совершенствование системы адаптации персонала в

УДК 331.103.4
Полякова И.А., к.э.н.
доцент кафедры «Теория организации и управление персоналом»
ФГБОУ ВПО «Ростовский государственный университет путей
сообщения»
Россия, г. Ростов-на-Дону
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА В
УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
Аннотация: В статье дана методика оценки системы адаптации
персонала на примере Управления Пенсионного Фонда России (УПФР) в
Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону, а также предложен план
совершенствования процессов адаптации персонала в условиях оптимизации
учреждений государственной службы.
Ключевые слова: адаптация, наставничество, производительность
труда, персонал, социальная эффективность.
Summary: In article the technique of an assessment of system of adaptation
of the personnel on the example of the Management of Pension Fund of the
Russian Federation in Voroshilovsky district of Rostov-on-Don, and also the plan
of improvement of processes of adaptation of the personnel in the conditions of
optimization of establishments of public service is offered.
Keywords: adaptation, mentoring, labor productivity, personnel, social
efficiency.
Одной из основ эффективного управления персоналом является
система адаптации персонала в организации. Для этого необходимо понимать
и знать, что такое адаптация в целом, какие существуют методы адаптации
персонала и возможности их применения на практике, какие ресурсы
необходимы для организации эффективной системы адаптации работников.
Правильно
организованная
система
адаптации
позволяет
повысить
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
производительность, эффективность и полезность труда нового работника и
организации в целом.
Одной из основных целей системы адаптации является снижение
издержек при замещении вакантных должностей или ротации кадров. Так как
новый сотрудник плохо знаком со своими трудовыми функциями и на
начальном этапе работы не ориентируется во внутренних процессах,
происходящих в организации, его производительность труда значительно
ниже, чем у действующих сотрудников. Для сокращения периода вхождения
в должность и повышения производительности труда новых сотрудников
существует
объективная
необходимость
создания
эффективной
и
малозатратной системы адаптации персонала.
Для выявления особенностей действующей системы адаптации
сотрудников предлагается метод оценки системы, основанный на методе
«COPS-анализ»1. С этой целью детально рассматриваются: культура,
организационная структура, организация, люди в организации, система
управления персоналом. Метод оценки системы адаптации персонала для
УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону представлен в таблице 1.
Таблица 1 – Метод оценки системы адаптации (пример)
№ Вопросы
п/п
Культура:
1
Можно ли сказать, что коллектив в УПФР
сплоченный? Существуют ли общие интересы у
сотрудников с коллегами по работе?
2
Распределяется ли работа в соответствии с опытом,
а не должностью?
3
Работники отождествляют ли себя с УПФР?
4
Во всех ли структурных подразделениях работают
качественно, эффективно?
1
Пояснения
Коллектив сплоченный,
сотрудники между собой
общаются, существуют
неформальные группы.
Работа распределяется в
соответствии с должностью,
если сотрудник неопытный
(новый), то ему назначается
наставник.
Сотрудники с опытом более
10 лет отождествляют себя с
УПФР
В целом работа Управления
является эффективной, но не
Яхонтова Е.С. Стратегия управления персоналом. – М.: Дело, 2013. С.352
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
5
Присутствует ли у работников чувство личной
ответственности за выполняемые ими трудовые
обязанности?
1
Организация:
Влияет ли организационная структура организации
на эффективность работы?
2
Гибкая ли организационная структура?
3
Функции и обязанности работников четко
выполняются?
4
Проблемы, возникающие в организации решаются
начальником УПФР либо на месте возникновения?
1
Люди:
Все ли сотрудники обладают высокой
квалификацией, чтобы выполнять работу без
ошибок, более эффективно?
2
Сотрудники УПФР при общении с населением
всегда доброжелательны, грамотно отвечают на
задаваемые вопросы?
3
Поощряются ли работники УПФР за хорошую
работу?
4
Знают ли сотрудники стандарты работы?
Выполняют ли их?
5
Устраивает ли сотрудников заработная плата?
1
Система управления персоналом:
Способствуют ли используемые системы (подбора
кадров, расстановка, управления, контроля,
адаптации персонала) эффективной работе УПФР?
