Лекция №1 АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО

Лекция №1
АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО СПЕЦИАЛИСТА
В ОФИСЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Цель занятия:
1. Сформировать информационно-наглядное представление о
месте автоматизированного рабочего места в решении прикладных
задач бизнеса.
2. Изучить виды обеспечения автоматизированных рабочих мест
специалистов.
Учебные вопросы:
1. Автоматизированное рабочее место специалиста как интегратор
прикладных информационных технологий
2. Виды обеспечения автоматизированных рабочих мест
Вводная часть:
Тенденция к усилению децентрализации управления и решения
функциональных задач на местах специалистов влечет за собой
распределенную обработку информации с децентрализацией применения
средств вычислительной техники на рабочих местах менеджеров и других
специалистов предприятий и организаций. Информационные технологии все
более превращаются из систем автоматической переработки входной
информации в средства накопления, анализа, оценки и выработки наиболее
эффективных управленческих и экономических решений. В этих условиях
наиболее важно ориентировать современные информационные технологии на
конечного пользователя — специалиста, внедрять средства вычислительной
техники в форме автоматизированных рабочих мест, позволяющих повысить
эффективность
управленческой деятельности и функционирования
предприятия в целом.
Первый учебный вопрос – Автоматизированное рабочее место
специалиста как интегратор прикладных информационных технологий
Как правило, автоматизированные рабочие места специалистов
компаний располагаются в специализированном подразделении предприятия
— офисе, который является основным представительством фирмы для работы
с внешними учреждениями, сбора внутренней и внешней информации,
выработки и принятия управленческих решений.
Особенностью функционирования офиса является то, что он является не
только источником конечных информационных услуг, но и источником
управленческих решений, вырабатываемых менеджерами и специалистами
предприятия, организация работы которых в настоящее время невозможна без
оснащения их рабочих мест современными средствами автоматизации и
коммуникации.
Создание автоматизированных рабочих мест в офисах позволяет
возложить основные операции по накоплению, хранению и переработке
информации на вычислительную технику, а менеджер при этом выполняет
определенную часть ручных операций, а также операций, требующих
творческого
подхода
при
подготовке
управленческих
решений.
Вычислительная техника в этих условиях работает в тесном взаимодействии
со специалистом, который контролирует ее действия, меняет значения
отдельных параметров, а также вводит исходные данные для решения задач и
выполнения функций управления. Таким образом, автоматизированное
рабочее место обеспечивает специалисту (менеджеру):

автоматизацию решения управленческих задач на рабочем месте,
что невозможно было реализовать в условиях централизованной
обработки информации;

простоту, удобство и дружественность в процессе взаимодействия
со средствами вычислительной техники и коммуникационным
оборудованием;

компактность размещения, высокую надежность, сравнительно
простое техническое обслуживание и невысокие требования к
условиям эксплуатации;

информационно-справочное обслуживание специалистов;

развитый диалог с пользователем и предоставление ему
сервисных услуг;

максимальное использование программных, аппаратных и
информационных ресурсов ИТ в менеджменте;

возможность ведения локальных и распределенных баз данных;

