Управление собой и управление временем

1
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Содержание тренинга:
- Что такое управление собой (само-менеджмент)?
- Рабочий лист № 1 Принятие решения о профессии
- Рабочий лист № 2 Что для меня важно?
- Что такое "Стресс"?
- Рабочий лист № 3 Стресс
- "Burn-out" -Синдром (Синдром "выгорания")
- Что такое Управление временем?
- Рабочий лист № 4 Бесполезная трата времени
- Профессиональное и личное целевое планирование
- Рабочий лист № 5 Жизненные цели
- Рабочий лист № 6 Частичные цели (подцели)
- Планирование задач
- To-do-Список (Список "Что сделать")
- Принцип Эйзенхауэра
- ABC-анализ
- Принцип Парето
- Техника управления временем
- Рабочий лист № 7 Распорядок дня
- Письменное фиксирование задач
- Оценка затрат времени
- Планировать временной буфер
- Рабочий лист № 8 Делегирование
- Сокращать и делегировать
- Само-мотивация
-" Время помех" и кривая производительности
2
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Что такое само-менеджмент (самоуправление)?
Само-менеджмент - это самостоятельное (автономное) управление собственным
поведением в соответствии с самостоятельно определёнными целями. Индивидуум
понимается при этом как саморегулирующаяся обучающаяся система, которая не
подлежит "внешнему управлению " и согласно кибернетике является
"саморегулирующейся". В педагогике это саморегулирование (у детей) должно делать
возможным так называемое анти -авторитарное воспитание.
Для руководящих работников хозяйственных и управленческих организаций в этом
отношении прописано, что они, на основе их руководящей позиции, пользуются широкой
"автономией" в построении своей работы.
Само-менеджмент ориентирован, однако, не только на профессиональную деятельность,
но насточиво привлекает другие области личной /приватной деятельности. Успешный
само-менеджмент в этом отношении направлен, кроме прочего, на то, чтобы согласовать
постановку целей в профессиональной деятельности с постановкой целей в деятельности,
не связанной с основной работой.
Само-менеджмент поэтому всегда связан в каждом случае с индивидуальными
жизненными целями и жизненными установками. Исходным пунктом являются цели, а
также стратегии достижения цели, при этом здесь имеет значение необходимое
использование времени. Менеджмент времени является поэтому составной частью само- менеджмента.
3
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 1
Принятие решения о профессии
- Какие причины побудили Вас выбрать Вашу сегодняшнюю профессию?
......................................
.......................................
.......................................
- Оказал ли кто-нибудь влияние на это решение?
Если да, то кто?
..........................................
- Была ли какая-то другая профессия, к которой Вы проявляли интерес?
Если да, то какая?
.............................................
- Вы довольны Вашей настоящей жизнью?
да \ нет
- Какую роль играет при этом Ваша сегодняшняя профессия?
большую роль
небольшую роль
не играет роли
- У Вас есть определённые цели для Вашей дальнейшей жизни?
Если да, то какие?
...............................................
- Согласуются ли Ваши профессиональные цели с целями в деятельности, не связанной с
основной работой?
да
с ограничениями
нет
Если нет или с ограничениями, то почему?
......................................................
.....................................................
......................................................
4
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 2 Что для меня важно?
Какую роль играют следующие области в Вашей личной жизни?
Укажите в соответствии со значением процентное содержание (А)!
Укажите затем также количество ежедневного времени (в процентах), которое Вы
используете для этого (В)!
А
В
Семья
%
%
Друзья
%
%
Свободное время
%
%
Профессия
%
%
5
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 3
Стресс
- Что Вы понимаете под "стрессом"?
- .................................
- .................................
- Есть ли "стресс" в Вашей профессии?
да, всегда
да, часто
временами
редко
никогда
- Если в Вашей профессии есть "стресс", то какие, по Вашему мнению, причины имеются
для этого?
- ..............................
- ...............................
- ..............................
- Есть ли "стресс" в Вашей личной жизни?
да, всегда
да, часто
временами
редко
никогда
- Если в Вашей личной жизни есть "стресс", то какие, по Вашему мнению, имеются
причины для этого ?
