Система менеджмента качества Внутренний аудит

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
Система менеджмента качества
СМК-СТО-01.02-2007
Внутренний аудит деятельности структурных
подразделений университета
УТВЕРЖДАЮ
Ректор АГТУ
А.Л. Невзоров
«___»_______________2007 г.
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета
СМК-СТО-01.02-2007
Версия 2.0
Дата введения:
Введен приказом ректора от 24.09.2007 г. № 431
взамен версии 1.0 СТО 1.02-2004
от 29.12.2004 г.
СОГЛАСОВАНО
Ответственный представитель
руководства университета по качеству,
проректор по учебной работе
А.М. Айзенштадт
«___»_______________2007 г.
Архангельск
2007
Должность
Разработал
Проверил
Согласовал
Версия: 1.0
Фамилии И.О./ Подпись
Доцент кафедры стандартизации,
метрологии и сертификации
Документовед учебно-методического
управления
Шепелева Е.А./
Заместитель начальника учебнометодического управления
Начальник учебно-методического
управления
Коптелов А.Е./
Без подписи документ действителен 8 часов после
распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Дата
Сахно Л.В./
Барзут В.М./
КЭ:_________
УЭ №________
Стр. 1 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
СОДЕРЖАНИЕ
1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
4 ОПИСАНИЕ СТАНДАРТА
4.1 Общие положения
3
3
4
5
5
4.2 Задачи внутреннего аудита
4.3 Принципы внутреннего аудита
4.4 Подготовка к проведению аудита
4.5 Проведение аудита
4.6 Завершение аудита
6
6
7
11
14
5 ОБЯЗАННОСТИ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПРАВА АУДИТОРА
18
20
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Графическое описание документированной
процедуры
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Программа внутреннего аудита
ПРИЛОЖЕНИЕ В. Контрольный лист внутреннего аудита
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Лист для проверки документации на адекватность
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Анкета студента АГТУ
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Анкета «Степень удовлетворенности преподавателей
и сотрудников работой в вузе»
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Отзыв о посещении занятий в составе внутреннего
аудита
ПРИЛОЖЕНИЕ З. Результаты аудита деятельности АГТУ
23
24
25
26
29
31
32
ПРИЛОЖЕНИЕ И. Форма титульного листа отчета об аудите
33
ПРИЛОЖЕНИЕ К. Протокол о несоответствии системы менеджмента
качества
ПРИЛОЖЕНИЕ Л. Журнал регистрации аудитов
34
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
36
Стр. 2 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СТАНДАРТА
1.1 Настоящий стандарт устанавливает цель, задачи, последовательность и
основные требования к организации процесса внутреннего аудита в структурных
подразделениях
государственного
образовательного
учреждения
высшего
профессионального образования «Архангельский государственный технический
университет» (далее – Университет).
1.2 Стандарт входит в состав документов, обеспечивающих функционирование
процесса внутреннего аудита деятельности Университета.
1.3 Стандарт является обязательным руководством для лиц, выполняющих
функции внутренних аудиторов, а также ответственных за качество по направлениям
деятельности структурных подразделений Университета.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2.1 Международный стандарт ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества.
Основные положения и словарь».
2.2 Международный стандарт ИСО 9001:2000 «Системы менеджмента качества.
Требования».
2.3 Международный стандарт ИСО 9004:2000 «Системы менеджмента качества.
Рекомендации по улучшению деятельности».
2.4 Международный стандарт ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по
аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».
2.5 СМК-СТО-01.03-2007. Управление несоответствиями в деятельности
университета. Корректирующие и предупреждающие действия.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 3 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный
процесс оценивания с целью определения степени выполнения установленных
критериев.
Комплексная проверка – аудит, который проводится один раз в пять лет на
соответствие всем требованиям ИСО 9001:2001.
Выборочная проверка – аудит, который проводится не реже одного раза в год на
соответствие отдельным пунктам ИСО 9001:2001.
Программа
аудита
–
совокупность
одного
или
нескольких
аудитов,
запланированных на определенный период времени и направленных на достижение
конкретной цели.
Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований. Критерии
аудита используют для сопоставления с ними свидетельств аудита.
Свидетельство аудита – запись, изложение фактов или другой информации,
связанной с аудитом.
Заключение по результатам аудита – выходные данные, представляемые
группой по аудиту после всех наблюдений.
Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.
