CIPE Привлечение денег и управление ими

л
/(Center for
International
J Private
Enterprise
1615 H Street, N.W.
Washington, D.C.
20062-2000
(202) 463-5901
Teiex: 277559—CIPE UR
TELEFAX: 202-887-3447
ПРИВЛЕЧЕНИЕ ДЕНЕГ И УПРАВЛЕНИЕ ИМИ
Обзор для Торговых палат
Билли П.Митчелл, ДКС
Управление по связям Торговой Палаты США
Вашингтон, окр.уг Колумбия
ПРИВЛЕЧЕНИЕ ДЕНЕГ И УПРАВЛЕНИЕ ИМИ
В этой книге содержится информация
о финансовом управлении торговой
палатой, которая может представить
значительную ценность для
руководителей и должностных лиц
региональных торговых палат. Однако
следует помнить, что эти материалы не
предназначены для того, чтобы дать
вам профессиональные рекомендации
относительно конкретной ситуации в
вашей торговой палате, и что мнения,
высказанные здесь, не обязательно
разделяются Торговой Палатой США или
теми, кто снабжает ее средствами.
Поэтому вам рекомендуется обратиться
к услугам квалифицированных
-профессиональных консультантов, чтобы
определить, как решать конкретные
проблемы вашей палаты.
Если в законы и правила,
обсуждаемые в этой книге, будут
внесены изменения, это может привести
к изменениям в некоторых комментариях
этой книги.
Привлечение денег и управление
йми с 1991, 1988
Торговая Палата США
Цена: для членов Палаты $15, для
не-членов - $20.
Добавьте расходы на пересылку:
$1.95 - при заказе на сумму $15;
$2.95 - при заказе на сумму свыше $15
и до $50; $3.95 - при заказе свыше
$50 и до $150, $4.95 - при заказе
свыше $150
Присылайте чеки или денежные
переводы в адрес Торговой Палаты США:
Управление по связям Торговой Палаты
США
1615 Н Street, NW
Washington, DC 20062
тел. 202 463-5580
СОДЕРЖАНИЕ
ПРЕДИСЛОВИЕ
м
ЧАСТЬ I. ФОРМИРОВАНИЕ ФИНАНСОВОЙ СТРУКТУРЫ
Рабочая программа: важный первый шаг....
Источники дохода: топливо успеха..
.....
Доходы от взносов: насущный хлеб палаты....
Установление структуры капиталовложений
через взносы
.
Твердо установленная сумма взноса
Отклонения от установленных размеров взносов.....
Увеличение взносов..
Постепенный рост—tut
Индивидуальный подход к пересмотру.
Доходы от взносов: дополнительные радости
Привлечение специальных проектов и фондов........
Бюджеты: работа, которую ты просто ненавидишь...
Форма бюджета.
Процесс
т
Финансовый год...
Финансовый контроль: узнайте, куда вы направляетесь,
определив сначала, где вы находитесь
Отслеживание доходов и расходов
Финансовые обзоры
Приток наличных денег.
Методика контроля
Баланс наличности или нарастающий баланс
Аудит
Компьютеры.
......
ЧАСТЬ И . Привлечение и удержание членов
Определение функции палаты:
сначала объясни, потом продай.......
Формулировка-цели - это главное
Продажа неосязаемого
Продажа осязаемых активов
Формируйте кампанию по привлечению членов:
если башмак не жмет, носите его.
Готовьте сцену для успеха
Поиск
— Планирование кампании
Выбор наилучшей стратегии
.....
Непрерывные усилия
Краткие кампании для привлечения членов
Телемаркет.
>
Набор персонала для проведения кампании.
Добровольцы...... U
Персонал.
Консультанты по контрактам
Удерживайте членов: завоевывайте их снова и снова
Привлекайте их как можно раньше и не отпускайте
Удерживайте их, но и дайте им возможность уходить
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
*
ПРИМЕРЫ
1.
2.
3.
4.
Доходы от членских взносов - единая схема
Доходы от членских взносов - классификация бизнеса
Доходы от членских взносов - комбинация факторов
Меры по формированию справделивой схемы
распределения членских взносов
5. Общие доходы от членских взносов - по категориям
бизнеса
6. Обшие доходы от членских взносов - фориа бланка
7. Сравнение общих доходов от членских взносов
с данными Торговой Палаты США.
8. Потенциальное увеличение дохода
от повышения минимум членских взносов
9. Традиционные (и нетрадиционные статьи
доходов от деятельности палаты
10. Пример бюджета - статьи и функции программы
Ш Пример бюджета - категории доходов и расходов.
12. Бланк бюджета - статьи и функции программы
13. Бланк бюджета - категории доходов и расходов
14. Оперативная финансовая сводка
15. Ежемесячный прогноз притока наличности
16. Бланк - сравнение доходов и расходов
17. Формулировки целей избранных палат
18. Обратный счет для проведения кампании по набору членов.
19. Кампания по набору новых членов важнейшие моменты
20. Кампания по набору новых членов приветственное письмо
21. Кампания по набору новых членов организационная структура
22.
23. Учетная карточка перспективного члена палаты
24. Кампания по набору новых членов предварительное контактное письмо
25. Кампания по набору новых членов инструкции добровольным сотрудникам
26. Заявка на вступление в члены
27. Кампания по набору новых членов ежедневный отчет генерала
28. Кампания по набору новых членов ежедневный отчет о притоке наличности
29. Кампания по набору новых членов благодарственное письмо добровольному помощнику.
30. Кампания по набору новых членов приветственное письмо новому члену палаты
31. Кампания по набору новых членов учетная карточка
32. Возобновление членства - первое письмо
33. Возобновление членства - второе письмо..
34. Возобновление членства тридцать дней после срока, уплаты, членских взносов
35. Возобновление членства шестьдесят дней после срока, уплаты, членских взносов
36. Возобновление членства девяносто дней после срока, уплаты, членских взносов.
37. Возобновление членства Уведомление об исключении
38. Письмо, предлагающее отсрочку выхода из палаты
39. Возобновление членства благодарственное письмо (небольая фирма)
40. Возобновление членства благодарственное письмо (крупная фирма)....
41. Удержание членов - рецепт Ричмонда
ОБ АВТОРЕ
Биллм П. Митчелл, ДКС, возглавляет Управление по связям Торговой
Палаты США с 1982 г. В этой должности он отвечает за развитие и
направление программ американской
Торговой Палаты, направленных на удовлетворение специальных нужд более
чем 2700 местных, государственных и региональных Торговых Палат, которые
входят в состав Торговой Палаты США.
До прихода в Торговую Палату США, Митчелл на протяжении почти 25 лет
был Генеральным Директором трех региональных Торговых Палат: в
Кейнсвилле, Флорида (1958-1971); Меконе, Джорджия (1971-1980); и
Джексоне, Миссисипи (1980-1982).
Митчелл провел успешные кампании по сбору многомиллионных средств для
проектов в Гейнсвилле и Меконе. Под его руководством Торговые Палаты
Гейнсвилля и Мекона были дважды аккредитованы Торговой Палатой США,
кроме того, во время его пребывания на посту обе эти палаты отстроили
новые административные здания.
Выпускник Института по организации управления и Института передовых
методов управления, Митчелл обладает званием "Дипломированного
коммерческого специалиста" (ДКС). Он исполнял обязанности президента
Южной ассоциации
администраторов торговых палат, президента Ассоциаций администраторов
торговых палат штатов Флорида и Джорджия. Он является членом
профессорско-преподавательского состава Института организации управления
и членом его попечительского Совета, входит в состав Совета директоров
Американской палаты коммерческих администраторов.
Митчелл является также автором книг "Составление руководства для
персонала и процедур: обзор для Торговых Палат" и "Разработка рабочей
программы".
ПРЕДИСЛОВИЕ
Что отличает наиболее
удачливых администраторов
торговой палаты от просто
администраторов?
Этот вопрос был задан мне
много лет назад, и хотя мне было
вовсе нетрудно перечислить
наиболее выдающихся людей в нашей
профессии, - я не смог выделить
какие-то особые способности,
которые бы отличали именно этих
людей, добившихся успеха.
Но спрашивающий сам же и
подсказал ответ : наиболее важные
детерминанты успеха в руководстве
торговой Палатой - это умение
находить деньги, мудро их
расходовать и умело вести
бухгалтерский учет.
Этот ответ, по-видимому, был
правильным. Сегодня, 15 лет
спустя, я уверен, что он
правилен. В течение этих лет я
наблюдал, как другие
администраторы достигали успеха и для себя лично, и для своей
Палаты. Каждый из этих
руководителей овладел искусством
управления деньгами.
К сожалению, слишком многие из
нас, делая карьеру руководителя
бизнеса, узнают о финансовой
стороне бизнеса самым трудным
путем - на рабочем месте. Почти
ни одна неделя не проходит без
того, чтобы мне не позвонил хотя
бы один руководитель палаты,
которому приходится иметь дело с
дефицитом банковского баланса,
нехваткой наличности и
чрезвычайно обеспокоенным советом
директоров.
Вот почему я написал эту
книгу. Я вовсе не задавался целью
написать руководство на каждый
случай: напротив, я хотел
предложить обзор, на основе
которого вы могли бы постоянной
совершенствовать свой финансов»
опыт.
Как вы увидите, и создании
этой книги участвовали многие
руководители, достигнувшие
финансового успеха. Но я должен '
Вас предупредить - и я уверен,
что они поддержат меня в этом что те вещи, которые годятся для
одной палаты, могут не работать
для другой. В конечном счете, все
палаты отличаются друг от друга,
поэтому нужно искать, пробовать,
и приспосабливать опыт других,
чтобы понять, что именно лучше
для вас.
Вот как лучшие люди в бизнесе
достигли вершины успеха, и я
уверен, что вы ее тоже
достигнете.
Билл Митчелл,
Управляющий
Управление по связям Торговой
Палаты США
СЛОВА ПРИЗНАТЕЛЬНОСТИ
Эта книга во многом обязана
своему появлению наблюдениям
нескольких знающих и талантливых
руководителей Торговых Палат Дика Армстронга, Кэрол Биз,
Алекса Брея, Билла Браунинга,
Джорджа Даффа, Мака Эдвардса,
Айвена Эльмера, Пола Эллсворта,
Фрэнка Фулко, Мариан Айверс,
Дэвида Килби, Билла Литтла,
Дика Лумиса, Терри Коула, Нэнси
Питман и Кэри Тэбен. Я благодарю
этих руководителей за то, что они
нашли время поделиться своими
мыслями со мной - и с вами. Я
также выражаю свою
признательность Дэвиду Сойферу,
Вашингтон, округ Колумбия, и
фирме Стойфер Бери Инк., которые
обеспечивали исследования и
редакторские услуги для этой
публикации.
Примечание о фотокопировании
Одна из целей этой публикации
- обеспечить торговые палаты
информацией и материалами,
которые помогут им лучше
распоряжаться деньгами. Поэтому,
несмотря на то, что данная работа
защищена авторским правом,
Торговая Палата США предоставляет
неограниченную свободу
пользоваться всеми анкетами и
таблицами, приводимыми под
названием "Пример". Это дает
читателю полную свободу
копировать и использовать любые
материалы под этим заголовком,
кроме формулировки цели в Примере
17.
Однако, пожалуйста, не
забывайте, что все остальные
тексты этой книги безусловно
защищены авторским правом.
Воспроизведение этих материалов,
полностью мли частично,
разрешается только с письменного
согласия Торговой Палаты США.
ЧАСТЬ ft ФОРМИРОВАНИЕ ФИНАНСОВОЙ СТРУКТУРЫ
ЧАСТЬ I:
ФОРМИРОВАНИЕ ФИНАНСОВОЙ СТРУКТУРЫ
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА;
ВАХНЫЙ ПЕРВЫЙ ШАГ
Поскольку рабочую программу вряд ли
можно рассматривать как финансовый
документ, трудно понять, как именно этот
документ связан с управлением финансами.
Дело в том, что эта программа должна
служить основой для всех финансовых
планов Торговой Палаты - от бюджета м
членских взносов ее членов до притока
наличных денег и покупки канцелярских
принадлежностей.
Чаще всего рабочая программа
создается на год, но на основе
предварительно составленной трехлетней
или пятилетней программы. Программа на
год чаще всего совпадает с финансовым
годом палаты, хотя иногда бывают
любопытные отклонения. Например,
Торговая Палата Модесто, Калифорния,
планирует начало своей рабочей программы
на первую неделю ноября, тогда как
календарный год начинается 1 января.
Причина, которую называет бывший
исполнительный вице-президент Дэвид Л.
Килби, в том, что это "дает нам два
месяца для обсчитывания программы.
Объяснение Дэвида показывает, что
рабочая программа является эффективным
первым шагом для управления финансами
палаты. "Мы утверждаем рабочую программу
- говорит он, - и затем начинаем думать,
как нам ее финансировать".
Уильям Б. Литтл, ДКС, президент и
Генеральный Директор Торговой Палаты
Большого Батон Ружа, Лос Анжелес,
утверждает, что палаты совершают
"классическую ошибку", вначале готовя
деньги, а уже потом решая, что с ними
делать. "Одна из старейших аксиом
управления торговой палатой - деньги.
после программы, - говорит он. - Слишк
часто палаты вначале смотрят, сколько
денег они смогут собрать, а затем
решают, какими видами деятельности
заняться. Я считаю, что это тормозит
развитие палаты."
Билл также говорит о том, кто долже
нести ответственность за развитие
программы: "Рабочая программа не дол*Н
представляться на Совет Директоров и
комитеты." - считает он. Он полагает
что вместо этого она должна
разрабатываться под наблюдением
добровольного руководства палаты.
Франк Д. Фулко, ДКС, президент
Торговой Палаты Большого Уотербери,
Коннектикут, также считает, что
программу нужно разрабатывать до
появления внушительных цифр бюджета.
"Если Совет Директоров решит, что д^
развития палаты необходимы те или иние
программы, они позаботятся о том, чтоби|
найти деньги для финансирования этих
программ."
ИСТОЧНИКИ ДОХОДА: ТОПЛИВО УСПЕХА.
Палаты по всей стране все чаще
прибегают к иным, помимо взносов,
источникам дохода, чтобы финансировать
такие программы и такие виды
деятельности, на которые руководство
палат по целому ряду причин не хочет
не может использовать членские взнос
Исследования показывают, что примерн
половина этих палат получает 50 и боЛ^в
% валового дохода из других источнику
таких как публикации, фонды, торговые
выставки, программы страховки, семинй^ь
конференции и правительственные
субсидии.
ДОХОДЫ ОТ ВЗНОСОВ: НАСУЩНЫЙ ХЛЕБ ПАЛАТЫ
Несмотря на тенденцию к более прочной
опоре на доходы помимо взносов, доходы
от взносов остаются самым существенным
и самым надежным источником доходов
Палаты. Более того, взносы членов и
сейчас, и скорее всего и в будущем будут
оставаться первоочередным источником
доходов Палаты. Необходимо надежно
проверить этот источник, прежде чем
искать иные пути получения дохода.
ПРИМЕР 1
Членские взносы определяются по един'
схеме, применимой ко всем членам пал
ВЗНОСЫ ПО ЕДИНОЙ СХЕМЕ
Кол-во
Предлага- Кол-во Предлаг
сотруд- емый
сотруд- емый
ников
размер
дникоа размер
в фирме взноса
в фирме взноса
1
5
10
20
30
40
50
75
100
125
150
175
- 4 $150
- 9
200
250
- 19
300
- 29
350
- 39
400
- 49
450
- 74
- 99
500
-124
550
-149
600
-174
550
-199
700
200-224
250-249
250-274
275-299
300-324
325-349
350-374
375-399
400-424
425-449
450-474
475-499
$750
800
850
900
950
1000
1050
1100
1100
1150
1200
1300
500 и выше $1350 + $2.50/сотр. более 500
2000 и выше 5100 + 2. 00/сотр. более 2000
ПРИМЕР 2
Определение членских взносов базируется на формулах, полученных на основании
классификации бизнеса
ВЗНОСЫ СОГЛАСНО КЛАССИФИКАЦИИ БИЗНЕСА
классификация
следующие
первые 5
20,за кахдого
сотрудников сотрудника
1ндустрия развлечений
орговля автомобилями
строительство
инвестиционные/
финансовые компании
страхование
недвихимость
производство
юридические, аудиторские,
лечебные фирмы
книгопечатание/издательская
деятельность
рестораны
розничная торговля
услуги
транспорт
оптовая торговля
следующие
следующие
25, за кахдого 50,за кахдого
сотрудника
сотрудника
свыше 100
сотрудников
за кахдог
$150
150
450
$7
6
5
$5
5
3
$5
3
2
$4
1
1
150
350
150
150
6
6
6
5
5
5
5
3
4
4
4
2
3
2
2
3
150
11
б
3
1
150
150
150
150
150
150
8
5
б
4
4
6
7
4
5
2
3
5
б
2
4
3
2
2
3
1
3
1
1
2
(базируется на среднем количестве сотрудников за год. Две полставки рассматривается как од
ставка)
Отели / Мотели
первые 10 единиц
10-200 единиц
200-500 единиц
свыше 500
группа А 150
$4.00 каждая
$2.50 кахдая
$1.50 кахдая
группа В 150
2.00 кахдая
плюс $2.00 за кахдое место на банкете при кол-ве чел. от 100 до 400. $1,00 за кахдое место н
при кол-ве чел. свыше 400 и $150 для ассоциированного ресторана
Банки/сберкассы и кредитные учрехдения
первые $35 миллионов
активы
еще $35
еще $130
свыше $200
$30 с кахд. млн.
$20 с каждого млн.
$15 с кахдого млн.
$25 с кахдого млн.
Радиостанции
в семь раз выше самой высокой расценки за минуту (минимум $150 ).
Телевизионные станции
75% от стоимости часа (минимум $150 ).
Квартиры и передвихные дома
первые 30 шт.
следующие 70 шт.
$150
$2 за кахдый
следующие 100 шт.
$1 за кахдый
следующие 200 шт.
$.50 за кахдый
Коммунальные слухбы
расчет базируется на кол-ве телефонов и счетчиков
Торговые центры и здания офисов
$3 за 1000 кв. фт общей арендуемой площади до 100000 кв. фт.
$1 за 1000 свыше 100000 (минимум $150 ).
Промышленные парки
$3 за акр освоенных площадей до 100 акров; $2 за акр
свыше 100 (минимум $150).
Прочее
Представители некоммерческих организаций - $100. Другие - $150 и выше.
