Тема 5. Оценка преимуществ и недостатков закупки готовых или

Тема 5. Оценка преимуществ и недостатков закупки готовых или
разработки новых ИТ и ИС. Критерии оценки рынка ИТ и ИС;
критерии и технология их выбора. Особенности контрактов на закупку
и разработку ИТ и ИС.
Вопрос 1. Заказные и адаптируемые ИС и ИТ.
В зависимости от технологии создания можно выделить два типа ИС и
ИТ: заказные и адаптируемые.
Заказные (уникальные) системы – это системы, которые создаются для
конкретной организации. Они не имеют аналогов и не подлежат в
дальнейшем тиражированию.
Заказные системы используются:
1. для автоматизации деятельности организации с уникальными
характеристиками;
2. для решения крайне ограниченного круга специальных задач.
Основными недостатками являются:
1. высокая стоимость;
2. значительные сроки разработки и внедрения.
К адаптируемым системам в той или иной степени можно отнести все
многообразие систем, предлагаемых сегодня на рынке, например: R3, 1С,
Галактика и др.
Основными недостатками являются:
1. адаптация ИС и ИТ под существующие бизнес-процессы организации;
2.
адаптация
бизнес-процессов
под
ограничения,
которые
накладываются универсальными системами;
3. высокие затраты на эксплуатацию.
Недостатки известны не только потребителям, но и изготовителям.
Изготовители постоянно совершенствуют базовые системы.
Основные цели и перспективы развития адаптируемых ИС:
-повышение уровня автоматизации проектирования и внедрения систем;
-обеспечение непрерывного управления конфигурацией и параметрами
системы на всех стадиях ее жизненного цикла;
-сокращение сроков внесения изменений в конфигурацию и параметры
системы при модернизации производственного процесса и управления.
-совмещение типовых решений, проверенных практикой, с решениями,
зависящими от конкретных условий организаций.
Вопрос 2. Особенности заказных ИС и ИТ.
Что выгоднее: создавать и сопровождать ИС собственными силами или
заказать стороннему изготовителю (аутсорсинг)?
Аргументы в защиту «собственных сил»:
- свои специалисты лучше знают условия и традиции организации;
- они всегда рядом и могут непосредственно контактировать с любым
работником;
- за работу собственных специалистов не нужно платить тех больших
денег, которые требуют сторонние изготовители.
Контраргументы в защиту «собственных сил»:
- убеждение, что своими силами ИС может быть создана с меньшими
затратами, может оказаться «дорогим» заблуждением;
- не всякая организация имеет мощную команду профессиональных
системных аналитиков и программистов, способных создать ИС масштаба
предприятия.
- весьма вероятно, что для некоторых «своих» специалистов это будет
первая в их жизни система со всеми дальнейшими последствиями;
- ИС, которая создается собственными силами, не имеет перспектив
развития из-за слабой документированности всех стадий разработки.
Характеристика заказных ИС
Стадии
жизненного
цикла
Проектирование
Изготовление
Внедрение
Освоение
Сопровождение
Поддержка
Формирование ИС
собственными силами
Проект как таковой, как
правило, не выпускается, его
роль обычно играют рабочие
материалы программистов.
сторонними силами
Проектная
документация
поставляется заказчику в полном
объеме
в
соответствии
с
требованиями
стандартов;
рассматривается при заключении
договора
на
изготовление
системы.
Изготавливается
один Выпуск модулей ИС может быть
единственный экземпляр на даже
серийным,
со
всеми
несовершенной технической требованиями к качеству.
базе.
Просто
установка Готовые
модули
системы
технических
средств
и планомерно устанавливаются у
программ на рабочих местах.
потребителя с демонстрацией как
собственно изделия, так и всех
средств его обеспечения.
Обучение и консультации Выведение системы на проектную
пользователей осуществляют мощность
с
участием
программисты, для которых пользователей осуществляется по
эта работа не является отработанной последовательности
основной и привлекательной. мероприятий.