- ..............................
- ...............................
- ..............................
6
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Что такое стресс?
Стресс в своём первоначальном значении означает "груз, нагрузка, бремя".
В связи с само- менеджментом и менеджментом времени преимущественно понимаются
не физические нагрузки, которые ведут к тому, что (в профессии или в личной жизни)
доминирует определённая будничная проблема \ будничная мысль.
Речь идёт о субъективно воспринимаемом состоянии, которое вызывает опасение
невозможности избежать или справиться с близкой и\или долго продолжающейся
неприятной или опасной ситуацией. Стресс может иметь как физические так и
психические последствия.
Стресс может возникать из-за:
-
нехватки времени (цейтнота)
длительного шума
недостатка денег
ответственности
коварных (подлых) поступков других людей, психотеррора в профессии
страха (например, не справиться с чем-то)
перфекционизма (чрезмерное стремление к совершенству -прим. переводчика)
избыточного воздействия раздражителей
болезни
продолжительных болей
.........................................
.........................................
Длительный стресс может иметь следствием "Burn-out" (состояние внутреннего
"выгорания")
7
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
"Burn-out" - Синдром (синдром "выгорания")
"Burn-out" - Синдром - это заболевание вследствие длительной перегрузки. Он
выражается в состояниях "исчерпанности", нарушений сна, нарушений пищеварения,
головных болях вплоть до депрессии. Нормального времени для отдыха недостаточно,
чтобы восстановить первоначальную работоспособность. Недостаток работоспособности
зачастую имеет следствием усиленное напряжение и поэтому увеличивает проблему.
Причинами заболевания являются в большинстве случаев уплотнение и ускорение работы
без противодействия им при помощи само- менеджмента и менеджмента времени.
Профилактически против "Burn-out" действует равновесие важнейших потребностей:
-
сбалансированное питание
достаточная физическая деятельность
достаточный сон
социальные условия (семья, друзья)
стабильное чувство собственной ценности
удовлетворение желаний
ориентированность на ценности
Равновесие важнейших потребностей можно достичь путём само- менеджмента и
менеджмента времени (управления собой и временем); само-менеджмент предполагает
"самопознание".
8
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Что такое менеджмент времени (управление временем)?
Время - это ограниченное имущество, потому что
- его нельзя увеличить
- его нельзя накопить
- оно расходуется само
Временем нужно распоряжаться как ограниченным имуществом, однако зачастую оно
"тратится бессмысленно".
Распоряжаться временем (по- хозяйски) значит:
- достигать определённую цель по возможности с наименьшими затратами времени
- достигать как можно больше за определённое время
Менеджмент времени означает по-хозяйски распоряжаться временем, включая
ранжирование задач по степени их важности.
Процесс менеджмента времени охватывает
-
определение целей
планирование (и порядок) задач/мероприятий
осуществление мероприятий
контроль успеха и его последствий
Результат контроля успеха может вести к коррекции целей.
9
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 4 Бесполезная (безрассудная) трата времени
В моей профессиональной деятельности много времени тратится впустую (бесполезно)
.........................................
.........................................
.........................................
.........................................
.........................................
Бесполезной траты времени можно было бы избежать путём
..........................................
.........................................
.........................................
.........................................
.........................................
10
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 5
Моими важнейшими жизненными целями являются:
.........................................
.........................................
.........................................
Моими сильными сторонами в преследовании этих целей являются:
..........................................
.........................................
.........................................
Моими слабыми сторонами в преследовании этих целей являются:
.........................................
..........................................
.........................................
11
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Планирование времени в профессии и в личной жизни
Жизненный успех зависит от конкретного представления о целях. Для преследования
целей необходимы временные рамки. Кроме того, следует принимать во внимание
личные сильные и слабые стороны.
Для способа действия при преследовании целей действуют принципы французского
философа Рене Декарта (1596 - 1650):
- Формулировка цели/проекта
- "Разложение" постановки цели на отдельные "подцели" (отдельные цели/отдельные
задачи)
- Упорядочение отдельных (частичных) целей/отдельных задач по их важности и
срочности
- Решение отдельных задач и контроль успеха
То есть преобладающее в основном абстрактное планирование целей должно быть
"трансформировано" в конкретные задачи; планирование целей может относиться как к
профессиональной, так и к личной сфере.
