система менеджмента качества анализ смк руководством и

Министерство образования Республики Беларусь
Учреждение образования
«Белорусский государственный технологический университет»
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Минск
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Предисловие
1 РАЗРАБОТАНА Учреждением образования «Белорусский государственный технологический университет»
ИСПОЛНИТЕЛИ:
Жарский И. М., ректор, к. х. н., профессор, руководитель;
Касперович С.А., проректор по учебной работе, представитель руководства
по качеству, к. э. н., доцент;
Крень Н.Н., инспектор сектора качества
ВНЕСЕНА Сектором качества и Учебно-методическим советом БГТУ.
2 УТВЕРЖДЕНА И ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора
от «30»
11 2015 г. № 335
3 ВЗАМЕН ДП 1.4-2011
© Белорусский государственный
технологический университет
Настоящая документированная процедура не может быть тиражирована и
распространена без разрешения Учреждения образования «Белорусский государственный технологический университет»
Издана на русском языке
2/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Содержание
1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ..................................................... 4
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ .................................................................................. 4
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ .............................................................................. 4
4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ .......................................................................................... 6
5 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ .................................................................................... 8
5.1 Описание процедуры ......................................................................................... 8
5.2 Схема последовательности выполнения работ ............................................. 13
5.3 Полномочия и ответственность ...................................................................... 14
6 ЗАПИСИ .................................................................................................................. 15
ПРИЛОЖЕНИЯ: ..................................................................................................... 16
Приложение А. Форма отчета по анализу и оценке процессов ............................ 17
Приложение Б Структура отчета «Анализ СМК руководством и улучшение» .18
Приложение В Методика расчета результативности процессов и СМК .............. 19
Лист регистрации изменений ................................................................................... 22
Лист согласования ..................................................................................................... 23
3/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1 Настоящая процедура устанавливает порядок проведения анализа системы менеджмента качества со стороны руководства, включая порядок подготовки, представления информации, оценки результативности процессов и эффективности функционирования системы менеджмента качества БГТУ, выработки и реализации предложений по улучшению СМК.
1.2 Требования настоящей процедуры обязательны для всех структурных
подразделений, включаю филиалы университета (колледжи), должностных лиц и
сотрудников университета.
1.3 Настоящая документированная процедура направлена на выполнение
требований пункта 5.6 СТБ ISO 9001-2009.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на
следующие стандарты:
СТБ ИСО 9000-2006 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь
СТБ ISO 9001-2009 Система менеджмента качества. Требования.
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
3.1 В настоящей документированной процедуре используются термины и
определения, установленные в СТБ ИСО 2000-2006, а также следующие термины и определения:
Анализ СМК руководством – официальная оценка высшим руководством университета реализации политики и целей в области качества, состояния системы менеджмента качества, результативности процессов и и эффективности ее функционирования.
Внутренний потребитель – подразделение или работник университета,
получающие продукцию (абитуриентов, студентов, документ и т. п.) от другого
подразделения или работника университета для осуществления своей деятельности.
Высшее руководство – лицо или группа работников, осуществляющих
направление деятельности и управление организацией на высшем уровне
(СТБ ИСО 9000-2006).
Заинтересованная сторона – лицо или группа, заинтересованные в деятельности или успехе организации (СТБ ИСО 9000-2006).
Примечание – заинтересованными сторонами применительно к университету являются студенты и их родители,сотрудники, предприятия-потребители (в т.ч. работодатели), государство, общество.
4/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (СТБ ИСО 9000-2006).
Корректирующее действие – действие, принятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации
(СТБ ИСО 9000-2006).
Отчет – итоговый текстовой, графический документ или документ другой формы, подтверждающий факт выполнения работ.
Обеспечение качества – часть менеджмента качества, направленная на
создание уверенности, что требования к качеству будут выполнены
(СТБ ИСО 9000-2006).
