Обработка данных средствами электронных таблиц План лекции 1. Понятие «Электронные таблицы»................................................................................................1 2. MS Excel..........................................................................................................................................2 3. Ввод информации в MS Excel.......................................................................................................2 3.1. Ввод числовых значений........................................................................................................2 3.2. Ввод текстовых значений.......................................................................................................2 3.3. Ввод даты и времени..............................................................................................................3 3.4. Ввод примечаний....................................................................................................................3 3.5. Ввод формул............................................................................................................................3 3.6. Сохранение рабочей книги....................................................................................................4 4. Редактирование листа Excel..........................................................................................................4 4.1. Выделение ячеек и диапазонов..............................................................................................4 4.2. Очистка и удаление ячеек......................................................................................................4 4.3. Отмена, возврат и повторение команд..................................................................................4 4.4. Вырезание, копирование и вставка для перемещения данных...........................................5 4.5. Перемещение ячеек перетаскиванием..................................................................................5 4.6. Добавление строк и столбцов к листу...................................................................................5 5. Форматирование листа...................................................................................................................5 5.1. Форматирование ячеек...........................................................................................................5 5.2. Изменение ширины столбцов и высоты строк.....................................................................6 6. Обработка чисел в формулах и функциях....................................................................................6 6.1. Некоторые замечания по использованию и написанию формул в Excel...........................6 6.2. Встроенные функции..............................................................................................................6 6.3. Ошибки в функциях................................................................................................................8 6.4. Абсолютные и относительные ссылки.................................................................................8 6.5. Использование имен диапазонов в функциях......................................................................9 6.6. Установка связей между листами..........................................................................................9 7. Построение диаграмм и графиков................................................................................................9 7.1. Планирование диаграммы....................................................................................................10 7.2. Создание диаграммы............................................................................................................10 1. Понятие «Электронные таблицы». Табличный процессор — категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двумерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты. Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office. 2. MS Excel. Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач – от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины. Файлы с книгами Microsoft Excel имеют расширение xls. Рабочая область Excel содержит набор листов – такой набор называется книгой. При первом запуске Excel на экране появляется принятая по умолчанию книга (Книга1), из которой отображается первый лист (Лист1). Лист делится на строки и столбцы (листы могут содержать до 65 536 строк и 256 столбцов). Каждому столбцу книги назначается своя буква латинского алфавита, а каждой строке – число. Пересечения строк со столбцами образуют ячейки листа, на которые можно ссылаться по их адресу. Например, ячейка на пересечении столбца А и строки 1 – это ячейка А1. 3. Ввод информации в MS Excel. Excel разрешает вводить в ячейки следующие виды информации: • числовые значения (например, числа 15,000, $29.95 и 33 %); • текстовые значения (например, слова «Итого», «1-й квартал» и «Офис»); • даты и время суток (например, Янв-96, 11/12/63 или 1:00 РМ); • примечания, предназначенные для вас или других пользователей (например, регион лидирует по объемам продаж»); • формулы (например, =В5*1.081 или =СУММ(ВЗ:В7)); • гиперссылки на адреса Интернета и другие документы; • картинки, фотографии, карты и иллюстрации. «Этот 3.1. Ввод числовых значений. Чтобы ввести в ячейку число, выделите ее с помощью мыши или клавиатуры, наберите число и нажмите клавишу Enter. При вводе число появляется в активной ячейке и в строке формул над листом. Редактировать содержимое ячеек можно как в строке формул, так и по двойному щелчку в самой ячейке. Числовое значение может быть целым (32), десятичной дробью (499,95), обыкновенной дробью (3/4) или экспоненциальной научной нотацией (4.09Е+13). По умолчанию числовые значения выравниваются по правому краю ячейки. 