Инструкция по работе в системе SRMдля контрагентов ЗАО

Инструкция по работе в системе SRM для контрагентов ЗАО «Тандер»
Назначение и область применения: настоящая инструкция описывает функции и возможности работы в
системе SRM для внешних партнеров (контрагентов).
Сокращения, основные понятия и термины:
SRM - cистема управления взаимодействием с Поставщиками (сокр. от англ. Supplier Relationship Management System,
SRM-система), корпоративная информационная система (или её модуль), предназначенная для автоматизации SRM-стратегии
Компании, в частности, для повышения уровня управления и оптимизации закупочной деятельности, улучшения
обслуживания клиентов Компании путём выбора и правильной работы с Поставщиками, установления и улучшения бизнеспроцессов и последующего анализа результатов;
Аккаунт — это учетная запись, содержащая в себе сведения, которые пользователь сообщает о себе некоторой
компьютерной системе;
КА — контрагент;
КМ — категорийный менеджер;
КП — коммерческое предложение;
ЛКМ — левая кнопка мыши;
СОЗЛ — специалист отдела закупочной логистики
Содержание
1. Вход и регистрация в системе...........................................................................................................................................................2
2. Настройки профиля (Личный кабинет).........................................................................................................................................6
2.1. Представители.............................................................................................................................................................................6
3. Подача коммерческого предложения контрагентом....................................................................................................................7
3.1. Подача предложения с помощью интерфейса «Мои предложения».................................................................................7
3.2. Подача предложения с помощью интерфейса «Лента новостей»....................................................................................10
4. Подача прайс-листов.........................................................................................................................................................................11
5. Участие в Сборе ценовых предложений.......................................................................................................................................13
6. Часто задаваемые вопросы..............................................................................................................................................................13
7. Контактная информация.................................................................................................................................................................14
1
1. Вход и регистрация в системе
Для входа в систему SRM необходимо открыть интернет-браузер и в адресную строку браузера ввести адрес
https://srm.tander.ru/ и нажать “Enter” (см. рис. 1).
Рис. 1
В связи с наличием функциональных особенностей системы технически корректная работа с сервисами Портала SRM
может быть обеспечена использованием, в частности, браузеров Mozilla Firefox, Chrome или Opera. Выбор конкретного
оператора производится на усмотрение КА.
Если в систему пользователь входит первый раз, то после ввода логина и пароля необходимо пройти регистрацию. Все
последующие входы в программу производятся с вводом логина, указанного при регистрации.
В случае, если логин указан не правильно, то после нажатия кнопки "Войти" выводится уведомление "Ошибка:
Пользователь не заведён в системе!"
В случае, если Пароль указан не правильно, то после нажатия кнопки "Войти" выводится уведомление "Ошибка:
Неверный пароль!".
Для регистрации нового пользователя необходимо совершить следующие действия:
1.1. В окне «Вход в личный кабинет» необходимо нажать кнопку «Регистрация» (см. рис. 2).
Рис. 2
1.2. После этого действия откроется окно «Регистрация аккаунта», которое визуально можно разделить на три части
(см. рис. 3).
2
Рис. 3
1.3. В первом блоке «Регистрация аккаунта» необходимо ввести данные в поля, обязательные для заполнения (см. рис.
4)
3
Рис. 4
В зависимости от предоставляемой информации (текстовая или цифровая), она прописывается соответствующим
образом.
Внимание! При заполнении полей «Пароль» и «Введите пароль еще раз» вводимые символы скрываются,
изображаются «точками», так как информация является конфиденциальной.
Для поля «Организационно-правовая форма» создан выпадающий список. При нажатии на значок
открывается список, из которых пользователю необходимо выбрать нужную форму.
Также необходимо выбрать тип взаимодействия с Компанией из выпадающего списка. Важно указывать именно тот
тип взаимодействия, с которым работает КА.
1.4. Во второй части окна «Регистрация аккаунта» необходимо приложить все запрашиваемые документы.
