Должностная папка Офис

Последняя редакция: 30.03.2016
Должностная папка
Офис-менеджера
Ф.И.О.
Офис - менеджер
Название поста
Офис - менеджер
Цель компании
Создать удобный сервис для организации стажировки и отдела повышения квалификации, для
того, чтобы ответственные за эти области могли быстро организовывать свою работу и обучение
персонала!
Цель поста
Организация коммуникационных систем, введение в действие установленных маршрутов, для
того чтобы все сообщения обрабатывались быстро и правильно. Распределение
корреспонденции до места назначения, быстрая обработка. Обеспечение жизнедеятельности
офиса.
К какому отделу относится
2 отдел Коммуникаций
Список обязанностей
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Прием входящих звонков и распределение их по назначению
Встречать посетителей компании
Поддержание в работоспособности все средства коммуникации в компании
Сортировка и регистрация входящих документов
Оформление и подписание договоров с клиентами и поставщиками
Отправка актов клиентам
Отправка и получение документов по почте
Подготовка различных документов по запросу руководителя
Ведение табеля рабочего времени
Курьеры и уборщица, контроль их работы
Обеспечение канцелярией
Заправка и покупка картриджей
Продукт поста
Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и снабжённый
всем необходимым
Статистика поста
Нормальная деятельность, если по всем обязанностям хорошее положение дел.
ЧП и ниже - при возникновении чрезвычайных ситуаций.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
Должностная инструкция
Структура отделения
Взаимосвязь с производственным циклом отдела
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
Прием входящих звонков и распределение
их по назначению
Офис-менеджер должен находится на своем рабочем месте, чтобы незамедлительно отвечать на
входящие звонки и распределять их по назначению.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Все входящие звонки приняты и направленны нужным сотрудникам.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
1. Переключить телефонный звонок на нужного сотрудника.
2. Записать информацию, для того, чтобы после передать все конкретному сотруднику, а
именно:
●
●
●
●
название компании
ФИО звонившего
контактный номер телефона
краткое описание ситуации, вопрос, др.
3. В случае, если вы отлучились с рабочего места в момент поступления звонка на телефон,
обязательно перезвоните и узнайте причину звонка. После проделайте либо действие 1, либо
действие 2.
Встречать посетителей компании
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Посетители, с уделённым вниманием, направленные к нужным сотрудникам.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
1. Необходимо встречать всех посетителей пришедших в компанию.
2. Уточнить цель посещения офиса.
3. Предлагать кофе или чай, по их желанию. Подавать к горячим напиткам угощения.
4. Выяснить у сотрудника, к которому пришёл посетитель, о том, куда проводить гостя.
5. Проводить гостя в нужное место либо предупредить о необходимости подождать нужного
сотрудника.
6. Поддерживать в наличии угощения для посетителей:
●
●
●
●
●
●
●
чай черный
чай зеленый
кофе
молоко
лимон
сахар
десерт
Поддержание в работоспособности все
средства коммуникации в компании
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Все коммуникационные средства компании, в работающем состоянии.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
1. Контролировать наличие денежных средств на балансе сотовой связи,
CRM - системы и чтобы во время был оплачен интернет.
Это очень важно, для того, чтобы поддерживать в рабочем состоянии коммуникационные линии
компании.
И своевременно подавать на фин.план(ФП) ЗРС с данными о необходимости пополнения баланса
или внесении оплаты по счету.
2. Контроль работы "Трех корзин"
Важно еженедельно инспектировать работу "Трех корзин".
Обходить все рабочие места штатных сотрудников и проверять - соответствует ли правилам (см.
Оргполитика) наполнение лотков сотрудников, чтобы все три лотка были подписаны:
●
●
●
входящие;
отложенные;
исходящие.
Если наблюдается несоответствие - нужно в письменной форме уведомить данного сотрудника и
Руководителя отдела инспекции и докладов.
Для того, чтобы данного сотрудника направили в отдел обучения, для изучения работы Трех
корзин, после чего он сумеет уладить и настроить правильную работу корзин на своем рабочем
месте.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
Сортировка и регистрация входящих
документов
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Все входящие документы отсортированы и переданы нужным получателям.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
1. Отсортировать полученные документы:
Документы от клиентов:
●
●
счет-фактуры, акты - передать Бухгалтеру по работе с дебиторской задолженностью.
договоры - зарегистрировать в Журнале движения договоров, положить в соответствующую
папку.