совместимость с другими информационными технологиями,
включая всех участников бизнес-процессов.
Автоматизированное рабочее место — программно-аппаратный
комплекс, установленный на рабочем месте специалиста для автоматизации
его работы.
Организация АРМ строится в соответствии со следующими
принципами.
1. Принцип системности предполагает, что автоматизированное
рабочее место является системой, структура которой определяется
функциональным назначением и профессиональными обязанностями
специалиста, на которого АРМ ориентировано.
2. Принцип гибкости (открытости) предполагает комплектацию
конкретного
автоматизированного
рабочего
места
из
типовых
пооперационных функциональных программ с использованием возможностей
стандартного интерфейса системы. Это позволяет гибко формировать каждое
АРМ и своевременно его модифицировать в объеме строго необходимых
функций, адаптируя систему к реальным потребностям менеджера.
3. Принцип устойчивости заключается в том, что автоматизированное
рабочее место должно выполнять основные функции независимо от
воздействия на него внутренних и внешних факторов. Это значит, что
неполадки в отдельных его компонентах должны быть легко устранимы, а
работоспособность системы — быстро восстанавливаема.
4. Принцип эффективности автоматизированного рабочего места
предполагает улучшение экономических показателей управляемого объекта,
которое достигается за счет повышения качества управления.
Наиболее распространенным вариантом автоматизированного рабочего
места в современных информационных технологиях являются АРМ,
организованные
на
базе
персональных
компьютеров
различной
конфигурации, которые имеют следующие преимущества:
 сравнительно низкая стоимость;
 невысокая потребляемая мощность;
 относительная простота обслуживания;
 использование простых языков общения с ПК;
 возможность подключения к ЛВС и широкомасштабной
вычислительной сети;
 возможность пользования информационными ресурсами из
АБД;
 повышение оперативности и качества информации;
 освобождение персонала от рутинных работ;
 сокращение численности служащих и т.д.
В зависимости от используемых технических и программных средств
АРМ можно разделить на локальные и сетевые.
Локальное АРМ дает возможность специалисту производить обработку
данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае классификаторы,
нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти
персонального компьютера.
Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию
различным группам пользователей. Наиболее эффективным и рациональным
режимом работы АРМ является его функционирование в рамках ЛВС
предприятия.
Как правило, ИТ на предприятиях и в организациях содержит в своем
составе АРМ администраторов вычислительных сетей и службы
информационной безопасности, руководителей и специалистов, связанных
между собой коммуникационным оборудованием для создания единой
информационной среды.
На
верхнем
уровне
иерархии
предприятия
располагается
автоматизированное рабочее место руководителя, которое должно
обеспечивать:
 получение отчетов требуемой формы по всей информации,
находящейся в АБД или автоматизированной корпоративной
базе данных предприятия;
 оперативность и скорость поиска нужной информации;
 выработку управленческих решений с максимальной адаптацией
к конкретным ситуациям за счет наличия диалоговых
программных средств;
 оперативную связь с другими источниками информации в
пределах организационной структуры и с внешней средой и т.д.
Автоматизированное рабочее место руководителя предприятия
эффективно функционирует, только если оно опирается «по вертикали» на
всю информационную базу руководимой им организационной структуры,
включая не только централизованное автоматизированное хранилище данных
или АБД, но и локальные информационные базы данных специалистов.
АРМ руководителя предприятия должно быть интегрировано в систему
электронного документооборота предприятия. Отчеты, сформированные на
автоматизированных
рабочих
местах
сотрудников
подразделений,
автоматически, через встроенный в программный комплекс механизм связи,
передаются на автоматизированное рабочее место руководителя. Во время
работы руководитель получает все отчеты не только в бумажном, но и в
электронном виде на основе организации электронного документооборота.
Таким же образом распространяется директивная информация и приказы от
руководителя во все структурные подразделения предприятия.
Профессиональная ориентация автоматизированного рабочего места
определяется функциональной частью программного обеспечения и обычно
состоит из уникальных приложений и функциональных пакетов прикладных
программ, которые определяют вид, содержание и конкретную
специализацию АРМ.
Многие автоматизированные рабочие места менеджеров для решения
оперативных функциональных задач требуют создания информационных баз
данных. Однако на крупных предприятиях специалистам из-за необходимости
использования в своей трудовой деятельности большого количества
информации требуется организация автоматизированного хранилища данных
для коллективного использования корпоративных ресурсов посредством
коммуникационной системы. Все АРМ менеджеров в таких организациях
разрабатываются для условий работы в локальной вычислительной сети с