Для этого, по очереди, напротив каждого наименования документа необходимо нажать на кнопку «Browse» и в
открывшемся окне выбрать диск и папку, где размещена скан.копия нужного документа (см. рис.5)
Рис. 5
Найденный документ выбрать (став на него мышкой) и нажать «Открыть».
Данную последовательность действий нужно повторить для остальных документов, выбирая каждый раз требуемый
документ.
В итоге, в полях отразятся наименования приложенных документов.
1.5. Затем в третьей части окна «Регистрация аккаунта» необходимо ознакомиться с условиями пользовательского
соглашения.
Для того, чтобы прочитать всю информацию в этом окне, нужно сделать его активным (ЛКМ щелкнуть в центр текста)
и перемещаться в поле с помощью колесика на мышке, либо используя бегунок. Необходимо прочесть все пункты
соглашения (см. рис. 6).
4
Рис. 6
Если пользователь с указанными условиями согласен, он принимает их. Для этого необходимо нажать кнопку «Я
принимаю условия. Создайте мой аккаунт». Но перед этим необходимо ввести код — символы, изображенные на картинке, в
точности их повторив. Это последний этап регистрации пользователя.
В случае если
код (цифры и буквы) отражен не четко и нет возможности разобрать символы, необходимо нажать
кнопку «Обновить»
и тогда набор символов на картинке изменится.
Если одно из полей не заполнено, то при нажатии кнопки "Я принимаю условия. Создайте мой аккаунт" под полем
появляется уведомление "Это поле должно быть заполнено".
1.6. После завершения регистрации на указанный КА почтовый ящик высылается письмо с подтверждением
регистрации на сайте, имеющее следующий текст:
"Уважаемый, <ФИО указанное при регистрации>.
Это письмо отправлено с сайта srm.tander.ru
Вы получили это письмо, так как этот e-mail адрес был использован при регистрации на сайте srm-tander.ru.
Если Вы не регистрировались на этом сайте, просто проигнорируйте это письмо и удалите его.
Вы больше не получите такого письма.
---------------------------Инструкция по активации
---------------------------Благодарим Вас за регистрацию.
Для активации Вашего аккаунта, зайдите по следующей ссылке:
Ваша ссылка для активации аккаунта»
В случае, если пользователь забыл пароль, необходимо в окне «Вход в личный кабинет» перейти по ссылке «Забыли
пароль?» Откроется окно, в котором требуется указать адрес своей электронной почты указанной при регистрации и нажать
отправить (см. рис 7).
Рис. 7
Из этого окна, можно перейти в регистрацию, нажав на соответствующую ссылку.
5
2. Настройки профиля (Личный кабинет)
Для настроек своего профиля необходимо перейти в личный кабинет, нажав на ссылку (см. рис. 8)
Рис. 8
В личном кабинете отображается весь перечень, внесенных при регистрации, данных с возможностью внести
изменения по каждому полю (см. рис. 9).
Рис. 9
В случае внесения изменений по данным необходимо нажать кнопку «Подтвердить» внизу экрана.
2.1. Представители
У каждого КА, зарегистрировавшегося в системе есть возможность добавить себе представителей. То есть, у одного
физического/юридического лица может быть несколько сотрудников, которые пользуются системой.
Для добавления представителя необходимо нажать кнопку «Добавить представителя» (см. рис.10).
Рис. 10
После чего откроется форма для внесения реквизитов представителя (см. рис .11).
Рис. 11
Для добавления представителя необходимо нажать кнопку «Добавить».
Для входа в систему под представителем, необходимо в форме «Авторизации» указать логин представителя и пароль,
который указывали впервые при регистрации в системе.
6
3. Подача коммерческого предложения контрагентом
Существует два способа подачи коммерческого предложения, различаются они только последовательностью действий:
• в случае, если КП размещается по инициативе КА – КА размещает КП с помощью интерфейса «Мои предложения»;
• в случае, если КП размещается во время сбора КП, проводимого по инициативе КМ — КА размещает КП с помощью
интерфейса «Лента новостей».
