Проектная группа №6 Презентация для экспертов 30.12.2015

РАБОЧИЙ КАБИНЕТ
НАУЧНОГО ПРОЕКТА
Административный кадровый резерв НИУ ВШЭ
30 декабря 2015 г.
Проектная группа №6
Людмила
Мезенцева
Алёна
Сутормина
Александр
Холмогоров
Екатерина
Николаева
Илья
Долматов
Елена
Кабанова
Дарья
Миляева
Актуальность проекта
Задача повышения эффективности реализации проектов и достижения
ключевых показателей результативности научных подразделений ВШЭ
заставляет нас по-новому посмотреть на сложившуюся систему управления
научными проектами.
Количество и сложность административных процедур, объем и интенсивность
документооборота, множественность и срочность заполнения отчетных форм
– все это подтверждает низкую неэффективность управления проектами в
«ручном режиме» и обращает нас к поиску подходов с использованием
информационных технологий.
К настоящему времени создано значительное количество сервисов,
позволяющих малым и большим компаниям создавать виртуальные офисы
управления проектами. Такие сервисы помогают планировать финансы,
контролировать сроки выполнения задач, отслеживать достижение целей,
организовывать совместную работу и пр.
Основываясь на идее работы таких систем, мы предлагаем создать
собственные программные сервисы для сопровождения деятельности научных
подразделений ВШЭ и интегрировать их в работу портала ВШЭ.
Описание проблемы, на решение
которой направлен проект
В структуре ВШЭ - свыше 100 подразделений (институтов,
центров, научно-учебных, проектно-учебных, международных
лабораторий)
При этом:
нет сервиса, позволяющего аккумулировать информацию о
деятельности конкретного научного подразделения
нет системы хранения и мониторинга информации по научным
проектам
управление научными проектами ведется в ручном режиме, с
закрытием проекта / ликвидацией подразделения может
потеряться информация
Цель проекта
Создание удобного механизма по
сбору
систематизации
хранению
информации о деятельности
научных подразделений ВШЭ и их научных проектах
Описание проекта
Сервис «Кабинет научного проекта» предназначен для сбора, систематизации и
хранения информации о научных проектах в зависимости от типа проекта:
прикладные исследования, фундаментальные исследования, проекты международных
лабораторий, проекты Научного фонда, гранты, прочие проекты.
Основное его назначение – хранение и управление информацией, связанной с
реализацией научного проекта, а также обеспечение оперативного доступа
заинтересованных категорий пользователей (в первую очередь,
администраторов/менеджеров) к необходимой информации о конкретных научных
проектах.
Сервис «Паспорт научного подразделения» предназначен для агрегирования
информации о деятельности научного подразделения и формирования свода
ключевых показателей результативности.
Основное его назначение – представление заинтересованным категориям
пользователей (в первую очередь, руководителям научных подразделений) общей
картины происходящего в подразделении, а также обеспечение возможности иметь
все необходимую информацию «под рукой».
Вместе с разработкой сервисов предполагается подготовка единых правил их
ведения, а также обучение заинтересованных категорий пользователей работе в
системах.
Возможности
Основной набор функциональных возможностей:
• Надежное хранение всех данных и файлов в системе;
• Предоставление ограниченных/неограниченных прав доступа к информации
подразделения в зависимости от категорий пользователей;
• Синхронизация информации с обязательными разделами портала ВШЭ
(проекты, публикации, мероприятия и т.д.);
• Синхронизация информации с системами отчетности;
• Автоматически настроенная выгрузка ключевых показателей
результативности.
Дополнительные возможности:
• Выгрузка обобщенной статистической и аналитической информации (о
доходах подразделения, структуре заказчиков, об исполнителях проектов, о
публикациях по проектам и т.д.);
• Синхронизация информации с сайтом подразделения (например,
автоматическое размещение загружаемых отзывов в специальном разделе
сайта подразделения);
• Возможность направить уведомление по электронной почте о размещении
информации, загрузке файла в карточке проекта.
Основные участники проекта и
их ожидания
Руководство НИУ ВШЭ и научных подразделений:
• систематизация данных о деятельности научных подразделений;
• выход на формирование свода ключевых показателей эффективности научных подразделений;
• совершенствование разделов портала науки ВШЭ.
Руководители и менеджеры научных проектов:
• систематизация данных по реализуемым научным проектам;
• удобный инструментарий для взаимодействия с администраторами научных проектов и хранения
информации по научным проектам.