капиталовложений через взносы. И к
сожалению, хотя это и понятно, лишь
очень немногие, рискуя вызвать
неудовольствие членов, информируют
их о том, что эта структура устарела
и далека от совершенства. Во многих
случаях как раз это и необходимо.
Структура капиталовложений через
взносы членов палаты базируется на
нескольких альтернативах,
описываемых ниже.
Альтернатива 1
Переменная формула, базирующаяся на
количестве, применима ко всем членам
(см. Пример 1 ).
^Пример:
каждый член уплачивает $200, плюс 43
на каждого сотрудника.
Преимущества:
Взносы приблизительно соразмеряются
с размером бизнеса члена палаты.
Палата получает наиболее крупный
доход с самых крупных компаний.
Автоматически палата обретает
добавочный доход по мере роста
количества персонала у членов
палаты.
Недостатки
Предприятия, интенсивно использующие
рабочую силу, будут вынуждены
платить больше взносов, чем
предприятия, интенсивно использующие
капитал. Палата должна полагаться на
то, что члены палаты сами будут
указывать размеры своего
предприятия. Если пытаться
автоматизировать этот процесс или
если члены палаты будут занижать
свои объемы, это может привести к
существенному снижению притока
взносов.
Установление структуры
капиталовложений через взносы
Многие профессиональные
руководители Торговой Палаты,
ПРИМЕР 3
Членские взносы базируются
комбинации факторов
РАСЧЕТ ВЗНОСОВ ПО КОМБИНАЦИИ
ФАКТОРОВ
Пожалуиста,сделайте расчеты сами Фактор Очки
A. Количество сотрудников,
включая управленцев
менее 3
1
от 3 до 7
5
от 8 до 15
10
от16до30
15
от 31 до 50
20
от51 до 100
35
от 101 до 200
31
от201ивыше
35
Б. Объем бизнеса - валовый доход
от $0 до $10000
3
от 10001 до 20000
7
от 20001 до 35000
10
от 35001 до 50000
15
от 50001 до 100000
20
от 100001 до 250000
25
от 250001 до 500000
30
от 500001.ДО 1000000
35
от 1000001 до 5000000
40
B. Площадь занимаемых помещений в кв. фт.
от 0 до 1000
3
от 1001 до 3000
7
от 3001 до 6000
10
от 6001 до 10000
15
от 10001 до 20000
20
от 20001 до 50000
25
от 50001 до 100000
30
от 100000 до 200000
35
от 200001 до 350000
40
ВСЕГО А, Б, В
Чтобы определить размер вашего годового членского
взноса, сложите количество очков в разделах А, Б, В, по
колонке "очки", а затем воспользуйтесь
нижеследующей таблицей
фактор количество фактор количество
от 1 до 7 $150 от 51 до 55 $800
от8до13 185 от 56 до 60 1000
от 14 до 17 230 от 61 до 65 1250
от 18 до 23 290 от 66 до 70 1500
от 24 до 30 350 от 71 го 75 1750
от 31 до 35 430 от 76 до 85 2000
от 36 до 40 510 от 86 до 95 2250
от41 до45 590 от 96 до 105 2500
от 46 до 50 670 от 106 до 115 3000
приходя на руководящий пост,
сохраняют существующую структуру
капиталовложений через взносы. И к
сожалению, хотя это и понятно, лишь
очень немногие, рискуя вызвать
неудовольствие членов, информируют
их о том, что эта структура устарела
и далека от совершенства. Во многих
случаях как раз это и необходимо.
Структура капиталовложений через
взносы членов палаты базируется на
нескольких альтернативах,
описываемых ниже.
Альтернатива 1
Переменная формула, базирующаяся на
количестве, применима ко всем членам
(см. Пример 1 ).
Пример:
каждый член уплачивает $200, плюс 43
на каждого сотрудника.
Преимущества:
Взносы приблизительно соразмеряются
с размером бизнеса члена палаты.
Палата получает наиболее крупный
доход с самых крупных компаний.
Автоматически палата обретает
добавочный доход по мере роста
количества персонала у членов
палаты.
Недостатки
Предприятия, интенсивно использующие
рабочую силу, будут вынуждены
платить больше взносов, чем
предприятия, интенсивно использующие
капитал. Палата должна полагаться на
то, что члены палаты сами будут
указывать размеры своего
предприятия. Если пытаться
автоматизировать этот процесс или
если члены палаты будут занижать
свои объемы, это может привести к
существенному снижению притока
взносов.
капиталовложений через взносы. И к
сожалению, хотя это и понятно, лишь
очень немногие, рискуя вызвать
неудовольствие членов, информируют
их о том, что эта структура устарел
и далека от совершенства. Во многих
случаях как раз это и необходимо.
Структура капиталовложений через
взносы членов палаты базируется на
нескольких альтернативах,
описываемых ниже.
Альтернатива 1
Переменная формула, базирующаяся на
количестве, применима ко всем члена
(см. Пример 1 ).
Пример:
каждый член уплачивает $200, плюс 4Ъ
на каждого сотрудника.
Преимущества:
Взносы приблизительно соразмеряются
с размером бизнеса члена палаты.
Палата получает наиболее крупный
доход с самых крупных компаний.
Автоматически палата обретает
добавочный доход по мере роста
количества персонала у членов
палаты.
Недостатки
Предприятия, интенсивно использующи
рабочую силу, будут вынуждены
платить больше взносов, чем
предприятия, интенсивно использующи
капитал. Палата должна полагаться н
то, что члены палаты сами будут
указывать размеры своего
предприятия. Если пытаться
автоматизировать этот процесс или
если члены палаты будут занижать
свои объемы, это может привести к
существенному снижению притока
взносов.
Комментарий:
Это популярная система получения
взносов, чьи недостатки хотя бы
частично перекрываются обеспечением
дополнительных капиталовложений от
членов с "интенсивным капиталом".
2Можно сказать, что эта наша
формула, основанная на количестве
служащих, дает серьезные
преимущества таким членам как банки.
- говорит Кэрол М. Биз, президент
Торговой Палаты округа Баррингтона,
Иллинойс. - Но взамен мы получаем от
этих членов многое другое."
Альтернатива 2
Классификация усреднения* члены
платят взносы в соответствии с
классификацией их бизнеса.
Пример:
Члены, занятые в промышленном
производстве, инвестируют в среднем
$455 ежегодно* финансовые
'организации - $937, розничные
торговцы - $277* и так далее.
Преимущества
Довольно простая и гибкая структура,
которая позволяет получить больше
взносов путем оказания неявного
давления через уравнительное
разделение на группы.
Недостатки
Многие крупные и успешно действующие
предприятия могут использовать эту
формулу, чтобы платить меньше, чем
по обязательной формуле. По мере
роста предприятий членов это не
увеличивает дохода палаты.
Комментарий
Некоторые руководители палат
считают, что эта усредняющая формула
обеспечивает стойкий приток
капиталовложений, и потому
придерживаются именно ее. Но чтобы
"продать" именно эту классификацию,
необходимы серьезные усилия. "Наши
члены хотят платить как можно
меньше, поэтому им нужна такая
формула, которая указывала бы им
точную сумму долларов и убедила бы
их, что их конкуренты платят
соответственно. - говорит Фрэнк
Фулко, Палата Большого Уотербери. Но по моему мнению, это не так уж
хорошо, потому что я считаю, что 1
эффективно управляемая программа, *
базирующаяся на усредненном подходе
обеспечивает гибкость, которая може
принести гораздо больше денег, чем
система работы по переменной
формуле."
Альтернатива 3:
Переменная формула для каждой из
классификаций бизнеса.
(См. Пример 2, где приводится
образец структуры. См. также Пример4, где приводятся этапы подготовь
"справедливых" формул).
Пример:
Банк уплачивает $30 за $1 миллион
активов* гостиницы и мотели - $4 за
одну комнату* больницы и дома
престарелых - $3 за одно койкоместо; юридические и аудиторские
фирмы - $200 за каждого партнера v
владельца; и так далее, в дополне
к фиксированной основе или
минимальному капиталовложению. Все
фирмы за пределами этой
классификации платят установленный
минимум плюс установленную сумму на
работника.
Преимущества:
Рассматривается как хорошее средств
определения размера взносов, поте
что в каждой классификации
используется единый широко
признанный способ оценки.
Автоматически обеспечивает рост
взносов по мере того как растут
размеры предприятий членов.
Недостатки:
Эту структуру трудно запомнить и
трудно использовать для расчетов.
Комментарий
Палаты, которые используют эту
структуру, обычно разрабатывают от
до 20 классификаций бизнеса. Чтобы
определить, какой уровень взносов
дает та или иная классификация,
многие палаты опираются на
ежедневный обзор работы торговых
палат, выпускаемый Торговой Палатой
США, в котором приводятся сведения о
размерах взносов, определяемых
каждой из 22 классификаций,
применяемых в 10 округах различных
размеров, обслуживаемых той или иной
торговой палатой. Некоторые палаты,
использующие эту структуру,
определяют значительную долю взносов
по каждой классификации отдельно, и
затем просят членов, подпадающих под
эту классификацию, разработать
формулу, которая обеспечит суммарное
количество взносов с учетом всех
этих классификаций.
Альтернатива 4:
Комбинированная формула, взносы
базируются на двух-трех видах
измерений, таких как количество
работающих, занимаемая площадь,
валовый объем продаж (см. Пример 3).
Пример:
Суммарное количество очков в
соответствии с измерениями, которые
использует палата: так, количество
работающих в размере б человек может
соответствовать двум очкам, площадь
в 1 500 кв. футов - трем очкам; а
годовой валовый объем продаж в $340
ООО долларов - пять очков. Суммарное
количество очков для фирмы - 2 + 3
+ 5 =10 очков - показывает, что
размер годового взноса для этой
фирмы будет $650.
Преимущества:
Рассматривается как хорошее средство
для определения размеров взносов ,
поскольку задействуется целый ряд
определяющих факторов. Автоматически
обеспечивает приток взносов для
палаты по мере роста фирм ее членов.
Недостатки:
Эта структура более других трудна
для понимания и сложна для расчетов.
Также является самой трудной для
сотрудников палаты, контролирующих
правильность выплаты взносов.
Комментарий
Многие фирмы, даже при условии
сохранения конфиденциальности, не
хотят раскрывать свои данные, кроме
количества сотрудников. Поэтому
успех этой структуры зависит от
добросовестности членов, от того,
насколько точно они будут
производить самооценку твердых
выплат.
Твердо установленная сумма взноса
Многие палаты убедились, что
твердая, единожды установленная
сумма взноса, которую предприятие
платит при вступлении в палату в
качестве ее члена, дает небольшой,
но тем не менее ценный источник
дохода. "Это разумная цифра, потому
что для вступления а члены палаты
необходим целый ряд административны
расходов, - говорит Джордж Дафф,
ДКС, президент Торговой Палаты
Большого Сиэттла, Вашингтон, которы
впервые ввел вступительный взнос ещ
в 1970-х годах. - И я не помню за
весь истекший с того времени период
чтобы кто-то пожаловался.11
ПРИМЕР 4
Членские взносы базируются комбинации факторов
УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДИКИ СПРАВЕДЛИВОГО ИСЧИСЛЕНИЯ ЧЛЕНСКИХ ВЗНОСОВ
Использумые торговыми палатами
формулы исчисления членских взносов
могут варьироваться от простого к
сложному, с бесконечным количеством
вариантов. Опыт показывает, что
методика, с успехом используемая
одной палатой, может оказаться
совершенно неподходящей для другой.
Рассматриваемые ниже шаги по
усовершенствованию "справедливого
исчисления" членских взносов можно
модифицировать как угодно - менять
их смысл, усиливать их значение или
вовсе отменять - так, как угодно
палате. Цель тут заключается в
создании основы ради
усовершенствования методики
определения членских взносов таким
образом, чтобы множество палат
получило в свое распоряжение
систему, признаваемую их членами
справедливой и обеспечивающую для
них бюджетные поступления на
достаточном уровне.
ЭТАП ПЕРВЫЙ: ОПРЕДЕЛЕНИЕ
КЛАССИФИКАЦИИ ЧЛЕНОВ
Многие палаты, устанавливая
формулу определения размера взносов,
прибегают к специальным
класификационным методикам, в
количестве от 4 до 20 или еще
больще. В дополнение к этому может
применяться также
"диверсифицированная" классификация,
используемая в отношении членов, не
укладывающихся ни в какие
классификационные рамки. Типичная
развернутая система классификаций
показана на таблице, следующей за
"этапом вторым".
Из изложенного здесь вы может
вероятно почерпнуть то, что подходи
именно для ваших местных условий. К
примеру, для палаты,
функционирующей в приморской зоне,
целесобразно было бы завести особ;
классификацию под грифом "разведен*
рыбы", а в регионе, где популярны
спорт и путешествия, можно было бы
добавить "курортную" классификацию.
ЭТАП ВТОРОЙ: ОПРЕДЕЛЕНИЕ
ПРОЦЕНТНОЙ КВОТЫ, ВЫПЛАЧИВАЕМОЙ
ЧЛЕНАМИ В КАХДОЙ КЛАССИФИКАЦИИ
Касаясь вопроса определения
процентной квоты для каждой
классификации, следует обратиться к
обзору Торговой Палаты США,
освещающему деятельность местных
торговых палат. Там дается средний
размер взносов в процентах для
каждой из 20 классификаций и в
зависимости от размера палат /в
этом отношении они подразделяются н
10 категорий/. Приводимая ниже
таблица дает средний размер членски
взносов в процентном исчислении дл
каждого класса торговых палат групп
Б /население обслуживаемого района
от 10 до 20 тысяч/, которых в
настоящем обзоре насчитывается 108.
Бюджет принят в размере 200 000
долларов.
Пользуясь приведенной таблицей
в качестве справочного материала, вы
сможете рассчитать процентную долю
взносов, выплачиваемых по каждой
классификации применительно к вашей
торговой палате. Например, если
определяющей сферой приложения
деловой активности в вашем районе
является туризм, то доля взносов,
вносимая участниками,
классифицируемымми по статье
индустрии отдыха и развлечений,
отелей и мотелей, ресторанов и
закусочных должна быть намного выше,
чем значится в классификации
Торговой Палаты США. Не забывайте,
что общий процент взносов должен
равняться 100 %.
ЭТАП ТРЕТИЙ: ОПРЕДЕЛЕНИЕ
ОЖИДАЕМОЙ СУММЫ ВЗНОСОВ В ДОЛЛАРАХ
Единственные новые данные,
требуемые для данного этапа - это
общий доход, который должна получить
палата от взносов ее членов. Возьмем
для примера таблицу, приведенную
выше по тексту: если совокупные
бюджетные поступления от всех членов
палаты составляют 200000 долл., то
сумма, взимаемая с членов палаты,
занятых в банковской сфере, будет
равняться
20000 х 0,94 = 18800
долл. / Для более подробного
анализа см. пример 5. Пустой бланк,
по которому будет идти расчет
применительно к вашей палате, см. в
примере б /.
ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: СОСТАВЛЕНИЕ
ФОРМУЛЫ ИСЧИСЛЕНИЯ СУММЫ ВЗНОСОВ ПО
КЛАССИФИКАЦИИ
Хотя штат палаты, Совет
директоров, комитет по привлечению
новых членов и другие
соответствующие органы могут и сами
должным образом усовершнствовать
формулу применительно к каждой
классификации, мы сочли более
целесообразным, чтобы представители
членов палаты, относящихся к каждой
Бизнес-классификация и средни
размер взноса в процентах
Классификация
взнос
взнос
/см. этап 1/
/см. этап 2/ /см. этап 3/
Индустрия отдыха
и развлечений
1,3 % 2600 долл.
Торговля автомобилями 4,1 % 8200 дол
Строительство
3,7 % 7400 долл.
Банки и сбербанки 9,4 % 18800 долл.
Финансовые компании 1,0 % 2000 долл
Отели / Мотели
2Д % 4400 долл.
Квартиры/
Передвижные дома
1,0 % 2000 долл.
Страхование
2,8 % 5600 долл.
Недвижимость
2^ % 5000 долл.
Производство /
Обрабатывающая
промышленность
14,3 % 28600 долл.
Юридические услуги /
Аудит
9,8% 19600 долл.
Коммунальные услуги 4,0 % 8000 долл.
Издательская
деятельность /
книгопечатание
2,4 % 4800 долл.
Радио / Телевидение 13 % 2600 долл.
Рестораны
4,8 % 9600 долл.
Розничная торговля 18,8 % 37600 долл.
Оптовая торговля 3,7 % 7400 долл.
Прачечные / Химчистки
и Личные услуги 6,2 % 12400 долл.
Транспорт
1,4% 2800 долл.
Разное
8,2 % 16400 долл.
Все классификации
102,9 % 205800 долл.
классификации, сами были бы
ответственны за выработку своей
собственной формулы. Снова сошлемся
на приведенную выше таблицу. Имея в
виду, что совокупный размер
поступлений равняется 200000 долл.,
управляющие банков и сбербанков
должны составить формулу
классификации таким образом, чтобы
доля поступлений от всех членов,
отнесенных к этой категории,
составляла бы 18800 долл. В
действительности надо рассчитывать
1
ввиду автоматизации и пермане*л^^
технического прогресса. /См. прцН
на 1,5 % суммы ввиду неучастия
некоторых членов.
Администрация палат, в которых
работа по определению доли участия в
сумме взносов доверена "комитетам
трех" по каждой классификации /где
представлены крупный, средний и
малый участники из оказавшихся в
рамках одной классификационной
категории/ отмечает, что
выработанная подобным образом
формула оказывается, как правило,
наиболее удачной.
Для большинства классификаций
самой подходящей для всех членов
оказывается формула, основывающаяся
на числе работающих. Типичными
исключениями из этого методического
ряда являются следующие:
- автомобильные дилеры - число
проданных машин.
- финансовые учреждения - общая
сумма активов или депозитных
вкладов.
- профессиональные фирмы
/юридические, медицинские,
бухгалтерские/ - число партнеров,
владельцев или ассоциированных
членов.
- лечебные учреждения количество койко-мест.
ЭТАП ПЯТЫЙ: РЕГУЛЯРНЫЙ ПЕРЕСМОТР
ФОРМУЛЫ
Поскольку состав членов палаты и
местная экономическая конъюктура со
временем неизбежно изменяются, то с
учетом этих изменений формулы
исчисления взносов надлежит каждые
несколько лет корректировать в
соответствии с конъюнктурой. Скажем,
в зоне, которая по прошествии
времени становится местом
сосредоточения издательского и
печатного бизнеса, процент вклада
членов палаты, относящихся именно к
этой категории, вероятнее всего
будет повышен. В рамках
классификации, где формула
определяется с учетом числа занятых,
ожидается перерасчет в сторону
большей доли на одного работающего -
ПРИМЕР 5
С помощью представленной здесь таблицы можно получить четкое представление
о том, относящиеся к какой классификационной категории члены палаты оказывают
ее деятельности наиболее весомую поддержку. Можно также сделать вывод, какую
именно информацию из приведенной в настоящей таблице можно использовать в
процессе справедливого перераспределения взносов между членами палаты. Можно
выяснить и то, для каких категорий членов стоит повысить процентную долю от
общей суммы взносов в бюджет палаты.