3.1. Подача предложения с помощью интерфейса «Мои предложения»
Для того, чтобы подать предложение, необходимо выбрать блок «Мои предложения», откроется окно с перечнем КП
(см. рис. 12).
Рис. 12
При выборе определенного КП, откроется окно, которое визуально можно разделить на два поля (см. рис. 13).
В первом поле представлена возможность работы КА с набором КП: добавление и отправка набора КП и удаление.
Рис. 13
Во втором поле возможность включения в данный набор КП, а также копирование или удаление предложений.
Для того, чтобы предложить свой товар КА необходимо создать набор предложений, для этого нажать кнопку
«Добавить набор предложений» (см. рис. 14)
Рис. 14
Кнопка «Добавить набор предложений»позволяет одним набором (пачкой) отправить несколько позиции сразу.
Рис. 15
В данной форме необходимо выбрать из дерева наименование будущего набора позиций и категория товаров, к которой
будет относиться набор.
Существует возможность контекстного поиска по дереву (по первым 3 буквам)
После того, как набор предложений создан, необходимо нажать «Сохранить», далее поставить курсор на созданный
набор, сделать его активным: он будет выделен жирным шрифтом и иметь статус «новый» (см. рис. 16).
7
Рис. 16
Затем перейти во второе поле для добавления в набор позиций.
Для этого нажать кнопку «Добавить предложение»
после чего и откроется окно «Форма добавление заявки» (см. рис. 17).
Рис. 17
В данной форме нужно обязательно заполнить все поля. В случае попытки отправки заявки с одним из незаполненным
полем, появится ошибка (см. рис. 18).
Рис. 18
Когда все поля будут заполнены, необходимо нажать кнопку «Отправить», появляется сообщение, что предложение
отправлено и вся введенная информация, отображается в строке, с номером этого предложения и соответствующим статусом
(см. рис. 19).
8
Рис. 19
Для того, чтобы добавить еще одно или несколько КП, необходимо опять сделать активной строку с наименованием
набора предложений и нажать кнопку «Добавить предложение».
После того, как в набор будут включены все предложения, его необходимо отправить, нажав кнопку.
Появится сообщение, в котором необходимо нажать «Да» для подтверждения (см. рис.20)
Рис. 20
После этого статус набора изменится на «отправленный».
Кнопка «Копировать предложение»
предназначена для возможности редактировать уже созданные предложения, как образец. Например, КП по йогуртам,
которые по своей сути одинаковые, но есть различия по вкусам, поэтому удобно скопировать аналогичное КП и изменить
только один пункт.
Кнопка «Удалить предложение» предназначена для удаления предложений из наборов.
Внимание! Удалить предложение можно только из наборов со статусом «новый». Если набор предложений уже
отправлен, то операция удаления позиции будет невозможна (см. рис. 21).
Рис. 21
Кнопка «Удалить набор предложений» предназначена для удаления всех предложений набора. Удалить можно только
набор со статусом «новый».
Окно «Мои предложения» имеет несколько кнопок на панели инструментов: поиск, сортировка, обновить данные.
При выборе функции «Поиск» можно выполнять поиск по заданным критериям. Чем больше приписано критериев
поиска (фильтров), тем точнее будет произведен поиск нужной информации.
Данное окно имеет поля и разделено на 4 столбца (см. рис. 22):
• Название параметра;
• Условия фильтра;
• Значение фильтра №1;
• Значение фильтра №2.
Рис. 22
В первом столбце поля (название параметра) будут соответствовать данным той таблицы, в которой производится
поиск. По полям могут быть указаны разные виды применяемого фильтра.
Во втором столбце указаны основные условия с помощью которых можно отфильтровать информацию для поиска.
9
Для некоторых полей работает выпадающий список с вариантами запросов для фильтра.
В других полях нужно проставить галочки, если это условие должно действовать. Если условие не требуется, галочка
не устанавливается.
В третьем и четвертом столбцах есть возможность указать наиболее точные данные (выбрать из выпадающего списка
или найти через поиск) в полях для поиска.