Работы
по
поддержанию Работает специальная служба
работоспособности элементов взаимодействия с потребителями;
ИС и системы в целом в
комплект
поставки
ИС
выполняют программисты, не включаются спец. средства и
имея
специализированных инструкции для проведения работ
средств.
по сопровождению.
Уход
программиста- Изготовитель заинтересован в
разработчика с предприятия сохранении клиента, поэтому он
может обернуться для ИС своевременно извещает его о
катастрофой.
направлениях развития системы,
т.е. о тех возможностях, которые
ожидают клиента в дальнейшем, а
также о замеченных недоработках
Обслуживание
Испытания
и путях их устранения.
Специальные средства для Изделие снабжается в комплекте
регулярного
обслуживания поставки
средствами
ИС не создаются.
обслуживания для проведения
мероприятий по обеспечению
работоспособности.
Изготовитель имеет базу для
разнообразных испытаний своих
продуктов,
поскольку
это
позволяет
повышать
и
гарантировать их качество; она
снабжает и потребителя набором
соответствующих средств.
Вопрос 3. Особенности адаптируемых ИС и ИТ.
На современном рынке компьютерных адаптируемых ИС и ИТ
присутствует две большие группы систем:
1) финансово-управленческие системы
a) локальные;
b) малые интегрированные;
2) производственные системы
a) средние;
b) крупные интегрированные.
Назначение финансово-управленческих систем.
1. ведение учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия,
сбыт, склады, учет кадров и т.д.);
2. управление финансовыми потоками.
Свойства финансово-управленческих систем:
ууниверсальность;
небольшой цикл внедрения;
имеются «коробочные» варианты;
гибкость в адаптации к нуждам конкретной организации;
способность
работать
на
стандартном
оборудовании
с
использованием стандартных сетевых протоколов;
использование простых средств разработки;
снижение уровня эффективности при работе на сложных
конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных.
Назначение производственных систем - управление и планирование
производственного процесса.
Свойства производственных систем:
учетные
функции
глубоко
проработаны
и
выполняют
вспомогательную роль;
более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9
месяцев до полутора лет и более);
часто ориентированы на одну или несколько отраслей, типов
производства;
различны для разных типов организации производственного
процесса (единичное, серийное, массовое производство);
наличие встроенных бизнес-моделей производства;
производственные системы по многим параметрам значительно
более жесткие, чем финансово-управленческие;
основными механизмами управления являются планирование и
оптимальное управление производственными процессом;
охватывают планирование, закупки, производство, запасы, продажи,
финансовые потоки и многие другие аспекты;
рразработаны с использованием промышленных баз данных;
в большинстве случаев используется технология «клиент-сервер».
Вопрос 4. Критерии выбора адаптируемых ИС и ИТ.
Минимальный перечень требований к выбору адаптируемой системы.
1. Функциональная полнота системы:
выполнение международных стандартов управленческого учетаMRP2, ERP, CSRP;
автоматизация в рамках решаемой задачи (планирование,
бюджетирование, оперативный учет, бухгалтерский, статистический учеты,
финансово-экономический анализ);
формирование отчетов и ведение учета одновременно по
российским и международным стандартам (IAS и GAAP);
общие характеристики функциональной полноты корпоративной
информационной системы (пример: количество учитываемых параметров
2000-10000 шт., количество таблиц баз данных 800-3000).
2.
Локализация информационной системы:
функциональная (учет особенностей российского законодательства
и системы расчетов);
лингвистическая (интерфейс, система помощи и документация на
русском языке).
3. Система должна обеспечивать надежную защиту информации:
парольная система разграничения доступа к данным и функциям
многоуровневая система защиты данных, включающая средства
авторизации вводимой и корректируемой информации, регистрация времени
ввода и модификации данных, протокол удалений
программно-аппаратные
средства
шифровки
данных,
сертифицированные ФАПСИ.
4. Реализация удаленного доступа и работы в распределенных сетях.
