Рыночные отношения в экономике требует внедрения

УДК 657.12
Васильева Л.Ф.,
д.э.н., профессор
кафедры бухгалтерского учёта, анализа и аудита
Краснодарского филиала РГТЭУ
Зиновьева Л.В.,
к.э.н., доцент
кафедры прикладной информатики
КФ ВЗФЭИ
Васильев С.К.,
старший преподаватель
кафедры экономики и управления производством
Кубанского государственного технологического университета
АВТОМАТИЗАЦИЯ АНАЛИЗА И УЧЕТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В
ОРГАНИЗАЦИИ
AUTOMATION OF ANALYSIS OF ACCOUNTING AND WAGES IN THE
Аннотация: представлен анализ современных управленческих технологий: их
назначение,
инструментарий,
особенности
применения
в
организациях
здравоохранения города Краснодара. Детально оценены преимущества и специфика
применения автоматизированной управленческой системы в процессе учета и анализа
заработной платы. Использование предлагаемых управленческих технологий позволяет
существенно увеличить эффективность работы бухгалтерского персонала.
Abstract: the analysis of modern administrative technologies is presented: their
appointment, tools, features of application in the organizations of health care of the city of
Krasnodar. Advantages and specifics of application of the automated administrative system in
the course of the account and the salary analysis are in details estimated. Use of offered
administrative technologies allows to increase overall performance of the accounting
personnel essentially.
Ключевые слова: учет, анализ, автоматизация, заработная плата, планирование,
маркетинг,
управление
персоналом,
информационная
система,
хозяйственная деятельность, контроль, затраты, производительность труда.
финансово-
Keywords: account, analysis, automation, salary, planning, marketing, human
resource management, information system, financial and economic activity, control, expenses,
labor productivity.
Сфера оплаты труда выступает важнейшим индикатором и катализатором
социально-экономического развития. Использование информационных технологий в
процессе
анализа
и
учета
заработной
платы
позволяет
реально
повысить
производительность труда бухгалтеров за счет совмещения непосредственно на
рабочем месте их профессиональных знаний с преимуществами электронной обработки
информации. Решение проблем совершенствования оплаты труда связано с развитием
автоматизированных информационных технологий и созданием автоматизированных
информационных систем, охватывающих весь комплекс функций
управления
предприятием. Особое значение при этом имеет автоматизация бухгалтерского учета
заработной платы в организации.
Семейство
программных
продуктов,
ориентированных
на
управление
бухгалтерским учетом и финансами, вышло в широкую продажу под общим названием
«Парус XXI-й век». За время своей работы система управления Парус прошла путь от
программы расчета заработной платы для небольшой организации до производителя
комплексной
системы
располагает
широким
управления
спектром
предприятием.
настроек
для
Система
органов
управления
Парус
государственного
и
муниципального управления, бюджетных организаций и страховых компаний,
предприятий малого и среднего бизнеса.
Система управления «Парус» поддерживает классическую модель управления
предприятием: финансовое и материальное планирование ресурсов, учет всех фактов
финансово-хозяйственной деятельности, контроль и управление деятельностью
предприятия, анализ исполнения планов.
Функциональная часть системы «Парус»
Управление
Маркетинг и
Управление
Управление
финансами
логистика
производством
персоналом
Бухгалтерский
Закупки
учет
Расчет затрат и
Учет персонала
калькуляция
с /с
Финансовое
Склад
планирование
Технико-
Табельный
экономическое
учет
планирование
расчетного
времени
Реализация
Техническая
Расчет
подготовка
заработной
производства
платы
Магазины
Рис. 1. Модули системы управления «Парус».
Каждая подсистема включает в себя ряд функциональных задач. Так,
управление финансами включает бухгалтерский учет, финансовое планирование.
Подсистема маркетинг и логистика включает маркетинг (клиенты), закупки, склад,
реализацию, магазин. Подсистема управление производством включает учет затрат и
калькуляцию себестоимости, технико-экономическое планирование, техническую
подготовку производства. В подсистеме управления персоналом реализован учет
персонала, табельный учет рабочего времени, расчет заработной платы.
