Из опыта работы архивных учреждений Алтайского края

Из опыта работы архивных учреждений Алтайского края
с электронными документами
(информация на заседании Научно-методического совета архивных
учреждений Сибирского федерального округа в г. Чите 4 июня 2014 года)
Архивные учреждения Алтайского края вот уже 12 лет комплектуются
машиночитаемыми документами (далее – «МЧД»), которые в основной массе
представляют собой фотодокументы, а также фонодокументы и видеозаписи,
созданные изначально в форме электронного документа.
В 2002 году были разработаны и одобрены экспертно-проверочнометодической комиссией (ЭПМК) управления архивного дела Алтайского
края методические рекомендации о порядке работы архивных учреждений
городов, районов края по отбору, приему, учету, описанию и хранению
аудиовизуальной документации, в том числе и в электронном виде.
Начиная с 2002 года, архивы края системно пополняются фотодокументами в электронном виде. Главной причиной, побудившей комплектование МЧД, стали возникшие в 90-ые годы прошлого века трудности по пополнению коллекций фотодокументов от традиционных источников комплектования - редакций городских, районных газет. Переход редакций газет и других источников комплектования на новые цифровые технологии фотосъемки,
отказы от передачи фотодокументов в архивы, появление в архивах цифровых фотоаппаратов, резко ограничили или можно сказать прекратили прием
на хранение негативов и позитивов фотоснимков. Например, в 2006 году в
Государственный архив Алтайского края (далее – «ГААК») объем принятых
негативов и позитивов фотодокументов был в 3-4 раза меньше в сравнении с
1991 годом (1991 г. – 906 ед.хр., 2006 г. – 206 ед.хр.). Менее масштабным было уменьшение по муниципальным архивам края.
Учитывая, что соотношение фотодокументов в общем объеме документов постоянного хранения всегда было неравным и не в пользу фотодокументов, а также неоспоримую ценность фотодокументов как исторического ис-
2
точника, их большой информационный и эмоциональный потенциал, тогда
еще управлением архивного дела Алтайского края была поставлена задача обеспечить дальнейшее комплектование фотодокументами.
В связи с принятием в 2001 году Закона Алтайского края «О внесении
изменения и дополнений в закон Алтайского края «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах», создавшего правовую основу для приема, хранения
и использования фотодокументов, исходя из опыта работы и имеющихся методических документов, управлением архивного дела Алтайского края в 2002
году было подготовлено методическое письмо о порядке применения Закона
Алтайского края «О внесении изменения и дополнений в закон Алтайского
края «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах», в котором был поэтапно расписан порядок работы с электронными фотодокументами, начиная
с экспертизы ценности и аннотирования фотодокументов в организации и заканчивая передачей и требованиями к архивному хранению в муниципальном архиве, в том числе разработана форма договора о передаче фотодокументов на хранение от редакции газеты.
Впервые электронные фотодокументы поступили на хранение в архивный отдел администрации Тюменцевского района в конце 2002 года в
объеме 25 ед.уч. от редакции газеты «Вперед». Ежегодно число архивов, заключивших с редакциями газет договоры о передаче электронных фотодокументов и начавших прием МЧД, увеличивалось. По состоянию на 01.01.2014
33 муниципальных архива заключили договоры с редакциями газет о передаче на хранение фотодокументов в электронном виде. Существуют и иные источники поступления электронных фотодокументов, например, прессслужбы администраций городов, детский санаторий, МБУ «Центр культуры
г. Белокуриха», сами муниципальные архивы. В среднем около 10 - 11 муниципальных архивов ежегодно комплектуются фотодокументами в электронном виде, но, например, в 2008 году их было 17, объем принимаемых единиц
учета составляет от 400 до более чем 1000 единиц учета.
3
Сдерживающими факторами комплектования МЧД являются большая
справочная работа, ограниченность в штатных сотрудниках, отсутствие современной компьютерной техники, необходимой квалификации работников
архивов. Существуют проблемы в вопросах сохранности электронных документов (режим хранения, короткий срок применения дисков CD-R, необходимость проверки качества записи, перезапись и др.).
Первый опыт комплектования фотодокументами в электронном виде в
ГААК имел место в 2007 году, когда на хранение поступило 4 ед.хр.
(55 ед.уч.) МЧД в составе фотодокументов, представленных муниципальными архивами в рамках ранее проведенного конкурса по сбору материалов по
истории и работе муниципальных и архивов организаций. По состоянию на
01.01.2014 на хранении в ГААК находится 23 ед.хр. (1192 ед.уч.) МЧД.
