Как изменить систему закупок в международной компании
advertisement
How to transform Procurement system in multinationals Кузнецова Марина Ивановна Начальник отдела методологии закупочной деятельности ОАО «Мобильные телесистемы» Содержание МТС сегодня Предпосылки и цели Реализация трансформации БУЗ сегодня Цели на будущее и выводы 2 МТС – крупнейший игрок на рынке телекоммуникаций в России и СНГ Выручка в первом полугодии 2013 г. 190,3 млрд. руб Мобильный и фиксированный бизнес Сети 2G, 3G, 4G (LTE) >65 тыс. сотрудников (вкл. МГТС, РТК и Комстар) Охват всех субъектов Российской Федерации Присутствие в России, Армении, Беларуси, Украине, Туркменистане 102, 77 млн. абонентов 3 Содержание МТС сегодня Предпосылки и цели Реализация трансформации БУЗ сегодня Цели на будущее и выводы 4 В 2009 году по результатам детального анализа было принято решение о централизации системы закупок Динамика роста абонентской базы МТС 120 100 80 60 Subscribers, mln 40 20 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 (Q2) 5 Важность закупаемых товаров и услуг в общей структуре расходов В телеком-индустрии целевые расходы на закупки составляют 50-60% от выручки Стандартная структура затрат оператора Внешние затраты как % от выручки 80-90% 184 78 60-80% Пример: сокращение внешних затрат, управляемых БУЗ, на 10% увеличивает маржу OIBDA на ≈6% пункта и имеет более сильный эффект на cash flow (так как сокращаются затраты и на Capex), нежели аналогичное сокращение затрат, например, на персонал (увеличение маржи на ≈0,7-1% пункт) 31 123 36 13 50-60% 87 20-25% 20% Розничная торговля Телеком. Финансовые ОбщестМашино(за искл. институты венные строение интерконнект и организации роуминг) Источник: A.T. Kearney Выручка OIBDA Затраты на персонал Capex Внешние затраты * По данным ФИБ (финансовая отчетность БФИ) за 9М 2011г. ** С учетом затрат на аренду сайтов (1,4 млрд.) 6 Интерконнект и Закупаемые аренда внешние каналов/Роуминг затраты** «Старая» модель закупок МТС была разработана для успешного предупреждения мошенничества, но не использовала в полной мере передовые практики Закупки осуществляются функциональными подразделениями. Выделенное подразделение (ДУВР) контролирует соответствие процесса требованиям политик и регламентов За Против _ Отсутствие прозрачности расходов на продукты и услуги сторонних организаций _ Отсутствие четкой ответственности для отражения итоговой экономии от закупок в прибыли компании + Предупреждение мошенничества и соблюдение законодательных требований обеспечивалось выделенным подразделением + Единоличная ответственность в функциональных блоках во избежание конфликтов _ Главным образом транзакционный процесс “закупок” + Межфункциональный подход к закупкам _ + Закупочная политика, процессы и положения исполняются во всех подразделениях Продолжительное время подготовки, ограниченная степень автоматизации и дублирование процессов + Стратегические поставщики и рамочные контракты по ключевым категориям (например, сеть коммутации, BTS, коммутация и т.д.) _ Ограниченный набор самых современных возможностей и инструментов закупок, например, анализ затрат _ Неполное использование передовых «рычагов» снабжения, т.