Политика в отношении Подарков и Развлечений

1789 Norwood Avenue, Itasca, Illinois 60143-1095
|
630-893-1600
|
www.fellowes.com
1
Политика: Политика в отношении Подарков и Развлечений
Владелец Политики: Вице-Президент & Главный Юрисконсульт
Policy Owner: Vice President & General Counsel
Цель: Деловые подарки и развлекательные мероприятия
могут помочь достижению
взаимопонимания и благосклонного отношения, в то же время, препятствуя объективному
восприятию лица, делающего подарок или устраивающего развлекательные мероприятия. По сути,
это само по себе может стать источником «конфликта интересов». Они также могут ослаблять
уверенность других лиц в правильности принятия деловых решений. Поэтому в компании Fellowes
существуют правила принятия подарков и их дарения, а также проведения развлекательных
мероприятий.
Применение: Данная политика применима ко всем сотрудникам Fellowes во всем мире, включая
подконтрольные Fellowes компании и совместные предприятия, ближайших родственников
сотрудников, а также других представителей Fellowes.
Определения: «Подарки и Развлечения» - это нечто ценное, т.е. скидки, займы, предоставление
преференций либо другие товары и услуги, премии, перевозки, использование транспортных
средств другой компании, использование мест отдыха, участие в распродажах, улучшение
жилищных условий, билеты и подарочные сертификаты.
Подарки и развлечения для сотрудников Fellowes делятся на три категории:
- Обычно приемлемые, могут быть одобрены самостоятельно;
- Неприемлемые ни при каких условиях;
- Приемлемые, но требующие предварительного одобрения.
Обычно приемлемые: Сотрудник Fellowes может принимать и пользоваться подарками стоимостью
не более US$1001 («Максимальная Сумма»), если ценность подарка не выходит за рамки принятой
деловой практики, и он не может повлиять на принятие деловых решений. Сотрудники Fellowes не
могут принимать подарки часто и на регулярной основе из одного и того же источника. Сотрудник
обязан оценить, что подарок не превышает допустимую стоимость в момент принятия. Оплата
питания или развлечений в пределах Максимальной Суммы допустима, если это не противоречит
остальным принципам данной политики.
1
$100 это Максимальная Сумма для США, но может меняться. Подразделения
могут самостоятельно устанавливать Максимальную Сумму после консультаций
с главным Юрисконсультом, исходя из культурных традиций и уровня
прожиточного минимума.
При дарении подарка или устройстве развлечения сотрудник Fellowes должен в первую очередь
ознакомиться с политикой в отношении подарков и развлечений той компании, в которой работает
предполагаемый получатель подарка или развлечения. В случае отсутствия более строгих
ограничений, применяются те принципы, которые регламентируются политикой Fellowes.
Сотрудник Fellowes, которому был предложен подарок или развлекательное мероприятие,
превышающее по стоимости Максимальную Сумму, и, вследствие этого, не могущее быть принято в
соответствии с данной политикой, может принять подарок от имени Fellowes, если отказ,
компенсация по рыночной цене или возврат может обидеть или поставить в неловкое положение,
каким-то другим образом негативно сказаться на отношениях между компанией Fellowes и
дарителем. Вещественный подарок, превышающий максимальную сумму, может быть принят от
имени Fellowes, становясь при этом собственностью Fellowes, и по возможности использован в целях
благотворительности. Если сотрудник Fellowes принимает подарок, превышающий Максимальную
Сумму, об этом необходимо письменно уведомить непосредственного руководителя в течение 30
дней.
Необходимое предварительное одобрение: Предварительное одобрение необходимо получить
от Вице-президента по персоналу или Главного Юрисконсульта в следующих случаях:
- Подарки или развлекательные мероприятия необычные или слишком дорогие;
- Любые значимые путешествия (включая отсутствие в офисе в течение одного дня или уикэнд);
- Оплата отдыха (смотри Политику противодействия коррупции и взяточничеству).
Строжайше запрещено:
- Дарить или получать деньги в качестве подарка;
- Дарить подарки любой ценности государственным служащим или представителям, даже
предоставлять образцы продукции Fellowes в персональное пользование. (Смотри также Политику
противодействия коррупции и взяточничеству).
- Дарить или получать слишком дорогие подарки или слишком часто, чтобы соответствовать
сложившимся деловым практикам на рынке.
- Дарить любые подарки в качестве благодарности государственным служащим.
- Дарить и принимать подарки, влияющие или могущие повлиять на принятие решения в бизнесе.
- Дарить и принимать подарки, размер которых зависит от оборота.
- Предлагать подарки, зная, что это может заставить получателя нарушить политику принятия
подарков.
- Дарить и принимать развлекательные мероприятия, в том числе билеты на спортивные события,
если не предполагается сопровождение получателя на мероприятие.
Ситуации, подходящие подарков и развлечений: При дарении или принятии подарков и
развлечений, необходимо принимать во внимание ситуацию. Подарки можно принимать в
благодарность за уже сложившиеся деловые отношения, и никогда – за предполагаемое
установление деловых отношений. Аналогично, развлекательное мероприятие может укрепить уже
существующие деловые отношения. Не должно принимать приглашение на мероприятие от
поставщика до того, как принято решение о начале деловых отношений с ним. НЕПРИЕМЛЕМО
дарить или принимать подарки или развлечения с целью склонения к началу деловых отношений.
Следует различать деловые встречи (куда можно включать определенное количество еды), целью
которых является обсуждение деловых намерений о ведении бизнеса.
2
Взносы на благотворительность: Приемлемо делать пожертвования, или ходатайствовать о них, в
пользу известных благотворительных организаций с перспективой продолжения деловых
отношений. Запрос на пожертвования от Fellowes должен быть направлен администратору
Программы GIVE. Fellowes может попросить поставщика о пожертвовании в пользу
благотворительной организации, при этом пожертвование не должно быть связано с
предполагаемыми деловыми отношениями.
Правительственные учреждения: Существуют особые правила, применимые в случаях отношений
с местными и национальными правительственными учреждениями. Они еще более строги, чем
общие положения данной политики, необходимо проконсультироваться с Юридическим Отделом,
прежде чем предлагать какие-либо подарки или развлечения правительственным учреждениям.
Возврат подарков: Сотрудник, которому подарили или предложили подарок, развлечение или
какие-либо преференции, которые он считает неуместными, должен отказаться и сообщить об этом
непосредственному руководителю или в соответствующее подразделение. Если нет возможности
отказаться от подарка, его необходимо вернуть, по возможности приложив политику Fellowes
относительно подарков. Если возврат невозможен или может обидеть дарителя, отдайте его в
Программу GIVE или распределите среди коллег по справедливости.
Самостоятельная оценка: При принятии решения об уместности дарения или принятия подарка,
оцените, как подарок соотносится со средней ценой подарков, принятой существующими деловыми
практиками в конкретной индустрии и в конкретной стране, суммарное количество подарков от
данной организации за определенный временной период, уместность подарка для занимаемой Вами
позиции в Компании, влияние подарка на принятие решения получателем, и как этот подарок
выглядит со стороны.
Одобрено
_____________________________________________
Главный Юрисконсульт
Дата создания: Сентябрь 2014
Автор: Steven L. Carson
Дата выпуска:
Дата вступления в силу:
Дата внесения изменений:
Изменения внесены:
Дата пересмотра:
3