выходом в корпоративное информационное пространство организации.
Автоматизированные рабочие места менеджеров должны достоверно
воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов
— от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования
принятия решения. В ИТ должны быть жестко организованы процедуры на
конкретных автоматизированных рабочих местах, связанных в маршрутные
потоки передачи информации с одного рабочего места на другое посредством
транспорта файлов.
Кроме этого, каждое АРМ менеджера должно наделяться свободным
набором выполняемых функций. При этом последовательность выполнения
установленных
на
рабочем
месте
функций,
регламентируемая
технологическим процессом обработки информации на предприятиях и в
организациях, не должна нарушаться.
Третий учебный вопрос – Виды обеспечения автоматизированных
рабочих мест
Функционирование любого типа АРМ требует различных видов
обеспечения, к которым относятся: 1) техническое; 2) информационное; 3)
математическое; 4) программное; 5) организационное; 6) лингвистическое; 7)
технологическое; 8) методическое; 9) эргономическое; 10) правовое.
Техническое обеспечение АРМ — это обоснованный выбор комплекса
технических средств для оснащения автоматизированного рабочего места
специалиста.
Основу технического обеспечения АРМ составляют персональные
компьютеры различных мощностей и типов с широким набором
периферийных устройств.
Если АРМ представляет собой рабочую станцию небольшой ЛВС, на
которой централизованно хранится вся информация, необходимая для работы
специалиста, объем обрабатываемой информации невелик. Скорость работы
при этом определяется не быстродействием ПК, а скоростью диалога
пользователя и компьютера. В данном случае вполне приемлемо
использование ПК с относительно невысоким быстродействием и
необходимым объемом оперативной памяти.
Если же ПК используется для регулярной подготовки объемных
документов, решения сложных функциональных задач, требующих большой
информационной поддержки, необходима установка мощных ПК с высоким
быстродействием и большим объемом памяти.
Информационное обеспечение АРМ — это информационные базы
данных, используемые на рабочем месте пользователя. Они должны
удовлетворять следующим требованиям:
 представлять полную, достоверную и своевременную
информацию
для
решения
профессиональных
задач
пользователя с минимальными затратами на ее получение,
накопление, поиск, обработку и передачу;
 способствовать осуществлению диалога пользователя с ПК,
предусмотрев для этого необходимые средства и методы;
 сохранять адекватность содержания внешней (документной) и
внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм
хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми
работает исполнитель;
 обеспечивать простоту доступа к любой информации, защиту от
несанкционированного доступа к тем или иным данным и
высокую производительность в работе с данными;
 информационная базы должна быть минимально избыточна и
одновременно удобна для архивирования данных.
Для разных категорий работников АРМ отличаются видами
предоставления данных (руководителей, управленцев среднего звена,
специалистов нижнего звена).
Пользователи АРМ могут быть разделены на две группы в зависимости
от периода получения данных:
 пользователи, которым данные нужны в процессе их обработки
и формирования (динамическое потребление);
 пользователи, которым нужны законченные сведения о
состоянии объекта (статическое потребление).
В связи с этим для пользователей АРМ первой группы обеспечивается
интерактивный режим работы с информационными базами, для пользователей
второй группы он необязателен.
Математическое обеспечение АРМ включает средства моделирования
процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления,
методы оптимизации исследуемых управленческих и производственных
процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации,
математического программирования, математической статистики, теории
массового обслуживания и т.д.). Техническая документация по
математическому обеспечению содержит описание задач, задания по
алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и
контрольные примеры их решения.
Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса
программных средств, в связи с чем его качество должно быть высоким, и оно
непременно должно согласовываться с потенциальным пользователем АРМ.
Программное обеспечение АРМ определяет его интеллектуальные
возможности, профессиональную направленность, широту и полноту
осуществления функций, возможности применения различных технических
устройств (блоков). Прикладное программное обеспечение АРМ создается на
основе инструментальных программных средств диалоговых систем,
ориентированных на решение конкретного класса задач со схожими
функционально-технологическими особенностями обработки информации.
Основными приложениями пакетов прикладных программ, входящих в состав
прикладного программного обеспечения АРМ, являются обработка текстов,
табличная обработка данных, управление базами данных, машинная и деловая
графика,
организация
человеко-машинного
диалога,
поддержка
коммуникаций и работа в сетях. Программное обеспечение также