3.2. Ввод текстовых значений. Чтобы ввести в ячейку текстовое значение, выделите ячейку, наберите текст и нажмите клавишу Enter. Текстовое значение, или метка, представляет собой любую комбинацию алфавитноцифровых знаков верхнего и нижнего регистра, включая цифры и специальные символы. Excel автоматически распознает текстовые значения и выравнивает их по левому краю ячейки. Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет вводить более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки (если в них присутствует информация, видимое текстовое значение обрезается). Если вы хотите, чтобы Excel сохранил определенное значение (число, дату или номер) в виде текста, достаточно начать ввод значения с апострофа. Например, если ввести в ячейку '55, там появится число 55, выровненное по левому краю без апострофа. 3.3. Ввод даты и времени. Если вы хотите занести в ячейку листа дату или время, воспользуйтесь одним из заранее определенных форматов даты и времени (Формат → Ячейка → Число ). Чтобы изменить формат даты или времени, выберите команду Ячейки из меню Формат, щелкните на вкладке Число и выберите образец в категории Дата и время. 3.4. Ввод примечаний. Чтобы снабдить некоторые ячейки текстовыми или звуковыми примечаниями для привлечения внимания к наиболее важной информации или ввода некоторых поясняющих записей, выберите команду Примечание из меню Вставка. Открывается всплывающее окно с мигающим курсором и вашим именем, в который можно вводить текст примечания. Чтобы изменить имя, которое появляется во время ввода примечания, выберите команду Параметры из меню Сервис, перейдите на вкладку Общие и введите имя пользователя в текстовом поле Имя пользователя. Чтобы просмотреть все примечания в рабочей книге, выберите команду Примечания из меню Вид. Несколько полезных кнопок для работы с примечаниями содержит также панель инструментов Рецензирование. Ячейки, снабженные примечаниями, можно узнать по маленькой красной точке в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, наведите указатель мыши на ячейку с примечанием и задержите до появления всплывающего окна с текстом. Чтобы удалить примечание, выделите ячейку, выберите команду Очистить из меню Правка, а затем команду Примечания из подменю, либо воспользуйтесь командами контекстного меню. 3.5. Ввод формул. Формулой называется выражение, которое вычисляет новое значение по уже существующим. В состав формул могут входить числа, математические операторы, ссылки на ячейки и встроенные выражения, называемые функциями. Все формулы Excel начинаются со знака равенства. Знак равенства является признаком начала математической операции, он указывает Excel на необходимость сохранения следующего за ним выражения в виде формулы. Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*34+B12, =СУММ(А1:А5) Excel в ячейке, содержащей формулу, помещает результат вычислений. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически. Создание формулы, в которую входят ссылки на ячейки, может происходить: • набором имени ячейки на клавиатуре; • выделением нужной ячейки мышью; • выделением нужной ячейки с помощью клавиатуры. 3.6. Сохранение рабочей книги. Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа. 4. Редактирование листа Excel. К основным приемам редактирования относятся: • выделение ячеек и диапазонов; • очистка и удаление ячеек; • копирование данных из одной ячейки в другую; • использование новой панели инструментов Буфер обмена; • перемещение данных из одной ячейки в другую перетаскиванием; • добавление к листу новых строк и столбцов; • отмена и повторение команд. 4.1. Выделение ячеек и диапазонов. Выделение ячейки означает, что она становится активной, а ее имя появляется в поле Имя слева от строки формул. Для обозначения диапазонов ячеек в Excel используется особая форма записи. Например, обозначение А1:Е1 соответствует ряду из пяти ячеек, расположенных вдоль верхнего края листа, а Е5:Е8 – вертикальному столбцу из четырех ячеек. Для выделения отдельной ячейки или диапазона ячеек можно пользоваться мышью или клавиатурой. 4.2. Очистка и удаление ячеек. Для удаления содержимого группы ячеек просто выделите ее и нажмите клавишу Delete. Командой Очистить из меню Правка Excel вызывает подменю с командами, позволяющими удалить форматирование, содержимое ячеек, примечания или все сразу. 4.3. Отмена, возврат и повторение команд. В любой момент у пользователя остается возможность отменить последние сделанные изменения: • команда Отменить из меню Правка • Кнопка Отменить панели инструментов Стандартная • Комбинация клавиш Ctrl+Z Команда Повторить позволяет повторить последнюю команду в другом месте листа (клавиша F4 или комбинация клавиш Ctrl+Y). 