​Документы от поставщиков:
●
●
счет-фактуры, акты - Бухгалтеру по работе с кредиторской задолженностью.
договоры - зарегистрировать в «Журнале движения договоров» и вложить в соответствующую
папку с договорами.
Письма с налоговой - не вскрывая конвертов передать Бухгалтеру.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
Оформление и подписание договоров с
клиентами и поставщиками
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Оформленные договоры обработаны согласно правилам компании и помещены на отправку.
Полученные договоры, оформлены согласно установленным правилам.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
1.О необходимости подписать договор с Клиентом, Менеджеры делают
запись в «Журнале движения договоров».
К заявке обязательно должны быть подколоты реквизиты компании (проверяем указан ли e-mail
и почтовый адрес компании).
Если реквизиты отсутствуют, то необходимо вернуть запрос обратно менеджеру (от которого
поступило поручение на создание договора).
На каждую услугу компании существует отдельный шаблон договора (файлы шаблонов
подписаны в соответствие с названием услуги, находятся в папке Офис-менеджера - "Договор").
2. Оформление договора
а. Обязательные строки для заполнения:
●
●
●
●
●
Дата составления договора;
Название компании/ ИП ФИО;
На основании Устава/доверенности №_;
срок действия договора;
Реквизиты компании /ИП ФИО;
б. После оформления, договор распечатывается в двойном экземпляре, подписывается у
Исполнительного директора, ставится печать на последнем листе.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
в. Сканировать договор и сохранить во 2 отдел коммуникаций в папку «Договоры», до
получения, подписанного со стороны Клиента или Поставщика.
г. Отправить скан на подпись контактному лицу на электронный адрес (указанный в карточке
клиента, прикрепленной к договору) и добиться его подписания.
д. Отметить в «Журнале движения договоров» дату отправления.
г. Подколоть к договорам листок с почтовым адресом и положить в лоток "Письма на отправку".
3. Оформление полученных договоров (сканированные)
а. Когда будет получен скан с подписью и печатью Клиента, сохранить его в папку
«Договоры\Подписанные».
Проверить, чтобы на договоре стояла печать соответствующая реквизитам.
б. Отметить в «Журнале движения договоров» дату получения.
4. Оформление полученных договоров (оригиналы)
а. Зарегистрировать в "Журнале движения договоров".
б. Поместить в папки для хранения договоров.
Отправка актов клиентам
1. Подписываем, ставим печати и сканируем акты.
2. Отправляем клиентам, указанным в актах. (Адреса берём в карточках
организаций).
3. Отправленные акты перемещаем в папку «Отправленные» (находится в папке
«АКТЫ НА ОТПРАВКУ»). Для того, чтобы завтра, не отправить повторно.
Отправка и получение документов по
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
почте
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Письма на отправку своевременно отправлены.
Полученные письма из а/я рассортированы и вручены получателям.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
Отправка и получение писем производится по вторникам.
Если по какой-либо причине, в очередной вторник не получилось осуществить, данную
обязанность, то делаем её в следующий рабочий день.
1. Подготовка писем к отправке
а. Берём все письма к отправке из лотка "Письма на отправку".
б. Адреса на конвертах распечатываем в программе PS
Инструкция по работе в программе "PostScriptum":
1. Программа находится на сервере, с помощью сотрудника IT должен установить ее,
ярлык на рабочий стол.
Запустить программу.
2. Занесение в программу названий организаций, адреса и индекса (если отсутствует в
программе).
Данные брать из карточки организации прикрепленной к письму (см.Оргполитику).
При отсутствии карточки, вернуть документ и дать поручение предоставить адрес,
ответственному за клиента менеджеру.
Письмо отложить до следующей отправки.
3. Если в PS уже ранее внесен почтовый адрес контрагента, то находим его через
"Поиск".
4. Выделение флажками организаций (адресатов) и вывод на печать конвертов.
5. Можно формировать списки писем на отправку (в программе).
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
6. Класть чистые конверты в принтер и отправляем на печать.
в. Вкладывать в каждое письмо на отправку (кроме писем налоговой) материалы по
продвижению, которые предоставляет руководитель отдела маркетинга и продвижения.
г. Подготовить доверенности на получение писем, бандеролей, посылок (за день) от компании.
2. Подготовка заказных писем
а. Отправлять по заявкам менеджеров.
б. За одну отправку не более 5 писем.
в. Квитанции полученные на Почте России по заказным письмам крепить на листок и убирать
на хранение в папку "Учета заказных писем".
