Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании
advertisement
Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Информационная база на сайте 1С (http://unf.demo.1c.ru/case_1) Информационная база на сайте 1С:ИТС (its.1c.ru) Портрет компании Компания «Поставка металла» занимается оптовой торговлей металлом. В штате: генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер, помощник главного бухгалтера, руководитель отдела продаж, 10 менеджеров по продажам, менеджер по закупкам, диспетчер, 4 водителя, 4 экспедитора. Схема работы до внедрения 1С:УНФ Менеджеры по продажам занимаются активным поиском клиентов. Ведут свои записи в табличном редакторе. Имеют доступ к «1С:Бухгалтерии» для выставления счетов. После выставления счета покупателю менеджер договаривается с ним об оплате и делает заказ поставщику сам либо через менеджера по закупкам. Получает счет от поставщика. По правилам компании менеджер должен дождаться оплаты от покупателя и оплатить счет поставщика. Выполнение правила не контролируется. На деле каждый менеджер просит оплатить свой заказ. В результате оплачиваются заказы тех, кто привел самые убедительные аргументы. Далее менеджер узнает, оплатили деньги поставщику или нет, непосредственно у бухгалтера или руководителя отдела продаж, так как они имеют доступ к клиент-банку. В среднем каждый менеджер отгружает в день по два-три заказа. В итоге менеджеры тратят 30 % своего рабочего времени, а также времени руководителя отдела продаж и бухгалтера на уговоры оплатить свои заказы, а потом на выяснение оплаты по ним. После оплаты счета поставщика менеджер договаривается с поставщиком о получении товара, а с покупателем об отгрузке. В зависимости от условий отгрузки (самовывоз или доставка) обращается к диспетчеру. Диспетчер в табличном редакторе ведет расписание экспедиторов и водителей компании. Если заказов много, то диспетчер заказывает услуги у сторонних организаций. Экспедиторы сопровождают груз, как со своими водителями, так и с чужими. Экспедитор забирает у поставщика отгрузочные документы, едет к клиенту, от руки заполняет бланк отгрузочной накладной, привозит в офис, отдает менеджеру на проверку, менеджер проверяет, отдает в бухгалтерию, бухгалтерия делает приход, расход и передает экспедитору для подписания оригиналов. Цепочка сбора документов не контролируется. В результате документы теряются. В конце каждого месяца менеджер заполняет электронную таблицу по своим сделкам: клиент, название сделки, сумма отгрузки, сумма закупки, расходы (вознаграждения посредникам, оплата экспедиторам и поставщикам). Разница умножается на процент 1 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» менеджера. Эти файлы сдаются руководителю отдела продаж для проверки. Подтвердить эти данные оперативными данными в силу их разрозненности и неполноты крайне затруднительно. Бизнес-проблемы Кассовые разрывы. Непонятно, сколько должны поставщикам, сколько должны клиенты. Кассовые разрывы «лечат» кредитами. Постоянно растущий долг беспокоит директора. Первичные документы теряются, в наличии 30 %. Периодически появляются клиенты, которые заявляют, что товар не получали (хотя им все было отгружено), а подписанных отгрузочных документов нет. В итоге – судебные процессы. Появились сомнения, все ли заказы прибыльны. Хотят видеть прибыль каждого заказа. Подготовка к внедрению Договоренности Первым этапом договорились «выпрямить» основной бизнес-процесс и наладить по нему учет. Начать собирать показатели (доходы, расходы, прибыль, долги, рентабельность) как по каждой сделке, так и по компании в целом. Решение этой задачи даст возможность объективно оценить состояние дел в компании и принять правильные управленческие решения. Учет решено вести от имени двух организаций: основной (ООО «Продажа металла») и управленческой с целью отражения в управленческом учете всех 100 % хозяйственных операций компании. Данные в «1С:Бухгалтерию» будут выгружаться от имени основной организации. Таким образом, документы, офомленные от имени управленческой организации, не будут фигурировать в регламентированном учете. Особенности Справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» Так как в программе «1С:Бухгалтерия» справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» были испорчены – менеджеры не искали контрагента или товар, а каждый раз заводили новый элемент, было принято решение в 1С:УНФ заполнять справочники «Номенклатура» и «Контрагенты» с нуля. Права на заполнение справочника «Номенклатура» остались только у руководителя отдела продаж, закупщика и главного бухгалтера. Справочник «Контрагенты» доступен всем, главный бухгалтер назначен ответственным за порядок в нем (контроль дублей, контроль правильности и полноты заполнения реквизитов и т. д.). Стадии заказа Для удобства отслеживания работ по сделке в программу введены дополнительные стадии заказа покупателя – «Заявка» и «Закупка». При условии выполнения всех действий, а также при наличии всех документов по заказу статус документа («Заказ покупателя», «Заказ поставщику») меняется на «Выполнен» и устанавливается галочка «Закрыт». 