Полная версия научной работы 2057 КБ

Реорганизация бизнес-процессов в интернет-магазине
Смирнов О.И, Кочеткова О.В.
Волгоградский государственный аграрный университет
Волгоград, Россия
Reorganization of business - processes in the Internet - shop
Smirnov O.I , Kochetkova O.V.
Volgograd State Agrarian University
Volgograd, Russia
Интернет-магазин до реорганизации
Введение
Удачный
web-сайт
–
это
эффективный
инструмент
торговли,
способный привлечь внимание самой разносторонней аудитории. Как и
любой другой маркетинговый инструмент, основанный на принципе
непосредственного отклика, прежде всего он должен заинтересовать
посетителя, а затем подвигнуть его на определенные действия, в части
приобретения предлагаемого сайтом коммерческого продукта.
Следует отметить, что зачастую разработчики сайтов не уделяют
должного внимания главной странице сайта, и как правило, не получают
ожидаемого эффекта от посетителей. Такие web-сайты, пусть даже
содержащие иногда значительное количество полезных советов и статей,
практически никогда не достигают предполагаемого уровня посещаемости,
не говоря уже о продажах.
Перетерпев несколько целенаправленных изменений, простой web-сайт
может превратиться в надежный и эффективный инструмент. Важно
помнить, что изо дня в день на потенциальных клиентов обрушивается поток
информации и различных рекламных сообщений, и что в плане завоевания их
внимания существует предельно жесткая конкуренция.
Общие сведения о предприятии
ООО “Интернет-магазин” строит свой бизнес на продаже товаров
через интернет. Работает с 2007 года .
На текущий момент на сайта расположено около 2000 тысяч разных
товаров, по статистике посещения сайта около 500 человек в день, также
занимается размещением рекламой на своем сайте. Процесс регистрации
нового товара и рекламы осуществляется практически не автономно как у
конкурентов,
что
не
конкурентоспособным на рынке.
позволяет
интернет-магазину
быть
1.2 Причины неконкурентоспособности интернет-магазина
Долгая процедура регистрации новых товаров со склада,
приводит к снижению количества заказов, и, как следствие, прибыли.
−
Добавление новых товаров
на сайт, сейчас добавление
происходит практически вручную.
−
Неисправности работы сайта и регистрации новых клиентов
приводят к снижению посещаемости сайта. При увеличении штата
наблюдается
рост
себестоимости
продукции.
1.3 Существующая оргструктура и модель AS-SI
Рассмотрим оргструктуру интернет-магазина и опишем основные бизнеспроцессы
Рисунок 1- Существующая организационная структура предприятия
В
интернет-магазине
и
других
предприятиях,
ведущих
свою
деятельность при стабильных внешних условиях, уместна иерархическая
структура.
При этом, чем больше уровней иерархии в оргструктуре, тем медленнее
предприятие реагирует на изменения внешней среды, что негативно
сказывается на конкурентоспособность предприятия.
В данном случае оргструктура имеет 3 уровня иерархии. Спецификой
оргструктуры является наличие подрядной организации.
На рис. 2 приведена IDEF0-диаграмма деятельности интернетмагазина.
Рисунок 2- IDEF0 диаграмма деятельности интернет-магазина. Контекстный уровень
Рисунок 3- IDEF0 декомпозиция процесса “Отслеживание финансовой деятельности”.
Рисунок 4 - IDEF0 декомпозиция процесса “Контроль и исполнение заказа”.
Рисунок 5 – DFD-диаграмма “Отслеживание деятельности интернет-магазина”.
Приведенная DFD диаграмма AS-IS показывает, что затраты
рабочего времени сотрудников
и специалистов при подготовке заказа
занимают слишком много времени, что ведет к
удорожанию бизнес-
процессов. На диаграмме (рис. 4) выделены те бизнес-процессы, которые не
автоматизированы (занесение клиентов в БД, резервирование товара и
формирование документации по заказу.
