Выгоды и возможности применения проектного управления в

Выгоды и возможности применения
проектного управления в органах
государственной власти
Павел Шестопалов, к.т.н., PMP (PMI), IPMA Level D
Руководитель дирекции по проектному управлению
История одного проекта
Здание Сиднейской оперы
•
•
•
•
Здание – памятник ЮНЕСКО
Открыто в 1973 году с участием королевы Елизаветы
В 2003 присуждена Притцкеровская премия
Символ Австралии
•1959 – начало проекта
•1962 – бюджет превышен в 2 раза
•1966 – Отставка датского
архитектора Йорна Утсона
•1967 – новый архитектор проекта
•1973 – окончание проекта
ИТОГО:
Бюджет превышен в 10 раз
Сроки проекта – 14 лет
Основные причины проблем реализации
инвестиционных проектов
«Изучив 157 финансируемых Всемирным Банком проектов, попавших в затруднительное
положение, мы пришли к выводу, что наиболее распространенные причины проблем
связаны с управлением проектами…
…Ключевая проблема с крупными инфраструктурными проектами заключается в нечетком
определении ролей Заказчика, менеджера проекта и подрядчика и отсутствии
разграничения ответственности…»
Из доклада А. Голана, директора Института экономического развития
Всемирного банка
Основные управленческие ошибки реализации крупных проектов:
 Нечеткое формулирование целей, результатов и границ проекта
 Недостаточно проработанные стратегия и план реализации проекта
 Неадекватная организационная структура управления проекта
 Дисбаланс интересов участников проекта
 Неэффективные коммуникации внутри проекта и с внешними организациями
Выгоды системного управления
проектами
Размер
проекта
Возможный рост
Оптимальные затраты
затрат проекта без на управление
системного
управления
Мелкие
18%
5%
Средние
38%
20%
Крупные
63%
33%
Очень
крупные
92%
37%
Данные русского отделения INCOSE
В чем выгоды проектного управления?
Снижение
управленческих
издержек
Исключение
(минимизация)
переделок
Минимизация
влияния
рисков
Экономия
ресурсов
Договоримся о терминах.
Проект – это?
«Проект» от «Projectus» (лат.) – “заброшенный вперед”.
Операции
Проект
Высокая степень определенности
и повторяемости
Новизна
Неопределенность
Риски
Программа
•
•
•
•
направлен на достижение конкретных целей;
предполагает координированное выполнение взаимосвязанных действий;
имеет ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
в определенной степени неповторим и уникален.
Проект, программа, портфель
проектов
Проект – уникальное мероприятие, предполагающее
координированное
выполнение
взаимосвязанных
действий, для достижения определенных целей
в
условиях временных и ресурсных ограничений.
Программа – группа взаимосвязанных проектов и
различных мероприятий, объединенных общей целью и
условиями их выполнения.
Портфель проектов – набор проектов, программ и
другой связанной деятельности, объединенные
удобства и повышения эффективности управления.
для
Роль и место проектного управления в
реализации государственных программ
Специфика существующей НРБ РФ
Цели государственной политики
Федеральный закон
"О стратегическом
планировании в Российской
Федерации» (172-ФЗ)
Стратегия
Методические указания по
разработке и реализации
государственных программ
Российской Федерации
Минэкономразвития России
Государственные программы
ФЦП, Подпрограммы,
Мероприятия
Отсутствует связующий элемент
Федеральный закон
о контрактной системе
в сфере закупок товаров,
работ, услуг для обеспечения
государственных и
муниципальных нужд (44-ФЗ)
ПРОЕКТЫ
Контракты
Работы, товары, услуги
ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЛИ МИНИМИЗАЦИЯ
ПЕРЕДЕЛОК
(подходы и инструменты)
Процессы планирования
Дорожная
карта
Календарный
план проекта
Последовательность работ
Планирование
целей и границ
Определение
состава работ
Разработка
структуры
проекта
Оценка
продолжительн
ости работ
Определение
потребности
в ресурсах
Бюджет проекта
Разработка
календарного
плана
Разработка
бюджета
Оценка затрат
Сводный план
проекта
Планирование
реагирования
на риски
Матрица
ответственности
План привлечения
персонала
План поставок
План
реагирования на
риски
План
коммуникаций
ЧТО ПЛАНИРУЕМ?