2 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Отражение в программе работы водителей и экспедиторов Для доставки товара покупателям компания пользуется услугами как сторонних перевозчиков, так и собственных водителей. Для простоты учета было принято решение отражать взаимодействие со своими водителями в 1С:УНФ так же, как взаимодействие с внешними перевозчиками (взаимодействие с поставщиками). Аналогичным образом решено отражать и взаимодействие с экспедиторами. Для этого в справочнике «Контрагенты» создали папку «Перевозчики» с двумя вложенными папками – «Внутренние» и «Внешние» и папку «Экспедиторы». В данном примере отдел доставки является для остальной компании практически отдельной службой, которая к тому же еще и выполняет работы по перевозке грузов на своих машинах для внешних контрагентов. Основной бизнес-процесс и его отражение в 1С:УНФ Получение заказа. Планирование и выполнение оплат по заказу. Часть менеджеров по продажам занимается активным поиском клиентов – обзвоны и рассылка коммерческих предложений. Этот процесс происходит вне 1С:УНФ. В 1С:УНФ менеджер начинает отражать сделку с получения заказа. Основным рабочим инструментом для менеджера стал список заказов покупателей с отбором по ответственному. Для полноты картины в список добавлены колонки «Оплачено», «% оплаты» и «Дата отгрузки». При получении заказа создает в программе заказ покупателя со статусом «Заявка», планирует дату отгрузки, дату оплаты, печатает счет и отправляет клиенту. Бухгалтерия каждое утро до 11:00 часов разносит банк в 1С:УНФ. Благодаря этому каждый сотрудник, в т. ч. менеджер по продажам, знает, что после 11:00 часов он может, не вставая с рабочего места, видеть актуальную картину по оплатам своих заказов. Таким образом, необходимость «хождения по оплатам» отпала сама собой. После получения оплаты счета клиентом менеджер по продажам сам либо через менеджера по закупкам получает счет от поставщика и передает его менеджеру по закупкам. Полученный счет поставщика менеджер по закупкам регистрирует в 1С:УНФ: вводит заказ поставщику со статусом «В работе» на основании соответствующего заказа покупателя. Планирует в нем дату поставки товара, дату оплаты, заполняет входящий номер счета. Статус заказа покупателя меняет на «Закупка». Утверждение счетов на оплату теперь происходит на основании данных 1С:УНФ: менеджер по закупкам печатает отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по фильтру «Не оплаченные» и передает его директору. Директор ставит галочки, кому оплатить, подписывает и передает документ в бухгалтерию. Рабочим инструментом для менеджера по закупкам стал список заказов поставщикам, в который для большей информативности добавлены колонки «Оплачено» и «% оплаты», а также колонки «№ вх. документа» и «Дата вх. документа», с помощью которых контролируется наличие счета поставщика. 3 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Как только менеджер по закупкам начал регистрировать счета поставщиков в 1С:УНФ, у него появилась возможность в любой момент времени видеть: сколько счетов и на какую сумму нужно оплатить (за каждый день или за период) – отчет «Оплата заказов поставщикам»; поступление заказов и оплату по ним – отчет «Поступление и оплата по заказам поставщикам»; взаиморасчеты с поставщиками, долги – отчет «Взаиморасчеты». Бухгалтер в соответствии с утвержденным списком оплат находит заказ поставщику в перечне заказов поставщикам по входящему номеру счета, формирует платежки и выгружает в клиент-банк для оплаты. На утро следующего дня выгружает оплаты из клиент-банка. Оформляет по ним в программе документы «Расход со счета». Исполнение заказа покупателя Менеджер по продажам видит оплаченные заказы поставщикам и договаривается с диспетчером о доставке заказа. Диспетчер планирует загрузку данных об экспедиторах и водителях в Excel в разрезе номеров заказов покупателей – отмечает, какие заказы ими выполнены, а какие – нет. В 1С:УНФ проставляет ФИО экспедитора в дополнительное поле, выведенное в шапку документа «Заказ покупателя». Диспетчер оформляет заказ поставщику на услугу «Доставка»: от имени управленческой организации, если исполнитель (контрагент) – водитель нашей компании; от имени компании, если исполнитель (контрагент) – водитель