Правила учета запасов
advertisement
ÌÅÒÎÄÈÊÀ Ó×ÅÒÀ Ïðàâèëà ó÷åòà çàïàñîâ: ÷òî ïðèíèìàòü âî âíèìàíèå Ïî÷òè â êàæäîé êîìïàíèè, íåçàâèñèìî îò îòðàñëè, â êîòîðîé îíà ðàáîòàåò, åñòü òîâàðû èëè óñëóãè, êîòîðûå ÿâëÿþòñÿ íåîáõîäèìûìè è êîòîðûå èìåþò ñóùåñòâåííîå çíà÷åíèå äëÿ îáåñïå÷åíèÿ õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè.  ñâÿçè ñ ýòèì ïî÷òè êàæäîé êîìïàíèè âàæíî îáåñïå÷èòü ïðàâèëüíûé ó÷åò çàïàñîâ. Ó÷åò çàïàñîâ äîëæåí îáåñïå÷èòü ïðàâèëüíîå äîêóìåíòàëüíîå îôîðìëåíèå ïîëó÷åíèÿ, ïåðåìåùåíèÿ è âûäà÷è òîâàðîâ, à òàêæå ñâîåâðåìåííîå îòðàæåíèå çàïàñîâ â áóõãàëòåðèè êîìïàíèè. Ïðàâèëüíî âûáðàííûå ìåòîäû ó÷åòà è îöåíêè çàïàñîâ òîâàðà îáåñïå÷èâàþò ïðàâèëüíîå îòðàæåíèå ñòîèìîñòè çàïàñîâ â áàëàíñå. Êîìïàíèÿ äîëæíà ïðîâîäèòü íå òîëüêî òî÷íûé è ïðàâèëüíûé ó÷åò çàïàñîâ, íî è âàæåí òàêæå êîíòðîëü òîâàðîâ. Êàæäîé êîìïàíèè æåëàòåëüíî àíàëèçèðîâàòü çàïàñû íå òîëüêî ðàç â ãîä ïðè ñîñòàâëåíèè ãîäîâîãî îò÷åòà, íî è ðåãóëÿðíî îöåíèâàòü äîñòàòî÷íîñòü çàïàñîâ è èõ îáîðà÷èâàåìîñòü ïî ìåñÿöàì, òàê êàê ýòî ìîæåò ñïîñîáñòâîâàòü ïðèðîñòó ïðèáûëè êîìïàíèè. Îêñàíà ÑÒÅÏÀÍÎÂÀ, ñòàðøèé ìåíåäæåð áóõãàëòåðñêèõ ïðîåêòîâ ìåæäóíàðîäíîé àóäèòîðñêîé ôèðìû AUDIT ADVICE, Nexia International Главными задачами учета запасов являются: • документальное оформление получения, перемещения, выдачи запасов в соответствии с требованиями нормативных актов; • обеспечение расхода запасов в соответствии с нормативами; • проведение учета запасов в соответствии с принятой в компании методикой по калькуляции себестоимости продукции; «Á&Ý» ¹ 9, ÑÅÍÒßÁÐÜ 2010 19 • обеспечение контроля над сохранением материальной ценности; • подача руководству предприятия точной информации об остатках запасов. Служба государственных доходов при проведении тематических проверок на торговых предприятиях чаще всего констатирует нарушения, которые связаны с несоблюдением учета товаров и порядка регистрации оправдательных документов. Оценив такую ситуацию, СГД разработала методический материал „Оправдательный документ в сделках с товарами”, в котором упоминаются случаи, в которых надо оформлять оправдательные документы и в каких не надо оформлять, описан порядок оформления и регистрации оправдательных документов. В приложении методического материала можно найти образец оправдательного документа (также для сделок с лесоматериалами), образец внутреннего оправдательного документа и образец регистра документов. Учет запасов регламентируют следующие нормативные акты: • Закон ЛР «О бухгалтерии»; • Закон о годовых отчетах; • правила Кабинета министров № 585 от 21.10.2003 „Правила о ведении и организации бухгалтерии”; • ЛБС № 1 „Основные постановки подготовки финансового отчета”; • другие нормативные правовые акты, например учет акцизных товаров. Запасы – это часть оборотных 20 «Á&Ý» ¹ 9, ÑÅÍÒßÁÐÜ 2010 средств компании, которые предполагается использовать в течение одного хозяйственного года или во время производственного цикла. В проекте латвийского бухгалтерского стандарта „Запасы” упоминается, что запасы – это активы, которые: • предусмотрены для продажи в ходе обычной деятельности компании (готовая продукция, товары для продажи); • находятся в процессе производства или переработки перед продажей (незавершенное производство); • материалы или сырье, которые предполагается использовать в процессе производства или оказания услуг. В запасах учитывают также недвижимое имущество, которое продается в течение года. Поставщик услуг в запасах учитывает затраты на услуги, которые компания еще не признала как доходы, в такой ситуации они учитываются в статье „Незавершенные заказы”. В конце отчетного периода запасы отражаются в балансе годового отчета, а использованные или списанные – в отчете о прибыли или убытках, если только они не образуют стоимость других активов (например, запасы, которые были использованы для производства основных средств). В статье 10 Закона о годовых отчетах в балансе запасы делятся на следующие статьи: 1. Сырье, основные материалы и вспомогательные материалы ÌÅÒÎÄÈÊÀ Ó×ÅÒÀ (приобретенные для использования в процессе производства, например, для кондитерских предприятий – мука, сахар, соль, варенье и т.д.); 2. Незаконченные изделия (произведенная продукция, которая еще не до конца закончена. В стоимость этих запасов включают затраты на приобретение использованных для производства продукции материалов, оплату труда и связанные с ней обязательные выплаты по государственному социальному страхованию, которые прямо связаны с производством продукции, а также часть косвенных затрат (также материалов); 3. Готовые изделия и товары для продажи (товары, которые получены в производственном процессе и предусмотрены для продажи, а также товары, которые закуплены для дальнейшей продажи. Нужно принимать во внимание, что закупленные и собственно произведенные запасы нужно учитывать отдельно); 4. Незаконченные заказы (выполненные работы, которые не закончены до конца); 5. Авансовые платежи за товар (предоплата компании за товар); 6. Рабочие животные и продуктивные животные (рабочие лошади, быки, коровы и т.