предоставляет специалисту возможность оперативной работы с банками и
хранилищами информации, локальными или распределенными базами
данных, совместного использования ресурсов в сетевых технологиях.
Эффективными
в
АРМ
являются
многофункциональные
интегрированные пакеты, реализующие несколько функций переработки
информации, например табличную, графическую, управление базами данных,
текстовую обработку в рамках одной программной среды.
Лингвистическое обеспечение АРМ необходимо для однозначного
смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части ПК.
Основу языков лингвистического обеспечения АРМ составляют заранее
определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых
могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться
существующие. Возможности языка во многом определяют также списки
правил, на основе которых пользователь может строить формальные
конструкции, соответствующие реализации информационной потребности.
Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде
таблиц, в других — в виде операторов специального вида.
Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую
четко установленную совокупность проектных решений, определяющих
последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере
деятельности пользователя.
Технологическое обеспечение АРМ должно предусматривать
выполнение следующих операций:
 ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с
визуальным контролем на экране монитора);
 ввод данных в ПК с магнитных носителей с других АРМ;
 прием данных в виде сообщений по каналам связи с других
АРМ в условиях функционирования локальных вычислительных
сетей;
 редактирование данных и манипулирование ими;
 накопление и хранение данных;
 поиск, обновление и защита данных;
 вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной
информации, а также различных справочных и инструктивных
сообщений пользователю;
 формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов
на магнитных носителях или по каналам связи в
вычислительных сетях;
 получение оперативных справок по запросам.
Организационное обеспечение включает комплекс документов,
регламентирующих деятельность специалистов при использовании ПЭВМ
или терминала на их рабочем месте. При этом возникает необходимость:
 определить функции и задачи каждого специалиста;
 регламентировать взаимодействие работников;
 обеспечить персонал инструктивными материалами на всех
технологических операциях автоматизированной обработки
информации.
Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний,
рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке
эффективности их функционирования. Оно включает в себя также
организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в
целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ,
демонстрационные и рекламные примеры.
Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс
мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально
комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего
освоения технологии и качественной работы на АРМ. Комфортные условия
предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы
АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных
носителей.
Многие ведущие мировые компании от Microsoft до Google зарождались в
самой нетрудовой обстановке. Сегодня они лидеры бизнеса, а когда-то
ютились в гаражах, жилых комнатах и подвалах. Их первым сотрудникам
плохое освещение и теснота не помешали добиться успеха. Но эксперты
уверены, что в крупных организациях на производительность, совместную
работу и творческий настрой работников влияет решительно все — и
освещение, и планировка, и мебель, и даже температура в офисе.
По данным исследования, проведенного компанией Gensler, которая
специализируется на консалтинге в области дизайна, 90% служащих из 2000
опрошенных считают, что организация их рабочего места влияет на
настроение и отношение к работе, а 89% заявили, что этот фактор является
ключевым в удовлетворенности работой.
Последние тенденции в планировке самих офисов — открытое и
мобильное пространство. Так, в Bank of America небольшие встречи и
заседания проводятся в специально оборудованных зонах. Там установлены
современные телевизоры, компьютеры и, что довольно необычно, высокие
барные стулья. «Оборудование, технологии, мебель, телевизоры — все это
формирует пространство, в котором люди взаимодействуют совсем иначе, чем
когда просто встречают друг друга в коридоре офиса», — рассказывает Марк
Николлс, один из руководителей Bank of America.
Очень важно, чтобы рабочее место было «гибким». У сотрудника
должна быть возможность не только регулировать высоту своего стула, но
также менять по своему усмотрению освещение или температуру. «Это
мелочи, но они очень важны, — говорит психолог Джудит Эрваген. —
Именно они создают ощущение свободы и управления ситуацией».
Правовое обеспечение АРМ включает систему нормативно- правовых
документов, которые должны четко определять права и обязанности
специалистов в условиях функционирования АРМ, а также комплекс
документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации,
правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности
совершаемых на АРМ операций и т.д.