все сотрудники работают
качественно
Так как УПФР ведет работу в
большей степени с
пенсионерами, то почти
каждый сотрудник несет
личную ответственность
Организационная структура
влияет на эффективность
работы
Так как УПФР – это
государственное
учреждение, то и
организационная структура
является негибкой.
Если работники из одного
структурного подразделения,
то функции выполняются
нечетко, они размыты.
Проблемы, возникающие в
УПФР решаются
руководителем.
Не все сотрудники обладают
высокой квалификацией, но
имеют большой опыт, что
эффективно отражается на
работе
Сотрудники зачастую
доброжелательны и
компетентны в различных
вопросах
В УПФР существует система
премирования за хорошую
работу и продолжительную
работу
Все сотрудники
ознакомлены со стандартами
работы
Заработная плата
сотрудников устраивает, так
как хорошо развита система
премирования
Система управления,
подбора кадрами и
управления ими
способствует стабильной
работе УПФР
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
3
Существует ли четкая система поощрений и
вознаграждений в УПФР?
Эффективна ли система адаптации в УПФР,
позволяет ли она полностью адаптироваться
сотруднику?
4
Способно ли УПФР пересматривать некоторые
стандарты работы с персоналом?
2
В УПФР существует четкая
система вознаграждений
Система адаптации в УПФР
в документах отражена и
прописана очень подробно,
но на практике многое не
выполняется и является
формальностью
УПФР не всегда способно
самостоятельно
пересматривать стандарты
работы с персоналом, так как
является государственным
учреждением и подчиняется
ПФР по Ростовской области
На основе таблицы 1 можно выявить основные проблемы в области
адаптационных процессов, с которыми сталкивается УПФР:
а) не все сотрудники обладают профильной направленностью для
работы в УПФР, поэтому новому сотруднику потребуется от двух до шести
месяцев, чтобы качественно исполнять трудовые функции в соответствии с
должностной инструкцией;
б) система адаптации чрезмерно формализована, не позволяет
сотруднику в короткий срок «войти» в организацию.
В результате анализа системы адаптации персонала в УПФР в
Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону, были выявлены «узкие места»,
для их устранения были предложены следующие мероприятия:
-
проведение недели профессиональной
адаптации для новых
сотрудников и сотрудников со стажем более одного года работы;
- обучение наставников и их оценка;
- проведение периодической оценки системы адаптации персонала с
целью своевременного выявления возникающих проблем.
Проведение
недели
профессиональной
адаптации
для
новых
сотрудников и сотрудников со стажем более одного года работы.
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
Цель данного мероприятия заключается в сокращении сроков процесса
адаптации. В течение недели группе сотрудников (3-5 человек) предстоит
пройти ряд мероприятий, основанных на методах системы адаптации,
которые позволят новичку быстрее адаптироваться в коллективе и
ознакомиться с организацией, а сотрудникам, проработавшим в организации
более года, данное мероприятие поможет проверить свои знания и навыки,
повысить уровень профессиональных компетенций.
Для осуществления данного мероприятия разработана специальная
программа, представленная в таблице 2, в которой описываются все дни
недели адаптации. Руководит мероприятием специалист отдела кадров.
Таблица 2 – Программа недели профессиональной адаптации
День проведения
Первый день
Количество часов
на мероприятие
8 часов (рабочий
день)
Второй день
Третий день
Четвертый день
15 часов (5 часов
в день)
Пятый день
2 часа
Шестой день
2 часа
Таким
образом,
неделя
Мероприятие (описание)
Инструктаж/экскурсия: руководитель отдела
знакомит нового сотрудника с общими
положениями, со структурой организации, с
отделами, с которыми ему придется работать, с
территорией организации и с трудовым
коллективом.
Тренинг: лекции по обучению нового
сотрудника, разъяснение ему его обязанностей.
Суть тренинга – увлечь, заинтересовать нового
сотрудника. Тренинг проводит наставник.
Деловая игра: перед сотрудником ставят
практико-ориентированные задачи, которые он
должен выполнить. Деловую игру проводит
группа, специалиста по кадрам, руководителя
отдела и начальника УПФР.