д.). Сырье, материалы и товары в компании могут учитываться по непрерывному и периодическому методу инвентаризации. Выбор метода учета запасов зависит от вида деятельности компании, объема запасов и также от желаний руководства компании. По методу непрерывного учета запасов движение запасов учитывается систематически, и закупочная стоимость запасов отражается на балансовых счетах. Используя этот метод, на балансовых счетах отражают полностью все движение запасов в компании, то есть приобретение, внутреннее перемещение в структурной единице, перемещение в другую структурную единицу компании, передачу запасов в производство, а также продажу запасов и списание запасов, если запасы испорчены. В этом методе по учету запасов имеются многие преимущества, например, есть возможность установить остатки запасов без проведения инвентаризации, тем самым обеспечивается контроль над сохранением запасов (имеется возможность вовремя констатировать кражу и т.д.). Если производится инвентаризация, по ее результатам есть возможность установить также недостаток или избыток запасов. Без проведения инвентаризации имеется возможность подготовить точные оперативные отчеты для руководства компании, которые позволяют оценить достаточность запасов и рациональное использование в компании, вместе с этим оптимизировать расходы компании и получить по возможности большую прибыль, что является очень важным во время существующего экономического кризиса. Однако нужно иметь в виду, что использование этого метода очень трудоемко. При движении запасов, как уже было упомянуто, «Á&Ý» ¹ 9, ÑÅÍÒßÁÐÜ 2010 21 необходимо оформлять бухгалтерские оправдательные документы. В бухгалтерском учете это подразумевает дополнительные проводки по счетам. При использовании периодического метода инвентаризации приобретение всего сырья и товаров сразу же списывают в расходы хозяйственной деятельности, то есть закупочная стоимость запасов отражается на операционных счетах. Остаток запасов на балансовых счетах указывают только по завершении отчетного года по результатам инвентаризации запасов. Этот метод обычно используется в маленьких компаниях, где не предусматривается большое накопление запасов на складах, так как обеспечить контроль над запасами при периодическом методе инвентаризации довольно затруднительно. При проведении инвентаризации нет возможности установить недостачу или избыток. Руководство компании может принять решение о смене метода учета запасов. Смена метода с периодического на непрерывный метод инвентаризации обычно производится при расширении объема работ или если изменяются виды деятельности компании. Если происходит изменение метода с непрерывного на периодический, руководство должно осмыслить риски, которые могут возникнуть в связи с тем, что при периодическом методе инвентаризации сократится контроль над движением запасов. На то число, когда происходит 22 «Á&Ý» ¹ 9, ÑÅÍÒßÁÐÜ 2010 смена метода учета, необходимо провести инвентаризацию запасов. Если происходит смена метода учета с периодического на непрерывный, все остатки запасов в соответствии с актом инвентаризации нужно отразить в бухгалтерии. Факт изменения метода учета запасов должен быть упомянут в приложении к годовому отчету, а также изменение метода должно быть обосновано. В Законе о годовых отчетах установлено, что оценка оборотных средств, в том числе и запасов, должно быть обоснована закупочной или производственной себестоимостью. Закупочная себестоимость (для приобретенных запасов) рассчитывается причислением затрат, связанных с приобретением (расходы, которые образовались при доведении запасов до их текущего состояния и места их текущего расположения, а также невозвратимые налоги, например, акцизный налог), к закупочной цене и исключением скидок. В свою очередь, производственную себестоимость (для запасов, произведенных собственными силами) рассчитывают суммируя использование всего сырья и материалов в соответствии с закупочными и побочными затратами, которые напрямую связаны с производством конкретного изделия. Если затраты относятся к тому же самому периоду времени, разрешается к производственным затратам причислить также затраты, которые напрямую не связаны с изготовлением изделия. ÌÅÒÎÄÈÊÀ Ó×ÅÒÀ Себестоимость запасов можно установить по методу средневзвешенной цены или по методу FIFO (первое поступление – первый отпуск). Необходимо принимать во внимание, что на дату баланса запасы должны быть оценены в соответствии с самой низкой рыночной ценой или себестоимостью. В случае если часть запасов повреждена или они полностью устарели, тогда эти запасы оценивают в соответствии с чистой стоимостью реализации. Если стоимость