План аудита – описание всех видов деятельности и мероприятий аудита.
Объем аудита – содержание и границы аудита, включает описание деятельности
и процессов, а также охватываемый период времени.
Верификация – подтверждение на основе
представления объективных
свидетельств того, что установленные требования были выполнены.
Объективное свидетельство – данные, подтверждающие наличие или истинность
чего-либо.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 4 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
Существенные несоответствия – это несоответствия, которые приводят к
нарушению реализации законов и нормативных актов.
Несущественными считать все остальные несоответствия.
4 ОПИСАНИЕ СТАНДАРТА
4.1 Общие положения
4.1.1 Внутренний аудит деятельности структурных подразделений Университета
проводится в целях оценки соответствия учебной, научной, воспитательной,
административно-хозяйственной и иных видов работ, осуществляемых в Университете
согласно «Реестру процессов и видов деятельности АГТУ», требованиям стандартов
ИСО серии 9000, «Стандартов и директив для Агентств Гарантии Качества в Высшем
Образовании
на
государственных
Территории
Европы»
образовательных
(Стандарты
стандартов,
и
директивы
критериям
ENQA),
государственной
аккредитации вузов Российской Федерации, а также внутренним документам
университета.
4.1.2 Разработка второй версии данного стандарта является обобщением
накопленного опыта организации систематического контроля учебно-методической
работы структурных подразделений АГТУ в 2002-2004 гг., проводившегося на
основании распоряжения ректора №14 от 14.02.2000 г., а также внутренних аудитов
образовательной деятельности Университета в 2004-2007 гг., проводившихся в
соответствии с требованиями первой версии настоящего стандарта (СТО 1.02-2004).
4.1.3 Анализ результатов внутренних аудитов является одним из способов
выявления несоответствий в образовательной деятельности, а также основанием для
разработки корректирующих и предупреждающих действий согласно СМК-СТО01.03-2007
«Управление
несоответствиями
в
деятельности
университета.
Корректирующие и предупреждающие действия».
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 5 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
4.1.4 Графическое описание процедуры приведено в Приложении А к данному
документу.
4.2 Задачи внутреннего аудита
Внутренний аудит деятельности структурных подразделений Университета
позволяет:
- подтвердить соответствие деятельности и ее результатов установленным
требованиям;
- выявить и устранить причины возникших несоответствий в деятельности
университета;
- предотвратить появление несоответствий в направлениях деятельности
Университета;
- подтвердить выполнение корректирующих действий;
- оценить эффективность функционирования системы менеджмента качества;
- установить степень выполнения персоналом целей, задач и требований,
установленных документами системы менеджмента качества;
- определить пути дальнейшего совершенствования системы менеджмента
качества.
4.3 Принципы внутреннего аудита
4.3.1 Единообразие. Аудит осуществляется в соответствии с единой официально
установленной руководством Университета процедурой, что обеспечивает его
упорядоченность, однозначность и сопоставимость результатов.
4.3.2
Документированность.
Проведение
аудита
документируется
для
обеспечения сохранности и сравнимости информации.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 6 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
4.3.3 Предупредительность. Аудит планируется, а персонал проверяемого
подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения
аудита, чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту и исключить
возможность уклонения от предоставления всех требуемых данных.
4.3.4 Регулярность. Аудит проводится с определенной периодичностью для того,
чтобы
все
элементы
системы
менеджмента
качества
и
деятельность
всех
подразделений Университета были предметом постоянного анализа и оценки со
стороны руководства.
4.3.5 Независимость. Лица, проводящие аудит, не должны находиться в
непосредственном подчинении руководителя проверяемого подразделения.
4.3.6 Ответственность. Лица, проводящие аудит, несут непосредственную
ответственность за достоверность результатов аудита.
4.4 Подготовка к проведению аудита
4.4.1 Внутренний аудит проводится в соответствии с программой, которая
утверждается
проректором
по
учебной
работе,
являющимся
ответственным
представителем руководства университета по качеству, и согласовывается с
руководителями проверяемых подразделений.
Каждое подразделение проверяется не реже одного раза в 5 лет (комплексная
проверка). Не реже одного раза в год проводится выборочная проверка.
В особых случаях по решению проректора по учебной работе назначается
внеплановый аудит структурного подразделения.
Форма программы внутреннего аудита деятельности приведена
в Приложении Б.
