БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ЖКХ (Часть 1)

FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 47
консалтинг и аудит
Сегодня выигрывает тот, кто на основе оперативных данных о деятельнос'
ти предприятия может быстро реагировать на рыночные изменения. Поэ'
тому необходимо добиться «прозрачности» предприятий для всего внешнего
мира, а это можно сделать только за счет «прозрачности» бухгалтерского
учета и финансовой отчетности.
Бухучет
на предприятиях ЖКХ
В последнее время все больше внимания уделяется предприятиям жилищ#
но#коммунальной сферы, поскольку их деятельность касается каждого члена
нашего общества. Это связано с постоянным ростом цен на услуги этих пред#
приятий, причем не всегда обоснованным с точки зрения граждан. Причиной
недоверия является отсутствие прозрачности в учете таких предприятий и на#
личие разных форм собственности.
Так, имеются государственные коммунальные и жилищно#коммунальные
предприятия, частные ЖЭКи и объединения собственников квартир в много#
этажных домах (ОСМД) коллективной, коммунальной или смешанной форм
собственности, и даже частной. Поэтому на первый взгляд кажется, что учет в
этих предприятиях должен быть разный.
Однако с 1 января 2000 года организация, ведение бухгалтерского (фи#
нансового) учета и составление финансовой отчетности в жилищно#комму#
нальной сфере осуществляются на основе утвержденных приказами Минис#
терства финансов Украины, зарегистрированными в Министерстве юстиции
Украины, Положений (стандартов) бухгалтерского учета, которые регламен#
тируются Законом Украины от 16.07.1999 г. № 996#ХIV «О бухгалтерском уче#
те и финансовой отчетности в Украине». Некоторые особенности имеются в
калькулировании себестоимости, но и это установлено в рамках П(С)БУ.
Разобраться в системе применения стандартов в ЖКХ сложно именно в
связи с простотой и непривычностью их формулировок, поскольку они дают
свободу выбора, к которой многие руководители жилищно#коммунальных
предприятий и главные учетные специалисты не привыкли до сих пор. Совре#
менная учетная система требует глубокого и детального изучения, большой
предварительной аналитической работы, формирования на каждом предпри#
ятии, в каждом ОСМД своей собственной экономически обоснованной учет#
ной политики.
Но она делает экономику ЖКХ более открытой, понятной, «прозрачной»,
что позволяет получить обоснованную финансовую отчетность, составляе#
мую на данных бухгалтерского учета, для осуществления реального управле#
ния жилищно#коммунальным предприятием, ОСМД, коммунальным пред#
47
финансовый директор
№ 7 y 2008
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 48
приятием. В конечном счете эта система дает возможность принимать правильные
решения.
«Прозрачность» жилищно#коммунального предприятия — это не только наличие
хорошо налаженных и формализованных бизнес#процедур. Это и наличие отлажен#
ных, методологически правильных и единообразных со всем остальным миром учет#
ных процедур, то есть процедур ведения бухгалтерского учета и составления финансо#
вой отчетности. Это еще и открытость для внешних организаций и лиц, доступность
полной и достоверной информации для руководителей разного уровня.
В то же время в ЖКХ продолжает применяться усложненная до бессмысленности
журнально#ордерная форма. Законодательно установлено, что форму учета предприя#
тие может выбрать любую. Но бухгалтера не знают этих форм и, следовательно, не мо#
гут их применять с учетом специфики деятельности предприятия. А журнально#ордер#
ная форма не позволяет делать учет быстро, эффективно и ежедневно.
Нельзя назвать рациональным и создание управленческого учета как отдельного ви#
да учетных работ, поскольку через некоторое время выясняется, что кроме дополни#
тельных затрат он ничего не дает. Поэтому значительное количество руководителей
предприятий, потративших определенные суммы на его организацию, через некото#
рое время испытывают чувство глубокого разочарования. Учета много, а результат
один.
