СУЩНОСТЬ И ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ Карасёв Р

СУЩНОСТЬ И ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОРГАНИЗАЦИИ
Карасёв Р.А.
ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»
Орёл, Россия
THE ESSENCE AND PRINCIPLES OF PLANNING OF THE ORGANIZATION
Karasev R.
Orel state Institute of arts and culture
Orel, Russia
Процесс управления предприятием складывается из многих функций. В их
число входят планирование и прогнозирование; организация; координация и
регулирование; учет, контроль и анализ; активизация и стимулирование. Каждая
функция характеризуется присущим ей технологическим способом воздействия на
управляемый объект.
Функции управления всегда направлены на достижение целей управления.
Поскольку цель управления формируется в рамках функции «планирование –
прогнозирование», можно сказать, что данная функция в системе функций управления
предприятием является центральной. Функции управления в своей основе объективны и
являются формами реализации управленческих отношений, через которые, в свою
очередь, реализуются требования экономических законов развития производства.
Первые шаги в направлении систематизации и обобщения опыта планирования
сделаны в XIX веке американскими и европейскими специалистами. К родоначальникам
методов планового управления в экономике относят Ф. Тейлора, Г. Форда, Ч. Ганта,
А. Файоля. В частности, Гант разработал систему плановых графиков («графики Ганта»),
позволивших осуществлять контроль за управляемым объектом и составлять календарные
планы работ на будущее.
Файоль – основатель западной административной школы – выделял планирование
как одну из важнейших административных операций. По его мнению, планирование –
«функция управления, определяющая цели деятельности, а также необходимые для
достижения цели средства и методы, работающие в наиболее эффективных конкретных
условиях». Однако планирование, которое включает и составление прогнозов, у Файоля и
других западных специалистов замыкается рамками фирмы, хотя и в тесном
взаимодействии с окружающей ее средой.
Всю многообразную деятельность по управлению организацией можно
представить в виде процесса выполнения ограниченного числа функций.
Функцией в менеджменте называют особый вид управленческой деятельности, с
помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.
Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид
управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы
(субъекта управления).
Один из «отцов» современного менеджмента А. Файоль отмечал: «Управлять - это
предвидеть», а «предвидеть - это уже почти действовать»
В научной литературе управление и планирование представлены следующим
образом (см. рис.1).
Рисунок 1 - Соотношение планирования и управления деятельностью предприятия
Планирование - это не просто умение предусмотреть все необходимые действия.
Это также способность предвидеть любые неожиданности, которые могут возникнуть по
ходу дела, и уметь с ними справляться. Фирма не может полностью устранить риск в
своей деятельности, но способна управлять им при помощи эффективного предвидения.
Планирование - «это разработка плана, определяющего то, чего нужно достичь и
какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством» [4, с. 185].
Планирование является важнейшим этапом процесса управления, определяющим
цели (предприятия, коллектива, личности), наиболее эффективные методы и средства,
необходимые для достижения этих целей, и систему показателей, определяющих ход
работ по достижению поставленных задач [15, с. 86].
План - это намеченная на определенный период работа с указанием ее целей,
содержания, объема, методов, последовательности, сроков выполнения; замысел,
предусматривающий ход, развитие чего-либо.
Отсутствие планирования ставит организации в такое положение, когда они:
− не понимают поставленных целей, будущих задач;
− хозяйствование не рассматривают как непрерывный процесс, где текущие
действия органически связаны с будущими;
− теряют ориентацию в хозяйственном мире, так как руководствуются в
основном краткосрочными интересами и не понимают глубинного смысла
происходящих событий;
− оказываются в более уязвимой позиции по сравнению с конкурентами.
Применение планирования в организации:
− улучшает координацию действий в организации;
− позволяет организации учитывать быстрые изменения во внешней среде;
− делает возможным реализацию благоприятных возможностей для
организации;
− улучшает информационный обмен в организации;
− способствует оптимальному распределению ресурсов;
− четко очерчивает обязанности и ответственность персонала;
− симулирует работников к лучшему исполнению своей работы, а менеджеров
- к большей обоснованности и реализации своих решений;
− улучшает контроль в организации
По своей сути, функция планирования отвечает на три следующих вопроса:
1. Где мы находимся в настоящее время? Руководители должны оценивать сильные
и слабые стороны организации в таких важных областях как финансы, маркетинг,
производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это
осуществляется с целью определить, чего может реально добиться организация.
