Автоматизация управленческого учета транспортной компании

Автоматизация управленческого учета транспортной компании
Ткаченко В. Ю.
Ткаченко В. Ю. Автоматизация управленческого учета транспортной компании
Ткаченко Виталий Юрьевич / Tkachenko Vitaliy Yurivich – студент,
кафедра информационных технологий и систем,
Институт информационных технологий, Владивостокский государственный университет экономики и сервиса, г.
Владивосток
Аннотация: в статье анализируются проблемы автоматизации управленческого учета, с которыми
сталкиваются транспортные компании.
Ключевые слова: автоматизация, управленческий учет, 1С Предприятие.
Автоматизация учета на современном предприятии - ключевое направление для снижения трудоемкости
и увеличения скорости оборота информации. На современных предприятиях повсеместно распространено
применение подобных технологий, исходя из актуальных потребностей конкретной организации.
Применительно к транспортной компании данные технологии позволяют не просто вести учет, но и иметь
возможность постоянного контроля при управлении процессами внутри фирмы. Специфика
управленческого учета в транспортной компании состоит в большом объеме информации, которая
обрабатывается системой за ограниченный промежуток времени.
Рассмотрим взгляды современных ученых на особенности управленческого учета и его автоматизации в
транспортных компаниях. В настоящее время преобладает точка зрения на управленческий учет с
финансовой стороны. Например, Давеев И. Р. выделяет следующие этапы автоматизации управления:
1. Определение финансовой структуры предприятия путем выделения и классификации центров
финансовой ответственности.
2. Разработка состава, содержания и форматов управленческой отчетности.
3. Разработка классификаторов управленческого учета.
4. Разработка методов управленческого учета затрат и калькулирования себестоимости продукции.
5. Разработка управленческого плана счетов и порядка отражения типовых хозяйственных операций.
6. Разработка внутренних положений и инструкций, регламентирующих ведение управленческого учета.
7. Проведение организационных изменений в фирме, обучение персонала.
8. Автоматизация управленческого учета [1].
Альтернативной точкой зрения выступает приоритет управленческих функций в автоматизации через
внедрение системы показателей - КПЭ. Такой точки зрения придерживается Кузьмина Е. В. Данный
исследователь предлагает существенно расширить функционал автоматизированной системы
управленческого учета в автомобильном хозяйстве предприятия, добавив развитую подсистему
технического обслуживания и ремонта автомобильного транспорта, содержащую систему
профилактического технического обслуживания на основе контроля состояния и предотвращения отказов
оборудования [6].
В 21 веке объём информации, обрабатываемой людьми, работающими в транспортных компаниях,
возрастает до объёмов, которые зачастую бывает очень тяжело обработать рядовому человеку, даже с
применением самых современных средств информационного обеспечения. Возникает необходимость
создания новых инструментов, позволяющих оперативно обрабатывать информацию и применять её в
работе.
Помимо этого, последнее время сотрудники работают в компаниях в среднем два-три года, это означает,
что спустя некоторое время сотрудников придётся по новой обучать приёмам и методам работы, что будет
гораздо более удобно и эффективно сделать с применением специализированного инструмента, который
содержит все необходимые элементы для обеспечения эффективной работы.
При работе в транспортной компании, у сотрудников часто возникает необходимость получить
оперативный доступ к информации с тем, чтобы понимать, какие именно операции, в какой
последовательности и при каких условиях необходимо выполнять, и каким образом необходимо принимать
решения в условиях недостаточности информации. В условиях информационной перегрузки существует
риск забыть о какие-либо нормативных документах, перепутать сроки или не дать указания тем, кто должен
получить комментарии о том, как действовать в тех или иных условиях.
В этой связи становится особенно актуальным вопрос создания соответствующей системы
документооборота. Автоматизация управленческого учета реализуется для решения следующих задач:
• Предоставление сотрудникам доступа к необходимой информации.
• Обучение новых сотрудников процедурам и методам работы.
• Планирование временного графика работ сотрудников по различным фондам.
Целью автоматизации является разработка и создание системы электронного документооборота как
инструмента для решения задач по использованию формализованных документов в управлении компанией.