ЦЕЛИ И
СОДЕРЖАНИЕ
ЗАТРАТЫ
СРОКИ
Паспорт проекта. Цели и границы проекта
Ограничения проекта
Миссия и
стратегические
цели проекта
Цели проекта
Результаты и критерии успеха
Продукт проекта
Этапы и работы проекта
Предположения
Ограничения проекта
Ограничения
•по срокам
•финансам
•ресурсам
Ограничения проекта
Риски
Уровень
организации
Уровень проекта
Требования
•к качеству
•организационные
•технологические
План проекта по вехам
Дорожная карта
Грамотно выделенный комплекс вех составляет серию естественных
контрольных точек проекта. Достижение вехи подразумевает
переход проекта из одного состояния в другое
Цель
проекта
Веха 2
Срок
завершения
проекта
Веха1
Время
Жизненный цикл проекта
Жизненный цикл проекта – набор фаз проекта, название и число
которых определяется исходя из технологии производства работ и
потребностей контроля со стороны организации или организаций,
вовлеченных в проект.
Фаза проекта – набор логически взаимосвязанных работ проекта, в
процессе завершения которых достигается один из основных результатов
проекта.
Запуск
Концепция
Веха
Разработка
Веха
Реализация
Веха
Завершение
Закрытие
Календарный план проекта
СНИЖЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ
ИЗДЕРЖЕК
(подходы и инструменты)
Организационно – ролевая структура проекта
Представляет интересы заказчика,
обеспечивает ресурсы для проекта
Project Stakeholders –
физические лица и
организации, которые
непосредственно
вовлечены в проект
или чьи интересы могут
быть затронуты при
осуществлении проекта.
Куратор
проекта
Руководитель
проекта
Лицо,
ответственное за
оперативное
управление
проектом
Команда
управления
проектом
Члены команды
проекта,
непосредственно
занятые в управлении
проектом
Команда проекта
Внешние заинтересованные
стороны
и источники влияния
Группа, которая
выполняет работы
по проекту
Формирование управленческой
команды проекта
ОГВ
ОГВ
Департамент
Департамент
Департамент
Департамент
Департамент
Департамент
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
Отдел
•
•
•
ПРОЕКТ
Проектный подход
Функциональный подход
Матричный подход
Когда матричная структура будет
работать?
Обязательные условия эффективной работы в матричной структуре
• Понимание и поддержка первого лица организации
• Понимание функциональными руководителями своей роли менеджеров ресурсов
• Осознание сотрудниками "нормальности" принципа двойного
подчинения
• Заблаговременное согласование загрузки сотрудников по проектам
между РП и функциональными руководителями. Ресурсное
планирование
Желательные условия
• Система финансового стимулирования проектной деятельности
• Выделение РП в отдельное подразделение (проектный офис) и
придание им особого статуса
• Единый центр коммуникаций и обмена информацией
МИНИМИЗАЦИЯ ВЛИЯНИЯ РИСКОВ
(подходы и инструменты)
Определение риска
Риск – «подводная скала» (испано-португальский)
В различных источниках можно встретить разные определения риска:
Риск – потенциальная возможность неблагоприятных ситуаций и связанных
с ними последствий в виде какого-либо ущерба, связанная с
неопределенностью.
Риск – это степень опасности подвергнуться воздействию негативных
событий и их возможных последствий.
Риск – неопределенное событие или условие, наступление которого может
иметь как положительное, так и отрицательное влияние на проект.
PMBOK (PMI)
Какой проект наиболее рискованный?
1.
2.
3.
4.