Неформальная встреча (кофе-брейк):
Руководитель организации устраивает встречу,
на котором сотрудник сможет познакомиться с
коллегами в неформальной обстановке,
обсудит работу УПФР в целом и должностные
функции конкретного работника.
профессиональной
адаптации
поможет
сотруднику быстро и успешно пройти все этапы процесса адаптации, это
приведет к тому, что работник сможет приступить к самостоятельной работе
и не будет чувствовать себя лишним в трудовом коллективе.
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
Затраты
раздаточные
на
данное
материалы,
мероприятие
брошюры,
будут
включать
канцелярские
затраты
принадлежности
на
и
вписываются в бюджетную смету УПФР в Ворошиловском районе г.
Ростова-на-Дону.
Обучение наставников и их оценка.
Как прописано в Положении «Об адаптации вновь принятых
работников» от 02.12.2008 № 242 «Наставничество – один из приемов
управления, который благодаря индивидуальному подходу позволяет
повысить результативность труда».
Средств в развитие наставников не вкладывается, также за обучение
работников наставникам не доплачивают, что влечет за собой снижение
эффективности труда.
В результате этого, предлагается провести комплекс мер по выбору
наставника и его обучению.
Согласно Положению «Об адаптации вновь принятых работников» от
02.12.2008 № 242 наставника назначает руководитель структурного
подразделения, основываясь на своих личностных предпочтениях, чтобы
избежать ошибки, предлагается провести тест для сотрудников, по
результатам которого будут выбраны лучшие кандидаты, с которыми
специалист по кадрам проведет собеседование и только после него будет
выбран наставник.
Тестируются все сотрудники отдела, в среднем в отделах работают 4
человека. Данный тест проводится раз в год с целью выявления
потенциального
наставника.
По
результатам
теста
выбирается
потенциальный наставник, с которым проводится беседа, после чего его
отправляют на тренинг по наставничеству.
Программа тренинга включает в себя:
а) сущность наставничества и основные понятия:
1) Понятие наставничество, цели, задачи.
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
2)
Польза
наставничества
для
организации,
сотрудников,
наставника.
3) Роль наставника для каждой группы сотрудников.
б) внедрение системы наставничества в организации:
1) Методы наставничества.
2)
Общеорганизационный
план
наставничества
и
индивидуальные планы.
3) Методы анализа продуктивности наставничества.
в) психологические аспекты наставничества:
1) Восприятие наставничества линейными сотрудниками.
2) Сопротивление сотрудников наставничеству: причины и как
бороться.
3) Роль эмоций в наставничестве.
4) Способы мотивирования сотрудников к обучению.
5) Формирование личной ответственности у обучаемых.
г) реализация наставничества:
1) встраивание обучения в процесс работы.
2) Постановка задач на самообучение.
3) Кризисные периоды в процессе обучения.
Тренинг длится в течение двух дней. Данное мероприятие повысит
роль наставничества в УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону.
Проведение периодической оценки системы адаптации персонала с
целью своевременного выявления возникающих проблем.
Цель данного мероприятия заключается в том, что работник по
окончании процесса адаптации каждые три месяца в течение года заполняет
анкету, каждому вопросу в анкете присваивается балл:
- совершенно удовлетворен (+1,0);
- удовлетворен (+0,5);
- затрудняюсь ответить (0,00);
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
- не удовлетворен (-0,5);
- совершенно не удовлетворен (-1,0).
По результатам анкеты можно выявить его удовлетворенность
процессом адаптации.
В таблице 4 представлен пример анкеты, разработанной для УПФР в
Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону, которую предстоит заполнить
работнику.
Таблица 4 – Анкета удовлетворенности процессом адаптации
№ Вопросы
Оценка своей трудовой деятельности как общественно значимой и
полезной
2 Удовлетворенность собственных актуализированных потребностей
3 Удовлетворенность содержанием труда и возможностью реализации
4 Удовлетворенность межличностными отношениями в коллективе и
действиями руководства.
