Офис стратегического
advertisement
Вестник Balanced Scorecard Report: CIS (#5) Корпоративная система коммуникации и трансляции стратегии – важный инструмент для ее разработки и успешной реализации Геннадий Озеров, ФК «УРАЛСИБ» Для эффективного развития организации любого масштаба недостаточно только вырабатывать правильные стратегии. Не менее важным является доведение корпоративных намерений до каждого сотрудника и разъяснение ожиданий организации от его персонального вклада в их реализацию. Система коммуникации стратегии незаменима для быстрорастущих организаций. Как известно, один из пяти принципов создания организации, сфокусированной на стратегию, звучит так – «Реализация стратегии через повседневную работу каждого сотрудника». Важнейшая составляющая данного принципа – понимание стратегии всеми в организации. Опыт финансовой корпорации «УРАЛСИБ» показывает, что без развитой системы внутрикорпоративных коммуникаций невозможно этого добиться. Оценка и развитие системы трансляции и коммуникации стратегии Система внутрикорпоративного информирования как совокупность формализованных каналов и средств трансляции информации в корпорации была создана в 2005 году. Ее основная задача – создание единого информационного пространства для всех субъектов и сотрудников корпорации, включая территориально удаленные подразделения (филиалы и дополнительные офисы в регионах). В начале 2006 года, перед выездным стратегическим семинаром топ-менеджмента, совместно с консультантами BSCol мы провели аудит готовности к переходу на масштабное внедрение стратегических карт и BSC как инструментов описания и операционализации стратегии. Мы получили положительные выводы по многим значимым параметрам, однако неожиданным результатом для нас стала довольно низкая оценка уровня знаний персонала о стратегии. Корпоративная система информирования оказалась недостаточно хорошо настроенной на быструю и масштабную трансляцию стратегии. От менеджмента среднего звена и ряда сотрудников были получены комментарии, подобные этим: «коммуникации не работают», «не отлажена коммуникация стратегических планов и решений», «мы не можем разрабатывать стратегию бизнеса и планы развития своих подразделений, не зная корпоративной стратегии», «матричная структура организации усложняет и запутывает коммуникации», «мы завалены информацией, но не имеем стратегически важной» и т.п. Анализ также выявил отсутствие внятного формализованного плана коммуникаций, недостаточную согласованность стратегии на различных организационных уровнях. Такие выводы и комментарии стали мощным толчком для развития системы трансляции стратегии. Мы осознали, что не в полной мере использовали тот гигантский потенциал, который есть у «УРАЛСИБа». Разработка коммуникационной стратегии и выбор каналов информирования После стратегического семинара совместно со службой человеческих ресурсов была разработана коммуникационная стратегия и соответствующая ей матрица трансляции корпоративной стратегии. Это были документы, определяющие основные принципы, каналы и способы информирования, сроки проведения мероприятий, ответственные подразделения и ожидаемые результаты. Средства трансляции были сгруппированы по двум целевым аудиториям: менеджеры и сотрудники. Для каждого из них мы определили свои каналы и способы информирования. Всего было выделено шесть корпоративных каналов, сгруппированых по способу передачи информации: коммуникативные, организационные, электронные, образовательные, печатные и аналитические. КОММУНИКАТИВНЫЕ КАНАЛЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ КАНАЛЫ АНАЛИТИЧЕСКИЕ КАНАЛЫ КОРПОРАТИВНАЯ СТРАТЕГИЯ ЭЛЕКТРОННЫЕ КАНАЛЫ ПЕЧАТНЫЕ КАНАЛЫ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ КАНАЛЫ Рис 1. Корпоративная стратегия и каналы ее трансляции Анонимное анкетирование сотрудников, проведенное в августе, т.е. после завершения первого этапа работы по трансляции стратегии, показало заметное улучшение показателя информированности сотрудников о стратегии. Так 73% участников опроса ответили, что они знают основные корпоративные намерения, а более 80% - знают и разделяют корпоративную миссию. Задействовав перечисленные выше каналы коммуникации и трансляции стратегии, мы увидели гигантскую энергетику и открывающиеся резервы для повышения результативности и развития бизнеса корпорации. Коммуникативные каналы – инструменты для вовлечения и обсуждения стратегии Эти каналы предполагают наличие прямых контактов и активной работы с менеджерами и ключевыми сотрудниками. Здесь используются такие формы взаимодействия как организация рабочих групп в соответствии со сценариями, разработанными ОСМ (Офис стратегического менеджмента), подготовка и проведение стратегических семинаров разных уровней, региональных советов, конференций регионального бизнеса, дней информирования, семинаров по командообразованию. Завершаю- Вестник Balanced Scorecard Report: CIS (#5) щим мероприятием года является собрание трудового коллектива, в котором участвует около 4.500 сотрудников. На этом собрании Президент корпорации и Председатель Правления в своих докладах разъясняют сотрудникам принятые корпоративные намерения (миссию, видение, ценности) и соответствующие стратегии (в форматах стратегической карты, стратегических приоритетов и факторов, стратегических целей и BSC). Главные принципы - вовлечение максимально широкого круга сотрудников в процессы обмена информацией и работы над стратегией, активное лидерство, тщательная подготовка всех процессов и их координация со стороны ОСМ. Организационные каналы – инструменты для трансляции, оперативного информирования о ходе реализации