на предоставление субсидии некоммерческой организации, не являющейся государственным (муниципальным) учреждением, ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на предоставление субсидии некоммерческой организации,
не являющейся государственным (муниципальным) учреждением,
на организацию и проведение Форума автомобильной индустрии «Автопром.
Автокомпоненты»
I. Общие сведения
Форум автомобильной индустрии реализуется как мероприятие,
направленное на развитие автомобильной индустрии России, создание
эффективных механизмов для привлечения потенциальных инвесторов и
новых производителей автокомпонентов, установление долгосрочных
партнёрских отношений.
Место проведения мероприятия: г.о. Тольятти, Самарская область.
Дата проведения: ноябрь 2014 года (не более двух дней).
II.
Общие
требования
к
подготовке
и
проведению
выставочного/презентационного мероприятия:
Организация и проведение Форума автомобильной индустрии
«Автопром. Автокомпоненты» (далее – Форум) включают в себя:
Содержание и объем услуг
Услуги по подготовке и проведению Форума включают в себя:
1.
Формирование деловой программы Форума;
2.
Формирование состава участников Форума;
3.
Организационно-техническое обеспечение Форума;
4.
Организация питания участников Форума;
5.
Разработка и изготовление информационно-презентационных
материалов Форума;
6.
Информационное и рекламное сопровождение Форума.
1. Формирование деловой программы Форума.
В рамках проведения Форума планируются:

пленарное заседание;

круглые столы, образовательные мастер-классы, стратегические
сессии, семинары, рабочие совещания, панельные дискуссии – не менее 6
(количество и формат конкретных мероприятий определяются по
согласованию с Заказчиком);

биржа деловых контактов;

организация посещения и осмотра выставочной экспозиции,
схожей с тематикой Форума.
В выполнение пункта входит:
–
разработка и утверждение проекта деловой программы Форума;
2
–
подбор и согласование состава выступающих, модераторов,
докладов и презентаций;
Все разделы деловой программы Форума согласовываются с
Заказчиком. Выполнение данного пункта должно быть завершено не менее
чем за 10 дней до даты начала мероприятия.
2. Формирование состава участников Форума.
В выполнение пункта входят:
–
составление и актуализация списка потенциальных участников
Форума (не менее 500 адресатов), включая модераторов и спикеров
мероприятий Форума. Список должен быть составлен и согласован с
Заказчиком в течение 3 дней с момента заключения Договора. Актуализация
осуществляется в процессе подготовки проведения Форума ежедневно.
Участники Форума – руководители и представители автомобильных кластеров
России, Европы и Содружества Независимых Государств, представители
органов власти разных уровней, представители предприятий автомобильной и
автокомпонетной отраслей России и зарубежных стран, представители
ВУЗов, инжиниринговых компаний и центров, эксперты. Список должен быть
отсортирован по категориям участников и региональному признаку;
–
разработка проекта информационного письма-приглашения для
рассылки потенциальным участникам деловой программы Форума и
согласование его с Заказчиком;
–
рассылка информационных писем доступными видами связи:
почтой России либо курьерской службой, по факсу и по электронной почте
потенциальным участникам;
–
мониторинг отправленных адресных писем, внесение данных об
этапах прохождения адресных писем в электронную базу данных
потенциальных участников деловой программы Форума, фиксация
информации в виде заполнения таблицы:
№ Название
п/п предприятия
Профиль
компании
Контактный Эл.
телефон,
почта/
почтовый
факс
адрес
Контактное
лицо
Руководитель
компании
Дата
контакта
Результат
проведенных
переговоров,
прохождение
приглашения (в
случае отказа
необходимо
указать
причины)

обеспечение анализа мониторинга участников рассылки с
электронной регистрацией участников Форума на интернет-ресурсе Форума и
корректировки хода пригласительной кампании в зависимости от выявленных
в ходе анализа проблем;
 определение и согласование с Заказчиком состава и списка
участников деловой программы Форума − не менее 350 человек;
–
обеспечение нахождения спикеров, модераторов и экспертов на
Форуме, в том числе:
3
1)
формирование схемы расселения, организация бронирования
гостиничных мест вблизи места проведения Форума для иногородних
участников в соответствии со статусом участника;
2)
обеспечение трансфера на период проведения Форума, оплата
проживания в гостиницах, гонорара, перелета, бизнес-терминала и услуг
аэропорта в соответствии со статусом (по согласованию с Заказчиком, не
более 20 человек).
3. Организационно-техническое обеспечение Форума.
Требования к сотрудникам (персоналу)
Исполнитель обеспечивает привлечение, координацию и обеспечение
необходимым для работы на Форуме сотрудников по направлениям:

общее организационное и техническое сопровождение Форума
(работа стойки регистрации, работа пресс-центра, доступ в интернет, отметка
командировочных, возможность редактирования документов и слайдов,
консультации по мероприятиям, распространение информационных
материалов), обеспечение дежурным персоналом мест проведения всех
запланированных мероприятий – не менее 10 человек;

техническое и IT сопровождение (в соответствии с пунктом
«Требования к площадке для проведения Форума»);

сопровождение VIP-участников Форума (список лиц для
сопровождения представляется Исполнителем после согласования общего
списка участников, но не более 30 человек), в том числе исполнитель должен
обеспечить скоординированный трансфер VIP-участников согласно графику
прибытия/отбытия, размещения и транспортной логистики участников во
время проведения Форума. Схема трансфера согласовывается с Заказчиком;

обеспечение
необходимым
количеством
автобусов,
микроавтобусов, легковых автомобилей для осуществления перемещения
участников по площадкам Форума в г.о.Тольятти (по согласованию с
Заказчиком);

закрепление ответственных за организацией проведения
пленарного заседания и других мероприятий Форума из числа представителей
Исполнителя. Обеспечение ответственными надлежащего технического
состояния залов, обеспечение установки заранее подготовленных табличек и
надлежащей рассадки участников мероприятий (список согласовывается с
Заказчиком не позднее, чем за сутки до начала проведения Форума), наличия
информационных материалов, питьевой воды и посуды для напитков, и пр.);
–
организация on-line трансляции пленарного и секционных
заседаний на сайте Форума (по согласованию с Заказчиком);

поддержание контакта со всеми структурами и частными
специалистами, задействованными при подготовке и проведении Форума;

обеспечение погрузочно-разгрузочных работ, работы гардеробной
комнаты, поддержание чистоты, безопасности.
4
Задача обслуживающего персонала в рамках проведения Форума:
встреча участников и их регистрация, обеспечение бейджами и раздаточным
материалом, направление к местам проведения мероприятий по плану,
контроль работоспособности оборудования, информационное сопровождение
участников. Исполнитель обеспечивает оперативное решение сложностей,
возникающих в ходе Форума.
Требования к площадке для проведения Форума
Площадка должна соответствовать следующим требованиям:
 не менее двух зон (конференц-залов) для проведения пленарного
заседания, круглых столов, образовательных мастер-классов, стратегических
сессий, семинаров, рабочих совещаний, панельных дискуссий. Одна зона
вместимостью до 450 человек, другая до 200 человек, с возможностью
трансформации (уменьшения) количества посадочных мест;
 наличие околозальной инфраструктуры (туалетные комнаты,
курительные комнаты, переговорные зоны и зоны отдыха);
 наличие свободного беспроводного доступа в Интернет участникам
Форума посредством технолгии Wi-Fi на протяжении всего времени
проведения мероприятий Форума;
 наличие оборудования для синхронного перевода в зонах
проведения пленарного заседания, круглых столов, образовательных мастерклассов, стратегических сессий, семинаров, рабочих совещаний, панельных
дискуссий (по согласованию Заказчиком);
 наличие прилегающего к залам пространства, достаточного по
площади для обеспечения проведения регистрации участников, проведения
кофе-брейка, переговорной нагрузки и подписания официальных документов.
Выбор площадки для проведения Форума в обязательном порядке
должен быть согласован с Заказчиком.
Оформлению подлежат:
 не менее одной зоны (конференц-зала): изготовление и размещение
баннеров с названием Форума и символикой Самарской области,
декорированная рассадка членов Президиума (модераторов), оборудование
посадочных мест, флористическое оформление, предоставление комплекта
звуковой аппаратуры не менее чем с 4-мя микрофонами, проектор (не менее
одной шт.), экран (не менее одной шт.), ноутбук (не менее одной шт.),
плазменные панели по согласованию с Заказчиком, необходимое сетевое
оборудование для подключения проекторов, кафедра (не менее одной шт.),
лазерная указка (не менее одной шт.);
 зона регистрации участников с возможностью изготовления бейджей
на месте, декорированные столы для персонала;
 переговорные зоны (не менее трех): мебель не менее чем на 30 чел.,
ноутбук – 3 шт.;
 кофе-зона: диспенсер (не менее 6 шт.), фуршетный вариант мебели и
оборудования (не менее чем на 350 чел., окончательное количество человек по
5
согласованию с Заказчиком, исходя из количества зарегистрировавшихся на
Форум);
 штабная зона: на 10 чел., телефон-факс (2 шт.), персональный
компьютер с доступом в Интернет и принтер (1 шт.), многопрофильное
устройство для копирования документов (1 шт.);
 пресс-центр, оборудованный персональными компьютерами с
доступом в Интернет.
Необходимость и конкретная площадь, схема размещения и технические
характеристики каждой из зон дополнительно согласовываются с Заказчиком.
Все площадки должны быть выполнены по единым требованиям
оформления:
 разработанные и согласованные с Заказчиком единый фирменный
стиль и символика Форума;
 изготовление баннеров, информационных плакатов, стоек с
указателями и информационных ламинированных табличек в едином
фирменном стиле Форума, в т.ч. для осуществления навигации между
площадками Форума (выбор способа оформления, количество и места
установки согласовываются с Заказчиком).