4.4.2 Подготовка к проведению аудита включает в себя:
- определение целей, объема и критериев аудита;
- подбор состава аудиторской группы;
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 7 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
- письменное уведомление руководителя проверяемого подразделения о
предстоящем аудите и составе аудиторской группы в виде проекта распоряжения о
проведении аудита;
- утверждение состава аудиторской группы, назначение ведущего аудитора и
подписание распоряжения о проведении аудита;
- составление плана аудита;
- распределение обязанностей членов аудиторской группы;
- подготовку рабочих документов.
4.4.3
Цели,
объемы
и
критерии
аудита
определяются
руководством
университета.
Любые изменения целей, объема и критериев аудита подлежат согласованию с
проректором по учебной работе.
Осуществимость аудита должна быть определена до его начала с учетом таких
факторов, как достаточность и соответствие информации и документации критериям
аудита; готовность к сотрудничеству проверяемого структурного подразделения;
наличие времени и соответствующих ресурсов. Если аудит неосуществим, то после
консультаций с проверяемым подразделением и проректором по учебной работе
должен быть предложен альтернативный вариант проверки деятельности структурного
подразделения.
4.4.4 В состав аудиторской группы могут входить представители комиссии по
качеству, сотрудники учебно-методического управления, правового управления,
управления бухгалтерского учета, общего отдела и преподаватели, имеющие научнопедагогический стаж не менее 5 лет и прошедшие обучение по системе менеджмента
качества в вузе.
Все члены аудиторской группы
наделяются правами, ответственностью и
обязанностями аудитора. Количественный состав аудиторской группы определяется
целями и объемом аудита.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 8 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
В обязанности и полномочия руководителя групп аудиторов входит:
- разработка в конце текущего учебного года программы аудита на следующий
год;
- доведение информации о предстоящем аудите до сведения руководителей
проверяемых структурных подразделений;
- подготовка распоряжения «О проведении внутреннего аудита», в котором
указывается состав аудиторской группы, ее руководитель (ведущий аудитор),
направление предстоящих работ и прочее. Проект распоряжения согласовывается с
проректором по учебной работе;
- участие в согласовании с ведущим аудитором плана аудита;
- участие во вступительном и заключительном совещаниях по аудиту;
- участие в составлении отчета по аудиту;
- заполнение журнала регистрации аудитов.
4.4.5 Проректор по учебной работе не менее чем за 10 дней до проведения
аудита (согласно общему
плану
проведения
аудита) письменно уведомляет
руководителя подразделения о предстоящем аудите и составе аудиторской группы в
виде проекта распоряжения о проведении аудита.
Проверяемое подразделение может просить произвести замену конкретных
членов аудиторской группы, аргументируя свое заявление, исходя из принципов
проведения аудита, в течение пяти дней со дня письменного уведомления
руководителя подразделения проректором по учебной работе.
Проректор по учебной работе, начальник учебно-методического управления и
заместитель начальника учебно-методического управления (руководитель групп
аудиторов) должны рассмотреть данное заявление совместно.
4.4.6 Проректор по учебной работе подписывает распоряжения о проведении
аудита.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 9 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
4.4.7 Ведущий аудитор должен подготовить план аудита, согласовать его с
руководителем проверяемого структурного подразделения и заместителем начальника
учебно-методического управления (руководителем групп аудиторов).
После согласования план аудита утверждается проректором по учебной работе и
подписывается ведущим аудитором. Далее ксерокопия плана предоставляется
руководителю проверяемого структурного подразделения, который должен довести
его содержание до сведения сотрудников.
План должен отражать:
- цели, задачи, критерии, область и объем аудита;
- ожидаемую продолжительность действий по аудиту на местах, включая
совещания с руководством структурного подразделения и совещания самой
аудиторской группы;
- даты вступительного и заключительного совещаний;
- дату представления отчета об аудите руководству университета;
- обязанности членов аудиторской группы.
Распределение обязанностей между членами аудиторской группы осуществляет
ведущий аудитор, который должен установить ответственность каждого члена группы
за проверку конкретных процессов, функций, областей или действий.
В процессе аудита обязанности членов аудиторской группы могут быть
изменены.
Утвержденный план аудита должен входить в состав дела об аудите.
4.4.8
Подготовку
рабочих
документов
структурного
подразделения,
относящихся к предмету аудита (протоколы, регистрационные журналы, планы,
распоряжения и другие материалы согласно номенклатуре дел кафедры, деканата или
директората), осуществляет само структурное подразделение.