Когда все фильтры указаны необходимо нажать кнопку «Поиск». В результате будут найдены совпадения, отвечающие
вашему запросу.
Для того, чтобы вернуть данные, которые были до установки фильтров нажать кнопку «Очистить» и вся информация
отразится в таблице.
При выборе функции «Сортировка» можно задать определенную сортировку данных в каждом из столбцов таблицы,
по возрастанию или по убыванию. Установленная сортировка с помощью функции «Сортировка» сохранятся и после
закрытия окна, в котором она была произведена. При повторном открытии этого окна пользователь увидит, что сортировка
осталась прежней.
Также можно использовать сортировку для изменения порядка столбцов в таблице: добавлять, удалять, менять
очередность. Для этого нужно использовать стрелки (см. рис. 23).
Рис. 23
При выборе функции «Обновить» происходит обновление данных в окне, отображаются последние изменения внесенные
пользователями.
Внимание! Возможность сортировки полей по возрастанию и убыванию доступна в каждой форме инструмента.
3.2. Подача предложения с помощью интерфейса «Лента новостей»
В «Ленте новостей», указаны потребности Компании. Для того, чтобы просмотреть, какая информация содержится в
ленте, необходимо нажать на ссылку «Лента Новостей».
На этой странице пользователь увидит три вкладки: «Новости», «Уведомления», «Коммерческие предложения».
Вкладка «Новости» содержит различные информационные уведомления по работе системы, организационные и
технические вопросы, о которых необходимо уведомлять пользователей системы.
Вкладка «Уведомления» содержит информацию по всем отправленным уведомлениям, о добавлении в набор позиции,
принятии/непринятии на КП, результаты сбора ценовых предложений и так далее.
Рис.24
Вкладка «Коммерческие предложения» дает возможность пользователю подать коммерческое предложение нажав на
кнопку «Выслать коммерческое предложение» (см. рис. 25).
10
Рис. 25
Откроется та же форма (см. рис. 17), в которой необходимо заполнить все поля и нажать «Отправить», то есть действия
аналогичны процедуре описанной в п. 2.1.
Во вложении приложен файл с коммерческим предложением. Для того, чтобы его скачать (сохранить на свой
компьютер), необходимо нажать на ссылку «Скачать файл», откроется окно (см. рис. 26)
Рис. 26
Поставить галочку рядом с комментарием «Сохранить файл», нажать «Ок». Откроется окно, в котором нужно выбрать
путь сохранения файла (например, Мой компьютер/D:) и прописать его наименование (см. рис. 27).
Рис. 27
Далее нажать «Сохранить».
4. Подача прайс-листов
После того, как с КА заключен договор, у него появляется доступ к блоку «Прайс-листы». Это окно становится
активным и КА может внести товарную позицию в прайс-лист.
11
Для этого нужно из выпадающего списка справочника групп товаров выбрать нужную категорию товара (см. рис. 28).
Рис. 28
Затем нажать кнопку на панели инструментов «Добавить» и заполнить все данные по этой позиции, и нажать
«Сохранить» (см. рис. 29).
Рис. 29
Используются три типа заполнения полей:
• ввод вручную текстового/числового значения;
• выбор значения из выпадающего списка;
• выбор даты в календаре.
Поля отмеченные звездочками (*) обязательны для заполнения.
После сохранения, вся информация отображается в основном окне (см. рис. 30)
Рис. 30
С помощью кнопки «Удалить» можно удалять выбранную товарную позицию из прайс-листа. Появится
предупреждающее сообщение (см. рис. 31).
Рис. 31
12
Подтвердить «Да» и строка с информацией о позиции удалится.
В основном окне можно изменять данные по позиции, для этого нужно нажать кнопку «Редактировать».
После внесения изменений, нажать кнопку «Сохранить».
5. Участие в Сборе ценовых предложений
Доступен интерфейс «Сбор ценовых предложений» только для КА, которые заключили договора с компанией.
График сбора ценовых предложений с указанием даты, времени, направлений и наименований РЦ/филиалов ГМ, по
которым проводится сбор ценовых предложений, КА может просмотреть в интерфейсе «Лента новостей».