Оценка качества – систематическая проверка того, насколько объект
способен выполнять установленные требования.
Политика в области качества – общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные
высшим руководством (СТБ ИСО 9000-2006).
Потребитель – студенты, выпускники и организации, принимающие на
работу выпускников университета, получающие результаты научных исследований и разработок.
Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения
причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации (СТБ ИСO 9000-2006).
Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства
и управления организацией применительно к качеству (СТБ ИСО 9000-2006).
Управление качеством – часть менеджмента качества, направленная на
выполнение требований к качеству (СТБ ИСO 9000-2006).
Цели в области качества – то, чего добиваются или к чему стремятся в
области качества (СТБ ИСO 9000-2006).
3.2 В настоящей документированной процедуре применяются следующие
сокращения:
АХЧ – административно-хозяйственная часть;
НИР – научно-исследовательская работа;
НТП – научно-техническая продукция;
ОК – отдел кадров;
ОСП – обособленное структурное подразделение;
ПРК – представитель руководства по качеству;
ОСРБ – образовательный стандарт Республики Беларусь;
УК – уполномоченный по качеству структурного подразделения;
ПФО – планово-финансовый отдел;
СМК – система менеджмента качества;
СК – сектор качества;
СП – структурное подразделение университета;
ТНПА – технический нормативный правовой акт.
5/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1 Целями деятельности по анализу СМК руководством и улучшению являются:
– обеспечение постоянной пригодности, адекватности и результативности
процессов и эффективности СМК в целом;
– оценка возможностей улучшения, потребностей в изменениях процессов
и СМК, включая Политику и Цели в области качества;
– вовлечение руководителей всех уровней в работу по оценке результативности процессов и эффективности СМК, выполнению планов, их анализу,
выработки соответствующих мероприятий для улучшения.
4.2 Анализ функционирования системы менеджмента качества со стороны руководства проводится для обеспечения уверенности в том, что принятая в
университете Политика в области качества выполняется, Цели, поставленные
на соответствующих уровнях, достигаются, система менеджмента качества
университета функционирует должным образом.
4.3 Все процессы СМК университета и сопутствующие виды деятельности
анализируются высшим руководством БГТУ: ректором, проректорами на заседаниях Совета университета, заседаниях ректората соответствии с планами их работы, руководителями ОСП на заседаниях Совета филиала, а также по распоряжению ректора в случаях:
– неудовлетворительных результатов аттестаций;
– снижения спроса на предоставляемые образовательные услуги;
– ухудшения качества образовательных процессов и снижения уровня
знаний обучаемых;
– наличия рекламаций на подготовленных специалистов;
– наличия рекламаций по результатам НИОКР;
– существенных изменений образовательных стандартов Республики Беларусь.
4.4 В ходе анализа СМК руководством подлежат рассмотрению вопросы,
касающиеся:
– эффективности корректирующих действий, предложенных во время
предыдущего анализа со стороны руководства;
– несоответствий, выявленных во время внутренних аудитов, проводимых
в период после предыдущего анализа со стороны руководства;
– несоответствий, указанных потребителями продукции университета
(абитуриентами, обучающимися, сотрудниками и т.п.) и другими заинтересованными сторонами в течение времени после предыдущего анализа со стороны руководства;
– несоответствий, выявленных во время инспекционных аудитов и проверок вышестоящими организациями в течение времени после предыдущего анализа со стороны руководства;
6/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
– несоответствий, отмеченных в протоколах заседаний Совета университета, ректората, проведенных в период после предыдущего анализа со стороны
руководства;
– предложений по улучшению качества образовательных процессов, научной деятельности, поступивших от любой заинтересованной стороны, в том числе
и от внешних и внутренних потребителей университета, а также руководителей
(владельцев) процессов;
– замечаний по качеству, представленных сотрудниками;
– повышения квалификации персонала;
– применения статистических методов контроля как методов улучшения
образовательного процесса;
– текущих данных по рекламациям и несоответствиям в целях выявления
тенденций и определения необходимости корректирующих действий;
– информации, полученной от потребителей образовательных услуг, в
том числе их удовлетворенности;
– результатов анализа потребностей в ресурсах;
– результативности функционирования процессов;
– результативности функционирования СМК и свидетельств ее постоянного улучшения;
– изменений, которые могли бы повлиять на улучшение СМК.