е. стратегического планирования снабжения / управления категориями 7 При принятии решения о централизации закупочной деятельности МТС были определены 4 основные цели Цели Инструменты реализации 1 Обеспечивать клиентскую поддержку функциональным подразделениям для достижения корпоративных операционных целей Создание специализированного подразделения 2 Добиваться существенной непрерывной экономии на закупках Синергия и унификация закупок, Внедрение КПЭ 3 Поддерживать более быстрый и эффективный процесс закупок Новая модель закупок, Автоматизация процесса снабжения, Внедрение КПЭ 4 Увеличивать прозрачность и управляемость корпоративных расходов Передовые рычаги снабжения, Управление сквозным процессом закупок Условия и ограничения: • Обеспечение непрерывности бизнес-процессов • Нейтральность по количеству персонала компании 8 Содержание МТС сегодня Предпосылки и цели Реализация трансформации БУЗ сегодня Цели на будущее и выводы 9 Этапы реализации проекта Трансформации закупочной деятельности 2009 2010 Выполнено Выполнено Детальный анализ закупок МТС и решение о централизации Февраль 2010: запуск основных закупочных категорий (Техника и ИТ) 2011 Выполнено Оставшиеся категории КЦ, Макрорегионы, Украина 2013 2012 Выполнено Дочерние компании, ИТсиcтемы (Куб затрат, Oracle Advanced Procurement) План Завершение проекта трансформации закупок. Подведение итогов. Стратегическое партнерство с Vodafone и другими компаниями В 2013 году МТС планирует завершить проект централизации и трансформации закупочной деятельности: Передача в закупки оставшихся категорий и подкатегорий; - Завершение консолидации закупок в масштабах группы МТС, включая дочерние и зарубежные компании; - Оптимизация всей цепочки поставок и логистики для снижения издержек; - Завершение формирования лучшей профессиональной команды Закупок на рынках присутствия МТС. - 10 В результате трансформации создано подразделение, ответственное за ведение закупочной деятельности – Блок по управлению закупками Блок по управлению закупками Развитие и поддержка Стратегические закупки Стратегическое развитие и планирование Техническое оборудование ИТ Контрактная поддержка МР/ДЗО/Логистика Макрорегионы Логистика Абон.оборудование БЕ «Украина» Маркетинг Услуги Армения, Беларусь РТК МГТС # Трансформация завершена. # Выполняется трансформация. Планируется завершить в 2013 г. Комстар-Регионы 11 Доля управляемых БУЗ расходов увеличивается с каждым годом Цель на 2013 - 95% расходов 95% 80% 50% 30% 2010 2011 2012 2013 12 Содержание МТС сегодня Предпосылки и цели Реализация трансформации БУЗ сегодня Цели на будущее и выводы 13 Новая модель основана на четко определенных компетенциях, сбалансированной системе КПЭ и независимой контрольной функции Модель Закупок МТС / Методика Управления Функциональные подразделения Управление спросом Инициация заявки на закупки Принимает участи при планировании закупок, уточнении потребности и выбор поставщика Блок по управлению закупками Разработка и управление категорийными стратегиями Управление глоб. базой поставщиков Управление сквозным процессом закупок Инвестиционный Конкурсный Комитет Принятие решений по закупкам на сумму свыше $ 5 млн Сбалансировать полномочия между Блоком по Управлению Закупками и функциональными подразделениями Независимое подразделение по соблюдению нормативных требований (часть Блока безопасности) Обеспечивает соблюдение новой политики закупок, выявляет потенциальные варианты мошенничества КПЭ по оценке экономии от закупочной деятельности КПЭ по своевременности закупочной деятельности (совместное определение целевых значений) 14 Расходы под управлением БУЗ МТС РФ млн.руб. 25000 Прогноз на 2013 год 20000 19205 18370 15000 10855 9185 10000 7515 5010 5010 5000 3340 3340 1670 0 ТБ Радиосеть ТБ Услуги и сервисы Инфрастр.сервисы ТБ Радиосеть 4% ТБ Инфрастр.сервисы Комм. и маркетинг ИТ 2% 4% 23% 6% Услуги и сервисы Комм. и маркетинг 6% ТБ Коммут. и платформы ТБ Трансп. сеть ТБ Вспом. оборудование Абон. оборудование Прочие Ожидаемый объем годовых закупок 83,5 млрд.