Лекция 1. Документирование хозяйственных операций на
advertisement
ЛЕКЦИЯ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ План: 1. Понятие документа и его значение. 2. Классификация документов. 3. Реквизиты документов. Основные требования, предъявляемые к их оформлению. 4. Исправление ошибок в документах. 5.Документооборот и его организация на предприятии. 6. Архивирование документов. Литература: 1. Теория бухгалтерского учета: Учебник.- Ростов н/ Д.: «Феникс» , 2009.- 384 с. 2. Бухгалтерский учет. Пособие для начинающих. - М.:изд., перераб. и доп./В.Я. Кожинов.-М.: издательство «Экзамен»,2008.-832 3. Макальская М.А. Самоучитель по бухгалтерскому учету. Учебное пособие.- 13-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательство « Дело и Сервис», 2007.-416 с. 1. Понятие документа и его значение В бухгалтерском учете все факты, события и явления хозяйственной деятельности оформляются учетными документами. Первичное учетное наблюдение и регистрацию многочисленных и разнообразных явлений, из которых складывается любая хозяйственная деятельность, осуществляют методом сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации – документах. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без ее подтверждения путем надлежаще составленного и оформленного документа. Только документ придает учетной информации доказательную (правовую) силу, и поэтому является свидетельством совершившегося факта хозяйственной деятельности. Слово «документ» латинского происхождения и означает «доказательство» или «свидетельство». Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Документальная регистрация хозяйственных операций представляет собой первоначальную стадию (этап) учетного процесса. После оформления документами хозяйственные факты и явления в дальнейшем могут быть систематизированы в бухгалтерских регистрах и отражены в учете. Поэтому учетная документация является основой правильной организации современного бухгалтерского учета. Документация является не только формой отражения, но и важнейшим средством наблюдения и контроля за хозяйственными операциями. Учетные документы имеют важное значение в обеспечении сохранности имущества собственников в любой организации. С их помощью можно в любой момент получить сведения о наличии различных материальных и денежных ценностей, вскрыть случаи злоупотреблений и хищение, факты незаконных хозяйственных операций. Документы позволяют вести учет не только состояния, но и движения ценностей. С помощью документов можно точно установить, кто конкретно и какие материальные ценности принял и передал, где и когда произошли операции, их цену и общую стоимость. На основании документов представляется возможным устанавливать правильность, хозяйственную целесообразность и законность совершенных операций. Документация предотвращает, таким образом, нарушение расчетной и финансовой дисциплины. Велико и правовое значение документов. Они используются для подтверждения достоверности и точности учетных данных, т.е. служат доказательством при различных спорах, возникающих между организациями, предприятиями, учреждениями и отдельными лицами. Кроме того, в определенных случаях они являются основанием для проведения судебно медицинской экспертизы. В документах содержится вся экономическая информация, необходимая для оперативного руководства работой организации, контроля за ее деятельностью и составления отчетности. Они способствуют укреплению трудовой дисциплины, повышают ответственность персонала за порученное дело. 2. Классификация документов Формируемые в организации в процессе повседневной работы документы отражают самые различные стороны её производственной, финансовой и инвестиционной деятельности. В практике ведения учёта применяется большое количество форм документов. В сельскохозяйственных организациях их насчитывается более 90. Первичны учетные документы классифицируют по следующим основным категориям: по форме; характеру оформления; назначению; месту составления; экономическому содержанию; объёму отражения; способу составления и использования. По форме учетные документы подразделяются на бумажные и технологические. Бумажные документы - специальные бланки, изготовленные типографским способом, в которых содержатся сведения о совершенных хозяйственных операциях. Технологические документы - машинные носители информации в виде магнитных лент, дисков, дискет. Запись документа на таких носителях производится на основе данных, зафиксированных в исходных документах, полученных по каналам связи с помощью автоматических регистрирующих устройств. Для визуального контроля документа, созданного на магнитном носителе, его преобразуют в удобную читаемую форму различными техническими средствами отображения данных. Характер оформления первичных учетных документов вручную или автоматически зависит от степени оснащения бухгалтерской службы организации, ее производственных и функциональных подразделений компьютерами. По назначению различают документы: распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции, т. е. приказ или распоряжение на ее выполнение. К их числу относятся: доверенности на получение различных товарноматериальных ценностей, приказы руководителя предприятия на командировку, служебное задание, распоряжения на проведение инвентаризации и др. Данные документы подписывают непосредственно те работники организации, которые имеют право давать указания на выполнение отмеченных в документе операций. На основании распорядительных документов не могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете, поскольку операции еще не совершенны. Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственных операций и служат основанием для отражения их в бухгалтерском учете. Такими документами являются: накладные, товарно-транспортные накладные, акты на списание товарно-материальных ценностей, на их переоценку, отчеты о движении материально-производственных запасов ответственных лиц, авансовые отчеты. К оправдательным документам обычно прилагают распорядительные документы, поскольку, как было отмечено, хозяйственные операции принимаются к учету только в том случаи, если они совершены на основании соответствующего распоряжения. В практике ведении бухгалтерского учета возникает необходимость составления различных справок и расчетов. Их составляют не лица, непосредственно осуществляющие хозяйственную деятельность, а работники бухгалтерии. Они не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Документы бухгалтерского оформления составляются и используются аппаратом бухгалтерии для последующих записей на счетах бухгалтерского учета. При составлении документа этого вида работники бухгалтерской службы руководствуются различными законами, методическими рекомендациями и инструкциями. Их подписывает главный бухгалтер, который непосредственно отвечает за их правильность и обоснованность. К документам бухгалтерского оформления относят: ведомости расчета заработной платы, расчеты отчислений на социальное страхование и обеспечение работников; расчеты амортизационных отчислений по основным средствам, нематериальным активам; справки, подтверждающие исправительные записи, и другие документы, составляемые бухгалтерией для обоснования учетных записей. Для облегчения последующего контроля за совершенными операциями, упрощения обработки и проверки документов, а также сокращения расхода бумаги печатания бланков применяются комбинированные документы. Комбинированные - это документы, которые одновременно являются распорядительными, оправдательными и бухгалтерского оформления. К таким документам относят: расходный кассовый ордер, где имеется распоряжение на выдачу наличных денег из кассы (подписи руководителя и главного бухгалтера) и подтверждение о выдачи и получении денег (подписи кассира и лица, получившего деньги), и документы бухгалтерского оформления; ведомости на выплату заработанной платы работникам; накладные внутрихозяйственного назначения; лимитно - заборные ведомости. По месту составления все учетные документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются и обращаются непосредственно внутри данной организации, где используются как средство регистрации хозяйственных операций. Это приходные и расходные кассовые ордера, накладные на перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, материальные и авансовые отчеты, различные расчеты и справки. Внешними считаются документы, которые организация получает от других организаций или сама направляет в другие организации. Такими документами являются: счета, счета-фактуры поставщиков, платежные поручения, платежные требования, выписки из расчетных счетов в банке, товарно-транспортные накладные, доверенности. По экономическому содержанию документы подразделяются на материальные, денежные, расчетные и банковские. Материальные - это документы, которыми оформляются операции по движению товарно-материальных ценностей. Примером таких документов являются различные акты о приемке материалов, продукции, отчеты о движении материальных ценностей, горюче-смазочных материалов, лимитно-заборные ведомости, накладные, товарно-транспортные накладные; ведомости учета движения зерна, молока, расхода кормов; дневники поступления сельскохозяйственной продукции, журналы. Денежные документы являются основанием для оформления операций с наличными денежными средствами. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера. Расчетными документами оформляются расчетные взаимоотношения организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам. По учету расчетных операций используются: счета, счета-фактуры. Банковские - это документы, которые оформляют расчеты с банком. К банковским документам относят: платежные поручения, аккредитивы, чеки. По порядку составления документы делятся на первичные и сводные. Первичные - это документы, в которых хозяйственные операции получают первоначальное отражение в момент их совершения. В первичных учетных документах отражают как одну, так и несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения либо после ее (их) окончания. Составление первичных документов-носителей информации является, как было сказано выше, начальным этапом цикла учетных работ. Эти документы имеют юридическую или доказательную силу. К ним относятся: накладные на отпуск различных материалов, продукции; расходные и приходные кассовые ордера; квитанции о приеме денег; доверенности на получение ценностей; акты о недостаче при их приемке; счета-фактуры поставщиков. Они являются основой для дальнейшего учета средств в обороте. Сводные - это документы, которые обобщают данные первичных документов. Поскольку они составляются на основании первичных, эти документы объединяют хозяйственные операции, совершенные материальноответственными лицами за отчетный период. К сводным документам относят: отчеты кассира, отчеты о движении материальных ценностей, авансовые отчеты подотчетных лиц и другие документы. В связи с тем, что сводные документы позволяют получать обобщенную информацию об однородных хозяйственных операциях, то к ним должны быть приложены первичные, на основании которых производились записи. По способу составления или объему информации документы делят на две группы: разовые и накопительные. Разовые - это документы, которыми оформляют одну или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу же после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей. Большинство первичных учетных документов являются разовыми. Это приходные и расходные кассовые ордера, различного рода накладные, счета-фактуры и др. Накопительные - это документы, которые составляются за определенный период времени (день, пятидневку, декаду и др.). Они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относят: лимитно-заборные ведомости на получение различных материалов, табели учета рабочего времени, учетные листы трактористамашиниста, реестры отправки зерна и другой продукции с поля, ведомости движения зерна, молока и др. Использование накопительных документов позволяет уменьшить количество документов и сохранить время на их оформление и вместе с тем приводит к некоторой задержке в обработке учетной информации. 