1 Особенности оформления подписей на финансовых и

Особенности оформления подписей на финансовых и налоговых документах Скала Наталья Владимировна Генеральный директор Аудиторской компании «АСИКО» Скала Владимир Ильич Исполнительный директор Аудиторской компании «АСИКО» Как известно, что только правильно оформленный документ приобретает силу юридически значимого и соответственно снижает риски возникновения различного рода конфликтных ситуаций, связанных с ним. Одним из реквизитов таких документов, после оформления которого документ приобретает юридическую силу и принимается к исполнению, является подпись должностных лиц. Рассмотрим этот вопрос на оформлении счета‐фактуры в части ее подписания в соответствии с п.8 ст. 263 НК РК. Как известно, в счете‐фактуре, являющемся основанием для отнесения в зачет НДС в соответствии со ст. 256 НК РК от 10.12.08г. № 99, должны быть указаны все реквизиты, предусмотренные п.5 и п.8 ст. 263 НК РК. При этом, любое отклонение от состава реквизитов или неверное толкование наименований, указанных в статье может быть основанием для исключения НДС из «зачета» у Покупателя. На наш взгляд, решение таких проблем возможно только путем терминологического анализа понятий, которые не содержаться в НК РК, на соответствие их смыслового выражения требованиям нормативных актов РК, который может быть основанием правильного понимания и оформления реквизита «подпись» на финансово‐
расчетных, хозяйственных и налоговых документах в т.ч. счетах – фактурах. В практике документооборота распространены следующие варианты проставления подписи на счетах‐фактурах: а) когда счета подписывают руководители, наделенные правом первой и второй подписей собственниками компании; б) когда счета подписывают уполномоченные на то должностные лица, полномочия которым передали лица уже имеющие права первой и второй подписи; в) когда счета подписываются лицами в комбинациях вариантов а) и б). Выбор и принятие любого из этих вариантов, аргументация которых может быть принята в качестве доказательной базы на случай возможных конфликтов можно представить в следующем порядке. В связи с тем, что НК РК не устанавливает понятия терминов: подпись, руководитель, должностное и уполномоченное лицо, имеющих принципиальное значение для решения данного вопроса, то на основании п.3 ст.12 НК РК следует обратиться к нормам действующих правовых актов других отраслей права РК, касающихся этого вопроса. 1. Подпись.  Так, Стандарт РК СТ РК 1037‐2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который устанавливает термины и понятия в области делопроизводства и архивного дела для всех хозяйствующих субъектов РК. в пп. 3.1.20 определяет: 1
«подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись уполномоченного должностного лица или автора документа».  В свою очередь, Стандарт РК СТ РК 1042‐2001 «Организационно‐
распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанный с целью установления единых правил оформления официальных документов государственных органов РК, предприятий и организаций Республики Казахстан всех форм собственности и организационно‐правовых форм в п.5.18 уточняет структуру подписи: «В состав подписи (реквизит 19) входят: ‐ наименование должности лица, подписавшего документ; ‐ наименование организации или организации и структурного подразделения (если документ оформлен не на бланке организации, или на бланке вышестоящего органа); ‐ личная подпись; ‐ расшифровка подписи (инициал имени или инициал имени, отчества и фамилия). Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактически занимаемой должности и фамилии. При этом не допускается проставление предлога "За", надписи от руки "Зам." или косой черты перед наименованием должности. Документ должен подписываться светостойкими чернилами. Не допускается подписывать документ фломастером и другими средствами, заправленными улетучивающимися веществами». Не подписанный документ не обладает юридической силой и имеет статус «проекта».  Иерархия прав подписей установлена только Постановлением Правления Национального Банка РК от 2.07. 2000 года № 266 «Об утверждении Правил открытия, ведения и закрытия банковских счетов клиентов в банках Республики Казахстан» п. 30 ‐ 33 устанавливают: Юридические лица, их филиалы или представительства, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие печать, представляют в банк документы с образцами первой и второй подписи (подписей) и оттиска печати по форме согласно Приложению № 1, составленные на государственном и русском языках. Индивидуальные предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, не имеющие печать, представляют в банк документы с образцом подписи по форме согласно Приложению № 2, составленные на государственном и русском языках. В документах с образцами подписей и оттиска печати, представляемых юридическими лицами, их филиалами или представительствами, правом первой подписи обладает руководитель и/или другие уполномоченные им лица. Право второй подписи предоставляется главному бухгалтеру и/или другим уполномоченным лицам. 2
Данные полномочия предоставляются на основании учредительных документов, либо приказов руководителей соответствующих юридических лиц, филиалов или представительств, либо иных документов, на основании которых предоставлены такие полномочия. Если в штате юридического лица, филиала или представительства отсутствуют лица, которым может быть предоставлено право второй подписи, документ принимается банком с образцом только первой подписи, о чем делается соответствующая запись в данном документе. В документах с образцами подписей и оттиска печати должен быть образец оттиска печати юридического лица, филиала или представительства юридического лица. Данное требование не распространяется на юридических лиц‐нерезидентов Республики Казахстан, их филиалов и представительств, у которых отсутствует печать вследствие специфики законодательства страны происхождения таких юридических лиц. Запрещается принимать образцы оттиска печатей, предназначенных для специальных целей («отдел кадров», «для пакета» и других). В графе «Отметки банка» документа с образцами подписей и оттиска печати (документа с образцом подписи) уполномоченное лицо банка указывает данные удостоверений личности лиц, имеющих право первой либо первой и второй подписи и иные сведения, определенные внутренними правилами банка. Банк вправе требовать нотариального удостоверения подписей лиц, внесенных в документ с образцами подписей и оттиска печати. В населенных пунктах, где отсутствуют нотариусы, подписи лиц, внесенных в документ с образцами подписей и оттиска печати, удостоверяются местным органом исполнительной власти. Допускается удостоверение документа с образцами подписей и оттиска печати уполномоченным лицом банка, за исключением случая, предусмотренного пунктом 33 настоящих Правил. В случае временного предоставления клиентом права подписи другому(‐им) лицу(‐
ам), оформляется временный документ с соответствующими образцами подписей в порядке, установленном настоящей главой Правил, удостоверенный нотариально либо клиентом при его личном присутствии в банке. Кроме этого такая обязанность возложена на первого руководителя юридического лица, филиала или представительства нерезидента ст. 10 Закона РК от 28.02.07г. №234 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»: «Руководство или индивидуальный предприниматель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия права подписи в зависимости от занимаемой лицом должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции. Индивидуальные предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан». Таким образом, указанные нормативные акты РК определяют понятие и устанавливают состав реквизита «Подпись» и в каком виде она должна 3
применяться при удостоверении подлинности документов, создаваемых в организациях РК, в т.ч. и при оформлении счетов‐фактур. Правом первой подписи и действия от имени юридического лица без доверенности наделяется первый руководитель компании при назначении его на должность высшим органом управления – Общим собранием (участников, акционеров) или Единственным участником Товарищества, путем письменного указания в Уставе, Учредительном договоре или Протоколе. Иногда эти органы одновременно наделяют правом второй подписи и главного бухгалтера или иного должностного лица. При этом исполнительный орган (единоличный или председатель коллегиального) имеет право делегирования первой подписи и правом наделения второй подписью других должностных лиц компании в пределах своих полномочий, соответствующими корпоративными документами, оформленными в установленном порядке, в т.ч. Приказами, Протоколом, Доверенностью. 2. Руководитель.  Государственный Классификатор Занятий РК 01‐99 (ГКЗ РК) и Приказ Агентства РК по статистике от 29.12.01г. № 67‐С классифицирует состав работников любого юридического лица резидента РК и филиалов (представительств) нерезидентов, на группы и должности, т.е.: ‐ к рабочим относятся лица, непосредственно занятые в процессе производства товаров (услуг), а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и т.п. ‐ к служащим относятся лица, занимающие должности руководителей организаций и их структурных подразделений, занятые инженерно‐техническими, экономическими работами, юристы, врачи, учителя, переводчики, менеджеры, референты и др. Все занятые в организации работники( рабочие и служащие) распределяются по группам занятий. Под занятием понимается деятельность работника, приносящая доход (заработок, вознаграждение), т.е. занимаемая должность, профессия или выполняемая на рабочем месте работа, а не специальность (квалификация), полученная в результате обучения. Классификация работников компании по группам занятий должна осуществляется по следующим категориям: ‐ руководители (представители) органов власти и управления всех уровней, включая руководителей организаций; ‐ специалисты высшего уровня квалификации; ‐ специалисты среднего уровня квалификации (вспомогательный персонал); ‐ служащие, занятые подготовкой информации, оформлением документации, учетом и обслуживанием; ‐ работники сферы обслуживания, жилищно‐коммунального хозяйства, торговли и родственных видов деятельности; ‐ квалифицированные работники сельского, лесного, охотничьего хозяйств, рыбоводства и рыболовства; ‐ квалифицированные рабочие крупных и мелких промышленных организаций, художественных промыслов, строительства, транспорта, связи, геологии и разведки недр; 4
‐ операторы, аппаратчики, машинисты установок и машин и слесари‐сборщики; ‐ неквалифицированные рабочие.  На основании ГКЗ РК 01‐99 был разработан и утвержден приказом МТиСЗН РК № 385‐о от 25.11.2010 года «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», который предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений на предприятиях, в учреждениях и организациях различных видов экономической деятельности независимо от организационно‐правовой формы. Справочник выделяют группу должностей «Руководители», в которую включены: Директор (генеральный директор, исполнительный директор, президент, председатель правления, управляющий) организации Главный бухгалтер Главный диспетчер (начальник диспетчерской службы). Главный инженер (начальник службы технического развития) Главный конструктор (начальник службы научно‐технического развития) Главный металлург Главный метролог (начальник службы стандартизации, метрологии и сертификации) Главный специалист по защите информации Главный технический руководитель по охране труда Главный технолог Главный энергетик Директор (начальник) вычислительного (информационно‐вычислительного) центра Директор гостиницы Директор котельной Директор типографии Заведующая машинописным бюро Заведующий архивом Заведующий бюро пропусков Заведующий камерой хранения Заведующий канцелярией Заведующий копировально‐множительным бюро Заведующий научно‐технической библиотекой Заведующий общежитием Заведующий производством Заведующий складом Заведующий столовой (кафе, рестораном, баром) Заведующий фотолабораторией (фотоателье) Заведующий хозяйством (офис‐менеджер, менеджер по административно‐хозяйственной работе) Заведующий экспедицией Заместитель директора (директор, вице‐президент) по капитальному строительству Заместитель директора (коммерческий директор, вице‐президент) по 5
коммерческим вопросам. Заместитель директора (директор, вице‐президент) по управлению персоналом Заместитель директора (директор, вице‐президент) по экономическим вопросам (главный экономист) Заместитель директора (директор, вице‐президент) по производству Мастер контрольный (участка, цеха) Мастер участка Менеджер (управляющий) коммерческий, менеджер по продажам Менеджер по персоналу Менеджер по рекламе Начальник автоколонны Начальник гаража Начальник (заведующий) мастерской Начальник инструментального отдела Начальник исследовательской лаборатории Начальник производственной лаборатории (по контролю производства) Начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством Начальник лаборатории (бюро) социологии труда Начальник лаборатории (бюро) технико‐экономических исследований Начальник нормативно‐исследовательской лаборатории по труду Начальник отдела автоматизации и механизации производственных процессов Начальник отдела автоматизированной системы управления производством (АСУП) (подразделения или центра информационных технологий) Начальник отдела информации (научно‐технической информации) Начальник отдела кадров Начальник отдела капитального строительства Начальник отдела комплектации оборудования Начальник отдела контроля качества Начальник отдела маркетинга Начальник отдела материально‐технического снабжения (отдела логистики) Начальник отдела организации и оплаты труда Начальник отдела охраны окружающей среды Начальник отдела охраны труда Начальник отдела патентной и изобретательской работы Начальник отдела подготовки кадров Начальник отдела (лаборатории, сектора) по защите информации Начальник отдела сбыта (продаж) Начальник отдела социального развития Начальник отдела стандартизации Начальник планово‐экономического отдела Начальник производственного отдела Начальник ремонтного цеха Начальник смены Начальник службы эксплуатации оборудования (главный механик) Начальник службы сварочных работ (главный сварщик) 6
Начальник технического отдела Начальник финансового отдела (финансовый директор) Начальник хозяйственного отдела Начальник центральной заводской лаборатории Начальник цеха (участка) Начальник цеха опытного производства Начальник юридического отдела Начальник службы безопасности Производитель работ (прораб) Управляющий отделением (фермой, сельскохозяйственным участком) Этот перечень не является исчерпывающим и может дополняться из ГКЗ РК 01‐99, который используется как базовый нормативный акт для классификации должностей при подготовке штатного расписания, разработке должностных инструкций, подготовке ТД и т.п. Таким образом, под должностью «Руководитель» понимается большая группа конкретных должностей, в т.ч. упомянутых выше, которые имеют в своем непосредственном подчинении исполнителей или при их отсутствии, если на них возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы, определенным ТД и Должностной инструкцией. Поэтому в счете‐фактуре не должно проставляться наименование «руководитель», а следует указывать точное наименование должности первого руководителя и должность работника наделенного правом второй подписи, т.