Положение о подразделении Канцелярия
advertisement
Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 1 Всего листов 13 УТВЕРЖДАЮ Директор Уфимского филиала ФГБОУ ВО «МГАВТ» ____________ Н.В. Бричкин _____ ___________ 2015г. ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ КАНЦЕЛЯРИЯ ПСП КНЦ.01-2015 ПСП КНЦ.01-2015 Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» Выпуск 3 Лист 2 Всего листов 13 1 Общие положения 1.1 Канцелярия филиала является структурным подразделением Уфимского филиала ФГБОУ ВО «МГАВТ» в соответствие с Положением о филиале, организационной структурой филиала и Матрицей распределения ответственности и полномочий. 1.2 Канцелярия филиала, в лице заведующего канцелярией, непосредственно подчиняется директору филиала, а в случае его отсутствия – заместителю директора филиала по учебной работе. 1.3 Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от нее приказом директора филиала. 1.4 На время отсутствия заведующего канцелярией его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом директора филиала. 1.5 Заведующим канцелярией назначается лицо, имеющее среднее образование. 1.6 Подразделение в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, а также «Политикой в области качества Уфимского филиала ФГБОУ ВО «МГАВТ», стандартами учреждения, должностными инструкциями и другими документами СМК филиала. 2 Основные задачи Основными задачами подразделения, решаемых в рамках реализации Политики в области качества, достижения целей в области качества являются: 2.1 Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 2.2 Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 3 Всего листов 13 2.3 Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и сдаче их на хранение. 2.4 Достижение целей в области качества Уфимского филиала ФГБОУ ВО «МГАВТ» через реализацию целей в области качества подразделения (в соответствии с Приложением А). 3 Функции Подразделение осуществляет: 3.1 Распространение копий приказов по курсантскому составу и распоряжений директора в структурные подразделения филиала. 3.2 Сбор необходимой для руководства информации от структурных подразделений (рапортички о посещаемости от начальников отделений, рапорта (объяснительная записка) курсантов, характеристики на курсантов). 3.3 Обеспечение набора текстов, распечатки служебных документов. 3.4 Ведение личных дел курсантов со всеми соответствующими записями в них (награждения, наказания, переводы), зачисления и отчисления. 3.5 Ведение алфавитной книги зачисления и отчисления курсантов. 3.6 Ведение учета и оформления студенческих билетов и зачетных книжек курсантов. 3.7 Составление статистических отчетов по форме по контингенту курсантов. 3.8 Выдача курсантам справок об учебе, архивных справок по запросам юридических и физических лиц. 3.9 Работа с электронной почтой филиала (отправка и прием корреспонденции). 3.10 Обеспечение подразделений филиала канцелярскими товарами. 3.11 Ведение протоколов Ученого совета. 3.12 Прием документов в архив согласно актов приема-передачи. Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 4 Всего листов 13 3.13 Подготовку документов и актов на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли. 4 Права и ответственность Права и ответственность подразделения связаны с выполнением его функций и установлены через права и ответственность руководителя подразделения и сотрудников подразделения, изложенные в соответствующих должностных инструкциях. 5 Организация работы 5.1 Организация структуры подразделения утверждена директором Уфимского филиала ФГБОУ ВО «МГАВТ» как неотъемлемая часть Положения о структурном подразделении. 5.2 Организационная структура канцелярии выглядит следующим образом: начальником подразделения является заведующий канцелярией, ему непосредственно подчиняются: секретарь-машинистка, архивариус, секретарь руководителя, работающие каждый по своему определенному направлению. Выше указанная структура Подразделения канцелярии отражена в Приложении Б. 5.3 Схема менеджмента качества канцелярии представлена в Приложении В. Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 5 Всего листов 13 6 Взаимодействия 6.1 Подразделение канцелярии взаимодействует с подразделением учебного отдела филиала, центром дополнительного образования, подразделением хозяйственной работы и общим вопросам, отделом персонала и трудовых отношений и бухгалтерией. 6.2 Со всеми вышеуказанными организациями подразделение канцелярии осуществляет документооборот, получаемый и отправляемый на бумажных и электронных носителях (в соответствии с Приложением Г). Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 6 Всего листов 13 РАЗРАБОТАНО: Заведующая канцелярией ______________ Прищепова М.В. Ответсвенный за СМК _______________ Акбашева А.Г. Начальник отдела кадров _______________ Садыкова Э.А. СОГЛАСОВАНО: Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 7 Всего листов 13 ПРИЛОЖЕНИЕ А СОГЛАСОВАНО Ответственный за СМК Уфимского филиала ФГБОУ ВО «МГАВТ» ____________ А.Г.Акбашева ________________ 20__ УТВЕРЖДАЮ Директор Уфимского филиала ФГБОУ ВО «МГАВТ» ____________ Н.В. Бричкин ________________ 20__ Цели в области качества и их показатели Подразделения канцелярии Цели в области качества Уфимского филиала ФГОУ ВПО «МГАВТ» 1. Удовлетворение запросов клиента-личности в качественных образовательных услугах и потребности общества в подготовке высококвалифицированных специалистов-профессионалов. 2. Непрерывное прогнозирование, планирование, обеспечение, достижение и улучшение качества подготовки специалистов всем коллективом, действующим под руководством Ученого совета и директора филиала, лично ответственного за качество образовательных услуг. 3. Выполнение комплексной программы развития Уфимского филиала, определяющей основные направления, цели, задачи и критерии совершенствования образовательной, экономической, финансовой и хозяйственной деятельности. 4. Непрерывное совершенствование системы менеджмента качества, образовательных услуг и подготовки специалистов, регулярное проведение внутренних аудитов учебно-методического , организационного материального и кадрового обеспечения образовательной деятельности. Заведующий канцелярией Цели в области качества подразделения канцелярии Показатели в области качества подразделения канцелярии наименование показателей удовлетворенность персонала единицы измерения % Своевременное обслуживание курсантов в соответствии с поступающими запросами соблюдение сроков выдачи документов количество документов, выданных в регламентированные сроки Своевременное обеспечение подразделений канцелярскими принадлежностями удовлетворенность персонала % Достижение удовлетворенности персонала структурных подразделений обработкой и организацией движения документов организационнораспорядительного характера, внешней документации _____________________ подпись, дата М.В. Прищепова Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 8 Всего листов 13 ПРИЛОЖЕНИЕ Б Схема организационной структуры Подразделения канцелярии Заведующий канцелярии Секретарьмашинистка Архивариус Секретарь – руководителя Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 9 Всего листов 13 ПРИЛОЖЕНИЕ В Схема менеджмента качества на уровне канцелярии Заведующий канцелярией Ответственный за СМК в подразделении ИСО 9001 : 2008 п. 4.1 Ответственный за документацию ИСО 9001 : 2008 п. 4.2.2 Секретарь руководителя Ответственный за состояние помещений ИСО 9001 : 2008 п. 6.3 Архивариус Внутренний аудитор ИСО 9001 : 2008 п. 8.2.2 Секретарьмашинистка Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Лист 10 Всего листов 13 Выпуск 3 ПРИЛОЖЕНИЕ Г Получаемые и предоставляемые подразделением материалы и информация Наименование Получаемый Вид Предоставляемый Вид подразделения материал и/или носителя материал и/или носителя (предприятия) информация 1 Подразделение учебной работы Центр дополнительного образования Подразделение хозяйственной работы и общих вопросов Подразделение бухгалтерия Подразделение организационновоспитательной работы 2 1. График учебного процесса 2. Рабочий учебный план 3. Документы на распределение 4. Список курсантов, направленных на групповую плавательскую практику Обучение по второй специальности 1.Новые требования к оформлению документации и т.д. 2.Возможность удовлетворения в материально-техническом обеспечении Наличие денежных средств для решения финансовых вопросов 1. Проекты приказов, письма 2. Корреспонденция Подразделение 1.Проекты приказов, отдела управле- письма. ния персоналом и 2.Корреспонденция. трудовыми отношениями информация 3 Бумажный, электронный 4 1. График проведения практик 2. Итоговые ведомости с оценками по практике 5 бумажный Бумажный, Наличие свидетельств электронпо основной специальный ности Бумажный, 1. Согласование правильности выполнеэлектронния всевозможной ный документации 2. Необходимость в материально техническом обеспечении Бумажный, Приказы, заявки на электронфинансовое обеспеченый ние УПР Бумажный, 1.Корреспонденция, приказы, заявления. электрон2.Личные дела курсанный тов. бумажный Бумажный, бумаж- электронный 1.Корреспонденция, приказы, заявления. 2.Личные дела сотрудников. бумажный бумажный бумажный ный Уфимский филиал ФГБОУ ВО «МГАВТ» ПСП КНЦ.01-2015 Выпуск 3 Лист 11 Всего листов 13