4.5 Основными критериями для оценки результативности и эффективности функционирования СМК служат:
– стабильность показателей качества образовательных процессов;
– увеличение числа успевающих и обучающихся студентов как следствие
повышения качества процесса обучения;
– снижение количества и значимости несоответствий;
– повышение спроса на выпускников университета;
– увеличение объема финансирования НИР;
– увеличение количества зарегистрированных объектов интеллектуальной
собственности, внедренных в образовательные процессы и производство результатов научно-исследовательских разработок;
– повышение удовлетворенности потребителей.
4.6 Анализ эффективности функционирования СМК проводится высшим
руководством на заседаниях Совета университета, ректората. Результаты анализа оформляются в виде ежегодного отчета.
4.7 Проведение анализа СМК со стороны руководства включает:
– анализ результативности процессов и эффективности функционирования СМК;
–разработку предложений и решений по улучшению СМК;
– реализацию решений по улучшению СМК, принятых руководством
университета, и оценку их эффективности.
7/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
5 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ
5.1 Описание процедуры
Анализ СМК руководством состоит из следующих стадий:
– планирование анализа СМК;
– организация анализа СМК и сбор исходных данных;
– предварительный анализ СМК;
– анализ состояния СМК руководством.
Система анализа и принятия решений приведена в таблице 1:
Система анализа и принятия решений
Таблица 1
Мероприятие
Периодичность
Ответственные
Подведение итогов работы за прошедший
Ректор на общем собрании
учебный год и задачи на новый учебный год
ППС, Директор филиала на
1 раз в год
заседании педагогического
совета филиала
Анализ итогов сессии (семестра) на заседаСовет университета,
нии Совета университета (педагогического
Проректор по учебной работе
совета филиала
2 раза в год (Педагогический совет филиала, заместитель директора филиала по учебной работе)
Анализ итогов научной, научно-технической
Совет университета,
и инновационной деятельности на заседании
1 раз в год
Проректор по научной работе
Совета университета
Анализ результатов финансовоПроректор по экономике,
хозяйственной деятельности университета
Главный бухгалтер
1 раз в год
(филиала)
(Заместитель директора по
АХР, совет филиала)
Анализ итогов работы и комплексной проСовет университета,
1 раз в 5 лет
верки факультета, кафедры, подразделения
Проректоры
Анализ итогов работы и комплексной проПедагогический совет,
верки отделения, предметной (цикловой)
1 раз в 5 лет
Совещания при директоре
комиссии, подразделения
Анализ результатов аудитов на заседании
Совет деканов,
1 раз в квартал
Совета деканов
Проректор по учебной работе
Анализ результатов самооценки на заседаРектор на заседании
По плану
нии Совета университета
Совета университета
Анализ результатов деятельности филиалов
Ректорат
университета на заседаниях ректората
По плану
Проректор по учебной работе
Анализ результатов функционирования
Представитель руководства
1 раз в год
СМК в подразделениях университета
по качеству
Анализ результатов возникающих несоотПредставитель руководства
Постоянно
ветствий и принятие решений
по качеству
Анализ результатов деятельности универРекторат
1 раз в месяц
ситета на заседаниях Ректората
Анализ хода внедрения образовательных
Научно-методический совет
2 раза в год
стандартов нового поколения
Анализ результатов идеологической и вос2 раза в месяц Проректор по воспитатель8/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
Мероприятие
питательной работы на совещаниях
Анализ результатов сертификационных и
надзорных аудитов
Анализ результатов работы кафедр на заседаниях Советов факультетов
Анализ результатов работы факультетов на
заседании Совета деканов
Анализ результатов работы за прошедший