ЧЛЕНЫ ПАЛАТЫ ПО БИЗНЕС-КЛАССИФИКАЦИИ
Категория бизнеса
Общая
Число
Число
сумма
Текущий
членов с
предприв $ по
процент Число минимальн. ятий в
категории доходов членов взносами
городе
Индустрия отдыха
и развлечений
Торговля автомобилями
Строительство
Банки и сбербанки
Инвестиционные и
финансовые компании
Отели / Мотели
Квартиры /
Передвижные дома
Страхование
Недвижимость
Производство /
Обрабатывающая
промышленность
Юридические услуги /
Аудит
Коммунальные услуги
Издательская
деятельность /
книгопечатание
Радио / Телевидение
Рестораны / кафе
Розничная торговля
Оптовая торговля
Бытовое обслуживание
Транспорт
Разное
Всего
1650
4810
5562
9544
1,3%
4,1 %
4,8 %
8,1 %
8
28
31
15
5
18
19
6
24
110
128
64
2048
4153
1,6 %
2,9 %
10
12
5
4
64
58
1231
3296
4251
1,1 %
2,9 %
3,7 %
8
20
26
4
12
14
19
83
116
12896
11,2 %
31
9
88
12590
3371
10,7 %
2, 9 %
73
5
38
2
288
16
2674
1288
5646
18917
3921
10775
1871
9661
2,3
1,0
4,8
17,4
3,2
8,5
1,5
8,6
%
%
%
%
%
%
%
%
12
6
31
111
21
70
10
98
6
3
15
63
10
41
5
63
40
31
108
472
101
212
56
273
120245
100,0 %
626
342
2351
ПРИМЕР 6
Эту таблицу можно использовать как основу для определения того, насколько
успешно члены палат в рамках каждого раздела классификации обеспечивают своими
взносами благосостояние палаты.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОХОДА ПО КЛАССИФИКАЦИИ БИЗНЕСА
A. Какая доля ваших годовых взносов поступает с каждого из указанных ниже
пунктов?
Б. Каков общий объем уплаченных взносов?
B. Каков объем среднего уровня годового дохода члена?
Г. Сколько членов платят только минимальный взнос?
Д. Каков был самый крупный единичный взнос?
КЛАССИФИКАЦИЯ БИЗНЕСА
А
X дохода
от взносов
(до 1 X)
1. Индустрия развлечений и отдыха
2. Торговля автомобилями (новыми,
подержанными) / станции обслуживания,
ремонтные мастерские и пр.
3. Строительство
4. Финансы: банки, сбербанки, займы
. 5.Финансовые компании
б. Отели, мотели
7. Квартиры и передвижные дома
8. Страхование
9. Недвижимость
10. Промышленное производство
11. Работники умственного труда врачи, юристы, архитекторы, инженеры
12. Коммунальные услуги
13. Издательское дело и печать
14. Радио и телевидение
15. Рестораны, кафе, таверны
16. Розничная торговля
17. Оптовая торговля
18. Услуги - прачечные, химчистки пр.
19. Транспорт: железнодорожный,
воздушный, автобусный
20. Разное: (не перечисленное выше)
ВСЕГО
. Общая цифра должна составить 100%
В
Общая
получ.
сунна
С
Число
счетов
D
Средний
счет
Е
Мининальных
взносов
Наибольшие
единичный
взнос
Отклонения от установленных размеров взносов
Независимо от того, какую структуру выбирает палата, руководитель обычно
тратит довольно много времени, выбирая два типа вариантов из предложенных
палатой методов определения предложенных палатой методов определения размера
взносов: - рассматривая просьбы членов заплатить меньше установленного минимум
или установленного для них уровня; - уговаривая более удачливые фирмы заплатит
намного выше уровня, определенного для них торговой палатой.
Торговая Палата Большой Омахи, Небраска, в отношении определения уровня
взносов по формуле проводит политику, типичную для многих палат: "Мы стремимся
не допускать исключений, - говорит бывший исполнительный вице-президент Палаты
Мариан Айверс.
Торговая Палата Бельвью, Вашингтон, делает некоторые исключения в применени
своей формулы из-за конкуренции с другими деловыми организациями, которые
стремятся получить доллары компаний. "Идеального применения формулы быть не
может, - говорит президент Диквин Д. Армстронг, ДКС, - практика диктует
необходимость исключений".
Защищает политику исключений в особых обстоятельст вах и Пол Эллсворт, ДКС,
бывший президент Торговой Палаты Метро Ричмонд, Виргиния, и новый президент
Торговой Палаты Браунсвуда, Техас. "Мы делаем исключения, когда это
необходимо, - говорит он. - Компания, которая на протяжении 85 лет
зарекомендовала себя как достойный член палаты, получила поблажку в количеств
взносов на протяжении двух лет, когда она переживала трудные времена."
Увеличение взносов
Постепенный рост
Несмотря на то, что определенные отдельные исключения обычно могут иметь
место даже при самом устойчивом и опытном управлении, одно остается неизменный
всегда - небольшое ежегодное повышение уровня взносов одобряется и принимается
членами гораздо охотнее, чем крупные повышения раз в несколько лет.
ПРИМЕР 7
На этой таблице сравниваются размеры взносов членов палаты со средним объемом
капиталовложений палат аналогичного размера. Такое сравнение помогает точно
определить, как увеличить уровень взносов.
УВЕЛИЧЕНИЕ ОБЪЕМА ВЗНОСОВ ПУТЕМ ПОДНЯТИЯ ОБЩИХ ДОХОДОВ
ПАЛАТЫ ПО КАХДОЙ КАТЕГОРИИ ДО СРЕДНИХ ДАННЫХ
ПО МАТЕРИАЛАМ ИССЛЕДОВАНИЙ ТОРГОВОЙ ПАЛАТЫ США
Доход палаты
Доход палаты
среднего размера вашей категории
по иссл. Торговой
Палаты США
1. Индустрия развлечений
2. Торговля автомобилями
3. Строительство
4. Финансовые учреждения:
банки и сбербанки
5. Финансовые компании
б. Отели/мотели
7. Квартиры, передвижные дома
8. Страхование
9. Недвижимость
10. Производство,
обрабатывающая промышленность
11. Интеллектуальные профессии
12. Бытовые услуги
13. Издательская деятельность
14. Радио/телевидение
15. Рестораны, кафе, таверны
16. Розничная торговля
17. Оптовая торговля/дистрибуторы
18. Услуги
19. Транспорт
20. Разное
Итого
Возможный
дополн.
доход
$ 1650
4810
5562
1450
4777
3374
$ 200
33
2188
9544
2048
4153
1231
3296
4251
10030
1755
4004
1317
3844
3928
12986
12590
3371
2674
1288
5646
18917
3921
10775
1871
9661
11033
11212
4277
1877
1270
4833
15580
5791
8987
1695
9346
195
137
120245
110380
1376
29
14
32
79
1
81
333
178
17
31
Обратная сторона медали представлена усилиями палаты убедить некоторых
членов палаты делать добровольные капиталовложения. Традиционно такие усилия
делаются неофициально. Но поскольку новых источников доходов становится все
меньше, все чаще палаты прибегают к стратегии, аналогичной той, которая
применяется в Торговой Палате Модесто, Калифорния, где Дэвид Килби ввел систем
"вычетов". Благодаря этому механизму члены могут делать добровольные
капиталовложения выше установленного для них уровня взносов и определить, в
какую из программ палаты направить эти дополнительные средства.
ПРИМЕР 8
Потенциальный доход от увеличения минимальных взносов с $125 до $150.
ДЛЯ СРАВНЕНИЯ: УВЕЛИЧЕНИЕ ВЗНОСОВ ОТ $125 ДО $150
кол-во $
Кол-во $
от тех,
от тех,
кто платит
кто платит
минимум
сверх
$125
минимума
1.
2.
3.
4.
Индустрия развлечений
автомобильная
строительство
финансовые учреждения:
банки и сбербанки
5. финансовые учреждения:
инвестиционные и финансовые
компании
б. отели/мотели
7. квартиры, передвижные дома
8. страхование
9. недвижимость
10. промышленное /
перерабатывающее производство
11. юридические, аудиторские,
медицинские фирмы
12. бытовые услуги
13. издательская деятельность и
книгопечатание
14. радио/телевидение
15. рестораны/кафе/закусочные
16. розничная торговля
17. Оптовая торговля/дистрибуторы
18. услуги
19. транспорт
20. другое
Всего
дополнит. $
от поднятия
миним.
взноса
до $150
3
10
12
1025
2560
3187
5
18
19
625
2250
2375
125
450
475
9
8794
6
750
150
5
8
4
8
12
1423
3853
731
1796
2501
5
4
4
12
14
625
500
500
1500
1750
125
100
100
300
350
22
11861
9
1125
225
35
3
7840
3121
38
2
4750
250
950
50
6
3
16
48
11
29
5
35
284
1924
913
3771
11042
2671
5650
1246
1787
77495
6
3
15
63
10
41
5
63
342
750
375
1875
7875
1250
5125
625
7875
49750
150
75
375
1575
250
1025
125
1575
8550
$ 8550 дополнительного дохода вследствие! поднятия минимального уровня
взносов до $150 при условии, что в результате повышения взносов ни один из
существующих членов не отказался от членства в палате.
Увеличение взносов
Постепенный рост
Несмотря на то, что определенные отдельные исключения обычно могут иметь
место даже при самом устойчивом и опытном управлении, одно остается неизменным
всегда - небольшое ежегодное повышение уровня взносов одобряется и принимается
членами гораздо охотнее, чем крупные повышения раз в несколько лет.
"Я способствую тому, чтобы
наше руководство ежегодно
ненамного увеличивало размер
взносов, даже если это составляет
только 3 процента или просто
соответствует уровню инфляции. говорит Гэри Тобин, президент
Торговой Палаты Лоренса, Канзас.
Если вы будете ждать 15 лет, а
потом захотите ввести 15процентное увеличение взносов,
то, конечно, члены будут
жаловаться - даже если это
увеличение в целом и не
превышает ежегодного небольшого
увеличения.
Дэвид Кидли также выступает за
ежегодные увеличения, говоря, что
его палата связывает уровень
взносов с индексом
потребительских цен, делая
дополнительные увеличения, когда
начинает новые программы. "Этот
процесс дает юридически законное
обоснование для повышения
взносов, - говорит он. - Неважно,
вызвано оно программами,
связанными с повышением уровня
стоимости жизни, или же другими
причинами. " (Для анализа эффекта
минимального роста взносов см.
Пример 8).
Индивидуальный подход к
пересмотру уровня взносов
При произведении переоценки
уровня взносов члена палаты
руководство и персонал палаты
используют все возможные данные,
чтобы определить, нужно ли
повышать или же наоборот,
понижать уровень его взносов,
чтобы он был в соответствии с
состоянием дел в его фирме. Для
всякой палаты, у которой нет
жестко фиксированного уровня
взносов для ее членов, очень
важно проводить переоценку
капиталовложений, по двум
причинам:
* она позволяет сохранить
структуру, обязывающую члена
платить достаточно много.
* почти всегда это приводит к
повышению уровня взносов
Признавая важность этого
процесса, многие палаты ввели
регулярные циклы переоценки, в
результате действия которых
уровень членских взносов
пересматривается один раз в два три года. Терри Коул, президент
Торговой Палаты Большого
Альбукерка, Нью Мексико, отмечает
существенный прирост взносов в
результате такой переоценки,
проводимой раз в два года.
Короче говоря, у палат есть не
менее трех основных средств для
повышения уровня членских
взносов:
* использование структуры,
которая увязывает уровень взносов
с величиной компании (учитывается
количество работающих, занимаемая
площадь и/или объем валовых
продаж.
* использование постепенных
увеличений, привязанных к хорошо
известным мерам, таким как индекс
потребительских цен.
* использование практики
постоянной регулярной переоценки
и регулярных повышений уровня
взносов.
Не случайно палаты, достигшие
наибольшего финансового успеха и
гибкости, используют все три
метода.
ДОХОДЫ ПОМИМО ВЗНОСОВ:
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАДОСТИ
Как уже упоминалось выше,
многие палаты значительно
увеличили свой доход, особенно за
fl \
последние 10 или более лет,
vv. у
прибегнув к другим источникам
финансирования, помимо взносов.
Последние исследования
Торговой Палаты США показывают,
что сейчас небольшие палаты
получают 48 - 50 % всего дохода
из других источников, тогда как
более крупные палаты получащ__из_таких источниковот50^до 54 %
валового дохода"
(см. Пример 9, иллюстрирующий
возможные источники).
X. Алекс Брей младший, бывший
президент Торговой Палаты ЮгоВосточной Флориды, Форт Майерс, сторонник получения доходов
помимо взносов, если в этом есть
финансовая необходимость. "Я
впервые занялся проблемой поисков
доходов помимо взносов по
необходимости, чтобы выжить. Это
случилось, когда я пришел
работать в палату, которую
неминуемо ждало бы банкротство,
если бы мы не нашли
дополнительных источников
финансирования."
Действительно, именно
необходимость является для многих
палат причиной поиска иных
доходов. Кэрол Биз сообщает, что
она прибегает к различным видам
деятельности, чтобы получить
доходы помимо взносов членов
своей палаты, потому что
возможности членских взносов
ограничены. "Коэффициент участия
у нас сейчас составляет 85%, говорит она. - И все большее
количество компаний нашего округа
становятся частью сторонних
корпораций, которые рассматривают
взносы скорее как бюджетную
повинность, нежели как
обязательства по отношению к
населению региона.
Сегодня Алекс Брей настаивает
на сторонних доходах не только по
соображениям финансовой
устойчивости. 2Я еще не слышал о
такой палате, в которой все нужды
ее членов удовлетворялись бы за
счет взносов. Кроме того, я
считаю, что если какая-то
программа палаты отвечает
"интересам отдельной группы
членов, а не всех членов палаты в
целом, расходы должны быть
( оплачены теми, кто от этого
1 ] выиграет".
Признавая преимущества такого
подхода, некоторые руководители
палат все же чувствуют некоторую
неловкость, когда речь заходит о
деятельности, подлежащей оплате,
и не уверены, как отдельные члены
отнесутся к дополнительным
расходам. Лучшее в таких случаях
- случаях - вводить номинальную
оплату за определенные виды
деятельности постепенно, как,
например, было сделано в Торговой
Палате Омахи: "Мы распространили
среди членов печатные материалы,
для одних бесплатно, для других за плату, - говорит Мариан Ивере.
- Это было в соответствии с их
интересами. Я думаю, это помогло
нам сохранить членов."
Привлечение специальных проектов
и фондов
Два тесно взаимосвязанных
источника дополнительных доходов
- специальные проекты и
суперфонды - обеспечивают палату
фондами, которые увязаны со
специальными видами деятельности.
Деньги обычно добываются во время
специально проводимых кампаний,
осуществляемых в интересах более
крупных предприятий и
организаций, а также тех, кто
выигрывает в результате
осуществления данного проекта.
ПРИМЕР 9
Традиционные (и нетрадиционные) доходные статьи от деятельности палаты
НЕКОТОРЫЕ ТРАДИЦИОННЫЕ (И НЕТРАДИЦИОННЫЕ)
ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПАЛАТЫ, ПРИНОСЯЩИЕ ДОХОД
Данный список включает в себя
лишь некоторые из сотен известных
способов получения доходов от
деятельности торговых палат всех
уровней:
* специальные проекты и
суперфонды - (см. разъяснение
далее по тексту)
* правительственные контракты
- часто предоставляются палате со
стороны администрации города,
штата, графства или федеральных
властей. К таковым относятся
программы по экономическому
развитию, образованию и
профессиональной подготовке,
туризму и т.д. (Некоторые палаты
отказываются от правительственных
контрактов на том "основании," что
это может затронуть их_репуьацию
как лоббирующей силы в сфере
бизнеса,„равно как и органа,
стоящего на ст_раже__инхересов
государства),.
* плата за услуги по
управлению - ведение дел таких
структур, как торговые ассоциации
и организации по развитию и
застройке делового центра города
* "бизнес после рабочего дня"
- и тому подобные возможности
для общения, создаваемые ради
того, чтобы управляющие могли бы
установить контакты с
потенциальными покупателями,
клиентами, поставщиками и
другими.
* семинары, конференции,
торговые выставки, банкеты,
церемонии, награждения, пикники,
выставки-ярмарки, фестивали
I
* справочники о членах,
I карты, журналы, буклеты,
информационные бюллетени,
| каталоги и другая печатная
i продукция, содержащая оплаченную
j рекламу и/или имеющая цену за
I один экземпляр
..!/ * информация, касающаяся
^ сферы путешествий, туризма и
перемены места жительства
* программы по страхованию
X U * арендная плата за оффисы и
помещения для заседаний
* рассылочные списки членов
палаты
$3*1 * статистика и другие
сведения, относящиеся к местной
деловой активности,
экономическому развитию,
демографическим и иным аспектам,
часто получаемые и обрабатываемые
с помощью компьютера
^
* обзоры, выполненные членами
палаты для других заказчиков или
приобретенные у них другими
заказчиками
* кружки, бокалы, футболки,
кепки, брелки, наклейки,
бижутерия,- вымпела к/или иные
изделия с нанесенной на них
местной символикой и
геральдикой, включая символику
палаты
* инвестиционные доходы,
поступающие из резервных фондов
* комитеты политических
действий, фонды и тому подобные
отпочковавшиеся учреждения и
филиалы, существующие отдельно и
созданные ради достижения какихто конкретных целей
Для того, чтобы создавать
подобного рода образования,
существует масса веских причин,
не в последнюю очередь связанных
с необходимостью соблюдения
требований закона либо других
нормативных актов. На этот счет
существует множество публикаций и
исследований, которые можно
приобрести через Палату США,
Американскую палату коммерческих
администраторов, Американское
общество администраторов
ассоциаций и другие организации.
