница 13 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Хранилище данных МЕТРО (MDW) Система синхронизации данных с поставщиком (MMS Cat) Мои документы (My documents) Стартовая страница персональной области Пользователя: 3.4.1 ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ МЕТРО (MDW) Это приложение, которое позволяет получать информацию о товародвижении внутри торговых подразделений, а также по мастер-данным (справочная информация). Таким образом, поставщик может видеть приемки остатки – текущие, а так же за последние три недели продажи анализ продаж в рамках рекламных акций Supplier manual_rus.docx Страница 14 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ мастер данные: список артикулов, статусы блокировки артикулов, штрих коды для приемки и для продажи, изменение закупочных цен, информация по Метроединицам, привязка артикулов к категориям и другое Информация доступна по текущему году и двум предыдущим. Данные о товародвижении предоставляются на разных уровнях, например [Торговое Подразделение-Категория-Год] или [Магазин-Артикул-День]. Отчеты могут быть экспортированы в файлы разных форматов, включая MS Excel, текстовый, PDF или HTML. Чтобы получить доступ к хранилищу данных Metro Link MDW, поставщику необходимо связаться с Отделом закупок и заключить договор на оказание информационных услуг. 3.4.2 МОИ ДОКУМЕНТЫ Приложение позволяет регулярно предоставлять поставщикам информацию в виде файлов. Например, это может быть информация из отдела по расчетам с поставщиками об оплатах по дебет-нотам или отчеты по уровню сервиса поставщика (Supplier Scorecards). В приложении файлы могут храниться в течение нескольких недель или месяцев. Функции поиска позволяют найти нужные файлы. Предусмотрена возможность скачивания файлов на компьютер пользователя. При возникновении проблем в работе приложений поставщик может отправлять об этом заявку, которая инициирует открытие инцидента во внутренней системе инцидентов METRO. Проблема будет рассмотрена в этот же день. Контакт группы поддержки Metro Link: Email: info_mcc@metro-cc.ru 4 ДАННЫЕ ПОСТАВЩИКА При заключении Договора поставщик должен предоставить пакет нотариально заверенных копий документов, которые представлены в Приложении 1 к настоящему Руководству. Для регистрации в системе управления товарными запасами МЕТРО поставщику необходимо предоставить заполненную Карточку реквизитов поставщика: в случае подписания договора поставки на федеральном уровне заполняется форма в Приложении 2; в случае подписания договора поставки на региональном уровне заполняется форма в Приложении 3. В карточке поставщика заполняются следующие данные: 1. Полное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами 2. Адрес поставщика o Юридический адрес Supplier manual_rus.docx Страница 15 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ o Почтовый адрес 3. Реквизиты для оплаты (БИК, название банка, номер расчетного счёта, номер корреспондентского счета) 4. Код регистрации по ОКПО 5. ИНН 6. КПП 7. Телефон / факс 8. Ф.И.О. ответственного лица, уполномоченного на подписание Договора от лица компании 9. Документ, авторизующий соответствующее лицо на подписание Договора 10. Имя представителя компании, ответственного за работу с МЕТРО (коммерческий директор, представитель отдела продаж) 11. Контактное лицо (принимает к исполнению заказы МЕТРО) 12. Период оплаты 13. Условия поставки 14. Адрес электронной почты (e-mail). Может быть указан только один адрес электронной почты. На указанный адрес будут приходить заказы (если поставщик получает заказ по электронной почте – см. п. 3.1) Комментарии: При изменении указанных выше данных поставщик направляет ответственному сотруднику МЕТРО измененную форму Карточка реквизитов поставщика. При отсутствии своевременного уведомления со стороны гарантирует своевременную и правильную оплату его счетов. 5 поставщика МЕТРО не АССОРТИМЕНТ 5.1 НОВЫЕ ПОЗИЦИИ АССОРТИМЕНТА При вводе новых позиций в ассортимент, поставщик должен руководствоваться одной из следующих возможностей: - уведомить ответственного Категорийного менеджера, заполнив все характеристики артикула в соответствующей Заявке на введение нового артикула (Приложение 4, Приложение 5, Приложение 6, Приложение 7, Приложение 8) - уведомить ответственного Категорийного менеджера по Email, указав список артикулов и цен для них, опубликовать данные, используя Электронную Синхронизацию Данных, а также предоставить образцы новых артикулов. Supplier manual_rus.docx Страница 16 из 75 РУКОВОД ДСТВО ДЛЯ ПОСТАВ ВЩИКОВ Категорий йный мене еджер принимает ре ешение о необходи имости вве ести в асссортиментт торговых центров то от или иной товар, и информир рует поставщика о да ате начала а работы с а ему осуще ествляется я новыми артикулам и. Ввод данных о новых артикулах в систе ответственным сотру удником MЕТРО. вается новы ый Прейскуурант цен, который вкключает но овые артику улы: Подписыв в сслучае под дписания прейскуран п нта на фед деральном уровне за аполняется я форма в Пр риложении 9; в сслучае под дписания прейскуран п нта на реги иональном м уровне за аполняется я форма в Пр риложении 10. При усло овии изменения ка аких-либо характер ристик арттикулов, уже у имею ющихся в ассортиме енте торговых центр ров, постав вщик предо оставляет информац цию в МЕТ ТРО также е заполнив Заявку на а ввод нов вого артиккула (для этой цели и использу уются толь ько формы ы з дл ля Food» или «Ин ндивидуаль ьная заяв вка для Non-Food» » «Индивидуальная заявка е указывае ется вся информаци и ия, подлеж жащая изме енению. При П этом в соответственно), где апротив пол ля «Обновл ление данн ных по арти икулу»: Заявке необходимо поставить отметку на 5.2 ИЗМЕНЕНИЕ ПРЕЙС СКУРАНТА А ЦЕН Ответстве енный сотр рудник МЕТ ТРО должен быть про оинформир рован о любом изменении цены ы на товар д до его вступления в силу и не по озже срока, указанногго в Догово оре с поста авщиком. Поставщи ик уведомл ляет МЕТРО об изме енении цен н на товар, указывая я процент изменения я цены, а та акже причины, повлеккшие данны ые изменен ния. Предложе ение рассм матриваетсся ответсттвенным сотрудником м, проводи ится сравн нительный й анализ ры ыночных це ен и поставщик получа ает ответ. При полож жительном м ответе оттветственн ный сотруд дник МЕТР РО информ мирует посставщика о дате вступ пления в си илу новой цены ц по фа аксу, в электронном виде. в Прейскура ант цен, который согласовывается для осо обых реккламных подписыва ается поставщиком отдельно о с Категорийн ным менед джером МЕ ЕТРО. кампаний, Поставщи ик выставля яет счет на а основани ии цен (Приложение 2 к Догово ору МЕТРО О) и других х скидок соггласно Дого овору с МЕ ЕТРО). Supplier man nual_rus.docx Страни ица 17 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 5.3 ВВОД АССОРТИМЕНТА, ИСПОЛЬЗУЯ ЭЛЕКТРОННУЮ СИНХРОНИЗАЦИЮ МАСТЕР ДАННЫХ GSDN Глобальная сеть GDSN обеспечивает подключение торговых партнеров к Глобальному регистру GS1 через сеть взаимодействующих между собой каталогов, сертифицированных на соответствие стандартам GDSN. В сети GDSN предметы торговли (товары) идентифицируются с помощью уникальной комбинации ключевых идентификаторов GS1: глобального номера предмета торговли (GTIN) и глобального номера места нахождения (GLN). Для того, чтобы торговые партнеры могли синхронизировать между собой данные о товарах, местах нахождения и ценах, должны быть выполнены следующие 5 шагов: 1. Загрузка данных: продавец регистрирует в каталоге товар и информацию о компании 2. Регистрация данных: в Глобальный регистр отсылается небольшое подмножество зарегистрированных данных 3. Запрос подписки: покупатель через свой собственный каталог осуществляет подписку на получение информации от продавца 4. Публикация данных: каталог продавца публикует запрошенную информацию для каталога покупателя 5. Подтверждение&информирование: покупатель посылает продавцу подтверждение (каждый партнер использует собственные каталоги), в котором информирует поставщика о том действии, которое выполнено ритейлером с полученной информацией. Supplier manual_rus.docx Страница 18 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Глобальный регистр GS1 играет роль «желтых страниц» для сети GDSN и может предоставить данные о том, кто подписался на данные о товаре или о компании, а также он гарантирует уникальность зарегистрированных товаров и компаний и подтверждает, что все каталоги сети удовлетворяют стандартному набору правил валидации данных. Сертифицированные каталоги GDSN - это электронные каталоги стандартизованных данных о предметах торговли. Одни из них выступают в роли источников, другие - в роли получателей мастер-данных о товарах. Услуги такого каталога может предоставлять национальная организация GS1 или специализированный провайдер. Список сертифицированных на данный момент каталогов GDSN включает 25 каталогов (ссылка на http://www.gs1.org/docs/gdsn/gdsn_certified_data_pools.pdf). 6 МЕТРО ПОЧТА И ЛОКАЛЬНАЯ ЛИСТОВКА МЕТРО Почта (МП) – федеральная рекламная акция, во время которой некоторые специально отобранные артикулы продаются по сниженным ценам. Стандартная длительность МЕТРО Почты – две недели. ЛОКАЛЬНАЯ ЛИСТОВКА – специальная акция, разработанная исключительно для поддержки российских товаропроизводителей в регионах России. В данной листовке могут участвовать только локальные товаропроизводители конкретного города или региона России. Длительность Листовки – 1 месяц. Период особых условий (не распространяется на Локальные Листовки) – обычно период МЕТРО Почты плюс определенный период до начала МП и определенный период после окончания МЕТРО Почты, в течение которого поставщик поставляет товары в торговые центры по сниженным ценам. Номер МЕТРО Почты или Локальной Листовки (№МП) – уникальный номер, состоящий из шести цифр, идентифицирующих МЕТРО Почту. Номер имеет форму написания 403507 или 4/035/07, что означает: 4 023 07 Последняя цифра текущего года, например: 2004 Тип МЕТРО Почты, например: 23 - МЕТРО Почта Food Порядковый номер МЕТРО Почты данного типа, например: 7-ая МЕТРО Почта Food 2004 года. Все условия участия артикулов в МЕТРО почте согласовываются с Категорийным менеджером MЕТРО. 