сторонней компании. На основании заказа поставщика создает приходную накладную. Экспедитор с водителем едут к поставщику. Получают от поставщика груз и первичные документы, отвозят груз покупателю, подписывают с покупателем рукописную накладную об отгрузке. Эти документы экспедитор раз в два-три дня отдает ответственному менеджеру. Закрытие сделки Менеджер по продажам находит свои документы, проверяет их и отдает руководителю отдела продаж. Если в процессе сделки возникли дополнительные расходы по вознаграждению посредников, сообщает об этом руководителю отдела продаж. Руководитель отдела продаж после проверки оплаты покупателя находит в программе заказ поставщику по номеру счета, создает на его основании приходную накладную. Проверяет наличие рукописной накладной об отгрузке и на основании заказа покупателя формирует расходную накладную. Меняет статус заказа поставщику на «Выполнен». Печатную форму расходной накладной отправляет с курьером к покупателю для подписания. Получает от курьера подписанные документы. 4 Если по сделке имеются дополнительные расходы по вознаграждению посредников, руководитель отдела продаж отражает выдачу денег из кассы документом «Расход из кассы» с привязкой к заказу покупателя с видом операции «Прочее», в корреспонденции тип счета – «Расход». Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» При наличии оплаты покупателя, документов по сделке руководитель отдела продаж ставит галочку в заказе покупателя – признак закрытия сделки. У руководителя отдела продаж появилась возможность в любой момент времени видеть: сколько счетов и на какую сумму покупатели должны оплатить – отчет «Оплата заказов покупателей»; как выполняются заказы покупателей – что зарезервировано на складе, что заказано поставщикам – отчет «Выполнение заказов покупателей»; взаиморасчеты с поставщиками, долги – отчет «Взаимозачеты» с отбором по покупателям. Диспетчер два раза в месяц (15-го и 5-го числа месяца, следующего за отчетным) приходует услуги экспедиторов: создает приходную накладную на услугу «Сопровождение груза», где контрагент – экспедитор компании, с привязкой каждой строки табличной части документа к соответствующему заказу покупателя. Рассчитывает и выдает водителям зарплату. Выбирает по каждому водителю заказы, по которым он доставлял товар. Формирует документ «Расход из кассы», где каждая строка документа привязывается к соответствующим документам: «Заказ покупателя» и «Расходная накладная». У диспетчера появилась возможность: контролировать оформление документов по доставке и сопровождению грузов – отчет «Закупки»; контролировать расчеты с перевозчиками – отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по перевозчикам. Закрытие месяца: расчет заработной платы менеджерам по продажам Шестого числа, после того как диспетчер разнес все затраты по заказам, руководитель отдела продаж начисляет зарплату менеджерам по всем закрытым сделкам месяца. Формирует отчет «Доходы и расходы» с группировкой по менеджерам и по закрытым заказам покупателей. По каждому менеджеру видит количество отгрузок, по каждой сделке – сумму отгрузки, себестоимость, расходы, прибыль. Сумму прибыли по каждому менеджеру умножает на его премиальный коэффициент и получает сумму премиальных. Создает в программе документ «Начисление зарплаты» с окладами менеджеров, проставляет суммы премиальных. Закрытие месяца: общие расходы Счета на аренду, связь, электроэнергию и прочие общие расходы бухгалтер отражает в программе документом «Заказ поставщику» и приходует их документом «Приходная накладная». Расчет заработной платы административно-хозяйственному персоналу бухгалтер выполняет документом «Расчет зарплаты». У бухгалтера появилась возможность контролировать: оплату услуг сторонних организаций – отчет «Оплата заказов поставщикам»; начисления и удержания сотрудникам – отчет «Начисления и удержания»; 5 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» асчеты с персоналом – отчет «Расчеты с персоналом»; р движения денежных средств – отчеты «Движение денежных средств», «Денежные средства». Бизнес-результаты проекта Решена проблема кассовых разрывов. Директор утверждает платежи поставщикам, имея информацию: по наличию денежных средств на расчетных счетах – клиент-банк; о заказах поставщикам без оплаты – отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по фильтру «Не оплаченные»; о планируемых поступлениях – отчет «Оплата заказов покупателей» в разрезе планируемых дат оплаты. Теперь директор имеет возможность анализировать прибыльность/убыточность каждого заказа – отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)». Наведен порядок в документах: статус заказа покупателя «Выполнен» и галочка «Закрыт» говорят о том, что по заказу все действия выполнены, документы имеются в наличии и отражены в программе. 