Для организации серьезного управленческого учета необходимо по максимуму ис#
пользовать уже имеющийся бухгалтерский персонал и методику финансового учета, но
в оперативном порядке. Что для этого нужно? Не очень много затрат, рациональная ор#
ганизация работы и управления, а именно:
Œ
ежедневный учет выходов на работу для лиц с повременной оплатой труда и еже+
дневное закрытие нарядов для лиц со сдельной оплатой труда;
Œ
ежедневная передача сведений о выходах на работу или выработке в бухгалтерию;
Œ
ежедневное начисление заработной платы (без налогов, их разумно исчислять
в последний день месяца);
Œ
по известному проценту ежедневное начисление отчислений в государственные
специальные фонды;
Œ
ежедневное составление и передача в бухгалтерию отчетов материально ответ+
ственных лиц о движении запасов;
Œ
ежедневные сведения о выпуске и отгрузке готовой продукции.
Как все это организовать, нужно предусмотреть в учетной политике, а именно:
Œ
определить четкий перечень постоянных и переменных расходов;
Œ
установить ответственных должностных лиц;
Œ
внести соответствующие изменения в должностные инструкции;
Œ
сделать определенную модернизацию программ учета;
Œ
выделить определенные технические средства, при помощи которых будут уста+
навливаться объективные данные о рабочем времени, расходе материальных цен+
ностей, работе оборудования и т. д.
Но главное — отказаться от громоздкой журнально#ордерной формы учета, к кото#
рой так привыкли бухгалтера. Это требует незначительной доработки действующих
компьютерных программ или разработки обычных электронных таблиц.
Управление уже требует организации учетной работы по географическим и хозяй#
ственным сегментам отчетности или центрам ответственности. А значит, необходима
разработка четкой учетной политики в интересах предприятия с использованием всех
законодательных возможностей, выбор экономически обоснованной амортизацион#
ной и кадровой политики.
48
финансовый директор
№ 7 y 2008
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 49
консалтинг и аудит
Следует обратить внимание на то, что ответственность за организацию бух+
галтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяй+
ственных операций в первичных документах, сохранность обработанных докумен+
тов, регистров и отчетности на протяжении установленных сроков, но не менее трех
лет, возложена на собственника (собственников) или уполномоченный орган (должно#
стное лицо), который осуществляет руководство жилищно#коммунальным предприя#
тием согласно законодательству и уставным документам.
Главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета
предприятия, обязаны:
Œ
обеспечивать соблюдение на предприятии установленных единых методологичес+
ких принципов и основ бухгалтерского учета;
Œ
обеспечивать составление и предоставление в установленные сроки финансовой
отчетности пользователям отчетности, определенным законодательством;
Œ
осуществлять (организовывать) контроль над отражением на счетах бухгалте+
рского учета всех хозяйственных операций;
Œ
принимать участие в оформлении материалов по недостачам и кражам, возмеще+
нию с виновных лиц материального ущерба от недостачи, кражи и порчи активов
предприятия;
Œ
осуществлять проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представи+
тельствах, отделениях.
Регулирование вопросов методологии бухгалтерского учета и финансовой отчет#
ности возложено на Министерство финансов Украины, которое утверждает нацио#
нальные Положения (стандарты) бухгалтерского учета, другие нормативно#правовые
акты по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовой отчетности. Однако
министерствам, другим центральным органам исполнительной власти в пределах сво#
ей компетенции предоставлено право в соответствии с отраслевыми особенностями на
базе национальных Положений (стандартов) разрабатывать методические отраслевые
указания по их использованию.
В настоящее время предусмотрен следующий порядок организации и ведения бух+
галтерского учета в предприятиях ЖКХ:
1. Непрерывное ведение бухгалтерского учета со дня организации предприятия до
его ликвидации. При этом ответственность за бухгалтерский учет операций, связанных
с ликвидацией предприятия, включая оценку имущества и обязательств, составление
ликвидационного баланса и финансовой отчетности возложена на ликвидационную
комиссию.
2. Самостоятельный выбор предприятием формы организации учета (не путать с
формой учета!) в виде:
Œ
введения в штат предприятия должности главного бухгалтера или создания бух+
галтерской службы во главе с главным бухгалтером;
Œ
пользования для ведения учета услугами специалиста по бухгалтерскому учету, за+
регистрированного в качестве предпринимателя, осуществляющего деятельность
без создания юридического лица;
Œ
ведения учета централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой
на договорных принципах;
Œ
самостоятельного ведения учета и составления отчетности непосред'
ственно собственником или руководителем предприятия.