период на заседаниях кафедр
Совещания-семинары с кураторами
учебных групп
Анализ работы кураторов на собраниях
у проректора по воспитательной работе
Анализ результатов идеологической и воспитательной работы на совещаниях
Анализ результатов работы предметных
(цикловых) комиссий на заседаниях педагогического совета, на заседаниях председателей предметных (цикловых) комиссий
Анализ результатов работы отделений на
заседаниях педагогического совета, на совещаниях при директоре
Совещания-семинары с кураторами
учебных групп
Анализ работы кураторов на совещаниях у
заместителя директора по идеологической и
воспитательной работе
Периодичность
1 раз в год
ежемесячно
По плану работы
По плану работы
1 раз в семестр
1 раз в месяц
2 раза в месяц
По плану
По плану
1 раз в семестр
1 раз в месяц
ДП 1.4-2015
Ответственные
ной работе
Совет деканов, Представитель
руководства по качеству
Деканы факультетов
Председатель Совета деканов
Заведующие кафедрами
Проректор по воспитательной работе
Проректор по воспитательной работе
Заместитель директора по
идеологической и воспитательной работе
Председатели предметных
(цикловых) комиссий
Заведующие отделениями
Заместитель директора по
идеологической и воспитательной работе
Заместитель директора по
идеологической и воспитательной работе
Проведение анализа СМК со стороны руководства университета осуществляется в течение учебного года в рамках системы анализа и принятии решений, а составление годового отчета «Анализ СМК руководством и улучшение» в сентябре-октябре по итогам работы по образовательной деятельности за
прошедший учебный год, по научно-исследовательской и финнансовохозяйственной деятельности за прошедший год с анализом состояния выполнения планов текущего года.
5.1.1.Проведение заседаний Совета университета и ректората
В соответствии с планами работы Совета университета и Ректората на их
заседаниях рассматриваются вопросы функционирования основных и обеспечивающих процессов. Принятые решения направлены на устранение несоответствий, проведение корректирующих и предупреждающих действий и улучшение деятельности университета.
9/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
5.1.2. Подготовка информации владельцами процессов, руководителями СП, ОСП
Проректоры (владельцы процессов) и руководители СП и ОСП университета готовят материалы по закрепленным процессам и видам деятельности для
рассмотрения на заседаниях Совета университета и Ректората, а также для ежегодного доклада «Итоги работы университета за прошедший учебный год и задачи на новый учебный год».
Проректоры (владельцы процессов) и руководители СП и ОСП университета в сентябре месяце готовят для отчета «Анализ СМК руководством и улучшение» материалы по реализации установленных целей и результативности
процессов.
Исходные данные для подготовки материалов, предоставляемых руководству для анализа и оценки СМК в целом, приведены в таблице 2.
Методика оценки результативности процессов и СМК приведена в Приложении Е.
По результатам анализа проректоры университета (владельцы процессов),
совместно с ответственными исполнителями, и руководители СП и ОСП составляют отчеты (приложение Б), в которых должны быть указаны результаты
мониторинга процессов и видов деятельности, выявленные ими несоответствия
и проблемы, требующие решения, а также предложения по совершенствованию
процессов.
Таблица 2
Исходные данные для анализа СМК со стороны руководства
Элементы 
СМК
Исходные данные
Поставщик
Сведения о достижении целей университета; статус и
ПРК
Политика и результаты исполнения предыдущих планов, программ,
цели в области решений, протоколов предыдущих анализов СМК.
качества
Количество подготовленных специалистов по направПроректор
лениям, данные о трудоустройстве выпускников.
по учебной работе
Информация об изменении требований к подготовке
Начальник
специалистов.