6 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Описание задач, выполняемых сотрудниками в 1С:УНФ – на данных информационной базы Менеджер по продажам Создание заказа покупателя Менеджер по продажам при получении заказа создает в программе документ «Заказ покупателя» со статусом «Заявка», планирует дату отгрузки, дату оплаты. Рис. 1. Заказ покупателя 7 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Печать счета на оплату и отправка его клиенту По кнопке «Печать» печатает счет и отправляет его клиенту. Рис. 2. Печатная форма счета на оплату 8 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Контроль выполнения заказов покупателей Основной рабочий инструмент менеджера по продажам – список «Заказов покупателей» по ответственному лицу. Для большей информативности в список добавлены колонки «Оплачено», «% оплаты» и «Дата отгрузки». Для наглядности общей картины по заказам выполнено условное оформление по состоянию заказа: поле «Дата заказа» окрашивается в желтый цвет, если состояние заказа «Заявка»; в зеленый, если состояние заказа «Закупка». Рис. 3. Настройка условного оформления списка «Заказы покупателей» Рис. 4. Список заказов покупателей с дополнительными колонками «Оплачено», «% оплаты», «Дата отгрузки», условным оформлением и с отбором по менеджеру Аванесову 9 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Менеджер по закупкам Оформление заказа поставщику Менеджер по закупкам на основании заказа покупателя создает документ «Заказ поставщику», устанавливает статус документа «В работе». Планирует в нем дату поставки товара, дату оплаты, заполняет входящий номер счета. Рис. 5. Заказ поставщику 10 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Изменение статуса заказа покупателя Меняет статус заказа покупателя на «Закупка». Рис. 6. Изменение статуса заказа покупателя 11 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Согласование платежей поставщикам на оплату Менеджер по закупкам печатает отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по фильтру «Не оплаченные» и передает его директору. Директор ставит галочки, кому оплатить, подписывает и передает документ в бухгалтерию. Рис. 7. Отчет «Оплата заказов поставщикам с отбором по фильтру «Не оплаченные» 12 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Контроль выполнения заказов поставщикам Рабочим инструментом для менеджера по закупкам является список заказов поставщикам, в который для большей информативности добавлены колонки «Оплачено» и «% оплаты». С помощью колонок «№ вх. документа» и «Дата вх. документа» контролируется наличие счета поставщика. По этим реквизитам облегчается поиск заказа поставщику в списке заказов. Рис. 8. Список заказов поставщикам Для контроля платежей поставщикам менеджер по закупкам пользуется отчетом «Оплата заказов поставщикам». С помощью фильтра по состоянию оплаты можно отобрать все заказы или только неоплаченные, оплаченные частично, оплаченные полностью. Формируя отчет об оплатах в разрезе планируемых дат, менеджер по закупкам, сравнивая текущую дату с планируемой, может определить, на сколько дней задержана оплата поставщику. 13 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 9. В соответствии с настройками в отчет «Оплата заказов поставщикам» выведены все незакрытые заказы в разрезе планируемых дат оплаты Поступления по заказам, а также оплаты по ним менеджер по закупкам контролирует с помощью отчета «Поступление и оплата по заказам поставщикам». Встроенные фильтры «По состоянию поступления» и «По состоянию оплаты» позволяют выбирать в отчет нужные заказы. Для проведения более подробного анализа в отчет добавлены планируемые даты оплаты и планируемые даты отгрузки. На рисунке 10 приведен пример отчета с подобными настройками. В него попали оплаченные заказы, по которым нет поступлений. Если предположить, что текущая дата – 4 апреля, то становится очевидным, что по заказу поставщику № 19 поставка задерживается на два дня, а по заказу № 20 поставка товара ожидается на следующий день. 14 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 10. В соответствии с настройками в отчете «Поступление и оплата по заказам поставщикам» выведены оплаченные заказы, по которым нет поступлений в разрезе планируемых дат оплаты и поступлений Информацию по взаимозачетам с поставщиками – долги поставщикам, долги по отгрузкам поставщиков – менеджер по закупкам видит в отчете «Взаимозачеты» с отбором только тех контрагентов, которые находятся в папке «Поставщики» справочника «Контрагенты». Рис. 11. Редактирование отбора в отчете «Взаиморасчеты» 15 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 12. Отчет «Взаиморасчеты» с отбором по поставщикам 16 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Диспетчер Назначение экспедитора заказу покупателя Диспетчер каждому заказу назначает экспедитора, проставляет его ФИО в дополнительном поле в шапке документа «Заказ покупателя». Создание дополнительного реквизита. 