5. Наличие инструментальных средств адаптации и сопровождения
системы:
изменение структуры и функций бизнес-процессов;
изменение информационного пространства (изменение структуры,
добавление или удаление БД, модификация полей таблиц, связей, индексов и
т.п.);
изменение интерфейсов ввода, просмотра и корректировки
информации;
р
изменение организационного и функционального наполнения
рабочего места пользователя;
генератор произвольных отчетов;
генератор сложных хозяйственных операций;
генератор форм (в том числе стандартизованных).
6. Обеспечение обмена данными между ранее разработанными ИС и
другими программными продуктами, функционирующими в организации.
7. Возможность консолидации информации:
на уровне организаций – для объединения информации филиалов,
р
дочерних
компаний, предприятий, входящих в холдинг, и т.п.;
на уровне отдельных задач;
на уровне временных периодов – для выполнения анализа
изменения тех или иных показателей за период, превышающий отчетный.
8. Наличие специальных средств анализа состояния системы в процессе
эксплуатации:
у
анализ архитектуры баз данных;
анализ алгоритмов;
анализ статистики количества обработанной информации
(количество записей, документов, проводок; объем дисковой памяти);
журнал выполненных операций;
список работающих станций, внутрисистемная почта.
Вопрос 5. Критерии выбора поставщиков ИТ и ИС.
Проблемы выбора поставщиков адаптируемых ИС сложны. Они
затрагивают интересы, как в целом организации, так и личные интересы лиц,
занимающихся закупом ИС.
Общие требования к поставщикам ИС:
1) опыт работы с промышленными организациями;
2) успешные внедрения предлагаемой ИС в производственной сфере
зарубежных и отечественных организаций;
3) наличие квалифицированных кадров для разработки и модернизации
программного обеспечения, внедрения, сопровождения, технической
поддержки и обучения.
Как видно, эти требования носят качественный характер.
Для
осуществления
выбора
между
поставщиками
нужны
количественные критерии оценки.
Примером может служит следующая методология оценки поставщика.
Оценка поставщика
№
Критерии оценки
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
Основные критерии
Количество лет в бизнесе
Количество лет в России
Представительство в России
Количество партнеров в России
Мультинациональность (представительства во
многих странах)
Итого по основным критериям
Внутренняя организация фирмы-поставщика
Подразделение разработки и исследования
Подразделение продаж
Подразделение маркетинговых исследований
Каналы распространения
Подразделение внедрения продуктов
Подразделение сопровождения продуктов
Подразделение консультаций
Подразделение обучения
Итого по внутренней организации
Организация бизнеса в России
Подразделение разработки и исследования
Подразделение продаж
Подразделение маркетинговых исследований
Каналы распространения
Подразделение внедрения продуктов
Подразделение сопровождения продуктов
Подразделение консультаций
Подразделение обучения
Количество специалистов, обеспечивающих
сопровождение и консультации
Итого по организации бизнеса
Итого по поставщику
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.2.7
1.2.8
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
1.3.6
1.3.7
1.3.8
1.3.9
Балл
0
1
2
4
5
Балл
Пояснение
Значения в категориях «Балл» и «Пояснение»
Пояснение
Функция (возможность) отсутствует
Предполагается в следующей версии
Требует незначительных усилий по доработке
Реализована и работает в российских условиях (неруссифицирована)
Реализована и работает в российских условиях (руссифицирована)
Если оценка не применима, то следует указывать абсолютную
величину или ограничиться пояснением.
Вопрос 6. Особенности контрактов на закупку и разработку ИТ и
ИС.
Основная особенность при закупе ИТ и ИС - форма собственности
заказчика.
Если организация в качестве учредителя имеет государственный
капитал, то закуп и разработка ИС осуществляется в четком соответствии с
Федеральными законами от 21.07.2005 №94-ФЗ, от 31.12.2005, №207-ФЗ, от
27.07.2006 №142-ФЗ, от 20.04.2007 №53-ФЗ (ред. 08.11.2007), от 24.07.2007
№218-ФЗ, от 08.11.2007 N 257-ФЗ.
Если организация с негосударственным капиталом, то в отечественной
практике выбора корпоративных информационных систем нет строгой
юридической базы.