Администраторы программ научных исследований:
• оптимизация управления научными проектами;
• стандартизация данных по научным проектам;
• построение аналитики по курируемым проектам.
Административные службы НИУ ВШЭ:
• формирование аналитики о деятельности научных подразделений и по реализуемым научным
проектам, в том числе для продвижения научных коллективов и их результатов.
Апробация и внедрение
Учитывая ограниченное время и ресурсы, проектная команда приняла
решение сконцентрировать усилия в 2015 году на разработке сервиса
«Рабочий кабинет научного проекта».
Внедрение указанного сервиса планируется в 3 этапа:
1-й этап – отработка и тестирование на «пилотных» научных
подразделениях (в частности, Институт проблем ценообразования и
регулирования естественных монополий).
2-й этап – возможность использования указанного сервиса любым
структурным подразделением НИУ ВШЭ, реализующим научный проект.
Данный этап необходим для обучения и ознакомления менеджеров /
руководителей проектов с возможностями предоставляемого сервиса.
3-й этап – обязательное использование указанного сервиса при
выполнении научного проекта (решение об обязательности применения
принимается по итогам анализа удобства и востребованности
сервиса).
Что сделано в 2015 году
•
•
•
В активной стадии находится разработка рабочего кабинета научного
проекта, в т.ч. его структуры и интерфейса; идёт согласование основных
функциональных полей рабочего кабинета с основными участниками и
потребителями проекта; запущен опрос руководителей и менеджеров
научных подразделений.
Описана существующая модель взаимодействия менеджеров научных
проектов, администраторов научных программ и работников портала и
логистика размещения информации о научных проектах на портале ВШЭ
по каждому типу научных исследований (прикладные исследования,
фундаментальные исследования, проекты международных лабораторий,
проекты Научного фонда, гранты, прочие проекты), выявлены проблемы и
недостатки.
Описана приоритетная модель взаимодействия менеджеров научных
проектов, администраторов научных программ и работников портала и
логистика размещения информации о научных проектах на портале ВШЭ.
На следующих слайдах будут показаны данные модели на примере научных
проектов Международных лабораторий.
Существующая логистика научных проектов
на примере Международных лабораторий
Шаг 1: менеджер Управления по сопровождению деятельности
международных лабораторий (УСДМЛ) предоставляет на портал
список проектов в виде таблицы Excel с минимальным перечнем
информации из технических заданий научных проектов (наименование
темы проекта, наименование подразделения, руководители проекта);
Шаг 2: редактор на портале вносит информацию в базу научных
проектов вручную;
Шаг 3: менеджер УСДМЛ верифицирует данные;
Шаг 4: менеджер МЛ осуществляет привязку отчетных публикаций по
проекту в конце года;
Шаг 5: менеджер УСДМЛ верифицирует привязанные публикации.
При этом web-страница Международной лаборатории наполняется
информацией самим научным подразделением самостоятельно. Более
полная информация о научном проекте может быть внесена в базу
научных проектов только работниками портала через менеджера
УСДМЛ (в настоящее время такая практика отсутствует).
Логистика научных проектов Международных
лабораторий нового образца
Шаг 1: менеджер УСДМЛ создает рабочий кабинет научного проекта и
вводит базовую информацию о научном проекте (3-4 поля);
Шаг 2: менеджер МЛ через личный кабинет руководителя/менеджера
проекта вводит полную информацию о научном проекте (по единому
шаблону рабочего кабинета научного проекта);
Шаг 3: менеджер УСДМЛ верифицирует данные и переводит рабочий
кабинет в активный статус.
Итог: полная информация о научном проекте содержится в базе
научных проектов на портале ВШЭ и на странице научного
подразделения; у руководителя есть доступ ко всем своим научным
проектам через личный кабинет; создается архив полной информации и
документации по научным проектам.
Ответственные: менеджер УСДМЛ – предоставление информации по
проектам, верификация данных; менеджер МЛ – предоставление
информации, ведение рабочего кабинета научного проекта; работник
портала ВШЭ – техническая поддержка.
Что будет представлено на презентации
5 февраля 2016 года
• Первые итоги работы проектной команды:
– описание существующей «картины мира»;
– основной функционал разрабатываемого сервиса,
образ результата и подходы к решению
существующих проблем.
• План работы на 2016 год.
Ждём Вас на открытой защите проектов
Административного кадрового резерва
5 февраля 2016 года.
Вопросы и предложения по проекту Вы можете
направлять на адрес aukrgroup6@hse.ru