1. Нажимаем ссылку «Сервисные настройки» формы «Настройки». Доступ к форме «Настройки» имеется как с панели навигации раздела «Предприятие», так и с панели действий раздела «Администрирование». Рис. 13. Форма «Настройки» 17 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» 2. Устанавливаем галочку «Использовать дополнительные реквизиты и сведения». Рис. 14. Включение возможности добавления дополнительных реквизитов и сведений 3. Н ажимаем появившуюся на панели навигации раздела «Администрирование» ссылку «Наборы дополнительных реквизитов и сведений». Открываем форму «Доп. свойства документа «Заказа покупателя» и добавляем реквизит «Экспедитор». 18 Рис. 15. Добавление дополнительного реквизита Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» 4. Открываем документ «Заказ покупателя». Реквизит «Экспедитор» появился на вкладке «Дополнительные реквизиты». Чтобы перенести его в шапку документа, нажимаем кнопку «Все действия», в открывшемся окне перетаскиваем реквизит «Экспедитор» в левую колонку шапки документа. Рис. 16. Перенесение реквизита в шапку документа 19 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 17. Документ «Заказ покупателя» с дополнительным реквизитом в шапке документа 20 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Оформление документов на услугу «Доставка» (водитель компании) Если доставлять груз будет водитель компании, то диспетчер на основании заказа покупателя оформляет заказ поставщику на услугу «Доставка» от имени управленческой организации. Рис. 18. Заказ поставщику на доставку, оформленный от имени управленческой организации. Контрагент – водитель компании Рис. 19. Приходная накладная на услугу «Доставка» создана на основании заказа поставщику (рис. 18) 21 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Оформление документов на услугу «Доставка» (водитель сторонней компании) Если доставлять груз будет водитель сторонней компании, то диспетчер на основании заказа покупателя оформляет заказ поставщику на услугу «Доставка» от имени компании. Оформление документов на услугу «Доставка» (водитель сторонней компании) Если доставлять груз будет водитель сторонней компании, то диспетчер на основании заказа покупателя оформляет заказ поставщику на услугу «Доставка» от имени компании. Рис. 20. Заказ поставщику на доставку, оформленный от имени компании. Контрагент – сторонняя компания Рис. 21. Приходная накладная на услугу «Доставка» создана на основании заказа поставщику (рис. 20) Оплата поставщику (стороннему водителю) выполняется в обычном порядке бухгалтером. 22 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Отражение в программе услуг экспедиторов и выдача им зарплаты Диспетчер два раза в месяц (15-го и 5-го числа месяца, следующего за отчетным) приходует услуги экспедиторов: создает приходную накладную на услугу «Сопровождение груза», где контрагент – экспедитор компании, с привязкой каждой строки табличной части документа к соответствующему заказу покупателя. Рис. 22. Приходная накладная на услугу «Сопровождение груза» Выдает экспедитору из кассы начисленную сумму и оформляет факт выдачи зарплаты в программе документом «Расход из кассы». 23 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 23. Документ «Расход из кассы», созданный на основании документа «Приходная накладная» на услугу «Сопровождение груза» Отражение в программе выдачи зарплаты водителям компании В списке приходных накладных диспетчер выполняет отбор по контрагенту – водителю компании за отчетный период (полмесяца). 24 Рис. 24. Список приходных накладных с отбором по контрагенту Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Выплачивает водителю зарплату. Факт выдачи зарплаты отражает документом «Расход из кассы», где каждая строка документа привязывается к соответствующим документам: «Заказу поставщику» и «Расходной накладной». Рис. 25. Документ «Расход из кассы». Каждая строка документа привязывается к соответствующим документам: «Заказу поставщику» и «Расходной накладной» 25 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Контроль оформления документов по доставке и сопровождению грузов Выполнить контроль оформления документов по доставке и сопровождению грузов диспетчеру поможет отчет «Закупки». Информация по документам выводится