Каждый из представленных бизнес-процессов формируется
сотрудником вручную, отдельно для каждого заказа, составляется общая
очередь на заказы товаров, некоторые товары возвращаются.
Подрядной организацией ведется постоянной мониторинг сайта,
а также выявление, устранение ошибок и защита сайта.
1.4 Недостатки существующей модели
Среди
недостатков
существующей
модели
следует
отметить
следующие:
− отсутствие возможности принятия оперативных управленческих
решений в процессах формирования интернет заказов;
− невозможность введения гибкой системы скидок из-за отсутствия
базы данных сформированных заказов на товар;
− ошибки в выгрузке информации и невозможность контроля
доставки товаров приводили к возникновению ситуаций, когда
товар не был доставлен вовремя клиенту;
− отсутствие удобного интерфейса приводило к увеличению времени
принятия заказов и оттоку клиентов;
− отсутствие автоматических выгрузок также может привести к
неоправданному увеличению численности персонала;
− наличие подрядной организации, а не своих сотрудников, приводит
к возникновению типичных для аутсорсинга рисков.
Планирование реорганизации
2.1 Тип проекта и цели
Тип предлагаемого проекта ― межфункциональный. Нацелен на
межфункциональные бизнес-процессы в рамках организации.
Цели:
− отказаться от поддержки подрядной организации;
− создать модуль базы данных для расширения бизнеса;
− внедрить
модуль
по
автоматизации
обработки
формирования
документации по заказу и системы гибких скидок для постоянных
покупателей;
− увеличить конкурентоспособность предприятия;
− перейти на новый информационно-технологический уровень за счет
внедрения модуля для сотрудников.
− Ожидается, что в процессе внедрения будет произведен отказ от
подрядной организации и открытие отдела по программированию в
фирме, а также за счет внедрения модуля работа сотрудников станет в
большей степени автоматизированной, что приведет к сокращению
должностей сотрудников интернет-магазина.
Планирование реорганизации бизнес-процессов
2.2 Ключевые факторы успеха (КФУ)
− Высокое качество обслуживания клиентов.
− Минимальные издержки.
− Минимальные сроки обслуживания.
− Максимальная доступность сервисов интернет-магазина.
2.3 Идентификация перепроектируемых процессов
Таблица 1. Оценка бизнес-процессов по ключевым факторам успеха
(десятибалльная шкала)
Факторы успеха
Высокое
качество
обслуживания
клиентов
Минимальные
издержки
Минимальные
сроки
обслуживания
Максимальная
доступность
доступность
сервисов
интернетмагазина
Процессы
Занесение
Резервирование
клиентов в Базу товара
данных
Автоматическое
формирование заказа
начисление скидки
10
9
8
8
7
8
8
7
10
10
7
7
и
2.4 Расписание работ
Календарное планирование детализирует план реорганизации.
На рис. 5 изображена диаграмма Ганта, таблица 1 расшифровывает задачи с
указанием их длительности и используемых ресурсов.
Рисунок 6 – Диаграмма календарного планирования реорганизации бизнес-процессов
Таблица 2 - Шаги реорганизации
3.Реорганизация
3.1 Реорганизация оргструктуры
Отказ от подрядной организации приведет к существенному сокращению
времени принятия решения и полной свободы фирмы (ожидаемый эффект в ~
3 раза).
Рисунок 7 - Организационная структура интернет-магазина после внедрения модуля
3.2 Преимущества новой оргструктуры
Существование новой оргструктуры докажет свою предпочтительность по
следующим аспектам:
− значительно сократится время принятия решений как оперативных,
так и стратегических ― решения станут приниматься более
оперативно и эффективно за счет анализа посредством внедряемого
модуля;
− устранение неполадок работы сайта и регистрации клиентов и
настройки контента будут происходить быстрее ;
− уменьшение издержек за счет сокращения 2 сотрудников.
На отдельных этапах работы время принятий оперативного решение
сократится в половину, так как теперь программисты находятся в штате
организации.
Внедрение модуля позволит сократить часть работников по приему заказу
товара (порядка 20% от общего числа работников).
