Учет затрат на топливо Покупка горючего подотчетным лицом

Учет затрат на топливо
Сайт журнала «Учет в учреждении»
Электронный журнал «Учет в учреждении»
Покупка горючего подотчетным лицом
Денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника, где
указаны назначение, размер и срок, на который они выдаются (п. 213 Инструкции № 157н).
Наличные денежные средства на горючее (бензин, дизельное топливо) выдаются, как правило, водителю.
В свою очередь водитель обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию
бюджетного учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет (ф. 0504049) представляется с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Это установлено
пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации,
утвержденного ЦБ РФ 12 октября 2011 г. № 373-П.
Бензин приходуется по стоимости и количеству литров, которые указаны в чеках, полученных водителем на автозаправочной станции (АЗС)
и приложенных к авансовому отчету.
Расходы на приобретение бензина относятся на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ согласно Указаниям о
порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.
Бензин учитывается на счете 105 03 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции № 157н).
Если бюджетное учреждение выдало подотчетному лицу (водителю) денежные средства на покупку топлива, то бухгалтер сделает
следующие записи на счетах:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выданы наличные
деньги из кассы
учреждения
на приобретение
бензина
208 34 560
201 34 610
«Увеличение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц
по приобретению
материальных
запасов»
«Выбытия средств
из кассы
учреждения»
Оприходован
бензин
на основании
авансового отчета
и чеков АЗС
105 33 340
208 34 660
«Увеличение
стоимости горючесмазочных
материалов – иного
движимого
имущества
учреждения»
«Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц
по приобретению
материальных
запасов»
Использование талонов на бензин
Оплаченные талоны на топливо являются денежными документами и учитываются на одноименном счете 201 35. Они хранятся в кассе
учреждения.
Прием в кассу и выдача из кассы талонов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами
(ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый». Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» учитываются в
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих
операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи
«Фондовый» в соответствии с пунктами 169, 170 Инструкции № 157н. Рассмотрим это на примере.
Пример
За счет субсидии на выполнение госзадания для ведения деятельности, не облагаемой НДС, учреждение приобрело 20 топливных
денежных талонов стоимостью 1200 руб. каждый. Право собственности на бензин переходит в день его выборки.
В течение месяца водителю было выдано 10 талонов. При этом два из них им использованы не были. Учет затрат на топливо
бухгалтер отразит вот так:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
4 201 35 510
4 302 34 730
«Поступления
денежных
документов
в кассу
учреждения»
«Увеличение
кредиторской
задолженности
по приобретению
материальных
запасов»
Оплачены талоны на
бензин (одновркеменно
учитываются на счете
18 "Выбытие денежных
средств со счетов
учреждения")
4 302 34 830
4 201 11 610
«Уменьшение
кредиторской
задолженности
по приобретению
материальных
запасов»
«Выбытия
денежных
средств
учреждения
с лицевых
счетов в органе
казначейства»
Выдано 10 талонов
водителю
4 208 34 560
4 201 35 610
«Увеличение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц
по приобретению
материальных
запасов»
«Выбытия
денежных
документов
из кассы
учреждения»
4 105 33 340
4 208 34 660
«Увеличение
стоимости
горючесмазочных
материалов –
иного движимого
имущества
учреждения»
«Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц
по приобретению
материальных
запасов»
Приобретены талоны
на бензин
Принят к учету
приобретенный
водителем бензин
по использованным
талонам
24 000
24 000
12 000
9600
Покупка ГСМ по топливным картам
В последнее время большое распространение получили и топливные карты. По сравнению с талонами у них есть заметные преимущества.
Это, например, более низкие цены на топливо за счет предоставляемых на АЗС скидок, возможность дистанционного изменения лимита
топлива по карте, а также уменьшение вероятности махинаций с топливом со стороны работников.
Таким образом, если принято решение об использовании топливных карт, то можно достичь экономии выделенных на ГСМ средств. Однако
понадобится заключить договор о приобретении топлива с поставщиком. Условия оплаты (предоплаты) и получения топлива оговариваются
в договоре.
Топливная компания передает учреждению карту, по которой водитель получает топливо на заправке. По итогам обозначенного договором
времени (как правило, месяца) поставщик направляет в учреждение необходимые документы и дополнительные сведения о потребленном
бензине – накладную, счет-фактуру, детализированный отчет и пр.
Оплата и оприходование бензина происходят в соответствии с инструкциями № 157н и № 174н. В общем случае оплата и оприходование
бензина отражаются следующими записями:
Содержание
операции
Дебет
Кредит
Оплачен лимит
бензина по
топливной карте
(одновременно
сумма отражается на
счете 18)
302 34 830
201 11 610
«Уменьшение
кредиторской
задолженности
по приобретению
материальных
запасов»
«Выбытия денежных
средств учреждения
с лицевых счетов
в органе
казначейства»
Принят к учету
бензин
105 33 340
302 34 730
«Увеличение стоимости
горюче-смазочных
материалов – иного
движимого имущества
учреждения»
«Увеличение
кредиторской
задолженности
по приобретению
материальных
запасов»
Однако есть важный нюанс в учете самих карт. Так, топливные карты ГСМ являются бланками строгой отчетности и учитываются на
одноименном забалансовом счете 03 (письмо Минфина России от 3 июня 2008 г. № 02-14-10а/1611).
В соответствии с пунктом 337 Инструкции № 157н топливные карты учитываются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их
хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль, а в случаях, установленных учреждением в рамках
формирования учетной политики, – по стоимости приобретения бланков.
Внутренние перемещения карт в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов
путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.
Выбытие карт при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в
связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта
приема-передачи, акта о списании) по стоимости ранее принятых на учет бланков строгой отчетности.
Списание бензина – по нормам
Списание бензина осуществляется на основании путевых листов в общем порядке, как для материальных запасов. Однако при этом нужно
учитывать нормы расхода топлива, закрепляемые в учетной политике учреждения или ином локальном акте.
При установлении этих норм необходимо использовать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на
автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Если в приведенных Методических рекомендациях нет норм расхода на конкретную марку или модель, нужно обратиться к технической
документации транспортного средства или направить запрос заводу-производителю.
Дополнительно в учетной политике бюджетных учреждений, по мнению автора, имеет смысл также установить случаи, когда возможен
перерасход топлива, например дорожно-транспортное происшествие, поломка и пр.
Н.С. Насиров,
руководитель группы контроля качества услуг и методологии Интеркомп ЦБУ