3. После того как все конверты напечатаны необходимо сделать следующее:
а. Распределение документов по конвертам. Ценные письма готовить в открытом виде,
прилагая опись.
б. Каждое письмо необходимо взвесить, используя весы.
в. Приклеить соответствующую тарифу сумму марками.
4. Оформление заказа на покупку конвертов и марок
Необходимо контролировать наличие марок и конвертов. Поэтому после завершения обработки,
очередной партии писем, определить сколько необходимо закупить ещё марок и какой
стоимости.
Составить ЗРС на получение денег в отдел бухгалтерии.
После того, как фин.план одобрит и выделит деньги на покупку марок и конвертов, при
очередном посещении Почты, купить марки.
Вернуть сдачу в кассу компании.
5. Отправка писем
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
а. Контроль наличия подписанного договора с Почтой России на абонентский ящик
Необходимо держать под контролем срок действия договора с Почтой России на абонентский
ящик.
К моменту, когда срок действия будет завершен, нужно незамедлительно подписать новый
договор в нашем отделении почты, в трех экземплярах и оплатить годовое обслуживание
абонентского ящика.
б. Готовые конверты относим на почту.
в. Простые письма сбрасывать на почте в ящик.
г. Заказные и с описью сдавать операционисту на почте.
д. Получить у операциониста квитанции и описи писем.
6. Обработка полученных квитанций
а. Отметить номера квитанций в файле «Квитанции отправленных писем» и прикрепляем
квитанции и описи к листку «учета заказных писем».
б. Нажать кнопку «Сохранить как» и написать новое имя файла «Квитанции отправленных
писем _сегодняшняя дата.xlc».
в. Внести номера квитанций (те номера, по которым на сайте почты России можно отследить
отправление) и наименование получателя.
Дата
Квитанция
Получатель
17.10.13
11512780151384
Технониколь
17.10.13
11512780151385
Иванов А.А.
​
Инструкция по отправке писем через «EMS Russian Post»
1 вариант:
1.
2.
3.
4.
Необходимо пойти на «Почту России».
Взять у оператора конверт и бланки для EMS отправлений.
Заполнить бланки, запечатать документы в конверт.
Передать все оператору и оплатить.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
2 вариант:
1. Вызвать курьера по телефону 8-800-200-50-55 или заполнить заявку на сайте
http://www.emspost.ru/ru/get_courer/
2. Передать документы курьеру и оплатить доставку. Стоимость отправления документов весом
до 100 г из Иркутска в Белоруссию – 780 руб. Срок доставки 10-11 дней. Вызов курьера
бесплатно.​
Подготовка различных документов по
запросу руководителя
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
В срок изготовленные документы, в соответствии с запросом руководителя.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
По запросу Руководителя подготавливать различные документы, такие как:
●
●
●
●
●
договора
доверенности
презентации
отчеты
информационные письма
1. Обращаем внимание на срок, в течении которого нужно успеть выполнить задание.
2. Создаем необходимые документы.
3. Распечатываем либо отправляем по e-mail, в зависимости от запроса.
Ведение табеля рабочего времени
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Оформленный "Табель учета рабочего времени", переданный в бухгалтерию.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:
1.
Табель учета рабочего времени применяется для контроля за соблюдением работниками
режима рабочего времени и начисления заработной платы.
Табель составляется 2 раза в месяц в одном экземпляре, 5 числа и 15 числа каждого месяца.
2.
Берём шаблон табеля (в xls), находится в папке «Бланки».
3.
Берём журнал "Переклички" за предыдущий месяц, у Руководителя отдела инспекции и
докладов, и снимаем с него копию.
4. Заполняем табель.
Инструкция по заполнению:
а.Табель ведется в алфавитном порядке.
б. У каждого сотрудника свой табельный номер.
Если на какого-либо сотрудника, сейчас отсутствует номер, необходимо запросить у
Кадровика.
в. В 4 графе (см. Приложение 1 – 3) отведены 4 строки (по две за каждую половину месяца).
Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего
времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или не отработанного
времени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
При заполнении первой половины месяца в столбце верхней строки за первый день
проставляется буквенное условное обозначение (код), в столбце под ним (второй строки) –
количество часов отработанного времени. Аналогично заполняются второй и остальные из 15
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
дней первой половины месяца. Точно также заполняется третья и четвертая строки за период
работы во второй половине месяца.