Под тендером большинство участников рынка понимают прежде всего
некую формализованную процедуру, цель которой — выбор адаптируемой
ИТ и ИС.
Тендер часто отождествляют с наличием нескольких альтернативных
вариантов внедрения ИТ и ИС в организации, что не всегда является
правильным пониманием.
Целесообразность проведения тендера определяется:
внутренними традициями организации;
затратами определенных ресурсов на проведение тендера.
Для организации тендера необходимо затраты 20-30 тыс. евро. Если
приобретаемая система оценивается до 100 тыс. евро, то проведение тендера
не рекомендуется.
Тендер может быть как открытым, так и закрытым.
Открытый тендер используется для привлечения поставщиков к работе,
и еще неизвестно, какая из организаций, работающих в этом направлении,
окажется достойным партнером.
Закрытый тендер проще. Он проводится в случаях, когда количество
поставщиков ограничено или когда круг поставщиков достаточно хорошо
знаком.
Для проведения тендера создается тендерный комитет, в задачу которого
входит детальная оценка функциональности продуктов-финалистов. В
комиссии однозначно должны быть представлены руководители всех
ключевых подразделений заказчика. Более того, должно быть обеспечено
одинаковое отношение ко всем участникам.
Можно выделить три этапа проведения тендера.
Первый этап.
Осуществляется подготовка и рассылка тендерных писем, форма
которых может быть различной. Перечисляются основные критерии выбора
системы, или тезисы, в повествовательной форме характеризующие как
состояние самого предприятия, так и набор стоящих перед ним задач.
Как правило, определяется крайний срок подачи предложений (дату и
время).
Специалисты анализируют полученную от партнеров информацию,
затем матрица суммирует и формируется результат, на основе которого мы
формулируем собственное предложение. Оно выносится на маркетинговую
комиссию или на комитет по информатизации. Эти люди знакомятся с
методологией выбора подрядной организации или поставщика ИТ. Если у
них нет сомнений в том, что конкурс проведен в соответствии с заявленными
правилами, то предложение подтверждается. Если комитет находит, что по
каким-либо причинам будет разумнее «переиграть» конкурс, то процесс
запускается повторно. Окончательный выбор производится на основе
коллегиального решения.
Второй этап.
Допускаются
лишь
ограниченное
количество
продуктов
и
соответственно организаций-поставщиков, поскольку этот этап предполагает
значительно более тесные и неформальные контакты заказчика с партнером,
предлагающим предприятию систему управления.
На данном этапе должно остаться всего несколько компаний, а выбор
начинает строиться на основе более сложного и творческого подхода,
поскольку проводится посредством многокритериальной оценки, а не путем
отсечения
продуктов,
явно
не
удовлетворяющих
клиента
по
функциональности.
Определяется несколько фирм, с которыми вообще предстоит иметь
дело в дальнейшем. При этом крайне желательно, чтобы присланные ответы
были заверены подписью генерального директора компании-поставщика.
Возможно и изначальное сужение круга участников, которое зависит от
квалификации и опыта заказчика или консультационной фирмы,
привлеченной для проведения тендера.
Третий этап.
На начало этапа остаются, как правило, всего две потенциальных
поставщика. Принципиально этот этап не отличается от предыдущего, если
не считать того, что оценка решение в этом случае предельно тщательно, а
отношения поставщик - клиент часто еще более неформальны. На этом этапе
попытка заказчика максимально «прогнуть» цены в свою пользу — вполне
обычная форма взаимных контактов.
Один из популярных приемов, практика применения которого напрямую
связана с тонкостями оценки систем при детальном знакомстве с ними, а
также в определенной степени с не слишком большой щепетильностью
поставщика при ответах на поставленные вопросы, — выполнение им
тестовых примеров.
При проведении тендера организации, возможно, потребуется внешний
консультант.
Функции консультанта в основном необходимы перед началом тендера
(первого этапа). Консультант анализирует бизнес-процессы организации,
принимает участие в формулировке требований к ИТ и ИС, активно влияя на
мнение заказчика.