Два примечания:
- Налогообложение - Чистый
Доход, извлекаемый от
определенного рода деятельности,
наподобие рекламы в журнале или
информ-бюллетене палаты,
считается "доходом по статье, не
связанной с основным бизнесом"
для налоговой службы - и, таким
образом, подлежит обложению
налогом /для сумм свыше 1000
долл. / по общепринятыми
расценкам. По этому поводу вам
следует проконсультироваться с
адвокатом либо с бухгалтером на
предмет любой деятельности такого
рода, каковой занимается либо
намерена заняться ваша палата.
- Ценообразование Федеральное антитрестовское
законодательство запрещает
организациям заниматься
"дискриминационным
ценообразованием", в результате
которого цены на товар или
услугу, предоставляемые не-членом
палаты, становятся неоправданно
выше, чем цена, предлагаемая
членом. Это не означает, что вам
возбраняется установить ценовой
дифференциал (или даже что эта
разница в цене не может быть
существенной). Этот ценовой зазор
должен быть оправдан на том
основании, что он компенсируется
через вносимый членами палаты
членский взнос. В данном случае
вам опять-таки следует обратиться
за консультацией к эксперту юристу или бухгалтеру, с тем,
чтобы согласовать все возникающие
вопросы.
Различие между специальными
проектами и суперфондами состоит
в том, что для осуществления
первых нужны меньшие средства, и
они требуются на более короткие
периоды, чем суперфонды. Кроме
того, особые проекты обычно
связаны с осуществлением какогото одного вида деятельности,
тогда как к суперфондам прибегают
в случаях сочетания нескольких
программ и видов деятельности,
таких как экономическое развитие
региона.
Специальные проекты и
суперфонды имеют некоторые
преимущества перед фондами,
получаемыми только посредством
членских взносов:
* Палата имеет большую свободу
действий и больше влиянияб чем в
случаях, когда она использует
только членские взносы.
"Большинство палат имеют
ограниченные бюджеты, которые не
позволяют осуществить
крупномасштабные проекты, говорит Дик Армстронг, Торговая
Палата Бельвью, Вашингтон.
Специальный проект дает
возможность заняться конкретной
программой гораздо более
эффективно, чем через бюджет".
* Они являются особо
привлекательными, поскольку
возможности фонда определены и
понятны. Мы знаем на опыте, что
многие члены рассматривают
вложение своих взносов как вклад
в общее решето, откуда они быстро
исчезают. - говорит Алекс Брей,
работавший ранее в Торговой
Палате Форт Майерс, Юго-Западная
Флорида. - Но когда вы собираете
деньги на финансирование
конкретной программы,
потенциальные инвесторы ясно
видят, на что пойдут их деньги."
* Как правило, они привлекают
длительный интерес. "И это
понятно, - продолжает Алекс Брей,
- но мы обычно забываем, что
уровень взноса обычно
определяется финансовыми
возможностями. Когда компания
платит членский взнос в Палату в
размере $2 ООО, на эту сумму она
и проявляет интерес. Когда та же
самая компания делает взнос в $50
ООО для суперфонда, она проявляет
интерес именно на $ 50 ООО.
* Можно заимствовать средства
из нетрадиционных источников. В
зависимости от проекта,
говорит Дик Армстронг, - вы
можете получать пожертвования от
фондов, учреждений и учебных
заведений."
БЮДЖЕТЫ:
РАБОТА, КОТОРУЮ ХОТЕЛОСЬ БЫ
ПРОСТО НЕНАВИДЕТЬ
Пожалуй, ни одна обязанность
руководителя палаты не является
такой необходимой и такой
неприятной, как составление
годового бюджета. Но во всем
неприятном есть и своя хорошая
сторона. Составление самого
первого бюджета всегда является
самым трудным делом, и чем
большее количество раз вы его
составляете, тем легче это
становится делать.
0 составлении бюджета можно
написать тома. (И они
действительно написаны). Но в
соответствии с целью нашего
обзора мы здесь и ниже, при
обсуждении финансового контроля,
только коротко остановимся на
самых важнейших моментах.
ФОРМА БЮДЖЕТА
Бюджет палаты обычно строится
'по определенным установленным
формам7 (см. бюджеты, приведенные
в Примерах 10 и 11. Большинство
руководителей сходится на том,
что для того чтобы сформировать
реалистичный бюджет на следующий
год, необходимо, как минимум,
использовать сведения о реальных
доходах и затратах текущего года
(обратите внимание на то, что
поскольку составление бюджета на
следующий год должно проводиться
до конца текущего года, очень
важны как текущие данные, так и
прогнозы на конец года).
Некоторые руководители
предпочитают работать с цифрами
текущего и прошлого годов, а
некоторые - даже с данными за
трехлетний период.
В оценке доходов и расходов
палата может пользоваться любыми
категориями. Многие палаты
используют сочетание двух методов
категоризации:
* Ассигнования по различным
статьям программ и видам
деятельности палаты обычно дает
возможность распределять средства
по любой из этих категорий, (см.
Пример 10. См. также образец
специальной формы в Примере 12).
* Ассигнования по статьям
доходов и расходов дают
возможность распределять средства
по любой из этих категорий. (См.
Пример 11. Образец формы см. в
Примере 13).
Билл Литтл сообщает, что
каждое подразделение Палаты
Батон Ружа разрабатывает свой
бюджет двумя путями: по статьям и
по видам деятельности. На основе
бюджетов подразделений строится
общий бюджет палаты - опять-таки,
и по статьям, и по видам
деятельности. "Это довольно
сложная процедура, - говорит Билл
Литтл, - но когда делаешь это
один или два раза, дальше это уже
нетрудно".
ПРИМЕР 10
ПЛАНИРУЕМЫЕ ПОСТУПЛЕНИЯ
Членские взносы
$252000
Взносы комитета 100
50000
Специальные фонды
94000
Итого
$396000
ВСЕГО ИМЕЮЩИХСЯ В НАЛИЧИИ СРЕДСТВ
Банковский баланс
$ 82506
Специальные фонды
69498
Резерв
32322
Итого
$173327
РЕАЛЬНЫЙ ДОХОД
доходы будущих
периодов,
полученные
в текущем году
текущии год
итого
банковский баланс,
1 января, 19_
$ 53240
$ 53240
Членские взносы
183834
250709
$ 66875
Взносы Комитета 100
30941
46000
Другие доходы
9654
9654
Компенсации
85631
85631
Общий приход
$363301
$445235
$ 81933
Суммарные расходы
362728
362728
Банковский баланс
1 января 19_
$ 573
ПРЕДЛАГАЕМЫЙ БЮДЖЕТ
предлагаемый
бюджет
Персонал
$212200
Административные
расходы
15200
Бухгалтерский учет
и документация
4000
Центральный аппарат
25941
Отдел писем
14300
Проблемы региона
6800
Развитие торговли
5500
Промышленность
4800
Транспорт
3400
Привлечение новых
членов и обслуживание 23500
Экономическое развитие 41600
Исследования
16400
Военные проблемы
4500
Публикации и
реклама
8500
Окружные советы
3000
Прочее
6358
ИТОГО
$396000
$ 81933
$ 82506
реальный за
прошлый год
$193648
свыше или
(менее)
$18551
14787
412
3494
24761
7915
5226
2691
3487
2797
505
1180
6384
1573
2808
1312
602
23786
42096
16653
5306
(286)
(496)
(253)
(806)
7573
2769
5731
$362728
926
230
672
$33271
•
Разновидностей процесса составления бюджета в разных палатах,
повидимому, так же много, как и самих палат. Если как-то можно описать типичный
процесс, то, вероятно, он начинается с того, что сначала руководители сами
подбирают начальные цифры, основываясь на данных, полученных, полученных от
административного руководителя палаты, о том, какие виды деятельности будут в
бюджете приоритетными, а какие отойдут на задний план или вообще не будут
осуществляться. Это будет ясным и понятным, если у палаты есть ясная и четка?
рабочая программа, о которой упоминалось выше.
После предварительного сбора материалов руководство отдела приступает к
работе над окончательным вариантом бюджетов, которые затем объединяются в оди
сводный бюджет. Этот документ представляется на рассмотрение бюджетной комисс
палаты и/или исполнительного комитета (или непосредственно Совета директоров,
если бюджетного комитета или исполнительного комитета нет). Там бюджет
обсуждается, если необходимо, в него вносятся поправки, он утверждается, а
затем его передают на Совет директоров для еще одного обсуждения и утверждени
Палаты, которые настаивают на более активном участии своих членов,
подчеркивают, что при подборе начальных данных роль членов гораздо более
важная, чем роль штатных сотрудников. "Мы начинаем работу с бюджетом с того,
что рассылаем нашим комитетам анкеты и просим их указать свои потребности, говорит Дик Армстронг, Торговая Палата Бельвью. - Затем мы обрабатываем эти
данные и делаем сводный бюджет".
ФИНАНСОВЫЙ ГОД
Торговая палата США провела обзор работы региональных торговых палат,
который показал, что у большинства палат финансовый год совпадает с календари
годом, (с 1 января по 31 декабря). У некоторых палат финансовый год
укладывается в другие сроки, иногда по традиции, иногда по ряду других причин
ПРИМЕР 11
Образец бюджета, построенного по статьям дохода и расходов
ПРЕДЛАГАЕМЫЙ РАБОЧИЙ БЮДХЕТ
доход
плановый
бюджет
текущ. года
Членские взносы
$169000
Услуги, выплаты, проценты
3700
Поступления, социальная деятельность
21500
Доходы от публикаций, разное
8300
Всего дохода
202500
Расходы
Зарплата
106600
Социальное страхование
8686
Аренда
14600
Коммунальные услуги, уборка мусора
2000
Телефон
4200
Почтовые расходы
3500
Канцтовары, типографские услуги
5000
Расходные материалы
1500
Офисное оборудование
4500
Аудит
1000
Командировки
7000
Взносы
2800
Подписки
1200
Страхование от несчастных случаев
600
Коллективное страхование сотрудников
5400
Пенсии
3700
Обучение и конференции
3000
Привлечение новых членов
3500
Периодическое издание палаты
3400
Заседания
Разное
1500
ИТОГО РАСХОДОВ
183686
реальный
бюджет
текущ. года
бюджет,
планир.
на след
год
$168078
4118
18807
9677
200680
$168500
5000
21000
10500
205000
110510
8686
11903
1134
4069
4926
6726
1513
5082
1397
3576
2624
927
458
3819
3435
1541
4495
1966
474
1015
180288
117000
9090
11800
1300
4400
5000
5000
1500
4100
1000
5200
2500
800
800
4600
3200
3900
7100
1500
700
1000
191390
ПРИМЕР 12
Эта форма бюджета, построенная на сравнении доходов и расходов, может быть
использована для планирования бюджета, на основании плановых и реальных дохо!
и оасхоАов. а также расхолов за ПРОШЛЫЙ ГОЛ.
ПЛАНИРУЕМЫЕ ПОСТУПЛЕНИЯ
Членские взносы
Взносы комитета 100
Специальные фонды
Итого
ВСЕГО ИМЕЮЩИХСЯ В НАЛИЧИИ
, Банковский баланс
Специальные фонды
Резерв
Итого
РЕАЛЬНЫЙ ДОХОД
банковский баланс,
1 января, 19_
Членские взносы
Взносы Комитета 100
Другие доходы
Компенсации
Общий приход
Суммарные расходы
$
$
СРЕДСТВ
$
$
текущий год
доходы будущих
периодов,
полученные
в текущем году
итого
$
S
$
$
$
$
$
$
$
Банковский баланс
1 января 19_
ПРЕДЛАГАЕМЫЙ БЮДХЕТ
предлагаемый
бюджет
$
Персонал
Административные
расходы
Бухгалтерский учет
и документация
Центральный аппарат
Отдел писем
Проблемы региона
Развитие торговли
Промышленность
Транспорт
Привлечение новых
членов и обслуживание
Экономическое развитие
Исследования
Военные проблемы
Публикации и
реклама
Окружные советы
Прочее
ИТОГО
$
реальный за
прошлый год
$
$
свыше или
(менее)
$
S
Для многих палат начало и конец финансового года не являются очень важными
временными рамками. Некоторые предпочитают устанавливать начало финансового
года на период, который не является очень загруженным (например, разгар
туристского сезона на курорте). Иногда их финансовый год отличается по срокам
от того, который является общепринятым для большинства предприятий округа (и
когда члены ваших комитетов и правления могут оказаться занятыми составлением
своих собственных бюджетов).
ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ:
"УЗНАЙТЕ, КУДА ВЫ НАПРАВЛЯЕТЕСЬ, ОПРЕДЕЛИВ СНАЧАЛА, ГДЕ ВЫ НАХОДИТЕСЬ"
Отслеживание доходов и расходов
Финансовые обзоры
Следить за финансовым пульсом палаты - одна из важнейших функций
руководителя торговой палаты. Должностные лица палаты и ее директора должны
получать регулярную информацию о финансовом положении палаты и о том, как
расходуется бюджет, чтобы в случае расхождений между планируемым и реальным
доходом и расходами руководители палаты могли принять необходимые
корректирующие меры.
ПРИМЕР 13
Эту форму для составления бюджета, построенную по статьям доходов и расходов,
можно использовать для планирования бюджета, на основе учета запланированных i
реально полученных доходов и расходов
ПРЕДЛАГАЕМЫЙ РАБОЧИЙ БЮДЖЕТ
бюджет,
доход
планируемый на
плановый
бюджет
текущего года
реальный
бюджет
текущего года
следующий год
Членские взносы
Услуги, выплаты, проценты
Поступления, социальная деятельность
Доходы от публикаций, разное
Всего дохода
Расходы
Зарплата
Социальное страхование
Аренда
Коммунальные услуги, уборка мусора
Телефон
Почтовые расходы
Канцтовары, типографские услуги
Расходные материалы
Офисное оборудование
Аудит
Командировки
Взносы
Подписки
Страхование от несчастных случаев
Коллективное страхование сотрудников
Пенсии
Обучение и конференции
Привлечение новых членов
Периодическое издание палаты
Заседания
Разное
ИТОГО РАСХОДОВ
Частоту получения и объем этой информации каждая палата определяет для се
сама. Хотя некоторые считают достаточным получать ее раз в квартал, чаще
всего Совету Директоров направляются ежемесячные финансовые сводки, (см. При
14).
Дэвид Килби сообщает, что Торговая Палата Модесто проводит ежеквартальные
финансовые обзоры своей деятельности, чтобы "удостовериться, что у нее есть
средства для осуществления запланированного". Раз в полгода Палата проводит
также всесторонний обзор финансового положения, который иногда приводит к
серьезной переориентации деятельности, связанной с изменением задач, появление
новых проблем, которые не были очевидны в момент составления бюджета, а также
финансовыми потерям или приобретениями, большим или меньшим спросом на
некоторые программы.
Он говорит, что, проводя такой обзор только два раза в год, во время
составления бюджета и в середине года, мы таким образом удерживаемся от того,
чтобц сделать все для всех. "Когда кто-то говорит: "вот прекрасная идея для
семинара", я объясняю, что она не входит в нашу программу, что мы ее осуществи
в следующем году".
ПРИМЕР 14
Один способ представления оперативной сводки на текущую дату
ОПЕРАТИВНАЯ СВОДКА ТОРГОВОЙ ПАЛАТЫ США
за пять месяцев на 31 мая 19
Начальный баланс наличности
май
текущий счет
$8619.45
счет по зарплате
500.00
мелкая наличность
75.00
депозитные сертификаты 45000. 00
начальный баланс
наличности
Доходы
Членские взносы за
прошлый год
январь текущего года
июль текущего года
новые члены
$54194.45
бюджет
бюджетный
баланс
$8619.45
500.00
75.00
45000. 00
$54194.45
560. 82
1842.67
1871.31
2289.31
557. 33
Всего взносов
112.48
Услуги, проценты, прочее 445.93
Особые виды деятельности
Печать, продажа, разное
531.51
2194.69
579.63
1500
4100
1000
500
968.49
1905.31
1000.00
3547.52
Общие, доходы
Всего наличности
127.00
51.00
1365.80
485. 72
2500
1134.20
75.00
181.40
181.40
375.00
700
700
3200
518.60
518.60
2825.00
Расходы
Зарплата
социальное страхование
аренда
75. 20
364.60
110.77
275.27
отчетный год
ПРИМЕР 14 (продолжение)
расходы
май
бытовые услуги,
уборка мусора
75.20
телефон
364.60
почтовые расходы
110. 77
канцтовары,
типографские услуги
275. 27
расходные материалы
112.48
офисное оборудование
445.93
аудит
командировки
666. 40
взносы
127. 00
подписка
51.00
страхование от
несчастных случаев
коллективное
страхование сотрудников
113. 93
пенсии
75. 00
обучение и конференции
564.45
привлечение новых членов 4396.37
печатный орган палаты
129.15
заседания
45.06
разное
обшая сумма расходов $18301.28
-
-
-
заключительный
баланс наличности
текущий счет
$8619.45
счет по зарплате
500.00
мелкая наличность
75.00
депозитные сертификаты 45000.00
баланс наличности,
$54194.45
31 мая 19_
отчетный год
бюджет
бюджетный
баланс
560. 82
1842. 67
1871. 31
1300
4400
5000
739. 18
557. 33
3128. 69
2289. 31
531. 51
2194. 69
1652. 48
1365. 80
485. 72
5000
1500
4100
1000
5200
2500
800
710. 69
968. 49
1905. 31
1000. 00
3547. 52
1134. 20
304. 28
181. 40
700
518. 60
-
1871. 83
375. 00
1748. 67
4644. 57
891. 70
449. 76
121. 80
$81077. 21
$8619.45
500.00
75.00
45000. 00
$54194.45
4600
2728. 17
3200
2825. 00
3900
2151. 33
7100
2455. 43
1500
608. 30
700
250. 24
1000
878. 20
$191767 $110689. 79
счета к оплате
31 мая 19_
1936.34
ПРИМЕР 15
Ежемесячный прогноз притока наличности, подобный приводимому внизу,
позволяет Палате "регулировать" свое финансовое положение, например, сокращая расходы, когда ожидается уменьшение приток
денег.
Апрельский ПРОГНОЗ ДОХОДА за 9 месяцев,
с 1 апреля по 31 декабря 19
Ежемесячный прогноз реальных поступлений
от взносов
состояние на 1 апр. апр. май июнь июль август сент. окт. ноя. дек. предъявлено счетов получено разница
сент.,окт.,ноя.
посгупл. 3 года назад
янв. прошл. под
апрель
июнь,камп. привл.чл.
июль
окт.
янв.текущ.год
новые члены
всего взносов
Другие источники
услуги,проценты, др.
спец.виды деят.
продажа,публикации,прочее
Всего из др.ист.