руб ИТ ТБ Коммут. и платформы 9% ТБ Трансп. сеть ТБ Вспом. оборудование Абон. оборудование 22% 11% Прочие 13% 15 Статус и основные результаты трансформации Область Результат Система управления закупочной деятельностью Закупки осуществляются специализированным функциональным подразделением – блоком по управлению закупками. При осуществлении закупок используется категорийный подход, разработаны и используются категорийные стратегии. По состоянию на середину 2013 года БУЗ управляет 90% внешних затрат компании, относящихся к закупкам Нормативная база Действует набор политик, кодексов и регламентов, адаптированный к требованиям Кодекса управления закупочной деятельностью АФК Система и нормам Антикоррупционных законов США и Великобритании Сотрудничество и совместные закупки Стандартизация и консолидация объемов, получение доп.экономиии за счет стратегического партнерства, стандандартизации спецификаций и проведения общих тендеров совместно с лидерами мирового (Vodafone, Verizon) и российского (АФК Система, Вымпелком, Мегафон) рынков Автоматизация закупочной деятельности Внедрение функциональности Oracle Advanced Procurement. Успешно реализован проект Spend Cube («Куб затрат») – прозрачность расходов по таксономии. Развитие персонала, Тренинги Ключевые сотрудники проходят обучение по международной программе CIPS (Впервые в России) Оценка системы управления закупками внешним рынком В 2012 году МТС, совместно с Vodafone, стала победителем Procurement leaders award в номинации “Внешнее партнерство” В 2012 году ОАО «МТС» стала лидером национального рейтинга прозрачности закупок коммерческих компаний, получив категорию Высокая прозрачность В 2012 году ОАО «МГТС» стала лидером национального рейтинга прозрачности закупок компаний, работающих по ФЗ 223 получив категорию Гарантированная прозрачность 16 Результаты работы БУЗ Своевременность закупок Экономия 97% 96% 96% 96% 95% 94% 94% Goal Fact 93% 92% 91% 94% Fact 93% 92% Goal 92% 91% 90% 89% Q3' 11 Q4' 11 Q1' 12 Q2' 12 Q3' 12 Q4' 12 Q1' 13 Q2' 13 Q3' 11 Q4' 11 Q1' 12 Q2' 12 Q3' 12 Q4' 12 Q1' 13 Q2' 13 За последний год БУЗ произвел более 3300 закупок, с суммарной экономией более 11 млрд. рублей 17 Содержание МТС сегодня Предпосылки и цели Реализация трансформации БУЗ сегодня Цели на будущее и выводы 18 «Расширение границ» – наша основная цель на будущее • Стандартизация • • Совместные закупки • • Инновации • Единые спецификации внутри компаний Группы МТС, а также партнеров Максимизация объема, стандартизация ценообразования (продукт, доставка, услуги) и условий поставок Совместные закупки МТС и дочерних компаний, а также партнеров (по каждой категории может быть «свой» партнер) Максимизация объема, одинаковая низкая цена для всех участников Предложения со стороны поставщиков по новым спецификациям, новым видам оборудования, которые повышают эффективность бизнеса МТС Снижение затрат в смежных с предметом закупки областях, включая процессы взаимодействия между МТС и поставщиком МТС хочет быть лидером в области стандартизации, совместных закупок и инноваций! Полученный опыт трансформации закупочной деятельности Необходимо четкое понимание поставленных целей, которые вы хотите 1 достичь "Ешьте слона по частям", шаг за шагом => Вам необходим детальный план 2 развития 3 "Успех порождает успех», поэтому постарайтесь достичь и показать быстрые результаты Изменить мышление гораздо сложнее чем изменить процесс => От 4 принципов «контроля» к более гибкому подходу «стратегических закупок» 5 Необходимо создать успешную команду на основе лучших практик – это микс между обучением существующей команды и внешним подбором персонала. Сопротивление не должно стать для вас демотивацией, постоянно 6 продолжайте двигаться вперед! «Можно проиграть битву и выиграть войну!» 20