3. Реквизиты документов. Основные требования, предъявляемые к их оформлению Каждый учетный документ должен иметь определенные составленные элементы или показатели, характеризующие хозяйственную операцию, оформленную данным документом. Эти показатели называют реквизитами документов. Реквизиты зависят от содержания хозяйственной операции и назначения документа. В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ и разработанным на его основе Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н, обязательными реквизитами для каждого учетного документа являются: - наименование документа; - код формы; - дата составления документа; - содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения; - измерители хозяйственной операции (натуральные, трудовые, денежные); - наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи должностных лиц. Кроме перечисленных выше обязательных реквизитов отдельные документы могут иметь дополнительные реквизиты с целью усилить контрольное, познавательное или оперативное значение их основных признаков. Документы следует составлять на бланках, изготовленных типографским способом. Наличие реквизитов, заранее отпечатанных на бланках, упрощает работу по оформлению документов. В условиях автоматизированной обработки учетной информации реквизиты первичных учетных документов могут быть зашифрованы в виде кодов. Первичные учетные документы принимают к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах типовых форм первичной учетной документации. Приказом министерства сельского хозяйства и продовольствия российской Федерации от 26 июля 1996 года № 215 утверждены формы ведомственных специализированных первичных документов в сельском хозяйстве, которые подлежат обязательному применению с 1 января 1998 года. Всего 92 формы. Они сгруппированы по следующим разделам: - учет основных средств – 11 форм; - учет труда и его оплаты – 11 форм; - учет движения сельскохозяйственной продукции – 38 форм; - учет движения животных на выращивании и откорме – 18 форм; - учет товарно-материальных ценностей – 7 форм; - сводный учет – 7 форм. В 1997-1998 гг. Госкомстатом России по согласовании с Минфином России утверждены типовые межведомственные формы по учету: - кассовых операций; - банковских операций; - расчетов с организациями и лицами. Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, организации имеют право самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных учетных документов, соблюдая при этом установленные требования. Документы этого вида должны содержать обязательные реквизиты и утверждаться организацией. Требования, предъявляемые к оформлению документов, определены в Положении о документах и документообороте, а бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983 года № 105. Первичные учетные документы следует составлять своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Несвоевременно составленные документы снижают оперативность получения информации, затрудняют контроль за сохранностью имущества организации, задерживают отражение операций на счетах бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности. Записи в первичных учетных документах разрешается производить чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью пишущих машин и персональных ЭВМ, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Все оформленные записи ведутся четко, разборчиво и аккуратно, без помарок с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, подчистки не допускаются. Свободные строки подчеркиваются, чтобы предупредить возможность следующей записи, изменяющей существо операции или ее количественное и суммовое выражения. Это имеет особое значение в документах по кассовым и банковским операциям. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Если, например, при выписке денежного чека допущена ошибка, документ считается испорченным, он аннулируется (перечеркивается), но не уничтожается, а хранится в течение установленного срока, так как чеки являются бланками строгой отчетности. Другие кассовые и банковские документы, в которых допущены ошибки, уничтожают, вместо них выписываю новые. В остальные документы исправления могут вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Ошибки, допущенные в документах, можно исправить с соблюдением определенных правил. Неправильная запись текста или суммы зачеркивается одной чертой, и над зачеркнутым надписывается правильный текст или сумма. Все внесенные исправления должны быть оговорены и подтверждены подписями лиц, участвующих в составлении данного документа. Пунктом 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в российской Федерации установлено, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу необходимых документов и сведений обязательно для всех работников организации. Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. 