ИТОГО всего дохода
Апрельский ПРОГНОЗ ПРИТОКА НАЛИЧНОСТИ за 9 месяцев,
с 1 апреля по 31 декабря 19
А
В
Приток.
Всего Всего
бюджет за 3 мес.
за 9 мес. за 12 мес.
19 г. янв.-март апрель май июнь июль авг. сент. окт. ноя. дек. апр.-дек. А+В
начальный баланс
наличности
доход
членск. взносы
другие ист.
общий доход
деньги в обороте
Расходы
зарплата
другие бюдж. расходы
Всего расходов
Конечный баланс
наличности
П РИ М ЕР IS (продолжений
Апрельский ПРОГНОЗ РАСХОДОВ за 9 месяцев,
с 1 апреля по 31 декабря 19
Всего Всего
За первые
Прогноз
за 9 мес. за 12 мес.
бюджет 3 мес.
19 г. янв.-март апрель май июнь июль авг. сент. окт. ноя. дек. апр.-дек.
Зарплата
Социальное страхование
Аренда
Коммунальные услуги,
уборка мусора
Телефон
Почтовые расходы
Канцтовары,
типографские услуги
Расходные материалы
Офисное оборудование
Аудит
Командировки
Взносы
Подписки
Страхование от
несчастных случаев
Коллективное
страхование сотрудников
Пенсии
Обучение и конференции
Привлечение новых членов
Периодическое
издание палаты
Заседания
Разное
ИТОГО РАСХОДОВ
Приток наличных денег
Для эффективного финансового
управления палатой необходимы
краткосрочные прогнозы о притоке
денег, которые в своей самой
простейшей форме представляют
собой оценку ожидаемых доходов м
ожидаемых расходов на
определенный период, обычно на
один месяц. К счастью, при
наличии широкой возможности
использования мощных компьютеров
при умеренных ценах на них такие
прогнозы доступны даже для
относительно небольших палат.
По мере уменьшения нормы
прибыли и расширения возможностей
для вложения капитала приток
денег становится важным моментом
в деятельности палат. Для
периода, когда доходы ожидаются
ниже среднего, Палаты могут
отложить или временно свернуть
расходы. На период, когда
ожидается, что доходы будут
опережать расходы, палата может
спланировать помещение средств в
краткосрочные инвестиции, которые
могут служить источником
дополнительного дохода до тех
пор, пока деньги не потребуются.
(См. Пример 15: ежемесячный приток
денежной наличности. Образец
пустого бланка для отслеживания
притока денежной наличности
приведен в Примере 16).
ПРИМЕР 16
Эту форму можно использовать для сравнения реальных доходов и расходов
за предыдущий месяц и соответственно за тот же период предыдущего года
ТОРГОВАЯ ПАЛАТА
год
расходы
год год. бюджет
месяц
месяц
на текущую дату
текущ. год прошл. год текущ. год прошл.
зарплата
федер. налоги и
налоги штата
аренда
директора
офис
заседания
взносы и др.
продолжение образования
командировки
страхование
разное
приход-расход
промышл. развитие
связи с обществ,
туризм
ИТОГО
Чистые расходы
за вычетом
прихода-расхода
доход
примечания
прошл. год
взносы
прочее
компенсации
общий доход
минус расходы
месяц
текущ. год прошл. год
на текущую дату
текущ. год
чистый доход
баланс с начала года
МЕТОДИКА КОНТРОЛЯ
Баланс наличности или нарастающий
баланс
Согласно общепринятым
стандартам бухгалтерского учета
различают два типа бухгалтерского
учета:
I
* баланс денежной наличности это, по существу, усложненный
вариант ведения чековых книг.
Деньги учитываются, когда
фактически приходят, а расходы когда деньги фактически
выплачиваются. При системе учета
денежной наличности годовой взнос
члена размером в $ 240
приходуется после того, как он
полностью получен палатой.
* Нарастающий баланс - расходы
и доходы записываются и
распределяются на тот период,
когда они имели место. При
использовании системы
нарастающего баланса взнос члена
палаты размером в $ 240
распределяется помесячно суммами
в $ 20 за каждый месяц платежа.
Поскольку при балансе
наличности дело происходит с
реальными деньгами, многие
руководители палат предпочитают
эту систему учета - ее легче
понять и с ней легче работать,
чем с системой нарастающего
баланса. Но Франк Фулко, Торговая
Палата Большого Уотербери,
считает, что руководители палат,
должны работать с упрощенным
вариантом нарастающего баланса.
"Работа с наличностью дает
возможность манипулировать с
цифрами, тогда как нарастающий
баланс дает полную финансовую
картину положения дел палаты,
говорит он. Для использования
этой системы есть и другие
причины. Аудиторы не могут
полностью утвердить все ваши
данные по наличности, компьютеры
значительно облегчают работу с
системой нарастающего баланса, а
ваши наиболее образованные члены
наверняка используют эту систему.
Аудит
Управление деньгами - это
сложная и ответственная
обязанность администраторов даже
самых маленьких палат - именно
поэтому необходимо, чтобы минимум
раз в год проводилась
компетентная проверка всех
бухгалтерских документов
независимыми аудиторами со
стороны.
Руководитель палаты, который
этого не делает, обрекает себя на
серьезную критику как со стороны
своих членов, так и других
организаций.
Компьютеры
Раньше компьютеры считались
роскошью, а теперь являются для
работы палаты предметом первой
необходимости. Билл Литтл
говорит: "Сегодня можно работать
с компьютерами и программным
обеспечением, которые стоят всего
$ 2 ООО, хотя всего лишь
несколько лет назад они обошлись
бы вам не менее $100000. Если у
вас их нет, к вам не относятся
должным уважением. В конце
концов, ваши члены ежедневно
пользуются ими у себя в
компаниях, и того же самого они
ждут от палаты."
Кэрол Биз, Торговая Палата
Баррингтон, вторит Биллу,
подчеркивая, что "компьютеры
могут предоставить удивительно
разнообразный выбор при ведении
финансовых дел. Более того, мы
должны умело пользоваться
техникой в сфере управления
финансами, в противном случае
наши члены нас не будут уважать"
ЧАСТЬ II: ПРИВЛЕЧЕНИЕ И УДЕРЖАНИЕ ЧЛЕНОВ
ЧАСТЬ II: ПРИВЛЕЧЕНИЕ И УДЕРЖАНИЕ ЧЛЕНОВ
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФУНКЦИИ ПАЛАТЫ:
СНАЧАЛА ОБЪЯСНИ, ЗАТЕМ ПРОДАЙ
Первый и, возможно, самый
основной шаг в привлечении и ^
удержании членов предпринимается
задолго до того как вы начинаете,
планировать первые встречи с.
тттрцциальнымы илрыямм' К
•Сожалению, этого шага многие
палаты не предпринимают.
Этот шаг предполагает четкое
определений тпгп. ЧРМ занимается
ваша палата^ Это решающий шаг. (
Монти Холл, пожалуй, является
единственным человеком в Америке,
который может убедить людей чтолибо купить, не объясняя им, что
именно они покупают! А продать
палату - это не то что просто
сказать: Давай заключим сделку!).
"Я думаю, что сформулировать
четкое определение того, что,
представляет собой палата, самое
важное для привлечения и
удержания членов. - ГОВОРИТ Пол
Эллсворт, Палата Браунвуда. потому что никто не станет ничего
покупать, пока не узнает, что ,
именно он покупает.,"
ФОРМУЛИРОВКА ЦЕЛИ - ЭТО ГЛАВНОЕ
Основное в определении палаты
- это формулировка ее цели. Все
программы, виды деятельности,
производство продукции и услуг
должны надежно основываться
именно на стремлении к
осуществлении этой цели.
(В Примере 17 излагается
несколько формулировок цели).
"Мы рассматриваем формулировку
цели как руководство к действию говорит Пол Эллсворт. - Это маяк,
на который ориентируются и члены
палаты, и ее персонал при
выработке нашей политики и при
планировании деятельности. Это не
означает, что цель не может
измениться - просто формулировка
должна быть такой, чтобы она была
непосредственно связана с тем,
что мы делаем."
ПРОДАЖА НЕОСЯЗАЕМОГО
Одной из наиболее болезненных
проблем для любого руководителя
является то, что многие самые
ценные достоинства палаты
физически неосязаемы. Торговец
автомобилями может похвастать
количеством лошадиных сил у своих
автомобилей. Страховой агент
может перечислить виды страховки.
Но как вы будете продавать
бдительность, контакты, деловые^
возможности, и другой ППТРНЦИЯЛ.
палатц? "Я считаю, что когда
компания делает свой взнос в
палату, это значит, что она
— " сотрудникам за тот
что они выполняют те действия.
которые сама компания не хочет
ИЛИ HP R гпгтпднми выполнять говорит Нэнси X. Питман, вицепрезидент отдела организационного
развития Торговой Палаты округа
Саванна, Калифорния. - Компания
покупает участие в решении
основных ВОПРОСОВ, связанных с
тем, как мы собираемся жить и
работать в нашем регионе, как мы
пудем улучшать К Я Ч Р Г Т Я П УМЧНМ^
как будем участвовать R
мероприятияхт связанных г,
транспортом и образованием."
Уильям Браунинг, ДКС, бывший
президент Грейтер Вилкс-Барр
Партнершип Инк., Пенсильвания,
использовал рабочую программу
Вилкс-Барр для того, чтобы
сделать неосязаемое более
осязаемым, например, через
попытку решить проблему
избавления от твердых отходов.
"Это важное дело, - говорит он, им интересуются все, но
занимаются вплотную лишь
немногие. Мы говорим нашим
членам, что мы занимаемся этим и
другими вопросами посредством
программы, где четко расписаны
все суммы, выделяемые из бюджета
на нашу деятельность."
ПРИМЕР 17
Иллюстрации формулировок цели
различных палат
ЧТО ТАКОЕ ЦЕЛЬ ПАЛАТЫ
Торговая Палата
- это такое
объединение в пределах
графства, которое объединяет,
направляет, поддерживает и
защищает интересы тех, кто
занят в бизнесе,
промышленности, сельском
хозяйстве, туризме, и
посредством проявления частной
инициативы создает высокое
качество жизни для всех
'граждан региона.
Целью Палаты является
следующее:
Представлять интересы
бизнеса, специалистовпрофессионалов, хозяйственных,
производителей и всего
населения региона, чтобы
способствовать его
экономическому и гражданскому
благополучию.
Сохранять и развивать
систему свободного
предпринимательства.
Участвовать в жизни округа,
содействуя развитию полезных
для него программ. Мы поощряем
участие наших членов в этих
программах.
Дик Армстронг, Торговая Палата
Бельвью, расценивает
неосязаемость как возможность
испытать свои силы. "От персонала
зависит, сможет ли он превратить
нечто неосязаемое во что-то
вполне конкретное. Например, на
протяжении годы мы проводим и
^ оплачиваем 36 совещаний самых
S различных типов. Это значит, что
У у наших членов 36 раз появляется.
S возможность вступить в контакт с
С-, потенциальными заказчиками и
("клиентами. Где еще за такую"
/\ низкую цену как вступительный
взнос, можно установить такие
разнообразные деловые контакты?
i "Даже невольшое объявлений
^ газете ооошлось бы гораздо
дороже^.
t
ПРОДАХА ОСЯЗАЕМЫХ АКТИВОВ
Содействовать органам
власти всех уровней путем
открытого обмена идеями и
информацией.
Может быть, не так хлопотно,
но не менее важно сообщать
нынешним и потенциальным членам о
том, какие вполне осязаемые
Создавать рабочие места
путем промышленного и
экономического развития,
искать новые деловые и
производственные возможности.
предоставить палата. "Несколько
л5Г"назад я бы сказал, что
основная причина, по которой
вступают в палату, - желание
помочь району лучше жить и более
успешно заниматься бизнесом, -
Вот общая формулировка цели
Палаты:
ТГТАР^И
УГЛУГМ
МПУРТ
"Содействовать улучшению
общего, делового климата для
говорит Марион Айверс, - но
сегодня люди, повидимому, интересуются более
конкретными вещами, такими как
повышение квалификации, получение
"информации!.
Нэнси Питман полагает, что явные
преимущества, предлагаемые
Торговой Палатой Саванны,
особенно привлекательны для
малого бизнеса. "Более мелкие
наши члены особенно интересуются
такими видами деятельности, как
например наша программа "Бизнес в
нерабочее время", которую мы
организуем раз в квартал в виде
торговой выставки, или
деятельность наших окружных
советов.
Несколько иное отношение к
некоторым осязаемым преимуществам
палаты высказывает Пол Эллсворт,
который считает такие виды
деятельности как образовательные
программы чем-то вроде "побочных
льгот" для членов палаты. "Когда
компания вступает в нашу палат_у,
она платит за то, что приобретает
организацию, сосредоточенную на
выполнении своих задач. В нашем
случае это задача - преодолеть
препятствия на ПУТИ коммерции.
Вся наша ПРОДУКЦИЯ И У Г Л У Г М плод этой задачи._
ФОРМИРУЙТЕ КАМПАНИЮ ПО
ПРИВЛЕЧЕНИЮ ЧЛЕНОВ:
ЕСЛИ БАШМАК НЕ ХМЕТ, НОСИТЕ ЕГО
Любой руководитель палаты,
который в течение определенного
периода времени занимался
привлечением членов, знает по
меньшей мере три важные вещи:
* невозможно переусердствовать в
планировании кампании по
привлечению членов
* структура, тема, содержание и
цели этой кампании зависят от
размаха и воображения тех, кто ее
проводит
* явный успех такой кампании в
одних палатах и явный ее неуспех
в других палатах не имеет
никакого значения, когда вы
выбираете тип такой кампании для
своей палаты.
Но несмотря на такую
неопределенность, некоторые
закономерности кампании по
привлечению новых членов
справедливы для любой палаты. Из
опыта других можно извлечь ценные
уроки. В этом разделе, о
проведении кампании по
привлечению членов, и в
следующем, о том, как удержать
членов в палате, дается обзор
такого опыта (см. Примеры 18-30,
где приводятся типовые анкеты,
бланки, отчеты, письма и
документы по процедурам,
связанным с проведением таких
кампаний).
ГОТОВЬТЕ СЦЕНУ ДЛЯ УСПЕХА
Поиск
В привлечении новых членов поиск
- это не поиск золота, серебра
или других металлов, но скорее
поиск другого сорта золота компании, которая войдет в состав
палаты и в ней останется.
На первый взгляд, поиск - дело
нетрудное. Вы берете перечень
компаний вашего региона и
вычеркиваете все те, которые уже
являются вашими членами. Все
фирмы, которые остались в списке,
- ваши потенциальные члены.
Однако даже очевидно простая
задача выявления новых компаний
может оказаться не такой простой,
потому что деловая обстановка в
регионе может быть весьма
подвижной. Открывается,
закрывается и перемещается очень
большое количество компаний.
Управление делами малого бизнеса
США считает, что ежедневно в
стране начинают деятельность
более чем 1000 новых компаний. А
эта цифра еще не учитывает
изменений названий фирм, место их
расположения, смену владельца или
направления деятельности.
Хотя никто не может уследить за
всеми этими переменами, имеется
несколько надежных источников для
отыскания потенциальных членов:
* должностные лица и руководители
компаний, которые уже являются
вашими членами
* компании, оказывающие
коммунальные услуги
* местные газеты (через статьи
объявляющие о новых компаниях, о
смене персонала, через рекламные
объявления, помещаемые в этих
газетах)
* местные учреждения, выдающие
лицензии на бизнес
* справочник "Йеллоу Пейджиз" "Желтые страницы"
* членские справочники,
выпускаемые торговыми и
юридическими организациями,
* посещение торгово-промышленных
районов для обнаружения не-членов
торговой палаты.
Хорошо организованный поиск дает
вам больше, чем просто получение
адресов и телефонов. "Вы должны
знать, сколько потенциальных
членов вы реально можете
привлечь", - говорит Нэнси
Питман, Палата Саванны. Она
объясняет, что иметь
реалистический подход - это
значит иметь хорошее
представление о том, какой
процент существующих компаний уже
является вашими членами, какой
процент не являющихся членами
привлечь к членству невозможно
(независимо от того, насколько
привлекательна ваша палаты), и
какой процент не-членов не имеет
достаточных финансовых
возможностей, чтобы стать членами
(как бы они ни стремились стать
вашими членами). Нэнси отмечает
парадоксальность того факта, что
чем больше преуспевает плата в
привлечении большого количества
членом, тем меньше остается тот
резерв потенциальных членов, из
которого она сможет черпать в
будущем, даже если будет
проводить отлично организованные
кампании по их выявлению.
Пол Эллсворт, Торговая Палата
Браунсвуда, отмечает, что
членство в палате годится не для
всякого бизнеса. "Мы не можем
требовать от едва оперившихся
компаний, чтобы они делали
капиталовложения и были в
состоянии воспользоваться тем,
что им предлагает палата, говорит он. - Мы должны дать им
знать, что мы существуем, какие у
нас программы, какую мы можем
оказать помощь, но мы не можем,
разумеется - да мы этого и не
хотим - забирать пищу с их
стола".
Планирование кампании
Независимо от того, какая
стратегия привлечения членов
используется палатой,
планирование должно быть
тщательным и обширным.
Существенным аспектом
планирования является подробный
график планирования, в котором
должны быть перечислены все
задачи и все действия, связанные
с этой кампанией, до ее начала,
во время ее проведения и после ее
завершения, не упуская ни одной
подробности. Такие графики
приводятся в Примерах 18 и 22.
Помимо подробных графиков, для
проведения успешной кампании
необходимо и множество других
элементов тщательного
планирования. Среди них наиболее
важны следующие:
* отвести на планирование
достаточно времени - основные
действия должны начинаться, как
правило, за 3-5 месяцев до
фактического запуска кампании
(см. Пример 19);
* подготовить печатные материалы
(от таких простых как письмо на
одной странице, до многокрасочно
изданного полного годового
отчета, в котором описывается
палата и что она делает для своих
членов);
* сформулировать цель кампании
достаточно широко, чтобы привлечь
интерес, но и достаточно узко,
чтобы не снизить возможное
количество потенциальных членов;
* пригласить сильного
руководителя, работающего на
добровольных началах, который
сможет уделить достаточно времени
этой кампании и стимулировать
работать хорошо других;
* обеспечить четкую ориентацию,
сфокусировав внимание на том,
чтобы сообщать добровольным
помощникам о графиках взносов и о
преимуществах членства в палате;
* обеспечить кампании как можно
больше гласности;
* вести точные, аккуратные записи
всех событий, и хороших, и
плохих, которые имели место во
время проведения кампании. Такие
записи послужат неоценимым
материалом при проведении
последующих кампаний.