7 7.1 ТРЕБОВАНИЯ К МАРКИРОВКЕ ТОВАРА ОПРЕДЕЛЕНИЯ Маркировка — это текст, условные обозначения или рисунок, нанесенные на упаковку и (или) товар, а также другие вспомогательные средства, предназначенные для идентификации товара или отдельных его свойств, доведения до потребителя информации об изготовителях (исполнителях), количественных и качественных характеристиках товара. Supplier manual_rus.docx Страница 19 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ При работе с поставщиками в торговой сети МЕТРО приняты следующие общие требования к маркировке товара: обеспечивается поставщиком товара, будь то изготовитель, импортер или иная организация, которая несет ответственность за качество маркировки и достоверность приводимой в ней информации в соответствии с действующим законодательством; изготавливается и наносится с учетом особенностей товара; должна быть четкой, разборчивой, достоверной и однозначно понимаемой, а также выделяться или размещаться на фоне, контрастном по отношению к цвету упаковки (изделия); должна содержать информацию на русском языке. Маркировка упаковки товара должна строго соответствовать маркировке самого товара. Маркировка упаковки должна содержать следующую информацию: наименование товара; наименование страны-изготовителя; наименование фирмы-изготовителя (наименование фирмы-изготовителя может быть дополнительно обозначено буквами латинского алфавита); основное (или функциональное) предназначение товара или область его применения; правила и условия безопасного хранения, транспортирования, безопасного и эффективного использования, ремонта, восстановления, утилизации, захоронения, уничтожения (при необходимости); основные потребительские свойства или характеристики; информацию об обязательной сертификации; юридический адрес изготовителя и (или) продавца; массу нетто, основные размеры, объем или количество; состав (комплектность); товарный знак (товарная марка) изготовителя (при наличии); дату изготовления; срок годности (или службы); обозначение нормативного или технического документа, по которому изготавливается товар (для товаров отечественного производства); информацию о добровольной сертификации (при наличии); Supplier manual_rus.docx Страница 20 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ информацию о знаке соответствия товара государственным стандартам (на добровольной основе); штриховой код товара (при наличии); специфическую информацию для потребителя (при необходимости). Штрих-код товара (EAN, Barcode, GTIN) также должен соответствовать перечню требований: уникальность идентификации продукции. Штрих-код должен быть уникальным для каждой единицы товара; однозначное соответствие продукции. Изменение потребительских свойств должно повлечь за собой изменение штрих-кода на упаковке (подробнее см. www.gs1ru.org); эквивалентность как цене, так и наименованию продукта. Если два товара отличаются по цене, то они должны иметь различные штриховые коды; удобное месторасположение штрих-кода для считывания. Штриховой код следует размещать на дне или боковых стенках упаковок. При этом не следует наносить штрих-код на рифленые и сильно искривленные поверхности. Единичная и групповая упаковки одноименного товара должны иметь различные номера штрих-кодов (стоимость одной банки напитка и блока из 6 банок различная). Если на групповую упаковку нанесен штриховой код, то не должен быть виден штриховой код единичных упаковок. Штриховой код на групповую упаковку может не наноситься, если в качестве групповой упаковки используется прозрачная пленка, через которую виден штриховой код единичной упаковки. Вся необходимая информация о требованиях и стандартах штрих-кодирования доступна на сайте www.gs1ru.org. 7.2 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ Товары, поставляемые в торговые центры МЕТРО, должны быть промаркированы согласно требованиям действующего законодательства РФ, включая, в частности, следующие нормативные документы: 1. Закон РФ от 07 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей»; 2. Федеральный закон от 02 января 2000 г. № 29 - ФЗ "О качестве и безопасности пищевых продуктов"; 3. Постановление Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55 " Об утверждении Правил продажи отдельных видов товаров"; 4. Требования к маркировке на конкретную продукцию установлены в действующей нормативной документации. Supplier manual_rus.docx Страница 21 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 5. Нормативные документы, устанавливающие требования к маркировке на отдельные группы продукции: ГОСТ Р 51074-2003 «Продукты пищевые. Информация для потребителя. Общие требования» ГОСТ 13342-77 «Овощи сушеные. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение» ГОСТ 13534- 89 «Консервы мясные и мясорастительные. Упаковка, маркировка и транспортирование» ГОСТ 13799- 81 «Продукция плодовая, ягодная, овощная и грибная консервированная. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение» ГОСТ 7630 – 96 «Рыба, морские млекопитающие, морские беспозвоночные, водоросли и продукты их переработки. Маркировка и упаковка» ГОСТ 11771- 93 «Консервы и пресервы из рыбы и морепродуктов. Упаковка и маркировка» ГОСТ Р 52194-2003 «Водки и водки особые, изделия ликероводочные. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение» ГОСТ 5575- 76 « Вина. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение» ГОСТ 23651-79 «Продукция молочная консервированная. Упаковка и маркировка» ГОСТ 24508-80 «Концентраты транспортирование и хранение» ГОСТ Р 51087-97 «Табачные изделия. Информация для потребителей» ГОСТ Р 51849-2001 «Продукция комбикормовая .Информация для потребителей» ГОСТ 1641-75 «Бумага. Упаковка, маркировка, транспортирование, хранение» ГОСТ 6658-75 «Изделия из транспортирование и хранение» ГОСТ 3897-87 «Изделия трикотажные. Маркировка, упаковка, транспортирование и хранение» ГОСТ 7000-80 «Материалы транспортирование и хранение» ГОСТ 7296-81 «Обувь. Маркировка, упаковка, транспортирование и хранение» ГОСТ 10581-91 «Изделия швейные. Маркировка, упаковка, транспортирование и хранение» ГОСТ 19411-88 «Изделия текстильно-галантерейные тканые, плетеные, вязаные, витые, метражные и штучные. Маркировка и первичная упаковка» Supplier manual_rus.docx пищевые. бумаги и картона. текстильные. Упаковка, маркировка, Упаковка, Упаковка, маркировка, маркировка, Страница 22 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ ГОСТ Р ИСО 3758-99 " Изделия текстильные. Маркировка символами по уходу" ГОСТ Р 51793-2001 «Материалы текстильные. Покрытия и изделия ковровые машинного способа производства. Информация для потребителя» ГОСТ 9980.4-86 «Материалы транспортирование и хранение» ГОСТ 18620-86 «Изделия электротехнические. Маркировка» ГОСТ 25834-83 «Лампы электрические. Маркировка, упаковка, транспортирование и хранение» ГОСТ 21552-84 «Средства вычислительной техники. Общие технические требования, приемка, методы испытаний, маркировка, упаковка, транспортирование и хранение» ГОСТ 25779-90 «Игрушки. Общие требования безопасности и методы контроля» ГОСТ Р 51556-99 «Игрушки. Общие требования Графическое условное обозначение возраста» ГОСТ 27429-87 «Изделия парфюмерно-косметические маркировка, транспортирование и хранение» ГОСТ 28303-89 «Изделия транспортирование и хранение» ГОСТ Р 51391-99 «Изделия парфюмерно-косметические. Информация для потребителя. Общие требования» ГОСТ 25871-83 «Изделия транспортирование и хранение» ГОСТ Р 50962-96 «Посуда и изделия хозяйственного назначения из пластмасс. Общие технические требования» ГОСТ 28389-89 «Изделия фарфоровые и фаянсовые. Маркировка, упаковка, транспортирование и хранение» ГОСТ 28660-90 «Изделия щетино транспортирование и хранение.» ГОСТ 30084-93 «Материалы текстильные. Первичная маркировка» ГОСТ 12003-76 «Фрукты сушеные. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение» ГОСТ 26791-89 «Продукты переработки зерна. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение» ГОСТ 8227-56 «Хлеб и хлебобулочные изделия. Упаковка, хранение и транспортирование» Supplier manual_rus.docx лакокрасочные. косметические. кожгалантерейные. - щеточные. Маркировка, и упаковка, методы испытаний. жидкие. Упаковка, Упаковка, маркировка, Упаковка, маркировка, Маркировка, упаковка, Страница 23 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ ГОСТ Р 1149-98 «Продукты винодельческой маркировка, транспортирование и хранение». ФЗ N 88-ФЗ продукцию». ФЗ N 178-ФЗ от 27.10.08 «Технический регламент на соковую продукцию из фруктов и овощей». ФЗ N 90-ФЗ продукцию». ФЗ N 268-ФЗ от 22.12.08 «Технический регламент на табачную продукцию». промышленности. Упаковка, от 12.06.08 «Технический регламент на молоко и молочную от 24.06.08 «Технический регламент на масложировую Информация для потребителя на товарах может быть представлена на упаковке товара, на самом товаре, листке-вкладыше, то есть в любом, доступном для потребителя виде. При доступе потребителя к информации не должна быть нарушена потребительская упаковка (если упаковка МЕТРО единицы не позволяет получить информацию для потребителя без ее вскрытия – информация должна быть продублирована на упаковке). При включении в МЕТРО упаковку продукции с разными сроками годности на МЕТРО упаковке указывают срок годности МЕТРО упаковки по минимальному сроку годности вложенных единиц. При несоблюдении какого-либо из указанных выше требований, МЕТРО оставляет за собой право отказать в приемке товаров. 