4. Исправление ошибок в документах Ошибки бывают: в первичных документах, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет, в бухгалтерском учете (неверное отражение хозяйственной операции на основании первичных документов), Рассмотрим правила их исправления и конкретные примеры. Если какой-либо первичный документ оформлен неверно, у бухгалтера первым делом возникает желание этот документ исправить. Исправлять первичный документ целесообразно в том случае, если он еще не обработан, то есть, не отражен в бухучете. И ни в коем случае нельзя применять "штрих" для закрашивания ошибочного текста. Для этого существуют особые правила. Исправлять документ, который был составлен вашей фирмой, нужно так. Внести исправления в кассовые и банковские документы нельзя, это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129ФЗ "О бухгалтерском учете". Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 № 40). Эти документы, созданные организацией, придется оформить заново. В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) исправления вносятся "корректурном способом": неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма). Нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Например, если вместо суммы "79 руб. 58 коп" было записано "79 руб. 48 коп", то при исправлении нужно зачеркнуть все цифры и написать сверху правильную сумму. Затем здесь же на полях против соответствующей строки внесенные изменения специально оговариваются и подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Это требование установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129ФЗ "О бухгалтерском учете" - исправление в первичные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, подписавшими первоначальный документ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой: "Написанному в исправление верить", в которой также пишется новый текст или сумма, а потом ставится подпись. Таким способом чаще всего исправляются свои рукописные первичные документы. Если в организации применяется компьютерный учет и есть возможность заменить документ, его выводят на печать вновь в исправленном виде и подписывают повторно. Достаточно часто приходится вносить исправления в счета-фактуры поставщиков, так как налоговые органы придираются к малейшей оплошности в этом документе. Можно, конечно, незаполненные реквизиты в печатный документ добавить самим "от руки". Получится как бы "комбинированный способ", который вынуждено было признать допустимым МНС России в письме от 26.02.2004 № 03-1-08/525/18. Главное - не делать подчисток. Счета-фактуры с помарками и подчистками не подлежат регистрации в Книге покупок и книге продаж. Можно попросить поставщика выставить повторно счет-фактуру, но лучше всего использовать тот же "корректурный способ" внесения исправлений. При этом исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Это требование пункта 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление правительства от 02.12.2000 № 914). Если ошибку нашли уже налоговики, то и здесь отчаиваться не стоит. Ведь нет запрета на исправление счета-фактуры во время и после налоговой проверки. В качестве аргумента приведем постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 30.10.2003 № А14-2513-03/99/28. Суд определил, что налоговое законодательство не запрещает налогоплательщику применять налоговый вычет и возмещать НДС после того, как будут устранены нарушения, допущенные поставщиком товаров (работ, услуг) при оформлении счетов-фактур. Также читайте материалы еще одного дела по этому вопросу. На основании исправленной или переделанной "первички" бухгалтер сразу может отразить в учете правильные суммы и как-либо корректировать их впоследствии уже не придется. Итак, способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки. Исправления ошибок в регистрах учета. В случае же когда по тем или иным причинам в бухгалтерском учете организации отражены неверные суммы, вносить исправления следует непосредственно в учетные регистры. Исправления в регистры бухгалтерского и налогового учета до закрытия в учете операций отчетного месяца, подведения месячных оборотов и переноса их данных в Главную книгу вносятся также корректурным способом. Этот способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги. В этом случае пришлось бы исправлять несколько сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой). Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления баланса. Эти ошибки исправляют способом "сторно". В этом случае используются дополнительные исправительные проводки и метод "красное сторно". Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Возникает необходимость добавить суммы по счетам. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 руб., а ошибочно записали 10 руб., то на разность между этими суммами - 30 руб. (40 - 10) нужно составить дополнительную проводку. В них делается указание на то, что проводка носит исправительный характер. Пример исправительной проводки при обнаружении занижения затрат текущего периода: Дебет 20,26,44 Кредит 60,70,76 - на разницу, недоначисленную сумму. Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ "красное сторно". Сторно (итал. storno) - способ исправления ошибок, при котором ошибочно внесенную запись повторяют красными чернилами ("красное" сторно). Сущность данного способа состоит в том, что вначале неправильная бухгалтерская запись аннулируется (снимается) путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, как и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетных регистрах красным цветом. При подсчетах записанные красным цветом суммы не прибавляются, а вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная отрицательная запись) уничтожает, аннулирует ранее составленную ошибочную запись. Одновременно после нее составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильные корреспонденции счетов) способом "сторно" исправляют в два приема. Иногда вместо красного цвета сумму заключают в круглые скобки (как в формах № 1, 2 бухгалтерского баланса). При компьютерном учете "красная запись" будет выглядеть, как и первоначальная, но перед суммой в бухгалтерской проводке ставится минус. Способ "красное сторно" используется тогда, когда необходимо уменьшить начисленные суммы по счетам, отразить экономию (отрицательные отклонения), а также в случае исправления ошибки в корреспонденции счетов. Использование для исправления ошибок обратных бухгалтерских проводок, в которых по сравнению с исправляемой меняются местами дебет и кредит счетов бухгалтерского учета, недопустимо. Это может привести к наличию необоснованных оборотов по счетам или операции в результате их применения приобретут иной смысл. Пример бухгалтерской проводки методом «красное сторно»: Дебет 10 Кредит 60 - 100 руб.