12
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 6 Частичные цели (или подцели)
Сформулируйте цель жизни, разложите её на отдельные подцели, расположите их в
определённом порядке и установите для всего этого временные рамки!
Моя цель жизни:
......................................
Подцель № 1 ...................................
выполнить примерно до ....................
Подцель № 2 ...................................
выполнить примерно до ....................
Подцель № 3 ...................................
выполнить примерно до ....................
Подцель № 4 ...................................
выполнить примерно до ....................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
13
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Планирование задач
В центре менеджмента времени стоит планирование задач.
Планирование задач в профессиональной жизни в большинстве случаев важнее, чем в
личной жизни, потому что оно в больших организациях (из-за связи с задачами других)
обладает большей значимостью.
В противоположность этому цели и вместе с ними задачи в личной жизни легче
контролировать (пересматривать) и они менее обязательны.
To-do-Список (Список "Что сделать")
Самой простой формой планирования задач является так называемый To-do-Список.
Он содержит все задачи, которые необходимо решить. Он используется также в
проектном менеджменте и определяет:
- кто
- что
- с кем
- до какого срока должен решить.
Поскольку To-do-Список используется для личного планирования задач, целесообразно
устанавливать приоритет для отдельных задач. Это "установление приоритетности"
может проводиться по двум критериям:
- срочности и
- важности
Принцип Эйзенхауэра
Бывший генерал США и президент Дуайт Эйзенхауер поместил принципы срочности и
важности в схему, чтобы подчинить задаче определённое действие.
Срочность
важно
срочно
А
не срочно
В
С
D
Важность
не важно
14
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
А - задачи:
В - задачи:
С - задачи:
D - задачи:
Немедленно самому решить
Установить срок (исполнения) и решить самому
Делегировать компетентным сотрудникам
Не заниматься
АВС -Анализ
Принципом, подобным принципу Эйзенхауэра, является так называемый АВС- анализ.
Согласно ему:
А - задачи: Задачи, которые решаются только соответствующим лицом или
компетентной командой; то есть они не могут быть делегированы.
В - задачи: "Нормальные" задачи, которые могут быть делегированы.
С - задачи: Задачи малой ценности (малозначимые) для выполнения цели.
Принцип Парето
Полезным для установления приоритетности задач является так называемый Принцип
Парето. Он говорит (показывает), что затраты времени для решения задачи не должны
соответствовать результату выполнения задачи. Это, например, означает, что (в
определённых случаях) при 20% общих затрат времени можно достичь уже 80%
возможного результата.
Пример:
При 1⅟2 -дневном обзоре само-менеджмента и менеджмента времени узнают и
понимают уже 80% того, что относится к теме. Если захотеть усвоить и понять остальные
20% относящейся к данной теме информации, нужно было бы затратить ещё
6 дней (= 80%) времени.
В экономической науке эта связь известна как "Закон убывающего предельного
продукта".
15
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 7
Распорядок дня
Какие виды деятельности регулярно бывают в Ваших профессиональных буднях?
.................................
.................................
.................................
.................................
Предпринимаете ли Вы деление/упорядочение (в общих чертах) этих видов деятельности
по времени дня? Если да, то какое?
да 07:00 - 08:00
...................................
08:00 - 09:00
...................................
09:00 - 10:00
..................................
10:00 - 11:00
...................................
11:00 - 12:00
...................................
12:00 -13:00
...................................
13:00 -14:00
...................................
14:00 - 15:00
...................................
15:00 -16:00
....................................
16:00 - 17:00
....................................
17:00 -18:00
....................................
нет
16
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Менеджмент времени - техника
Когда установлены приоритеты задач, должна быть организована их реализация
(выполнение задач). При этом необходимы многие шаги; в профессиональной жизни
целесообразным оказывается распорядок дня.