Члены аудиторской группы на стадии подготовки к проведению аудита могут
подготовить контрольные вопросники и планы выборки для аудита, опросные и
аудиторские листы или формы для регистрации информации.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 10 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
Формы предлагаемого контрольного листа и
листа
для
проверки
документации на адекватность даны в Приложениях В, Г.
4.5 Проведение аудита
4.5.1 Проведение аудита включает в себя:
- проведение вступительного совещания;
- сбор и проверку информации;
- подготовку заключений по результатам аудита;
- проведение заключительного совещания.
4.5.2 Вступительное совещание должно проводиться с участием аудиторской
группы, руководителя групп аудиторов, ответственного за качество деятельности в
структурном подразделении, а также коллектива преподавателей и сотрудников
проверяемого структурного подразделения, ответственных за функции или процессы,
подлежащие проверке.
Цель вступительного совещания – изложение и обсуждение действий по аудиту
согласно плану аудита.
Вступительное
совещание
проводится
под
председательством
ведущего
аудитора.
В случае проведения внепланового аудита вступительное совещание
может
ограничиваться только сообщением о проведении аудита.
На совещании его участникам доводится план внутреннего аудита структурного
подразделения.
4.5.3 Сбор и проверка информации состоят из следующих этапов:
1) Оценка документов системы менеджмента качества предусматривает
проверку:
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 11 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
- наличия утвержденного руководством перечня документов, обязательных для
исполнения в Университете;
- наличия документов в соответствии с утвержденным перечнем;
- условий хранения документов;
- выполнения функций поддержания документов.
2)
Проверка
соответствия
документов
системы
менеджмента
качества
установленным требованиям предусматривает:
-
контроль
правильности
оформления
документов,
возможность
их
идентификации;
- контроль актуальности и адресности документов.
3) Сбор информации предусматривает:
- опрос сотрудников;
- наблюдение за деятельностью, условиями реализации профессиональных
образовательных программ;
- изучение документов (протоколы, регистрационные журналы, планы,
распоряжения, инструкции, рабочие журналы и другие материалы согласно
номенклатуре дел кафедры, деканата или директората);
-
анкетирование
студентов
(удовлетворенность
студентов
уровнем
образовательных услуг) по форме, приведенной в Приложении Д;
- проверку остаточных знаний студентов (выборочное тестирование по
дисциплинам циклов);
- анкетирование преподавателей и сотрудников университета по форме,
приведенной в Приложении Е;
- получение данных из других источников.
Выбор метода сбора информации определяется в зависимости от вида
деятельности проверяемого структурного подразделения.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 12 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
4.5.4 Подготовка заключения.
До заключительного совещания аудиторская группа должна:
-
оценить
деятельность
проверяемого
структурного
подразделения
соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000, а также
на
внутренним
нормативным документам университета;
- составить отзыв о посещении занятий в процессе внутреннего аудита кафедр
факультетов (институтов), форма отзыва приведена в Приложении Ж;
- проанализировать результаты анкетирования и тестирования с помощью
статистических диаграмм и таблиц;
- проанализировать наблюдения и любую другую информацию, собранную в
процессе аудита;
- согласовать заключение по результатам аудита и подготовить рекомендации,
если последнее предусмотрено целями аудита;
-
обсудить
возможности
проведения
последующего
аудита
(в
случае
необходимости).
Заключение по результатам аудита должно отражать следующие вопросы:
- степень соответствия деятельности структурного подразделения критериям
аудита;
- результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы
менеджмента качества;
-
способность
руководства
подразделения
обеспечивать
постоянную
пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента качества и ее
совершенствования.
Заключение по результатам аудита является составной частью отчета об аудите
и может содержать рекомендации по улучшению деятельности в проверяемом
структурном подразделении.
Форма представления результатов аудита приведена в Приложении З. Данная
форма используется в случае проведения выборочного аудита.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 13 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
4.5.5 Проведение заключительного совещания.
Цель заключительного совещания, председателем которого является ведущий
аудитор, – представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они
были признаны проверяемым структурным подразделением, и, при необходимости,
были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих
действий.
Участниками заключительного совещания должны быть руководитель и
представители проверяемого структурного подразделения и аудиторской группы. При
необходимости в работе заключительного совещания могут принимать участие
представители руководства Университета.
