Языковые конструкции - Психология. Творчество. Технологии

Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).
Тренинг «Основы деловой переписки»:
«Языковые конструкции»
Формула вежливости. Обращение
Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый...".
Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с
именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс
фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с
наименованием должности, звания или социального положения.
Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время
широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что
даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от
лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так
обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам,
деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию
использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения:
"господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные". В этом случае составители
деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует
общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение
"сударь - сударыня" (милостивый государь - милостивая государыня).
При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без
индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим
корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый +
фамилия", например:
Уважаемый господин Васильев!
Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович, ...
Дорогая Ирина Петровна!
Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает
дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству
подчеркивает налаженность деловых отношений.
Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает
на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое
значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной
буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.
1
Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).
Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного
адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В
последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности,
например: "Уважаемый господин директор!", "Уважаемый господин посол!". К судьям обращаются
"Ваша честь!"
Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения "господин" указать его. Во всех
западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи
считается невежливым. Однако писать и говорить "Господин + титул + фамилия" принято только в
Германии.
Слова "Господин" и "Госпожа" не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто
сокращают до "Г-н" или "Г-жа", тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.
При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное
положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу
поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое
должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный
деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям
используются обращения: "Глубокоуважаемый...", "Многоуважаемый...", например
"Глубокоуважаемый Николай Васильевич!"
В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений,
в качестве обращения используется слово "гражданин".
При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:
Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!
По материалам:
Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд. - М.:
Флинта: Наука, 2000
Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов
согласно ГОСТ Р 6.30-2003). - М.: "Феникс", 2004.
Языковые конструкции в тексте деловых писем
Если автор - лицо юридическое, то действия передаются:
2
Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).

от третьего лица единственного числа, например: Завод "Прогресс" не возражает...;
Кооператив "Поиск" гарантирует... Совместное советско-английское предприятие "Рэнк
ксерокс" предлагает...;

от третьего лица множественного числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет завода
"Прогресс" убедительно просят...;

от первого лица множественного числа, например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем...
Если автор - лицо физическое, то действия передаются:

от первого лица единственного числа, например: Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу
до Вашего сведения...;

от первого лица множественного числа, например: Поздравляем... Поддерживаем...
Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...
I. В зависимости от назначения письма в его вводной части могут быть
использованы следующие общие формулировки:

Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему
предложению относительно...

Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на...


Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от... за №...
Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от... за №... в связи с...
Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т.
п.:

Мы получили ваши письма от ...

Ваше письмо от... за №... нами получено и...

Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от ...

Подтверждаем получение + существительное в родительном падеже (... спецификаций на...) *

C благодарностью подтверждаем... (...получение Вашего заказа и приступаем к его

выполнению...)
Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки оборудования...)
Выражение благодарности:

Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (...ваше письмо)

Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (...ваш
своевременный ответ)

Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (...прислали нам ваш
прейскурант)
Выражения, объясняющие мотивы:

В порядке оказания технической помощи...

В связи с тяжелым положением...

В связи с проведением совместных работ...
3
Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).

В соответствии с письмом заказчика...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны государственного имущества...

В ответ на вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности...

Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (...вашу телеграмму от 13 июля,
заказываем...)

На основании + существительное в родительном падеже (...Торгового соглашения между...)

В ответ на + существительное в винительном падеже (...ваш запрос от 20 января 2009 г.
предлагаем...)
II. В основной части письма могут быть использованы следующие
формулировки:

Ваше предыдущее письмо создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных
отношений наших организаций в вопросах...

Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным
конкретизировать их в проекте соглашения о...

Суть нашего предложения заключается в следующем...

В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы
обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением...

Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление...

Согласно плану поставок продукции на ... квартал ... года наша организация обязалась...

В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым
партнерам комплексные услуги по...
Интерпретация собственной позиции:

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Нам представляется оправданным...

Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется
нам крайне желательным по следующим причинам...

В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу
представителей наших организаций для...

Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о...

Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на
состояние делового партнерства между нашими организациями...

В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со

следующим деловым предложением...
Мы не можем поставить вам...
Интерпретация действий другой стороны:


Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм...
Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести...
4
Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).
III. Заключительная часть письма должна логически следовать за
основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки
как:

Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о
сотрудничестве вызовет у Вас интерес...

Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке...

Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того,
что при подобном подходе...

Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу...

Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом
сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса...

Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект
высказанного предложения...

Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно
после его получения...

Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа...

Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к
решению данного вопроса...
Выражение просьбы:

Просим... (...проверить ход выполнения работ...; ...выслать в наш адрес более подробную

информацию...; ...принять меры...)
Прошу... (...сообщить данные о производительности...)
5
Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).
Отправка документов или материальных ценностей:

Направляем... (...чертежи сборки машин...)


Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...)
Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...)
Напоминание:

Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...; ...в соответствии с... вы
должны... )

Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...; ...срок представления
рукописи истекает...)
Извещение:

Сообщаем, что... (...к сожалению, не можем вам выслать...; ...задержка в отгрузке произошла в
связи с...)

Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода приняло решение...; ...ваше
предложение принято... )
Гарантия:

Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения... (...гарантируем... )
Предложение:

Мы можем предложить вам... (...автоматизированную систему управления в счет взаимных
поставок на 2009 г. ...)

Предлагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...)

Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной
работы в период с ... по...)
Приглашение:

Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...; ...Вас принять участие в

обсуждении проекта...)
Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...)
Отказ и отклонение предложения (проекта):


Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...
Присланный вами проект ... не может быть утвержден нами по следующим причинам: ...
Заключительные слова:

Убедительно просим вас не задерживать ответ...


Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)...
Надеемся, что наша просьба будет выполнена
6
Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).
По материалам:
Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд. - М.:
Флинта: Наука, 2000
Демин Ю.Н.. Современное деловое письмо. - М.: "Бератор", 2004.
Формула вежливости. Заключительная часть
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще
в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с
обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.).
Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций,
которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы
должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:
С наилучшими пожеланиями...
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...
Всегда рады оказать Вам услугу...
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.
Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...
В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на
основное содержание письма, например: "Убедительно просим вас не задерживать ответ... "
или "Надеемся, что наша просьба будет выполнена". После этой записи уместно просто
подписать письмо, указав свою должность и фамилию.
В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму "Искренне Ваш
(подпись)" или "С уважением (подпись)".
Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.
При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют
графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и
подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.
Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации
избыточна и СТАВИТЬСЯ НЕ ДОЛЖНА. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на
английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике
делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не
является правомерным с точки зрения русской грамматики).
7
Материалы сайта «Психология | Творчество | Технологии» (http://psy4self.ru/).
Если в начале письма была использована форма "Уважаемый...", то завершать письмо формой "С
уважением..." не следует. Такая двойная "уважительность", согласитесь, звучит нелепо. И здесь
лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.
По материалам:
Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд. - М.:
Флинта: Наука, 2000
Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов
согласно ГОСТ Р 6.30-2003). - М.: "Феникс", 2004
Демин Ю.Н.. Современное деловое письмо. - М.: "Бератор", 2004.
8