2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей
организацию среде, такие как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы,
экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения,
руководство определяет, каким и должны быть цели организации и что может помешать
организации достичь этих целей.
3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить как в общих
чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь
выполнения целей организации.
Планирование дает основу для принятия решений и развития предприятия в целом.
Знание того, что организация хочет достичь, помогает уточнить наиболее подходящие
пути действий.
Планирование, поскольку оно служит для формулирования установленных целей,
помогает создать единство общей цели внутри организации.
Планирование - это определение системы целей функционирования и развития
организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может
обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения
относительно:
− распределения ресурсов;
− координации деятельности между отдельными подразделениями;
− координации с внешней средой (рынком);
− создания эффективной внутренней структуры;
− контроля за деятельностью;
− развития организации в будущем.
Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать
поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а
также даст возможность контролировать ситуацию.
В общем, в процессе планирования можно выделить:
− процесс целеполагания (определение системы целей);
− процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;
− процесс развития или единство существующей системы работы организации
с ее будущим развитием.
Целеполагание - это процесс разработки системы целей, начиная от общих целей
организации и заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается
дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования.
Само по себе наличие цели еще не означает, что она будет достигнута, необходимо
наличие соответствующих материальных, финансовых и людских ресурсов. При этом
часто от количества этих ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для
создания предприятия в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения не
менее N млн рублей. Этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и
тогда будет обеспечено сочетание цели и средства ее достижения. Как результат
координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия по достижению
целей, сроки, средства и исполнители.
Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную
организационную систему. Работа организации направлена на достижение планового
показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат.
Даже самые идеальные планы не будут реализованы без соответствующей организации.
Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна
существовать возможность будущего развития, так как без этого организация будет
разрушаться (если мы не развиваемся, значит, мы умираем). Будущее организации зависит
от условий среды, в которой она работает, от навыков и знаний персонала, от того места,
которое организация занимает в отрасли (регионе, стране).
Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня:
стратегический и оперативный. Стратегическое планирование - это определение целей и
процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это
система управления организацией на текущий период времени. Эти два вида
планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и
являются залогом успешной координации действий. Если брать организацию в целом, то
планирование осуществляется в следующем порядке:
1.Разрабатывается миссия организации.
2.Исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления
деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями).
3.Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.
4.Определяются стратегические альтернативы.
Выбор конкретной стратегии или пути достижения цели. Ответ на вопрос «что
делать?».
После установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения
(стратегии) основными компонентами формального планирования являются:
− тактика, или как добиться того или иного результата (ответ на вопрос «как
делать?»). Тактические планы разрабатываются на основе выбранной
стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий
момент), разрабатываются менеджерами среднего звена, результат такого
планирования появляется быстро, и его легко соотнести с конкретными
действиями работников;
− политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое
облегчает достижение целей;
− процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в
конкретной ситуации;
− правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.
Эффективность планирования во многом определяется тем, насколько соблюдены
следующие его принципы. Впервые принципы планирования были сформулированы еще
А. Файолем:
– принцип необходимости планирования означает повсеместное и обязательное
применение планов при выполнении любого вида трудовой деятельности. Этот принцип
особенно важен в условиях свободных рыночных отношений, поскольку его соблюдение
соответствует современным экономическим требованиям рационального использования
ограниченных ресурсов на всех предприятиях;
– принцип единства планов предусматривает разработку общего или сводного
плана социально-экономического развития предприятия, то есть все разделы годового
плана должны быть тесно увязаны в единый комплексный план. Единство планов
предполагает общность экономических целей и взаимодействие различных подразделений
предприятия на горизонтальном и вертикальном уровнях планирования и управления;
– принцип непрерывности планов заключается в том, что на каждом предприятии
процессы планирования, организации и управления производством, как и трудовая
деятельность, являются взаимосвязанными между собой и должны осуществляться
постоянно и без остановки;
– принцип гибкости планов тесно связан с непрерывностью планирования и
предполагает возможность корректировки установленных показателей и координации
планово-экономической деятельности предприятия;
– принцип точности планов определяется многими факторами, как внешними, так и
внутренними. Но в условиях рыночной экономики точность планов трудно соблюсти.