В Профиле КА может вносить часть параметров, настройки интерфейса, изменить данные, указанные при
регистрации.
Прежде, чем в интерфейсе КА появится новое предложение, СОЗЛ создает сбор ценовых предложений со статусом
черновик, добавляет позиции и для того, чтобы созданный сбор ценовых предложений отразился в системе у КА, СОЗЛ
«Анонсирует сбор ценовых предложений» после чего статус меняется на "Анонс". Эти предложения становятся видимые у
КА.
Для принятия участия в сборе ценовых предложений КА необходимо выбрать вкладку «Сбор ценовых предложений»
Далее необходимо выбрать статус проводимого сбора ценовых предложений:
Варианты:
Анонс — сбор ценовых предложений анонсирован для участников. Предложения делать нельзя, кнопка "Ставка" не
активна до момента начала действия торгов, установленное КМ.
Активен — возможность подавать ценовые предложения.
Завершен — период проведения сбора ценовых предложений окончен. Находится на рассмотрении у КМ.
Обработан — КМ обработал результаты предложенных ценовых предложений и выбрал победителей. На победителей
отправлены уведомления о победе.
В статусе "Анонс" КА не может делать ставки, но он может ознакомиться с поступающими предложениями
Когда наступает время действия сбора ценовых предложений, статус предложения меняется на "Активен". В этом статусе КА
может делать ставки.
Для этого нажать кнопку «Принять участие» (см. рис. 32).
Рис. 32
В открывшемся окне прописаны условия торгов и КА может просматривать и делать свои ставки по позициям.
Напротив каждой позиции есть кнопка «Ставка», при активации которой открывается форма по внесению данных КА в
соответствии с категорией проводимого Сбора ценовых предложений (см. рис. 33).
Рис. 33
В определенный момент - установленное время завершения сбора ценового предложения, установленное КМ статус
меняется на "Завершен". Переход происходит автоматически, как только заканчивается время действия сбора ценового
предложения.
13
6. Часто задаваемые вопросы
1.
При регистрации выскакивает следующее уведомление «Неверный контрольный код»
Причина: При заполнении полей делают большое количество ошибок. Система подчеркивает, они исправляют и
пробуют идти дальше. Ошибка возникает не всегда, но когда возникает необходимо пройти процедуру регистрации с
самого начала и внести все данные заново, избегая возникшие ранее уведомления системы.
Решение: Обновить страницу и внести заново все данные необходимые для регистрации аккаунта
2. Ошибка «line1, column 13: PLS – 00306 wrong number or types of argument in call to »
Причина: Ошибка возникает крайне редко из-за некорректно приложенных файлов
Решение: Обновить страницу и внести заново все данные необходимые для регистрации аккаунта.
3. После регистрации , в момент авторизации выскакивает уведомление «Ваша учетная запись заблокирована»
Причина: После регистрации на почтовый ящик отправляется письмо с подтверждением регистрации.
Решение: В письме необходимо перейти по ссылке, после чего становится доступна авторизация в системе.
Причина: 3 раза неправильно введенный пароль. Аккаунт блокируется на 30 минут.
Решение: Через 30 минут попробовать ввести заново пароль.
4.
Отсутствие доступа к блокам «Сбор ценовых предложений» и «Прайс-листы»
Решение: Доступ к этому блоку выдается сотрудниками Компании (КМ) вручную и только при наличии
заключенного договора с компанией. Процесс предоставления доступа занимает ориентировочно 24 часа.
7. Контактная информация
По вопросам/проблемам при работе в системе SRM необходимо обращаться на адрес Службы Сервис Деск ЗАО
«Тандер»:
Техподдержка КА <help_srm@gw.tander.ru>, круглосуточно.
Для решения вопроса требуется следующая информация:
- название организации-КА;
- ФИО и логин КА;
- контактный телефон ответственного сотрудника КА;
- e-mail ответственного сотрудника КА;
- подробное описание проблемы;
- скриншот ошибки.
14