Управление Поставщиками процесс

МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ПОСТАВЩИКАМИ»:
(рекомендации по моделям процесса из ITIL, MOF, CMMI и т.п.)
НАЗНАЧЕНИЕ:
1. Удобный и эффективный инструмент для выявления (учета) и оценки (сравнения) Поставщиков.
ЦЕЛИ:
1. Обеспечение соответствия условий контрактов с поставщиками, требованиям бизнеса.
2. Управление процессом приобретения продуктов и услуг от Поставщиков, направленное на максимальную эффективность и безопасность.
ВХОД: Определенные потребности Бизнеса, содержащие перечень критериев для выбора определенного продукта или услуги.
БАЗОВЫЕ ПРОЦЕДУРЫ ПРОЦЕССА:
1. Политика работы с Поставщиками: (перечисленные параметры определяют взаимоотношения с Поставщиками, это не обязательно какие то
буквальные контракты или прочие документы).
1.1. Ключевые требования к Поставщикам (варианты):
1.1.1. Ориентация на стратегию - отношения выстраиваются в соответствии с культурой, ценностями и целями бизнеса, то есть в соответствии с его
стратегией;
1.1.2. Интеграция - тесная интеграция процессов двух организаций;
1.1.3. Информационный поток - хорошо налаженный обмен информацией между процессами двух организаций;
1.1.4. Доверие - взаимное доверие между организациями;
1.1.5. Открытость - открытость в отношении производительности услуг, затрат и анализа рисков;
1.1.6. Коллективная ответственность - команды, объединяющие сотрудников двух организаций, несут ответственность за текущую
производительность и развитие сотрудничества в будущем;
1.1.7. Общие риски и премии - соглашение о том, как будут распределены выгоды и сопутствующие риски.
1.2. Обязательные части базового контракта (варианты):
1.2.1. Основные условия и сроки - срок, на который заключается контракт, стороны, которые его заключают, охват, определения и коммерческий
базис;
1.2.2. Описание услуг - функциональность, предоставляемая услугами, их производительность, доступность, безопасность и т.п., а также
ограничения, влияющие на производительность услуг и их предоставление;
1.2.3. Нормы для услуг - метрики и способы измерения услуг, минимальные уровни производительности и качества. Обозначенные уровни должны
быть четкими, достижимыми и измеряемыми, соответствовать приоритетам бизнеса и поддерживать целевые уровни SLA и SLR;
1.2.4. Производственная нагрузка - объемы производства, к которым применимы нормы для услуг и отдельные границы ценового диапазона;
1.2.5. Управленческая информация - информация, которую должен предоставить поставщик об операционной производительности. Необходимо,
чтобы взаимоотношения строились на наиболее значимых метриках производительности услуг;
1.2.6. Ответственности и зависимости - описание обязанностей организации и поставщика.
1.3. Категорирование Поставщиков:
Применяется для оценки вклада поставщика, предоставляемой им ценности для бизнеса и
рисков, которые к нему относятся.
Иными словами – категорирование направлено на расстановку приоритетов между
Поставщиками, что помогает определить необходимый уровень затрат на управление
Поставщиком и усилить понимание того, что хочет Бизнес от указанных Поставщиков.
Стандартно применяется четыре основных категории Поставщиков:
1.3.1. Стратегические поставщики - взаимоотношения с такими поставщиками
управляются на уровне руководства организации. Формируются долгосрочные контракты, и
происходит обмен конфиденциальной информацией с поставщиками. Такие отношения
требуют участия ресурсов этапов Проектирования и Построения стратегии, а также разработку
Стратегии непрерывного улучшения.
Как правило – являются безальтернативными Поставщиками.
1.3.2. Тактические поставщики - взаимоотношения с такими поставщиками
управляются на уровне менеджеров среднего звена. К тактическим поставщикам относятся те,
кто вносит значимый коммерческий или тактический вклад и имеет тесные связи с бизнесом.
Часто являются безальтернативными.
1.3.3. Операционные поставщики - поставщики, предоставляющие операционные услуги и продукты. Взаимоотношения с такими поставщиками
управляются менеджерами нижнего уровня и включают в себя нечастые, но регулярные контакты и обзоры производительности.
1.3.4.Товарные поставщики - поставщики, предоставляющие продукты с низкой ценностью или поставщики, услуги и продукты которых могут быть
легко заменены альтернативами, предлагаемыми другими участниками рынка. Например, поставщики бумаги или оргтехники.
2. Процедура: Поиск, оценка и выбор Поставщиков:
Методики выбора Поставщиков, включающие: перечни критериев, модели анализа рисков, тактические особенности и прочие условия определяются
индивидуально для каждого направления Бизнеса и для каждой Категории Поставщиков.
3. Процедура: Ведение переговоров и заключения контрактов.
Применяются типовые процедуры по работе с партнерами, с учетом категории Поставщика.
4. Процедура: Управление Договорами (типовыми и не типовыми):
4.1. Управление Базой Поставщиков и Договоров. Требуется автоматизация и консолидация баз по подразделениям.
4.2. Управление конфликтами.
4.3. Обновление или завершение контрактов.
5. Управление Планами улучшения реализации поставок. Требуется создание и регламент Комиссии по Управлению Поставщиками.
РОЛИ:
1. Владелец процесса управления поставщиками.
2. Менеджер контракта (направления).
ВЫХОДЫ ПРОЦЕССА:
1. Оптимальные, своевременные и без рисковые Поставки Товаров и Услуг.
2. База Поставщиков и Договоров.
3. Отчеты о производительности Поставщиков и Договоров за период.
4. Планы улучшения реализации поставок (снижение затрат, повышение мощности, качества и безопасности, расширение функционала и т.п.).
КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕССА:
1. Уровень защищенности Бизнеса от недобросовестных Поставщиков:
a. Количество Поставщиков, не имеющих нарушений по условиям контрактов за период.
b. Количество нарушений условий контрактов за период.
c. Прочее…
2. Уровень соответствия показателей предоставляемых услуг требованиям Бизнеса:
a. Количество претензий, связанных с нарушениями условий контрактов.
b. Объем прямых или косвенных убытков, связанных с нарушениями условий контрактов.
РИСКИ при организации ПРОЦЕССА:
1. Недостаток информации, плохо налаженный обмен информацией (документами) между поставщиками и бизнесом.
2. Постановка некорректных или не выполнимых целей.
3. Нехватка ресурсов и финансового обеспечения.
ПРИМЕР: РЕЕСТР ПОСТАВЩИКОВ (база поставщиков и договоров).
БЕ (направление): ТО и АХО ГК «Трайтек»
Дата актуализации: 17.09.12.
Шкала оценки поставщика: «5» - полностью устраивает; «4» - хорошо; «3» - удовлетворительно; «2» - неудовлетворительно; «1» - крайне
неудовлетворительно
Продолжительность: 5 - всегда, 4 очень давно, 3 - давно, 2 - средняя, 1 - недавно
Гарантии: 5 - гарантии есть в договоре и выполняются, 4 - гарантии есть но не проверялись, 3 - гарантии есть но не было прецедентов, 2 - гарантийные
обязательства не определены, 1 - гарантий нет или не выполнялись
ПРИМЕР: ТИПОВАЯ МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА