Форма СФ-425: новая форма документов финансовой

Выпуск № 2 / январь 2010 г.
Определения
Тема: Финансовое управление
FFR—Федеральный финансовый
отчет, называемый также СФ-425.
Офис финансового управления
(FMO)—отдел финансового
управления финансирующего вас
агентства.
Выделенная сумма—сумма,
выделенная правительством США на
реализацию проекта на дату решения
о выигранном проекте; это может быть
полная сумма по выигранному проекту
или часть этой суммы. Иными
словами, это сумма, предоставленная
вашей организации на расходы по
проекту в указанный период времени.
Доля участия подрядчика или
долевое участие—часть затрат по
проекту или программе, не
финансируемая агентством USAID.
Участие в расходах может
осуществляться в денежной или
натуральной форме. В стандартной
форме СФ-425 она называется доля
участия подрядчика.
Форма СФ-425: новая форма документов
финансовой отчетности
В.
Какие существуют правила заполнения формы СФ-425
и сроки ее подачи?
О.
Стандартная форма (СФ)-425, называемая также Федеральным
финансовым отчетом (FFR), является новой формой финансовой
отчетности для правительства США (USG), которая заменяет собой и
объединяет в единую форму две самых распространенных формы
финансовой отчетности для правительства США — финансовую
отчетность с использованием форм СФ-269/СФ-269A, а также
Федеральный отчет об операциях с наличностью с использованием
форм СФ-272/СФ-272A. Это не касается использования формы СФ-270.
Организации-получатели гранта должны и далее использовать форму
СФ-270, когда они обращаются к правительству США с просьбой
предоставить аванс или возместить расходы. (См. выпуск NGOConnect
eNews №24.)
В этом выпуске NGOConnect eNews вы можете ознакомиться с
рекомендациями по заполнению новой формы отчетности. Данные
рекомендации не заменяют собой размещенные на сайте инструкции
правительства США или указания вашего офиса финансового
управления (FMO). Целью рекомендаций является дать ответы на
некоторые вопросы, которые могут возникнуть у пользователей, впервые
заполняющих эту форму.
Ссылки
Заполнение формы СФ-425
Федеральный финансовый отчет
по форме СФ-425
http://www.whitehouse.gov/omb/assets
/grants_forms/ff_report_fill.pdf
Загрузите PDF-версию формы СФ-425. Для квартальной отчетности по
каждому Соглашению о сотрудничестве используйте отдельную форму
СФ-425. Вначале нужно заполнить верхнюю часть формы. Там следует
указать основную информацию о вашей организации, гранте и периоде,
к которому относится ваш отчет.
Детальные инструкции по
заполнению Федерального
финансового отчета по
форме СФ-425
http://www.whitehouse.gov/omb/grants
/standard_forms/ffr_instructions.pdf
Верхняя часть формы СФ-425
NGOConnect eNews №24
Обращение о выделении средств
правительством США, с
использованием стандартной
формы СФ-270
http://www.ngoconnect.net/enewsletter
s/russian
-подробнееСтраница 1 из 5
Выпуск № 2 / январь 2010 г.
Загрузка формы СФ-425
Загрузите форму СФ-425 в формате
PDF на сайте
http://www.whitehouse.gov/omb/assets
/grants_forms/ff_report_fill.pdf
Чтобы использовать некоторые
полезные функции формы, в том
числе функцию автоматического
вычисления, вам понадобится
последняя версия программы Adobe
Reader, которую можно бесплатно
загрузить на сайте
http://www.adobe.com/products/
acrobat/readstep2.html
Номера в нижеприведенном перечне соответствуют номерам
заполняемых ячеек на бланке формы СФ-425.
1. Federal Agency and Organizational Element to Which Report is
Submitted (Название федерального агентства и организационной
единицы, куда подается отчет)—USAID или другое агентство
правительства США, предоставляющее финансирование.
2. Federal Grant or Other Identifying Number Assigned by Federal Agency
(Федеральный грант или другой идентификационный номер,
присвоенный федеральным агентством)—укажите
идентификационный номер вашего Соглашения о сотрудничестве
(формат номера похож на XXX-A-00-09-00XXX-00), который указан
на первой странице вашего Соглашения.
4b. EIN—касается только получателей гранта в США.
5. Recipient Account Number or Identifying Number (Номер счета или
идентификационный номер подрядчика)—этот номер
предназначен для вашего пользования и не требуется
правительством США.
7. Basis of Accounting (Метод бухгалтерского учёта)—на основе
какого метода составлена отчетность —по методу начисления или
по кассовому методу—известно вашему бухгалтеру или
финансовому менеджеру.
8. Project/Grant Period (Период действия проекта/гранта)—даты
начала и завершения выигранного проекта.
9. Reporting Period End Date (Дата окончания отчетного периода)—
эта дата зависит от того, за какой квартал вы готовите отчет:
• 1-й квартал: 31 декабря
• 2-й квартал: 31 марта
• 3-й квартал: 30 июня
• 4-й квартал: 30 сентября.
Далее заполните среднюю часть, которая содержит основные расчеты,
приведенные ниже. Если вы используете программу Adobe Reader,
некоторые расчеты производятся автоматически. После завершения
заполнения еще раз проверьте все данные, чтобы убедиться в
правильности расчетов.
Средняя часть формы СФ-425
10. Transactions
Cumulative
(Use lines a-c for single or multiple grant reporting)
Federal Cash (To report multiple grants, also use FFR Attachment):
a. Cash Receipts
b. Cash Disbursements
c. Cash on Hand (line a minus b)
(Use lines d-o for single grant reporting)
Federal Expenditures and Unobligated Balance:
d. Total Federal funds authorized
e. Federal share of expenditures
f. Federal share of unliquidated obligations
g. Total Federal share (sum of lines e and f)
h. Unobligated balance of Federal funds (line d minus g)
Recipient Share:
i. Total recipient share required
j. Recipient share of expenditures
k. Remaining recipient share to be provided (line i minus j)
Program Income:
l. Total Federal program income earned
m. Program income expended in accordance with the deduction alternative
n. Program income expended in accordance with the addition alternative
o. Unexpended program income (line l minus line m or line n)
-подробнее-
Страница 2 из 5
Выпуск № 2 / январь 2010 г.
Раздел 10: Transactions (Операции)
Federal Cash (Денежные средства из федерального бюджета)
a. Cash Receipts (Денежные поступления)—укажите общую сумму
денежных средств, фактически поступивших от правительства США
до даты окончания отчетного периода, указанной вами в строке 9.
Форма СФ-425
является новой формой
финансовой
отчетности, которая
заменяет собой и
объединяет в единую
форму две самых
распространенных
формы финансовой
отчетности для
правительства США.
b. Cash Disbursements (Денежные расходы)—укажите общую сумму
использованных денежных средств правительства США по
состоянию на дату окончания отчетного периода. Такая общая
сумма включает денежные расходы на товары и услуги, авансы и
платежи субподрядчикам и поставщикам, а также непрямые
расходы, связанные с выигранным проектом.
c. Cash on Hand (Деньги в кассе)—укажите сумму, полученную в
результате вычитания — строка 10a минус строка 10b.
Federal Expenditures and Unobligated Balance (Расходование
средств из федерального бюджета и свободные от
обязательств остатки)
d. Total Federal funds authorized (Общая утвержденная сумма
финансирования из федерального бюджета)—Укажите общую
сумму проекта. В Соглашении о сотрудничестве она называется
«Общая предположительная сумма средств USAID». Если эта
сумма была изменена путем оформления модификации, укажите
сумму, приведенную в модификации.
e. Federal share of expenditures (Федеральная доля участия в
расходах)—укажите сумму расходов.
f.
Federal share of unliquidated obligations (Федеральная часть
невыполненных обязательств)—Укажите общую сумму
неистраченных средств, выделенных USAID, на дату окончания
отчетного периода. Для подсчета этой суммы следует вычесть
долю расходов, оплачиваемых за счет средств правительства США
(строка 10e) из текущей выделенной суммы, указанной в последней
модификации.
g. Total Federal Share (Общая федеральная доля)—Укажите сумму,
полученную путем сложения строк 10e и 10f. Это общая сумма
выделенных федеральных средств на дату окончания отчетного
периода.
h. Unobligated balance of Federal Funds (Не выделенный остаток
федеральных средств)—Разность строк 10g и 10d.
Recipient Share (Доля участия подрядчика)
i.