Практически эти пункты не нуждаются в комментариях: следует подсчитать, что
предприятию выгоднее и удобнее — иметь свою бухгалтерию или на договорных нача#
лах привлечь внешних специалистов. И здесь могут быть преимущества для малого и
49
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 50
среднего бизнеса, когда бухгалтерское обслуживание можно поручить опытным и ква#
лифицированным специалистам со стороны с полной материальной ответствен#
ностью за законность совершаемых операций и правильность отражения их в учете и
отчетности, а не нанимать за небольшую плату малоопытного бухгалтера в свой штат.
3. Самостоятельный выбор предприятием учетной политики, то есть совокупности ме#
тодов, принципов и процедур, используемых для составления финансовой отчетности.
Иными словами, учетная политика представляет собой совокупность принципов,
правил, способов и допущений (предположений, условий, из которых предприятие
должно исходить при постановке бухгалтерского учета и составлении финансовой от#
четности), принятых руководством каждого отдельного предприятия для ведения бух#
галтерского учета и составления финансовой отчетности. Учетная политика является
составной частью финансовой отчетности и должна разрабатываться самостоятельно
каждым предприятием. Основная ее цель — наилучшим способом обеспечить получе#
ние достоверной информации об имущественном и финансовом положении предпри#
ятия, результатах его деятельности, необходимой всем пользователям финансовой от#
четности для принятия соответствующих решений.
Первоначально разработанная учетная политика уточняется на каждый год и
оформляется соответствующим организационно#распорядительным документом
(приказом), может быть рассмотрена и одобрена решением собственников (учредите#
лей) предприятия. Разработка учетной политики может осуществляться как бухгалте#
рией, так и специально созданной комиссией из представителей бухгалтерской,
финансовой, юридической и других служб предприятия или аудиторской фирмой на
договорных условиях. Однако ответственность за формирование и использование
учетной политики должен нести руководитель предприятия.
При выборе учетной политики необходимо учитывать следующие факторы:
Œ
организационно+правовую форму (статус) предприятия;
Œ
форму собственности;
Œ
отраслевую принадлежность;
Œ
размеры предприятия;
Œ
наличие структурных подразделений;
Œ
стратегию финансово+экономического развития;
Œ
уровень окупаемости расходов;
Œ
уровень технической оснащенности предприятия;
Œ
кадровое обеспечение;
Œ
экономическое положение на предприятии и в стране в целом;
Œ
состояние законодательства.
Только применяя системный подход, то есть системный анализ и учет всех факто#
ров, можно достичь оптимальной и обоснованной учетной политики.
4. Самостоятельный выбор предприятием формы бухгалтерского учета как опреде#
ленной системы регистров бухгалтерского учета, порядка и способа обобщения и реги#
страции как с соблюдением единых учетных принципов, так и с учетом особенностей
своей хозяйственной деятельности и технологии обработки учетных данных.
5. Самостоятельное определение прав работников на подписание документов.
6. Самостоятельная разработка предприятием системы и форм внутрихозяйствен#
ного (управленческого) учета, отчетности и контроля.
7. Самостоятельное утверждение правил документооборота, технологии обработки
информации, дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета.
Все эти изменения имеют большое значение для жилищно#коммунального пред#
приятия, поскольку появляется возможность привлечь к ответственности с помощью
подписания документов лиц, действительно отвечающих за проведение той или иной
50
финансовый директор
№ 7 y 2008
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 51
консалтинг и аудит
хозяйственной операции, а не директора с главным бухгалтером, которые, как правило,
и не присутствуют при ее проведении. Огромное значение имеет и право выбора учет#
ной политики, и право выбора учетной формы, которая даст возможность отказаться
от громоздкой и бессмысленной журнально#ордерной формы и шире использовать
программные средства. Главное, чтобы такая форма устраивала предприятие и могла
обеспечить необходимой информацией при составлении финансовой отчетности.
Предприятие также может выделять на отдельный баланс обособленные филиалы и
другие подразделения, но это положение не является новшеством.