Письменное фиксирование задач
-
Оптимально: Внесение в календарь (с указанием времени)
Обычная работа
Нерешённые вопросы предыдущего дня
Телефонные звонки
Корреспонденция
Обсуждения
.............................
- Преимущества письменной фиксации:
Разгрузка памяти
Само-мотивация
Оценка затрат времени для выполнения задач
- широкая калькуляция временных затрат
- Преимущества оценки:
Задание по времени (для выполнения работы)
дисциплинирует
Включать в план резерв (буфер) времени
- Нет ничего более регулярного, чем нерегулярное! Это значит, что постоянно надо
принимать во внимание непредвиденные обстоятельства. Непредвиденными
обстоятельствами могут быть помехи и спонтанные мероприятия.
- Преимущества включения в план резерва времени:
Избежание фрустрации (негативное
психическое состояние, обусловленное невозможностью удовлетворения тех или иных потребностей. Это состояние проявляется
в переживаниях разочарования, тревоги, раздражительности, наконец, отчаянии. Эффективность деятельности при этом
существенно снижается. -прим. переводчика)
- Рекомендация для распорядка дня:
запланированные мероприятия 60%
спонтанные мероприятия
20%
помехи
20%
17
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Рабочий лист № 8
Делегирование
У Вас есть возможность делегировать задачи (задания)?
да
нет
Если да, то используете Вы эту возможность?
да, часто
да, иногда
да, редко
нет, никогда
Если да, по какой причине Вы их делегируете?
......................................
......................................
......................................
......................................
Если нет, по какой причине Вы их не делегируете?
......................................
......................................
......................................
......................................
18
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Сокращать и делегировать
Многие задачи решаются с течением времени или изменяются в отношении их важности
и/или срочности; тем самым какая-то задача может (временно) отпадать.
(Временное) сокращение этой задачи может разгрузить ежедневное расписание.
Делегирование должно происходить так часто и так много, насколько это возможно - не
только другим сотрудникам, но также другим отделам или внешним поставщикам
услуг.
- Делегирование предполагает передачу компетенции и ответственности.
- Делегирование требует точного определения задачи и полного
охвата (понимания) задачи.
- Делегирование не предназначено для постановки целей и для обработки
конфиденциальных вопросов.
- Преимущества делегирования:
Разгрузка
Время для более важных задач
Шансы развития для сотрудников
Само-мотивация
Для работоспособности необходимы позитивные условия, которые, кроме прочего,
можно создать себе самому приятным началом дня:
- Выспаться
- Утренняя гимнастика
- Личная гигиена и уход
- Уютный завтрак
- Дорога на работу без спешки
Для работоспособности необходимо довольство и радость жизни, во всё это можно
сделать вклад самому:
- Искать то, что уравновешивает работу, например, спорт, хобби и семья
- Ежедневно доставлять радость себе самому
- Ежедневно реализовывать вклад в достижение личных целей
19
Профессор доктор Юрген Вальсхёфер
Фонд Ханса Зайделя
Само-менеджмент и менеджмент времени
(Управление собой и временем)
Время помех и кривая производительности
Работоспособность не распределяется одинаково в течении всего дня. Организм
подчиняется ритму, который обнаруживает пункты подъёма и падения активности.
Кроме того, из опыта известно, что в течение рабочего дня бывают периоды времени, в
которые приходится особенно рассчитывать на различные помехи.
- В большинстве крупных организаций так называемое "время помех" находится между
10:00 и 12:00 часами, а также между 15:00 и 17:00 часами.
- У многих людей максимум их работоспособности приходится на 09:00 и 11:00 часов.
- Очень многие люди имеют минимум работоспособности между 14:00 и 16:00 часами.
- Во "время помех" следует выполнять задания, не требующие большого напряжения.
- По мере возможности ежедневно следует планировать "тихий час", абсолютно
свободный от помех.
- Паузы должны быть сопряжены с движением и приливом кислорода.
-о-о-о-о-о-о-о-о-о-о-о-
"Если хочешь иметь успех, ограничивай себя!"
Шарль-Августин Сэнт- Бюве
(французский писатель, 1804 -1869 гг.)