Разногласия, которые могут возникнуть в ходе заключительного совещания
между аудиторской группой и проверяемым подразделением, должны быть разрешены
до составления отчета об аудите. В противном случае
все мнения должны быть
зарегистрированы.
4.5.6 Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены
рекомендации по улучшению деятельности в структурном подразделении, которые
реализуются в обязательном порядке после соответствующего распоряжения
проректора по учебной работе.
4.6 Завершение аудита
4.6.1 Завершение аудита включает в себя:
- подготовку отчета об аудите;
- окончание аудита;
- оформление дела об аудите.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 14 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
4.6.2 Подготовка отчета об аудите.
Сроки подготовки отчета об аудите составляют пять рабочих дней после
проведения заключительного совещания.
За подготовку отчета об аудите несет ответственность ведущий аудитор.
Отчет об аудите должен содержать полные, точные, четкие записи, которые в
дальнейшем поддерживаются в рабочем состоянии:
- цель аудита;
- объем аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и
функциональных единиц или процессов и обозначенный период времени;
- идентификацию заказчика аудита;
- идентификацию руководителя и членов аудиторской группы;
- дату и место проведения аудита;
- критерии аудита;
- план аудита;
-
перечень
представителей
проверяемого
структурного
подразделения,
вовлеченных в аудит;
- наблюдения аудита;
- заключение по аудиту;
- неразрешенные разногласия;
- рекомендации по улучшению деятельности (если это предусмотрено целями
аудита);
- согласованный план последующего аудита (при необходимости).
В качестве приложения к отчету об аудите приводятся протоколы выявленных
несоответствий критериям проверки, заполненные контрольные листы и контрольные
вопросники.
В
отчет
не
следует
включать
второстепенные
недостатки,
которые
обнаруживаются и корректируются в ходе аудита. Сведения об этих недостатках
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 15 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
должны быть отражены в аудиторских листах на случай проведения повторных
аудитов.
Ответственность за точность, полноту и достоверность отчета об аудите несет
ведущий аудитор. (Форма титульного листа отчета приведена в Приложении И.)
Отчет об аудите должен быть датирован, проанализирован и утвержден в
соответствии с процедурами по программе аудита.
Контрольный экземпляр отчета об аудите должен храниться в учебнометодическом управлении. Учтенный экземпляр предоставляется руководителю
структурного подразделения.
4.6.3 Окончание аудита
Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом
аудита, выполнены и утвержден отчет об аудите.
В заключении по результатам аудита может быть указано на необходимость
проведения
корректирующих,
предупреждающих
действий
или
действий
по
улучшению деятельности структурного подразделения. Сроки мероприятий по
устранению
недостатков,
согласовываются
методического
управления,
с
проректором
управления,
руководителем
подразделения.
выявленных
Данные
по
процессе
учебной
заместителем
групп
в
начальника
аудиторов
мероприятия
работе,
и
внутреннего
аудита,
начальником
учебно-
учебно-методического
руководителем
разрабатывает
и
проводит
структурного
в
течение
согласованного срока само структурное подразделение.
Руководитель проверяемого структурного подразделения должен обеспечивать
безотлагательное проведение коррекции и корректирующих действий.
Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мер и
отчет о результатах верификации.
Отчет о верификации планируемых и осуществленных корректирующих и
предупреждающих мероприятий предоставляется в форме ксерокопии журнала
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 16 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
регистрации несоответствий, заверенной ответственным за качество структурного
подразделения, руководителю групп аудиторов в течение согласованного срока.
Выполнение
и
результативность
корректирующих
действий
должны
проверяться (проверка может быть частью очередного аудита).
4.6.4 Оформление дела об аудите
В
целях совершенствования методов и техники проведения аудита все
материалы каждого конкретного аудита необходимо комплектовать в специальном
деле под соответствующим регистрационным номером.
В состав дела обязательно включаются:
- программа аудита;
- план аудита;
- итоговый отчет об аудите;
- заполненные контрольные вопросники;
- результаты аудита;
- протоколы о несоответствии системе качества (Приложение К);
- копии планов корректирующих действий;
- протоколы вступительного и заключительного совещаний.
Дело
о
внутреннем
аудите
структурных
подразделений
университета
формируется в соответствии с инструкцией по делопроизводству и хранится в
соответствии с номенклатурой дел учебно-методического управления. Оно должно
находиться
в рабочем состоянии и использоваться при проведении дальнейших
аудитов.