учебного отдела
Информация, полученная от потребителей образоваПроректоры по
тельных услуг и научно-технической продукции, сведе- учебной и научной
ния о запросах и удовлетворенности потребителей, преработе
тензии и рекламации потребителей.
Мониторинг
Результаты внутренних проверок СМК, результаты
ПРК, СК
и измерение оценки результативности и эффективности СМК вуза,
результаты самооценки вуза.
Владельцы
Показатели стабильности процессов и других видов
процессов и
деятельности; информация об отклонениях от установруководители
ленных характеристик процессов (видов деятельности).
подразделений
10/23
БГТУ
Элементы

СМК
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
Исходные данные
ДП 1.4-2015
Поставщик
Оценка результативности процессов и видов деятельности.
Данные об успеваемости студентов, сведения о проПроректор
фессорско-преподавательском составе, методическом и по учебной работе,
материально-техническом обеспечении образовательноначальник
Анализ данных го процесса.
учебноСведения о существенных несоответствиях и о пометодического
явившихся вследствие этого проблемах и возможностях.
отдела,
СК
Выполненные корректирующие и предупреждающие
ПРК, СК
действия по обнаруженным несоответствиям; мероприУлучшение ятия по реализации появившихся возможностей; рекомендации и предложения по улучшению деятельности
университета
Маркетинговая информация: доля на рынке, конкуПроректор
Процессы,
связанные с рентная среда, сравнение конкурентоспособности уни- по учебной работе
Деканы
потребителями верситета, рекламная деятельность и т. д.
Работа по закупкам и поставщикам.
Проректор
Закупки
по экономике
Работа с персоналом: текучесть кадров, профессиоНачальник ОК
Человеческие
нальный рост и квалификационный статус персонала,
ресурсы
обучение и т. д.
Показатели, обуславливающие изменение финансовых Начальник ПФО,
Финансовые
показателей деятельности вуза: доходы и расходы, приГлавный
ресурсы
быль и убытки и т. д.
бухгалтер
5.1.4. Предварительный анализ материалов и подготовка проекта отчета «Анализ СМК руководством»
На основе собранных материалов Проректор по учебной работе - Представитель руководства по качеству совместно с Сектором качества проводят
предварительный анализ материалов и подготовку проекта отчета «Анализ
СМК руководством и улучшение».
Структура отчета «Анализ СМК руководством и улучшение» приведена в
Приложении Б.
11/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
5.1.5. Проведение анализа отчета на заседании УМС или Совета университета
Для учета мнений специалистов проект отчета рассматривается на заседании Учебно-методического совета. При необходимости, проект отчета может
быть рассмотрен на заседании Совета университета или ректората.
СК готовит необходимое количество копий проекта отчета для рассылки
членам Совета университета или УМС университета.
5.1.6. Доработка проекта отчета и представление на утверждение ректору университета
На основании сделанных замечаний Представитель руководства по качеству, совместно с СК, дорабатывает отчет, вносит необходимые дополнения и
изменения и представляет отчет Ректору для рассмотрения и утверждения.
Результаты анализа функционирования системы менеджмента качества и
принятые решения по улучшению оформляются приказом по университету.
Подготовка приказа и контроль исполнения приказа возлагается на ПРК и
СК.
5.1.7. Разработка и утверждение мероприятий по улучшению
Владельцами процессов и руководителями СП и ОСП разрабатываются
планы мероприятий по улучшению деятельности в рамках СМК. Разработанные планы мероприятий должны быть представлены в СК не позднее, чем через
месяц после утверждения приказа. Методика оценки результативности процессов и СМК представлена в приложении Г.
12/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
5.2 Схема последовательности выполнения работ
Входные данные
Операции процесса
Выходные данные
Примечания
ссылки
Начало
Формирование планов
работы Совета университета и Ректората
Служебные записки
деканам факультетов,
зав.кафедрами, рук.