8 ЗАКАЗЫ Заказы размещаются: Руководителями отделов продаж в торговых центрах МЕТРО (Приложение 11). Категорийными менеджерами в Центральном офисе (Приложение 12). В данном случае поставщик получает заказ в виде общего суммарного заказа на все торговые центры с последующей разбивкой заказов по каждому отдельному ТЦ. Поставщик получает заказ, оформленный Прейскуранта, скидок и условий поставки. на основании заранее согласованного Заказы направляются поставщику в письменной форме, в электронном виде. Поставщик подтверждает заказ письменно только по просьбе Категорийного менеджера. В остальных случаях подтверждения не требуется. Поставщик поставляет товары в соответствии с датой поставки, указанной в заказе для каждого торгового центра. Также заказ может быть отправлен по EDI на веб-портал, либо модуль интеграции выбранного поставщиком EDI-провайдера (см. п. 3.1). Supplier manual_rus.docx Страница 24 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 9 ПОСТАВКА 9.1 УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ Поставщик руководствуется условиями и сроками поставки, предусмотренными в Договоре с MЕТРО. Поставка осуществляется на дату, указанную в заказе. Количество поставляемого товара должно соответствовать количеству, указанному в заказе, а качество – условиям Договора поставки, а также требованиям действующего законодательства по каждому отдельному виду товаров. В целях оптимизации поставок, необходимо учитывать, что соблюдение сроков поставки является неотъемлемой частью Договора. Каждый заказ должен быть доставлен в определенный ТЦ МЕТРО в полном объеме и в соответствии с датой, указанной в заказе. 9.1.1 ПРОСРОЧКА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ Задержка поставки (заказа) определяется как разница между датой поставки, указанной в заказе, и фактической датой поставки. Задержка поставки измеряется одним из важнейших ключевых показателей эффективности (КПЭ) работы цепочки поставок – % опоздавших поставок. Supplier manual_rus.docx Страница 25 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Планируемая дата поставки в ТЦ зависит от количества дней периода поставки в ТЦ и вычисляется автоматически, график поставки согласовывается с поставщиком с одной стороны и Отделом Закупок и Категорийным менеджером с другой. Эта дата указана в заказе и относится к полю “ДАТА ПОСТАВКИ”. Поставка считается просроченной в случаях: A) Прямые поставки (доставка осуществляется непосредственно в ТЦ). Если дата приёмки товаров (заказа) в ТЦ позднее даты поставки, указанной в заказе ТЦ. B) Поставки через Распределительный Центр (далее РЦ). Если день доставки на РЦ является днём более поздним, чем планируемая дата поставки в ТЦ за вычетом стандартного периода поставки с РЦ в ТЦ. Полная непоставка заказа / товаров приравнивается к просрочке поставки товаров в целях начисления штрафных санкций. 9.1.2 ЧАСТИЧНАЯ НЕПОСТАВКА (НЕДОПОСТАВКА) ЗАКАЗА Частичная непоставка заказа измеряется одним из Ключевых Показателей Эффективности Работы Поставщика и определяется как Полнота выполнения заказа (Fill Rate) Полнота выполнения заказа определяется как результат деления фактически поставленного товара на количество заказанного, в процентном выражении. Также сообщаем, что МЕТРО имеет право вводить любые изменения в описанные правила в любое время и без предварительного уведомления. Ниже даны определения Ключевых Показателей Эффективности измеряется уровень сервиса Поставщика: МЕТРО, которыми 1. Полнота выполнения заказов в % соотношении. КПЭ (Fill rate) измеряет процент фактически поставленного количества по отношению к заказанному количеству. Количество измеряется в МЕТРО единицах. Максимальная величина КПЭ - 100 %. 2. Доставки с опозданием в % соотношении. КПЭ (late deliveries) измеряет процент заказов, доставленных в ТЦ с опозданием. Опоздавшим считается заказ, доставленный в ТЦ позднее планируемой даты поставки. 3. Средний период поставки. КПЭ Среднего периода поставки показывает, сколько дней в среднем требовалось поставщику для доставки заказов в течение определенного периода (месяца, года). Таким образом, определяется скорость реакции и возможности поставщика выполнить заказы МЕТРО. 4. Покрытие товарных запасов. Supplier manual_rus.docx Страница 26 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ КПЭ (Stock coverage) измеряет количество дней для продажи существующих товарных запасов, при условии, что они не будут пополняться поставщиком. КПЭ отвечает на вопрос, на какое среднее количество дней рассчитан запас. Количество измеряется в МЕТРО Единцах. 5. Наличие товара на полке КПЭ (Stock service level) является статистической величиной и определяет наличие товара на полках (в %ном отношении) в определенный период продаж. Максимально возможная величина КПЭ - 100 %. 9.1.3 ГРАФИК ПОСТАВКИ Каждый поставщик, подписавший Договор с МЕТРО, должен получить и заполнить форму графика поставок SCM F-001RU, далее отправить ее в Отдел Логистики и Поставок для ввода в информационные системы МЕТРО. Форму графика можно получить: 1. Автоматически, отправив пустое сообщение по электронной почте с темой F001 на адрес metro.logistics@metro-cc.ru. После получения сообщения с данной темой, система автоматически посылает пустую форму графика поставок. Данный сервис работает с 9 утра до 6 вечера. 2. Запросом Категорийному менеджеру МЕТРО. Данная форма должна быть заполнена в случае если: Вы получаете новый номер поставщика; Вы подписываете соответствующий договор/приложение к соответствующему договору с МЕТРО, определяющее условия логистики. Форму графика необходимо отправить в Отдел Логистики и Поставок как можно скорее, чтобы избежать хаотичного получения заказов. В отсутствии утвержденного графика поставок Торговые центры МЕТРО определяют дату заказа и поставки на свое усмотрение. МЕТРО вправе направлять поставщику заказы также и помимо согласованного графика. Все заказы должны быть доставлены в ТЦ МЕТРО (не в РЦ) в дату поставки, указанную в заказе. В противном случае поставщик может быть оштрафован. 9.2 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТАВКУ ТОВАРОВ Поставщик обязан во всех документах, связанных с поставкой товара, указывать номер торгового центра МЕТРО, номер поставщика МЕТРО, номер заказа, номера поставляемых артикулов, присвоенных МЕТРО, а также их описание, номер и дату Договора. Количество товаров указывается в заранее согласованных МЕТРО-единицах. Артикулы в накладной поставщика (Приложение 13) указываются в том же порядке, что и в соответствующем заказе МЕТРО. Для товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация, в накладной указывается номер грузовой таможенной декларации и Supplier manual_rus.docx Страница 27 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ страна происхождения (по выбору поставщика номера грузовой таможенной декларации и страна происхождения могут быть указаны в отдельном приложении к накладной). Посредством технологии EDI на веб-портале, либо с помощью модуля интеграции провайдера поставщик может сформировать электронную копию накладной (уведомление об отгрузке), что позволит ускорить процесс приема товара в магазине (см. п. 3.1). Товарные накладные, заполненные с нарушением требований, установленным к первичным документам, не заполненные – Покупателем не принимаются. 9.2.1 ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Поставщик обязан во всех документах, связанных с поставкой товара, указывать номер торгового центра МЕТРО, номер поставщика МЕТРО, номер заказа, номера артикулов МЕТРО, а также их описание. Количество товаров указывается в заранее согласованных МЕТРО единицах. Supplier manual_rus.docx Страница 28 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 9.2.2 ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Поставляемые в торговую сеть МЕТРО товары должны сопровождаться всеми необходимыми документами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, гарантийные талоны, удостоверения качества и др.). Заверенные установленным образом (нотариально, органом по сертификации либо держателем сертификата) копии сертификатов соответствия/деклараций о соответствии на все поставляемые товары должны быть переданы в торговый центр при первой поставке. Затем поставщик вместо копии имеет право предоставлять приложение к накладной, в котором должны быть указаны следующие реквизиты сертификата соответствия/ декларации о соответствии: Номер сертификата соответствия / регистрационный номер декларации о соответствии Название артикула / лов, на который был выдан сертификат Номер МЕТРО артикула Срок действия сертификата Название органа, выдавшего сертификат Наименование поставщика, его адрес и телефон Последовательность товара в реестре должна соответствовать заказу МЕТРО. По истечении срока годности сертификата/ декларации, соответствующий сертификат/ декларация должен быть заменен на действующий. Все пищевые продукты, произведенные на территории Российской Федерации, с каждой поставкой в торговый центр должны сопровождаться заверенной установленным образом копией удостоверения качества и безопасности реализуемой партии пищевых продуктов, материалов и изделий. В обязательном порядке в удостоверении о качестве и безопасности должна содержаться следующая информация: 1. Номер удостоверения качества; 2. Отправитель товара; 3. Получатель товара; 4. Наименование и адрес предприятия-изготовителя; 5. Наименование и вид продукта; 6. Дата изготовления / розлива; 7. Масса (объем) партии; 8. Номер партии и дата отгрузки; Supplier manual_rus.docx Страница 29 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 9. Информация о том, что по результатам испытаний продукт соответствует требованиям нормативных и технических документов, требованиям СанПиН; 10. Срок годности; 11. Условия хранения; 12. Обозначение стандарта (ГОСТ, ТУ, ОСТ), в соответствии с которым изготовлен продукт; 13. Информация о сертификате/декларации (номер, срок окончания действия); 14. Удостоверение о качестве и безопасности должно иметь подпись ответственного лица; 15. Прочие обязательные сведения необходимые согласно требованиям СанПиН, по которому выпускается продукт (ГОСТ, ТУ, ОСТ и др.). При оформлении удостоверения о качестве и безопасности необходимо руководствоваться требованиями СанПиН на производство данного вида продукции и нормативного документа, по которому выпускается продукт (ГОСТ, ТУ, ОСТ). Поставщики предоставляют копию Удостоверения продукции, заверенную печатью поставщика. качества, выданную производителем Поставщики – производители продукции могут предоставлять оригиналы удостоверений качества, а так же предоставлять удостоверения качества на