существенно отличается от рыночной цены, разность по каждой статье запасов должна быть объяснена в приложении к годовому отчету. При сравнении метода установления средневзвешенной себестоимости с методом FIFO нужно упомянуть, что метод установления средневзвешенной себестоимости является более простым. Однако если при использовании этого метода в конце года появляется остаток запасов, может создаться ситуация, когда стоимость запасов не соответствует самой низкой рыночной стоимости. Именно поэтому более точным методом считается метод FIFO, так как использование этого метода приближает стоимость запасов на дату баланса к рыночным ценам. Компания должна утвердить нормативные потери запасов, или планируемые потери, которые появляются в ходе обычного хода предпринимательской деятельности и которые являются прогнозируемыми. К таким потерям можно отнести потери запасов, которые появляются при окончании срока реализации, во время хранения или перемещения, в результате краж и т.д. При появлении потери запасов в рамках утвержденных нормативных потерь они списываются в затраты, которые связаны с хозяйственной деятельностью. В свою очередь, сверхнормативные потери запасов списываются в затраты, не связанные с хозяйственной деятельностью. При расчете подоходного налога с предприятия в конце отчетного года облагаемый доход увеличивается на сверхнормативные потери, что говорит о том, что нужно обращать внимание на правильный учет запасов. Руководство компании утверждает нормативные потери запасов для каждого отчетного года. Так как у многих компаний часто появляются ошибки при оформлении оправдательных документов в сделках с товарами, хочу обратить на это ваше внимание. Оправдательные документы должны быть оформлены в день хозяйственной сделки до начала сделки (поставки товаров и т.д.). Если сделка производится непрерывно в течение длительного промежутка времени, тогда оправдательный документ можно оформить за период не длиннее календарного месяца, если получатель товара до получения оправдательного документа не использует товар (не продает, не использует в производстве). Оправдательный документ оформляется при: • доставке или продаже товара; • дарении товара, пожертвованиях, аренде с правом выкупа; «Á&Ý» ¹ 9, ÑÅÍÒßÁÐÜ 2010 23 • передаче товара другой компании на переработку, хранение и т.д.; • передаче товара структурной единице компании (например, со склада в торговый магазин, со склада на другой склад); • передаче товара в место, которое не зарегистрировано как место постоянной деятельности компании (структурная единица) и где производится хранение и учет товара; • передаче товара другой материально ответственной персоне в компании; • сделке по перемещению товара и т.д.; • доставке товара (продаже), если ее не подтверждает другой установленный в нормативных актах оправдательный документ, или если оправдательный документ не оформлен соответствующе (например, если в электронном кассовом аппарате не указаны все реквизиты). Нужно принимать во внимание, что на месте выдачи и принятия товара до заключительной инвентаризации отчетного года должен находиться один экземпляр оправдательного документа и документный или аналоговый регистр учета. Экземпляр оправдательного документа (кроме торговли) может находиться на юридическом адресе компании или на зарегистрированной структурной единице, если место выдачи и принятия товара не является постоянным местом деятельности компании. Оправдательные документы должны быть подписаны теми персонами, 24 «Á&Ý» ¹ 9, ÑÅÍÒßÁÐÜ 2010 которые в соответствии с установленным в бухгалтерских организационных документах компании порядком являются ответственными за правильность указанной в документе информации и выдачу товара. О перемещении товара в компании нужно оформлять внутренние оправдательные документы, которые хранятся на каждом месте выдачи товара. Эти оправдательные документы необходимо регистрировать в регистре документов. Оправдательный документ о товарах, в день его оформления или получения, перед проведением дальнейших действий регистрируют в регистре документов в хронологическом порядке, в котором указывают дату записи и номер очередности, дату подготовки документа и номер и партнера по сделке. Такой регистр должен быть также у предприятий, которые только получают оправдательные документы за закупленные или другим образом полученные товары, но сами оправдательные документы не оформляют. Регистр документов можно оформлять также в электронном виде, обеспечив возможность распечатки регистра в бумажной форме по запросу контролирующей институции. В организационных документах компании должно быть указано место хранения регистра документов. Вышеупомянутые соображения принимаются во внимание при разработке методики бухгалтерского учета компании, которая обеспечивает в компании должную основу для проведения внутреннего контроля.