подразделений
Материалы заседаний
Совета университета,
ректората,
Отчеты владельцев
процессов и руководителей подразделений
Проект отчета
Замечания и
предложения
Отчет «Анализ СМК
руководством и
улучшение»
1.Проведение заседаний Совета университета и Ректората
2.Подготовка информации
владельцами процессов,
руководителями подразделений
Решения заседаний Совета
университета и ректората
Отчеты владельцев
процессов и руководителей подразделений
3. Сбор материалов от
владельцев процессов,
руководителей подразделений в СК
4. Предварительный анализ
материалов и подготовка
проекта отчета «Анализ
СМК руководством»
Проект отчета
5. Проведение анализа
отчета на заседании
Секции НМС или Совета
университета
Замечания и
предложения
6. Доработка проекта
отчета и представление на
утверждение ректору
университета
Отчет «Анализ СМК
руководством и
улучшение»
7. Разработка и утверждение плана мероприятий
по улучшению
План мероприятий
по улучшению
Окончание
13/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Оценка эффективности изменений, внесенных по результатам анализа и
оценки СМК со стороны руководства, осуществляется в ходе проведения внутренних аудитов, в процессе которых проверяется выполнение запланированных
мероприятий. Для этого СК при составлении планов проведения внутренних
аудитов на год в обязательном порядке должен внести в них задания по проверке подразделений, ответственных за выполнение мероприятий.
5.3 Полномочия и ответственность
Распределение полномочий и ответственности по процедуре приведено в
таблице 3.
Таблица 3
Распределение полномочий и ответственности по процедуре
Должностное лицо
Вид
деятельности
1 Подготовка и проведение заседаний
Совета университета и ректората
2 Подготовка информации проректорами, владельцами процессов и руководителями подразделений университета
3 Сбор информации от проректоров и
владельцев процессов и руководителей
подразделений университета
4 Предварительный анализ материалов
и подготовка проекта отчета «Анализ
СМК руководством и улучшение»
5 Проведение анализа СМК на заседании Секции научно-методического совета
6 Доработка и предоставление проекта
отчета о функционировании СМК ректору университета
7 Разработка и утверждение планов мероприятий по совершенствованию деятельности в рамках СМК, улучшению
Ректор ПРК
Зав. Владельцы
СК процессов
Руководители СП и
ОСП
О
И
И
И
О
И
И
И
О
И
И
И
О
И
И
И
О
И
И
И
И
И
И
И
Р
О
Примечание: Р – руководитель; О – ответственный исполнитель; И – исполнитель
14/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
6 ЗАПИСИ
Наименования записей, их формы, место, сроки и ответственные за хранение приведены в таблице 4.
Таблица 4
№
п/п
1
2
3
4
Место хранения
(лицо, ответНаименование записи
ственное за хранение)
План заседаний Ученого Ученый секресовета БГТУ
тарь
Программа
развития УчебноБГТУ
методический
отдел
Приказ ректора БГТУ «О Канцелярия
порядке и сроках проведения анализа СМК со
стороны руководства за
прошедший период»
Отчет «Анализ системы СК
менеджмента качества»
Форма
Должностное лицо,
которому передается
запись
Срок
хранения
Ученый секретарь
5 лет
Проректоры, руко- 10 лет
водители СП и ОСП
(владельцы процессов), ПРК, СК
Канцелярия
5 лет
Утвержденная
ПРК, СК, проректо- 5 лет
ры,
руководители
СП и ОСП (владельцы процессов)
15/23
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
БГТУ
ДП 1.4-2015
Приложение А
Форма отчета по анализу и оценке процесса(деятельности
ОТЧЕТ ПО АНАЛИЗУ И ОЦЕНКЕ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОЦЕССА
Процесс ________________________________________
Подразделение___________________________________
Дата ________________
Номер отчета ________
1. Результаты мониторинга:
–входных данных__________________________________________
– контрольных точек процесса________________________________
– выходных данных_________________________________________
– показателей процесса:
Показатели процесса
1
1 ….