в соответствии с настройками: только по номенклатуре «Доставка» и «Сопровождение грузов (экспедитор)», в разрезе поставщиков. Рис. 26. Настройки отчета «Закупки» для диспетчера 26 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Любой документ диспетчер может посмотреть, не выходя из отчета, перейдя по соответствующей ссылке. Рис. 27. Отчет «Закупки» по номенклатуре «Доставка» и «Сопровождение грузов (Экспедитор)» в разрезе контрагентов 27 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Контроль расчетов с перевозчиками Расчеты с водителями диспетчер контролирует с помощью отчета «Оплата заказов поставщикам» с отбором по перевозчикам – внутренним (свои водители) и внешним (сторонние водители). Рис. 28. Отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по перевозчикам 28 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Руководитель отдела продаж Оформление поставки товара Руководитель отдела продаж находит заказ поставщику по номеру счета, создает на его основании приходную накладную, в которой проставляет номер и дату входящего документа (при его наличии). Меняет статус документа «Заказ поставщику» на «Выполнен» и устанавливает галочку – признак закрытия заказа. Рис. 29. Документ «Приходная накладная», созданный на основании «Заказа поставщику» 29 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Оформление отгрузки товара покупателю Руководитель отдела продаж находит заказ покупателя по номеру счета, создает на его основании расходную накладную. Меняет статус документа «Заказ покупателя» на «Выполнен» и устанавливает галочку – признак закрытия заказа. Рис. 30. Документ «Расходная накладная», созданный на основании заказа покупателя 30 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Отражение в программе вознаграждения посредников Выдачу денег из кассы на вознаграждение посредников руководитель отдела продаж отражает в программе документом «Расход из кассы». Рис. 31. Документ «Расход из кассы» Контроль выполнения заказов покупателей Информацию о ходе выполнения работы по выполнению заказов покупателей руководитель отдела продаж может увидеть в списке заказов покупателей. Провести более подробный анализ поможет отчет «Оплата заказов покупателей». С помощью фильтра по состоянию оплаты руководитель отдела продаж сможет вывести в отчет все заказы или только неоплаченные, оплаченные частично, оплаченные полностью. Кроме того, если вывести в отчет информацию об оплатах в разрезе планируемых дат, руководитель отдела продаж, сравнивая текущую дату с планируемой, сможет определить, на сколько дней задержана оплата покупателя. Чтобы видеть информацию в отчете по конкретному менеджеру, нужно настроить отбор по ответственному за заказ. 31 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 32. Настройки отчета «Оплата заказов покупателей» по ответственному менеджеру в разрезе планируемых дат Рис. 33. Отчет «Оплата заказов покупателей» по ответственному менеджеру в разрезе планируемых дат 32 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Как выполняются заказы покупателей (что зарезервировано на складе, что заказано поставщикам), руководитель отдела продаж видит в отчете «Выполнение заказов покупателей». Для большей информативности в отчет выведены планируемые даты отгрузок. Рис. 34. Отчет «Выполнение заказов покупателей», сформированный в разрезе планируемых дат отгрузки Информацию по взаимозачетам с покупателями руководитель отдела продаж видит в отчете «Взаимозачеты» с отбором только тех контрагентов, которые находятся в папке «Покупатели» справочника «Контрагенты». Рис. 35. Редактирование отбора в отчете «Взаиморасчеты» 33 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 36. Отчет «Взаиморасчеты» с отбором по покупателям Расчет заработной платы менеджерам по продажам После того как диспетчер разнес все затраты по заказам, руководитель отдела продаж формирует отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)» с группировкой по менеджерам и по закрытым заказам покупателей. Рис. 37. Настройки отчета «Доходы и расходы (по отгрузке)» 34 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» По каждому менеджеру видит количество отгрузок, по каждой сделке – сумму отгрузки, себестоимость, расходы, прибыль. Рис. 38. Отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)», сгруппированный по менеджерам и по закрытым заказам покупателей 35 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Сумму прибыли по каждому менеджеру умножает на его премиальный коэффициент и получает сумму премиальных. Создает в программе документ «Начисление зарплаты» с окладами менеджеров, проставляет суммы премиальных. Рис. 39. Документ «Начисление зарплаты» 