стратегии Основными оперативными каналами трансляции и информирования менеджмента и ключевых специалистов являются коллегиальные органы всех уровней (правление, корпоративный совет, профильные комитеты, оперативные советы по стратегическим проектам), а также еженедельные оперативные совещания в подразделениях. Для повышения эффективности работы этих органов по вопросам стратегии сейчас идет процесс внедрения новых форматов планов, отчетов, анализа исполнения стратегии на местах. Главные принципы – оперативность и достоверность отчетов, полнота и лаконичность информации, понятная визуализация и единство форматов отчетов и анализа. Электронные каналы – инструменты для расширения масштабов информирования В корпорации, имеющей большое число штабных центров, расположенных как в Москве, так и регионах, без активного использования электронных каналов невозможно включить их в активную работу над стратегией и обеспечить необходимой для этого информацией. Основным каналом здесь является корпоративная информационная система «КИС УРАЛСИБ» на базе Lotus Domino / Notes. Она используется в качестве средства обмена информацией в процессе разработки, обсуждения, согласования, принятия и развертывания корпоративной стратегии. Локальные интернет-ресурсы по видам бизнеса и интранет-портал используются как каналы масштабного информирования, обратной связи и обмена лучшими внутренними практиками и решениями. Активное использование специальных средств связи, таких как видеоконференцсвязь, и соответствующей презентационной техники позволяет нам обеспечить присутствие большого числа руководителей из всех штабных и региональных центров при обсуждении стратегических планов и их реализации. Ближайшие планы – запуск BSCпортала. Основная задача портала - информирование, методологическая поддержка, распространение лучших практик, организация «горячей линии», коммуникация по которой будет организована в «обе стороны», т.е. с использованием обратной связи и обмена идеями. Любой сотрудник, независимо от своего должностного уровня и расположения рабочего места, будет иметь возможность делиться своим опытом или задавать вопросы. Главные принципы –доставка стратегической информации в каждую точку присутствия, защищенность каналов, продуманное администрирование распределения и доставки информации. Образовательные каналы – инструменты для формирования стратегических компетенций и информирования о стратегии Для того чтобы менеджмент и ключевые сотрудники понимали стратегию, им необходим соответствующий их уровню набор стратегических компетенций и навыков. На его формирование направлены серии семинаров, мастер-классов и корпоративных программ обучения, которые проводятся как в корпоративном центре компетенций (ОСМ), так и в корпоративном университете и региональных учебных центрах «УРАЛСИБа». Заявив о намерениях начать обучение, мы сразу получили множество заявок от подразделений. Для проведения мастерклассов регулярно привлекаются консультанты и эксперты BSCol. В результате этой работы большинство менеджеров научились, выступая перед своими сотрудниками, достаточно профессионально представлять свои планы через призму принятой в корпорации модели духовно сбалансированного управления. Главные принципы – использование лучших практик, адаптация программ обучения к потребностям целевых групп, использование семинаров для обсуждения реальной стратегии и вовлечения сотрудников в ее детализацию, трансляция только действительно нужных знаний и лучших практик. Печатные каналы – инструменты для распространения информации о стратегии внутри и вовне корпорации Офис стратегического менеджмента ведет постоянную рубрику «Профессиональный подход» в корпоративном журнале «Корпоративные новости». В ней публикуются статьи о методологии стратегического менеджмента, моделях и принципах разработки и развертывания стратегии. Этот журнал распространяется не только внутри корпорации, его читают и ключевые клиенты, бизнеспартнеры и региональные власти. Кроме того, постоянная информационная поддержка процесса внедрения новых подходов в стратегическом управлении обеспечивается за счет регулярных публикаций в ежемесячном он-лайн издании «Вестник УРАЛСИБа». В декабре 2007 года мы планируем выпустить первый тираж корпоративной брошюры «Стратегическая карта Корпорации – наш главный стратегический навигатор». Основные целевые группы, на которые она направлена – это наши сотрудники, среднее звено управления, клиенты, бизнеспартнеры, региональные и местные власти. Брошюра в простой и понятной всем визуальной форме разъясняет нашу миссию, видение, корпоративное кредо и стратегию через стратегическую карту, стратегические приоритеты, целевые ориентиры и цели. Вестник ‘Balanced Scorecard Report: CIS’ также включен в перечень средств распространения информации о нашем опыте и лучших практиках. »УРАЛСИБ» стал одним из инициаторов его выпуска в России. Более 200 менеджеров различных уровней регулярно получают свежие выпуски вестника. Главные принципы – регулярность публикаций и максимальный охват целевых групп (сотрудники, менеджмент, клиенты, партнеры и т.п.). Вестник Balanced Scorecard Report: CIS (#5) Аналитические каналы – инструменты для обратной связи, оценки эффективности реализации стратегии и работы каналов информирования Эти каналы направлены на получение обратной связи от сотрудников и оценку эффективности коммуникации стратегии. Здесь активно используются такие методы как мониторинг социально-психологического климата, электронные и бланковые опросы и анкетирование персонала по нашей тематике, опция «задать вопрос» на интранет-портале, собеседования и т.п.