Total recipient share required (Общая требуемая сумма доли
участия подрядчика)—Укажите общую требуемую долю участия
подрядчика, приведенную в Соглашении о сотрудничестве. Если
эта была изменена путем оформления модификации, укажите
сумму, приведенную в модификации.
j.
Recipient share of expenditures (Долевое участие подрядчика в
расходах)—укажите сумму участия в расходах, использованную за
отчетный период.
k.
Remaining recipient share to be provided (Причитающийся остаток
доли участия подрядчика)—Укажите разность строк 10i и 10j.
-подробнееСтраница 3 из 5
Выпуск № 2 / январь 2010 г.
Program Income (Программный доход)
Если вашим соглашением предусмотрен программный доход,
пожалуйста, см. подробные инструкции по заполнению строк 10l — 10o
на сайте по адресу
http://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_forms/ffr_instructions.pdf.
Далее заполните нижнюю часть, которая содержит основные расчеты,
приведенные ниже. Если вы используете программу Adobe Reader,
некоторые расчеты производятся автоматически. После завершения еще
раз проверьте все данные, чтобы убедиться в правильности расчетов.
И наконец, нижняя часть предназначена для информации о непрямых
расходах и подписи. Все документы должны быть подписаны
уполномоченным сотрудником, имеющим право подписи.
Нижняя часть формы СФ-425
Раздел 11: Indirect Expense (Непрямые расходы)
Предоставлять эту информацию нужно только в том случае, если этого
требует правительство США или если это предусмотрено Соглашением
о сотрудничестве.
b. Rate (Ставка)—укажите ставку(-и) непрямых расходов (косвенных
издержек), действующую (-ие) в течение отчетного периода.
d. Base (Базовая сумма)—укажите общую сумму, к которой
применяется ставка непрямых расходов.
e. Amount Charged (Отнесенная сумма)—укажите сумму, отнесенную
на непрямые расходы в указанный период.
Раздел 13: Заверение/Подача
Закончив заполнение, проверьте правильность всех расчетов. Укажите
фамилию официального заверяющего должностного лица (13a), дайте
ему формуляр на подпись (13b), укажите его контактную информацию
(13c/13d) и укажите дату заполнения (13e). Затем отсканируйте
формуляр и отправьте его в офис финансового управления (ОФУ) по
электронному адресу ei@usaid.gov, с копией Техническому
представителю специалиста USAID по соглашениям. Всегда делайте
копию для своей документации, а затем отправляйте оригинал в ОФУ.
Если вы не получите ответа из ОФУ в течение 10 дней, свяжитесь с ОФУ
и убедитесь, что ваши документы получены.
-подробнее-
Страница 4 из 5
Выпуск № 2 / январь 2010 г.
Для получения
дополнительных сведений
Для получения сведений по данному
или другим вопросам новостной
рассылки eNewsletter, посетите вебсайт www.NGOConnect.NET. Веб-сайт
— это динамичный и интерактивный
портал, посвященный
взаимодействию и укреплению
неправительственных организаций,
сообществ и организаций,
поддерживающих НПО во всем мире.
Финансовые средства на данную
публикацию были предоставлены
Агентством международного развития
США в рамках Программы способных
партнеров (CAP). Содержание
публикации предоставляется
Программой способных партнеров и
не всегда отражает точку зрения
организации USAID или
правительства США.
© Январь 2010 г., FHI 360. Данная
публикация может быть
воспроизведена или адаптирована
только для некоммерческого
использования без предварительного
разрешения, при условии наличия
ссылки/ упоминания FHI 360, CAP,
MSI и USAID.
Страница 5 из 5
Сроки подачи SF-425
Соглашения о сотрудничестве могут быть разными, но большинство
получателей грантов обязаны подавать федеральные финансовые
отчеты в течение 30 дней после окончания квартала, исходя из
финансового года правительства США (с 1 октября по 30 сентября). В
таблице указаны сроки подачи для каждого квартала и отчетные
периоды. Проверьте по своему Соглашению о сотрудничестве, относится
ли это к вам.
Период
Срок подачи
Отчетный период
Квартал 1
30 января
1 октября–31 декабря
(предыдущего календарного года)
Квартал 2
30 апреля
1 января–31 марта
Квартал 3
30 июля
1 апреля–30 июня
Квартал 4
30 октября
1 июля–30 сентября
Итоговый отчет о 90 дней после
Весь срок действия проекта
фин. положении окончания проекта