Результаты аудита регистрируются в специальном журнале, который ведется
руководителем групп аудиторов (Форма журнала приведена в Приложении Л).
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 17 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
5 ОБЯЗАННОСТИ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПРАВА АУДИТОРА
5.1 Аудитор обязан:
-
собирать
и
анализировать
объективные
доказательства
состояния
образовательной деятельности в проверяемом структурном подразделении;
- документировать ход и результаты аудита;
- представлять экспертные заключения и составлять отчеты о проделанной
работе.
5.2 Аудитор несет ответственность за:
- разъяснение требований аудита;
- своевременное выполнение графика аудита;
- сообщение результатов наблюдений ведущему аудитору;
- поддержание в порядке и сохранности документов (записей), относящихся к
аудиту;
- объективность собственных доказательств;
- немедленное информирование ведущего аудитора об обнаружении в ходе
аудита существенных несоответствий.
5.3 Аудитор имеет право:
- знакомиться с документацией, необходимой для проведения аудита;
- общаться с персоналом проверяемого подразделения для получения
необходимой информации;
-
запрашивать
дополнительную
информацию
в
других
структурных
подразделениях в целях аудита;
- приостанавливать аудит в случае оказания давления или противодействия со
стороны руководителя или персонала проверяемого структурного подразделения,
поставив об этом в известность ведущего аудитора.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 18 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
5.4 Аудитор несет моральную ответственность за недобросовестное исполнение
своих
обязанностей,
использование
своего
положения
в
корыстных
целях,
использование информации, полученной в ходе аудита, в ущерб репутации
проверяемого подразделения.
5.5 Аудиторская группа и лица, ответственные за проведение аудита, не должны
разглашать содержание документов, любую другую информацию, полученную в ходе
аудита, или содержание отчета об аудите другой стороне без согласия руководства
Университета, если иное не предусмотрено законодательством.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 19 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Графическое описание документированной процедуры
Начало
Определение целей, объемов и
критериев аудита
Подбор состава аудиторской группы
(АГ)
Письменное уведомление
руководителя проверяемого
подразделения о предстоящем аудите и
согласование состава аудиторской
Состав аудиторской
группы согласован?
Нет
Да
Утверждение состава аудиторской
группы, назначение ведущего
аудитора и подписание распоряжения
о проведении аудита
Распределение обязанностей членов
аудиторской группы
1
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 20 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
1
Составление плана аудита
Подготовка рабочих документов
Проведение вступительного совещания
Сбор и проверка информации
Нет
Несоответствие
есть?
Да
Заполнение контрольных листов
Предложения по проведению
предупреждающих действий
согласно СМК-СТО-01.03-2007
Разработка корректирующих действий
согласно СМК-СТО-01.03-2007
Несоответствия
существенны?
Да
Нет
2
Версия: 1.0
3
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
4
5
Стр. 21 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
2
Исправление в процессе
внутреннего аудита
(несущественные
несоответствия)
3
4
5
Исправление в
межпроверочный период
(существенные несоответствия)
Контроль исполнения
Регистрация корректирующих
действий
Информирование
заинтересованных лиц об
устранении недостатков
Заключительное совещание
Утверждение отчета
об аудите
Конец
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 22 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по учебной работе
_________________________
«______» ____________20
г.
Программа
внутреннего аудита деятельности
структурных подразделений Архангельского государственного технического университета на
200__ - 200 __ учебный год
Наименование
проверяемого
подразделения
Область
аудита
Сроки проведения
аудита
1
2
3
4
____________
дата
______________
инициалы, фамилия
Заместитель начальника
учебно-методического управления,
руководитель групп аудиторов ____________
подпись
СОГЛАСОВАНО
Руководители проверяемых
подразделений
____________
подпись
____________
подпись
Версия: 1.0
Продолжительность
проверки
____________
дата
______________
инициалы, фамилия
____________
дата
______________
инициалы, фамилия
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 23 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Внутренний аудит деятельности АГТУ
Контрольный лист № ______
Проверяемое
подразделение
Область
аудита
Должность и
Ф. И. О.