Всего же за 12 лет на хранение в муниципальные архивы края поступило 134 ед.хр. (6198 ед.уч.) МЧД, что является весомым вкладом в дело комплектования фотодокументами, хотя, к сожалению, объемы и тематика поступающих на хранение фотодокументов не всегда отвечают необходимым
потребностям.
МЧД поступают в муниципальные архивы в описанном виде.
В целях ускорения поиска необходимой информации и организации
использования фотодокументов, находящихся на хранении в архивных учреждениях Алтайского края, управлением архивного дела Алтайского края в
свое время была разработана программа «Фотокаталог». Информационной
основой для ввода данных в базу данных являются фотодокументы, хранящиеся в коллекциях фотодокументов, а также в других коллекциях и фондах
личного происхождения.
Базы данных ПК «Фотокаталог» заполняют ГААК и лишь 10 муниципальных архивов, три из которых комплектуются электронными фотодокументами.
Такова практика комплектования архивов края МЧД.
4
Позвольте кратко проинформировать о создании электронных образов
архивных документов, находящихся на хранении в архивах края. В ГААК эта
работа ведется на протяжении семи лет, начиная с 2007 года. В соответствии
с
«Концепцией
использования
и
развития
информационно-
коммуникационных технологий в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края на период до 2015 года» ГААК планируется
достижение к концу 2014 года контрольного показателя «Доля архивных документов (единиц хранения), включая аудио- и видеодокументы, переведенных в электронную форму, - не менее 3%».
Созданием электронных образов документов Архивного фонда Алтайского края с 2011 года также занимается муниципальный архив г. Бийска.
Другие муниципальные архивы не располагают специальными техническими средствами и штатами для проведения работ по переводу архивных
документов в электронный вид. Штат 84% муниципальных архивов состоит
из 1-2 работников, на которых возлагается выполнение полного комплекса
архивных работ. Архивы также испытывают недостаток квалифицированных
работников в сфере ИКТ.
По состоянию на 01.01.2014 в целом по краю общее количество электронных образов документов составляет 45120 ед.хр. Доля архивных документов (единиц хранения), находящихся на хранении в ГААК и муниципальных архивах, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, на 01.01.2014 составляет 1,03% (ГААК – 1,93%, муниципальные архивы – 0,006%).
Работа по оцифровке описей дел проводится ГААК и 61 муниципальным архивом. По состоянию на 01.01.2014 в целом по краю в ПК «Архивный
фонд» внесена информация по 551059 ед.хр. Доля заголовков единиц хранения, находящихся на хранении в ГААК и муниципальных архивах, включенных в информационные системы учета и каталоги, на 01.01.2014 составляет
12,6% (ГААК – 20,7%, муниципальные архивы – 3,3%).
5
По состоянию на 01.01.2014 в целом по краю объем отсканированных
описей дел составляет 3524 описи – 13,2% от общего количества (ГААК –
16,1%, муниципальные архивы – 9,7%).
По инициативе управления Алтайского края по культуре и архивному делу и во исполнение пункта 2 Плана мероприятий по переходу органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации
края на безбумажный документооборот на 2013 год, утвержденного заместителем Губернатора Алтайского края, начальником Главного управления экономики и инвестиций Алтайского края Щетининым М.П. 4 июля 2013 г. (далее –
«План»), управлением Алтайского края по культуре и архивному делу разработаны и утверждены приказом от 26.08.2013 № 444 рекомендации по подготовке
органами исполнительной власти Алтайского края перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме
электронных документов при организации внутренней деятельности.
Об утверждении рекомендаций и размещении их на официальном сайте управления Алтайского края по культуре и архивному делу в сети Интернет были проинформированы все органы исполнительной власти Алтайского
края (письмо управления от 29.08.2013 № 27-06/ПА/3720).
В соответствии с пунктом 3 Плана управлением проведена работа по согласованию перечней документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации
внутренней деятельности (далее – «Перечень»). На 01.06.2014 согласовано 17
Перечней, представленных органами исполнительной власти Алтайского
края. На согласование не поступали Перечни от Администрации Алтайского
края и реорганизованных в конце 2013 года органов исполнительной власти
Алтайского края, разработка и представление которых на согласование планируется после завершения всех организационно-штатных мероприятий и
составления и утверждения номенклатур дел вновь образованных управлений.
6
В Перечни включены документы внутреннего документооборота, имеющие временный срок хранения. Переписка между органами исполнительной власти Алтайского края в состав документов, включенных в Перечни, не
входит.
Спасибо за внимание.
Заместитель начальника управления
архивного дела Алтайского края
В.В. Антоненко