Для ЖКХ предусмотрена определенная технология ведения бухгалтерского учета,
практически не отличающаяся от существующих норм:
Œ
основанием для осуществления бухгалтерского учета являются первичные доку+
менты, фиксирующие факты совершения хозяйственных операций и составляемые
на бумажных или машинных носителях с соблюдением обязательных реквизитов
либо в момент совершения операции, либо (если это невозможно) сразу после ее
окончания. При этом в целях контроля и упорядочения обработки данных и получе+
ния необходимой информации для принятия определенных управленческих реше+
ний могут создаваться сводные учетные регистры;
Œ
систематизация данных первичных документов на счетах и в регистрах бухгал+
терского учета синтетического и аналитического учета осуществляется мето+
дом двойной записи;
Œ
данные аналитического учета должны быть тождественны данным синтетичес+
кого бухгалтерского учета по состоянию на первое число месяца;
Œ
первичные и сводные учетные документы и регистры бухгалтерского учета долж+
ны отражать название документа, период и место составления, название пред+
приятия, содержание и объем хозяйственной операции, единицу ее измерения,
должности ответственных за ее осуществление и правильное оформление лиц,
их подписи или другие данные;
Œ
хозяйственные операции должны быть отражены в регистрах в том отчетном
периоде, когда они были осуществлены;
Œ
при составлении и хранении первичных документов и регистров бухгалтерского
учета на машинных носителях информации обязательным является изготовление
копий на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственной
операции, правоохранительных и других органов;
Œ
ответственность за несвоевременность составления и недостоверность
данных в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета несут
лица, составившие и подписавшие их;
Œ
необходимость проведения инвентаризации активов и обязательств для обес+
печения проверки достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой от+
четности, причем именно во время инвентаризации документально подтвержда+
ются наличие, состояние и оценка активов и обязательств предприятия. При
этом объекты и периодичность проведения инвентаризации во всех случаях, кроме
обязательных согласно законодательству, определяются собственником (руково+
дителем) предприятия.
В соответствии с Конституцией Украины правовые основы всей хозяйственной де#
ятельности (хозяйствования) с 01.01.2004 г. устанавливает Хозяйственный кодекс Укра#
ины № 436#IV от 16 января 2003 г. (далее — ХК). Этот кодекс определяет не только
основные принципы хозяйствования в Украине, но и регулирует хозяйственные отно#
шения, возникшие в процессе организации и осуществления хозяйственной деятель#
ности между субъектами хозяйствования, а также между этими субъектами и другими
участниками отношений в сфере хозяйствования.
51
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 52
Согласно ст. 3, под хозяйственной деятельностью в ХК понимается деятельность
субъектов хозяйствования в сфере общественного производства, направленная на
изготовление и реализацию продукции, выполнение работ или предоставление услуг
стоимостного характера, имеющих ценовую определенность. Причем хозяйственная
деятельность, которая осуществляется для достижения экономических и социальных
результатов и с целью получения прибыли, является предпринимательством. Иными
словами, предпринимательство, как и любая хозяйственная деятельность, осуществляе#
мая с целью получения прибыли, есть не что иное, как коммерческая деятельность, по#
скольку хозяйственная деятельность, осуществляемая без цели получения прибыли,
является некоммерческой хозяйственной деятельностью.
Субъектами хозяйствования государственного сектора экономики являются:
1) субъекты, действующие на основе только государственной собственности;
2) субъекты, государственная часть в уставном фонде которых превышает пятьдесят
процентов;
3) субъекты, государственная часть в уставном фонде которых составляет величину,
обеспечивающую государству право решающего влияния на хозяйственную деятель#
ность этих субъектов. Как правило, это блокирующий пакет акций, составляющий 25 %
уставного капитала предприятия.
Государство реализует право собственности в государственном секторе экономики
через систему организационно#хозяйственных полномочий соответствующих орга#
нов управления относительно субъектов хозяйствования, которые принадлежат к это#
му сектору и осуществляют свою деятельность на основе права хозяйственного ведения
или права оперативного управления. Правовой статус отдельного субъекта хозяйство#
вания в государственном секторе экономики определяется уполномоченными органа#
ми управления.