Поэтому всякий план составляется с такой точностью, которую желает достичь само
предприятие, с учетом его финансового состояния, положения на рынке и других
факторов.
В современной отечественной науке и практике планирования, помимо
рассмотренных классических принципов, широкую известность получили и, так
называемые, общеклассические принципы: комплексность, оптимальность, динамичность,
эффективность, стабильность, а также приницпы носящие универсальный характер
(таблица 1).
Таблица 1 – Принципы планирования
Принципы
Краткая характеристика
Единство научно-технических,
Находит выражение в составе целевых параметров
социальных и экономических
планирования деятельности организации, видах
задач развития организации
разрабатываемых планов, в критериях оценки
плановых решений
Научная обоснованность и
оптимальность решений
Доминирование стратегических
аспектов в планировании
Комплексность планирования
Ресурсная сбалансированность
планов
Гибкость и эластичность
планирования
Непрерывность планирования
Обеспечивается применением современных
информационных технологий, прогрессивных
процедур и методов осуществления производственных
процессов, использованием методов оптимального
планирования экспериментов, оптимизации плановых
решений, построения интегрированных систем
подготовки и обработки данных
Требует обязательного использования специфических
форм стратегического планирования на предприятии и
подчинения ему всех других видов оперативного
планирования
Означает системную увязку всех разрабатываемых на
предприятии планов
Реализуется составлением во всех сферах и на всех
уровнях предприятия материальных, трудовых,
финансовых, энергетических и прочих видов балансов
Требует динамичной реакции планов на отклонения в
ходе работ или изменения внутренних и внешних
факторов, а также способности сохранять
необходимые резервы и предусматривать плановые
альтернативы
Находит свое наиболее полное выражение в
концепции скользящего планирования, в которой
благодаря периодическому продлению планов
долгосрочные укрупненные расчеты сочетаются с
краткосрочным детальным планированием
Кроме перечисленных, можно также отметить следующие принципы
планирования:
- ранжирование объектов планирования по степени важности и выбор главных;
- определение степени актуальности во времени решаемых задач;
- разработка различных вариантов планов;
- соответствие планов характеру изменений факторов и тенденций внешней среды с
учетом ситуативности и возможности адаптации организации (или ее элементов) к
происходящим изменениям;
- сбалансированность планов по всем видам ресурсов (финансовых, материальных,
людских, временных и т.д.);
- соответствие затрачиваемых усилий получаемым результатам;
- обязательность непрерывности планирования при наличии четкой периодичности
в планах;
- единство и преемственность стратегических, среднесрочных и краткосрочных
(текущих) планов;
- использование при планировании научных методов, способов и средств
повышения эффективности разработки планов;
- финансово-экономическая обоснованность используемых (планируемых)
показателей;
- обеспечение непрерывной обратной связи и корректировки системы
планирования за счет систематического получения и анализа результатов реализации
планов;
- привлечение к процессу планирования и экспертизе всех необходимых
специалистов;
- своевременное и систематическое формирование общественного мнения в
организации о целесообразности разрабатываемых планов и результативности их
реализации.
Таким образом, планирование - это одна из основных функций менеджмента. В
широком смысле планирование это деятельность, направленная на определение целей и
задач организации, а также распределение и перераспределение ресурсов для реализации
поставленных задач. В узком смысле - это процесс составления специальных документов,
цель которых состоит в сочетании и координации работы, организации и повышении ее
эффективности.
Список литературы
1. Мескон, М.Х., Альберт. М., Хедури, Ф. Основы менеджмента [Текст] /М.Мескон. М.: Дело, 2009. - 704 с.
2. Тульчинский, Г.Л.Менеджмент в сфере культуры : учебное пособие [Текст] / Г. Л.
Тульчинский, Е.Л.Шекова. - 4-е изд., испр. и доп. - СПб. : Лань: Планета музыки,
2009. – 544 с.
3. Шекова, Е.Л. Управление учреждениями культуры в современных условиях
[Электронный ресурс]: учебное пособие. — Электрон, дан. — СПб.: Лань, Д
Планета музыки,
2014.-413 с.