Анализ DFD-диаграмма TO-BE реорганизованных бизнес-процессов показал,
в что полностью автоматизированными стали процессы:
− занесение клиентов в БД -система сама заносит нового пользователя
после его регистрации на сайте и сохраняет его информацию для
выгрузки в документ об оплате;
− резервирование товара – система проверяет наличие товара на
складах. Если же товара не оказывается на складе , она создает
запрос на поставку данной продукции и оповещает клиента о
прибытии товара на склад;
− формирование заказа – модуль теперь выгружает всю нужную
информацию из базы данных клиентов,
а также проверяет
начисление скидки клиентам и заполняет форму на отчет об оплате.
Рисунок 8- IDEF0 диаграмма деятельности интернет-магазина. Контекстный уровень
Рисунок 9- IDEF0 декомпозиция процесса “Отслеживание финансовой деятельности”
Рисунок 10- IDEF0 декомпозиция процесса “Формирование заказа начисление скидки ”
Рисунок 11 – DFD-диаграмма “Отслеживание деятельности интернет-магазина”.
Таблица 3 Сравнение затрат на реорганизацию бизнес-процессов интернетмагазина.
Таблица 4 Сравнение затрат на реорганизацию бизнес-процессов интернетмагазина.
Заключение
В результате проделанной работы мы выявили недостатки в таких
процессах как:
− занесение клиентов в БД;
− резервирование товара;
− формирование заказа;
− начисление скидок.
В результате реорганизации Бп несколько операций объединили
в
один бизнес-процесс. Это привело к вертикальному сжатию управленческой
пирамиды, минимизации многочисленных согласований и связанных с ними
потерь времени, а с другой стороны, сокращению объемов проверок и
контроля, снижению накладных расходов..
За счет внедрение нового интерфейса и модуля базы данных за счет
этого вырастит функционал и быстродействие системы.
Оптимизация рутинных работ позволит внедрить новые бизнеспроцессы по контролю выполнения регистрации клиентов и оформление
заказов и резервирования товара .
Все эти процессы были автоматизированы с помощью внедрения
рабочего модуля, который позволил сократить штат на 2 человек что
позволило уменьшить количество затрат, также введена гибкая система
скидок для покупателей , улучшена работа базы данных по добавление
товаров в магазин, был введен новый интерфейс который позволил сократить
время регистрации товара и добавление клиента в базу сразу после
заполнения форм.
Бизнес-процессы,
описанные
в
данной
работе,
перестроены
в
результате разработки и внедрения модуля для имеющейся. Интернет
магазин, использующие данное решение, не только сохранили устойчивым
свой бизнес, но и стали лидерами в своем сегменте рынка, существенно
изменив при этом организационную структуру агентства и стиль управления
− Электронная Россия. Энциклопедия электронного государства
[Электронный ресурс] / Электрон. дан. — М., 2009. — Режим доступа:
http://egg.elrussia.ru/index.php/Реорганизации_бизнес-процессов,
свободный. — Загл. с экрана.
− Новиков Д. Типология задач управления организационными
структурами / Д. Новиков // Современные сложные системы управления:
материалы Междунар. науч. конф. Старый Оскол: СТИ, 2002. С.110―115.
− Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов
печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в
социально-экономических и правовых процессах. Секция «Технология
моделирования информационных систем»: материалы Всерос. науч.практ. интернет-конф. ― Ставрополь: Северо-Кавказский социальный
институт, 2007. С. 95―98.
− Бедулин Ю.Н. Технологии эффективных продаж рекламы в
газеты / Ю.Н. Бедулин. — СПб: Питер, 2001. ― 400 с.
− Назайкин А.Н. Рекламная деятельность газет и журналов: практ.
пособие / А.Н. Назайкин. ― М.: «РИП-холдинг», 2002. ― 205 с.
− Качалов И. Компьютерные технологии в управлении бизнесом
/И. Качалов / Научно-практический журнал. М.: Гелла-принт. № 5 (74),
2006, с. 18―24.