36 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Бухгалтер Отражение в программе оплат покупателей Бухгалтер каждое утро разносит в программе банк с помощью документа «Поступление на счет». Рис. 40. Документ «Поступление на счет» 37 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Отражение в программе оплат поставщикам Бухгалтер в соответствии с утвержденным списком оплат находит заказ поставщику в перечне заказов поставщикам по входящему номеру счета, формирует платежки и выгружает их в клиент-банк. Рис. 41. Документ «Платежное поручение» 38 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» На утро следующего дня выгружает оплаты из клиент-банка. Оформляет по ним в программе документы «Расход со счета». Рис. 42. Документ «Расход со счета» 39 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Закрытие месяца Счета на аренду, связь, электроэнергию и прочие общие расходы бухгалтер отражает в программе документом «Заказ поставщику» и приходует их документом «Приходная накладная». Рис. 43. Документом «Заказ поставщику» в программе регистрируется счет от поставщика электроэнергии Рис. 44. Документ «Приходная накладная» на поставку электроэнергии создан на основании заказа поставщику 40 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 45. Документом «Заказ поставщику» регистрируется счет арендодателя Рис. 46. Документ «Приходная накладная» создан на основании «Заказа поставщику» (аренда) 41 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Расчет заработной платы административно-хозяйственному персоналу бухгалтер выполняет документом «Расчет зарплаты». Рис. 47. Документ «Расчет зарплаты» 42 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Контроль оплат поставщикам Оплаты поставщикам бухгалтер контролирует с помощью отчета «Оплата заказов поставщикам». Работа с отчетом была рассмотрена при описании действий менеджера по закупкам, диспетчера. Контроль по начислению и выплате заработной платы Проконтролировать начисления и удержания сотрудникам бухгалтер сможет по отчету «Начисления и удержания». Рис. 48. Отчет «Начисления и удержания» 43 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Провести контроль над расчетами с персоналом бухгалтеру поможет отчет «Расчеты с персоналом». Рис. 49. Отчет «Расчеты с персоналом» Контроль движения денежных средств Контролировать движение денежных средств компании бухгалтеру помогут отчеты «Движение денежных средств» и «Денежные средства». 44 Рис. 50. Отчет «Движение денежных средств» Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 51. Отчет «Денежные средства» 45 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Директор Утверждение платежей поставщикам на оплату Директор получает от менеджера по закупкам список заказов поставщикам. Зная (из клиент-банка), сколько денег на расчетном счете, определяет сумму, которую возможно потратить на оплату поставщикам. На эту сумму отмечает заказы, по которым следует провести оплату, и передает список бухгалтеру. Если необходимо уточнить информацию о планируемых поступлениях покупателей, приглашает к себе руководителя отдела продаж. Руководитель отдела продаж представляет директору отчет «Оплата заказов покупателей» в разрезе планируемых дат оплаты. Таким образом, решена проблема кассовых разрывов. Анализ прибыльности заказов Директор анализирует прибыль/убыток заказов покупателей с помощью отчета «Доходы и расходы (по отгрузке)». Теперь он видит, какие заказы прибыльны, а какие – нет, и может разобраться в причинах, повлиявших на снижение прибыльности по заказу. К примеру, заказ покупателя № 6 от 07.03.13 сработан в ноль. 46 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Рис. 52. Отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)» 47 Разбор кейсов по управлению бизнесом в программе «1С:Управление небольшой фирмой» Бизнес-кейс «Организация продаж в оптовой компании» Контроль наличия документов по сделке В процессе работы над заказом номера и даты входящих документов проставляются сотрудниками в соответствующих полях заказов поставщикам, приходным накладным. Эти поля выведены в списки документов, что дает возможность определять, какие документы в наличии, а какие – нет. Статус заказа покупателя «Выполнен» и галочка «Закрыт» говорят о том, что по заказу все действия выполнены, документы имеются в наличии и отражены в программе. Таким образом, наведен порядок в документах. Рекомендуем ознакомиться с разделами: 48 Попробовать 1С:1С:УНФ бесплатно (тест-драйв до трех месяцев) (http://v8.1c.ru/small.biz/anket_ru.jsp) Обмен данными с «1С:Бухгалтерией 8» (http://v8.1c.ru/small.biz/acc/) Интеграция с интернет-магазинами (http://v8.1c.ru/small.biz/ishop/)