(красное сторно) - сторнировано ошибочное отражение поступления материалов от поставщика; Дебет 20 Кредит 10 - 100 руб. (красное сторно) - сторнировано завышение себестоимости произведенной продукции в текущем году из-за неправильного отражения списания материалов в производство. 5. Документооборот и его организация на предприятии Ритм хозяйственной деятельности любой коммерческой организации, в том числе и сельскохозяйственной, четкость, оперативность и своевременность принятия оптимальных управленческих решений зависят от быстроты совершения хозяйственных операций, сроков обработки и передачи достоверной информации об изменениях на соответствующих объектах, что, в свою очередь, предопределяется порядком создания и использования в учетной работе первичных и сводных документов. Этим достигается и обеспечивается качество ведения бухгалтерского учета. Движение учетных документов в организации с момента их создания или получения от других предприятий до завершения исполнения и передачи в архив называют документооборотом. Основные его стадии следующие: составление документов, приемка и проверка их в бухгалтерии, бухгалтерская обработка, запись данных в учетные регистры, передача на хранение в архив. Движение первичных документов начинается на первых двух стадиях документооборота, после которых все документы в установленные сроки предоставляются материально-ответственными лицами в бухгалтерию организации. Поступившие в бухгалтерию документы принимаются и проверяются с точки зрения правильности оформления и арифметических действий, их существа и содержания. Проверка правильности оформления документов, т. е. формальная проверка, заключается в выявлении соблюдения установленных правил составления документов: полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия и подлинности подписей ответственных лиц, нет ли в них помарок, подчисток, неоговоренных исправлений. Арифметической называется проверка правильности выведения итогов, подсчета, процентных вычислений и других арифметических действий. Для того чтобы установить законность и экономическую целесообразность совершения операций, отраженных в документах, производится их проверка по существу содержания. Проверенные и принятые документы принимают к учету. Документы, заполненные на бланках строгой отчетности, кроме того, сверяют с книгами учета этих бланков. Путем встречной проверки документов выясняют полноту и своевременность оприходования и списания в расход товарноматериальных ценностей и денежных средств. Ошибки, обнаруженные при проверки и приемки документов и отчетов, исправляют и оговаривают в установленном порядке. Документы, в которых выявлены дефекты, возвращают ответственным лицам на дооформление. В случае если обнаруживают первичные учетные документы, свидетельствующие о совершении незаконных операций или содержащие следы подделки подписей, цифр, их не возвращают, а задерживают для выяснения обстоятельств обнаруженного факта и принятия, необходимых мер в отношении виновных лиц. Проверенные и принятые документы подвергают дальнейшей учетной обработке, которая заключается в таксировке, группировке и контировке. Поскольку большинство поступающих в бухгалтерию учетных документов содержит только натуральные и трудовые измерители хозяйственной операции, их расценивают и подсчитывают соответствующие итоги по сумме. Накапливание данных осуществляется в сводных документах, на основании которых составляются накопительные ведомости. При автоматизированной обработке учетной информации эти ведомости получают автоматически в любом сочетании исходя из целей. График документооборота – это план кратчайшего пути продвижения первичных учетных документов в процессе их создания, проверки и обработки, т.е. документооборота с указанием срока проведения работ. Он является средством регламентирования труда каждого работника, учета и повышения качества деятельности службы бухгалтерского учета в целом. Как средство регламентирования работы каждого исполнителя график документооборота обеспечивает: - оперативность работы исполнителей на каждом рабочем месте и аппарата бухгалтерского учета в целом; - выполнение работ каждым исполнителем в соответствии с его должностными обязанностями; - выполнение работ в течение рабочего дня или смены в установленные сроки; Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета график документооборота обеспечивает: - своевременность регистрации хозяйственных операций и их обобщение в системе счетов бухгалтерского учета; - своевременность получения учетной информации для оперативного руководства хозяйственными процессами; - своевременность составления бухгалтерской и статистической отчетности и предоставления ее государственным органам, другим внутренним и внешним пользователям в соответствии с законодательством Российской Федерации; - повышение контрольно-аналитических функций учета. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Основой для разработки графика является следующая работа: - анализ специфики производства (структуры управления организацией, технологии производства, наличие складских помещений, диспетчерской службы и т.