Субъектами хозяйствования соответственно ст. 55 ХК являются хозяйственные ор#
ганизации, созданные согласно Гражданскому кодексу Украины, государственные, ком#
мунальные и другие предприятия, созданные согласно ХК, а также другие юридические
лица, которые осуществляют хозяйственную деятельность и зарегистрированы в уста#
новленном законом порядке.
Предприятие, как самостоятельный субъект хозяйствования, созданный компетент#
ным органом государственной власти или органом местного самоуправления, или дру#
гими субъектами для удовлетворения общественных и личных потребностей путем
систематического осуществления производственной, научно#исследовательской, тор#
говой, другой хозяйственной деятельности, действует на основе устава и не имеет в сво#
ем составе других юридических лиц. В зависимости от форм собственности, предус#
мотренных законом, в Украине могут действовать предприятия таких видов:
Œ
частное предприятие, действующее на основе частной собственности граждан
или субъекта хозяйствования (юридического лица);
Œ
предприятие, действующее на основе коллективной собственности
(предприятие коллективной собственности);
Œ
коммунальное предприятие, действующее на основе коммунальной собствен+
ности территориальной общины;
Œ
государственное предприятие, действующее на основе государственной
собственности;
Œ
предприятие, основанное на смешанной форме собственности (на базе объ+
единения имущества разных форм собственности).
В Украине могут действовать также другие виды предприятий, предусмотренные законом.
Таким образом, деятельность каждого предприятия в Украине регламентируется ХК,
нормативными и законодательными актами, которые определяют содержание типо#
52
финансовый директор
№ 7 y 2008
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 53
консалтинг и аудит
вых уставов, документов, форм, и непосредственно уставом предприятия по всем воп#
росам, включая определенные вопросы управления. Типовыми уставами государствен#
ных предприятий, открытых и закрытых акционерных обществ и т. п. предусмотрено
право руководителя предприятий определять численность работников, утверждать
штатное расписание, структуру предприятия, организовывать бухгалтерский учет и т. д.
в пределах, установленных для него функций и переданных собственниками предпри#
ятий полномочий.
Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не
предусмотрено различий в бухгалтерском учете, зависящих от форм собственности.
Нет этих различий и в П(С)БУ. Однако в силу изменений в ХК эти различия в учете все#
таки есть, и прежде всего речь идет о государственных коммерческих предприятиях.
Законом Украины от 16 июня 2005 года № 2668#IV «О внесении изменений в Хозяй#
ственный кодекс Украины» были внесены серьезные изменения в законодательные
принципы осуществления хозяйственной деятельности государственными коммерчес#
кими предприятиями, из которых следуют соответствующие изменения в бухгалтерс#
ком учете.
Так, статьей 75 ХК, изложенной в новой редакции, предусмотрено следующее:
1. Государственное коммерческое предприятие обязано принимать и выполнять го#
сударственные заказы и государственные задания, учитывать их при формировании
производственной программы, определении перспектив своего экономического и со#
циального развития и выборе контрагентов, а также составлять и выполнять годовой и
с поквартальной разбивкой финансовый план на каждый следующий год. А это означа#
ет, что в учетной политике предприятия и в практике планирования, учета и калькули#
рования надо отдельным сегментом деятельности выделять государственные заказы,
поскольку и уровень цен, и поставщиков, и субподрядчиков надо будет согласовать с
уполномоченным государственным органом, выдавшим заказ. А о свободных ценах
придется только помечтать.
2. Форма и методические рекомендации по разработке финансового плана утверж#
даются центральным органом исполнительной власти по вопросам экономики.
Все это свидетельствует о высоком уровне централизации и контроля со сторо#
ны государства над предприятиями с определяющей государственной долей
собственности.
Кроме того, устанавливается, что государственное коммерческое предприятие не
имеет права безвозмездно передавать принадлежащее ему имущество другим юриди#
ческим лицам или гражданам, кроме случаев, предусмотренных законом. Отчуждать,
отдавать в залог имущественные объекты, которые относятся к основным фондам, сда#
вать в аренду целостные имущественные комплексы структурных единиц и подразделе#
ний государственное коммерческое предприятие имеет право лишь по согласию органа,
к сфере управления которого оно относится, и, как правило, на конкурентных началах.