собеседника,
время
Пометки аудитора
Контрольные вопросы
Аудитор _______________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Версия: 1.0
Отчет №_____
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 24 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Внутренний аудит деятельности АГТУ
Лист для проверки документации на адекватность
Нормативно-техническая документация:
Требование №
Результаты проверки:
Документ, реализующий общие требования
(руководство по качеству):
Наименование: ___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Пункты:_________________________________________________________________________________
Заключение:
Соблюдается
Соблюдается
Не
полностью: ____________ частично: ____________ соблюдается: __________________
Предложения по доработке:
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Документ, реализующий конкретные требования
(устав, положение, инструкция, приказ, распоряжение):
Обозначение: _____________________________________________________________________________
Пункты: _________________________________________________________________________________
Заключение:
Соблюдается
Соблюдается
Не
полностью: ____________ частично: ____________ соблюдается: ________
Предложения по доработке:
__________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Аудитор _________________________________________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 25 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
АНКЕТА
студента АГТУ
Факультет___________ курс __________ группа____________
(Фамилию указывать не нужно)
Ответьте, пожалуйста, на предлагаемые вопросы. Ваши ответы помогут проанализировать ход
учебного процесса и улучшить качество обучения. В графе соответствующей дисциплины против
выбранного Вами ответа поставьте любой знак (× , ∨)
№
Вопрос
ответа
п/п
1.
2.
Заинтересовала
Вас дисциплина
Дисциплина
Варианты
ли
Да
Нет
Не знаю
Удалось ли
Вам
понять
основное
содержание
дисциплины
Практически
понятно
все
Не
понятны
отдельные темы
Нет
Высокий
3.
Темп чтения лекций
Нормальный
Низкий
Ваша
оценка
качества проведения
занятий:
5
4
3
- лекций
2
5
4.
- практических
лабораторных
и
4
3
2
5
- курсовая работа или
проект
4
3
2
5.
Данный
предмет
имеет
логические
связи с изученными
ранее дисциплинами
Версия: 1.0
Да
Не совсем
Нет
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 26 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
6.
7.
Вы убеждены, что
изложенный
материал
отражает
достижения
современной науки
Да
Вы
видите
данной
Да
связь
дисциплины со своей
будущей
практической
Не совсем
Нет
Не совсем
Нет
деятельностью
8.
9.
Данный
предмет
обеспечен учебной и
методической
литературой ?
Не полностью
Нет
Как Вы оцениваете
отношение
к
студентам
преподавателей,
читающих лекции
5
ведущих
практические
5
или
лабораторные
занятия
Оценка,
Вами:
полученная
4
3
2
4
3
2
Отлично
Хорошо
- на экзамене
10.
Да
Удовлетворительно
- за курсовой проект
(работу)
Отлично
Хорошо
Удовлетворительно
Является
полученная
11.
ли
Вами оценка:
- на экзамене
- за курсовой проект
(работу)
Справедливой
Завышенной
Заниженной
Справедливой
Завышенной
Заниженной
На обороте анкеты укажите, пожалуйста, трудности (проблемы), которые возникли у Вас
при изучении дисциплин, или свои пожелания по улучшению их преподавания
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 27 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
Дисциплины
Версия: 1.0
Трудности (проблемы), пожелания
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 28 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ Е
АНКЕТА
«Степень удовлетворенности преподавателей
и сотрудников работой в вузе»
Оценка (по 10-бальной системе)*
Показатель
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1. Доступность информации
2. Распределение
полномочий в руководстве
3. Равными возможностями
участия преподавателей и
сотрудников в деятельности
вуза
4. Возможностью участия
преподавателей и
сотрудников в принятии
управленческих решений
5. Отношение со стороны
руководства
6.Возможностями
повышениями
квалификации
7.Признанием успехов и
достижений
8. Принципами, целями,
задачами и политикой вуза
9.Деятельностью
администрации
10.Условиями оплаты труда
11. Условиями организации
труда и оснащения
рабочего места
12. Удобством и услугами
13.Охраной труда и его
безопасностью
14.Гарантиями занятости в
соответствии с контрактом
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 29 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
15.Отношением в
коллективе и рабочей
обстановкой
16.Управлением
изменениями в
деятельности вуза
17.Системой
информационного
обеспечения
18.Системой питания,
медицинского и другого
обслуживания
19. Возможностями
предоставления льгот
(отдых, санаторное лечение
и др.)
20. Ролью вуза в обществе
и в соответствующей
области
* Оценка «1» – крайняя неудовлетворенность; оценка «10» – полная удовлетворенность;
оценки от «2» до «9» – промежуточные значения.