группу товаров, в случае если это не противоречит действующему законодательству. В этом случае рекомендуется указывать Артикул МЕТРО и соблюдать порядок следования товаров, как в заказе МЕТРО. Товары, ввозимые на территорию Российской Федерации Принимая во внимание законодательно предусмотренное право таможенных органов в течение трех лет с даты ввоза товара на территорию Российской Федерации осуществлять таможенный контроль находящихся в обращении импортных товаров, поставщик обязан организовать и осуществлять хранение сертификатов мест происхождения товаров, поставляемых в адрес МЕТРО (как в отношении групп товаров, включенных в список, утвержденный Постановлением Правительства от 7 августа 2014 г. № 778 «О мерах по реализации Указа Президента от 06.08.2014г. № 560», так и в отношении иных продовольственных товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации и/или Таможенного союза) для целей подтверждения легальности оборота данных товаров. При получении поставщиком запроса от МЕТРО о предоставлении сертификатов мест происхождения поставленных поставщиком товаров, необходимо обеспечить оперативное предоставление запрашиваемых документов. В случае если последующая проверка поставленного поставщиком товара таможенными органами выявит недостатки документов по вине поставщика, несоответствие между сертификатом страны происхождения товара и фактическим местом происхождения товара, что повлечет возникновение у МЕТРО, МЕТРО оставляет за собой право обратиться в суд за их компенсацией. 9.3 ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАВЛЯЕМЫМ ТОВАРАМ Поставляемые товары должны быть упакованы в единицы продаж (МЕТРО единицы), согласованные с Категорийным менеджером. Supplier manual_rus.docx Страница 30 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Товары поставляются за счет поставщика в соответствующий ТЦ МЕТРО, где поставщик выгружает их на рампу. В надлежащих случаях поставщик осуществляет доставку товаров на Европаллетах. Паллеты другого типа не принимаются. Европаллетом – считается паллет размером 120 Х 80 см, изготовленный в соответствии с установленными европейскими стандартами и промаркированный знаком EUR. При отсутствии паллет требуемого типа поставщик имеет право своими силами перегрузить товары на Европаллеты, предоставленные в торговом центре МЕТРО. Европаллеты являются возвратными и подлежат обмену при поставке товаров в МЕТРО: На экземпляре накладной поставщика ставится штамп и указывается количество полученных и возвращенных поставщику паллет на штампе Европаллеты. В случае если возвращено меньшее количество паллет, чем указано на штампе в графе Получено, поставщик имеет право предъявить оригинал подписанной накладной (с оригинальной печатью МЕТРО) при следующей поставке и забрать недостающее количество паллет. В случае если поставщик поставляет товары через Распределительный центр, ТЦ МЕТРО проверяет соответствие паллет евро стандарту. Только европаллеты подлежат возврату. Возврат европаллет, поставленных через РЦ, осуществляется силами РЦ. 9.4 ТРЕБОВАНИЯ К ЭКСПЕДИТОРУ Водитель-экспедитор (экспедитор), водитель-грузчик обязан иметь при себе личную медицинскую книжку установленного образца и работать в спецодежде. Наличие у водителей-экспедиторов (экспедиторов), водителей-грузчиков медицинских книжек и спецодежды является обязательным требованием на основании Федерального закона «О качестве и безопасности пищевой продукции» №29-ФЗ от 02.01.2000. Supplier manual_rus.docx Страница 31 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 9.5 ПРИЕМКА ТОВАРОВ 9.5.1 АЛГОРИТМ ПРИЁМКИ ТОВАРА НАЧАЛО Экспедитор регистрирует накладную (2 экземпляра) в отделе приемки товаров и получает соответствующий номер приемки партии товара, а также предоставляет личную медицинскую книжку установленного образца Данные, указанные в накладной, сравниваются с данными, указанными в соответствующем заказе. Товары на Евро паллетах помещаются поставщиком на рампу в ТЦ МЕТРО. Сотрудник отдела приёмки товаров лично пересчитывает и проверяет поставленные товары. Сотрудник отдела приемки товаров подтверждает правильность данных / исправлений в накладной, ставит печать с указанием номера приемки партии товара. Поставщику передаются документы: Накладная с отметками о приемке и официальной печатью МЕТРО (на которой также указано «принято с правом рекламации по количеству и цене»). Подтверждение приемки – документ, распечатываемый из системы, содержит данные о количестве артикулов согласно накладной поставщика, и фактически принятом в МЕТРО. Акт о расхождениях по количеству – в случаях выявленных расхождений по количеству. КОНЕЦ МЕТРО становится собственником товара после его выгрузки и приемки на рампе торгового центра, подписания накладной с указанием соответствующего номера приемки партии товара и проставления на ней официальной печати. Номер приемки товара имеет следующую структуру: 095 580 Первая – третья цифры – порядковый номер дня в году Четвертая - шестая цифры – порядковый номер приемки партии товара. Один экземпляр подписанной накладной остается в отделе приемки товара, второй возвращается поставщику. Поставщику также передается документ, распечатываемый из системы - Подтверждение приемки (Приложение 14), где содержатся дата, время приемки, название и номер поставщика, № товарной накладной, № приемки товара. В случае выявленных расхождений по количеству в момент приемки товара данные отражаются в подтверждении приемки. Supplier manual_rus.docx Страница 32 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Данный документ, как и оба экземпляра накладной поставщика обязательно подписываются как поставщиком, так и ответственным сотрудником МЕТРО. 9.5.2 ОСОБЕННОСТИ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ В МЕТРО МЕТРО проверяет качество и количество свежих продовольственных товаров непосредственно в момент их приемки. Если в момент приемки товара было обнаружено несоответствие фактически поставленного количества товаров и количества, указанного в накладной, в накладной будут сделаны соответствующие исправления, а поставщик выставит МЕТРО счет-фактуру на основании фактически поставленного количества товара. При приемке товаров, поступающих в запечатанной упаковке, которая не позволяет проверить качество и произвести поштучный пересчет товаров непосредственно в момент приемки, МЕТРО подтвердит только общее количество полученных упаковок, но не количество и качество товаров внутри упаковки. При возникновении ситуации, описанной выше, МЕТРО оставляет за собой право: o вернуть товары поставщику, если поставленные товары ненадлежащего качества. В данной ситуации поставщик получит от МЕТРО односторонний Акт о возврате товара (Приложение 15), объясняющий причину возврата. o скорректировать количество принятого товара, если после открытия упаковки реальное количество полученных товаров не совпало с данными, указанными в накладной. В данной ситуации МЕТРО подготовит односторонний Акт о расхождениях по количеству (Приложение 16) с указанием реально поставленного количества товаров и направит его поставщику. В том случае, когда расхождения по количеству и качеству товара были обнаружены после их приемки, и поставщик уже выставил МЕТРО счет-фактуру, МЕТРО направит поставщику Дебет-ноту (Приложение 17). На основании сумм, указанных в Дебет-ноте, задолженность МЕТРО по данному поставщику будет уменьшена. По EDI поставщику может быть отправлено уведомление о приеме, которое будет содержать актуальные на момент приемки данные (см. п. 3.1). Supplier manual_rus.docx Страница 33 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 9.5.3 ВОЗВРАТЫ ТОВАРОВ ПОСТАВЩИКУ Порядок возврата товаров согласовывается индивидуально с каждым поставщиком. Товары возвращаются по следующим причинам: наличие у них производственных дефектов; поставка товаров в поврежденном состоянии; несоответствие товара требованиям действующего законодательства РФ. Поставщика информируют о предстоящем возврате товара и его причине в Акте о возврате товаров, копия которого передается по факсу. Товары должны быть вывезены с территории МЕТРО в течение 8 дней со дня получения по факсу Акта о возврате, если иной срок не предусмотрен Договором. Возвращаемый товар вывозится поставщиком из торгового центра МЕТРО за свой счет. Для получения возврата поставщик предоставляет в отдел приемки ТЦ МЕТРО доверенность установленного образца по форме №М-2а или М-2 (утверждена постановлением ГОСКОМСТАТА России от 30.01.97 №71а), а МЕТРО выдает поставщику Накладную ТОРГ-12 с количеством возвращенных товаров и Акт о возврате товаров. При возврате товаров через РЦ, по прошествии 5-и дней с даты возврата товаров, поставщик может получить в отделе приема документов от поставщиков следующие документы: накладную ТОРГ-12 и Акт о возврате товара. Сроки получения документов по возвратам товаров могут существенно отличаться в региональных торговых центрах (выдаются в местных отделах приема документов от поставщиков). Supplier manual_rus.docx Страница 34 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 10 ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ 10.1 ПЕРЕДАЧА СЧЕТА-ФАКТУРЫ Поставщик в течение 5-и дней с даты реализации предоставляет оригинал счета-фактуры, заполненный в соответствии с Налоговым Кодексом и требованиями МЕТРО. Внимание! Дата реализации = дата выгрузки товаров на рампу магазина! Документы следует передать в отдел приема и выдачи документов поставщикам по адресу: Ленинградское шоссе 71 Г или опустить в специальный ящик для счетов-фактур, находящийся на 1 этаже. Если упомянутые выше документы направляются по почте, то их отправка производится по следующему адресу: Отдел по расчетам с поставщиками ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» 125445 Москва Ленинградское шоссе, 71 Г * Для региональных торговых центров приемка документов на оплату осуществляется в местных отделах приема документов от поставщиков или в отделе приемки товаров, где предусмотрен специальный ящик для документов. Счет-фактура должен предоставляться в запечатанном конверте. Счета-фактуры должны выставляться на основании реально полученного ТЦ товара. Счетфактура выставляется с учетом цен и скидок, согласованных Сторонами. 