Из этого следует, что в П(С)БУ 7, 8, 12, 14 и в учетной политике предприятий должны
быть внесены соответствующие изменения. Более того, надо определиться с системой
согласования этих вопросов и кругом должностных лиц, которые должны сделать та#
кое согласование как на предприятиях, так и в органах государственного управления.
Причем относительно аренды нет указания, о каком ее виде идет речь, а значит, это ка#
сается и операционной, и финансовой аренды.
Кроме того, коммерческим структурам теперь тоже надо позаботиться о наличии
такого разрешения у арендодателя, причем до подписания договора аренды и осущес#
твления платежа. Совершено ясно, что главным вопросом здесь будет ценовой.
Изменениями в ст. 75 установлено, что средства, полученные от продажи имущест#
венных объектов, которые относятся к основным фондам государственного коммер#
ческого предприятия, могут использоваться согласно утвержденному финансовому
53
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 54
плану, то есть строго по целевому назначению. Но план утверждается вышестоящим ор#
ганом управления, в силу чего становится понятным, что именно этот орган определя#
ет, куда и на какие цели можно использовать доходы от реализации основных средств.
Более того, если не будет установлена конкретная цель, то окажется, что всегда прочие
доходы будут израсходованы не по назначению, поскольку ими будут перекрыты убыт#
ки по другим видам деятельности. Направлениями расходования могут в учетной поли#
тике быть: покупка новых или других видов основных средств соответствующего на#
значения или без него, направление их в соответствующий инвестиционный фонд, если
их имеет смысл аккумулировать, направление их на погашение долгосрочных креди#
тов, приобретение акций других предприятий и т. д.
При этом в бухгалтерском учете возникнут проводки за счет расходов: в дебет счета
97 и кредит соответствующих счетов направлений расходов.
Введено и новшество: теперь списание с баланса не полностью амортизированных
основных фондов, а также ускоренная амортизация основных фондов государственно#
го коммерческого предприятия могут проводиться лишь по согласию органа, к сфере
управления которого входит данное предприятие. А это значит, что предприятие са#
мостоятельно может применить в бухгалтерском учете только два метода: прямолиней#
ный и производственный, а поскольку производственный применяться может далеко
не всеми предприятиями, то остается реально только один — прямолинейный, о чем
следует сделать соответствующие изменения в приказе об учетной политике, посколь#
ку даже метод налоговой амортизации, как и все остальные методы, является методами
ускоренной амортизации. Хотите ускорения — обращайтесь в соответствующее ми#
нистерство. А пока есть хорошая причина изменить амортизационную политику без
пересчетов за прошлые периоды в соответствии с П(С)БУ 6.
Очень важным является установление хорошо забытых правил, а именно обязан#
ность государственных коммерческих предприятий образовывать за счет прибыли
(дохода) специальные (целевые) фонды, предназначенные для покрытия затрат, свя#
занных с их деятельностью:
Œ
амортизационный фонд;
Œ
фонд развития производства;
Œ
фонд потребления (оплаты труда);
Œ
резервный фонд;
Œ
другие фонды, предусмотренные уставом предприятия.
Порядок использования этих фондов определяется также согласно утвержденному
финансовому плану. Причем обо всем этом надо написать в учетной политике, включая
размер отчислений в эти фонды, имея в виду, что размер резервного фонда зависит от раз#
мера уставного капитала и формируется за счет прибыли в процентном отношении от него
в соответствии с нормативно#законодательными документами. Распределение прибыли
(дохода) государственных коммерческих предприятий осуществляется согласно утверж#
денному финансовому плану с учетом требований ХК и других законов. Остается опреде#
лить систему распределения сверхплановой прибыли (убытка), а также ввести в рабочий
план счетов соответствующие субсчета для составления бухгалтерских записей.
В финансовом плане утверждаются суммы средств, направляемых государству как
владельцу и зачисляются в Государственный бюджет Украины. То есть речь идет о пла#
новом размере дивидендов государству. А как быть в случае, если фактическая прибыль
отличается от плановой, что совершенно естественно? Конечно, можно исходить из то#
го, что начисление осуществляется с фактической прибыли, а можно и из другой пред#
посылки: начисление осуществляется не меньше, чем в плановой сумме, то есть в пла#
новом и сверхплановом размере, а невыполнение плана ложится на плечи предприятия
и перекрывается за счет резервного или другого специального фонда.
