Работа с документом Товарное согласование для сети "NOVUS"

Работа с документом
Товарное согласование (PRODUCTLIST)
на веб-платформе EXITE Evolution
для Сети
Инструкция пользователя
Версия 1.1.
2015
Оглавление
1.
Выгрузка товарного справочника для Поставщика ........................................................................... 3
2.
Менеджер закупки Сети. Просмотр входящего документа Товарное согласование. ........................ 3
3.
Категорийный менеджер Сети. Создание коммерческого документа Товарное согласование. ....... 4
4.
Руководитель Сети. Обработка коммерческого документа Товарное согласование. ....................... 6
4.1. Согласование и подписание документа .......................................................................................... 7
4.2. Обработка документа. Документ не согласован. .......................................................................... 10
5.
Обработка Сетью документа подписанного Поставщиком ............................................................. 11
Служба технической поддержки ............................................................................................................... 11
2
1. Выгрузка товарного справочника для Поставщика
Розничная сеть из своей учетной системы выгружает на FTP товарный справочник (контракт) в формате XML
(PRODUCTLIST.XML) который актуален на данный момент. После обработки данного файла на платформе, у
поставщика в меню разделе «ТС Согласованный» отобразится перечень действующих контрактов с сетью.
2. Менеджер закупки Сети. Просмотр входящего документа Товарное согласование
Документ Товарное согласование, отправленный Поставщиком находится в разделе Входящие. Для открытия
входящего документа нажмите на него:
В открывшемся документе можно увидеть основную информацию по документу, а при нажатии на кнопку
Отобразить полностью можно посмотреть дополнительное содержимое документа:
3
3. Категорийный менеджер Сети. Создание коммерческого документа Товарное согласование
На форме документа нажмите кнопку Сформировать → Коммерческий документ:
В открывшемся окне появится форма для заполнения необходимых реквизитов документа. Автоматически
документу присвоен статус «На согласовании»:
Проверьте корректность заполнения данных.
Обязательные для заполнения поля отмечены *.
4
Статус позиции
Ниже, на странице формируемого документа, находится перечень товарных позиций, которые были были выбраны
для пересогласования. По каждой позиции есть возможность проставить статус «Принято»/ «Не принято»:
Проверьте корректность заполнения данных, новые цены и сроки их действия.
В колонке «Статус» выберите необходимое значение (по умолчанию по всем позициям проставлен статус
«Принято»).
Важно! Позиции по которым выбран статус «Не принято» не остаются в документе.
Чат для комментариев
Обсуждение по документу в Сети можно вести в блоке Комментарии пользователей. Для этого введите текст
комментария в поле и нажмите кнопку Добавить:
Документ содержащий комментарий в списке будет отображаться с отметкой:
Статусы документа




«На согласовании» — промежуточный статус по умолчанию, означает, что документ в работе.
«Подготовлен»— означает, что все позиции были приняты (использует Менеджер Сети);
«Согласован» — означает, что все позиции были согласованы (использует Руководитель Сети);
«Отклонен» — означает, что документ был отклонен (использует Менеджер Сети и Руководитель Сети);
5
Менеджер Сети меняет вручную статус с «На согласовании» на «Подготовлен» перед отправкой документа
Руководителю. В открывшейся форме подтвердите действие нажав на кнопку ОК:
Нажмите кнопку Сохранить.
После этого в разделе Черновики находится подготовленный и отправленный на согласование Руководителю
документ «Коммерческий документ» со статусом «Подготовлен»:
4. Руководитель Сети. Обработка коммерческого документа Товарное согласование
Документ, подготовленный Менеджером Сети находится в разделе Черновики.
Для удобства поиска выберите значения для отображения записей в фильтрах:
1. Все документы – «Коммерческий документ».
2. Тип документа - «Товарная спецификация».
3. Статус - «Подготовлен».
6
Для просмотра документа нажмите на него:
В открывшемся документе можно увидеть основную информацию по документу:
4.1. Согласование и подписание документа
Если изменять в документе что-либо нет необходимости выполните порядок действий:
1. Добавьте комментарий в блок Комментарии пользователей (при необходимости).
Обсуждение по документу в Сети можно вести в блоке Комментарии пользователей. Для этого введите текст
комментария в поле и нажмите кнопку Добавить :
Документ содержащий комментарий в списке будет отображаться с отметкой:
7
2. Нажмите кнопку Согласовать и в открывшейся форме подтвердите действие нажав на кнопку ОК:
После этого документ приобретает статус «Готов к подписанию». Документ находится в разделе Черновики.
Для удобства поиска выберите значения для отображения записей в фильтрах:
1. Все документы – «Коммерческий документ».
2. Тип документа - «Товарная спецификация».
3. Статус - «Готов к подписанию».
Важно!Подписать можно только документ, который был согласован и имеет статус «Готов к подписанию».
3. Нажмите кнопку Подписать:
Для подписания документа необходимо нажать кнопку Зчитати ключі при первичном использовании ЭЦП,
или кнопку Змінити ключі, если вы уже выполняли процедуру подписания:
После нажатия на кнопку Зчитати ключі происходит обращение системы к сохраненным ключам и паролям
(по аналогии - автосохранение паролей в браузерах).
Подробную инструкцию по подписанию документов можно скачать ЗДЕСЬ.
8
4. Нажмите кнопку Отправить:
В случае если документ был подписан, но не отправлен, статус документа - Готов к отправке. Документ находится в
разделе Черновики.
Для удобства поиска выберите значения для отображения записей в фильтрах:
1. Все документы – «Коммерческий документ».
2. Тип документа - «Товарная спецификация».
3. Статус - «Готов к отправке».
Важно! При подписании документа работает проверка периода начала действия новых цен, проверяйте
корректность данных перед подписанием документа:
9
Подписанный и отправленный коммерческий документ «Товарная спецификация» находится в разделе
Отправленные (2 подписи):
4.2. Документ не согласован
Если в процессе обработки руководителем Сети документ не будет согласован, выполните порядок действий:
1. Добавьте комментарий в блок Комментарии пользователей (при необходимости).
Документ содержащий комментарий в списке будет отображаться с отметкой:
2. Выберите статус документа Отклонен, и в открывшейся форме подтвердите действие нажав на кнопку ОК:
Документ, не согласованный Руководителем Сети находится в разделе Черновики, и подлежит повторной обработке
Менеджером Сети.
10
5. Обработка Сетью документа подписанного Поставщиком
Коммерческий документ Товарное согласование (подписанный и отправленный Поставщиком содержит 4 подписи),
находится в разделе Входящие. Для открытия входящего документа нажмите на него:
Служба технической поддержки
В случае возникновения вопросов по работе с платформой - техподдержка компании E-COM:
+38 044 586-26-06#333
ua.support@edi.su
http://ua.ecom-info.com/
Благодарим за выбор EXITE!
11