е. две подписи, так как третьих, четвертых и т.д. подписей ст.263 НК РК не предусматривает. При этом, наименование должностей должно соответствовать принятому в ГКЗ РК 01‐99 или КС и использоваться в этой формулировке в штатном расписании, ТД и других корпоративных документах компании. 3. Должностное лицо. Понятие «должностное лицо» определено только в Кодексе РК «Об административных правонарушениях» от 30.01.01г. № 155‐II (КоАП), в примечании к ст. 34: Должностными лицами в настоящем Кодексе признаются лица, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие функции представителя власти (то есть наделенные в установленном законом порядке в отношении лиц, не находящихся от них в служебной зависимости, правом издавать от имени государства или его органов юридически значимые акты или распорядительными полномочиями) либо выполняющие организационно‐распорядительные или административно‐
хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, а также в Вооруженных силах Республики Казахстан, других войсках и воинских формированиях Республики Казахстан. Следовательно, нормативные акты РК не устанавливают требований для отнесения работников негосударственных структур к «должностным лицам». Поэтому 7
классификацию должностей и выделение «должностных лиц» из всех групп занятий в негосударственных компаниях должен принять Высший орган управления компанией или Исполнительный орган, соответственно своей компетенции. Основанием для такого решения может быть норма п.2 Нормативного Постановления ВС РК от 28.11.04г. №18, которая предписывает: «К должностным лицам следует относить лиц, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющих функции представителя власти, наделенных в установленном законом порядке правом издавать от имени государства или его органов юридически значимые акты или обладающих распорядительными полномочиями, либо выполняющих организационно‐распорядительные или административно‐хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, а также в Вооруженных Силах Республики Казахстан, других войсках и воинских формированиях Республики Казахстан. Индивидуальные предприниматели, руководители коммерческих юридических лиц и их работники к должностным лицам не относятся, вместе с тем они при совершении административного правонарушения в связи с выполнением организационно‐распорядительных или административно‐хозяйственных функций несут административную ответственность, приравненную к ответственности должностных лиц. Если особенной частью КоАП за совершение административного правонарушения предусмотрена ответственность как должностного, так и юридического лица, ответственность последнего наступает лишь в том случае, если деяние было совершено, санкционировано, одобрено органом или лицом, осуществляющим функции управления юридическим лицом (часть вторая статьи 36 КоАП). При рассмотрении дел об административных правонарушениях, совершенных должностными лицами, следует в каждом конкретном случае учитывать положения учредительных документов, приказов и иных актов, регламентирующих служебные полномочия лиц, привлекаемых к ответственности. Если статьями особенной части КоАП прямо предусмотрена ответственность юридического лица за совершение административного правонарушения, индивидуальный предприниматель несет такую ответственность как юридическое лицо». С 01.01.06г. Законом РК от 20.01.06г. №123 ст. 34 КоАП РК была дополнена п. 2 согласно которому: «Физические лица, зарегистрированные в установленном законодательством порядке и осуществляющие индивидуальную предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальные предприниматели), частный нотариус, адвокат, а равно работники индивидуального предпринимателя и юридического лица, выполняющие организационно‐распорядительные или административно‐хозяйственные функции, а также руководители юридического лица несут административную ответственность как должностные лица». 8
Кроме этого примечание к ст. 228 Уголовного Кодекса РК от 16.07.97г. №167 дает следующее пояснение: Статья 228. Злоупотребление полномочиями Использование лицом, выполняющим управленческие функции в коммерческой или иной организации, своих полномочий вопреки законным интересам этой организации и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц или организаций либо нанесения вреда другим лицам или организациям, если это повлекло причинение существенного вреда правам и законным интересам граждан или организаций либо охраняемым законом интересам общества или государства, ‐ наказывается штрафом в размере от двухсот до пятисот месячных расчетных показателей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо привлечением к общественным работам на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. Примечание. Выполняющим управленческие функции в коммерческой или иной организации в статьях настоящего Кодекса признается лицо, постоянно, временно либо по специальному полномочию выполняющее организационно‐распорядительные или административно‐хозяйственные обязанности в организации, не являющейся государственным органом, органом местного самоуправления либо организацией, доля государства в которой составляет не менее тридцати пяти процентов. Следовательно, основным критерием для формирования группы «Должностных лиц» в негосударственных структурах будет являться выполнение ими организационно‐распорядительных или административно‐хозяйственных функций в компании, что должно быть отражено в Приказе по утверждению Перечня должностных лиц и Должностных инструкций, принимаемых в составе корпоративной документации компании в т.ч. в Учетной политике. При этом, под организационно‐распорядительными и административно‐