Балл
Х
Х
Х
Х
По данным анкеты рассчитывается суммарный показатель (1уд)
удовлетворенности по формуле, предложенной к.э.н. Латухой М.О.2:
1уд 
1,0  n1  0,5  n2  (0,5)  n3  (1,0)  n4
,
n1  n2  n3  n4
(1)
Где n1, n2, n3, n4 – соответственно количество респондентов по каждому
из вариантов по шкале удовлетворенности.
Значение показателя удовлетворенности может колебаться от +1,0 до 1,0.
При
расчете
показателя
удовлетворенности
могут
получиться
следующие результаты:
- от +1,0 до +0,6 баллов – высокий уровень адаптированности
сотрудника;
- от 0,59 до +0,2 – средний уровень адаптированности;
2
Латуха М.О. Адаптация персонала // Справочник кадровика. 2009. №4. С. 110
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
- менее +0,19 – низкий уровень удовлетворенности сотрудника либо
дезадаптированность.
Данная оценка поможет выявить, удовлетворен сотрудник процессом
адаптации или нет.
Рассчитаем суммарный показатель удовлетворенности сотрудника
процессом адаптации:
Суммарный
показатель
удовлетворенности
персонала
системой
адаптации в УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону составил
0,13 – это говорит о том, что уровень удовлетворенности сотрудника низкий.
Это может быть связано с неудовлетворительным обучением наставника,
содержанием труда и т.д. Такой уровень неудовлетворенности только
подтверждает
необходимость
проведения
мероприятий
в
области
совершенствования системы адаптации.
Социальная эффективность предложенных мероприятий проявляется в
возможности достижения позитивных, а также избежание отрицательных с
социальной точки зрения изменений в организации.
Предложенные мероприятия оказывают положительный результат на
количественные показатели, такие как:
- производительность труда;
- удельный вес работников;
- текучесть кадров.
Проведение предложенных мероприятий позволяет решить основные
проблемы, выявленные в управлении такие, как:
- сокращение периода адаптации;
- повышение ответственности наставников за обучение.
Социальный результат от предложенных мероприятий отражен в
таблице 5.
Таблица 5 – Социальный результат от предложенных мероприятий
№
Мероприятие
Позитивный эффект
Показатель
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru
1
Неделя
профессиональной
адаптации
2
Обучение
наставников и их
оценка
3
Периодическая
оценка системы
адаптации
персонала
-обеспечение условий для
всесторонней адаптации персонала к
условиям работы в организации;
- реализация и развитие
индивидуальных способностей
сотрудника;
- поднятие коллективного духа,
сплоченность коллектива;
- овладение социокультурными
нормами организации.
- повышение содержательности
труда у новичка;
- увеличение эффективности
производительности труда нового
сотрудника;
- быстрое освоение рабочего места;
- повышение роли наставничества;
- рост заинтересованности
наставников в обучение новых
работников.
- обеспечение своевременного
выявления проблем в групповых и
индивидуальных взаимоотношениях;
- повышение уровня
удовлетворенности у нового
сотрудника процессом адаптации,
условиями труда.
- сокращение
требуемой
продолжительности
периода адаптации;
- сокращение уровня
текучести по
причине
неудовлетворенности
трудом и процессом
адаптации.
- увеличение
производительности
труда;
-увеличение
удельного веса
работников,
повышающих
квалификацию
- увеличение
удельного веса
работников,
выразивших
удовлетворение
возможностями
личного возвышения.
Использованные источники:
1. Латуха М.О. Адаптация персонала // Справочник кадровика. 2009. №4.
С. 110
2. Полякова И.А. Анализ работы кадровой службы с использованием
комплексных показателей [Электронный ресурс]: Электронное научнопрактическое периодическое издание «Экономика и социум». – 2014. –
Вып.
№
4(13).
–
Режим
доступа:
http://iupr.ru/e_zhurnal__ekonomika_i_socium___4_13__2014_g_/
(дата обращения: 15.11.2015)
3. Яхонтова Е.С. Стратегия управления персоналом. – М.: Дело, 2013. 429
с.
________________________________________________________________
«Экономика и социум» №5(18) 2015
www.iupr.ru