Рассмотрим применение данной
системы на примере
государственных
учреждений здравоохранения города Краснодара, где она была внедрена в период
2005-2010 г.г. У каждого из работников бухгалтерии имеется свое автоматизированное
рабочее место (АРМ). Компьютеры, расположенные в бухгалтерии, соединены
локальной вычислительной сетью, которая позволяет нескольким пользователям
одновременно работать с одной той же информационной базой, вводить и получать
информацию. Для каждого пользователя учет оплаты труда осуществляется в системе
управления «Парус», который предполагает ведение следующих этапов:
1. Составление табеля учета рабочего времени;
2. Обработка приказов и начисление причитающихся сумм по больничным
листам, трудовым
отпускам, учебным отпускам, компенсации при увольнении,
различных видов доплат;
3. Составление расчетной ведомости и расчетных листков.
При документальном отражении и
учете оплаты труда в программе
используются следующие документы:
- Записка-расчет отпуска;
- Записка-расчет компенсации за неиспользованный отпуск;
- Расчет оплаты больничного листа;
- Расчетная ведомость;
- Расчетные листки.
Комплексная система автоматизации «Учет персонала, труда и заработной
платы»
позволяет
автоматизировать работу по учету персонала (отдел кадров),
ведению штатного расписания (планово-экономический отдел), ведению табеля учета
рабочего времени (отдел труда), расчету зарплаты (бухгалтерия), получения свода
проводок по оплате труда (бухгалтерия). Также система позволяет
получить все
необходимые виды отчетов для государственной налоговой инспекции (ГНИ) и
пенсионного фонда (ПФ).
Для запуска программы необходимо знать имя пользователя и пароль.
Рис. 2. Запуск программы.
После входа в программу на экране появляется главное меню программы.
Рис. 3. Главное меню программы.
Меню представляет собой перечень блоков программы, где каждый блок
выполняет определенные функции технологического процесса, начиная с ввода
первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов. Рассмотрим пункт
«Расчет». В нем осуществляется расчет зарплаты.
Рис. 4. Пункт меню «Расчет».
После входа в пункт «Зарплата» появится список подразделений, в котором
выбирается сотрудник. Для каждого сотрудника могут быть различные приказы
(учебный отпуск, премия, доплата за стаж, за совмещение профессий и т.д.), перечень
которых пополняется в зависимости от ситуации.
Рис. 5. Приказы сотрудников.
В технологическом процессе обработки информации по учету оплаты труда
выделено три этапа – подготовительный, начальный и основной. Подготовительный
этап связан с подготовкой
программы и информационной базы к работе. Он
выполняется при внедрении проекта.
На подготовительном этапе бухгалтер настраивает программу на отчетный
период, заполняет словари (справочники),
Настройка системы начинается с ввода данных об организации. Для этого
исполняется: «Словари» - «Контрагенты» - «МЫ». После заполнения полей,
выделенных желтым цветом, на экране появляется видеокадр:
Рис. 6. Заполнение словаря «Организация».
Словари
содержат
нормативные
и
справочные
данные.
Используются
пользователем при заполнении полей экранных форм. Основное назначение словарей –
автоматическое заполнение условно-постоянной информации в документах. Система
предусматривает заполнение самых различных словарей: категория персонала, учет
рабочего времени контрагенты, должности, виды лицевых счетов сотрудники, ФОТ,
выплаты и удержания и др.
Рис. 7. Пункт меню «Словари».
Заполнение содержания словарей осуществляется в специальных окнах.
Например, словарь «Контрагенты».
Рис. 8. Заполнение словаря «Контрагенты».
Словарь «Рабочие календари»
Рис. 9. Заполнение словаря «Рабочие календари».
Словарь «Сотрудники предприятия»
Рис. 10. Заполнение словаря «Сотрудники предприятия».
Начальный этап технологического процесса связан с операциями сбора,
регистрацией первичных документов и вводом их в компьютер.
Основными документами для начисления заработной платы являются: приказы о
приеме на работу, о предоставлении отпуска, увольнении, также приказы на работу по
внутренним должностям, больничные листы, табель учета рабочего времени.
Для ввода приказа о приеме на работу по трудовому договору (контракту)
необходимо войти в пункт меню «Учет», затем «Лицевые счета», выбрать
«Подразделение». Появится пустой лицевой счет для ввода данных о новом
сотруднике:
Рис. 11. Заполнение лицевого счета нового сотрудника.
В лицевом счете указываются все необходимые сведения о сотруднике
(семейное положение, разряд, оклад, стаж работы и др.). Лицевой счет является
формой, в которой отражается информация о начисленных и удержанных суммах,
пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы.