54
финансовый директор
№ 7 y 2008
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:31
Page 55
консалтинг и аудит
Органы, к сфере управления которых относятся государственные коммерческие
предприятия, до 15 июля года, предшествующего плановому, должны предоставлять Ка#
бинету Министров Украины информацию об объемах перечисления прибыли государ#
ственных коммерческих предприятий для их учета при формировании государствен#
ного бюджета.
В п. 12 новой редакции ст. 75 ХК предусмотрено, что в случае изменения руководи#
теля государственного коммерческого предприятия обязательно проведение ревизии
финансово#хозяйственной деятельности предприятия в порядке, предусмотренном
законом.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения
первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями
ЖКХ независимо от форм собственности устанавливается Положением о документаль#
ном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министер#
ства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 (далее — Положение № 88).
Все хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплош#
ного и беспрерывного документирования. Записи в учетных регистрах ведутся на осно#
вании первичных документов, причем все без исключения первичные документы, учет#
ные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке.
Документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составлен#
ные на иностранном языке, должны иметь аутентичный перевод. Записи в первичных
документах, учетных регистрах должны осуществляться только чернилами, пастой ша#
риковых ручек темного цвета, с помощью печатных машинок, принтеров, средств ме#
ханизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на
протяжении установленного срока хранения документов и предотвратили внесение
несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в первичных
документах подлежат обязательному прочеркиванию.
Первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и
подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжение и разрешение адми#
нистрации (владельца) на их проведение.
В свою очередь хозяйственные операции — это факты предпринимательской и дру#
гой деятельности, которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и
финансовых результатов.
Учетные регистры — это носители специального формата (бумажные, машинные)
в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п., предназначенные для
хронологического, систематического или комбинированного накопления, группиров#
ки и обобщения информации из первичных документов, которые приняты к учету. Ин#
формация о хозяйственных операциях предприятия, учреждения за отчетный период
(месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бух#
галтерские отчеты.
Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хо#
зяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее заверше#
ния. При реализации товаров за наличный расчет допускается составление первичного
документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков
и т. п. Для контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных до#
кументов могут составляться сведенные документы. Документы, созданные средствами
вычислительной техники на машинных носителях, применяются в бухгалтерском уче#
те при условии предоставления им юридической силы и доказательности. При этом
каждый документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на мате#
55
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:32
Page 56
риальном носителе (магнитном, бумажном), изготовленный и размеченный по требо#
ваниям соответствующего стандарта и закодированный согласно утвержденной систе#
ме кодификации. По требованию контролирующих или судебных органов и своих
контрагентов предприятие обязано за свой счет сделать копии таких документов на бу#
мажном носителе. Информация в учетные регистры переносится после проверки пер#
вичных документов по форме и содержанию. Предприятия и учреждения, которые со#
ставляют учетные регистры на машиносчитывающих носителях, обязаны обеспечить
технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде. При приме#
нении средств вычислительной и другой оргтехники реквизиты могут быть зафикси#
рованы в виде кода.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первич#
ные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификацион#
ный код из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления
операций, данные о документе, который удостоверяет лицо#получателя, и т. п. Первич#
ные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут
бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе
обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему
законодательству, логическая увязка отдельных показателей. Запрещается принимать
в исполнение первичные документы на операции, противоречащие законодатель#
ным и нормативным актам, установленному порядку приема, хранения и расходова#
ния денежных средств, товарно#материальных ценностей и другого имущества,
наносящие ущерб государству, владельцам, другим юридическим и физическим
лицам. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия,
учреждения для принятия решения.
Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, симво#
ла или другим механическим или электронным способом заверения. Подписи лиц, от#
ветственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и
других средствах оргтехники, выполняются в виде пароля или другим способом авто#
ризации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое совер#
шило хозяйственную сделку.
Документ на машинном носителе должен иметь код лица, ответственного за правиль#
ность составления документа. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируется
организацией#создателем документа, а также создаются технические, программные
средства и организационные условия, которые исключают возможность пользования
чужими кодами.