4.4. Вырезание, копирование и вставка для перемещения данных. Для перемещения данных из одного места на листе в другое можно воспользоваться командами Вырезать и Вставить в меню Правка. При вырезании диапазона ячеек командой Вырезать Excel окружает их пунктирной линией, после чего помещает их содержимое (включая примечания и форматирование) в буфер обмена Windows. Когда вы выбираете новое место для данных и выполняете команду Вставить, ячейки вставляются из буфера обмена Windows в новое место, заменяя исходные ячейки Чтобы отменить перемещение после появления пунктирной линии, нажмите клавишу Escape. Если вы хотите вырезать и вставить несколько ячеек, они должны находиться в блоке. Excel не разрешает перемещение несмежных блоков ячеек. Кроме того, в отличие от других приложений Windows, после вырезания содержимое буфера можно вставить только один раз. Для выполнения многократных вставок следует пользоваться командой Копировать из меню Правка, либо кнопкой Копировать на панели инструментов Стандартная или сочетанием клавиш Ctrl+C. 4.5. Перемещение ячеек перетаскиванием. Самый быстрый способ перемещения группы ячеек листа – использование движения мыши, называемого перетаскиванием. С его помощью группа ячеек просто перетаскивается мышью из одного места в другое. Для выполнения этой операции следует выделить диапазон ячеек (обычно с помощью мыши), отпустить кнопку и подвести указатель к внешнему краю выделенных ячеек так, чтобы указатель принял вид стрелки. Когда это произойдет, нажмите левую кнопку мыши и перетащите выделенную группу в новое место. Во время перемещения Excel отображает контур диапазона и текущий диапазон, чтобы облегчить копирование в нужное место. Для копирования ячеек аналогичным образом удерживайте нажатой клавишу Ctrl во время перетаскивания. 4.6. Добавление строк и столбцов к листу. Новые строки и столбцы добавляются к листу командами Строки и Столбцы в меню Вставка. При создании новых строк или столбцов существующие данные сдвигаются вниз (для строк) или вправо (для столбцов), чтобы освободить место для вставки. 5. Форматирование листа. К основным приемам форматирования можно отнести: • форматирование ячеек. • изменение ширины столбцов и высоты строк. • условное форматирование. • использование стилей. • работа с шаблонами. • разрывы страниц. 5.1. Форматирование ячеек. Команда Ячейки из меню Формат открывает диалоговое окно Формат ячеек. В нем имеется шесть вкладок с атрибутами формата, которыми можно пользоваться для изменения внешнего вида ячеек листа. Самые распространенные команды форматирования выполняются также кнопками панели инструментов Форматирование либо через контекстное меню. Для изменения формата числовых значений в Excel используется вкладка Число диалогового окна Формат ячеек. 5.2. Изменение ширины столбцов и высоты строк. В стандартной ячейке хватает места для 8 цифр при использовании шрифта Arial размером 10 пунктов. При вводе больших чисел Excel автоматически расширяет ширину ячейки. Чтобы указать на нехватку места для отображения числа при намеренном сокращении ширины ячейки Excel заполняет ячейку символами «решетки» (########). Столбцы на листе могут иметь разную ширину, но ширина всех ячеек одного столбца должна быть одинаковой. Аналогично, строки в листе могут быть разной высоты, но высота всех ячеек в одной строке должна быть одинаковой. 6. Обработка чисел в формулах и функциях. 6.1. Некоторые замечания по использованию и написанию формул в Excel. 1. Каждая из формул начинается со знака равенства. 2. В каждой формуле присутствуют арифметические операторы для выполнения действий над числами или ссылками на ячейки. 3. При использовании функции в формуле арифметические операторы не требуются. 4. Порядок выполнения – это последовательность, в которой должны происходить вычисления в формуле. Согласно стандартным правилам алгебры первыми выполняются операции возведения в степень, за ними – умножение и деление и в последнюю очередь – сложение и вычитание. Если в формуле присутствует несколько операторов с одинаковым приоритетом, Excel выполняет их слева направо. 5. Добавление скобок в формулу позволяет изменить в ней последовательность вычислений. 6. Если Вы редактируете формулу, то вокруг других ячеек, входящих в формулу возникает цветная рамка. 6.2. Встроенные функции. Для выполнения более сложных операций по обработке числовой и текстовой информации Excel позволяет включать в текст формул стандартные операции, называемые функциями. Функция – заранее определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает единственное значение. Каждая функция вызывается в соответствии с определенным синтаксисом, то есть она имеет определенную структуру. Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой «;». Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций. В состав Excel входит свыше 300 функций. Самый простой и удобный способ использования встроенных функций – использование Мастера функций, в котором все функции разделены на несколько категорий. Категория Назначение Финансовые Расчет процентов, капитала и т. д. Дата и время Вычисления с датами и временем. Математические Математические и тригонометрические операции вроде тех, которые выполняются на научных калькуляторах. Статистические Вычисление средних значений, сумм, распределений и стандартных отклонений. Ссылки и массивы Вычисления с таблицами данных. Работа с базой данных Работа со списками и внешними базами данных. Текстовые Сравнение, преобразование и форматирование текста в ячейках. Логические Вычисления, результатом которых может быть значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Проверка свойств Определение ошибок, происходящих при вычислениях и значений. увеличения и уменьшения суммы Вызов Мастера функций осуществляется командой Функция меню Вставка, либо кнопка Вставка функции на стандартной панели инструментов. Одна из самых часто используемых математических функций – функция СУММ, которая автоматически вычисляет сумму значений из выделенного диапазона. Эта функция может иметь до 30 аргументов, причем каждый аргумент может быть числом, адресом ячейки или блока ячеек, содержащих число или формулу. Например, СУММ(А2; В2:К2; 500; КОРЕНЬ(9)) Функция