10.2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЧЕТА-ФАКТУРЫ Чтобы обеспечить своевременную оплату по счетам-фактурам, поставщик должен строго следовать приведенному ниже порядку оформления документов: 1. Каждой накладной соответствует только одна счет-фактура. 2. При оформлении счета-фактуры допустимо использование шрифта не менее 9 pt. 3. Товары и их артикулы в счет-фактуре и накладной указываются в том же порядке, что и в заказе МЕТРО на данные товары. 4. В строке ‘Адрес Грузополучателя’ указывается адрес торгового центра МЕТРО, в который был поставлен товар. 5. В строке ИНН / КПП покупателя указывается КПП соответствующего ТЦ, в который был поставлен товар. 6. В счете-фактуре в обязательном порядке в печатном виде указываются: Supplier manual_rus.docx Страница 35 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ номер поставщика (например, поставщик 20330, или пост. 21521, или № поставщика 22798, или договор № 47358 от __________, или № 20351 от __________). GLN поставщика (если получен). Уточнить номер GLN можно на сайте http://gepir.ean.ru/gepir. Информацию о получении номера GLN можно www.gs1ru.org и http://www.gs-s.ru/services_gs2.html. номер торгового центра Метро: допустимо указание четырех символов 10** (например, номер магазина 1010, номер ТЦ 1010, № магазина 1015, ТЦ 1021). Указание номера ТЦ перед номером заказа и/или приемки не допустимо! GLN торгового центра Метро, номер заказа номер приемки товара: допустимо указание 5-6 знаков (например, приемка 33521, или ПТ 121563, или № ПТ 56784, или НПТ 228741, или № приемки 19632). получить на сайте 7. Все страницы счета-фактуры должны быть пронумерованы (например, стр. 1 или с.1 или страница 1). При этом слова: счет-фактура, номер поставщика, номер счета-фактуры и дата счета-фактуры должны быть указаны на каждой странице документа. 8. В счет-фактуре обязательно указание итоговой суммы стоимости без НДС, а также в случае, если поставляемый товар облагается разными ставками, разбивка итоговых сумм (стоимость без НДС, сумма НДС, стоимость с учетом налога) по ставкам НДС. 9. При указании сумм допустимо разделение между целой и десятичной частью (рубли и копейки) знаками «,» (запятая) и «.» (точка). Использование «тире» не допустимо. 10. Подпись и печать не должны заходить на табличную часть счета-фактуры, «скрывая» часть информации. На веб-портале провайдера, либо с помощью модуля интеграции поставщик может сформировать электронную копию счета-фактуры, которая должна полностью соответствовать бумажному оригиналу. Получение такого документа позволит существенно сократить сроки обработки счета-фактуры (см. п. 3.1). Supplier manual_rus.docx Страница 36 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Supplier manual_rus.docx Страница 37 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 10.3 СОДЕРЖАНИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ Счёт-фактура (Приложение 18) должен соответствовать требованиям бухгалтерского учета, а также содержать следующую информацию: российского номер счета-фактуры (в течение года уникален) дата счета-фактуры (не ранее даты реализации товара) ИНН КПП грузополучателя номер заказа номер ТЦ номер ГЛН ТЦ номер приемки товаров номер поставщика МЕТРО номер GLN поставщика (в случае работы по EDI) номер артикула МЕТРО описание артикула количество МЕТРО-единиц цену за МЕТРО-единицу товара без НДС (с учетом всех скидок) стоимость по каждому виду товара без НДС (с учетом всех скидок) общую стоимость товаров без НДС (с учетом всех скидок) сумму НДС по каждому виду товара общую сумму НДС общую стоимость товара с НДС для импортных товаров в обязательном порядке указываются происхождения товара и номер грузовой таможенной декларации. суммы НДС по каждому виду ставок (отдельно выделяются суммы НДС по ставкам 10 и 18%) страна В связи с вступлением в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года №1137 «О формах и правилах заполнения(ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, на все поставки начиная с 24 января 2012 года счета-фактуры должны предоставляться в соответствии с новыми требованиями и согласно требованиям МЕТРО Кэш Энд Керри. Supplier manual_rus.docx Страница 38 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ При выставлении счетов-фактур согласно новым требованиям, необходимо учитывать следующее: 1. Новая форма с/ф должна быть оформлена на поставки, не ранее 24.01.2012. На поставки до 23.01.2012 включительно счета-фактуры должны быть составлены по старому образцу 2. В строке «Грузополучатель и его адрес» если ТЦ является филиалом, то в названии компании должно быть указано Филиал ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» и адрес ТЦ, в который поставщик привез товар 3. В строке «Покупатель» всегда указывается ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» 4. В строке «Адрес» всегда указывается 125445, г. Москва, Ленинградское шоссе, 71Г 5. В строке ИНН / КПП покупателя ИНН всегда 7704218694, КПП указывается того ТЦ, в который поставщик привез товар 6. Обязательно должна быть строка «Валюта: наименование, код», в которой должно быть указано: российский рубль, 643 7. Номера артикулов МЕТРО могут быть указаны как в колонке «Номер артикула МЕТРО», так и в колонке «Наименование товара…, имущественного права» 8. В колонке «Единица измерения» обязательно должны быть заполнены подколонки «код» и «условное обозначение (национальное)». Подколонка «Содержание МЕТРО-единиц может отсутствовать 9. Вв колонке «В том числе сумма акциза» обязательно должно быть указано «без акциза», либо указано сумма 10. В колонке «Страна происхождения товара» обязательно должны быть заполнены подколонки «цифровой код» и «краткое наименование». Исключения составляют страна происхождения РФ – в этом случае подколонки могут быть пустыми 11. В строке «Всего к оплате» в обязательном порядке должны быть три итоговые суммы по колонкам: «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, без налога – всего», «Сумма налога, предъявляемая покупателю» и «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом – всего» 12. Если поставщик использует в счете-фактуре 2 ставки НДС, то под табличной частью должна быть расшифровка по ставкам НДС 13. Подписи в строке «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» должны быть только оригинальными + должны быть указаны расшифровки подписи того сотрудника, кто подписывал счет-фактуру 14. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем (ИП) подпись и расшифровка подписи должны находиться в строке «Индивидуальный предприниматель» и рядом должны быть указаны реквизиты свидетельства о государственной регистрации ИП 15. На счете-фактуре должна присутствовать дополнительная информация, такая как: номер поставщика (обязательно) Supplier manual_rus.docx Страница 39 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ GLN поставщика (не обязательно – только, если поставщик подключен к EDI документообороту) номер ТЦ МЕТРО (обязательно + четырехзначный) GLN магазина (не обязательно) номер заказа (не обязательно) номер приемки товара (обязательно) 16. Вся информация, кроме подписей и расшифровок подписей, должна быть указана в счете-фактуре в печатном виде Если счет-фактура оформлен не в соответствии с требованиями, предъявляемыми Российским законодательством и ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», то он к оплате не принимается. 10.4 РЕКЛАМАЦИИ ПОСТАВЩИКОВ ПО СЧЕТАМ-ФАКТУРАМ Претензии / рекламации от поставщиков рассматриваются Группой рекламаций Отдела по расчетам с поставщиками. Все претензии направляются на общий электронный адрес: IC.CLAIMS@METRO-CC.RU. В случае несогласия с дебет-нотой, выставленной на разницу в ценах, поставщик должен направаить рекламацию и предоставить к ней следующий комплект документов: Excel формы запроса-претензии Копии заказа Копии Прайс-листа либо копию Формуляра на участие в МЕТРО-почте, заверенных со стороны Поставщика и со стороны МЕТРО В случае несогласия с дебет-нотой, выставленной на разницу в количестве поставщик должен направить рекламацию и предоставить к ней следующий комплект документов: Excel формы запроса-претензии Копия накладной с отметкой ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» о приеме товаров Копия акта расхождения по количеству (при наличии) Другие подтверждающие документы (переписка, документы РЦ и т.д.) В случае несогласия со ставкой НДС на артикул, по которому была выставлена дебет-нота поставщик должен направить рекламацию и предоставить к ней следующий комплект документов: Excel формы запроса-претензии Сертификат соответствия и приложение к сертификату, подтверждающие верную ставку НДС Supplier manual_rus.docx Страница 40 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 11 ОПЛАТА Финансовый отдел оплачивает счета-фактуры поставщиков не ранее наступления срока оплаты, указанного в Приложении 3 к Договору. Все платежи производятся в рублях РФ посредством перевода на банковский счет поставщика. Оплаты производятся два раза в неделю в строго установленные дни (вторник и пятница). Наступление предусмотренного в Договоре срока оплаты не повлечет за собой автоматической оплаты счетов поставщика, если выставленные им счета-фактуры содержат неисправленные ошибки и / или счета-фактуры не были предоставлены в Отдел по расчетам с поставщиками. После каждой оплаты поставщик получает детализацию (Заявление о зачете встречных однородных требований/Авизо) в отделе приема и выдачи документов поставщикам. В случае если срок оплаты уже наступил, а оплата не была произведена – поставщик должен связаться со своим Категорийным менеджером. 