п.); - определение должностных обязанностей исполнителей по формированию и использованию учетной информации в целях рационального использования рабочего времени и согласованности их деятельности; - обеспечение необходимой согласованности и функциональной специализации исполнителей на основе их квалификации и накопленного опыта в целях взаимозаменяемости при выполнении учетных операций; - оценка действующих нормативных документов, регламентирующих деятельность организации и ведения бухгалтерского учета. График может быть оформлен в виде схемы либо в виде перечня работ, где указываются: наименование первичных документов и их назначение; лица, ответственные за оформление, проверку и обработку документов; сроки выполнения работ. Ответственность за соблюдения графика документооборота, своевременное и качественное оформление документов и передачу их для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота возлагается на главного бухгалтера. Его требования в части порядка оформления хозяйственных операций, представления в бухгалтерию документов и достоверных сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации. Прошедшие все стадии учетной обработки документы хранятся в течение определенных сроков. В организации должен быть установлен строгий порядок их хранения. Учетные документы хранятся в текущем архиве, в отдельных шкафах, в переплетенном виде. Использованные для учетных записей первичные документы погашают путем наложения штампа «Погашено». Денежные документы гасят штампами «Получено» и «Оплачено». В целях исключения повторного использования первичных документов их подшивают или переплетают в папки и указывают порядковые номера, под которыми они занесены в соответствующие учетные регистры. На титульных листах папок указывают название организации, год и месяц составления документов, количество листов в папке. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и формы бухгалтерской отчетности в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела в зависимости от их значимости (три, пять, десять и более лет). 6.Архивирование документов Общие вопросы организации хранения документов. Сразу отметим, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания. Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день. Как составить номенклатуру дел Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними. Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Формирование дел. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: · распределение и раскладка исполненных документов в дела; · расположение документов внутри дел в определенной последовательности; · оформление обложек дел. Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела). Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки. Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. Выдача и изъятие бухгалтерских документов. Выдача во временное пользование бухгалтерских документов работникам других подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документы могут быть выданы (извлечены из дела) только по распоряжению главного бухгалтера и с ведома руководителя организации. Вместо выданного документа в дело помещается листзаместитель. При выдаче дела целиком заполняется карта-заместитель дела. Карта помещается на месте выданного дела. Первичные учетные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений и в соответствии с законодательством Российской Федерации. Об этом сказано в пункте 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного лица организации, документ или дело которой изымается. Следует отметить, что главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. В тех случаях, когда изымаются недооформленные тома документов (например, не подшитые, непронумерованные), то с разрешения представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома. Копия протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам организации под роспись. Не допускается производство выемки документов в ночное время. В случае пропажи или гибели первичных учетных документов в соответствии с действующими нормативными актами, руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов и дел оформляется актом. Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению УТВЕРЖДАЮ Наименование предприятия Наименование должности (организации, учреждения) руководителя организации АКТ (подпись) расшифровка подписи № ……….. Дата ……………………………… (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании ……………………………………………………………………………………. (название и выходные данные перечня документов с указанием срока их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ……………………………………………………………………………………… (название фонда) №№ Заголовок Дата Номера Индекс Коли- Сроки хра- Примеп.п. дела или дела описей дела (тома, чество нения дела чание групповой или (номенк- части) по дел (тома, заголовок край- латур) за номенк(томов, части) и дел ние годы латуре или частей) номера даты номер дела статей по дел по описи перечню 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого ……………………………………………….. дел за годы ………………………………. (цифрами, прописью) Описи дел постоянного хранения за ……………………………… годы утверждены, а по личному составу – согласованы с ЭПК………………………………………………………… (наименование архивного учреждения) Протокол № ……………. от «…..» ……………………… 20…… г. Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Дата Подпись Расшифровка подписи Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. Оформление дел и передача их на архивное хранение. Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела. Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 1791472. Надписи на обложке следует писать четко, тушью. После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации. Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.). Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.