Для всех видов отпусков, а также для компенсации за неиспользованный отпуск
предусмотрен единый порядок исчисления. При предоставлении отпуска необходимо
оформить приказ о предоставлении отпуска. На основании приказа делаются отметки в
личной карточке, лицевом счете и производится расчет отпускных. Для этого
необходимо исполнить: «Расчет» - «Зарплата» - «Подразделение» выбрать сотрудника,
для которого предоставляется отпуск. После нажатия правой клавиши появляется окно
выбора печатных форм. Выбираем «Записка - расчет».
На предприятии существует
стимулирующие доплаты и надбавки. К ним
относятся надбавки за категорию, за совмещение профессий и т.п. Для оформления
доплат и надбавок исполняем «Расчет» - «Зарплата» - «Список подразделений» выбираем сотрудника – нажимаем правую клавишу и появляется видеокадр:
Рис. 12. Оформление доплат и надбавок.
Для расчета больничного листа необходимо исполнить: «Расчет» - «Зарплата» «Подразделение» - выбрать сотрудника, для которого рассчитывается больничный
лист. После нажатия правой клавиши появляется окно выбора печатных форм.
Выбираем печать больничного листа. Первые три дня больничного листа оплачивает
предприятие.
Рис. 13. Расчет больничного листа, оплачиваемого предприятием.
Последующие дни больничного листа оплачивает «Соцстрах».
Рис. 14. Расчет больничного листа, оплачиваемого «Соцстрахом».
Работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда,
работающим в особых условиях (рентгенологи) и с ненормированным рабочим днем
(санитары, медсестры) ежегодно предоставляются дополнительные оплачиваемые
отпуска.
Работники,
обучающиеся
в
учебных
заведениях,
имеют
право
на
оплачиваемый учебный отпуск.
Для учета фактически отработанного времени используется табель учета
использования рабочего времени. Заполненный табель, оформленный в установленном
порядке, сдается в бухгалтерию в установленные сроки.
Табельный учет охватывает всех работников организации. Табель составляется в
одном экземпляре лицом, на это уполномоченным. Возможно ведение табеля на
компьютере.
Учет явок на работу и использование рабочего времени осуществляется в табеле
методом сплошной регистрации. Отметку о неявках и опозданиях делают на основании
соответствующих документов – листах временной нетрудоспособности, справок о
вызове в суд, военкомат, прогулах и т.п.
Для формирования индивидуального табеля необходимо исполнить «Расчет» «Зарплата» - «Подразделение» - открыть лицевой счет сотрудника – «Отработать
табель». Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые
массивы.
Основной этап является завершающим. В ходе выполнения основного этапа
обеспечивается получение из базы данных различных рабочих массивов, используемых
для составления отчетов. В результате формируется отчетная сводка, которая затем
выдается на печать.
Отчетом для бухгалтера - расчетчика
выдаются на руки
служат расчетные листки, которые
работникам. Для подготовки расчетного листка необходимо
начислить причитающиеся работнику выплаты и удержать налоги.
Компьютерный анализ непосредственно следует за учетом, а также выполняется
в ходе хозяйственного учета и, таким образом, превращает подсистему аналитического
обеспечения управления хозяйственной деятельностью в постоянно действующий
фактор повышения эффективности производства за счет актуализации всего
информационного фонда организации.
В рамках автоматизированного рабочего места аналитика весь информационный
фонд организации функционирует в форме базы данных, базы знаний и программных
средств. Базы данных представляют собой фактографические данные о хозяйственной
деятельности. Интеллектуальной оболочкой их полезного прочтения являются базы
знаний – методы и методика анализа. Программные средства образуют инструмент
автоматизированного
исполнения
аналитических
задач
для
информационного
обслуживания хозяйственной деятельности. При этом пользователь имеет возможность
легко переходить от одного раздела методики к другому и от одной задачи анализа к
другой задаче внутри раздела. Этот информационный комплекс предусматривает
достижение следующих целей:
 снижение трудоемкости и стоимости учетно-аналитического процесса;
 сокращение сроков обработки аналитических данных,
 повышение их качества и достоверности;
 создание условий для перехода к безбумажной технологии обработки
аналитических данных;
 обеспечение директивных сроков представления результатов анализа;
 повышение гибкости и управление аналитическим процессом;
 совершенствование организации труда аналитических работников.
Литература:
1. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности: учебное
пособие/ Под ред. М.А. Вахрушиной. М.: Вузовский учебник, 2008. – 463 с.
2. Антикризисное управление: учебник/ Под ред.Э.М. Короткова. М.: ИНФРА-М,
2008. – 620 с.