12 АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ Акт сверки (Приложение 19) заполняется в 2-х экземплярах и должен, кроме сведений о задолженности, обязательно содержать следующую информацию1: 1. Номер поставщика Внимание! Сверка подписывается отдельно по каждому номеру контракта, а не в целом по компании 2. Адрес торгового центра МЕТРО / город, через который Вы сдаете счета-фактуры для оплаты поставок. При отсутствии данной информации мы не даем гарантии, что акт сверки дойдет до своего получателя 3. Все сверки должны предоставляться на последнее, либо на первое число квартала/года 4. На акте сверки необходимо указывать сверяемый период, итоговые суммы 5. Начальное сальдо следующего сверяемого периода акта сверки должно быть откорректировано после подписания акта сверки. Должна быть подписана пояснительная записка 6. Подпись и расшифровку подписи главного бухгалтера, печать организации на первом и втором листе акта сверки 7. E-mail и телефон исполнителя 1 При отсутствии вышеуказанной информации сверки не рассматриваются Supplier manual_rus.docx Страница 41 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ При передаче поставщиком Акта сверки в адрес ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», необходимо отправить оборотно-сальдовую ведомость в Excel-формате (по шаблону МЕТРО). В случае отсутствия документов на услуги, скидки, возвраты по запросу поставщика делаются дубликаты. Запрос на дублирование документов необходимо направлять на общий адрес: Accounts.Receivable@metro-cc.ru. Если поставщик не указывает в Акте сверки услуги, скидки, возвраты, либо суммарное расхождение составляет более 500 000 руб., к Акту сверки должна быть подписана пояснительная записка, в которой поставщик указывает даты/период проведения в их учёте услуг, скидок, возвратов. Сверки обрабатываются в течение 21 дня с момента получения. Сверки передаются через Вашу ячейку в пунктах приема счетов-фактур торговых центров МЕТРО в Вашем городе (ближайшем городе, где есть торговый центр МЕТРО). Сверки отдельно по поставкам, услугам не рассматриваются. 13 ПОСТАВКИ ЧЕРЕЗ РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР, ФРУКТОВООВОЩНУЮ ПЛАТФОРМУ И ПЛАТФОРМУ ОХЛАЖДЕННЫХ ТОВАРОВ Условия поставок через Распределительный Центр, Фруктово-Овощную Платформу и Платформу Охлажденных Товаров регулируются соответствующим договором/приложением к соответствующему договору с МЕТРО, определяющим условия логистики, и Правилами Логистики, которые включают: Операционную инструкцию и график поставок. Распределительный Центр для непродовольственных товаров и продовольственных товаров с большим сроком годности работает по системе сквозного складирования (preallocated cross-docking). Грузовые места формируются поставщиком заранее и доставляются на РЦ в полном соответствии с заказами Торговых центров. Необходимый учет и контроль над осуществлением отгрузок от Поставщика до Торгового центра ведется в Транспортной системе регистрации (TMS). Работа Фруктово-овощной Платформы организована по принципу Сквозного Складирования с Перевалкой (Break-bulk cross-docking), который предполагает получение товаров, распределение, формирование заказов и отгрузку в Торговые центры в один и тот же день. Главные преимущества Ф/О Платформы: 1. Температурный контроль на складе и в охлаждаемых изотермических кузовах грузовиков. Область платформы разделена на несколько охлаждающих зон с различными температурными режимами, которые обеспечивают лучшие условия хранения для всех продуктов короткого срока годности; Товары транспортируются в магазины в грузовиках, оснащенных современными рефрижераторами, в изотермических кузовах с двумя отделениями, которые способны поддерживать два различных температурных режима транспортировки. 2. Контроль качества товара – все товары фруктово-овощного ассортимента подвергаются строгому контролю свежести (сроков годности), требуемой калибровки, размера и целостности упаковки. Supplier manual_rus.docx Страница 42 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 3. Контроль количества товара – товары, приходя на платформу, должны соответствовать весу и количеству, указанному в сопроводительных документах (накладных) поставщика, и также должны соответствовать консолидированным заказам торговых центров. 4. Контроль первичной документации – все сопроводительные документы (Товарные накладные, Накладные листы) тщательно проверяются на платформе; особое внимание уделяется Удостоверениям Качества, Санитарным свидетельствам, Карантинным Сертификатам и Декларациям о Соответствии. Платформа охлажденных товаров организована как Распределительный центр для товаров короткого срока годности таких категорий как: молочные продукты и переработанное мясо. Принцип Сквозного Складирования (Pre-allocated cross-docking), работающий на Платформе охлажденных товаров, предполагает такую же систему распределения товаров, что и для категорий непродовольственных товаров, но с необходимым соблюдением температурного режима во время хранения и транспортировки. Все вопросы, связанные с работой Распределительного центра должны быть направлены по следующим реквизитам горячей линии: Телефон экстренной связи: (495) 663 75 00 Факс: (495) 663 75 05 Email: Support.MGLNoginsk@metro.com.ru 14 КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА 14.1 ОТБОР ПОСТАВЩИКОВ Выбор предприятий – поставщиков продукции для МЕТРО производится сотрудником отдела закупок (Категорийным менеджером). После выбора поставщиков по установленным критериям результаты отбора направляются в отдел QA (обеспечения качества) для последующей оценки способности поставщиков производить качественную и безопасную продукцию. 14.2 ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ АУДИТА: СБОР И АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИИ, СОГЛАСОВАНИЕ АУДИТА Контроль качества проводится, как правило, на основании заключенного между МЕТРО, поставщиком, а при необходимости и иными компаниями («третьи стороны») соответствующего договора. Представитель отдела качества осуществляет контакт с предприятием – поставщиком, устанавливает контактное лицо от предприятия, ответственное за проведение аудита со стороны предприятия и пересылает следующую информацию, которую необходимо получить от поставщика: данные о компании (наименование производителя, с указанием формы хозяйствования, наименование поставщика, с указанием формы хозяйствования); область действия компании (направление деятельности с указанием кодов ОКВЭД производителя и ОКВЭД поставщика); Supplier manual_rus.docx Страница 43 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ Основная производимая продукция; адреса всех производственных площадок, на которых производится продукция, запланированная к закупке МЕТРО с указанием страны, индекса, области, города, улицы, номера дома; Разрешительная документация на производство (СЭЗ на производство, СЭЗ на ТУ (если производят по ТУ), СЭЗ на продукцию, декларации \ сертификаты соответствия), сертификат места происхождения товаров; контактные лица предприятия – поставщика, ответственные за проведение аудита. Полный перечень информации содержится в Заявке на экспертизу продукции и аудит, Приложение 20, высылаемой поставщику для заполнения. Также поставщику высылается Форма анкеты для аудита поставщиков, Приложение 21, содержащая вопросы по разделам производства. Анкета предоставляется поставщику для ознакомления и подготовки необходимых документов для аудита. Далее специалист департамента обеспечения качества согласует с представителем предприятия – поставщика дату аудита, приемлемую для поставщика, а также сообщает, какая компания «третьей стороны» будет оказывать услуги по проведению аудита поставщика. Заявка, Приложение 20, заполняется поставщиком \ производителем, визируется синей печатью. Копия высылается в отдел качества по электронной почте, оригинал получает на руки аудитор перед началом проведения аудита. Представитель компании «третьей стороны» - аудитор, который будет проводить аудит предприятия - поставщика, формирует План аудита, Приложение 22, согласовывает его с представителем предприятия – поставщика, после чего пересылает поставщику окончательную версию на утверждение и подпись. План аудита, Приложение 22, подписывается поставщиком \ производителем, визируется синей печатью. 14.2.1 ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА НА МЕСТЕ Аудитор прибывает на предприятие в точно установленный срок даты начала аудита. Аудитору от компании поставщика \ производителя предоставляется одно контактное лицо, указанное в Заявке, Приложение 20, которое сопровождает аудитора постоянно, организует встречи с контактными лицами, указанными в Плане аудита, организует и способствует предоставлению документов – свидетельств аудита. Аудитор осуществляет проверку предприятия – поставщика в строгом соответствии с утвержденным Планом аудита, Приложение 22, и Формой анкеты для аудита поставщиков, Приложение 21. Все без исключения свидетельства аудита (представленные документы с указанием их реквизитов) аудитор должен занести в Форму анкеты для поставщиков, Приложение 21, в соответствующие этим документам колонки. После заполнения автоматически. Supplier manual_rus.docx Формы, расчет суммарного балла за аудит осуществляется Страница 44 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ 14.3 ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ. ОТЧЕТА ПО АУДИТУ, ОБСУЖДЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ, После заполнения Формы анкеты для аудита поставщиков, Приложение 21. и получения суммарного балла за аудит, аудитор компании «третьей стороны» формирует Отчет по аудиту, Приложение 23. Результаты аудита, суммарный балл за аудит и заполненную Форму отчета по аудиту, Приложение 23, аудитор представляет руководству предприятия – поставщика в ходе заключительной беседы. Представители предприятия – поставщика имеют право до подписания отчета по аудиту, дать пояснения по каждому несоответствию\отклонению из отчета. В случае, если объяснения и представленные свидетельства были найдены аудитором исчерпывающими, наблюдение снимается, отчет переформируется заново (либо в существующий отчет вносится пометка «несоответствие\отклонение снято». После рассмотрения отчета по аудиту, отчет в 2-х экземплярах подписывается аудитором и представителем предприятия – поставщика, после чего аудит на месте считается завершенным. Одна копия Отчета по аудиту остается на предприятии для формирования Плана корректирующих действий и предоставления его в отдел обеспечения качества в срок 7 рабочих дней с момента завершения аудита. Вторая копия, подписанная обеими сторонами, предоставляется аудитором в отдел обеспечения качества. После завершения аудита, компания «третьей стороны», осуществляющая аудит, передает в МЕТРО специалисту отдела качества ОРИГИНАЛ заявки на аудит, заверенной синей печатью поставщика\производителя, подписанный аудитором и представителем предприятия-поставщика План аудита, подписанный аудитором и представителем предприятия-поставщика Отчет по аудиту. 