Протокольное и переводческое сопровождение (по согласованию с
Заказчиком)
В выполнение пункта входит:
– привлечение и обеспечение работы в течение всего Форума
профессионального фотографа и организация видеосъемки;
 привлечение и обеспечение работы на Форуме (по согласованию с
Заказчиком) профессиональных переводчиков: базовые – английский и
французский языки, остальные языки – по согласованию с Заказчиком.
Количество, состав переводчиков и перечень конкретных мероприятий для
осуществления перевода согласовываются с Заказчиком.
4. Организация питания участников Форума.
– организация не менее одной
кофе-паузы (не более чем на
400 человек ) на всех площадках проведения мероприятий в рамках Форума с
учетом согласованной Заказчиком деловой программы Форума. Меню кофепаузы согласовывается с Заказчиком не позднее, чем за неделю до проведения
Форума;
– организация фуршетного ужина для участников Форума (не более чем
на 120 человек). Список участников ужина согласовывается с Заказчиком не
менее чем за сутки до проведения Форума. Пригласительные билеты
участникам ужина передаются при регистрации вместе с пакетом участника
Форума по согласованному с Заказчиком списку. В случае не получения
участником ужина пригласительного билета, необходимо обеспечить его
вручение до момента проведения Форума.
6
Организация и проведение кофе-паузы и ужина должно быть по времени
скоординировано с программой мероприятий Форума, утвержденной
Заказчиком.
Все вопросы выбора способов, вариантов меню в обязательном порядке
согласовываются с Заказчиком не менее чем за неделю до проведения Форума.
5. Разработка и изготовление информационно-презентационных
материалов.
Выполнение пункта 5 предполагает подготовку дизайн-макета,
информационного наполнения, фотографических и наглядных материалов и
создание информационно-презентационных материалов на основе символики
Форума:
– информационные ламинированные таблички в едином фирменном
стиле Форума (не более 20 шт.);
– портфель (папка) с нанесением символики Форума (не более 400
шт.);
– программа мероприятия и схема места проведения мероприятия –
исходя из количества лиц, зарегистрировавшихся на участие в Форуме;
– сувениры для спикеров, модераторов и экспертов (по согласованию с
Заказчиком общей стоимостью не более 50 000 рублей);
 приобретение (изготовление) флеш-карт на 8 Гб с нанесением
символики Самарской области (не более 400 шт.);
 бейджи
участников,
исходя
из
количества
лиц,
зарегистрировавшихся на участие в Форуме;
 блокноты (не более 400 шт.);
 ручки (не более 400 шт.);
 разработка и изготовление презентации до 20 слайдов в форматах
PPT и PDF по тематикам мероприятий Форума (по согласованию с
Заказчиком).
Изготовление оригинал-макетов каждого наименования информационной и
презентационной продукции в обязательном порядке должен быть утвержден
Заказчиком до передачи в печать (изготовление).
6. Информационное и рекламное сопровождение Форума.
 поддержка работы сайта Форума;
 размещение приветственных слов, программы Форума (по
согласованию с Заказчиком);
 регистрация участников Форума через веб-интерфейс сайта Форума;
 отладка, наполнение, размещение в сети, ротация в поисковых
системах, оперативное обновление информации. Размещение отчета
не позднее 10 рабочих дней по окончании мероприятия;
 размещение на сайте Форума символики Форума.
7
III. Подготовка отчета о проведении Форума.
По результатам проведения Форума Заказчику предоставляется:

итоговый отчет о проведении Форума (информация об
организационно-технических деталях, количестве участников, состоявшейся
официальной и деловой программах);

подборка фото и видеоматериалов (не менее 40 цветных
фотографий разрешением не менее 10 Mpix всех значимых событий выставки,
размер не менее 10 * 15 см);

подборки информационных материалов, изданных в средствах
массовой информации в отношении проведенных мероприятий;

оставшиеся после проведения Форума у Исполнителя
информационно-презентационные материалы, а также иная продукция и
информация;

фактическая смета с приложением подтверждающих финансовых
документов, расчетов и калькуляций, в том числе представленных
соисполнителями.