СУММ игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения. Так как СУММ является часто используемой функцией, то на панели инструментов для ввода этой функции есть специальная кнопка – Автосумма. Отметим еще некоторые математические функции: ОКРУГЛ – округляет число до указанного количества десятичных знаков; ОТБР – отбрасывает дробную часть числа; ЦЕЛОЕ – округляет число до ближайшего меньшего целого. Из логических функций следует отметить функцию ЕСЛИ, которая определяет действие в случае выполнения какого-либо условия, и имеющая следующий синтаксис: ЕСЛИ (<условие>; <результат 1>; <результат 2>) Результат 1 – результат, который должен возвращаться функцией, если условие выполняется. Результат 2 – результат, который должен возвращаться функцией, если условие не выполняется. Например: = ЕСЛИ (СУММ(В1:В6)>0; СУММ(В1:В6); 0) 6.3. Ошибки в функциях. Диалоговое окно Мастер функций делает ввод функций относительно несложным. Если вы при вводе сделаете ошибку, то увидите в ячейке код, называемый ошибочным значением. Ошибочное значение начинается со знака (#) и оканчивается обычно восклицательным знаком. Коды ошибочных значений Мастера функций. Ошибочное значение Описание #ДЕЛ/О! Вы ввели в формулу деление на ноль. Убедитесь, что в формуле нет ссылок на пустые ячейки. #Н/Д Возможно, вы пропустили аргумент функции. В ячейке отсутствует значение. #ИМЯ? Имя используемого диапазона не найдено в рабочей книге. #ПУСТО! Вы попытались использовать пересечение двух областей, не имеющих общих ячеек. Возможно, в одном из аргументов имеются лишние пробелы. #ЧИСЛО! В функции использованы неприемлемый аргумент или не сходящиеся итерации, поэтому невозможно получить результат. #ССЫЛКА! В формуле содержится недопустимая ссылка на ячейку. #ЗНАЧ! В качестве аргумента использована ячейка, содержащая текст. ##### Результат вычисления не помещается в ячейку. Увеличьте ширину столбца. 6.4. Абсолютные и относительные ссылки. Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными. После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы «$». Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ «$». Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ «$», то при копировании формулы ссылка не изменится. Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки «7». Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца «D». Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится, и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов: «G», «3», «L» и «9», помещая перед ними символ «$». Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно. Абсолютные адреса при перемещении формул не изменяются, а в относительных адресах происходит смещение на величину переноса. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Перед элементами номера ячейки, использующими абсолютную адресацию, ставится символ $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный. Это так называемая смешанная адресация. 6.5. Использование имен диапазонов в функциях. Диапазонам ячеек можно присваивать имена и использовать их вместо ссылок на ячейки. Например, можно присвоить имя Ряд диапазону ячеек с В3 по В8 и тогда суммирование значений этих ячеек с помощью функции СУММ может быть оформлено двумя способами: = СУММ(В3:В8) = СУММ(Ряд) Имена диапазонов должны начинаться с буквы и не могут содержать пробелов. Для присвоения имени диапазону в Excel предусмотрены два способа: команда Создать из подменю Имя меню Вставка (автоматический способ) или щелчок на поле имен с последующим вводом названия (ручной способ). Имя диапазона можно выбрать из списка с помощью диалогового окна Вставка имени (команда Вставить подменю Имя меню Вставка) либо из ниспадающего списка в поле имени. 6.6. Установка связей между листами. При работе с книгой из нескольких листов довольно часто возникает необходимость использовать данные одного листа при создании формулы на другом. Установка таких связей между листами в Excel называется ссылкой. Пример ссылки: = Фрукты!B1 + Овощи!C4 + Ягоды!B33 7. Построение диаграмм и графиков. Диаграммы являются графическим представлением данных (цифры, факты и пр.) с целью их наглядного изображения. Они помогают увидеть тенденции, оживляют листы и являются обязательным элементом презентаций. 7.1. Планирование диаграммы. Диаграммы Excel создаются на основе данных из существующих листов, так что сначала нужно создать лист, содержащий все необходимые данные. Процесс создания диаграммы значительно упрощается, если организация данных позволяет их легко выделять и комбинировать. Группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца называют рядом данных. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. В зависимости от места расположения и особенностей построения и редактирования различают два вида диаграмм: • внедренные диаграммы – помещается на том же рабочем листе, где и данные, по которым они построены; • диаграммы в формате полного экрана на новом рабочем листе. Оба вида диаграмм связаны с данными рабочего листа и автоматически обновляются при изменении данных. Необходимо также выбрать тип создаваемой диаграммы. Excel поддерживает 14 основных типов диаграмм, каждый из которых может иметь несколько разновидностей. На подготовительном этапе, прежде, чем приступить к созданию диаграммы, следует ответить на следующие вопросы: • Какие данные будут представлены диаграммой. • В какой документ войдет диаграмма (отчет, презентация и т.д.) • Как должна выглядеть диаграмма (тип). 7.2. Создание диаграммы. Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Мастер диаграмм создает диаграмму в четыре этапа.