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 30 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
Отзыв о посещении занятий
в составе внутреннего аудита
кафедры__________________
Вид занятий: _________________ Дата: __________ Время: __________ Аудитория: ________
Преподаватель: ___________________________________________________________________
Специальность: ___________________________________________________________________
Группа: _______________________
Наименование дисциплины: ________________________________________________________
в рабочей программе – ____________________________________________________________
в УМК – _________________________________________________________________________
Тема занятий: _____________________________________________________________________
по рабочей программе – ____________________________________________________________
по УМК – ________________________________________________________________________
по факту – ________________________________________________________________________
Количество студентов в группе: _______________________________
Присутствовало:_____________________________________________
Положительные стороны:
1) ________________________________________________________________________________
2) ________________________________________________________________________________
3) ________________________________________________________________________________
4) ________________________________________________________________________________
Замечания:
_________________________________________________________________________________
Проверяющий: ____________________________________________________________________
Ф.И.О.____________________________
(подпись)
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 31 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ З
Внутренний аудит деятельности АГТУ
Результаты аудита
Количество выявленных несоответствий ______________________________________________
в том числе существенных ______________, несущественных ____________________________
Перечень протоколов о несоответствиях_______________________________________________
Перечень зафиксированных замечаний________________________________________________
Заключение по результатам аудита
Деятельность проверяемого подразделения соответствует/не соответствует установленным
требованиям. Корректирующие действия необходимы ______, не требуются _______________
Необходимость инспекционного аудита: да/нет
Дата реализации корректирующего действия:
плановая __________________, фактическая ___________________________________________
__________________________________________________________________________________
Приложения
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Отчет составлен:
Ведущий аудитор ________________________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Отчет утвержден:
Ответственный представитель
руководства университета по качеству,
проректор по учебной работе
____________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 32 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ И
Внутренний аудит образовательной деятельности АГТУ
Форма титульного листа отчета об аудите
Наименование отчета об аудите системы менеджмента качества
Регистрационный
№ аудита
1
2
Руководитель подразделения ______________________________________________________
Ведущий аудитор________________________________________________________________
Аудиторы ______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Дата аудита ____________________________________________________________________
Цель аудита ____________________________________________________________________
Область аудита _________________________________________________________________
Документ, на соответствие которому
проводится аудит _______________________________________________________________
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 33 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ К
Внутренний аудит образовательной деятельности АГТУ
Протокол о несоответствии системы менеджмента качества № _________
Протокол составлен: должность ______________________________________________________
Ф. И. О. ______________________________________ дата ________________________________
на основании ______________________________________________________________________
Время и место обнаружения:
__________________________________________________________________________________
Описание несоответствия: ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
_________________
Классификация несоответствия: существенное/ несущественное
Аудитор __________________________________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Руководитель подразделения ознакомлен: ______________________________________________
__________________________________________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Корректирующие и предупреждающие действия:
а) по устранению конкретного несоответствия: _________________________________________
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
б) по устранению причин несоответствия: ______________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Руководитель подразделения: ________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Внедрение корректирующего действия: ________________________________________________
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Руководитель подразделения: __________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Проверка внедрения: _______________________________________________________________
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 34 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
Аудитор: _________________________________________________________________________
Подпись, дата, расшифровка подписи
Оценка эффективности корректирующего действия: _____________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Заместитель начальника
учебно-методического управления,
руководитель групп аудиторов
_________________________________________________
Подпись, дата
Отчет об аудите завершен,
в дело: ______________________
Ответственный представитель
руководства университета по качеству,
проректор по учебной работе
________________________________________________
Подпись, дата
Версия: 1.0
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 35 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ПРИЛОЖЕНИЕ Л
Журнал регистрации аудитов
№
п/п
Дата
проведения
Основание
для аудита
(план,
приказ)
Проверяемое
подразделение
Область аудита
1
2
3
4
5
Версия: 1.0
Аудиторы
Наличие
несоответствий
№ отчета
об аудите
и дата его
утверждения
6
7
8
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Стр. 36 из 37
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Архангельский государственный технический университет»
«Внутренний аудит деятельности
структурных подразделений университета»
СМК-СТО-01.02-2007
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Номер
изменения
Версия: 1.0
Основание
для внесения Подпись
аннулиро- изменений
ванных
Номера листов
замененных
новых
Расшифровка
подписи
Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 16.01.2009, 10:09
Дата
Дата введения
изменения
Стр. 37 из 37