2 ….
Запланированные
2
Фактические
3
Результативность
4
2. Результативность процесса, рассчитанная по установленной методике:
_______________________________________________________________
3. Результаты внутренних и внешнего аудитов:
_______________________________________________________________
4. Результаты удовлетворенности потребителей:
________________________________________________________________
5. Корректирующие и предупреждающие действия:
_________________________________________________________________
6.Предложения по улучшению процесса:
________________________________________________________________
7. Анализ достаточности ресурсов:
________________________________________________________________
____________
Должность
____________
Должность
___________________
подпись
___________________
подпись
___________
дата
___________
дата
16/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Приложение В
Структура отчета «Анализ СМК руководством и улучшение»
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Введение
Анализ направлений развития и улучшения СМК
Оценка реализации Политики и достижения Целей
в области качества. Формирование целей на следующий год
Анализ функционирования основных процессов СМК
Анализ ресурсного обеспечения процессов СМК
Анализ результатов внутренних аудитов
Оценка корректирующих и предупреждающих действий
Анализ удовлетворенности потребителей
Оценка результативности и эффективности СМК
Выводы. Рекомендации по улучшению
Список использованных источников
17/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Приложение Г
Методика оценки результативности процессов и СМК
Одним из основных инструментов для улучшения деятельности организации в области качества, в соответствие со стандартом СТБ ИСО 9000:2006,
является определение результативности процессов и системы менеджмента качества (СМК).
Результативность определяется стандартом СТБ ИСО 9000:2006 как
степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов. Эффективность, согласно стандарту СТБ ИСО 9000:2006,
- соотношение достигнутых результатов и использованных ресурсов.
Так как речь идет о расчете результативности процессов и системы, то
должны быть раскрыты все стороны деятельности организации и по каждому
процессу выделены показатели результативности. Оценкой результативности
СМК в целом является средневзешенное значение показателей результативности всех процессов.
Все процессы СМК БГТУ делятся на две группы: основные и обеспечивающие процессы. Перечень процессов приведен таблице 1.
Таблица 1
Перечень процессов СМК БГТУ
Наименования процессов
Основные процессы (раздел 7 СТБ ISO 9001 Производство продукции (услуг))
СТУ 2.1-2011 Подготовка специалистов на первой ступени высшего образования
СТУ 2.2-2011 Подготовка магистров на второй ступени высшего образования
СТУ 2.3-2011 Подготовка научных работников высшей квалификации
СТУ 2.5-2011 Научная, научно-техническая и инновационная деятельность
СТУ 2.7-2011 Доуниверситетская подготовка
СТУ 2.8-2011 Повышение квалификации и переподготовка кадров
СТУ 2.9-2011 Проектирование образовательных программ
СТУ 2.10-2011 Планирование образовательных процессов
Обеспечивающие процессы (раздел 6 СТБ ISO 9001 Менеджмент ресурсов)
СТУ 3.1-2011 Кадровое обеспечение
СТУ 3.2-2011 Учебно-методическое обеспечение
СТУ 3.4-2011 Библиотечное и информационное обеспечение
СТУ 3.6-2011 Материально-техническое обеспечение
СТУ 3.8-2011 Управление инфраструктурой и рабочей средой
СТУ 3.9-2011
Обеспечение безопасности жизнедеятельности
18/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Под оценкой результативности показателя процесса
следует понимать сравнение полученных (измеренных) значений показателей
процесса
с их установленными (плановыми)
значениями:
Примечания:
1 Если целевое значение показателя необходимо минимизировать, то:
2. Если при проведении расчета
мается равным 1.
принимает значение больше 1, то
прини-
Результативность процесса определяется по формуле:
где
- результативность i-того показателя,
n – количество показателей процесса,
– коэффициент весомости i-того показателя.
В случае, если процесс определяется одним показателем, то
=
.