14.4 ОТБОР ОБРАЗЦОВ ПРОДУКЦИИ, ПРОВЕДЕНИЕ ИСПЫТАНИЙ Для получения свидетельства качества продукции, которую поставщик будет поставлять для МЕТРО, представитель предприятия – поставщика предоставляет образцы продукции для испытаний. Продукция проходит испытания на соответствие требованиям нормативных актов, определяющих качество и безопасность соответствующей продукции, в аккредитованной лаборатории по выбору МЕТРО. По результатам испытаний предоставляется заключение (протокол испытаний продукции), копия направляется поставщику. 14.5 РАССМОТРЕНИЕ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ АУДИТА, ИСПЫТАНИЙ ПРОДУКЦИИ, По окончании всех испытаний, получения результатов испытаний, отчета по аудиту и Плана корректирующих действий от предприятия, рабочая группа в составе руководителя Отдела контроля качества МЕТРО, специалистов, принимающих участие в проекте, проводят совместное расширенное совещание, в ходе которого обсуждаются результаты испытаний продукции и аудита по каждому поставщику. Supplier manual_rus.docx Страница 45 из 75 РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ На совещании по каждому поставщику рассматриваются результаты испытаний продукции, сильные и слабые стороны поставщика, результаты аудита (суммарный балл совместно с отчетом по аудиту), план корректирующих действий предприятия – поставщика, после чего принимается решение о допуске поставщиков к осуществлению поставок продукции в соответствии с требованиями МЕТРО. 14.6 ИНФОРМИРОВАНИЕ КОМПАНИИ Руководителю предприятия - поставщика, направляются результаты испытаний, а также письменно оформленное решение о допуске \ недопуске поставщика к поставкам продукции для МЕТРО. 14.7 ПОВТОРНАЯ ПРОВЕРКА ПРЕДПРИЯТИЙ, ПЕРИОДИЧЕСКИЙ ОТБОР ПРОБ ПРОДУКЦИИ НА ИСПЫТАНИЯ Поставщики, не прошедшие хотя бы один вид испытаний, имеют право на повторные испытания в срок до 3-х месяцев, при условии предоставления расширенного, согласованного и утвержденного отделом качества, плана корректирующих действий. Руководитель Отдела контроля качества устанавливает дату проведения повторных испытаний, а также в обязательном порядке информирует организацию – контрагента обо всех возможных изменениях в порядке проведения испытаний. Supplier manual_rus.docx Страница 46 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 MЕТРО СПИСОК ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПОСТАВЩИКОМ В Для юр. лиц: 1. Нотариально заверенная копия устава и всех свидетельств: 2. Свид-во о внесении записи в Единый гос. реестр юр. лиц (свид-во ЕГРЮЛ) 3. Свид-во о постановке на налоговый учет 4. Копия информационного письма (Госкомстат) об учете в ЕГРПО (Единый гос. реестр предприятий и организаций) 5. Доверенность на лицо, действующее от имени поставщика, подписанная руководителем (если поставщик действует через доверенное лицо); 6. Копия последнего Баланса. 7. Копия первой страницы декларации по НДС за последний налоговый период с отметкой налогового органа (кроме юр. лиц, которые не платят НДС — работающих по упрощенной схеме налогообложения и ЕНВД); Для филиалов юр. лиц дополнительно представляются: 1. Положение о создании Филиала 2. Свидетельство о внесении изменений в связи с созданием филиала 3. Доверенность на лицо, действующее от имени поставщика, подписанная руководителем (если поставщик действует через доверенное лицо); 4. Протокол собрания акционеров/участников об учреждении филиала. Для индивидуальных предпринимателей: 1. Копия удостоверения личности (паспорта) ИП; 2. Нотариально заверенные копии всех свидетельств: Свид-во о внесении записи в Единый гос. реестр индивид. предпринимателей (свид-во ЕГРИП) Свид-во о регистрации в налоговой инспекции и присвоении ИНН 3. Доверенность на лицо, действующее от имени ИП (если действует через представителя). Факультативно: Документы, подтверждающие право собственности на земельный участок, здание и производственные мощности. Supplier manual_rus.docx Страница 47 из 75 ПРИЛОЖЕН НИЕ 2 Su upplier manua al_rus.docx КАРТОЧКА РЕ ЕКВИЗИТОВ ПОСТАВЩИ ИКА «ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УР РОВЕНЬ» Страница 48 из 75 ПРИЛОЖЕН НИЕ 3 Su upplier manua al_rus.docx КАРТОЧКА РЕ ЕКВИЗИТОВ ПОСТАВЩИ ИКА «РЕГИОН НАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ У » Страница 49 из 75 ПРИЛ ЛОЖЕНИЕ 4 Supplie er manual_rus.docx x ЗАЯВКА НА ВВ ВЕДЕНИЕ НОВОГ ГО АРТИКУЛА «И ИНДИВИДУАЛЬН НАЯ ЗАЯВКА ДЛЯ Я FOOD» Страница 50 из 75 ПРИЛ ЛОЖЕНИЕ 5 Supplie er manual_rus.docx x ЗАЯВКА НА ВВ ВЕДЕНИЕ НОВОГ ГО АРТИКУЛА «И ИНДИВИДУАЛЬН НАЯ ЗАЯВКА ДЛЯ Я NON- FOOD» Страница 51 из 75 ПРИЛ ЛОЖЕНИЕ 6 Supplie er manual_rus.docx x ЗАЯВКА НА ВВ ВЕДЕНИЕ НОВОГ ГО АРТИКУЛА «Г ГРУППОВАЯ ЗАЯ ЯВКА ДЛЯ FOOD» Страница 52 из 75 ПРИЛ ЛОЖЕНИЕ 7 Supplie er manual_rus.docx x ЗАЯВКА НА ВВ ВЕДЕНИЕ НОВОГ ГО АРТИКУЛА «Г ГРУППОВАЯ ЗАЯ ЯВКА ДЛЯ NON-F FOOD» Страница 53 из 75 ПРИЛ ЛОЖЕНИЕ 8 Supplie er manual_rus.docx x ЗАЯВКА НА ВВ ВЕДЕНИЕ НОВОГ ГО АРТИКУЛА «Г ГРУППОВАЯ ЗАЯ ЯВКА ДЛЯ ФРУКТ ТОВ И ОВОЩЕЙ» Страница 54 из 75 ПРИЛ ЛОЖЕНИЕ 9 Supplie er manual_rus.docx x ПРЕЙСКУРАНТ Т «ФЕДЕРАЛЬНЫ ЫЙ УРОВЕНЬ» Страница 55 из 75 ПРИЛ ЛОЖЕНИЕ 10 Supplie er manual_rus.docx x ПРЕЙСКУРАНТ Т «РЕГИОНАЛЬН НЫЙ УРОВЕНЬ» Страница 56 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 11 ЗАКАЗ ИЗ ТОРГОВОГО ЦЕНТРА 2 4 6 3 7 8 5 9 10 Supplier manual_rus.docx 11 12 13 14 15 16 Пояснение содержания полей документа: 1. Номер торгового центра, для которого размещается заказ 2. Адрес торгового центра МЕТРО, в который должен быть доставлен заказ 3. Идентификационный номер закупщика 4. Адрес для выставления счета-фактуры (для Отдела по расчетам с поставщиками) 5. Адрес поставщика 6. Номер заказа, присвоенный в МЕТРО 7. Номер поставщика, присвоенный МЕТРО 8. Запланированная дата поставки 9. Дата создания заказа 10. Описание артикула 11. Номер артикула поставщика 12. МЕТРО единица 13. Тип упаковки 14. Признак отправки заказа по факсу (пустое поле - заказ отправлен определенным в системе способом, 1 - заказ был отправлен по телефону) 15. Заказанное количество в МЕТРО единицах 16. Номер артикула, присвоенный МЕТРО (номер артикула торгового центра) Supplier manual_rus.docx ПРИЛОЖЕНИЕ 12 Supplier manual_rus.docx ЗАКАЗ ИЗ ЦЕНТРАЛЬНОГО ОФИСА Страница 59 из 75 Supplier manual_rus.docx Страница 60 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 13 Supplier manual_rus.docx ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ (ОБРАЗЕЦ) Страница 61 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 14 Supplier manual_rus.docx ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПРИЕМКИ Страница 62 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 15 АКТ О ВОЗВРАТЕ ТОВАРА ООО "МЕТРО КЭШ ЭНД КЕРРИ" Москва, 145445 Ленинградское шоссе, 71 г Исходящий номер заказа: Номер МП: Номер отдела: Номер поставщика: Наименование поставщика: Причина: Артикул 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Повреждение/Срок годности Загрязнено Недостача Повреждение Поврежденная упаковка Неполная упаковка / брак По соглашению Неучтен.артикул Сезонный артикул Дополнительная поставка Артикул не заказан Затраты на дегустацию товаров Артикул МП Наименование артикула Дата: Дата: Дата: Место составления: Supplier manual_rus.docx Действие: 1 Товары были уничтожены 2 Товары будут храниться в течение 8 дней. Если поставщик не вывезет товар в течение этого периода, товар будет уничтожен 3 Товары будут храниться в течение 8 дней. Если поставщик не вывезет товар в течение этого периода, товар будет продан по сниженным ценам. 4 Товары будут возвращены немедленно 4A Товары будут возвращены через РЦ 5 Товары будут возвращены поставщику во время следующей поставки Количество в МЕТРО единицах Описание недостатков товаров Подпись Руководителя отдела: Подпись Управляющего торгового зала: Подпись сотрудника Отдела приемки товаров: Подпись Охранника:_______________________________________ Страница 63 из 75 ПРИЛОЖЕ ЕНИЕ 16 Supplier man nual_rus.docx АКТ О РАСХ ХОЖДЕНИЯХ Х ПО КОЛИЧ ЧЕСТВУ (РУЧ ЧНОЙ) Страни ица 64 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 17 Supplier manual_rus.docx ДЕБЕТ-НОТА Страница 65 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 18 Supplier manual_rus.docx СЧЕТ-ФАКТУРА Страница 66 из 75 ПР РИЛОЖЕНИ ИЕ 19 Sup pplier manual_ _rus.docx АКТ Т СВЕРКИ ВЗА АИМОРАСЧЕТ ТОВ Страниц ца 67 из 75 Sup pplier manual_ _rus.docx Страниц ца 68 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 20 ЗАЯВКА НА ЭКСПЕРТИЗУ ПРОДУКЦИИ И АУДИТ Данная форма является заявкой на испытания, заполняется поставщиком. Заполненную заявку просим Вас направлять в ООО «МЕТРО кэш энд керри» по e-mail aleksey.kovalyonok@metro.com.ru либо по факсу: +7 495 981 18 68 ЗАЯВКА НА ЭКСПЕРТИЗУ ПРОДУКЦИИ И АУДИТ Внимание! Данный раздел заполняется Поставщиком \ Производителем ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О КОМПАНИИ Внимание! Необходимо приложить утвержденную орг.