ПРИМЕР 18
ОБРАТНЫЙ СЧЕТ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ KAI
Это примерный перечень
действий, необходимых для запуска
кампании по набору членов.
Вы можете убрать или изменить
некоторые пункты, но обратите
внимание, что все они очень важны
для успеха кампании
Обратный счет по дням до начала
кампании
- 100 подберите руководителя
кампании и заручитесь его/ее
согласием.
- 95 подберите руководителей
бригад и заручитесь их согласием
- 90 Руководящий комитет (
включая руководителя,
руководителей бригад и двух-трех
руководителей предыдущих
кампаний) проводит свое первое
планирующее заседание, на
котором:
* формулирует цели,
устанавливает сроки
продолжительности и структуру
компании
* формулирует тему кампании
* назначает комитеты,
которые должны работать с такими
аспектами кампании как пресса,
радио, телевидение, рассылка
почты, идеи для заключительного
дня кампании, премии, результаты
кампании.
- 80 избирают комитеты (от
одного до трех членов) для
выполнения действий,
перечисленных в предыдущем
пункте, получают согласие
руководителей.
I ПО НАБОРУ ЧЛЕНОВ
- 75 Комитеты делают
предварительные планы и
устанавливают стоимость их
выполнения, затем сообщают их
направляющему комитету , который
готовит рекомендации для совета
директоров.
- 68 Совет одобряет эти
рекомендации, включая запросы на
финансирование
- 65 Специальные комитеты
начинают работать над планами:
* разработка плана
* подготовка рекламных
материалов
* привлечение людей для
установления контактов
* подготовка информации для
прессы
* подготовка к проведению
заседаний
* награды для участников
При необходимости могут
проводиться дополнительные
заседания.
Специальные комитеты
регулярно отчитываются перед
направляющим комитетом
- 60 набор сотрудников для
бригад. Получите их согласие.
Окажите им теплый прием.
(см. пример 20)
- 55 проведите опрос
потенциальных членов, чтобы
узнать их мнение по двум-трем
текущим проблемам региона.
- 35 используйте результаты
опросов, чтобы обновить картотеку
перспективных членов. На
персональных карточках членов
укажите, состояли ли они в палате
ранее, и если это так, укажите,
каков был размер их взносов. На
карточках тех членов, от которых
вы ожидаете увеличения
капиталовложений, покажите, каков
был их первоначальный взнос,
какой взнос они платят в
настоящее время, а также сведения
об их деятельности и интересах.
Укажите контактные лица,
(см. Пример 23.)
разъясняющее совещание и отбор
кандидатов по картотеке,
(см. Пример 25.)
Второе любезное письмо посылается
возможным кандидатам от имени
руководителя кампании, копии
рассылаются всем заинтересованным
лицам.
- 30 Специальные комитеты по
коммуникации (пресса, радио,
телевидение, встречи, почтовые
рассылки) выполняют планы как
можно быстрее, координируя время
проведения всех этих мероприятий.
- 4 Третье любезное письмо
рассылается от имени сотрудника,
по контактам, копии рассылаются
всем заинтересованным лицам.
- 21 подготовьте все печатные
материалы для кампании и имейте
их наготове.
Подготовьте наборы необходимых
документов для тех, кто будет
осуществлять контакты, а также
все плакаты и награды.
- 18 разошлите комплекты
материалов с информацией о
кампании и сопроводительное
письмо комитету по проведению
этой кампании, Совету Эректоров
и специальному комитету по
коммуникации.
- 12 Первые любезные письма
рассылаются потенциальным членам
от имени Президента Палаты. Копии
рассылаются всем участвующим в
кампании бригадам и Совету
Директоров.
(см. Пример 24.)
- 8 Для сотрудников,
осуществляющих функцию контактоЕi,
проведите специальное
- 3 Проводится полная
ориентация всех лиц,
задействованных в кампании, в
отношении заключительного дня
кампании.
Все подробности этого
мероприятия сообщаются
руководителю Кампании и бригад.
- 1 Проверьте еще раз все
детали с ключевыми фигурами:
Президентом, председателями
комитетов, руководителями бригад,
председателем комитета по
специальным эффектам ^в виду
продажа идей), персоналом
гостиниц, средствами массовой
информации, теми, кто отвечает за
развлекательную часть кампании,
служащими палаты. Всем
задействованным лицам напомните о
графике времени, встреч и
обязанностей.
Заключительный день
Доведите до предела интерес,
ожидания, мотивацию. Сердечно
поблагодарите всех тех, кто
принял участие в проведении
кампании.
ПРИМЕР 19
Освещение важнейших моментов деятельности членов палаты
ЧЕРНОВОЙ ПЛАН КАМПАНИИ ПО НАБОРУ НОВЫХ ЧЛЕНОВ ПАЛАТЫ
( 1 и 2 октября )
ДАТЫ
Понедельник и вторник, 1 и 2
октября
ТЕМА
РАЗВИТИЕ РЕГИОНА
ПОДРАЗУМЕВАЕТ НЕОБХОДИМОСТЬ
РАЗВИТИЯ ТОРГОВОЙ ПАЛАТЫ
Мы переживаем время,
предъявляющее к торговой палате и
к городу
особые
требования. Нам надо быть
готовыми к предстоящим
ускорениям, и уже сейчас стоять
на месте не годится. Настало
время для мудрого планирования и
решительного действия. Чтобы не
отстать от развития, какое
переживает регион, нам нужно
'ОБЕСПЕЧИТЬ РОСТ ТОРГОВОЙ ПАЛАТЫ
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Делая сообщение в этот
полдень, мы можем прибегнуть к
различным уловкам. Мы бы оценили
должным образом любые предложения
с вашей стороны, равно как и
фразы "не в бровь а в глаз",
которые пришлись бы кстати при
проведении кампании.
КОМАНДНЫЕ СОСТЯЗАНИЯ
Команда-победит ель.
Команда, которая к концу
проводимой кампании будет иметь у
себя в активе наибольшее
количество очков, будет
приглашена к Президенту Джону
Смиту на званый обед.
ИНДИВИДУАЛЬНА ПРИЗЫ
ВЫСОКИЕ ПОКАЗАТЕЛИ В ХОДЕ
КАМПАНИИ
СОВЕЩАНИЯ
До начала кампании надо
провести следующие три собрания:
- 6 сентября - собрание
генералов, с тем, чтобы выбрать
капитанов
- 12 сентября - собрание
генералов и майоров, с тем, чтобы
выбрать капитанов
- 13 сентября - собрание с
обедом для генералов, майоров,
капитанов и адъютантов. Для
выбора рабочих будут переданы
имена.
Первая премия.
Набравший в ходе состязания
наибольшее число очков будет
награжден следующими призами:
2 билета на игру команд
Университета и Стейт-колледжа
/игра в Колледж-центре 10 ноября/
10 галлонов бензина на дорогу
туда и обратно
двухдневный отдых с
оплаченным питанием в Блэк-отеле
Колледж-центра
термос вместимостью в 1
кварту
СПЕЦИАЛЬНЫЕ СОВЕЩАНИЯ
В течение предшествующей
старту кампании недели,то есть,
начиная с 24 сентября, генералы
часто проводят особые совещания в
своем кругу, что помогло бы им
организоваться и взбодриться
накануне предстоящей работы.
Кроме того, в этот период
желательно подписать контракты
хотя бы с несколькими новыми
членами - с тем, чтобы к полудню
в понедельник 1 октября об этом
можно было сделать вдохновляющее
сообщение.
Вторая премия.
Добившийся второго результата
получит кожаный портфель ручной
работы
Третья премия.
Занявший в состязании третье
место получит столик,
изготовленный мебельной фирмой
Ханзэкера.
СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРИЗЫ
Первые 25 участников,
привлекших 5 членов, оплативших и
150-долларовый вступительный
взнос, получат - на выбор -
сезонный абонемент на игры
футбольной команды "Рэмз" либо
абонемент на 10 домашних игр
бейсбольной команды "Блюз" в
будущем сезоне.
ДВА ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ЕЖЕДНЕВНЫХ
ПРИЗА
Ежедневно по двое добившихся
наивысшего результата на этот
день получают в награду либо
пятифунтовую коробку шоколадных
конфет "Санни Джимз", либо на
выбор одну бутылку любого
напитка, производимого ЮгоВосточной алкогольной компанией.
МЕТОДЫ КОМПЬЮТЕРНОГО ПОДСЧЕТА
ОЧКОВ
Как в индивидуальном, так и в
командном соревновании одно
приобретенное членство в
комплекте со взносом наличными
или чеком, будет оцениваться в 35
очков.
Плюс 1 очко за каждый доллар
сверх положенного минимума.
Итак:
Прием нового члена без
вступительного взноса наличными
или чеком
10 очков
Прием нового члена плюс взнос
размером в 160 долл.
45 очков
Прием нового членв плюс взнос
размером в 170 долл.
55 очков
Прием нового члена плюс взнос
размером в 185 долл.
70 очков
ПРИМЕР 20
Любезное письмо Президента
палаты ее члену, который
согласился принять участие в
кампании
ТОРГОВАЯ ПАЛАТА
дата
'Дорогой Джордж,
Я счастлив, что Вы
собираетесь принять участие в
нашей кампании по привлечению
новых членов, и я уверен, что
Ваша бригада будет работать
очень продуктивно.
Я жду Вас за своим столом
во время завтрака стартового
дня кампании, который
состоится 1 октября в главном
зале отеля "Джеймс" в 7-30
утра.
Я не могу переоценить
важность присутствия там Вашей
бригады. Мы не только начнем
действовать, чтобы осуществить
вашу цель - привлечь 300 новых
членов, мы также начнем
набирать очки для получения
премий за такую выдающуюся
работу.
Прилагаю также полную
таблицу очков и поощрений за
них, а такжже поощрений за
участие в завтраке.
Ожидаю увидеть Вас в 7-30
первого числа. Хелаю успеха.
искренне Ваш
комитета
Джек Смит,
Председатель
для проведения
кампании по набору членов
P. S. Разумеется, лучшими
кандидатурами являются наши
соседи, друзья, поставщики.
Если можно, постарайтесь
поработать с ними немного до
того, как кампания развернется
в полную силу.
Пример 21.
Пример организационной структуры для "бригады" или "команды"
добровольцев, занятых в кампании Палаты по привлечению членов.
КАМПАНИЯ ПО НАБОРУ НОВЫХ ЧЛЕНОВ
1 и 2 октября
1
Военная структура
организации
персонала
1 генерал
1 помощник
2 майора
4 капитана
20 сержантов
28 всего
'20 сержантов
28 всего
г
1
[
1
1
|
1
I
J
|
I
-1
1
генерал |
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
• 1
1
г1
1
1
1 помощник I
1 по кадрам
1
1
|
1
1
|
1
1
1
1
1
майор
1
1 1
"
1
1
|
1
1
майор
1
1
1
I,
I
1
I
1
1 1
1 1 1
1
1
I
1
1
1
1 1
1 1
1
1
| капитан | | капитан
|
| капитан |
|
капитан
1
1 1
1
1 1
1
|
1
1 I1
1 1 1
1
I
11
•
1
1
1
1 1
1 1
1
| сержанты | | сержанты1 1
| | сержанты |
|
| сержанты1 1
1
1 1
1
1
1
1
1 1
1 1
1
1
1
1 1
1
1 1
1
1 1
1
1 1
1
1
1
| 1
ПРИМЕР 22
ПАМЯТКА ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ КАМПАНИИ ПО ПРИВЛЕЧЕНИЮ
НОВЫХ ЧЛЕНОВ С ПОМОЩЬЮ ТЕЛЕФОННЫХ АГЕНТОВ
1. Обеспечьте наличие администратора.
2. Определите даты и рабочие смены.
3. Определите местонахождение группы телефонных аппаратов
4. Подготовьте списки телефонных агентов.
5. Отправьте по почте письма агентам с просьбой принять участие в
кампании.
6. Начните составлять график работы телефонных агентов.
7. Создайте картотеку кандидатов в новые члены.
8. Подготовьте материалы, которые будут использовать агенты, в том
числе:
- сопроводительное письмо агентам от администратора,
- бланк "Предлагаемые процедуры",
- справку о достижениях палаты,
- бланк отчета об интенсивности использования телефонов
„* образец соглашения о вступлении в члены,
- бланки заданий курьерам
- брошюры о членских взносах.
9. Обеспечьте наличие администратора для курьеров.
10. Подготовьте письмо от Председателя Совета кандидату в новые члены.
11. Разработайте и приготовьте брошюру о членских взносах, которую нужно
будет вложить в письмо.
12. Отправьте письмо и брошюру по почте (за 10 дней до начала кампании).
13. Напечатайте рабочую карточку для каждого перспективного кандидата в
новые члены.
14. Приготовьтесь к установке телефонов (за 7 дней до начала кампании).
15.- Принесите следующие материалы (за 7 дней До начала кампании):
- столы,
- стулья,
- телефонные справочники,
- блокноты,
- фломастеры,
- зажимы для бумаг,
- резиновые ленты,
- чистые рабочие карточки,
- достаточное количество материалов для телефонных агентов,
- коробки для материалов,
- кофейник, .
- кофе,
- сливки,
- сахар,
- ложки,
- фартуки,
- холодные напитки,
- пластмассовые стаканы,
- кофейные чашки.
16. Запаситесь следующими материалами для курьеров:
- формой для курьеров,
- письмом для курьеров от председателя,
- экземпляром "Предлагаемых процедур", используемых телефонными
агентами,
- бланком соглашения о вступлении в члены,
- листом с названием "Ответственность члена-акционера,
- брошюрой о членских взносах.
17. Набор, который будет вручаться курьером новому члену при заключении
соглашения о вступлении в члены, должен содержать следующее:
- бланк для нового члена-акционера,
- экземпляр городского журнала,
- экземпляр соглашения о вступлении в члены.
18. Запланируйте прием/встречу агентов и курьеров для ориентировки на
вечер накануне первого дня кампании.
19. Отправьте по почте уведомления агентам и курьерам о
приеме/ориентировке (за б дней до начала кампании).
20. Сделайте телефонные звонки для напоминания (в день приема).
21. По окончании кампании выполните следующее:
- уберите телефоны,
- обработайте данные о новых членах,
- найдите 5 добровольцев, которые поработали бы в качестве агентов для
завершения недоделанной работы,
-.проверьте, что курьеры посетили каждого, кто согласился вступить в
члены.
ПРИМЕР 23
Форма учетной карточки на перспективного кандидата в члены,
позволяющая отслеживать потенциальных кандидатов на членство в палате,
обеспечивать кредитом тех, кто вербует новых членов и вести учет того,
кто из тех, кто проводит набор, действует наиболее успешно, а также
какие приемы рекрутирования являются наиболее удачными.
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НА ПЕРСПЕКТИВНОГО ЧЛЕНА
ТОРГОВАЯ ПАЛАТА
Должность.
Телефон,
Очередной членский взнос
Имя
Компания
Адрес фирмы.
Минимальный взнос $150.
Примечания:
Участвовал.
Дата.
Внесено $.
Дата.
_ Будет пересмотрен :
Дата:
Исполнитель:
ПРИМЕР 24
Предварительное контактное письмо, информирующее потенциальных
кандидатов об общих целях Палаты и о кампании по набору новых членов
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ КОНТАКТНОЕ ПИСЬМО
напечатано на бланке фирмы, к которой принадлежит доброволец
Чтобы добиться успеха в спорте, нужны тренировки в составе
команды. В бизнесе существуют аналогичные правила. Нам нужно
держаться вместе.
Торговая палата обеспечивает
наличие команды, которая помогает развитию экономики нашего региона.
Торговая Палата достигла в этом направлении значительных
успехов. За последние 10 лет деятельность нашей Палаты помогла
создать свыше 15000 рабочих мест, способствовала расширению и
перемещению свыше 480 предприятий нашего региона.
Каждый из нас должен понимать, что такие успехи стали возможными
только благодаря капиталовложениям в программы нашей Палаты. Наши
успехи значительны, но можно только предполагать, насколько более
существенными они могут быть, если в нашей деятельности примут
активное участие деловые и профессиональные круги населения региона в
целом.
Я бы хотел лично пригласить Вас стать членом нашей Палаты. Через
несколько дней я позвоню Вам, чтобы договориться о встрече. Я
надеюсь, что на наше предложение стать активным вкладчиком вы
ответите согласием.
Искренне Ваш...
ПРИМЕР 25
Инструкции добровольным сотрудникам кампании по привлечению новых
членов подтверждают наставления, сделанные устно, они дополнительно
способствуют тому, чтобы добровольцы помнили, насколько важна их работа.
КАК ПРОДАТЬ ВАШУ ТОРГОВУЮ ПАЛАТУ
5. Используйте данные ГОДОВОГО
ОТЧЕТА. Прошлые успехи Эта памятка поможет вам в
доказательство того, что участие
проведении этой кампании.
в работе палаты дает хорошие
Пожалуйста, прочтите ее
дивиденды.
внимательно. Эта информация
сэкономит время и поможет вам
достичь результата.
Кто сделает все это, если не
Не пытайтесь завербовать
ваша палата?
нового члена, прежде чем вы сами
не будете хорошо осведомлены о
деятельности вашей палаты.
После этого можете задать
Хорошенько изучите ее. Поймите
вашему кандидату два вопроса:
сами для себя, почему
* Считаете ли вы, что в нашем
существование вашей Палаты
регионе должна существовать
является необходимым для жизни
торговая палата?
региона.
* Тогда почему же вы не
содействуете ее работе?
ИНСТРУКЦИИ
Разумеется мы нуждаемся в них,
а им необходима наша палата!
1 . Ваша первая задача СДЕЛАЙТЕ ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗВОНКИ В
ПЕРВЫЙ ДЕНЬ!
6. ПРЕДЛОЖИТЕ ЗАПОЛНИТЬ
ЗАЯВКУ, Заполните анкету для
вступления в члены палаты.
2. ОБЩАЙТЕСЬ С КАНДИДАТАМИ
Объясните, какова схема
ЛИЧНО. НЕ звоните им по телефону.
капиталовложений.
Подумайте, как найти к ним
Попросите кандидата подписать
подход. Убеждайте. Ваша палата
заявку и заполнить чек на полную
живет, растет, преуспевает.
сумму взноса.
Если можно, звоните парами.
Работа командой дает лучшие
Заявка, оставленная на
результаты.
рассмотрение, почти никогда не
подписывается.