Для начала автоматизации в компании необходимо решить следующие задачи:
1. Провести анализ теоретических аспектов, связанных с управлением документооборотом.
2. Разработать алгоритм и интерфейс системы автоматизации.
3. Составить рекомендации по оптимальному функционированию системы автоматизации.
Функциональность системы учета должна поддерживать различные механизмы работы с документами, с
учетом разграничения прав доступа к ним:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий;
- сократить возможность поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки
документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации) за счет решения большого количества
спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Автоматизация управленческого учета позволяет получать для руководителей предприятия необходимые
финансовые отчеты. Данная система учета позволяет вести как финансовый учет (учет движения денежных
средств), так и учет товарных операций.
Результатом автоматизации управленческого учета в транспортной компании будет являться:
- получение оперативной информации об остатках денежных средств на расчетных счетах;
- получение оперативной информации о текущей кредиторской и дебиторской задолженности, выданных
займах и полученных кредитах, остатках товаров на складе;
- осуществление контроля движения денежных средств по расчетным счетам и кассам, по отдельным
филиалам или юридическим лицам, по отделам и в целом по предприятию;
- получение своевременных и корректных отчетов об эффективности работы менеджеров,
эффективности продаж отдельных транспортных услуг по перевозке;
- получение корректных данных о финансовых результатах деятельности отдельных подразделений,
отделов, филиалов либо предприятия в целом.
- получение главных финансовых отчетов (Отчет о движении денежных средств, Отчет о прибылях и
убытках, Управленческий баланс, Отчеты по задолженностям) для принятия эффективных управленческий
решений.
Автоматизировав управленческий учет, вы получите оперативную информацию о финансовых
результатах деятельности предприятия (об эффективности работы вашего бизнеса) и информацию о
финансовом состоянии предприятия. Вы сможете полностью контролировать свой бизнес и сможете более
эффективно управлять ресурсами вашего предприятия.
Автоматизация управленческого учета осуществляется в несколько этапов:
1) обследование (изучение специфики финансово-экономической деятельности предприятия);
2) разработка или доработка методики управленческого учета;
3) настройка автоматизированной системы учета;
4) тестирование и опытная эксплуатация системы.
Наиболее распространенным программным решением в этой сфере является 1C. Существует множество
конфигураций, разработанных на этой платформе, которые учитывают различные области деятельности
транспортного предприятия - ремонт, учет ГСМ, работу с диспетчерами и полный комплекс взаимодействия
с контрагентами и клиентами.
При этом на основании рассмотренных в статье материалов можно утверждать, что оптимальным
вариантом для крупной транспортной компании служит доработка программного комплекса под
собственную специфику деятельности. Такой индивидуальный подход позволяет получить максимальный
уровень эффективности при автоматизации управленческого учета.
Литература
1. Методические рекомендации по организации и ведению управленческого учета. (Утверждено
Экспертно-консультативным советом по вопросам управленческого учета при Минэкономразвития
России от 22 апреля 2002 г. № 4).
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Утверждено приказом МФ РФ от 29 июля 1998 года № 34н. (с изменениями и дополнениями от 24.03.00
№ 31н).
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-Ф3. (с изменениями и
дополнениями от 28.03.02 № 32-ФЗ).
4. Аксенова З. И., Багурин А. А. Анализ производственно-хозяйственной деятельности автотранспортных
предприятий: Учебник для вузов. - М.: Транспорт, 1990.
5. Давеев И. Р. Система управленческого учета в фирме: разработка, внедрение, автоматизация. Научные
труды ИЭАУ. / Финансовые проблемы оздоровления экономики государства и предприятий в рыночных
условиях. Режим доступа: http://www.ieay.ru/nauka-v-ieau/nauchnye-trudy-ieau/finansovye-problemyozdorovleniya-ekonomiki-gosudarstva-i-predpriyatij-v-rynochnyh-usloviyah/sistema-upravlencheskogo-uchetav-firme-razrabotka-vnedrenie-avtomatizaciya/.
6. Кузьмина Е. В. Проблемы и решения автоматизации управленческого учета в автомобильном хозяйстве.
Проблемы экономики и управления нефтегазовым комплексом. 2014. № 11. С. 35-43.