структуру, а также сертификаты на систему менеджмента (при наличии) Внимание! Заявка заполняется на все компании - производители (производственные площадки), для которых будет проводиться аудит. ДАННЫЕ О КОМПАНИИ - ПРОИЗВОДИТЕЛЕ: НАЗВАНИЕ (с указанием формы хозяйствования): ООО "Снежинка" МЕСТО РАСПОЛОЖЕНИЯ ( с указанием страны, индекса, области, города, улицы, номера дома): ВЕБ-САЙТ: ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ КОМПАНИИ (направление деятельности с указанием кодов ОКПО): ОСНОВНАЯ ПРОДУКЦИЯ ИЛИ УСЛУГИ (общее наименование продукции, количество тонн в год): ОСНОВНЫЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ наименования процессов): ПРОЦЕССЫ (перечислить ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЛИЦА (Указанным лицам необходимо присутствовать в ходе проведения аудита): кратко ФИО Телефон Факс e-mail ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР: ДИРЕКТОР ПО ПРОИЗВОДСТВУ: ДИРЕКТОР ПО КАЧЕСТВУ: ДИРЕКТОР ПО РАЗВИТИЮ: КОММЕРЧЕСКИЙ ДИРЕКТОР ПО МАРКАМ ПРОДУКЦИИ: ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА АУДИТ В КОМПАНИИ (ФИО, должность): Иванов Иван Иванович Внимание! Данный раздел заполняется Поставщиком \ Производителем только в случае, если Поставщик и Производитель являются разными юридическими лицами ДАННЫЕ О КОМПАНИИ - ПОСТАВЩИКЕ: НАЗВАНИЕ (с указанием формы хозяйствования): МЕСТО РАСПОЛОЖЕНИЯ ( с указанием страны, индекса, области, города, улицы, номера дома): Supplier manual_rus.docx Страница 69 из 75 ВЕБ-САЙТ: ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ КОМПАНИИ (направление деятельности с указанием кодов ОКПО): ОСНОВНАЯ ПРОДУКИЦЯ ИЛИ УСЛУГИ (общее наименование продукции, количество тонн в год): ОСНОВНЫЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ наименования процессов): ПРОЦЕССЫ (перечислить ФИО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ (Указанным лицам необходимо присутствовать в ходе проведения аудита): кратко ФИО Телефон Факс e-mail ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ДИРЕКТОР ПО ПРОИЗВОДСТВУ ДИРЕКТОР ПО КАЧЕСТВУ ДИРЕКТОР ПО РАЗВИТИЮ КОММЕРЧЕСКИЙ ДИРЕКТОР ПО МАРКАМ ПРОДУКЦИИ ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА АУДИТ В КОМПАНИИ (ФИО, должность): Иванов Иван Иванович ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОИЗВОДСТВЕ Внимание! На основании внесенных данных раздела производится расчет времени аудита, необходимого для оценки ДАТА ОСНОВАНИЯ ОБЪЕКТА: КОЛИЧЕСТВО ПРОДУКЦИИ МЕСТ РАСПОЛОЖЕНИЯ \ КОЛИЧЕСТВО ПРОИЗВОДИМЫХ ВИДОВ ПЛОЩАДЬ ТЕРРИТОРИИ: АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПОМЕЩЕНИЯ: ПОМЕЩЕНИЯ СОЦИАЛЬНОГО И ТЕХНИЧЕСКОГО НАЗНАЧЕНИЯ: ОХЛАЖДАЕМЫЕ СКЛАДСКИЕ ПОМЕЩЕНИЯ (указать температуру) НЕОХЛАЖДАЕМЫЕ СКЛАДСКИЕ ПОМЕЩЕНИЯ (из низ для хранения упаковки) ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО СОТРУДНИКОВ, РАБОТАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИИ (включая все места расположения): Число занятых/сезонных рабочих Администрация \ управление: Коммерческий персонал: Производство: Логистика: Supplier manual_rus.docx Страница 70 из 75 Качество: Техническое обслуживание: Кол-во смен / кол-во сотрудников, работающих посменно: ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОДУКЦИИ Внимание! К заявке необходимо приложить цветные копии титульных листов документов, на основании которых производится продукц ия, а также документов, подтверждающих качество продукции (сан-эпид. заключения, сертификаты соответствия, декларации соответствия, сертификаты добровольной сертификации. Внимание! Заявка заполняется на все виды продукции, которые Поставщик планирует поставлять в ТЦ ООО "МЕТРО кэш энд керри" НД, В СООТВЕТСТВИИ С КОТОРОЙ ИЗГОТАВЛИВАЕТСЯ ПРОДУКЦИЯ: ГОСТ № ТУ № НАИМЕНОВАНИЕ ПРОДУКЦИИ (на русском и английском языках): САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ №: СЕРТИФИКАТ\ДЕКЛАРАЦИЯ СООТВЕТСТВИЯ №: СОСТАВ ПРОДУКТА (вид, тип, сорт, содержание основных компонентов в продукте): СВЕДЕНИЯ ОБ УПАКОВКЕ: вид упаковки материал фасовка Потребительская Метро единица Транспортная Паллетизация ПРЕДПОЛАГАЕМЫЕ РЕГИОНЫ ПОСТАВОК: ПРЕДПОЛАГАЕМЫЕ ОБЪЕМЫ ПОСТАВОК: ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ИСПЫТАНИЯХ Внимание! Данный раздел заполняется персоналом ООО «МЕТРО кэш энд керри» и является информационным для Поставщика РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ЗАЯВКИ 1 ДАТА СОЗДАНИЯ 28.08.2009 ТИП ЭКПЕРТИЗЫ (включая \ не включая испытания продукции): Испытание поставщика испытание продукции ТИП ПРОЕКТА (локальный, own brand, федеральный): own brand ТИП ПРОДУКЦИИ (пищевые, непищевые продукты): Пищевые продукты ПРОВЕРЯЕМЫЙ ВИД ПРОДУКЦИИ: охлажденная птица ФИО АУДИТОРА: Коваленок А. В. Supplier manual_rus.docx включая Страница 71 из 75 ДАТА ПОСЕЩЕНИЯ (по согласованию с Поставщиком \ Производителем): 03.09.09 ОТДЕЛ-ЗАКАЗЧИК (указан отдел ООО "МЕТРО кэш энд керри" : QA MCC ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ Внимание! Данный раздел заполняется Представителем Поставщика \ Производителя, ответственного за проведение аудита в компании, заверяется синей печатью и подписью генерального директора либо лица, ответственного за проведение аудита в компании. Настоящим Производитель \ Поставщик подтверждает правильность занесенных данных, выражает свое согласие с требованиями аудита, а также заявляет о соответствии состояния производства и продукции требованиям ООО "МЕТРО кэш энд керри". Оригинал заявки с синей печатью передается аудитору во время проведения аудита на месте. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРИМЕЧАНИЯ\ПОЖЕЛАНИЯ\КОММЕНТАРИИ ДАТА ЗАПОЛНЕНИЯ: ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО (ФИО, должность): ПОДПИСЬ: ПЕЧАТЬ: Мы благодарим вас за интерес к компании ООО "МЕТРО кэш энд керри" и надеемся на наше дальнейшее успешное и взаимовыгодное сотрудничество! Supplier manual_rus.docx Страница 72 из 75 ФОРМА АНКЕТЫ ДЛЯ АУДИТА ПОСТАВЩИКОВ ТИП ЭКПЕРТИЗЫ (включая \ не включая испытания продукции): ООО "Снежин ка" Испытание поставщика включая испытание продукции Номер раздела РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ЗАЯВКИ 1 ДАТА СОЗДАНИЯ ТИП ПРОЕКТА (локальный, own brand, федеральный): ТИП ПРОДУКЦИИ (пищевые, непищевые продукты): ПРОВЕРЯЕМЫЙ ВИД ПРОДУКЦИИ: 28.08.2009 own brand Пищевые продукты охлажденная птица описание описание Оценка (с описанием) описание описание Детальное описания требования) отлично (3) (позитивное наблюдение) хорошо (Потенциал улучшения) (2) для удовлетворительно (1) (несоответствие) неудовлетворитель но (0) (отклонение) результат НАЗВАН ИЕ (с указание м формы хозяйств ования): Значимость ПРИЛОЖЕНИЕ 21 Представленные письменные свидетельства 1.00 Общее руководство, административные процедуры 1.01 Есть ли у предприятия "План мероприятий по обеспечению качества и безопасности пищевой продукции", составленный в письменной форме и доведенный до сведения всех уровней управления организацией? План составлен письменно и все сотрудники оповещены (записи об инструктаже имеются, либо все имеют копию в своих подразделениях) План разработан письменно, но не все лица о нем знают. Принципы плана отражены в сопутствующих документах, оповещено только верховное руководство. Плана нет, никто не в курсе, идеи устные. 3 1.02 Проводится ли регулярный пересмотр "Плана мероприятий по обеспечению качества и безопасности пищевой продукции" для определения эффективности порядка и методов работы? Пересматривается регулярно, на основе результатов внутреннего аудита, внеплановых проверок и результатов корректирующих действий. Актуализируется периодически, не основан на входных данных для. анализа Не актуализируется (в случае, если принят более 2-х лет назад!) Отсутствует. 2 Актуальный план, дата, подпись. 1.03 Проявил ли владелец либо руководство предприятия заинтересованность в выделении ресурсов для обеспечения качества и безопасности пищевой продукции? Руководитель продемонстрировал различные идейные проекты, планы развития в виде презентаций и др. документов На первом плане стоят планы по расширению мощностей, увеличению прибыли и прочее, качество не на первом месте, вливание минимальные Продемонстрирован ы только традиционные лозунги ничем не подкрепленные Понимание о качестве минимальное. Направленность на выделение ресурсов неоднозначная 3 Примеры планов, приказов, презентаций, письменные ссылки на них Supplier manual_rus.docx Страница 73 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 22 ПЛАН АУДИТА НАЗВАНИЕ (с указанием формы хозяйствования): ТИП ЭКПЕРТИЗЫ (включая \ не включая испытания продукции): РЕГИСТРАЦИ ОННЫЙ НОМЕР ЗАЯВКИ ДАТА СОЗДАНИЯ ТИП ПРОЕКТА (локальный, own brand, федеральный): ТИП ПРОДУКЦИИ (пищевые, непищевые продукты): ПРОВЕРЯЕМЫЙ ВИД ПРОДУКЦИИ: ООО "Снежинка" Испытание поставщика включая испытание продукции 1 28.08.2009 own brand Пищевые продукты охлажденная птица ПЛАН АУДИТА Внимание! Аудитору \ команде аудиторов должно быть предоставлено помещение для переговоров и оформления отчета. Ответственное лицо за аудит в компании постоянно сопровождает аудитора в ходе проведения аудита, в течение вступительной и заключительной беседы. Внимание! Аудитору должна быть предоставлена защитная обувь, одежда и спец. средства в целях техники безопасности. Аудитор должен быть ознакомлен с правилами техники безопасности на производстве! Да та Время Наименование подразделения предприятия Supplier manual_rus.docx Контактно е лицо Оцениваем ая категория Примечание Страница 74 из 75 ПРИЛОЖЕНИЕ 23 ОТЧЕТ ПО АУДИТУ НАЗВАНИЕ (с указанием формы хозяйствования): ТИП ЭКПЕРТИЗЫ (включая \ не включая испытания продукции): РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ЗАЯВКИ ДАТА СОЗДАНИЯ ТИП ПРОЕКТА (локальный, own brand, федеральный): ТИП ПРОДУКЦИИ (пищевые, непищевые продукты): ПРОВЕРЯЕМЫЙ ВИД ПРОДУКЦИИ: ООО "Снежинка" Испытание поставщика включая испытание продукции 1 28.08.2009 own brand Пищевые продукты охлажденная птица ОТЧЕТ ПО АУДИТУ Общий суммарный балл за аудит № п\п 1 Раздел чеклиста 3.1.35 Требование Установлены ли на водопроводных линиях системы обработки воды, такие как фильтры, системы хлорирования, умягчения и т.д., и, если установлены, обслуживаются ли они на регулярной основе? План обслуживания фильтрующих элементов, системы сигнализации и контроля за сменой фильтрующих элементов? 1.8 Н\О\У О Описание наблюдения свидетельства наблюдения Контроль за фильтрующими элементами учтен в ППК, однако периодичность обслуживания нарушена Журнал контроля за состоянием фильтров ведется не регулярно 2 3 4 5 6 Ауд ито р \подпись Supplier manual_rus.docx Коваленок А. В. Страница 75 из 75