3. Используйте эту инструкцию,
чтобы лучше познакомиться с
Если ваш кандидат попросит
деятельностью палаты и
отсрочку, чтобы обдумать ваше
преимуществами, которые она дает.
предложение, договоритесь о
Используйте аргументы, которые
точном времени, когда вы
здесь приводятся.
созвонитесь. В этом случае только
это может дать успешный
4. РАБОЧАЯ ПРОГРАММА - ваш
результат.
главный инструмент. Расскажите
вашему кандидату, чем занимается
7. ЗАПИШИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ВАШЕГО
палата. Подчеркните те моменты,
ИНТЕРВЬЮ НА ОБРАТНОЙ СТОРОНЕ
которые могут заинтересовать
"ОРИГИНАЛА" "ЗАЯВКИ - УЧЕТНОЙ
вашего кандидата.
КАРТОЧКИ ЧЛЕНА
<с
8. В то время как вы вербуете
членов, сделайте следующее:
* попросите их сформулировать
свои предложения по планируемой
Рабочей Программе, и прислать их
в Палату в любое удобное для них
время.
* пригласите их проявить
активность, присоединившись к
работе вашего комитета. Именно
такие вещи содействуют работе
Палаты.
* Вручите им эмблему членства
Ч. ПРОЯВЛЯЙТЕ ЭНТУЗИАЗМ...
произведите впечатление своей
искренностью. Если вы сделаете
все это, вы не можете проиграть!
ИНСТРУКЦИИ
Ежедневно, не позднее 16
часов, сообщайте о своих успехах
в офис палаты.
Связывайтесь с офисом, даже
если у вас нет новостей.
Это необходимо, чтобы мы могли
направить наше "Приветственное
письмо новому члену" и его
членскую карточку своевременно, а
также для того, чтобы мы могли
обеспечить всех сотрудников
ежедневной сводкой событий.
Помните: мы собраем деньги,
чтобы поддержать программу,
которая сделает наш регион более
богатым, более привлекательным и
более процветающим.
ЭТО ДЕЛО КАЖДОГО!
ПРИМЕР 26
Образец заявки на вступление в члены. Многие палаты включают запрос о
дополнительной информации, например, о том, в каких комитетах палаты
хотел бы работать новый член.
СОВЕТУ ДИРЕКТОРОВ ПАЛАТЫ
Настоящая заявка подается на сумму $
, составляющую годовой
членский взнос в
Торговую Палату начиная с
19
, который затем выплачивается ежегодно в том же размере. В случае
прекращения ежегодных выплат об этом необходимо сообщить заранее, за
30 дней до установленного срока в письменном виде.
Фирма
Адрес
-индекс
Телефон
No.
Должностное
лицо
почтовый
Классификация бизнеса
Должность
Представитель/ли члена в
палате
.
Должность.
Если это отделение, указать адрес основного
офиса
Спонсор
_Лодпись
Дата.
ВЫБОР НАИЛУЧШЕЙ СТРАТЕГИИ
Непрерывные усилия
Примеры:
Постоянные комитеты, в состав
которых входят руководители
компаний - члены палаты.
Оплачиваемые сотрудники,
ответственные за рекрутирование
новых членов, с полным или
неполным рабочим днем.
Преимущества:
Обеспечивает постоянный приток
членов на протяжении года.
Большинство сотрудников,
устанавливающих контакт с
потенциальными членами, сами
имеют хорошее представление о
деятельности палаты. Постоянно
напоминает деловым кругам региона
о существовании палаты.
Планируемые доходы и расходы
могут корректироваться в
соответствии с результатами.
Недостатки:
Среди добровольных сотрудников
трудно поддерживать постоянный
интерес и мотивацию. Им нужно
постоянно предлагать значительные
премии, комиссионные,
вознаграждения.
Комментарий:
Во всех палатах, независимо от их
величины, имеются постоянно
действующие членские комитеты (их
часто именуют "президентским
клубом", "посольским клубом" или
"дипломатическим клубом"). Приток
доходов и постоянное присутствие
деловых людей региона, которое
они обеспечивают, как правило,
стоят тех усилий, которые
затрачивает персонал, и тех
расходов, которые они требуют.
Например "президентский клуб"
Торговой Палаты Метро Ричмонд
соблюдает высокие стандарты для
вступления в члены. Претенденты
должны привлечь новых членов по
крайней мере на $1000, а для того
чтобы оставаться членом клуба,
ежегодно привлекать новых членов
не менее чем на $1000 взносов.
Пол Эллсворт сообщает, что
примерно 10 процентов взносов,
полученных членами клуба,
тратится на премии и поощрения.
Кампании по привлечению членов
Примеры:
Ежегодно проводятся
"тематические" кампании
протяженностью от двух до восьми
недель и "блиц"-кампании
протяженностью в неделю или
менее.
Преимущества:
Возможность привлечь внимание
жителей региона. Возможность
обеспечить достаточный приток
доходов при относительно
небольших капитальных затратах.
Недостатки:
Для успеха требуется серьезное
планирование, с большими
временными затратами. Добровольцы
часто незнакомы с программой и
деятельностью палаты. На
результаты кампании может оказать
влияние плохая погода, вялая
экономика или другие мероприятия,
проводимые в регионе параллельно
этой кампании. Неудачи в
получении планируемых доходов
могут нанести ущерб бюджету
палаты. Члены, привлеченные в
палату во время такой кампании,
позже неохотно возобновляют
членство.
Комментарий:
В отличие от ежегодной
традиционной стратегии проведения
подобных кампаний, все большее
количество палат предпочитают
краткосрочные кампании,
проводимые раз в два месяца, в
квартал или в полугодие. Билл
Браунинг говорит, что Палата
Вилкес-Барр предпочитает
ежеквартально проводить
двухдневные телефонные блицкампании, вместо ежегодных
длительных кампаний - частично
потому, что он успешнее
задействовал своих лучших
добровольцев и ему не пришлось
привлекать людей, дающих менее
эффективную отдачу.
ПРИМЕР 27
Ежедневный отчет кампании по набору членов помогает следить за
успехами добровольцев в получении подписей новых членов и дает самую
свежую информацию о том, как пролвигается кампания.
ЕЖЕДНЕВНЫЙ ОТЧЕТ ГЕНЕРАЛА
Дата.
N подразделения.
ГЕНЕРАЛЫ - Имена приводятся в порядке, установленном списком
ПОМОЩНИКИ - имена приводятся в том же порядке, в каком они даны в
бюллетене.
Очки
Очки
ГЕНЕРАЛ
МАЙОР
КАПИТАН
1
ГЕНЕРАЛ
МАЙОР
КАПИТАН
1
3
4
5
6
7
3
4
5
6
7
2
8
2
8
КАПИТАН
1
КАПИТАН
1
3
4
5
6
7
3
4
5
6
7
2
ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО
2
ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО
Общее количество очков за день
Общее количество членов, привлеченных за день.
ПРИМЕР 28
Ежедневный отчет о притоке наличности - разновидность ежедневного
отчета, в котором приводятся имена новых членов.
ЕЖЕДНЕВНЫЙ ОТЧЕТ 0 ПРИТОКЕ НАЛИЧНОСТИ
Помощник
Генепал
Подразделение N.
Имя нового
члена
Размер
взноса
Очки
сотрудников
Дата
Проверка
количества очков
1
2
3
4
. 5
б
7
8
9
10
11
12
13
14
ИТОГО $
Примеры подсчета очков сотрудников
Новая заявка без чека или оплаты наличными - 10 очков
Новая заявка плюс $ 150 наличными или чеком - 10 очков
Новая заявка плюс $200 наличными или чеком - 35 очков
Новая заявка плюс $300 наличными или чеком - 185 очков
ПРИМЕР 29
Образец благодарственного
письма председателя комитета
добровольцу, принявшему участие в
кампании по привлечению членов.
ТОРГОВАЯ ПАЛАТА
Дата
Уважаемый коллега,
Примите мои поздравления в
связи с хорошо выполненной
работой! Мы стремились выгодно
продать нашу Палату, и мы
достигли успеха - на 85% по
данным на прошлый вторник.
Мы надеемся, что Вы не
забудете о тех потенциальных
кандидатах, с которыми вы не
завершили дела на прошлой
неделе, и принесете от них
чеки.
Мы приближаемся к концу
нашей кампании, которая
обещает результаты выше
намеченных - и Ваша работа в
значительной степени этому
способствовала. Благодарю Вас.
Искренне Ваш
Председатель Комитета
ПРИМЕР 30
Письмо приветствия новому
члену.
ТОРГОВАЯ ПАЛАТА
Дата
Г. Амосу Джонсу,
Бакалея "Нейборхуд
Гросери"
Кэмден Авеню 701
Уважаемый г. Джонс:
С удовольствием
приветствую Вас в качестве
нашего нового члена. Став
членом нашей палаты, вы внесли
вклад в дело развития нашего
региона. Наша задача обеспечить вам дивиденды и
уверенность, что Ваши деньги
пойдут на развитие нашего
города на наше общее благо.
На нашей следующей встрече
в среду 24 октября, которая
состоится в главном банкетном
зале Отеля Америкэн, Вас
ожидает приятный сюрприз. Обед
бесплатный, пожалуйста,
подойдите за своим билетом к
столу, обозначенному: "Новые
Члены". Пожалуйста, пришлите
нам письменное подтверждение,
чтобы мы знали, сможете ли Вы
присутствовать.
К этому письму прилагается
список наших комитетов. Хотя в
этом году уже поздно вводить
Вас в состав какого-либо
комитета, мы просим Вас
отметить в порядке
предпочтительной очередности,
в каком из комитетов вы хотели
бы работать в следующем году.
Я хотел бы также обратить Ваше
внимание на список
предлагаемых услуг. Если Вы
хотите получить какие-нибудь
из них, пожалуйста, позвоните
Бену Брауну по телефону, и он
вставит Ваше имя в список тех,
кто ими пользуется.
ПРИМЕР 31
ПРИМЕР 31
Учетная карточка члена, аналогичная приведенной ниже, дает возможность
держать в поле зрения каждого члена.
ТОРГОВАЯ ПАЛАТА
Дата заявки 1982 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 1990
1991 1992 1993
на членство
особые
итого
1982
всего упл.
1985
всего упл.
I
l
2
3
4
Е
Е
1983
l
2
3
4
1
3
4
Е
1987
2
3
4
всего упл.
Е
1988
1
3
4
3
4
3
2
2
4
Е
всего упл.
1992
1
2
2
3
го
1
со
1991
Е
1
3
всего упл.
1
CSI
3
1
2
1
1990
всего упл.
1993
всего упл.
1
всего упл.
Е
2
Е
1984
3
4
1986
всего упл.
1989
всего упл.
2
всего упл.
всего упл.
имя
АДРЕС
СЛУХ. АДРЕС
ТЕЛЕФОН
РЕКОМЕНДОВАЛ: 1.
ИЗБРАНИЯ
УХОДА
ПЕРЕШЕЛ ИЗ
ПРИОСТАНОВЛЕНО.
ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
ДОМ.
Z
СЛУХ.
J\OM. ТЕЛЕФОН.
ЛАТА
-ДАТА
-ДАТА
.ЧЛЕНСТВО
ПРИМЕРЫ 32-40
Полный набор писем о возобновлении членства. Когда член подтверждает
свое дальнейшее участие, ему посылается письмо, приведенное в Примере
40. Когда член уведомляет палату, что он покидает ее, ему направляется
письмо, приводимое в Примере 38.
фирмы как Ваша мы сможем
продолжать активно добиваться
ПРИМЕР 32
дальнейших улучшений в жизни
нашего региона.
ПЕРВОЕ ПИСЬМО О ПОДТВЕРЖДЕНИИ
ЧЛЕНСТВА
(Посылается за 30 дней до
срока платежа
очередного взноса)
За последние 78 лет
Торговая Палата
выступала в качестве
организации, посредством
которой предприниматели,
специалисты различных
профессий и другие
заинтересованные граждане
объединялись, чтобы обеспечить
руководство в деле
экономического и социального
развитя нашего региона.
Коллективные усилия
членов Палаты, подобных вам,
привели к желанным улучшениям
в экономике нашего региона,
налоговой политике, развитии
транспорта, удовлетворения
спроса на товары широкого
потредления, авиации,
искусства, образования и
многих других областей жизни
региона. Немногие из этих
успешных результатов могли бы
быть достигнуты, если бы
отдельные граждане действовали
поодиночке.
Но мы не можем
успокаиваться на достигнутом,
потому что постоянно
появляются новые возможности
для улучшения экономического
климата региона и качества
жизни в нем. С участием такой
Я знаю, что Вы не только
сознаете важность нашей рабты,
но и необходимость продолжения
Вашего участия в ней, так же
как и Вашей финансовой
поддержки Палаты. Это даст нам
возможность двигаться вперед.
Пожалуйста, выполните Вашу
долю работы, безотлагательно
подтвердив прилагаемый
документ об уплате Вашего
членского взноса в Палату.
Ваш
Искренне
Председатель Правления
ПРИМЕР 33
ВТОРОЕ ПИСЬМО О ВОЗОБНОВЛЕНИИ
ЧЛЕНСТВА
(Посылается в день,
установленный
для уплаты членского взноса)
Широкая и эффективная
программа развития нашего
региона осуществима только
потому, что Ваша организация в
числе многих лругих
осуществляет регулярные
капиталовложения в нашу
Палату.
Поскольку "деятельность
Палаты должна быть
непрерывной, мы зависим и от
дохода от уплаты взносов. При
наличии постоянного притока
доходов мы располагаем большим
запасом времени, чтобы служить
своим членам и жителям нашего
региона.
Я уверен, что Вы это
понимаете, и подтвердите свое
членство присылкой чека,
оплачивающего сумму, указанную
в прилагаемом документе.
Почему бы не сделать это
сегодня?
Благодарю Вас за прявленный
интерес и сотрудничество.
Искренне Ваш
Президент
ПРИМЕР 34
СПУСТЯ ТРИДЦАТЬ ДНЕЙ ПОСЛЕ
СРОКА УПЛАТЫ ВЗНОСОВ
Эффективность работы
Палаты связана не
только с удовлетворением
интересов ее членов, но и с
финансовой поддержкой, которую
оказывают ей ее члены.
Я с сожалением узнал/а о
том, что Ваш взнос еще не
выплачен. Я надеюсь, что Вы
найдете время написать мне о
том, почему Вы не возобновили
св.ое членство. Это очень
важно, потому что я хочу
удостовериться, что наша
Палата осуществляет свою
деятельность и свои программы
в интересах наших членов.
Чтобы убедиться в этом, мне
нужно такое подтверждение от
Вас.
Более того, я надеюсь,
что Вы просто не видели нашего
уведомленя, и что вы
немедленно сделаете выплату
взноса на следующий год. С
Вашей помощью Палата сможет
успешно продолжить выполнять
свои обязательства в решении
проблем, стоящих перед нашим
регионом.
Искренне Ваш
Председатель
Правления
Уважаемый член нашей
Палаты:
Вы уже более чем на 60 дней
просрочили выплату вашего
членского взноса в нашу
Палату. Поскольку мы не
получали от Вас никаких
известий относительно Вашего
членства, мы полагаем, что Вы
подтвердите его немедленно.
В качестве члена коллектива
нашей Палаты Вы , очевидно,
стремитесь участвовать своим
вкладом в наших коллективных
усилиях. В конце концов, мы
все строим лучшее общество для
Вас, Вашей семьи и Вашего
бизнеса.
Мы, разумеется, хотим,
чтобы Вы сохранили хорошую
репутацию в качестве нашего
члена, поэтому не могли бы Вы
немедленно послать нам чек,
чтобы оплатить сужу,
указанную в уведомлении?
Одновременно, если у вас
есть какие-либо предложения
касательно программ Палаты,
или если Вы захотите обсудить
с Палатой любые аспекты ее
деятельности, включая Ваше
активное участие в работе
комитетов Палаты, пожалуйста,
звоните мне.
Искренне Ваш
Президент
ПРИМЕР 35
СПУСТЯ ШЕСТЬДЕСЯТ ДНЕЙ ПОСЛЕ
ОКОНЧАНИЯ
СРОКА УПЛАТЫ ВЗНОСА
ПРИМЕР 36
По общему мнению всех
руководителей Палат, это
уведомление о прекращении
членства должно твердо сообщать о
намерении палаты исключить
адресата из членов палаты, и это
решение должно исходить от
руководства палаты.
ДЕВЯНОСТО ДНЕЙ ПОСЛЕ ИСТЕЧЕНИЯ
СРОКА УПЛАТЫ ВЗНОСА
На вашем членском счете
Торговой
в
Палате числится задолженность
сроком уже более 90 дней.
Как Казначей Палаты я
должен в соответствии с
правилами нашего устава
представить Ваш счет для
ликвидации на Совет
Директоров, который состоится
Мне очень жаль
предпринимать такой шаг, и я
не буду это делать, если до
указанной даты мы получим от
Вас чек на сумму, указанную в
счете-уведомлении.
Если какие-либо особые
обстоятельства мешают Вам
заплатить сейчас эту сумму
полностью, пожалуйста,
свяжитесь с нами, чтобы мы
могли договориться о
постепенном погашении Вашей
задолженности, к нашему
взаимному удовлетворению.
Искренне Ваш
Вице- президент Дазначей
ПРИМЕР 37
УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ИСКЛЮЧЕНИИ
Поскольку неуплата по
Вашему счету превышает 90
дней, и мы не получили от Вас
чека, покрывающего Вашу
задолженность по уплате
членского взноса, я должен в
соответствии с правилами
нашего Устава сообщить Вам,
что Ваше членство в
Торговой Палате
прекращено. Это означает, что
коллективные усилия
бизнеса, действовавшего
через нашу Палату, будут иметь
меньшие результаты, поскольку
Вы не будете принимать участия
в наших делах.
Мы очень сожалеем о
необходимости принять такое
решение и хотим заверить Вас,
что если Вы в будущем захотите
возобновить свое членство, мы
будем это сердечно
приветствовать.
Искренне Ваш
Председатель Правления
ПРИМЕР 38
В ответе Палаты на намерение
члена выйти из ее состава
содержится стремление убедить
члена изменить свое мнение и
объяснить причину выхода.
ПИСЬМО, ПРЕДЛАГАЮЩЕЕ ОТСРОЧКУ
ВЫХОДА ИЗ ПАЛАТЫ
t
К сожалению, мы получили
Ваше письмо, выражающее
намерение прекратить членство
в нашей
_Торговой
Палате.
С поддержкой фирм, подобных
вашей, наша Палата добилась
желанных улучшений во многих
'областях, включая налоговую
политику, транспорт,
искусство, образование и
развитие экономики региона.