Коэффициенты весомости показателей
определяются и устанавливаются экспертным путем, в роле экспертов выступают руководители (владельцы) процессов и руководители структурных подразделений.
Экспертам необходимо оценить важность показателей процесса по десятибалльной шкале по мере возрастания важности и перевести их в десятичные
значения, с тем, чтобы их сумма составляла единицу.
Таблица 2
Результаты определения показателя результативности процесса
№
п/п
Наименование
показателя
Плановое
значение
показателя,
1
2
3
Измеренное
значение
показателя,
1
…
1
…
n
Коэффициент
весомости
показателя,
1
…
n
Результативность
показателя,
Итоговая
результативность
процесса,
1
…
n
n
19/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Результативность СМК определяется как средневзешенное значение показателей результативности всех процессов по следующей формуле:
где
– коэффициент весомости j-того процесса,
m – количество процессов.
Таблица 3
Результаты определения показателя результативности СМК
№
п/п
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Наименование процесса
Коэффициент
весомости
Результативность
процесса,
Результативность
СМК,
процесса, Квпр
Подготовка специалистов на первой
ступени высшего образования
Подготовка магистров на второй
ступени высшего образования
Подготовка научных работников высшей квалификации
Научная, научно-техническая и
инновационная деятельность
Доуниверситетская подготовка
Повышение квалификации и
переподготовка кадров
Проектирование образовательных программ
Планирование образовательных
процессов
Кадровое обеспечение
Учебно-методическое обеспечение
Библиотечное и информационное обеспечение
Материально-техническое
обеспечение
Управление инфраструктурой и
рабочей средой
Обеспечение безопасности жизнедеятельности
1
=0,20
1
2
=0,10
2
3
=0,10
3
4
=0,15
4
5
=0,04
5
6
=0,05
6
7
=0,08
7
8
=0,07
8
9
=0,05
9
10
=0,05
10
11
=0,03
11
12
=0,03
12
13
=0,03
13
14
=0,02
14
20/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
На основании анализа данных выбраны следующие 5 градаций оценки
результативности процессов и СМК:
Р от 0% до 50% - процесс не результативен (СМК не результативна).
Цели и задачи не были достигнуты, необходимо принятие срочных корректирующих действий для выявления и устранения причин несоответствий. Требуется полное переосмысления процесса, необходимо провести: анализ требований предъявляемых к данному процессу, анализ выбора критериев, анализ взаимодействия с другими процессами, а так же определение степени влияния
данного процесса на другие процессы.
Р от 51 % до 65 % - низкий уровень результативности процесса (СМК).
Данный процесс (СМК), требует глубокого анализа, необходимо принятие
срочных корректирующих действий для выявления и устранения причин несоответствий.
Р от 66 % до 75 % - средний уровень результативности процесса (СМК).
Цели и задачи были частично достигнуты, необходимо разработать корректирующие действия для выявления и устранения причин несоответствий, а так же
проведение анализа с использованием статистических методов.
Р от 76 % до 85 % - достаточный (нормальный) уровень результативности процесса (СМК). Цели и задачи близки к достижению, необходимо проведение мероприятий для предупреждения появления несоответствий, а так же
проведение анализа с использованием статистических методов.
Р от 86 % до 100 % высокий уровень результативности процесса (СМК).
Поставленные цели и задачи практически достигнуты, либо выполнены в полной мере. Регулярное проведение статистических исследований необходимо
для разработки мероприятий направленных на улучшение процесса. Возможно
увеличение критериев результативности процесса, что позволит более точно
оценить процесс.
21/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Лист регистрации изменений
№ Основание для внеп/п
сения изменения
Номер
страницы
Краткое содержание изменения
Дата
Ф. И. О., подпись
внесения внесшего изменение
22/23
БГТУ
Документированная процедура
АНАЛИЗ СМК РУКОВОДСТВОМ И УЛУЧШЕНИЕ
ДП 1.4-2015
Лист согласования
23/23