Физическое и юридическое лица, принимающие участие в осуществлении опера#
ций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно#мате#
риальных ценностей и других объектов имущества, должны обеспечиваться предприя#
тием, учреждением, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов
о такой операции.
Обычно первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержден#
ных органами статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утве#
ржденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных
операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно
бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализи#
рованных форм.
В случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомства#
ми Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой
отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специа#
лизированных форм, утвержденных соответственно органами статистики по согласо#
ванию с Министерством финансов Украины или министерствами и ведомствами по
56
финансовый директор
№ 7 y 2008
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:32
Page 57
консалтинг и аудит
согласованию с органами статистики и Министерством финансов Украины, с обяза#
тельным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их
номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, поря#
док нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают ми#
нистерства и ведомства. Порядок использования и учета бланков первичных докумен#
тов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых
ведется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами. Формы
учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования необходимой
информации определяются соответствующими нормативными документами о поряд#
ке их применения.
Ответственность за своевременное и качественное составление документов, пере#
дачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалте#
рском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, за правильность ре#
гистрации информации в учетных регистрах несут лица, которые составили и подпи#
сали эти документы.
Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, которая иск#
лючает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату за#
писи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штам#
па оператора, ответственного за их обработку.
Все документы, которые прилагаются к приходным и расходным кассовым ордерам,
а также документы, которые стали основанием для начисления заработной платы и дру#
гих подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной над#
писью «Получено» или «Уплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных докумен#
тов по форме и содержанию. Предприятия и учреждения, составляющие учетные реги#
стры на машиносчитываемых носителях, обязаны обеспечить технические средства
для их воспроизведения в удобном для чтения виде.
Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должен осуще#
ствляться по мере ее поступления в место обработки (бухгалтерия, вычислительная ус#
тановка), однако не позднее срока, который обеспечивает своевременную выплату за#
работной платы, составление бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций
и расчетов.
В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов
подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных доку#
ментах, учетных регистрах и отчетах, которые созданы ручным способом, исправляют#
ся корректурным способом, т. е. неправильный текст или цифры зачеркиваются и над
зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществля#
ется одной черточкой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Ошибки
в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются способом сторно.
В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции
с ценными бумагами, исправления не допускается.
С целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в
бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, уч#
реждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата соз#
дания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к
учету, передачи в обработку и в архив. График документооборота должен обеспечить
оптимальное количество подразделений и исполнителей, из которых выходит каждый
первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении,
а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных
функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.
Этот график оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и об#
57
FD-07-2008.qxd
06.08.2008
22:32
Page 58
работки документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения,
а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения должны создавать и подавать первичные доку#
менты, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для
этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В нем приводится пере#
чень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их
представления и подразделения предприятия, учреждения, куда передаются эти документы.
Обычно контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота на
предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером.
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские
отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, что обеспечивается глав#
ным бухгалтером. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку,
бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения
должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах
под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой от#
четности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях,
обеспечивающих их сохранность. Первичные документы текущего месяца, прошедшие
обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру,
комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровож#
даются справкой для архива.
Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов
и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативным до#
кументам Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балан#
сов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению
органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной
контрольно#ревизионной и налоговой служб согласно действующему законодательству
Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под рас#
писку соответствующему должностному лицу предприятия. С разрешения и в присут#
ствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные
лица предприятия могут снять копии и составить реестр документов, которые изымаются,
с указанием оснований и даты их изъятия. Органы, изъявшие документы, обеспечивают
предприятиям по их письменному обращению возможность сделать выписку, извлечение,
копию документов для выдачи справок по обстоятельствам согласно законодательству.
В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и
отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом право#
охранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня от#
сутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для
участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охра#
ны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются
актом, утверждаемым руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направля#
ется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государ#
ственной налоговой инспекции и местному финансовому органу в 10#дневный срок.
Надежда ГОРИЦКАЯ,
консультант, член Совета Ассоциации бухгалтеров
и аудиторов Украины, профессор
58
финансовый директор
№ 7 y 2008