хозяйственными функциями понимаются: способы и формы управления компанией, основанные на единоначалии и централизованном управлении посредством приказов, распоряжений, указаний и т.п. 4. Уполномоченные лица. Уполномоченное лицо – лицо, обладающее письменным разрешением компетентного органа компании на проведение различных юридических действий, по поручению и от имени этих органов или компании, с правом подписи на документах, в пределах объема передаваемых прав (такое понятие не содержится в нормативных актах, а приводится в любых словарях, справочниках и энциклопедиях, применяемых в деловом обороте). Права и полномочия, которыми был наделен первый руководитель и главный бухгалтер, они вправе передавать подчиненным работникам, путем делегирования в любом объеме. Основанием для такой передача являются нормы ст. 163 ГК РК от 27.12.94г. № 268, п.1‐2 которой устанавливают принцип передачи полномочий: 9
«Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, законодательстве, решении суда либо административном акте, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). По сделке, совершенной представителем, права и обязанности возникают непосредственно у представляемого». В практике коммерческой организации передачу полномочий обычно оформляют административным актом (приказом, распоряжением, протоколом и т.п.), если передача полномочий относится к формированию корпоративных отношений, либо доверенностью, оформленной по правилам ст. 167‐171 ГК РК, если такая передача затрагивает отношения с третьими лицами. Однако Гражданское законодательство РК не запрещает применение доверенности и для оформления корпоративных отношений, важно лишь соблюдение установленных условий. Так ст.167 ГК РК определяет: «Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному). Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации». Следует отметить, что согласно требованию п.8 ст.263 НК РК вторая подпись должна быть выполнена «главным бухгалтером», в то время как ст.218 Уголовного Кодекса РК от 16.07.97г. №167 оперирует понятием «лицо, уполномоченное вести бухгалтерский учет», а КоАП РК – «должностное лицо», что применимо к норме ст. 9 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Таким образом, уполномоченных лиц может быть много, при этом конкретное лицо, передающее полномочия называется «Доверитель», а принимающее – «Поверенный». Первый руководитель вправе наделять правом второй подписи и делегировать право первой подписи неограниченному количеству физических лиц, но в пределах своих полномочий, полученных по Уставу и детализированных в «Положении об Исполнительном органе». Соответственно, если руководитель обладает правом первой и второй подписи, то он вправе делегировать эти права другим лицам от своего имени. Если же правом первой и второй подписи обладают два лица( директор и главный бухгалтер), то делегирование возможно только от имени каждого из этих лиц. 5. Заключение. Вышеизложенное позволяет сделать следующие выводы: 10
‐ счет‐фактура должна быть подписана оригинальными подписями, оформленными согласно СТ РК 1042‐2001 или электронными, согласно нормам Закона РК от 7.01.03г. № 370‐II; ‐ если счет‐фактура подписывается по варианту «а», то проставляются наименование должностей по штатному расписанию с проставлением оригиналов подписей первого руководителя и главного бухгалтера и реквизитами; ‐ если счет фактура подписывается по варианту «б», то проставляются должности «Поверенных» по штатному расписанию, а также номер и дата документа, по которому это право передано. Допустимо, но не обязательно, написание слова «Поверенный», ниже наименования должности; ‐ подписей, заверяющих содержание счет‐фактуры, должно быть только две и в оригинальном или электронном исполнении, либо подписи первых руководителей, либо их уполномоченных представителей; ‐ не допускается использование факсимильных и (или) ксерокопированных подписей; ‐ юридические права всех подписантов на заверение счета‐фактуры должны быть подтверждены документально; ‐ документы, подписанные лицами в пределах своей компетенции и оформленные в соответствии с требованиями государственных и (или) корпоративных актов имеют юридическую силу и должны приниматься к исполнению; ‐ документы, оформленные в соответствии с требованиями нормативными актами, но подписанные с нарушением правил оформления или превышением компетенции подписантов, не имеют юридической силы, а сделки совершенные посредством таких документов могут быть признаны недействительными в силу п.11 ст. 159 ГК РК от 27.12.94г. №268 с последствиями, установленными ст.157‐162 ГК РК. 11