При заполнении табеля, нужно будет сверять данные по сотрудникам с
журналом "Переклички".
г. В 5-й и 6-й графах суммируются отработанные дни и часы за первую, вторую половины
месяца (5 графа) и месяц в целом (6 графа).
д. Если сотрудник находится в отпуске, выходные дни не отмечаются, так как они входят в
количество календарных дней отпуска.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени приведены ниже:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
8 – полный рабочий день (8 часов);
0 – отсутствовал;
БЛ – больничный лист;
ОТ – ежегодный оплачиваемый отпуск;
О – отгул;
Я – работа в дневное время;
Р – отпуск по беременности и родам;
Н/Я – не явился на рабочее место;
Х – уволен;
ОК – уход за ребенком;
У – учебный отпуск, сессия;
ОЖ - Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;
ПР – прогул;
В – выходные дни, праздничные нерабочие дни.
5.
Заполненный табель подписывается исполнительным директором и менеджером по
персоналу (см. Приложение 1 «обязательные строки для заполнения») и передается в
бухгалтерию. 5 числа - табель не подписывать!
Курьеры и уборщица, контроль их работы
Курьер
1. Все полученные заявка на курьера регистрируются в Журнале заявок на курьера.
2. Подготовить доверенности, если нужно для получения чего либо для нашей компании.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
3. Все зарегистрированные заявки кладутся во входящий лоток Курьеру в 12.00. И убедиться в
том, что Курьер принял их к исполнению.
4. Обработка вернувшихся бланков (от Курьера).
●
●
Уведомить заказчиков о результатах доставки или "не доставки".
Бланки положить в папку по курьерам.
​5.
Уборщица
1. Контролировать наличие чистых бланков в кабинетах, которых моет полы уборщица. Для того,
чтобы выполненную работу можно было фиксировать.
2. Если кабинеты не убираются, выяснять причину и делать соответствующую запись в бланке.
3. В начале каждого месяца подавать данные по работе уборщицы в отдел бухгалтерии для
начисления оплаты.
Обеспечение канцелярией
Заказ канцелярии
Канцелярия приобретается по необходимости, но не чаще 1 раза в месяц.
В течении месяца, фиксировать все запросы на канцелярию.
1 го числа составляем ЗРС о необходимых покупках.
Для утверждения список подаётся на финансовое планирование, которое проходит по
четвергам.
После утверждения списка покупаем необходимую канцелярию, на утверждённую сумму.
Список, того, что можно заказывать:
●
штамп 3 строчный
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
маркер
карандаш простой
ластик
штрих
ножницы
линейка
папки скоросшиватели
бумага
степлер
калькулятор
тетрадь
ручки
скрепки
скобы
лотки для бумаг
почтовые конверты
заправка для печати
Заказ бумаги
Заказывать бумагу нужно в КанцЛидере (53-50-00), с доставкой.
Оплата по безналу.
Бесплатная доставка при заказе от 1000 рублей.
Поэтому совместно с бумагой заказываем одобренную канцелярию.
Всегда должна быть в наличии нераспечатанная коробка бумаги (5 упаковок).
Заправка и покупка картриджей
ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Во всех принтерах компании, всегда заправленные картриджи.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
СМЕНА КАРТРИДЖА
●
Если необходимо сменить картридж, то :
1. Печатаем один лист, чтобы на нем отобразилось качество печати
2. Оборачиваем картридж этим листом и убираем в место хранения картриджей, таким
образом будет ясно в каком состоянии картридж.
Таким образом, все картриджы, которые нужно заправить, будут завёрнуты в такой лист,
тем самым Заправщику будет видно, что именно с картриджем.
ВЫЗОВ МАСТЕРА
●
●
Выяснить, требуется ли заправка картриджей в каком-либо офисе компании.
Вызвать заправщика, сообщить ему какие принтеры заправлять.
ПОКУПКА НОВЫХ КАРТРИДЖЕЙ
1. Для покупки, подаём ЗРС на финплан.
2. Если не одобрили, выкручиваемся как можем, но принтеры должны печатать!!!)
3. После одобрения, покупаем, в Технопоинт http://technopoint.ru/
●
Для модели P1102 - подходит NV-PRINT CE285A - 610 р.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым
Офис - менеджер
●
●
Для модели M1005 - подходит CS-Q2612A - 530 р.
Для модели M1212 - подходит CG-CE285A - 790 р.
Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и
снабжённый всем необходимым