Немногие из этих успешных
результатов могли бы быть
достигнуты, если бы отдельные
граждане действовали
поодиночке.
. Если мы хотим продолжать
нашу программу по улучшению
условий для ведения бизнеса в
нашем регионе и решить
проблемы
, у нас
должна быть крепкая финансовая
база. Когда Совет директоров
принял рабочую программу этого
года и одобрил бюджет, Ваше
постоянное финансовое участие
рассматривалось как
необходимое для выполнения
этой программы. Поэтому я
полагаю, что Вы сохраните свое
членство на том же уровне. .
Если какие-либо особые
обстоятельства мешают Вам
заплатить сейчас эту сумму
полностью, пожалуйста,
свяжитесь с нами, чтобы мы
могли договориться о
постепенном погашении Вашей
задолженности, к нашему
взаимному удовлетворению.
ПРИМЕР 39
ПИСЬМО О ВОЗОБНОВЛЕНИИ
ЧЛЕНСТВА:
ДЛЯ НЕБОЛЬШИХ ФИРМ
Благодарим Вас за Ваш
последний взнос. Это отражает
Вашу постоянную поддержку
программ
Палаты, которая
является основным двигателем
развития нашего региона.
Вы знаете, что Успех
Палаты зависит от количества
времени, которое ей уделяют
члены, работая в ее комитетах,
а также от серьзной
финансовой поддержки, которую
обеспечивают наши члены.
Но количество времени
, отдаваемого палате, и
финансовая поддержка - это
только две из трех
составляющих, в которых
нуждается Палата для того,
чтобы успешно продолжать
программы, направленные на
развитие региона. Третья
составляющая - постоянный
приток идей и предложений,
исходящих от наших членов.
Мы надеемся, что Вы не
колеблясь поделитесь с нами
своими мыслями в связи с
любыми вопросами, которые
могут возникнуть в регионе,
как сейчас, так и в будущем.
Мы с удовольствием
прилагаем новые документы,
подтверждающие Ваше членство
на 19
год.
Искренне Ваш
Председатель
Правления
Искренне Ваш
ПРИМЕР 40
ПИСЬМО О ВОЗОБНОВЛЕНИИ
ЧЛЕНСТВА:
ДЛЯ КРУПНЫХ ФИРМ
благодарим Вас за Ваш
последний взнос. Это отражает
Вашу постоянную поддержку
программ
Палаты, которая
является основным двигателем
развития нашего региона.
Вы знаете, что Успех
Палаты зависит от количества
времени, которое ей уделяют
члены, работая в ее комитетах,
а также от серьзной
финансовой поддержки, которую
обеспечивают наши члены.
Но количество времени
, отдаваемого палате, и
финансовая поддержка - это
только две из трех
составляющих, в которых
нуждается Палата для того,
чтобы успешно продоллжать
программы, направленные на
развитие региона.
Третья составляющая постоянный приток идей и
предложений, исходящих от
наших членов.
Мы надеемся, что Вы или
любой из менеджеров Вашей
фирмы не колеблясь поделитесь
с нами своими мыслями в связи
с любыми вопросами, которые
могут возникнуть в регионе,
как сейчас, так и в будущем.
Я прилагаю список
представителей Вашей фирмы,
которым Вы ранее поручили
осуществлять членство в нашей
Палате. Пожалуйста, найдите
время, чтобы просмотреть этот
список, внесите изменения по
составу, которые Вы сочтете
необходимыми, и верните этот
список в Палату. После этого
мы пришл±м всем Вашим
представителям новые
документы, подтверждающие Ваше
членство на 19
год.
Искренне Ваш
Председатель
Правления
Существует еще два
распространенных варианта по
проведению таких кампаний по
привлечению новых членов "корпоративный вызов" и
"междугородний вызов". В первом
случае служащие и руководители
компаний - членов палаты образуют
"бригады", которые пытаются
привлечь во время кампании как
можно большее количество членских
взносов. Концепция
"междугороднего вызова" основана
на аналогичном принципе,за
исключением того, что члены одной
палаты противопоставляются членам
другой и стараются привлечь как
можно большее количество новых
членов, что измеряется в
долларах, количестве новых членов
или процентном увеличении их
количества за время кампании.
Телемаркетинг
Пример:
Добровольцы, штатные сотрудники
или организация, с которой
заключен контракт, продают
членство в палате по телефону.
Преимущества:
Наилучший способ заполучить как
можно большее количество новых
членов в относительно-короткий
промежуток времени.
Недостатки:
Возможные кандидаты могут
отрицательно реагировать на
"безличные" контакты.
и системой членских взносов
отнимает много времени. Члены,
привлеченные таким образом, часто
не возобновляют свое членство.
Комментарий:
Телемаркетинг является, наверное,
самым сомнительным способом
привлечения членов. Когда он
работает, палата может получить
существенный приток доходов при
относительно низких затратах, но
когдаГ он не срабатывает, это
может спровоцировать недовольство
по отношению к палате и дать
очень плохие результаты.
Некоторые палаты имеют дело с
профессиональными фирмами,
занимающимися телемаркетом - по
крайней мере, когда проводят свою
первую кампанию телемаркета. Но
даже при участии этих фирм
результаты не всегда бывают
удовлетворительными, особенно
там, где люди более привыкли
лично видеть своего клиента или
партнера.
Комментарий:
Привлечение добровольцев - и горе
и радость в жизни руководителей
многих палат. "Доброволец,
который незнаком с работой
палаты, будет привлекать членов
на неправильной основе, - говорит
Пол Эллсворт, Торговая Палата
Браунсвуда, - Некоторые из них
будут говорить, что членство в
палате хорошо скажется на их
бизнесе, а через год, когда член
палаты видит, что его бизнес не
стал лучше, он оставляет свое
членство. Другие добровольцы
обращаются к своим друзьям и
просят помочь "выиграть
соревнование по набору членов". И
опять-таки, его друг вступает в
члены палаты по неубедительной
причине,. поэтому на следующий год
он уже не захочет возобновлять
свое членство".
УКОМПЛЕКТОВАНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
Нэнси Питман, Торговая Палата
Саванны, соглашается, что
добровольцы "используют личные
рычаги для привлечения новых
членов, а потом процентов 50-60
из них не возобновляют свое
членство. Но с другой стороны, говорит она, - мы не можем
обойтись без участия этих
добровольцев, потому что даже эти
50-60 процентов членов, которые
вступают в палату только на один
год, дают палате существенный
доход. А в таком городе как наш,
ориентированном на традиции, люди
хотят, чтобы их приглашали
вступить в палату люди, равные им
по положению.
Добровольцы
Кто этим занимается:
Должностные лица и управляющие
компаний - членов палаты.
Преимущества:
Самый дешевый источник персонала
(в смысле прямых расходов
палаты). Многим перспективным
членам нравится, когда с ними
лично вступают в контакт люди их
уровня. Поощряет членов смотреть
на палату как на организацию,
движимую добровольными усилиями.
Недостатки:
Мотивация, особенно ее сохранение
у тех, кого привлекли на эту
работу по поручению начальства,
может быть очень слабой.
Знакомство с программами палаты,
услугами, которые она предлагает,
Персонал
Преимущества:
Уполномоченные сотрудники - члены
палаты имеют высокую мотивацию и
потому отличаются высокой
продуктивностью. Палата расходует
фонды (по выплате комиссионных)
только в том объеме, в каком
сотрудники выполняют свою задачу.
Сотрудники палаты прекрасно
знакомы с ее деятельностью.
Относительно немногие из новых
членов не возобновляют членство
на новый год.
Недостатки:
Некоторые потенциальные члены не
любят' "профессиональных"
вербовщиков. В некоторых местах
текучесть кадров довольно высока.
Новые сотрудники в течение
первого года получают довольно
низкие доходы. Кроме того, могут
возникнуть некоторые трения,
когда оказывается, что платные
сотрудники и добровольцы вербуют
одних и тех же перспективных
членов.
Комментарий:
Довольно многие опытные
руководители палат считают, что
сотрудники, работающие на
комиссию, могут привлечь больше
членов, и за ними будущее.
Преимущества "встроенной"
мотивации в сочетании с низким
количеством членов, отпадающих в
течение одного года - обычно
менее 10 процентов, очень
привлекательны, даже несмотря на
то, что размеры комиссионных
составляют 40 процентов от
вербовки новых членов и 20
процентов при продлении членства
на второй год. Более того
некоторые руководители считают,
что альтернативы работе на
комиссионных просто нет. "Омаха
достаточно велика, чтобы мы могли
пока обходиться добровольцами, говорит Мариан Айверс, - но в
наши дни становится все более
трудно рекрутировать
добровольцев, особенно в связи с
тем, что многие компании
уменьшают число работающих, чтобы
справиться с растущей
конкуренцией.
Консультанты, работающие по
контрактам
Кто привлекается:
Независимые консалтинговые фирмы
или отдельные лица, которые
работают по контракту, чтобы
обеспечить некоторые или даже все
услуги, связанные с
рекрутированием новых членов.
Преимущества:
Расходы палаты имеют четкие
границы и рассчитаны на
определенный период. Большая
часть консультантов обеспечивает
высококвалифицированные услуги и
опыт, приобретенный ими при
консультировании других
организаций.
Недостатки:
Перспективные члены не любят
"наемников". Многие консультанты
недостаточно знают о роли,
структуре и деятельности палаты.
Консультанты получают
значительную долю взносов,
которые платят члены в первый год
своего вступления в палату.
Комментарий:
В отличие от многих других
некоммерческих организаций,
большинство палат недостаточно
прибегают к услугам внешних
консультантов, чтобы привлечь
новых членов. И это несмотря на
то, что большинство палат, если
не все из тех, которые привлекают
консультантов, получает приток
новых членов.
УДЕРЖАНИЕ ЧЛЕНОВ:
ПРОЦЕСС НЕПРЕРЫВНОГО ЗАВОЕВЫВАНИЯ
ИХ ДОВЕРИЯ
Хотя некоторые палаты достигают в
рекрутировании новых членов
довольно значительных успехов
(см. Пример 31), большинство из
них ежегодно теряют от 10 до 15
процентов. Таким образом, многим
из нас на протяжении 5-10 лет
приходится по сути дела заново
рекрутировать 100 процентов своих
членов.
ПРИМЕР 41
Рецепт Ричмонда
Торговая Палата Метро
Ричмонд, Виргиния, под
руководством ее президента Пола
Эллсворта, ДКС, достигла
завидного рекорда в удержании ее
членов. В Ричмонде коэффициент
ежегодного отсеивания членов
составляет всего лишь 7
процентов. Только 3,5 процента
отсеивается по причинам, не
связанным с переменой
местоположения фирмы, слияния с
другой фирмой или ухода из
бизнеса.
В 1988 году Пол наметил
программу удержания членов,
которая ' значительно
способствовала успеху Палаты
Ричмонда в удержании членов:
Ориентация на новых членов.
" Мы используем эту
возможность, чтобы укрепить их в
желании быть членами палаты. говорит Пол. - Мы рассказываем им
о том, что может и чего не может
сделать палата, почему мы этим
занимаемся, и как им извлечь
максимальную пользу из их
членства в палате. Чтобы
обеспечить палате возможность
проводить такую политику
постоянно, представители палаты
регулярно приглашают ее членов на
ежемесячные собрания по
ориентации, до тех пор, пока они
действительно не приходят.
Информационное письмо через
полгода членства.
Когда истекает шесть месяцев с
момента вступления члена в
палату, ему вручается
информационное письмо, в котором
перечисляются все мероприятия,
которые были предложены палатой
за истекший период. Члена просят
обращаться в палату с любыми
вопросами или проблемами,
связанными с его членством.
Визит в течение первого года
членства.
В течение первого года
пребывания члена в палате ктонибудь из сотруднмковдобровольцев лично посещает
руководителя этой компании. "Этот
человек наносит визит, но не
просит денег, - объясняет Пол. Вместо этого он интересуется,
получает ли от палаты ее новый
член то, на что он/она
рассчитывал при вступлении. Если
у члена возникают какие-либо
проблемы, посетитель доводит это
до сведения палаты, и кто-нибудь
из персонала приходит вслед за
ним, чтобы разобраться и помочь.
Предупреждение о необходимости
платить взносы за месяц вперед
За месяц до истечения годового
срока уплаты членских взносов
каждый член получает
предварительное уведомление об
оплате. Пол отмечает, что платят
примерно 60%.
Повторное напоминание
Для тех, кто не платит взносы
за следующий год заранее,
посылается счет, к которому
прикладывается зеленая карточка.
В ней выражается благодарность
члену за поддержку в прошлом и
просьба внести членский взнос за
следующий год.
Контакты в период
возобновления членства.
Пол отмечает, что вся работа
по оформлению членских взносов
проводится специальным отделом
Палаты по членству, а не
бухгалтерией. "Это потому, что мы
рассматриваем уплату каждого
членского взноса как новый акт
членства.- объясняет ,он.- Это не
плата за услуги, потому что
каждый новый год член заново
решает, оставаться ему членом
палаты или нет". Поскольку этот
отдел рассылает все эти
уведомления и счета и получает
деньги за членство, этот же отдел
может легко проследить, кто из
членов не возобновил свое
участие. "Прежде чем послать
такому члену наше уведомление о
том, что он выведен из состава
палаты, с ним встречается наш
вице-президент, один из
добровольцев-руководителей или
оба сразу."
Напоминание о просрочке.
Через 30, 60 и 90 дней после
даты возобновления членства
члены, не подтвердившие своего
членства уплатой взноса, получают
счет, сопровождаемый карточкой
голубого, золотистого и наконец,
красного цвета, причем содержание
карточки раз от раза становится
все более суровым. Карточка,
посылаемая через 90 дней,
уведомляет члена, что Совет
директоров прекращает его
членство, если он не предоставит
достаточно веские причины в свое
оправдание. "Мы строго
придерживаемся нашей политики
исключать членов за неуплату
взносов, - говорит Пол, - даже
если это наши крупнейшие члены.
Нам понадобилось два года, чтобы
приучить наших членов к такой
системе, и теперь они уважают
ее."
Это более чем достаточно
серьезная причина, чтобы тратить
силы на сохранение членов. Прежде
всего, количество затрат на
удержание уже имеющегося члена
палаты гораздо ниже, чем затраты
на привлечение новых членов.
Иногда мы в нашем увлечении самой
кампанией по привлечению новых
членов просто упускаем из вида
это соображение. Этот раздел
предназначен для того, чтобы
помочь вам сделать так, чтобы
вопрос о сохранении членов был
для вас первоочередным.
(В примерах 32-40 приводятся
образцы писем, которые вы можете
рассылать своим членам, чтобы
сохранить их в составе палаты).
Привлекайте их как можно раньше и
не отпускайте
Для палат, которые знают, как
удерживать своих членов, эта
кампания начинается сразу же, не
успеют еще чернила высохнуть на
их заявлении о принятии в состав
палаты. Регулярные встречи по
ориентации, спланированные на
удобное для всех время, дают
палате возможность закрепить ту
информацию, которая была дана
новым членам сотрудником палаты,
продавшим им членство.
Некоторые палаты предпринимают
еще и дополнительные меры, они
проводят индивидуальные встречи с
новыми членами. "Один из членов
нашей группы добровольцев,
которую мы называем "дипломаты",
связывается с новыми членами в
течение первого месяца их
членства, - рассказывает Терри
Коул, Торговая Палата Альбукерка,
- он спрашивает, есть ли у нового
члена вопросы и приглашает его на
следующую встречу по ориентации."
Терри рассказывает, что в течение
первого полугодия продолжаются
личные контакты, когда "дипломат"
задает члену вопросы о его
проблемах и о его участии в
деятельности палаты. Через 10
месяцев ему наносит визит
сотрудник из числа персонала,
чьей обязанностью является
сохранение членства в палате, а
через 11 месяцев члена навещает
тот сотрудник, который и привлек
его к участию в работе палаты.
Для чего нужны такие затраты
времени руководителей и
персонала? "Примерно 50 процентов
тех, кто отказывается от членства
в палате, - говорит Терри,- это
те, кто пробыл в составе палаты
только один год. И мы знаем, что
если нам удастся задержать его в
составе палаты на второй год,
весьма велика возможность, что он
останется с нами навсегда."
Удерживайте их - но и дайте им
возможность уходить
I
Это может на первый взгляд
показаться бессмысленным, но тем
не менее это именно так: палаты,
которые проводят строгую политику
исключения членов за неуплату
членских взносов, часто имеют
самый высокий коэффициент
сохранения членов. И
действительно, это вполне
разумно. "Если не руководить
палатой как бизнесом, - говорит
Нэнси Питман, Торговая Палата
Саванны, - она очень скоро
прекратит свое существование".
Это означает, помимо всего
прочего* что за неуплату взносов
нужно немедленно исключать.
"Приход доходов от взносов у нас
сильно возрос, когда мы стали
проводить строгую политику уплаты
взносов,- говорит Билл Браунинг,
бывший сотрудник Торговой Палаты
Вилке-Барр. - Посылайте
уведомления, что вы не
собираетесь оказывать услуги
бесплатно. Большинство членов
поймет ваше предупреждение, и
большинство из них платит".
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Мало кто из руководителей палат
испытывает любовь к построению,
управлению финансовой системой и
контролю за ней. Наверно, если вы
такой, как большинство
руководителей палат, то
управление финансами совсем не
вызывает у вас энтузиазма и
занимает почти самое последнее
место в списке тех дел, которыми
нам нравится заниматься.
"Конечно, - думаете вы, - если бы
мне нравилось корпеть над цифрами
и ходить в нарукавниках, я бы
пошел в бухгалтеры." Печальной
стороной такого отношения
является тот факт, что финансовая
сторона не получает того
внимания, которого она требует.
Как ни жаль, но такое невнимание
может превратить финансовое
управление в самую неприятную
часть вашей работы, отнимающую
уйму времени. Билл Литтл, Палата
Батонружа, попадает в точку,
когда говорит, что эти процедуры
могут показаться трудными и
отнимающими много времени только
в начале, первые раза два. "Но
после того, как вы их введете,
люди поймут, что вы делаете, и
будут вас поддерживать". Билл
знает, о чем говорит. "Финансовая
отчетность - это основа
управления, - говорит он, - и это
именно та область управления
палатой, которая для меня
является основной".
Думайте так же и вы не ошибетесь!
Формулировка цели Торговой Палаты США
"Содействовать прогрессу человечества
через экономическую, политическую и социальные системы,
опирающиеся на индивидуальную свободу, предприимчивость,
инициативу, возможности и чувство ответственности"