Запуск коммерческого лунохода
Съемки блокбастера
Открытие нового МФЦ
Внедрение лучших практик из Атласа АСИ
Порядок работы с рисками
Идентификация
рисков
Мониторинг и
контроль
рисков
Планирование
реагирования
на риски
Оценка
вероятности и
последствий
рисков
Ранжирование
реестра рисков
Методы реагирования на риски
Метод
Избежание
Минимизация
Передача
Принятие
Сущность
метода
•Полное устранение
риска
•Полное устранение
последствий риска
•Уменьшение
вероятности риска
•Снижение тяжести
последствий риска
•Нахождение
третей стороны,
готовой принять
на себя риск и
его последствия
•Рассмотрение всех
возможных
вариантов
последствий риска
•Детальный анализ
самого опасного
варианта
Варианты
действий
•Изменение плана
проекта
•Отказ от
ненадежных
партнеров
•Отказ от
рискованных
проектов (решений,
методов работ,
технологий)
•Изменение плана
проекта
•Уменьшение объема
работ или снижение
требований
•Дополнительное
финансирование
•Увеличение
количества ресурсов
•Страхование
•Деление риска
с другими
участниками
•Деление риска
с другими
программами \
проектами
•Осознанная
готовность к риску
•Разработка плана
реагирования на
последствия риска
•Выделение средств
на устранение
последствий
Процессы контроля проекта
Отчетность о ходе
выполнения
Общий контроль
изменений
Отчет о
выполнении
Запросы на
изменения
Контроль
целей и
содержания
Контроль
расписания
Контроль
качества
Контроль рисков
проекта
Контроль
стоимости
Поручения
Архив
Инструменты проектного управления
для
Исключение (минимизация) переделок
• Четкое определение целей, результатов и границ проекта
• Разработка необходимого количества планов
• Построение эффективной системы контроля
Снижение управленческих издержек
• Определение ролей, полномочий и ответственности
• Эффективное использование матричной структуры
• Общие правила коммуникаций, единое информационное
пространство
Минимизация влияния рисков
• Анализ заинтересованных сторон и рисков проекта
• Планирование реагирования и учет рисков в планах
Не хочу видеть никаких сумасшедших торговцев –
ты что, не видишь, что тут битва идёт!
Международные стандарты и ассоциации
в управлении проектами
ГОСТ Р 54869-2011 – Требования к управлению проектом
ГОСТ Р 54870-2011 – Требования к управлению портфелем проектов
ГОСТ Р 54871-2011 – Требования к управлению программой
ГОСТ Р ИСО 21500 – Руководство по проектному менеджменту
International Project Management Association (IPMA),
Международная ассоциация управления проектами, Швейцария
Project Management International Competence Baseline – PM ICB.
Российская ассоциация управления проектами – СОВНЕТ, Россия
Национальные требования к компетентности - НТК
Project Management Institute (PMI),
Институт управления проектами США
Project Management Body Of Knowledge – PMBОK
Активности ключевых министерств в
области проектного управления
Минэкономразвития
России
Минпромторг
России
Совет по внедрению
проектного
управления в
органах
исполнительной
власти
Создание
департамента
управления
проектной
деятельностью
Методические
рекомендации по
внедрению
проектного
управления
Сертификация
исполнителей
госконтрактов
Минкомсвязь
России
Минтруд России
Методические
рекомендации по
организации
системы проектного
управления
мероприятиями по
информатизации
Разработка
профессионального
стандарта по
специальности
«Руководитель
программы,
проекта, портфеля
проектов»
Дирекция по проектному управлению в
государственном секторе Аналитического центра
при Правительстве Российской Федерации
Исследования в области эффективного применения методов
проектного и программно-целевого управления в государственном
секторе
Экспертная и методическая поддержка организаций
государственного сектора по внедрению и совершенствованию
систем управления проектной деятельностью
Создание открытой независимой площадки для общения, обмена и
распространения опыта в области эффективного управления
проектами между организациями государственного сектора
www.ac.gov.ru
www.pmolimp.ru
ВАШИ ВОПРОСЫ
Павел Шестопалов
Shestopalov@ac.gov.ru