Практическая работа 3.9

Практическая работа 3.9. Обработка информации, структурированной в виде
списков MS Excel
Цель работы. Выполнив эту работу, Вы научитесь:
Ÿ выполнять контроль ввода данных в таблицу;
Ÿ использовать инструмент создания сводных таблиц для обработки данных,
структурированных в виде списков MS Excel.
Порядок выполнения работы
1. Изучите материал данного учебного пособия из раздела 3.4.4.
2. Выполните практическое задание.
Практическое задание
Организация ведет учет поступающих материалов с помощью электронной
книги, содержащей 3 таблицы: Справочник поставщиков, Справочник
материалов и Приходная накладная. В таблице Справочник поставщиков
хранится информация о поставщиках материалов. В таблице Справочник
материалов – о поставляемых материалах. В таблице Приходная накладная
фиксируются факты поступления материалов от поставщиков.
Требуется:
Ÿ создать рабочую книгу, содержащую таблицы, указанные в задании;
Ÿ заполнить таблицы данными;
Ÿ сформировать ведомость «Фактическое выполнение поставок», для чего
необходимо рассчитать два показателя: 1) сумма поставок, выполненная
каждым поставщиком; 2) общая сумма поставок, выполненная всеми
поставщиками;
Ÿ сформировать ведомость «Сумма поставок по дням», рассчитав сумму
поставок для каждого дня рассматриваемого периода.
Технология решения задачи
1. Запустите программу MS Excel. Переименуйте лист рабочей книги Лист1 в
Справочник поставщиков. Введите заголовок таблицы и заголовки столбцов
таблицы (рис. 3.73).
1
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Рис. 3.73. Форма таблицы Справочник поставщиков
2. Организуйте контроль ввода данных в столбец Код поставщика:
Ÿ выделите ячейки А3:А7, выполните команды меню Данные – Проверка…, в
диалоговом окне на вкладке Параметры выберите в раскрывающемся списке
значение Целое число и укажите минимальное и максимальное значения
вводимых кодов поставщиков (будем считать, что коды могут быть в диапазоне
от 100 до 105);
Ÿ сформируйте подсказку об ограничениях ввода, выбрав вкладку Сообщение
для ввода и заполнив соответствующие поля диалога (рис. 3.74). При
активации ячеек из диапазона А3:А7 на экран будет выводиться подсказка «Код
поставщика может принимать значение в диапазоне 100-105»;
Рис. 3.74. Проверка правильности ввода данных и формирование подсказки
Ÿ сформируйте сообщение об ошибке, которое будет выводиться на экран при
вводе в ячейки диапазона А3:А7 неверных данных, выбрав вкладку Сообщение
об ошибке и заполнив соответствующие поля диалога (рис. 3.75).
2
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Рис. 3.75. Формирование сообщения об ошибке при неправильном вводе данных
3. Отформатируйте ячейки D3:D7 для ввода текстовых символов, выполнив в
меню Формат – Ячейки – Число – Текстовый. Заполните таблицу
значениями (рис. 3.76).
Рис. 3.76. Данные о поставщиках
4. Присвойте блоку ячеек A3:D7 имя Код_Поставщика: выделите ячейки A3:D7
и выполните в меню Вставка – Имя – Присвоить, в диалоговом окне
Присвоение имени введите имя, нажмите кнопку Добавить и закройте окно
кнопкой ОК. Теперь к диапазону ячеек A3:D7 на листе Справочник
поставщиков можно обращаться по имени Код_поставщика.
5. Переименуйте лист рабочей книги Лист2 в Справочник материалов. Введите
заголовок таблицы и заголовки столбцов (рис. 3.77). Организуйте контроль
ввода данных в столбец Код материала, исходя из того, что коды могут иметь
значения в диапазоне от 1000 до 1200. Заполните таблицу значениями.
3
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Рис. 3.77. Таблица Справочник материалов
6. Присвойте блоку ячеек A3:D7 имя Код_материала. Переименуйте Лист3 в
Приходная накладная. Заполните таблицу Приходная накладная (рис. 3.78).
Организуйте проверку ввода данных в столбцы Код поставщика и Код
материала.
Рис. 3.78. Таблица Приходная накладная
7. Заполните столбец Наименование поставщика в соответствии с кодом
поставщика, используя стандартную функцию ВПР для выборки по коду
поставщика соответствующего наименования из таблицы Справочник
поставщиков.
Для
этого
=ВПР(A3;Код_поставщика;2).
в
ячейку
Эта
формула
В3
введите
предполагает
формулу
выполнение
следующих действий:
1) взять значение из ячейки А3, в первом столбце таблицы Справочник
поставщиков найти такое же значение;
4
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
2) выбрать
из
второго
столбца
таблицы
Справочник
поставщиков
соответствующее этому значению наименование поставщика, вставить это
значение в ячейку В3.
8. Скопируйте формулу из ячейки В3 в ячейки диапазона В4:В13. В столбец
Наименование поставщика будут введены названия поставщиков.
9. Заполните столбец Наименование материала в соответствии с кодом
материала, используя стандартную функцию ВПР для выборки по коду
материала
соответствующего
материалов.
В
ячейку
наименования
D3
из
следует
таблицы
Справочник
ввести
формулу
=ВПР(C3;Код_материала;2), затем выделить ячейку D3 и протянуть
выделение вниз за правый нижний угол ячейки. В результате выполненных
действий таблица Приходная накладная будет заполнена значениями (рис.
3.79).
Рис. 3.79. Таблица Приходная накладная с введенными данными
10. Создайте ведомость «Фактическое выполнение поставок»:
Ÿ установите курсор в любую ячейку с данными таблицы Приходная накладная;
Ÿ выполните в меню Данные – Сводная таблица, откроется окно Мастера
сводных таблиц и диаграмм;
Ÿ с помощью кнопки Далее переместитесь на шаг 2, и, ничего не изменяя,
переместитесь на шаг 3; нажмите кнопку Макет, откроется диалоговое окно
формирования сводной таблицы;
5
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Ÿ переместите с помощью мыши поле Код материала в область Страница;
переместите поле Наименование поставщика в область Строка; переместите
поле Сумма поставки фактическая в область Данные (рис. 3.80), нажмите
ОК, выберите опцию новый лист, затем нажмите кнопку Готово.
Рис. 3.80. Формирование макета сводной таблицы
Вы увидите сводную таблицу, в которой представлены суммарные значения
поставок по каждому поставщику (рис. 3.81).
Рис. 3.81. Сформированная ведомость «Фактическое выполнение поставок»
11. Переименуйте лист со сводной таблицей в Фактическое выполнение
поставок.
12. Создайте ведомость «Сумма поставок по дням»:
Ÿ установите курсор в любую ячейку с данными таблицы Приходная накладная
и выполните в меню Данные – Сводная таблица;
Ÿ на шаге 3 сформируйте макет сводной таблицы: страница – Код материала,
строка – Дата поставки и Наименование поставщика, данные – Сумма
поставки фактическая;
Ÿ завершите формирование сводной таблицы (рис. 3.82).
13. Переименуйте лист со сводной таблицей в Поставки по дням.
14. Сохраните документ.
6
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Рис. 3.82. Сформированная ведомость «Сумма поставок по дням»
7
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com